En omfattende veiledning for små og mellomstore bedrifter
Den generelle databeskyttelsesforordningen (GDPR) krever at virksomheter vedlikeholder dokumentasjon og implementerer retningslinjer for å vise at de overholder forordningen. Dette kan være utfordrende for små og mellomstore bedrifter (SMB) med begrensede ressurser. I denne artikkelen vil vi gi en omfattende guide for å hjelpe små og mellomstore bedrifter med å utvikle og vedlikeholde nødvendig GDPR-dokumentasjon og retningslinjer.
Interne retningslinjer for databeskyttelse:
En intern databeskyttelsespolicy skisserer hvordan en organisasjon administrerer personopplysninger og sikrer overholdelse av GDPR. Små og mellomstore bedrifter bør utvikle en klar policy som inkluderer ansattes roller og ansvar angående databeskyttelse, prinsippene for databehandling som definert av GDPR, prosedyrer for håndtering av personopplysninger, inkludert dataminimering, nøyaktighet og lagringsbegrensning, samt retningslinjer for å svare på forespørsler fra registrerte.
Personvernerklæring:
En personvernerklæring informerer enkeltpersoner om hvordan deres personopplysninger samles inn, behandles og lagres. Små og mellomstore bedrifter må gi en klar og lett tilgjengelig personvernerklæring som inkluderer identiteten og kontaktopplysningene til organisasjonen og databeskyttelsesansvarlig (hvis aktuelt), formålet og det lovlige grunnlaget for behandling av personopplysninger, kategoriene av personopplysninger som behandles, mottakerne eller kategoriene av mottakere av personopplysningene, oppbevaringsperioden for personopplysninger, rettighetene til registrerte under GDPR og hvordan de skal utøves, samt informasjon om eventuelle internasjonale dataoverføringer, hvis aktuelt.
Databehandlingsregister:
GDPR krever at organisasjoner fører en oversikt over sine databehandlingsaktiviteter. Små og mellomstore bedrifter bør opprette et databehandlingsregister som inkluderer navnet og kontaktinformasjonen til organisasjonen, eventuelle felles behandlingsansvarlige og databeskyttelsesansvarlig (hvis aktuelt), formålet med behandlingen, kategoriene av registrerte og personopplysninger som behandles, mottakerne eller kategoriene av mottakere av personopplysningene, eventuelle internasjonale dataoverføringer og sikkerhetstiltakene på plass, oppbevaringsperioden for personopplysninger, samt en beskrivelse av de tekniske og organisatoriske tiltakene som er på plass for å sikre datasikkerhet.
Source: https://www.debet.no/gdpr/gdpr-dokumentasjon
Data Protection Impact Assessments (DPIAer):
DPIAer er nødvendige under GDPR for behandling av aktiviteter som utgjør en høy risiko for rettigheter og friheter til enkeltpersoner. Små og mellomstore bedrifter bør gjennomføre DPIAer for å identifisere potensielle risikoer og sårbarheter i deres databehandlingsaktiviteter, evaluere effektiviteten av eksisterende sikkerhetstiltak og databeskyttelsespraksis og iverksette passende tiltak for å redusere identifiserte risikoer.
Responsplan for databrudd:
Små og mellomstore bedrifter bør utvikle en responsplan for datainnbrudd for å sikre en rettidig og effektiv respons på eventuelle sikkerhetshendelser som involverer personopplysninger. Planen bør inneholde en klar definisjon av hva som er datainnbrudd, ansattes roller og ansvar i tilfelle datainnbrudd, prosedyrer for å oppdage, rapportere og vurdere datainnbrudd, samt retningslinjer for varsling av registrerte og tilsynsmyndigheter, som kreves av GDPR.
Databehandleravtaler:
Når små og mellomstore bedrifter jobber med eksterne partnere eller leverandører som behandler personopplysninger på deres vegne, må de ha databehandlingsavtaler på plass for å sikre samsvar med GDPR. Disse avtalene bør inneholde saken og varigheten av behandlingen, arten og formålet med behandlingen, typen personopplysninger som behandles og kategoriene av registrerte, forpliktelsene og rettighetene til behandlingsansvarlig (SMB) og databehandler (partner/leverandør), samt kravet om at databehandler skal implementere hensiktsmessige sikkerhetstiltak og bistå behandlingsansvarlig med å oppfylle sine GDPR-forpliktelser.
Utvikling og vedlikehold av GDPR-dokumentasjon og retningslinjer er et kritisk aspekt ved overholdelse for små og mellomstore bedrifter. Ved å implementere interne retningslinjer for databeskyttelse, personvernerklæringer, databehandlingsregistre, DPIAer og responsplaner for datainnbrudd, samt inngå databehandleravtaler, kan SMB-er sikre at de overholder GDPR-kravene.
Source: https://www.debet.no/gdpr/gdpr-dokumentasjon