Håndtering av risikoer og sikre overholdelse
I henhold til General Data Protection Regulation (GDPR) er organisasjoner ansvarlige for håndtering av personopplysninger av tredjeparts databehandlere. Å sikre overholdelse av GDPR når du arbeider med tredjeparts prosessorer er avgjørende for å håndtere risikoer og opprettholde tillit hos kunder og interessenter. Denne artikkelen går nærmere inn på forholdet mellom GDPR og tredjeparts databehandlere, og diskuterer hvordan man kan håndtere risikoer og sikre overholdelse effektivt.
Forstå rollene til datakontrollører og databehandlere
Før du utforsker tredjeparts databehandlere, er det viktig å skille mellom behandlingsansvarlige og databehandlere:
Behandlingsansvarlige:
Organisasjoner som bestemmer formål og midler for å behandle personopplysninger. De er ansvarlige for å sikre overholdelse av GDPR og administrere databehandlere. Databehandlere: Organisasjoner som behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlige. De må følge instruksjonene til behandlingsansvarlige og overholde GDPR-kravene.
Vurdering av tredjeparts databehandlere
Før du engasjerer en tredjeparts databehandler, bør organisasjoner gjennomføre grundig due diligence for å evaluere deres GDPR-overholdelse og databeskyttelsesevner. Vurder følgende faktorer:
Retningslinjer og praksis for databeskyttelse:
Vurder databehandlerens retningslinjer og prosedyrer for databeskyttelse for å sikre at de samsvarer med GDPR-kravene.
Tekniske og organisatoriske tiltak:
Vurder prosessorens sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, avsløring eller tap.
Erfaring og ekspertise:
Undersøk databehandlers erfaring med behandling av personopplysninger og deres kunnskap om GDPR-krav.
Source: https://www.debet.no/gdpr/gdpr-tredjeparts-databehandlere
Sertifiseringer og overholdelse av etiske retningslinjer:
Sjekk om databehandleren har noen relevante sertifiseringer eller følger anerkjente etiske retningslinjer som viser deres forpliktelse til databeskyttelse
Etablering av databehandlingsavtaler
I henhold til GDPR må behandlingsansvarlige ha en juridisk bindende databehandleravtale (DPA) på plass med databehandlere. En DPA bør inneholde følgende elementer:
Omfang, formål og varighet av databehandling:
Angi tydelig de spesifikke behandlingsaktivitetene databehandleren skal utføre og formålet med og varigheten av behandlingen.
Instruksjoner og begrensninger:
Spesifiser behandlingsansvarligs instrukser og eventuelle begrensninger på databehandlers bruk av personopplysninger.
Konfidensialitet
og sikkerhetstiltak:
Sørg for at databehandleren forplikter seg til å opprettholde konfidensialitet og sikkerhet for personopplysninger.
Registreringsrettigheter:
Spesifiser hvordan databehandleren skal bistå behandlingsansvarlig med å oppfylle de registrertes rettigheter i henhold til GDPR.
Underbehandlere:
Etablere en prosess for å engasjere underbehandlere, inkludert godkjenning, kontraktsmessige forpliktelser og ansvar.
Hendelsesvar og varsling om datainnbrudd:
Detaljer om databehandlerens forpliktelser til å informere den behandlingsansvarlige om eventuelle datainnbrudd eller sikkerhetshendelser.
Revisjon og inspeksjoner:
Inkluder bestemmelser for behandlingsansvarlig for å revidere eller inspisere databehandlerens overholdelse av GDPR og DPA.
Source: https://www.debet.no/gdpr/gdpr-tredjeparts-databehandlere
Overvåke og administrere tredjeparts databehandlere
Løpende overvåking og administrasjon av tredjeparts databehandlere er avgjørende for å opprettholde GDPR-samsvar. Organisasjoner bør:
Gjennomfør regelmessige revisjoner og vurderinger:
Vurder regelmessig databehandlerens overholdelse av GDPR og DPA for å sikre at de overholder de avtalte vilkårene og betingelsene.
Oppretthold åpen kommunikasjon:
Etabler og oppretthold åpne kommunikasjonslinjer med databehandlere for å løse eventuelle bekymringer eller problemer umiddelbart.
Gjennomgå og oppdater DPAer:
Gjennomgå og oppdater DPAer regelmessig for å gjenspeile endringer i databehandlingsaktiviteter, GDPR-krav eller risikovurderinger.
Håndtering av underbehandlere
Når en databehandler engasjerer en underdatabehandler til å utføre behandlingsaktiviteter på vegne av den behandlingsansvarlige, skal databehandleren:
Innhent behandlingsansvarligs forhåndsgodkjenning
Inngå en DPA med underdatabehandleren som pålegger de samme databeskyttelsesforpliktelsene som i avtalen mellom behandlingsansvarlig og databehandler
Forbli fullt ansvarlig for underbehandlerens overholdelse av GDPR og DPA
Source: https://www.debet.no/gdpr/gdpr-tredjeparts-databehandlere