Jeugdlokalen & financiën by De Ambrassade

LOCOMOTIEF JEUGDLOKALEN & FINANCIEN

HOE VERZAMEL IK GELD VOOR EEN JEUGDLOKAAL?

Deze brochure is een herwerkte versie van ‘De Geldslag’ van maart 2002 Redactie Joke Laukens (Scouts en Gidsen Vlaanderen) Joris Velleman (Steunpunt Jeugd) Eva Vereecke (Chiro) Rik Gadeyne (Steunpunt Jeugd) Johan Muyldermans (Formaat) Liesbeth De Donder (Chiro) Lieven Casteels (KLJ) Sarah Latré (FOS Open Scouting) Eindredactie Jan De Ryck Vormgeving Emma Thyssen www.jeugdlokalen.be

Steunpunt Jeugd vzw Arenbergstraat 1 D 1000 Brussel T 02 551 13 50 F 02 551 13 85 info@steunpuntjeugd.be www.steunpuntjeugd.be

januari 2009 V.U. Kris Lamberts

LOCOMOTIEF JEUGDLOKALEN & FINANCIEN

HOE VERZAMEL IK GELD VOOR EEN JEUGDLOKAAL?

INHOUD Deel 1 Principes van gezond financieel beheer

1 Hoe staan we er voor?

2 Het budget beheren van een feitelijke vereniging

2.1 Begroting en jaarafrekening

2.2 Het kasboek

2.3 Schulden: te betalen en te ontvangen centen

3 Boekhoudkundige regels bij een vzw

4 Een appeltje voor de dorst

Deel 2 Inkomsten

1 Overheidssteun

1.1 Gemeentelijke overheid

1.2 Provincies

1.3 Vlaamse Gemeenschap

1.4 Europa

2 Subsidies van andere organisaties

2.1 KBS â€“ De Koning Boudewijn Stichting

2.2 Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding

3 Eigen acties

4 Sponsoring

5 Giften en schenkingen

5.1 Algemene bepalingen

5.2 Fiscale aftrekbaarheid

5.3 Een notariĂŤle schenking

5.4 Een handgift

5.5 Een legaat

5.6 Ontvangst door den vzw

6 Leningen

6.1 De onderhandse lening

6.2 Een lening bij de bank (hypothecaire lening)

6.3 Een obligatielening

7 Verhuur van het lokaal

7.1 Occasionele verhuur

7.2 Verhuur als weekend- en/of kampplaats

Deel 3 Uitgaven

1 Nieuwbouw of verbouwing

1.1 Kostenbesparing

1.2 De gemeente stelt materiaal en kennis ter beschikking

1.3 De eigenaar van het gebouw of de grond

1.4 Ouders, oud-leiding, oud-medewerkers...

1.5 Samenwerking met bevriende organisaties

1.6 Bouworde vzw

1.7 Beroepsopleidingen, beroepsscholen, VDAB-opleidingen

1.8 PWA â€“ Plaatselijk Werkgelegenheidsagentschap

2 Huurkosten

3 Onderhoudskosten

3.1 Kleine blustoestellen

3.2 Elektriciteitsinstallatie

3.3 Gasinstallatie

3.4 Stookolietanks

3.5 Reinigen schoorsteen

4 Water- en energiefacturen

4.1 Elektriciteit en gas

4.2 Water

4.3 Hoe moet er betaald worden?

5 Verzekeringen

6 Belastingen

6.1 Btw

6.2 Rechtspersonenbelasting

6.3 Patrimoniumtaks

6.4 Onroerende voorheffing

6.5 Provinciale en gemeentelijke belastingen

6.6 Initiatief bij belastingdiensten zelf

6.7 Opletten!

6.8 Meer informatie

7 Terugbetalen van leningen

Tot Slot

INLEIDING ”Geld doet de wereld draaien.” Een jeugdvereniging mag dan niet als doel hebben om geld te verdienen, je hebt het nu eenmaal nodig. Om je lokaal te verbouwen, om op kamp te gaan, om je wekelijkse werking te verzorgen... En zoals altijd maken vele kleintjes een groot. Daarom is het belangrijk om goed het overzicht te bewaren van alle verschillende inkomsten en uitgaven. Daarover gaat deze brochure: we willen je helpen om op een doordachte manier je geld te beheren. We geven je de basis voor algemeen financieel beheer binnen je groep en we gaan dieper in op de mogelijke geldstromen bij het bouwen, verbouwen en beheren van je lokalen. Om je meteen uit een droom te helpen: de pot met goud aan het eind van de regenboog hebben wij ook nog niet gevonden. Geld wordt je niet zomaar in de schoot geworpen. Je zal zelf een inspanning moeten leveren om op zoek te gaan naar de nodige fondsen en om je uitgaven te beperken. Dat hoeft geen constante zoektocht te zijn. We willen jullie helpen hierin wat structuur aan te brengen. En we geven jullie een hele hoop tips en informatie over waar je zoal je zoektocht kan starten. Deze brochure is opgebouwd uit drie luiken: • In het eerste hoofdstuk zetten we enkele principes uiteen van gezond financieel beheer. Hoe staan jullie ervoor, op welke manier stel je een budget op, verschillende aanpak voor feitelijke vereniging en vzw… We geven je een aantal algemene richtlijnen mee. • Het tweede hoofdstuk geeft je een handvol tips om aan geld te geraken. We hebben het dan niet enkel over acties zoals auto’s wassen, maar in de eerste plaats over subsidiekanalen en andere manieren van ondersteuning. We breiden dit uit naar andere mogelijkheden om de kas te spijzen. Aangezien het (ver)bouwen van een lokaal de grootste kost is waar je als vereniging mogelijk mee te maken krijgt, onderscheiden we dit duidelijk van het algemeen beheer. • In het derde hoofdstuk geven we een overzicht van de belangrijkste uitgaven. Waar mogelijk geven we tips om de uitgaven die je sowieso moet doen toch zoveel mogelijk te beperken. Niet alles wat in deze brochure staat, zal noodzakelijk op jullie van toepassing zijn. Er staan ook geen kant-en-klare oplossingen in voor alle mogelijke financiële vraagstukken. Maar we laten je wel door de bomen het bos zien. Wie zich de moeite getroost zijn financiën gezond te houden, kan hier alleen maar winst uithalen voor de reguliere werking. De brochure geeft in de eerste plaats een overzicht van mogelijkheden en aandachtspunten. Voor meer uitgebreide informatie verwijzen we zoveel mogelijk naar de website www.jeugdlokalen.be. Daar worden enkele mogelijkheden verder uitgediept en kan je voorbeelden downloaden van documenten die in deze brochure besproken worden.

DEEL 1

PRINCIPES VANGEZOND FINANCIEEL BEHEER In dit hoofdstuk hebben we het over de algemene principes van een gezond financieel beheer. Of je nu een bedrijf, een vzw of een feitelijk vereniging bent, de principes komen steeds overeen. Hoe groter je organisatie, hoe ingewikkelder het financieel beheer wordt. In dit hoofdstuk proberen we je op een eenvoudige manier wegwijs te maken in deze principes. Wil je meer te weten komen over de vzw-wetgeving en hoe je hiermee omgaat, dan wend je je best tot je koepelorganisatie. Zij hebben hierover specifieke informatie en publicaties, met eigen accenten. Je kan ook terecht op de website van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzwâ€™s: www.vsdc.be. In dit hoofdstuk vragen we ons eerst en vooral af: hoe staan we ervoor? We laten jullie nadenken over de wijze waarop jullie momenteel jullie financiĂŤn beheren. Omdat de wettelijke bepalingen (en de praktische gevolgen daarvan) nogal verschillen, behandelen we in twee aparte delen hoe je respectievelijk het budget kan beheren van een feitelijke vereniging en welke boekhoudkundige regels er gelden voor een vzw. In het laatste deel wijzen we op het belang van een appeltje voor de dorst.

1 HOE STAAN WE ER VOOR? Financieel beheer, daar doen jullie nu al aan. Als jullie deze brochure ter hand nemen, starten jullie niet van nul. De doelstelling is om jullie te laten nadenken over de manier waarop jullie de zaken aanpakken en om zoveel mogelijke nieuwe ideeën aan te reiken om je financiën efficiënter te beheren. Als eerste stap kan je dus best je vertreksituatie kaderen. Dat kan je doen door met z’n allen eens samen te zitten en na te denken over onderstaande vragen.

Zijn jullie een feitelijke vereniging of een vzw? Dit is een belangrijk onderscheid omdat er voor een vzw heel duidelijke regels gelden over de manier waarop je een boekhouding moet voeren. In de volgende hoofdstukken 2 ‘Het budget beheren van een feitelijke vereniging’ en 3 ‘Boekhoudkundige regels bij een vzw’ gaan we hier dieper op in. Hebben jullie een financieel plan voor de toekomst? Als je een goed financieel beleid wil voeren, volstaat het niet om enkel in orde te zijn met de wetgeving. Het is prachtig dat je alles mooi registreert en neerlegt wat nodig is, maar daar mag het eigenlijk niet bij blijven. Een groep financieel houden doe je niet enkel op korte termijn: denk ook eens na over de langetermijnplanning.

Op welke manier houden jullie een overzicht bij van de inkomsten en uitgaven? En houd je daarbij rekening met toekomstige geldstromen? De boekhouding is een belangrijk beleidsinstrument. Indien je een grote aankoop of investeringen plant, moet je een prognose kunnen maken van je inkomsten en uitgaven.

Een boekhouding zorgt ervoor dat je die inkomsten en uitgaven overzichtelijk kan rangschikken. Een boekhouding heeft ook een controlefunctie. Zonder een degelijke boekhouding kan je de leden of medewerkers niet informeren over de financiële situatie. Ook bij meningsverschillen met derden kan een goede boekhouding je voor problemen behoeden. Wie beheert voor jullie vereniging de financiën? Wellicht heb je een penningmeester aangesteld. Dit is de persoon die zich in de eerste plaats ontfermt over de financiën en de boekhouding doet. Maar het financiële beleid moet een bezorgdheid zijn van de hele medewerkersploeg. Bespreek regelmatig de stand van zaken op een raad van bestuur of leidingsvergadering, discussieer over welke (grote) aankopen jullie in de toekomst plannen, hou samen in de gaten welke rekeningen nog betaald moeten worden alvorens je veel geld uitgeeft aan een bepaalde activiteit… Elke leid(st)er of medewerk(st)er heeft het recht te weten hoe de vereniging ervoor staat, een boekhouding moet transparant zijn. De bezorgdheid over de financiële situatie delen is een steun voor de penningmeester, kan misbruik voorkomen en heeft een positieve invloed op de rest van jullie werking. Hoe zit het met je lokalen? Drie mogelijke scenario’s vragen elk om een andere aanpak: • Ofwel heb je eigen lokalen. Dan heb je de zekerheid er te kunnen blijven. Nadeel aan het hebben van eigen lokalen is dat je zelf moet instaan voor al het onderhoud en de werken. Dat kost veel geld en energie. • Ofwel huren jullie je lokalen bij gemeente, parochie, brouwer, school… waardoor je mogelijk niet de zekerheid hebt er te mogen blijven. Maar als het allemaal een beetje mee zit (afhankelijk van de overeenkomst), heb je in deze situatie wel het voordeel dat je niet of in mindere mate zelf moet instaan voor het onderhoud van en de werken aan het gebouw. Als je lokalen in huur of bruikleen hebt, is het belangrijk dat je hiervoor een schriftelijke overeenkomst hebt waarin de plichten en de rechten van eigenaar en huurder omschreven staan. Wil je meer concrete tips en info over overeenkomsten? Ben je op zoek naar voorbeeldcontracten? Lees dan ‘Den Deal’ van Locomotief. Deze brochure kan je downloaden op www.jeugdlokalen.be. Blijkt uit je overeenkomst dat de eigenaar alle kosten op zich neemt, dan heb je meteen een heel pak financiële beslommeringen minder. • Ofwel ben je wilde plannen aan het maken voor het verwerven van een grond/lokaal of het bouwen van een nieuw lokaal. Een groot financieel plan dringt zich dan op.

Een budget opstellen Hebben jullie bouwplannen? Komt er binnenkort een grote kost op jullie af? Dan is het belangrijk een budgettering op te stellen. Budgetteren betekent weten wat de kosten zijn, prijzen van materialen kennen, controleren, prioriteiten durven stellen en durven schrappen. • Bestaat de mogelijkheid om een deel van de jaarlijkse opbrengsten te versluizen naar de lokalenbouw? • Heb je dan nog genoeg geld over voor de gewone werking? • En zijn er dan nog extra geldacties nodig? Het beantwoorden van deze vragen draagt bij tot een overzichtelijke budgettering. Een groot voordeel van het werken met een budgettering is dat het vertrouwen schept voor de ouders, schenkers en sympathisanten die jullie actie steunen. Meer informatie hierover vind je in de brochure ‘Jeugdlokalen & het bouwproces’ van Locomotief. Zie www.jeugdlokalen.be.

Kon je op al deze vragen meteen een antwoord geven? Proficiat, dat betekent dat je al een streepje voor hebt wanneer het gaat over het beheren van je financiën. Twijfel je bij sommige vragen of weet je helemaal niet wat het juiste antwoord is? Dan raden we je aan dit eens te bespreken in de leidingsploeg en samen een antwoord te formuleren.

2 HET BUDGET BEHEREN VAN EEN FEITELIJKE VERENIGING Een feitelijke vereniging ontstaat van zodra twee of meer personen zich verenigen om een gemeenschappelijk doel te verwezenlijken (bijvoorbeeld een jeugdvereniging). Een feitelijke vereniging heeft geen juridische grond en kan daardoor geen verbintenissen aangaan, geen eigendommen bezitten, geen schenkingen of legaten aanvaarden… Het zijn de individuele leden die zich persoonlijk verbinden tot de verplichtingen van de vereniging. In tegenstelling tot een vzw heeft een feitelijke vereniging geen wettelijke of administratieve verplichtingen. Je kiest dus zelf hoe je het budget beheert. Om je daarbij te helpen, geven we hieronder weer hoe je dat op een goede, overzichtelijke manier kan doen.

2.1 BEGROTING EN JAARAFREKENING Het spreekt voor zich dat vooraleer je grote kosten maakt, je steeds een budgettering gaat maken: een begroting. Hoeveel zou het verbouwen van dat dak kosten? Maar de budgettering van die grote eenmalige kosten is niet genoeg. Ook het budgetteren van algemene kosten is een must: energiekosten, werkingsbudget voor de activiteiten, aankoop van knutselmateriaal, een extraatje voor de leiding- of bestuursploeg… Naast een goeie begroting kan je best ook op het einde van het jaar een jaarafrekening maken. In die jaarafrekening ga je na hoeveel alles uiteindelijk gekost heeft. Dit splits je best op per soort uitgaven. Op die manier zie je ook of de geplande kosten effectief gelijk zijn aan de reële kosten. Overgebudgetteerd? Ondergebudgetteerd? In de begroting van het komende werkjaar kan je daar dan rekening mee houden. Over het budgetteren van een bouwproject vind je meer info in de brochure ‘Jeugdlokalen & bouwproces’ van Locomotief. Zie www.jeugdlokalen.be.

2.2 HET KASBOEK Om steeds het overzicht over je financiën te bewaren, werk je best met een kasboek. Het kasboek is het document waarin alle inkomsten en uitgaven van een bepaalde rekening of kas worden bijgehouden. Je kan zowel een kasboek maken voor je bankrekeningen als voor je contant geld. Door maandelijks het kasboek aan te vullen, verplicht je jezelf om een overzicht te bewaren van de financiën van je jeugdvereniging. Als je het maandelijks openbaar maakt, geef je ook aan anderen uit je jeugdvereniging de kans om op de hoogte te blijven van jullie financiële situatie.

Het kasboek geeft bijvoorbeeld aan dat er momenteel bijna geen geld in kas is. Anderen uit je jeugdvereniging zijn hiervan op de hoogte omdat jij het kasboek up-to-date houdt en openbaar maakt. Op die manier word jij niet de eenzame en eeuwige zeurpiet die achter geld moet vragen. Het wordt een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid. In een kasboek worden (enkel) de werkelijke uitgaven en inkomsten geboekt. De basis zullen de bankuittreksels en de inkomende en uitgaande bewegingen in de kas zijn. De meest eenvoudige structuur van een kasboek vind je hieronder. Deze kan je zowel gebruiken voor het kasboek van je (verschillende) bankrekeningen als voor het kasboek van je baar geld. Datum

Ticketnr.

Omschrijving Inkomsten

Uitgaven

Saldo

De ‘bewegingen’ op de bankrekeningen of in de kas noteer je chronologisch. Je kan het kasboek meer detailleren en verder indelen door kolommen bij te plaatsen: • de bankrekening of kas waarop de beweging wordt uitgevoerd, • een ‘categorie’ opbrengst of kost (= begrotingslijn ): bijvoorbeeld ‘aankoop voeding’ of ‘bijdrage deelnemers’, • de persoon die of het bedrijf dat het geld gekregen of betaald heeft (‘klanten en leveranciers’), • het project waar de kosten en opbrengsten bij horen (dat kan eventueel zelfs een deelproject zijn). Voorbeelden zijn de organisatie van een ‘bouwbrunch’ of de ‘verbouwing sanitair’, • vrij te kiezen categorieën. Als je voor deze extra indelingen kiest, maak je een extra kolom in je kasboek. 14

Op basis van deze indelingen zal het dan mogelijk zijn om verschillende rapporten te maken. Zoâ€™n rapport geeft je dan vrij eenvoudig een zicht op de inkomsten en uitgaven per categorie. Het is bijvoorbeeld erg interessant om te weten hoeveel je in totaal aan lidgeld hebt ontvangen of hoeveel de verschillende werkjes van de elektricien jullie al gekost hebben. Het belangrijkste rapport zal uiteraard dat van de aparte bankrekeningen en kassen zijn. Een kasboek maak je zeer gemakkelijk met het computerprogramma Excel. Een aantal koepels van jeugdverenigingen biedt ook kasboeksjablonen aan in Excel.

2.3 SCHULDEN: TE BETALEN EN TE ONTVANGEN CENTEN Een kasboek is niet geschikt om bij te houden welke facturen en onkostennotaâ€™s nog betaald moeten worden of welke deelnemers aan een initiatief nog moeten betalen. Maar van zodra je vanuit meerdere hoeken nog geld verwacht, kan je in de opvolging ervan toch best een systeem voorzien. Idem dito voor te betalen facturen. Voorzie dus best een apart systeem. Als jeugdvereniging volstaat het wellicht om deze te verwachten inkomsten en uitgaven overzichtelijk op te lijsten. Te verwachten inkomsten: Lijst deze te verwachten inkomsten op. Dit kan er als volgt uitzien: Vervaldatum

Door wie

Begrotingslijn

Wat

Bedrag

Betaald op

12/10/2008

Jef De Wilde

Algemene werking

Lidgeld

30 EUR

11/10/2008

14/11/2008

Fam. Peters

Bouwbrunch

2x brunch

20 EUR

16/12/2008

Gemeente Zwevelgem

verbouwingswerken

Infrastructuursubsidies

18000 EUR

Inkomsten die binnengekomen zijn, kan je aanvinken door de datum in te vullen. Of je kan deze lijn wissen uit het lijstje als je in een Excel-bestand werkt. Vergeet deze ontvangen inkomsten achteraf zeker niet in te boeken in je kasboek. 15

Te verwachten uitgaven: Te betalen facturen steek je steeds op eenzelfde plaats: in een kaftje of in een klasseerbak op je bureau. Maar best van al betaal je de facturen meteen. Te verwachten facturen lijst je best op. Dat kan bijvoorbeeld als volgt: Vervaldatum

Aan wie

BegrotingsWat lijn

12/10/2008

Dakwerken De Roeck

Bouwproject

OFFERTE Vernieuwen dak

12/12/2008

Algemene BouwAannemingen project

OFFERTE Schilderwerken buitengevel

6782 EUR

13/12/2008

Jantje Beton

SCHATTING Inkopen Makro

250 EUR

Bouwbrunch

bedrag

Betaald op

12752 EUR

Wellicht heb je op voorhand een offerte aangevraagd of heb je in een begroting bepaald hoeveel iets mag kosten. Van zodra er een factuur/rekening is toegekomen, vervang je het offertebedrag of het geschatte bedrag door het factuurbedrag. Best van al betaal je de factuur dan ook meteen. Uitgaven die gebeurd zijn, kan je aanvinken door de datum in te vullen. Of je kan deze lijn wissen uit het lijstje als je in een Excel-bestand werkt. Vergeet deze uitgaven dan zeker niet in te boeken in je kasboek.

3 BOEKHOUDKUNDIGE REGELS BIJ EEN VZW We legden je hierboven de algemene principes uit voor het voeren van een gezond financieel beheer. Die algemene principes komen steeds op hetzelfde neer, of je nu bedrijf, vzw of feitelijke vereniging bent. Toch verdient ‘financieel beheer’ van een vzw nog net iets meer aandacht en nauwkeurigheid dan die van een feitelijke vereniging. In deze brochure gaan we niet dieper in op hoe je een vzw moet runnen. Daarvoor kan je best te rade gaan bij gespecialiseerde lectuur of bij de koepel van je jeugdvereniging. Wel volgt hierna een korte samenvatting van de boekhoudkundige regels die je als vzw moet volgen. Als je een lokaal in eigendom hebt of je plant grootse (ver)bouwwerken, dan neem je best een vzw-structuur aan. Sommige jeugdwerkvormen, zoals jeugdhuizen, zijn gezien de aard van hun werking beter vzw. Een vzw beschermt je wat betreft aansprakelijkheid, maar vraagt ook heel wat organisatie. Een van de verplichtingen waaraan een vzw zich dient te houden, zijn de boekhoudkundige regels. De boekhouding van een vzw moet gevoerd worden volgens wettelijk vastgelegde regels. Zo moet ze aangepast zijn aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging. De meeste vzw’s binnen het jeugdwerk worden als kleine vzw bestempeld. Zij moeten enkel een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. Het model van die vereenvoudigde boekhouding kun je downloaden op de website van de FOD Justitie (www.staatsblad.be) of van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s (www.vsdc.be). Alle verrichtingen worden zonder vertraging, getrouw, volledig en chronologisch ingeschreven in een ongesplitst dagboek volgens een voorgeschreven minimummodel. Ongesplitst betekent dat het niet losbladig mag zijn. Kosten en uitgaven moeten op aparte bladzijden genoteerd worden. Het dagboek is genummerd en geïdentificeerd door de naam van de vzw. Dit dagboek kan je vergelijken met het ‘kasboek’ waarover we je in hoofdstuk 2 reeds uitleg gaven. Voor grote en zeer grote vzw’s (meer dan 5 personeelsleden en grote financiële verantwoordelijkheid) gelden andere regels. Jaarlijks maakt een vzw een begroting en een jaarrekening op die door de Algemene Vergadering goedgekeurd moeten worden. Een begroting geeft je inzicht in de toekomst van de vzw en is één grote vergelijking tussen de geraamde ontvangsten en de te verwachten uitgaven. Ze bepaalt met andere woorden de financiële richting van de vzw. De jaarrekening bestaat uit een staat van ontvangsten en uitgaven (het eigenlijke financiële jaarverslag) en een staat van vermogen (de inventaris).

De staat van ontvangsten en uitgaven stel je op basis van het dagboek op. Hij geeft een totaaloverzicht weer van alle uitgaven en ontvangsten van de vzw, en is eenvoudig af te leiden uit het dagboek. De vzw maakt een staat van vermogen op: een inventaris van bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen. Bij de inventaris horen waarderingsregels die meedelen hoe je tot een bepaald bedrag gekomen bent bij het bepalen van de waarde van een goed. Een voorbeeld: een muziekinstallatie die je tien jaar geleden hebt aangekocht, heeft niet meer dezelfde waarde als toen. De jaarrekening moet binnen de zes maanden na het afsluiten van het boekjaar goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering en nadien neergelegd worden bij de Rechtbank van Koophandel. Het dagboek en alle originele verantwoordingsstukken moeten tien jaar bewaard worden. Het is niet verplicht om een begroting neer te leggen bij de Rechtbank. Het is het vooral een intern document dat dient om een kijkje in de toekomst te nemen. Een begroting bepaalt de financiĂŤle richting van de VZW voor het volgende jaar. In principe kan het boekjaar vrij bepaald worden, maar alleen al om fiscale redenen (elk jaar moet de belastingsbrief ingevuld worden met de gegevens van het kalenderjaar) lijkt het kalenderjaar aangewezen. Het boekjaar van de vzw begint dan op 1 januari en eindigt op 31 december. Zorg er ook altijd voor dat je de boekhouding en het opmaken van de jaarrekening laat doen door iemand die daar voldoende kennis over heeft.

4 EEN APPELTJE VOOR DE DORST Tot slot willen we je graag nog zin doen krijgen in een verfrissend appeltje voor de dorst. Af en toe geld opzij leggen en sparen is ook voor jeugdverenigingen een slimme daad. Want wat doe je met onverwachte kosten van een dak dat begint te lekken, het onverwacht mislopen van subsidies enzovoort? Het is aangenaam en vooral heel handig als je een klein budget opzij hebt liggen om dergelijke onverwachte kosten op te vangen. Hoe pak je dit dan best aan? De lokalen-vzw van de jeugdvereniging organiseert bijvoorbeeld jaarlijks een barbecue. 50% van de opbrengst gaat naar het nodige onderhoud en 50% wordt opzij gezet voor toekomstige, maar daarom nog niet nader omschreven bouwperikelen. (Indien er dus meer onderhoud nodig is dient de groep dit bij te passen door subsidies, geldacties… maar aan het ‘potje’ wordt niet getornd’) Of een ander voorbeeld: van alle geld dat de groep inzamelt, wordt 5% opzij gezet voor toekomstige bouwperikelen. Belangrijk is dat je als jeugdvereniging ruimer denkt dan enkel het dekken van de kosten. Iedereen krijgt wel eens te maken met een onverwachte tegenslag. Ook bouwwerken kunnen wel eens duurder uitvallen dan gepland. Op dat moment is een appeltje voor de dorst niet te missen. Een goed draaiende jeugdbeweging houdt rekening met te toekomst, ook op lange termijn.

DEEL 2 INKOMSTEN

Wanneer we het hebben over inkomsten, staat dit los van de reguliere werkingen. We hebben hier dus niet over lidgelden, maar over inkomsten van buitenaf. Alle mogelijkheden en ideeĂŤn rond inkomsten hebben we geordend in 7 onderdelen. We beginnen met echte inkomsten, zoals overheidssteun, subsidies en eigen acties, zoeken het vervolgens elders via sponsoring, giften en leningen en eindigen met een luik over de verhuur van een lokaal.

1. Onder het luik ‘overheidssteun’ geven we een opsomming van allerhande beleidsmaatregelen die de verschillende overheden kunnen nemen. Sommige vormen van ondersteuning zijn voor iedereen toegankelijk, andere zijn specifiek gericht naar bepaalde doelgroepen of specifieke acties. 2. Ander subsidiekanalen dan de overheid vind je onder ‘subsidies van andere organisaties’. 3. Bij ’eigen acties’ reiken we wat ideeën aan voor wanneer je zelf aan de slag wil om geld in het lokalenbakje te krijgen. Dit deel hebben we bewust beperkt gehouden, omdat we er van uitgaan dat jullie over de nodige creativiteit beschikken om jullie actie op maat op te zetten. 4. Onder ‘sponsoring’ staan we even stil bij de mogelijkheid om je te laten ondersteunen door derden. Daarbij wijzen we wel op de afwegingen die je daarbij als groep moeten maken. 5. Geld krijgen is een droom voor elke jeugdbeweging, maar gebeurt zelden zomaar. Onder ‘giften’ geven we mee hoe je dit toch kan stimuleren. 6. ‘Leningen’ handelt over overeenkomsten met financiële en commerciële organisaties. 7. Tot slot geven we nog wat richtlijnen mee voor een eventueel ‘verhuur van het lokaal’. Een uitzonderlijke situatie, die grotendeels afhangt van de inkomsten die je kan genereren, is de bouw of het verbouwen van je lokaal. Vanwege het grote relatieve belang van de inkomsten maken we in dit hoofdstuk een onderscheid tussen bouwen en verbouwen en algemeen beheer. Dit onderscheid maken we duidelijk met de onderstaande icoontjes. Algemeen beheer

Bouwen & verbouwen

Voor je aan dit hoofdstuk begint, geven we nog even mee dat je je niet hoeft te beperken tot één manier om aan inkomsten te geraken. Je krijgt een hele stapel tips en mogelijkheden voorgeschoteld. Voor een toereikend budget zal je meestal een aantal van de volgende zaken moeten combineren.

1 OVERHEIDSSTEUN 1.1 GEMEENTELIJKE OVERHEID Elk zichzelf respecterend gemeentebestuur stippelt een degelijk jeugdinfrastructuurbeleid uit en maakt daarvoor de nodige middelen vrij. Kijk in het jeugdbeleidsplan van jouw gemeente om te zien op welke ondersteuning voor bouwen, verbouwen, verfraaien, herstellen… van jeugdlokalen je kan rekenen. Je kan dit gemeentelijk jeugdbeleidsplan vinden bij de gemeentelijke jeugddienst. Misschien heeft jouw gemeente een aparte vzw opgericht voor het beheer van de jeugd(werk)infrastructuur. Via een jaarlijkse subsidie voor deze vzw in de gemeentelijke begroting worden voldoende middelen voorzien. Het voordeel hiervan is dat de begroting los staat van de gemeentelijke begroting, de vzw het budget zelf kan beheren en dat niet opgebruikte kredieten kunnen opgespaard worden als reserve voor het volgende jaar. Het kan de moeite lonen hiernaar te informeren via de jeugdraad.

1.1.1 Financiële ondersteuning door de gemeente Het aantal verschillende types van ondersteuning is eindeloos. Elke gemeente kan, uiteraard in samenspraak met het jeugdwerk waarvoor het bedoeld is, zelf een goede mix maken van diverse soorten subsidies en andere vormen van ondersteuning. Het is aangewezen om hiervoor geschikte reglementen uit te werken. Wij geven hier een aantal mogelijkheden. Uiteraard informeer je bij je eigen gemeente om te weten te komen van welke subsidies en ondersteuningsmiddelen jullie precies gebruik kunnen maken. De mogelijkheden die je hieronder vindt, kunnen een goed uitgangspunt vormen voor overleg of een discussie binnen de gemeentelijke jeugdraad.

1 Meer informatie en nuttige tips over subsidiereglementen voor jeugdlokalen vind je ook in de brochure ‘Alles in huis hebben’. Deze brochure kanje downloaden op www.jeugdlokalen.be.

Subsidies voor grote investeringen Binnen de perken van de goedgekeurde kredieten op de (buitengewone) begroting kan een gemeente de kosten subsidiëren voor de aankoop van gronden, voor de uitvoering van grote bouwwerken, duurzame onderhouds- en verbeteringswerken of de aanleg van speelterreinen. Soms worden de materiaalkosten vergoed, maar meestal wordt een bepaald percentage van de kosten betaald, mits voorleggen van betalingsbewijzen en tot een vooraf bepaald plafond. Wanneer de globale subsidiekosten te hoog oplopen, is het soms beter te kiezen voor een jaarlijkse beurtrol. In functie van de grootte van de gemeente en van de omvang van het aanwezige jeugdwerk, zal men dan jaarlijks slechts één of meerdere groepen kunnen ondersteunen. Het bedrag zal dan werkelijk de moeite lonen en tegemoet komen aan de gemaakte kosten. Subsidies voor herstellingen of verfraaiing Bescheiden ingrepen aan de lokalen kunnen opgenomen worden in de gewone begroting, via een apart subsidiereglement. Hierbij is het belangrijk dat de aanvraagprocedure eenvoudig en begrijpelijk gehouden wordt. Het moet duidelijk zijn wat in aanmerking komt voor subsidiëring en wie op welke termijn beslist over de toekenning van de middelen. Op het vlak van veiligheid worden soms specifieke subsidies voorzien. Financiële tussenkomst in de huurkosten Sommige jeugdverenigingen huren een infrastructuur. De gemeente kan tussenkomen in de huurkosten, forfaitair of procentueel. Dit kan via een apart reglement of door het opnemen van een ‘huurcriterium’ in de berekening van de werkingssubsidie. Meer informatie over huurkosten vind je in deel 3, 2 Huurkosten op blz. 55. Toekennen van een rentearme of renteloze lening of borgstelling De gemeente kan ook een financiële tussenkomst leveren door aan de groep of werking een lening toe te staan. Via een overeenkomst wordt dan afgesproken dat de groep binnen x jaar de lening terugbetaalt. Bovenop de terugbetaling van het geleende (kapitaalaflossingen) moet de groep ofwel slechts een deel van de of zelfs helemaal geen intrestlasten betalen. De gemeente kan zich eventueel ook borg stellen voor een lening van een jeugdvereniging bij een bankinstelling.

Reservefonds voor infrastructuur Een reservefonds is een buitenbeentje in deze opsomming. Het is immers geen welbepaald jaarlijks begrotingskrediet dat via een subsidiereglement wordt verdeeld over het jeugdwerk. Met het instellen van een dergelijk fonds kan de gemeente een specifieke spaarpot aanleggen. Het geld dat in het fonds terechtkomt, moet dus niet in één jaar opgebruikt worden, maar kan gespaard worden over verschillende jaren. Er moet wel duidelijk omschreven worden waarvoor de middelen zullen gebruikt worden en over welke termijn het fonds loopt. Een reservefonds kan in een infrastructuurbeleid gebruikt worden wanneer uit de behoeften blijkt dat in de toekomst nogal wat investeringen nodig zijn en men derhalve al een voldoende grote pot wil opbouwen voor deze toekomstige uitgaven. Zo kan men vermijden dat het gemeentebestuur, op het moment dat de uitgaven moeten gebeuren, moet afzien van de plannen wegens onverwachte begrotingsperikelen. Stad Mechelen verdubbelt budget jeugdinfrastructuur Het budget voor renovatie of nieuwbouw van jeugdinfrastructuur in Mechelen stijgt dit jaar van € 100 000 naar € 240 000. Die maatregel op voorstel van schepen van jeugd Caroline Gennez (sp.a) werd vrijdag goedgekeurd door het Mechelse stadsbestuur. Verenigingen reageerden massaal op een oproep van de jeugddienst voor subsidieaanvragen. Daarom werd beslist de budgetten fors te verhogen. De bedoeling is om op het vlak van jeugdwerking een inhaalbeweging te maken. Vooral de jeugdbewegingen als de scouts en Chiro profiteren van het extra geld. Daarnaast mogen ook de jeugdhuizen rekenen op een stevige financiële injectie. 30/05/2008 – Belga

Groepsaankoop of –keuring De gemeente kan jeugdverenigingen onrechtstreeks subsidiëren door de organisatie van een keuring op zich te nemen, of door in te staan voor de gezamenlijke aankoop van bijvoorbeeld brandblussers. Bij een keuring kan de gemeente een contract afsluiten met een keuringsfirma, die dan in alle jeugdlokalen de elektriciteit- en gasinstallatie kan gaan keuren. Als de gemeente dan ook de kosten op zich neemt, betekent dit een aanzienlijke besparing voor het jeugdwerk, en hebben de verenigingen toch een veilig lokaal. Voor een gezamenlijke aankoop van bijvoorbeeld brandblussers geldt hetzelfde. Doordat eenzelfde firma alle brandblussers kan leveren, wordt de aankoopprijs sterk gedrukt. 25

1.1.2 De gemeente stelt infrastructuur ter beschikking De gemeente (ver)bouwt, koopt of huurt Het kosteloos ter beschikking stellen van infrastructuur aan jeugdorganisaties is het meest duidelijke voorbeeld van dienstverlening. Soms wordt door de gemeente alleen de bouwgrond ter beschikking gesteld. De gemeente kan echter ook een nieuwbouw realiseren, een pand aankopen en renoveren of een gebouw huren voor het jeugdwerk.

Overeenkomsten Het gebruik maken van een lokaal in eigendom van de gemeente (of van de parochie) is gekoppeld aan een aantal afspraken tussen de eigenaar (of tussen de mede-eigenaars) en de gebruiker. Deze afspraken giet je best in een overeenkomst. Afhankelijk van de duur en het onderwerp van de overeenkomst krijg je andere mogelijkheden. Elke mogelijkheid heeft voor- en nadelen, die je goed op een rijtje moet zetten. De belangrijkste boodschap is: zorg voor een goede schriftelijke overeenkomst die je voor (middel)lange termijn zekerheid biedt. Overeenkomst met kerkfabriek voor nieuw Chirolokaal Gemeentebestuur en de kerkfabriek van Sint-Hubertus zijn bijna klaar met een erfpachtovereenkomst. De gemeente krijgt de grond ter beschikking waar nu het huidige en oude Chirolokaal van Hern staan. In ruil voor die erfpacht zal de gemeente de bouw van een nieuw Chirolokaal voor de Chirojongens en -meisjes van Hern helpen bekostigen. Schepen van Jeugd Serge Voncken: “De gemeente zal 15.000 euro vrijmaken voor de ontwerpkosten van het gebouw. Begin volgend jaar kan dan een openbare aanbesteding volgen, zodat in de zomer van 2009 gestart kan worden met de bouw. De Nieuw-VLD-CD&V-coalitie wil 250.000 euro in de begroting 2009 opnemen.” FrPe - 23/04/2008 - Het Belang van Limburg

2 Voor meer informatie hierover neem je best een kijkje in de brochure ‘Alles in huis hebben’. Deze brochure kun je downloaden op www.jeugdlokalen.be. 26

3 De brochure ‘Den Deal’ geeft een overzicht van verschillende types overeenkomsten met voor- en nadelen en voorbeeldcontracten. Zie www.jeugdlokalen.be.

Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel Jeugdverenigingen die gelegen zijn in het Brussels Hoofdstedelijke Gewest kunnen rekenen op een specifieke subsidie. Als ze erkend zijn door de Vlaamse Gemeenschapscommissie Brussel (VGC) kunnen ze beroep doen op infrastructuursubsidies. Waaruit bestaat deze subsidie? • voor opfrissingswerken en klusjes die de vereniging zelf kan opknappen, wordt het materiaal aangekocht door de VGC, • herstellings-, verbeterings- en/of onderhoudswerken kunnen gesubsidieerd worden, • grote verbouwingswerken en/of de aankoop van lokalen of gronden kunnen eveneens gesubsidieerd worden. Dergelijke grote dossiers worden eerst voor advies aan de werkgroep Subsidiëring van de Jeugdraad voorgelegd en zijn na goedkeuring door het College van de VGC uitbetaalbaar. Voor meer details verwijzen we naar de website van VGC. Info: Jeugddienst VGC Leopold II-laan 178 1080 Brussel T 02 413 04 30 jeugddienst@vgc.be www.vgc.be Net zoals in Vlaanderen zijn er bovendien een aantal Brusselse gemeenten die subsidies geven voor het bouwen of verbouwen van lokale jeugdwerkinfrastructuur of voor het renoveren van oude huizen of het reinigen van gevels. Anders dan in Vlaanderen hebben Brusselse gemeenten geen jeugdbeleidsplan waarin de verschillende subsidie- en andere ondersteuningsmaatregelen voor het jeugdwerk zijn samengebracht. Vraag het zelf na op het gemeentehuis van je gemeente.

1.2 PROVINCIES In principe geven provinciebesturen geen subsidies voor het bouwen of verbouwen van lokale jeugdinfrastructuur, omdat men dat als de taak van het gemeentebestuur beschouwt. Maar zijdelings zijn er toch wel wat mogelijkheden. Extra premies voor wanneer je lokaal gebruikt kan worden als bivakhuis of als repetitieruimte voor muziekgroepjes, acties rond (brand)veiligheid, fuifen concertzaalâ€Ś Er zijn genoeg mogelijkheden die het de moeite waard maken je hierover degelijk te informeren. Wil je een overzicht van de subsidiemogelijkheden van jouw provincie? Dan kan je terecht bij de provinciale jeugddienst op een van de onderstaande adressen: PROVINCIE VLAAMS-BRABANT Provinciale jeugddienst Provincieplein 1 3010 Leuven T 016 26 76 88 jeugddienst@vlaamsbrabant.be www.vlaamsbrabant.be/jeugd PROVINCIE ANTWERPEN Provinciale jeugddienst Boomgaardstraat 22 2600 Antwerpen T 03 240 55 66 jeugd@provant.be www.provant.be/jeugd PROVINCIE OOST-VLAANDEREN Provinciale jeugddienst W. Wilsonplein 2, 5de verdieping 9000 Gent T 09 267 75 33 jeugddienst@oost-vlaanderen.be www.oost-vlaanderen.be/jeugd

PROVINCIE LIMBURG Provinciale jeugddienst Universiteitslaan 1 3500 Hasselt T 011 23 72 70 jeugd@limburg.be www.limburg.be/jeugd PROVINCIE WEST-VLAANDEREN Provinciale Jeugddienst Koning Leopold III-laan 41 8200 Sint-Andries T 050 40 32 95 jeugd@west-vlaanderen.be www.west-vlaanderen.be/jeugd Fuifruimte in 2010 EEKLO - De jeugdraad keurde het Jeugdwerkbeleidsplan voor de komende jaren goed. Belangrijk is dat daarin een timing is vastgelegd voor de bouw van een jeugdcentrum, dat plaats biedt aan een jeugdhuis, een fuifruimte en de stedelijke jeugddienst. “Bedoeling is dat de stad tegen midden volgend jaar een locatie aanduidt voor het jeugdcentrum, dat in 2009 plannen worden gemaakt en goedgekeurd en dat we in 2010 kunnen bouwen”, zegt jeugdconsulent Sander De Smet. (emv) - 18/12/2007 - Het Nieuwsblad

1.3 VLAAMSE GEMEENSCHAP Jeugdwerkinfrastructuur staat ook in Vlaanderen op het programma. We geven hieronder twee subsidiemogelijkheden voor het bouwen en verbouwen van je lokaal.

1.3.1 Lokalenfonds De Vlaamse overheid maakt sinds 2008 extra geld vrij voor de verbetering van verenigingslokalen voor jeugd, cultuur en sport. Wie een bouw- of verbouwingsproject opzet om de kwaliteit van zijn verenigingslokalen te verbeteren, kan hiervoor een subsidie aanvragen. Voor dergelijke infrastructuurprojecten werd in 2008 € 2 000 000 voorzien en in 2009 alvast € 1 000 000. Enkel particuliere infrastructuur komt in aanmerking. De aanvraag kan zowel door de gebruikende vereniging(en) als door de eigenaar worden ingediend, in samenspraak met de gebruikende vereniging(en). Je gebruikt hiervoor het formulier dat de afdeling Jeugd ter beschikking stelt. Per project kan maximaal € 20 000 worden toegekend. Info: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Jeugd Arenbergstraat 9 1000 Brussel T 02 553 41 30 jeugd@vlaanderen.be www.jeugdbeleid.be Voor meer informatie over het indienen van je dossier, surf je naar www.jeugdbeleid.be en klik je onder ‘subsidies’ door naar ‘verenigingslokalen.

1.3.2 Fonds culturele infrastructuur Via het Fonds voor Culturele Infrastructuur verleent de Vlaamse Gemeenschap investeringssubsidies voor het bouwen, uitbreiden, verbouwen of aankopen van culturele infrastructuur met bovenlokaal belang. Ook infrastructuur voor jongerencultuur komt uitdrukkelijk in aanmerking. De voornaamste voorwaarden zijn: • De infrastructuur moet een multifunctioneel karakter en een regionale uitstraling hebben. Dit moet uitvoerig worden aangetoond en gemotiveerd. • De minimuminbreng van de totale projectkost aan andere dan overheidsmiddelen moet minstens 20% bedragen. Info en aanvragen: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Fonds Culturele Infrastructuur (FoCI) Departement Cultuur, Jeugd, Sport en Media Arenbergstraat 9 1000 Brussel T 02 553 69 32 www.cjsm.vlaanderen.be Voor meer informatie: surf naar www.cjsm.vlaanderen.be en klik door naar cultuur > regelgeving > culturele infrastructuur.

1.4 EUROPA De Europese Unie heeft ontzettend veel subsidiëringprogramma’s lopen voor zeer uiteenlopende zaken. De meeste subsidiemogelijkheden hebben geen betrekking op lokale jeugdinfrastructuur. De meeste subsidieprogramma’s zijn op specifieke regio’s gericht en men moet aan een hele reeks voorwaarden voldoen. Toch bestaat er in het kader van plattelandsontwikkeling een Europese subsidiëring, waar lokale jeugdinitiatieven beroep op kunnen doen. Lokale infrastructuurprojecten kunnen hierbij rekenen op een fikse cofinanciering van Europa, Vlaanderen en de provincie. De voorwaarden waaraan een plattelandsproject moet voldoen zijn niet eenvoudig samen te vatten. Zowel Europa, Vlaanderen als de provincie stellen immers bepaalde criteria op. Maar laat je daardoor niet afschrikken: je zoektocht zou wel eens goed beloond kunnen worden. De provincies leggen zelf accenten en beslissen welke projecten in aanmerking komen. Informeer hiernaar bij je provinciale jeugddienst (zie blz. 28 en 29 voor de contactgegevens).

2 SUBSIDIES VAN ANDERE ORGANISATIES Naast de overheidssubsidies geven we nog subsidiemogelijkheden mee van enkele organisaties met een specifieke focus.

2.1 KBS â€“ DE KONING BOUDEWIJN STICHTING De KBS heeft voortdurend projecten lopen waarop individuen, verenigingen en samenwerkingsverbanden kunnen intekenen. De mogelijkheden die ze aanbieden zijn wisselend: sommige projecten zijn eenmalig, andere worden verschillende jaren lang herhaald. Ze zijn bovendien gekoppeld aan welbepaalde doelstellingen en voorwaarden. Meestal zijn ze gericht op buurtontwikkeling en samenwerking met andere mensen en instanties uit de onmiddellijke omgeving. Er zal ook steeds een aanvraagdossier moeten ingediend worden. Het is niet mogelijk om in deze brochure een actuele stand van zaken te geven. Je neemt hiervoor best contact op met de organisatie zelf of surft naar hun website om de lopende projecten te bekijken. Info: Koning Boudewijnstichting Brederodestraat 21 1000 Brussel T 02 511 18 40 info@kbs-frb.be www.kbs-frb.be

2.2 CENTRUM VOOR GELIJKHEID VAN KANSEN EN RACISMEBESTRIJDING Het Federaal Impulsfonds voor het Migrantenbeleid financiert een aantal projecten op basis van een (vrij uitgebreid) financieringsdossier. Een van de drie prioritaire actieterreinen waarvoor ze middelen ter beschikking stellen is ‘investeringsuitgaven voor infrastructuur ten behoeve van jongeren van vreemde nationaliteit of herkomst van 6 tot 25 jaar’. Deze subsidies zijn dan ook voornamelijk voorbehouden voor verenigingen die binnen hun ledenbestand een vrij omvangrijke doelgroep van kansarme en/of allochtone jongeren hebben. Jaarlijks kunnen deze groepen een aanvraag doen bij het Centrum voor Gelijkheid van Kansen en Racismebestrijding dat het beheer voert van dit impulsfonds. Info: Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding Koningsstraat 138 1000 Brussel T 02 212 30 00 groen nummer: 0800 12800 www.diversiteit.be

Chiro Mengelmoesh heeft nieuwe huisvesting GENT - Na zes jaar komt er een eind aan het nomadenbestaan van de Chirogroep Mengelmoesh, die al verschillende keren moest verhuizen. Met de hulp van het Federaal Impulsfonds voor Migrantenbeleid kon de groep tweedehandscontainers aankopen en daarin lokalen inrichten. Het gaat om een tijdelijke oplossing. De containers staan op de vroegere Alcatelsite, op het einde van de Jozef II-straat. De naam verraadt het al: Chirogroep Mengelmoesh is een multiculturele groep, met kinderen van diverse nationaliteiten. “In een wijk - het Rabot - waar een vierde van de bewoners jonger is dan 25, hebben we alle kans om een stevige werking uit te bouwen”, zeggen Louis en Lie van de leiding. De groep zoekt ook aansluiting bij het project De Site. Dat project wil de voormalige Alcatelsite tijdelijk invullen met allerlei voorzieningen die nodig zijn voor de buurtbewoners. Later wil de stad daar een nieuwe woonwijk realiseren. De hoop is dat er ook plaats zal zijn voor lokalen voor de Chiro. “Op die manier draagt de Chiro ook bij tot de stadsvernieuwing”, aldus de leiding. (kvk) - 09/06/2008 - Het Nieuwsblad

3 EIGEN ACTIES Geldacties door de eigen leden zijn een goede manier om een potje bijeen te krijgen. Met wat creativiteit en een dosis originaliteit maak je er meteen een activiteit van die de betrokkenheid van de leden vergroot. Het verzamelde geld kan je gebruiken om nieuw materiaal te kopen, op kamp te gaan of een stuk van de verbouwing van je lokaal te bekostigen. Creatief nadenken over originele acties is hier aan de orde. Je kan een etentje organiseren, balpennen met een opschrift verkopen, knutselwerken van de leden per opbod verkopen, een ontbijt-op-bedactie organiseren, een amusementsavond die aansluit op een actueel thema opzettenâ€Ś Ben je bezig met de bouw of de verbouwing van een lokaal, dan kan je op de gebruikelijke activiteiten zoals een jaarlijks eetfestijn een maquette met een gleuf erin plaatsen. Laat de ouders en buurtbewoners een klein steentje kopen van het jeugdlokaal in ruil voor een echte steen met hun naam op de muur van het nieuwe lokaal. Je kan een 24-uren activiteit organiseren met allerlei onderdelen die ouders en sympathisanten kunnen sponsoren. Jullie zijn ongetwijfeld creatief genoeg om zelf allerlei acties te bedenken. We geven alvast enkele aandachtspunten mee die je helpen een gestroomlijnde actie op poten te zetten:

ÂŠ Chirojeugd Vlaanderen

Doelgroep Wanneer je een actie opzet, is het belangrijk deze af te stemmen op de doelgroep die je wil bereiken. Een activiteit naar ouders toe ziet er immers anders uit dan een fuif voor de plaatselijke jeugd. Concurrentie? Hou bij je acties rekening met concurrentie. Als je bijvoorbeeld een carwash organiseert, zorg er dan voor dat je prijs niet tienmaal hoger ligt dan die van het plaatselijke carwashbedrijf. Ook mag de prijs niet veel lager liggen, want dan kan je beticht worden van oneerlijke concurrentie. Plaats en tijdstip Plaats en tijdstip zijn twee elementen die je niet uit het oog mag verliezen. Een ouderbal geef je niet in de donkere kelder van het jeugdhuis en paaseieren verkoop je niet in november. Voorstellen van een bouwproject Zet je een actie op poten specifiek voor de bouw van een lokaal, dan zijn er enkele extra aandachtspunten. Dit is niet altijd even eenvoudig omdat je vaak al ĂŠĂŠn en ander op poten zet om de gewone werking te financieren, en je kan mensen hun vrijgevigheid niet blijven beproeven. Als je fondsen wenst te verzamelen, is het belangrijk om je bouwproject netjes te presenteren. Het is immers de bedoeling dat mensen je steunen, dus hebben ze recht op informatie. Je kan bijvoorbeeld een maquette maken van het te bouwen lokaal, je kan een mooi plan uithangen vergezeld van een budgettering, enzovoort.

4 SPONSORING Bij sponsoring krijg je financiële, materiële of logistieke steun in ruil voor een tegenprestatie. Die steun kan bestaan uit: • een som geld, een waardebon… • gratis (bouw)materiaal, een betekenisvolle korting… • een gratis plaatsing of levering, expertise… De tegenprestatie bestaat meestal uit een of andere vorm van naamsvermelding. Sommige koepels van jeugdverenigingen hebben wel een soort gedragscode opgesteld rond sponsoring. Die kan wat variëren van organisatie tot organisatie. Zorg er dus voor dat je op de hoogte bent van de gedragscode die jouw koepelorganisatie voorop stelt. Spreek zeker goed af met de sponsor tot hoever jullie willen gaan in het leveren van tegenprestaties. Vraag jullie ook af met welke organisatie of bedrijf jullie al dan niet willen geassocieerd worden. Maak daarom zeker de oefening om voor jezelf een ethisch kader af te bakenen. Een stand van een sigarettenmerk op een fuif kan geld in het laatje brengen, maar is niet meteen een goed voorbeeld voor jongeren.

5 GIFTEN EN SCHENKINGEN Een gift kan de vorm aannemen van een bedrag in geld. Ook giften in natura tellen mee. Bij een schenking krijgt de overdracht een officieel karakter door een akte voor de notaris. Belangrijk is dat de schenker geen tegenprestatie verwacht van de vereniging.

5.1 ALGEMENE BEPALINGEN • het moet de bedoeling zijn om te bevoordelen, • de schenker moet gezond zijn van geest, • de schenker moet bekwaam zijn (meerderjarig…), • de schenker moet geldig vertegenwoordigd zijn indien het gaat om een organisatie met rechtspersoonlijkheid, zoals een vzw, • de ontvangende partij moet rechtspersoonlijkheid hebben (voor een jeugdvereniging is dat dus een vzw). Krijg je een gift, dan vraag je best het advies van een notaris. Die verleent vaak gratis advies voor dit soort zaken. Hij kan je informatie geven die van toepassing is op jullie concrete situatie.

5.2 FISCALE AFTREKBAARHEID Vooral interessant voor jeugdverenigingen is het systeem van fiscaal aftrekbare giften. Belangrijk hierbij is te weten dat bijdragen slechts vanaf € 30 fiscaal aftrekbaar zijn. Om gebruik te kunnen maken van dit systeem heb je als vzw een speciale erkenning nodig van het Ministerie van Financiën. Deze erkenning is nodig om fiscaal aftrekbare attesten te mogen uitreiken. Als plaatselijke vereniging kom je hiervoor dus niet rechtstreeks in aanmerking. Je kan wel gebruik maken van dit systeem wanneer je koepel erkend is. Vraag dus eens na of jouw nationale koepel over deze erkenning beschikt.

5.3 EEN NOTARIËLE SCHENKING Een schenking is een kostenloze overdracht van goederen onder levenden. Men maakt een onderscheid tussen notariële schenkingen (dat zijn schenkingen bij notariële akte) en handgiften (schenking door eenvoudige overhandiging). Voor onroerende goederen (gebouw, grond) is men verplicht om dit via een notariële akte te doen, met als gevolg dat er vrij hoge registratierechten moeten betaald worden. Informeer je vooraf bij de notaris. Sommige giften worden verpakt in een verkoop van een onroerend goed aan een te lage prijs: de vermomde gift. Deze handelswijze is sterk af te raden, aangezien één en ander kan leiden tot een fikse fiscale boete wanneer de bevoegde administratie onraad ruikt.

5.4 EEN HANDGIFT We spreken van een handgift wanneer ‘het voorwerp van de schenking van hand tot hand overhandigd wordt’. Het moet dus gaan om ‘lichamelijk roerende goederen’: goederen die je kunt vastnemen en verplaatsen (ook bankbriefjes horen hierbij). Indien hierbij de juiste techniek toegepast wordt, moeten er geen rechten betaald worden. Als de schenker binnen de drie jaar overlijdt, moeten er echter nog successierechten betaald worden. Bij giften vanuit een andere vzw informeer je best vooraf bij een deskundige, zodat de meest aangewezen techniek kan toegepast worden. Dit is van belang om mogelijk hoog oplopende kosten te vermijden.

5.5 EEN LEGAAT Een legaat, beter bekend als een beschikking in een testament, is een akte waarbij een persoon, erflater genoemd, voor de tijd dat hij niet meer in leven zal zijn, het geheel of een gedeelte van zijn goederen aan anderen overlaat. De erflater kan zijn testament steeds herroepen. Hou er rekening mee dat hierop successierechten moeten betaald worden. Bij een nalatenschap aan een vzw zijn die echter beperkt tot 8,8 %. Ga ook na of er eventueel schulden verbonden zijn aan de nalatenschap.

5.6 ONTVANGST DOOR EEN VZW Een vzw mag slechts bepaalde schenkingen of legaten ontvangen, namelijk: • schenkingen of legaten van roerend goed (dus geen huizen…) met een waarde van minder dan 100 000, • geringe handgiften; dat zijn giften van geldsommen die, gelet op het fortuin en de toestand van de gever, van gering belang zijn, • anonieme giften, • lidgelden, • overheidstoelagen, • onderlinge schenkingen tussen vzw’s waarvan de activiteit gelijksoortig is. Voor andere schenkingen is een bijzondere machtiging, bekomen bij Koninklijk Besluit, vereist. Het verwerven van een eventuele machtiging hangt af van het feit of men als vzw aan alle wettelijke verplichtingen voldoet.

6 LENINGEN Door een lening af te sluiten kan je op een gemakkelijke manier relatief veel geld samenbrengen. Een lening legt wel een hypotheek op de toekomst van je vereniging. Zeker wanneer je bovenop de afbetaling van de lening nog intresten moet betalen, kan de maandelijkse aflossing een zware dobber zijn. Weeg daarom goed af of een lening, met bijhorende afbetaling, een haalbare kaart is. Weet dat je een krediet aanboort: dat je dus in het krijt staat bij heel wat mensen. Je legt dus letterlijk een hypotheek op de werking voor vele jaren. Wil je een lening afsluiten, zorg er dan voor dat je vereniging een vzw is! Als feitelijke vereniging is het af te raden om een lening aan te gaan. Dan heeft je organisatie immers geen rechtspersoonlijkheid en kunnen de ondertekenaars persoonlijk aangesproken worden bij problemen. Ook als vzw moet je nagaan of er volgens de statuten mag geleend worden, wie de beslissingen mag nemen en het contract mag afsluiten. Voor het afsluiten van een lening moet je niet in eerste instantie naar een bank toestappen. Je kan best eerst in jullie omgeving kijken of er geen manieren bestaan om een renteloze of rentearme lening aan te gaan. Ga na wat de mogelijkheden zijn bij gemeente, parochie, bisdom, bevriende organisaties of bij particulieren. Of overweeg de uitgifte van een obligatielening met lotensysteem. Hieronder staan we even stil bij een aantal verschillende mogelijkheden.

6.1 DE ONDERHANDSE LENING Een onderhandse of persoonlijke lening is in feite de eenvoudigste vorm van een lening. Er wordt een contract opgesteld tussen twee partijen, kredietverstrekker en kredietnemer. Daarin staan alle modaliteiten en voorwaarden vermeld. Het bedrag van dergelijke leningen is meestal beperkt. Een onderhandse lening kan bij een privé-persoon, bij een bevriende vereniging of organisatie. Het is nodig om een leningsovereenkomst op te maken waarin alle formaliteiten besproken worden. Hiervoor kan je terecht bij een notaris. Meer info over de onderhandse lening kan je vinden op www.jeugdlokalen.be.

6.2 EEN LENING BIJ DE BANK (HYPOTHECAIRE LENING)

Het is absoluut niet vanzelfsprekend om als vzw een lening te verkrijgen bij een bankinstelling. Een bank kijkt bij het toekennen van een lening immers naar de beschikbare terugbetalingcapaciteit. Je zal hen dus moeten overtuigen dat je zo’n lening kan afbetalen. De bank zal daarvoor harde waarborgen eisen en vragen dat iemand zich ‘hoofdelijk’ borg stelt voor de af te sluiten lening. Dat is echter niet zonder gevaar. Als het verhaal van de vzw slecht afloopt, kan de ondertekenaar

immers nog jaren opdraaien voor de openstaande schuld. Een dergelijk risico moet echt wel maximaal gemeden worden. Informeer je of er eventueel geen andere instanties of organisaties zijn die zich borg willen stellen voor de lening (gemeente, parochie…). De voorwaarden voor de lening zullen opgelegd worden door de bank. Die zal ook bepalen hoeveel rente er moet betaald worden. De bank zal je hiervoor een overeenkomst voorleggen. Bij een hypothecaire lening moet er een leenakte opgesteld worden. Die moet getekend (verleden) worden voor een notaris. De leenakte wordt ook geregistreerd in een zogenaamd registratiekantoor. De kredietverstrekker neemt daarnaast een hypotheek op een onroerend goed, meestal de woning van de kredietnemer. Dit biedt een bijkomende zekerheid voor de kredietverstrekker, die in bepaalde gevallen beslag kan leggen op het gehypothekeerd onroerend goed.

6.3 EEN OBLIGATIELENING Bij een obligatielening wordt de som die de vereniging bij haar geldschieters wil lenen in kleinere stukken gesplitst. Zo krijgen sympathisanten de kans te investeren in delen van dit project. Je krijgt dus te maken met een relatief grote groep geldeisers. Aan dit systeem zijn wel enkele voorwaarden verbonden. Zo moet je onder meer een vzw zijn en moet de mogelijkheid om een obligatielening uit te schrijven in de statuten vermeld worden. De geldschieters krijgen een uitgifteblad waarop alles details vermeld moeten worden. Meer info over de obligatielening vind je op www.jeugdlokalen.be Het lotingsysteem Een mooie en haalbare toepassing van de obligatielening is een ‘lotingsysteem’. De intekenaars betalen een bepaald bedrag per lot. Hiervoor krijgen ze een bewijs (een soort van aandelenbriefje). Elk jaar worden er mensen uitgeloot die hun bedrag terugkrijgen; op het einde van de afgesproken periode (bijvoorbeeld 10 jaar) heeft iedereen zijn geld terug. Bovendien zijn er soms sympathisanten die, althans wanneer het kleinere loten betreft, afzien van terugbetaling. Op het lot moet een en ander vermeld worden. Wil je een lotingsysteem toepassen, dan kan je best vooraf inlichtingen inwinnen bij een deskundige ter zake of bij mensen met de nodige ervaring. Ook in een lotingsysteem ga je dus een krediet aan. Een voorbeeld voor zo’n lotingsysteem vind je op www.jeugdlokalen.be. 41

7 VERHUUR VAN HET LOKAAL Een mogelijkheid om achteraf geld te recupereren is een deel van je lokaal te verhuren voor allerlei activiteiten. Mits een kleine investering kan je soms al een lokaal ‘verhuurklaar’ maken voor andere groepen. Door een regelmatig verhuur kan je heel wat uitgaven terug verdienen. Je kan ook je lokaal verhuren als kamp- of weekendplaats. Je moet je echter wel afvragen of de ligging van jullie lokalen hiervoor voldoende aantrekkelijk is (zou je er zelf op kamp of op weekend willen gaan?). Informeer je ook bij de gemeente of er geen specifieke politiereglementen zijn die bepaalde voorwaarden opleggen qua veiligheid of andere verplichtingen. Je lokaal verhuren geeft ook nadelen. Je hebt niet langer het exclusief gebruik en zal dus soms niet in je lokalen kunnen. Er zal regelmatig schade zijn. En het vraagt heel wat opvolgingswerk.

7.1 Occasionele verhuur Er zijn groepen die hun lokalen sporadisch verhuren: voor een weekendje van een bevriende leidingploeg of voor één of 2 bivakperiodes. Dat noemen we occasioneel verhuren. Als jullie slechts enkele keren per jaar de lokalen verhuren, vallen jullie onder het toezicht van de gemeente. Wat betreft brandveiligheid, bijvoorbeeld, val je dan ook onder het reglement van de gemeente (dit verschilt van gemeente tot gemeente). Je kan best eens aankloppen bij de jeugddienst om ‘ter info’ het reglement van de gemeentelijke brandweer aan te vragen en te vragen of jullie gemeente een reglement heeft voor het verhuren van lokalen. Het kan (financieel) interessant zijn om vaker te verhuren. Aan jullie de keuze. Meer info hierover in het volgende onderdeel.

7.2 Verhuur als weekend- en/of kampplaats Lokalen die op regelmatige basis verhuurd worden voor weekends en/of in de kampperiode moeten over een minimale brandveiligheid en hygiëne beschikken. Sinds 2004 bestaan er 2 Vlaamse decreten die het ondersteunen, erkennen en subsidiëren van bivakhuizen regelen (decreet Jeugdverblijfcentra en decreet Toerisme voor allen). Als je onder andere aan de brandveiligheids- en hygiënenormen voldoet, kan je je lokaal laten erkennen (en subsidies krijgen). Als je erkend wordt en voldoet aan de subsidievoorwaarden, kan je basis- en werkingssubsidies krijgen via het ene decreet, of (ver)bouwsubsidies in het andere decreet. Op www.cjt.be vind je meer info onder ‘Erkenningen en subsidies’. Ook in de aanloop naar een erkenning kan je subsidies krijgen. Dit om aanpassingen te doen aan je lokaal, zodat het voldoet aan de erkenningnormen. Dit is niet alleen voor je eigen groep een voordeel, maar ook voor alle groepen die zoeken naar een goede kampplaats. Erkend worden is echter geen plicht. Lokalen die niet erkend (willen) worden, hebben het recht om te verhuren, maar vallen onder de bevoegdheid van de gemeente. Als je je lokaal wil laten erkennen en subsidiëren, neem je best contact op met het Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT). CJT biedt ondersteuning aan alle uitbaters van jeugdverblijfscentra. Dus als je vragen hebt, kan je bij hen terecht. CJT biedt ook financiële ondersteuning (in de vorm van een renteloze lening) in ruil voor de mogelijkheid om in het nieuwe gebouw jeugdkampen te boeken. Voor meer informatie surf je naar www.cjt.be en klik je door naar Uitbater zoekt info > Ons aanbod > Renteloze lening. Info: Centrum voor Jeugdtoerisme Bergstraat 16 9820 Merelbeke T 09 231 86 76 cjt@cjt.be www.cjt.be

Jeugdbeweging opent nieuw, zelfgebouwd heem. Huba heeft voor eerste keer in geschiedenis eigen lokaal. HULSTE - KLJ-groep Huba (Hulste-Bavikhove) heeft voor het eerst in haar geschiedenis een eigen heem geopend. Het nieuwe lokaal is een typisch product van industriebouw en werd in een jaar tijd volledig ingericht. Het heem aan de Tieltsestraat werd bijna helemaal door KLJ-vrijwilligers opgetrokken. “Alleen het gieten van de betonplaat, de ruwbouw en het sanitair waren voor rekening van aannemers-specialisten. De rest deden wij allemaal zelf”, zegt woordvoerder Thomas Verstraete. Voor de financiering van het project kon Huba een beroep doen op de stad Harelbeke. Die heeft voor alle jeugdverenigingen een bouw-renovatiefonds opgericht. Dat moet voorzien in subsidies voor (onder andere) nieuwbouwprojecten. “Wij kregen een toelage van vijftig procent van de kosten, voor veiligheidstoepassingen loopt dat op tot 75 procent. De rest financierden wij zelf, met de opbrengst van diverse activiteiten: kaartingen, galabals, fuiven... Daarvoor hebben wij tien jaar lang een spaarpotje aangelegd”, legt Verstraete uit. Zo beschikt de KLJ-groep nu over een heem van tweehonderd vierkante meter. “En dus kunnen we onze vijftig leden elke twee weken binnen- én buitenactiviteiten aanbieden. Het is de allereerste keer in de geschiedenis van de jeugdbeweging dat Huba over een eigen heem beschikt. Voordien huurden we een lokaal. Dat is nu allemaal verleden tijd.” Thomas Verstraete hoopt gespaard te blijven van vandalisme. “Onze ruiten zaten nog maar in het gebouw of men gooide er al een steen tegen. De politie van zone Gavers komt wel drie keer per dag patrouilleren, maar toch gaan wij zelf nog meer investeren in veiligheid. Zo denken wij aan extra (buiten)verlichting.” De jeugdbeweging schreef daarom ook een brief naar het stadsbestuur met de vraag of er op dat vlak nog iets mogelijk is. “En voor het overige focussen wij ons nu helemaal op onze Nacht van de Wittekerke. Die vindt traditioneel plaats op de eerste zaterdag van augustus, naast supermarkt Huis Maria aan de Brugsestraat. Dit jaar is dat op 2 augustus.” Jan Decock - 15/07/2008 - Het Nieuwsblad

€

DEEL 3 UITGAVEN

Wie het financieel beheer voert van een jeugdvereniging, krijgt heel wat facturen onder ogen, zowel voor grote en kleine eenmalige uitgaven als voor regelmatig terugkerende kosten. Met dit hoofdstuk willen we je helpen het overzicht te bewaren over je uitgaven. Het eerste deel in dit hoofdstuk is meteen een buitenbeentje. De grootste kost voor een jeugdlokaal is een nieuwbouw of verbouwing. Hoe je aan subsidies geraakt, kwam je in het vorige hoofdstuk te weten. Maar er zijn nog tal van andere manieren om het totale kostenplaatje te drukken. Die zetten we hier op een rijtje. In de volgende delen geven we een overzicht van de vaste, terugkerende kosten waarmee een jeugdvereniging af te rekenen krijgt. Wie een lokaal huurt, zal huurkosten moeten betalen. Onderhoudskosten maak je om ervoor te zorgen dat je lokaal in optimale conditie blijft. Daarnaast zal je ook moeten betalen voor water en -energiefacturen, verzekeringen en belastingen. En wie een lening heeft aangegaan, zal die uiteraard moeten terugbetalen. De kunst is op voorhand rekening te houden met deze kosten en te weten welke kortingen je kan krijgen. Wie uitgaven heeft, wil die uiteraard zoveel mogelijk beperken. We willen je dan ook helpen met zoveel mogelijk tips om dat te doen. Deze tips vind je doorheen dit hoofdstuk terug in de kaderstukjes. 47

1 NIEUWBOUW OF VERBOUWING Een financieel plan opstellen voor grote bouwwerken is een hele klus. Daarvoor verwijzen we graag naar onze brochure over het bouwproces . Hier willen we aantonen hoe je op een creatieve manier de kosten kan beperken. Dat kan je doen met hulp van de gemeente, door zelf de handen uit de mouwen te steken, door op zoek te gaan naar goedkope materialen… Ongetwijfeld kan je zelf nog tal van goedkope oplossingen bedenken. We geven alvast enkele mogelijkheden die zeker de moeite van het overwegen waard zijn.

1.1 KOSTENBESPARING Een van de belangrijkste manieren om het budget rond te krijgen, is er voor te zorgen dat de kosten zo laag mogelijk gehouden worden. Waar mogelijk kunnen jullie zelf een deel van de werken uitvoeren of beroep doen op deskundige mensen uit de groepsomgeving die een handje willen toesteken. Ook op de materiaalkosten kan er bespaard worden. Soms kan je tweedehands of afgedankt materiaal krijgen of goedkoop op de kop tikken. Er bestaan speciale tweedehands bouwzaken. Sommige aannemers laten ‘bekenden’ toe om net voor de afbraak nog bruikbare elementen te verwijderen (valse zoldering…). Let wel op de veiligheid van dit soort materiaal (elektriciteit, gastoestellen…) en zorg steeds dat je correct verzekerd bent vooraleer je met je groep iets gaat afbreken. Ook nieuwe materialen kan je soms voor een prikje op de kop tikken. Kwalitatief goede materialen kosten na een faillissement heel wat minder. Voor grote aankopen moet je zeker proberen een korting af te dingen. Neem ook de tijd om te vergelijken. Spreek verschillende personen aan om een zo goedkoop mogelijke prijs te bedingen. Hou bij dit alles ook de kwaliteit en de duurzaamheid in het oog. Snel spullen moeten herstellen is niet alleen frustrerend, maar kost vaak meer dan meteen wat meer te investeren in stevig materiaal. Concrete ideeën en materiaalvergelijkingen vind je terug in een andere brochure van Locomotief: ‘De Steenworp’. Je kan deze brochure downloaden op www. jeugdlokalen.be. Neem ook zeker eens een kijkje op www.livios.be voor heel wat tips over financiering en op www.energiesparen.be voor een bundeling van premies en subsidiemogelijkheden die te maken hebben met het sparen van energie.

Een manier om inkomsten ‘in natura’ te genereren, is samenwerking met anderen. Je kan heel wat besparen door binnen je groepsomgeving op zoek te gaan naar mensen die een handje kunnen toesteken. Misschien is de eigenaar van jullie gebouw wel bereid om een duit in het zakje te doen? Je kan met bevriende jeugdverenigingen een gezamenlijk project op poten zetten.

1.2 DE GEMEENTE STELT MATERIAAL EN KENNIS TER BESCHIKKING De gemeente kan de zelfbouw van lokalen stimuleren en financieel ondersteunen door in te staan voor de aankoop van de nodigde bouwmaterialen of het ter beschikking stellen van zwaar materieel, zoals een betonmolen, een graafmachine... Binnen een gemeentebestuur werken verscheidene mensen (ingenieurs, architecten, diverse werklui…) met een uitgesproken deskundigheid in verband met bouwen of verbouwen. Hun tips en adviezen kunnen verenigingen met bouw- of verbouwingsplannen veel geld en tijd besparen, zeker wanneer de vereniging de werken in eigen beheer uitvoert. Denk bijvoorbeeld aan advies in verband met het aanvragen van een stedenbouwkundige vergunning, het opmaken van een kostenraming, materiaalkeuze en technische installaties, beoordeling van offertes, beoordeling van het door een aannemer afgeleverde werk enzovoort. Op het vlak van brandveiligheid en diefstalpreventie kunnen respectievelijk brandweer en politie waardevolle tips geven die niet zo heel veel moeten kosten, maar misschien heel wat kosten kunnen uitsparen.

1.3 DE EIGENAAR VAN HET GEBOUW OF DE GROND Heel wat jeugdverenigingen zijn nog gehuisvest in parochiale gebouwen. Bij verbouwingsplannen moet je onderhandelen met de eigenaar. Ten eerste om toestemming te krijgen, maar ook om af te spreken wie er voor de kosten instaat. Als je daarbij zelf investeert, is het heel belangrijk om de schriftelijke garantie te hebben dat je de lokalen nog verscheidene jaren kan gebruiken. Er zijn ook bredere samenwerkingsverbanden mogelijk tussen de parochie, de gemeente en jullie vereniging. Voor nieuwbouw kan je ook nagaan of de parochie of kerkfabriek eventueel een bouwgrond ter beschikking kan en wil stellen. Ook dan heb je een sluitende overeenkomst nodig (bijvoorbeeld recht van opstal of erfpacht). Soms (nogal regionaal afhankelijk) is het mogelijk om vanuit het decanaat of het bisdom financiële ondersteuning te krijgen. Ook voor renteloze leningen of borgstellingen kunnen jeugdverenigingen soms aankloppen bij hun parochie. Veel zal echter afhangen van de kwaliteit van de relatie, de financiële mogelijkheden en de prioriteiten van de plaatselijke of regionale parochiale instanties. Meer informatie rond schriftelijke overeenkomsten vind je in de brochure ‘Den Deal’ van Locomotief. Je kan deze brochure downloaden op www.jeugdlokalen. be. 49

Nieuwbouw haalt Elverseelse Chiro Pripo uit lokalennood ELVERSELE - … Dat die zolang aansleepten, heeft alles te maken met het feit dat de nieuwbouw opgetrokken werd door leden van het oudercomité, ouders, jongeren en sympathisanten. “Als je zo’n project van de eerste tot de laatste steen met eigen mensen realiseert, vergt dat tijd. We gebruikten zelfs gerecycleerde materialen om de kostprijs nog verder te drukken. Zo gingen we in Mechelen een huis afbreken en daarvan recupereerden we onder andere de keuken en de binnentrap” vertelt Van Damme. Door de inzet van vrijwilligers, de subsidie van de gemeente, de opbrengst van Breughelavonden, barbecues en Paletrock slaagde Chiro Pripo erin om na afloop van het nieuwbouwproject toch schuldenvrij te zijn. “Dat hadden we nooit durven hopen. Nieuwe inkomsten zullen besteed worden aan de modernisering van de speeluitrusting en aan de inrichting van de tien lokalen in de nieuwbouw. Die telt twee verdiepingen en beantwoordt aan alle veiligheidsvoorschriften van de brandweer.” verzekert Aloïs Van Damme. Yves Vrebos - 24/09/2001 - Gazet Van Antwerpen

1.4 OUDERS, OUD-LEIDING, OUD-MEDEWERKERS... Betrek ouders en oud-leiding bij de bouw of verbouwing. Voor hen is het belangrijk dat hun kinderen in een goed lokaal terecht kunnen. Oud-leiding of oud-medewerkers komen vaak uit plezier een paar dagen ‘terug’ meewerken. Soms zitten er tussen die ouders, oud-leiding en andere sympathisanten specialisten die jullie met raad en daad kunnen bijstaan (architecten, notarissen, metselaars, loodgieters…). Van deze mensen krijg je misschien wel een vriendenprijsje om bepaalde klusjes op te knappen. Probeer om met een aantal van die mensen een werkgroep op te richten, die zich specifiek met de bouwperikelen bezig houdt. Zo kan je de leiding alvast sterk ontlasten. Zorg er wel voor dat je bij het plannen maken en bij de werken zelf betrokken blijft. Bijvoorbeeld door op zijn minst één persoon van de leiding- of bestuursploeg actief aan de werkgroep te laten deelnemen. Het blijft immers jullie lokaal. Vergeet ook niet om mensen die een handje komen helpen correct te verzekeren. Informeer je vooraf bij je landelijke koepel. Meer informatie hierover vind je ook in de brochure ‘Jeugdlokalen & het bouwproces’ van Locomotief. Zie www.jeugdlokalen.be. 50

1.5 SAMENWERKING MET BEVRIENDE ORGANISATIES Als er nog jeugdverenigingen (of andere verenigingen) met bouwplannen rondlopen, kan je overwegen om samen een project uit te werken. Je kan op de jeugdraad eens polsen of er andere organisaties hier plannen rond hebben. Zo’n samenwerking kan de kostprijs drukken, omdat je een aantal gezamenlijke voorzieningen kan delen (bijvoorbeeld bouwgrond, ruwbouwwerken, sanitair, polyvalente ruimte…). Bijzonder belangrijk is echter dat er goede en sluitende afspraken en overeenkomsten gemaakt worden. Wellicht is het ook aangewezen om een gezamenlijk bouwcomité of vzw op te richten. Als je in een gebouw zit met meerdere verenigingen, kan je een aantal zaken samen regelen. Over groepsaankoop hadden we het al op bladzijde 25. Ga ook zeker eens op zoek naar de mogelijkheden om bijvoorbeeld de BTW te recupereren bij verbouwingen. Meer informatie over BTW vind je in de lokalenmap. Neem hiervoor een kijkje op www.lokalenmap.be.

1.6 BOUWORDE VZW Een vrijwilligersorganisatie die jongeren de kans biedt om daadwerkelijk de handen uit de mouwen te steken voor kansarme en arme mensen in de samenleving. Zij richt zich vooral op de verbetering van de woonomstandigheden. Is jouw jongerenwerking ook gericht naar (kans)armen? Dan kan je bij Bouworde aankloppen voor hulp bij het leefbaar(der) maken van jullie lokalen. Dat kan op twee manieren: • vrijwilligers komen ter plaatse helpen bij het verwezenlijken van de werken, • architecten kan je aanspreken voor schetsen, ontwerpen en plannen. Info: Bouworde Tiensesteenweg 157 3010 Kessel-Lo T 016 25 91 44 vzw.bouworde@pandora.be www.bouworde.be

1.7 BEROEPSOPLEIDINGEN, BEROEPSSCHOLEN, VDABOPLEIDINGEN Er zijn ook verschillende jeugdverenigingen die voor hun bouwproject samenwerkten met dergelijke beroepsopleidingen. Voor deze organisaties is het een mooie kans om in hun opleiding realistische praktijkervaring in te bouwen zonder extra materiaalkosten. Voor de jeugdvereniging is het een mogelijkheid om bepaalde werken en plaatsingen degelijk en gratis te laten uitvoeren. Ook hier zal je zelf moeten nagaan of er in jouw buurt zulke organisaties zijn en of die geïnteresseerd zijn in een dergelijke samenwerking.

Leerlingen bouwen scoutslokalen BOORTMEERBEEK/MECHELEN - Een groep leerlingen van de afdeling bouw van de Technische Scholen Mechelen (TSM) streek gisteren neer aan de scoutslokalen aan de Schoubroekstraat in Boortmeerbeek. De leerlingen trekken er de ruwbouw van de nieuwe scoutslokalen op. ”Een primeur voor onze school”, zegt leerkracht Koen Plaskie. Als alles goed gaat, is de ruwbouw tegen het einde van het schooljaar klaar. De oude gebouwen van de scouts waren versleten en worden afgebroken. In de plaats komen twee nieuwe gebouwen met sanitair en lokalen voor alle leeftijdsgroepen. De leerlingen van de TSM zorgen voor de ruwbouw. De afwerking, dakwerken en schrijnwerkerij zijn voor aannemers. Het is de eerste keer dat de afdeling bouw van de Technische Scholen Mechelen buiten de schoolmuren op een werf gaat werken. “Normaal doen we praktijkoefeningen op school. Maar omdat er te weinig plaats is voor het grote aantal leerlingen, trekken we nu naar een echte werf”, zegt leraar Koen Plaskie. “Zo kunnen de leerlingen het hele proces van op de eerste rij volgen.” Aan het project werken leerlingen van het vijfde, zesde en het zevende jaar mee. “Vandaag wordt de werf ingericht. De leerlingen moeten ervoor zorgen dat alles z’n plaats krijgt.” Eens de werf is ingericht, kan het echte metselwerk beginnen. goede ervaring Voor de leerlingen is het eens iets anders. “Het is een goede ervaring en het is bovendien veel leuker dan een hele dag op school zitten”, vinden Mohammed en Mike van het vijfde jaar. Ook de scoutsgroep is blij met dit project. “Voor de scouts is dit natuurlijk ook voordelig. En voor onze leerlingen is het een fantastische ervaring. Wat je op een werf ziet, zie je niet op school”, zegt centrumdirecteur van de TSM en voorzitter van de scouts Dirk Kops. “Het is de eerste keer dat we dit doen, maar we gaan zeker op zoek naar nieuwe projecten voor de volgende jaren”, aldus nog Kops. Jeroen Vissenaekens – 12/09/2007 – Het Laatste Nieuws

1.8 PWA – PLAATSELIJK WERKGELEGENHEIDSAGENTSCHAP In het PWA kunnen bepaalde categorieën van werklozen verschillende uren per maand aan de slag om bepaalde taken uit te voeren voor individuen, instanties, vzw’s… Daarvoor krijgen ze een bepaalde vergoeding per uur bovenop de werkloosheidsuitkering. De gebruiker van deze diensten betaalt met een systeem van PWA-cheques. Er zijn voorbeelden van jeugdverenigingen die hierop een beroep deden voor bepaalde onderhoudstaken en verfraaiings- en verbouwingswerken (bijvoorbeeld installatie sanitair, buiteninrichting…). Wat wel of niet in aanmerking komt, wordt bepaald door de lokale beheerders van elk PWA. Wat concreet kan worden uitgevoerd is eveneens afhankelijk van de plaatselijke mogelijkheden. Voor meer informatie klop je dus best aan bij de plaatselijke PWA-beambten. Hou er alvast rekening mee dat je toch nog ongeveer € 6,50 per uur zal moeten neertellen, en dat het in de praktijk lang niet overal mogelijk is om voldoende kandidaten te vinden. Chiro Pako heeft bouwplannen De Nijlense Chiro Pako heeft de plannen klaar voor een nieuw huis aan de Zandlaan. “Het wordt een degelijk gebouw dat we als bivakplaats kunnen verhuren, want daardoor komt er geld binnen. Voor het overige kunnen we de kostprijs beperkt houden door een samenwerking met de VDAB en natuurlijk veel vrijwilligers”, zegt Emile Daems van het bouwcomité. … “In het oude gebouw komt volledig nieuw sanitair dat eveneens aangepast moet zijn als bivakplaats. We hebben gelukkig goede contacten met de VDAB. Het ligt in de bedoeling dat wij het materiaal betalen en dat mensen van de VDAB de ruwbouw zetten. Het Gemeentelijk Instituut voor Technisch Onderwijs maakt de ramen en dan zijn er nog de vrijwilligers. Hierdoor moeten we het met een kostprijs van 6 miljoen kunnen stellen”, gaat Daems verder. … Bob Theeuws - 16/10/2001 – Nieuwsblad

2 HUURKOSTEN Een huurovereenkomst is een overeenkomst waarbij de verhuurder (meestal de eigenaar) zich ertoe verbindt om tegen betaling van een bepaald bedrag het tijdelijk genot van een goed te verlenen aan de huurder (gebruiker). De huurder verbindt zich tot het betalen van een bepaald bedrag. Je betaalt dus voor het recht om een lokaal te mogen gebruiken gedurende een bepaalde tijd. Een huurovereenkomst kan zowel mondeling als schriftelijk worden afgesloten. Prijs, wijze van betaling, betalingstermijn De belangrijkste bepalingen in het contract zijn de huurprijs en welke kosten wel en niet inbegrepen zijn. Ben je van plan een lokaal te huren, maak dan van bij het begin afspraken over wanneer en hoe het voorschot, de waarborg en de huur zelf betaald moeten worden. Laat het tijdstip van betaling (betalingstermijn) ook in het contract vastleggen. Huren jullie al een lokaal, dan vind je deze gegevens in het huurcontract. De overeengekomen prijs moet vast en definitief zijn, tenzij het contract een prijswijziging onder precieze voorwaarden vermeldt, met opgave van de uiterste datum waarop dit kan gebeuren. De enige uitzondering is een onmiskenbare fout in de berekening. Een aanpassing van de huurprijs aan de kosten van het levensonderhoud is slechts eenmaal per huurjaar toegelaten en mag ten vroegste op de verjaardag van de inwerkingtreding van de huurovereenkomst. Deze aanpassing gebeurt op basis van de indexcijfers. Als je als huurder meer betaald hebt dan je volgens het contract verschuldigd bent, dan moet dat deel op jouw verzoek worden terugbetaald. Indien je zelf investeringswerken doet in het gebouw (waardoor de waarde ervan vermeerdert), dan is er in het gemeen huurrecht geen wettelijke regeling om een nieuwe huurprijs vast te leggen. Dit dien je dus ook vooraf duidelijk te regelen in je contract. Een mogelijkheid kan zijn dat je als huurder een aantal maanden vrijgesteld wordt van het betalen van de huur voor een waarde die overeenkomt met het ge誰nvesteerde bedrag. Indien de verhuurder verbeteringswerken verricht, mag hij in geen geval de huurprijs hiervoor verhogen, als hierover niets in het contract werd voorzien.

Huurders nemen best volgende tips in acht: • stel jezelf veilig en overweeg eventueel het oprichten van een vzw die het huurcontract kan ondertekenen. Anders blijf je in principe hoofdelijk aansprakelijk als verantwoordelijke begeleider. Laat je adviseren door iemand met een juridische opleiding, of steek eens je licht op bij jouw landelijk secretariaat, • opteer steeds voor een schriftelijke huurovereenkomst, • laat hierin duidelijk aanpassingen van de huurprijs, betalingsmodaliteiten, en mogelijke bijkomende kosten opnemen, • bepleit duidelijke afspraken over herstellingen, onderhouds- en aanpassingswerken en neem deze mee op in het contract. Laat niet na een degelijke brandverzekering met voldoende dekking af te sluiten, tenzij de verhuurder degelijk verzekerd is én schriftelijk afstand van verhaal doet. Besparingstip Soms komt de gemeente financieel tussen voor het huren van een lokaal. Ben je op zoek naar een geschikt lokaal en overweeg je te huren, informeer dan eerst eens bij de gemeente welke mogelijkheden er zijn (zie ook deel 2, 1 Overheidssteun). Wil je meer concrete tips en info over het huren van een lokaal? Ben je op zoek naar voorbeeldcontracten? Lees dan ‘Den Deal’ van Locomotief. Deze brochure kun je downloaden op www.jeugdlokalen.be.

3 ONDERHOUDSKOSTEN Een goed lokaal is een lokaal dat ook goed onderhouden wordt. We hebben het dan niet enkel over propere vloeren en een plafond zonder spinnenwebben, maar ook over het nakijken van de brandblusapparaten, keuring van elektriciteit- en gasinstallaties, vegen van de schoorsteen… Er zijn heel wat kosten om je lokaal in orde te houden. Zorg dat je goed bijhoudt welke kosten je wanneer mag verwachten. Houd ook rekening met een aantal kleine herstellingswerken. Het meubilair van je lokaal is na een tijd aan vervanging toe en er sneuvelt al eens een ruit bij een spelletje voetbal. Besparingstip Het kan de moeite lonen om eens binnen te springen bij de gemeente. Misschien kan de gemeentelijke technische dienst mee instaan voor het onderhoud van het groen of kan je ze inschakelen bij kleine herstellingen. Sommige gemeenten beschikken zelfs over een reglement waarin vermeld staat in welke gevallen een jeugdbeweging een beroep kan doen op technische ondersteuning. Of informeer eens naar de mogelijkheid om bepaalde gereglementeerde controles door de gemeente te laten organiseren voor alle jeugdlokalen op het grondgebied. Bij de onderhoudskosten komen ook nog de kosten voor keuringen die je regelmatig moet laten uitvoeren. We geven hieronder een overzicht, waarbij we kort uitleggen wat je moet laten keuren, volgens welke regelmaat en waar je hiervoor terecht kan.

3.1 KLEINE BLUSTOESTELLEN De meeste jeugdlokalen zijn uitgerust met kleine blustoestellen. Dit zijn de toestellen die bestemd zijn voor het blussen van branden in de beginfase. Er staat niet expliciet in de wetgeving dat brandblussers jaarlijks gekeurd moeten worden, wel staat er bijvoorbeeld in het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming (ARAB) in artikel 52 dat de middelen voor brandbestrijding ‘geregeld’ moeten nagezien worden. In de norm NBN S21-050 staat dat brandblussers jaarlijks gekeurd moeten worden, en wat er bij die keuring moet gebeuren. Het gaat hier echter om een norm en niet om een wettelijke verplichting. De meeste keuringsfirma’s keuren brandblussers jaarlijks. We gaan ervan uit dat dit een goede praktijk is.

In een aantal gevallen kan er wel een contractuele verplichting zijn. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een jaarlijkse keuring in een clausule in de brandverzekering is opgenomen. Het is raadzaam na te gaan of dat zo is. Belangrijk is om dit te checken bij de verzekeraar waarmee de brandverzekering werd afgesloten. De keuring gebeurt in principe vanaf 1 jaar na de levering van de blussers, en de normale levensduur van een blusser is voorzien op 20 jaar, maar kan op verantwoordelijkheid van de leverancier verlengd worden.

3.2 ELEKTRICITEITSINSTALLATIE Elke eigenaar van een gebouw moet een elektriciteitsdossier kunnen voorleggen. Dit is wettelijk vastgelegd in het Algemeen Reglement op de Elektrische Installaties (AREI). Een van de verplichte onderdelen van dit dossier is het keuringsverlag. Dit verslag wordt afgegeven bij aanleg en controle van een elektrische installatie, zeg maar het elektriciteitsnetwerk in het lokaal. De elektrische installatie moet 1 keer per 5 jaar verplicht gecontroleerd worden. Laat je ten minste vijfjaarlijks de installatie keuren, dan ben je zeker wettelijk in orde. Het is echter aan te raden dat 1 keer per jaar te doen en beter het zekere voor het onzekere te nemen. De elektrische installatie is namelijk ĂŠĂŠn van de grote pijnpunten op het vlak van brandveiligheid. In sommige gemeenten stelt men een jaarlijkse controle voorop. Vaak blijkt dan dat heel wat defecten het gevolg zijn van slechts gewoon gebruik en niet eens van onachtzaamheden. Na de controle zal een attest worden afgeven, dat bij het elektriciteitsdossier gevoegd kan worden. Is de installatie niet in orde, dan zal de controleur adviseren wat moet worden aangepakt en moet de installateur worden ingeschakeld om het euvel te verhelpen.

3.3 GASINSTALLATIE Voor de veiligheid van een jeugdlokaal is het belangrijk dat de gasinstallatie veilig en in orde is. Met de gasinstallatie worden de gasmeter, de binnenleiding en de gebruikstoestellen bedoeld. Een gasinstallatie kan alleen veilig zijn wanneer deze jaarlijks wordt onderhouden door een erkend bedrijf en wanneer deze regelmatig gecontroleerd wordt.

De onderhoudsplicht voor een gastoestel is in Vlaanderen namelijk wettelijk vastgelegd op eens om de 2 jaar. Voor de gehele installatie zijn er als particulier geen bijkomende controles verplicht, maar natuurlijk moet het geheel wel gecontroleerd worden bij de aanleg van een nieuwe installatie of bij uitbreiding. Als je als jeugdwerk personeel tewerkstelt, gelden tevens de bepalingen van het ARAB (Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming), de Codex Welzijn. Die stellen onder meer dat een jaarlijkse controle van de installatie verplicht is. Hoe die controle moet uitgevoerd worden, is niet bepaald.

3.4 STOOKOLIETANKS Er zijn verschillende soorten stookolietanks. De wettelijke bepalingen verschillen voor bovengrondse of ondergrondse tanks, en voor bestaande of nieuwe stookolietanks. Verder gelden er naargelang het soort tank (metalen, polyester enzovoort) ook andere wettelijke bepalingen. Het eerste wat je dus te doen staat, is uitmaken met welke bestaande stookolietank je te maken hebt. Ook als je het gebruik van een nieuwe stookolietank overweegt, moet je een aantal wettelijke bepalingen in acht nemen. De gemakkelijkste methode om een stookolietank te checken, is de gegevens te controleren op je groene dop. Heb je geen groene dop, dan is je stookolietank niet gekeurd! In Vlaanderen moeten de verplichte onderhoudscontroles om de 2 à 5 jaar gebeuren. Wil je weten welke bepalingen voor jouw tank van toepassing zijn, dan kan je terecht op de website www.infomazout.be. Daar vind je meer informatie over mazoutreservoirs en wordt je de weg gewezen in de wetgeving.

3.5 REINIGEN SCHOORSTEEN Voor diegenen die zich de luxe van een (werkende) schoorsteen kunnen permitteren: let op. Je moet rekening houden met een aantal zaken. In het Koninklijk Besluit van 06/01/1978 worden een aantal verplichtingen opgelegd. De schoorsteen moet elk jaar een onderhoudsbeurt krijgen door een schoorsteenveger, een reinigingsbedrijf of een bevoegd technicus, met maximum 15 maanden tussen de 2 onderhoudsbeurten. In geval van vloeibare brandstof moet ook de brander jaarlijks nagekeken en afgesteld worden door een bevoegd technicus die een controleproef uitvoert. Indien het onderhoud uitgevoerd wordt, vergeet dan niet een attest te vragen! Dit attest moet minimaal 2 jaar bijgehouden worden. Wanneer je dit attest niet hebt en er breekt brand uit en de schoorsteen blijkt de oorzaak, dan vergoedt de brandverzekering geen enkele schade. Voor adressen van schoorsteenvegers kun je terecht bij de federatie van Belgische schoorsteenvegers, www.fbs-frb.be. Deze lijst is zeker niet uitputtend, je kunt bijvoorbeeld ook gewoon het telefoonboek raadplegen. Let er bovendien op dat een niet goed gereinigde schoorsteen kan zorgen voor co2 vergiftiging, omdat de schoorsteen niet meer goed ‘trekt’. Het reinigen van een schoorsteen heeft dus meer voordelen dan je denkt! Het is voor je eigen veiligheid! Meer informatie vind je op www.verwarming-info.be.

4 WATER- EN ENERGIEFACTUREN Elektriciteit, gas en water moeten betaald worden. Zonder deze zaken kan een jeugdlokaal immers niet draaien.

4.1 ELEKTRICITEIT EN GAS Sinds 2004 is de energiemarkt vrij. Dat wil zeggen dat men zelf kan kiezen bij wie men gas en elektriciteit wil kopen. Op www.vreg.be (Vlaamse Reguleringsinstantie voor de Elektriciteits- en Gasmarkt) is informatie te vinden waarmee je een goede, gefundeerde keuze kan maken tussen de verschillende aanbieders. Op deze website staan ook de adressen van de netbeheerders die gecontacteerd moeten worden voor de aansluiting van gas en elektriciteit per gemeente (bijvoorbeeld Imewo, Iveka, Sibelgas, IMEA…).

4.2 WATER De leverancier van water kan niet worden gekozen. Die ligt vast per gemeente of streek. De drinkwatervoorziening in Vlaanderen wordt verzorgd door 5 openbare drinkwaterbedrijven, enkele kleinere, gemengde bedrijven en een aantal stedelijke of gemeentelijke regies. Op de website van de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening zijn onder ‘Tarieven’ voorbeelden te vinden van een aantal facturen: www.vmw.be . Wanneer een jeugdlokaal moet worden aangesloten op de waterleiding is het nodig om hiervoor een aansluitingsformulier in te vullen. Dit formulier is altijd te vinden bij de bouwvergunning of kan worden aangevraagd bij de gemeente.

4.3 HOE MOET ER BETAALD WORDEN? De betaling van gas, elektriciteit, en water gebeurt met voorschotten. Bij de aansluiting schat men hoeveel het gebruik zal bedragen. Op basis daarvan wordt er regelmatig een rekening gestuurd, bijvoorbeeld maandelijks. Een keer per jaar komt de maatschappij de meterstand opnemen of wordt gevraagd om die via de telefoon of online door te geven. Enige tijd later wordt dan de afrekening gestuurd. Hierop staat of er bijbetaald moet worden of er een bedrag terugbetaald wordt. Dit is uiteraard afhankelijk van het verbruik. Op basis daarvan wordt eventueel de maandelijkse of trimesteriele factuur herbekeken. 60

Besparingstips FINANCIËLE TUSSENKOMST IN DE ENERGIEKOSTEN DOOR DE GEMEENTE Energiekosten kunnen vlug oplopen. De gemeente kan zelf de aansluiting vragen bij de elektriciteitsmaatschappij. Dit kan zelfs wanneer het lokaal particulier eigendom is van de jeugdvereniging. Omdat de meeste gemeenten deel uitmaken van een intercommunale voor de energietoelevering en distributie, krijgen zij hun energierekening aan een gunsttarief. INTERCOMMUNALES In het kader van het stimuleren van rationeel energieverbruik zijn er heel wat tegemoetkomingen te verkrijgen, als je bij je bouw- of verbouwwerkzaamheden bepaalde energiezuinige investeringen doet. Zo kan je misschien bij de intercommunale van jouw gemeente terecht voor de volgende zaken: • Je kan bij je elektriciteitsverdeler een aanvraag indienen om voor een klein bedrag een ‘energie-audit’ te laten uitvoeren. Zo’n audit geeft je een antwoord op de vragen waar, hoeveel en op welke manier er energie in je lokaal kan worden bespaard. • Een premie bij de installatie van een hoogrendementsketel. • Subsidies voor de installatie van warmtepompen, waterpompboilers of zonneboilers. • Bij de opwekking van elektriciteit met netgekoppelde fotovoltaïsche zonnepanelen met een vermogen kleiner dan 3 kWp kan het overschot aan elektriciteit worden teruggeleverd aan het net. Dit betekent in praktijk dat de opgewekte elektriciteit wordt vergoed tegen dagtarief. Als je geïnteresseerd bent in een of meer van deze premies, vraag je best even bij de energie-intercommunale van jouw gemeente na in hoeverre deze premies door deze intercommunale worden verstrekt. Deze premies kunnen soms hoog oplopen! Ook op www.emis.vito.be vind je heel wat nuttige informatie. EMIS staat voor het Energie en Milieu InformatieSysteem voor het Vlaamse Gewest. TIPS OM ENERGIE TE BESPAREN Willen jullie zelf de mouwen opstropen en energie besparen? We geven jullie alvast enkele tips mee: • Schakel een toestel helemaal uit in plaats van het in stand-by te zetten. De kleine lampjes die aangeven dat een toestel in stand-by staat, verbruiken dag en nacht elektriciteit. Die sluipverbruikers kosten jaarlijks heel wat energie (50 kWh per jaar)... en geld.

• Gebruik enkel licht waar het nodig is. Doof het licht in lokalen waar niemand is en laat lampen niet branden in ruimten waarin niet onmiddellijk iemand terugkeert. De laatste doet het licht uit! • Vergelijk bij het aankopen van elektrische toestellen steeds het energieverbruik. Die informatie vind je terug op het energielabel. Kies in ieder geval voor een A-labeltoestel. De zuinigste toestellen dragen een A+- of A++-label. • Gebruik zuinige lampen. Spaarlampen en TL-lampen zijn veel efficiënter en gaan langer mee. • Stel de thermostaten zuinig af. 1°C warmer stoken, betekent 7% meer verbruik! Trek op een frissere dag liever een trui aan dan harder te stoken. Uiteraard zijn deze tips maar het topje van de ijsberg. Rationeel energie verbruiken zou een gezonde reflex moeten zijn. Meer concrete energietips vind je op JeROM (surfen naar www.lne.be en bij doelgroepen doorklikken naar ‘jeugd’). Neem zeker ook eens een kijkje op www.energiesparen.be voor een bundeling van premies en subsidiemogelijkheden die te maken hebben met het sparen van energie.

5 VERZEKERINGEN Een verzekering is een contract dat je afsluit met een verzekeraar. Het verzekeringscontract biedt gedurende een bepaalde periode bescherming tegen de financiële gevolgen van schade die je lijdt of veroorzaakt. In ruil voor een verzekeringspremie biedt de verzekeraar een financiële vergoeding indien de verzekerde schade lijdt of veroorzaakt. Er zijn verschillende soorten verzekeringen die je kan afsluiten. Je kent waarschijnlijk wel de brandverzekering, de autoverzekering en de familiale polis. Voor elke risico schijnt er wel een verzekering te bestaan. Het antwoord op de vraag of je ‘goed’ bent verzekerd, ligt dan ook in de contracten die je afsloot. Reden genoeg om die contracten zorgvuldig te bestuderen. Voor je een verzekering afsluit, moet je informatie inwinnen. Raadpleeg bij voorkeur verschillende agenten of makelaars. Laat je bij de keuze voor een maatschappij of een tussenpersoon leiden door kennis en bekwaamheid, eerder dan door familiebanden of vrienden. De tussenpersoon heeft een heleboel informatie nodig om je de formule te kunnen aanraden die het best is aangepast aan jullie noden tegen de beste prijs. Verzwijg geen inlichtingen die de beoordeling van het risico kunnen beïnvloeden. Je kan er de voordelen van een verzekeringscontract mee tenietdoen. Maar ook je jeugdwerkkoepel kan je verder helpen: misschien hebben ze wel een overeenkomst met een makelaar waarmee ze samenwerken. De premie is de prijs van de verzekering. De prijs wordt bepaald door rekening te houden met de omvang van het risico en de geboden dekking. Het risico is de kans op schade. Binnen het verzekeringsaspect zijn onderstaande aandachtspunten belangrijk: • Je kan je nooit voor alles verzekeren. Uitgangspunt blijft dat je handelt als een goede huisvader, en zo heel wat problemen voorkomt. Altijd zullen er wel situaties zijn waarin de verzekering niet tussenkomt. Bij het kiezen van een verzekering vertrek je best van wat er regelmatig zou kunnen foutlopen, en niet van wat er ooit misschien eens zou kunnen mislopen. Te veel verzekeringen afsluiten kost je bovendien handenvol geld. • Neem de polis altijd grondig en volledig door. Het verzekeringstaaltje is niet makkelijk te begrijpen, maar mits wat studiewerk geeft dit je toch heel wat informatie. • Bestudeer de clausules aandachtig.

• Ga na of de dekking voldoende is. Zijn alle activiteiten die tot de kern van je werking behoren gedekt door de afgesloten verzekering? Verhuur je regelmatig je lokaal en is een extra verzekering gewenst? • Vermijd onderverzekering (de verzekerde som is lager dan het verzekerde belang). Als je bijvoorbeeld maar 80 procent van de waarde verzekert, krijg je maar 80 procent van de waarde vergoed bij schade; • Vermijd oververzekering (de verzekerde som is hoger dan het verzekerde belang). Je wordt nooit meer vergoed dan de waarde van het verzekerde. • Houd bij het afsluiten van een verzekering rekening met nieuwe leden, wervingsactiviteiten of openspeeldagen, verhuren… Vraag naar de mogelijkheid om nieuwe leden automatisch voor bijvoorbeeld drie samenkomsten te verzekeren. Alle risico’s tot en met de kleinste risico’s verzekeren is erg duur. Kleine schadegevallen kan je mits enige inspanning zelf oplossen. Zorg liever dat de grootste risico’s verzekerd zijn. Een verzekering neem je als het ware om het voortbestaan van de vereniging te waarborgen als er ooit schadegevallen ontstaan. Maak een kosten-batenanalyse. Weeg de wenselijkheid van een verzekering af aan de hand van de omvang van de vereniging, haar belangrijkste activiteiten, de premie enzovoort.

Welke verzekeringen zijn vereist voor je lokaal? • Brandverzekering gebouw Deze verzekering dekt de schade aan het gebouw ten gevolge van brand. In principe moet de eigenaar deze afsluiten, maar als deze weigert is het de verantwoordelijkheid van de huurder om dit te regelen. Vraag zeker na of de eigenaar ‘afstand van verhaal’ doet. Dat betekent dat, in geval van schade door brand, hij de kosten niet zal doorrekenen aan de gebruikers. De premie is gebaseerd op het bedrag dat het zou kosten om, in geval van brand, een gelijkaardig gebouw te heropbouwen. • Brandverzekering inboedel Deze verzekering is niet verplicht, maar zeker nuttig als er in het lokaal waardevolle stukken staan. De premie is gebaseerd op de waarde van deze bezittingen. • Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Deze verzekering dekt schade aan personen ten gevolge van een brand of ontploffing. Deze is verplicht voor openbare gebouwen, bijvoorbeeld jeugdhuizen. Los van het beschikken over of gebruik maken van een gebouw, moet een vereniging de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten. Het verzekeren van je vrijwilligers voor burgerlijke aansprakelijkheid is verplicht door de wet, het verzekeren van je leden hiervoor is wenselijk. Deze personen verzekeren tegen lichamelijke ongevallen kan ook nuttig zijn. Informeer zeker bij je koepel: misschien zijn deze verzekeringen automatisch verbonden aan het lidmaatschap. Ook al zijn een aantal verzekeringen niet verplicht, is het geen overbodige luxe deze toch af te sluiten. Het bespaart jullie zelf mogelijke problemen en kadert binnen een dienstverlening die je de leden wil geven. Maar ouders verwachten ook van een vereniging waaraan zij hun kinderen toevertrouwen dat deze voldoende maatregelen treft. Informeer hen hier zeker over. Voor algemene informatie kan je terecht bij je jeugdwerkkoepel, maar ook bij de Beroepsvereniging van de Verzekeringsondernemingen, Assuralia (www.assuralia.be). Bij geschillen met een verzekeringsmaatschappij kan je schriftelijk terecht bij de Ombudsman van de Verzekeringen. Info: Ombudsman van de verzekeringen de Meeûssquare 35 1000 Brussel T 02 547 58 71 info@ombudsman.as www.ombudsman.as

6 BELASTINGEN Ook een jeugdwerkinitiatief moet belastingen betalen op een aantal domeinen. Dat zijn onder meer BTW, de rechtspersonenbelastingen voor vzw’s, de patrimoniumtaks, de onroerende voorheffing, de provinciale milieubelastingen, en mogelijke gemeentelijke belastingen.

6.1 BTW De BTW (belasting op de toegevoegde waarde) is een belasting die aangerekend wordt op de omzet van de organisatie. Met de ‘omzet’ wordt het ontvangen bedrag van de verkochte goederen bedoeld. Wanneer de jaarlijkse omzet niet meer dan € 5 580 bedraagt, wordt je organisatie of onderneming van die belasting vrijgesteld, ongeacht de juridische vorm. BTW betalen op je aankopen van drank en materialen moet je sowieso doen: deze extra prijs wordt automatisch verrekend in de prijs die je aan de kassa of leverancier betaalt. Ondanks het gegeven dat ook jeugdwerk een bepaalde omzet draagt, is er voor hen een specifieke vrijstelling. Het jeugdwerk, ook jeugdhuizen, is vrijgesteld van de BTW-plicht (artikel 44, § 2, 2e al.). Hieraan zit wel een belangrijke voorwaarde verbonden, namelijk dat de jeugdvereniging erkend moet zijn door de gemeentelijke overheid. Gesubsidieerd worden door de lokale overheid is hiervan het duidelijkste bewijs, maar een lidmaatschap van de gemeentelijke jeugdraad volstaat ook. Omdat je geen BTW-plicht hebt, moet je niet over een BTW-nummer beschikken, maar kan je de betaalde BTW ook niet terugvorderen. De voordelen van de vrijstelling zijn echter veel groter dan de nadelen. Het is altijd mogelijk om contact op te nemen met het plaatselijke BTW-kantoor wanneer er twijfels bestaan over de BTW-plicht. Op de website www.btw-tva.be is veel informatie te vinden over BTW, en www.formaat.be biedt informatie specifiek voor jeugdhuizen.

6.2 RECHTSPERSONENBELASTING

Een vzw is onderworpen aan de rechtspersonenbelasting. Dat is een belasting die geheven wordt op bepaalde inkomsten van jullie jeugdwerkinitiatief, bijvoorbeeld op onroerende inkomsten zoals de verhuur van het lokaal. Meestal zijn die echter nihil, omdat je die inkomsten opnieuw investeert in de werking. Dat belet echter niet dat je jaarlijks een belastingsaangifte moet indienen, die

ongeveer binnen de maand teruggestuurd moet worden. In de praktijk volstaat het dat je onder de belastingbrief de datum en je handtekening plaatst, en dat je de goedgekeurde jaarrekening van de vzw bijvoegt. Deze jaarrekening mag een kopie zijn van het schema dat vzw’s jaarlijks verplicht dienen neer te leggen bij de Rechtbank van Koophandel (Staat van Ontvangsten en Uitgaven). Als je geen aangifteformulier in je bus gekregen hebt, bijvoorbeeld omdat je een net opgestarte vzw bent, zul je dat zelf moeten aanvragen. Voor feitelijke verenigingen geldt dat de inkomsten van de vereniging in principe bij het vermogen van de leden gevoegd worden (d.i. personenbelasting). Het niet indienen van de belastingsbrief kan een boete van € 625 opleveren. Je moet natuurlijk vermijden dat de werking torenhoge winsten maakt die nergens geïnvesteerd worden, want anders zou de inspectie kunnen oordelen dat je hierop wel belastingen moet betalen. In orde zijn met de belastingen vergt meer dan enkel de belastingsbrief invullen. Vzw’s moeten hun verantwoordingsstukken gedurende 10 jaar bijhouden. Verrichtingen die niet bewezen kunnen worden, kunnen belast worden aan 309 %. Meer informatie vind je op www.formaat.be.

6.3 PATRIMONIUMTAKS Elke vzw kan roerende (bijvoorbeeld tafels en stoelen) en onroerende (gebouwen en gronden) goederen bezitten. Als de waarde hiervan hoger is dan € 25 000, moet de vzw aangifte doen en hierop belasting betalen: taks der successierechten (de zogenaamde patrimoniumtaks). Deze taks bedraagt jaarlijks 0,17 % op de waarde van de bezittingen van de vzw. Voor feitelijke verenigingen bestaat de taks niet. De vzw moet hiervoor voor 31 maart, uit eigen beweging, bij het plaatselijke kantoor der successierechten aangifte doen van de verkoopwaarde van alle onroerende en roerende goederen die in haar bezit zijn op 1 januari van datzelfde jaar. Dat gaat vooral over de eigendom van een huis en de inboedel ervan. De meeste jeugdwerkinitiatieven met een vzw-structuur zullen echter van die taks gespaard blijven, omdat het patrimonium meer dan € 25 000 moet bedragen. Bij een patrimonium van minder dan € 25 000 moet je dus geen aangifte doen. Ben je zelf eigenaar van je gebouw, dan mag je ervan uitgaan dat je deze taks wel dient te betalen. Moet je minder dan € 125 belasting betalen, dan kan je de taks voor drie opeenvolgende jaren aanvragen en betalen. Als de waarde van het patrimonium toch zou groeien en de taks met minstens € 25 stijgt, moet de vzw opnieuw een aangifte doen en de bijkomende belasting betalen.

Eenmaal je gekend bent, ontvang je jaarlijks in februari van het bevoegde registratiekantoor een brief met een invulstrook. Dit strookje moet worden ingevuld en teruggestuurd in geval de taks niet verschuldigd is. In het andere geval moet bij het registratiekantoor een speciaal aangifteformulier worden gehaald.

6.4 ONROERENDE VOORHEFFING De ‘onroerende voorheffing’, ook wel de ‘grondbelasting’ genoemd, is een gewestbelasting op het inkomen uit gronden en gebouwen. In principe zijn jeugdbewegingen hiervan vrijgesteld. Die belasting kan enkel van toepassing zijn wanneer jullie jeugdwerkinitiatief eigenaar is van het gebouw waarin het gehuisvest is of wanneer het over gronden beschikt. De onroerende voorheffing wordt berekend op basis van het ‘kadastraal inkomen’ van je gebouw. Dat is geen reëel inkomen: het wordt geacht overeen te stemmen met de gemiddelde jaarlijkse netto-inkomsten die je onder normale omstandigheden kunt krijgen wanneer het onroerend goed permanent verhuurd zou worden. De Administratie van het Kadaster, de Registratie en de Domeinen (AKRED) stelt dat ‘inkomen’ vast. Het bedrag wordt samengesteld uit een basisheffing voor de Vlaamse overheid en opcentiemen voor provincies en gemeentes. De provincies en de gemeenten kunnen deze opcentiemen vrij bepalen. Vandaar dat er duurdere en goedkopere gemeenten zijn voor de onroerende voorheffing. De nodige papieren hiervoor krijg je in principe zelf opgestuurd, daar hoef je niets voor aan te vragen. Gebouwen van jeugdbewegingen zijn hiervan in principe vrijgesteld, op voorwaarde dat de jeugdbeweging kan aantonen dat ze zich bezighoudt met opvoedkundige activiteiten. Om een vrijstelling te krijgen, moet je altijd een aanvraag indienen. Zie ook: www.onroerendevoorheffing.be, www.formaat.be

6.5 PROVINCIALE EN GEMEENTELIJKE BELASTINGEN Afhankelijk van in welke gemeente of provincie je jeugdvereniging zich bevindt, moeten ook daar nog belastingen betaald worden, bijvoorbeeld voor het ophalen van afval. Omdat dit per gemeente of provincie verschilt, gaat het te ver om dit per gemeente of provincie te beschrijven. Het is aan te raden je hierover te informeren bij de gemeente of provincie waar het jeugdlokaal zich bevindt, of om contact op te nemen met de lokale of landelijke jeugddienst. Zij weten vaak meer.

6.6 INITIATIEF BIJ BELASTINGDIENSTEN ZELF Meestal zal de bevoegde overheid zelf de oproep tot betaling bezorgen. Toch kan het geen kwaad om als jeugdwerkinitiatief een overzicht te maken van de belastingen die betaald moeten worden. Het geeft meteen ook een zicht van het totaalbedrag en wanneer welk bedrag betaald moet worden.

6.7 OPLETTEN! In regel moeten boeken en stukken die betrekking hebben op belastingen 10 jaar bewaard worden. Wanneer er een belastingambtenaar op bezoek komt voor een controle, kan hij of zij om deze papieren vragen. Ambtenaren ‘op bezoek’ moeten hun aanstellingsbewijs tonen, het doel van hun bezoek vertellen en zich ‘onberispelijk’ gedragen. Het is mogelijk om de hulp in te roepen van een deskundige tijdens de controle. Dit brengt echter wel kosten met zich mee.

6.8 MEER INFORMATIE Je lokale jeugddienst kan helpen bij het oplijsten van de belastingen die van toepassing zijn op je jeugdlokaal. Zij hebben vlot toegang tot andere ambtenaren van verschillende overheden om zo het overzicht op te maken. Maak hier dus gebruik van indien de kennis over belastingen bij het jeugdlokaal beperkt is.

7 TERUGBETALEN VAN LENINGEN Als je ooit een aanzienlijke som geleend hebt, zal een van de vaste weerkerende kosten de terugbetaling van die lening zijn. De verschillende leningen en de wijze van terugbetalen hebben we al behandeld in deel 2, 6 Leningen op blz. 40 en 41. Hier willen we je er enkel nog eens op wijzen dat de terugbetaling van een lening een grote kost is, die je gedurende een lange tijd met je vereniging moet kunnen dragen. Hou hier dus rekening mee wanneer je bepaalt hoeveel je (meestal) maandelijks wil en kan afbetalen en houd tegelijk voor ogen hoe lang je aan de afbetaling zal vastzitten. Je zal er voor moeten zorgen dat er gedurende die periode genoeg inkomsten binnenkomen om de lening af te betalen.

TOT SLOT Naast de subsidiekanalen en de besparingstips uit deze brochure zijn er nog tal van andere mogelijkheden om de kosten te drukken. Al wat je daarvoor nodig hebt, is een gezonde dosis creativiteit en de wil om wat tijd uit te trekken om je degelijk te informeren en het nodige opzoekwerk te doen. We geven hier alvast enkele ideeën die jullie kunnen stimuleren om zelf het heft in handen te nemen. Als je met de jeugdbeweging op kamp gaat, kan je op zoek gaan naar manieren om al het materiaal op je kampplaats te krijgen. Misschien wil de gemeente wel technische ondersteuning verlenen, of heeft een lid van je vereniging een vader die vrachtwagenchauffeur is en die de rit wel wil maken voor jullie. Kijk zeker ook eens na bij de gemeente waarvoor je allemaal subsidies kan krijgen. Misschien willen ze wel financieel of logistiek bijspringen wanneer je een evenement organiseert. Zorg dat je goed voorbereid bent en met een fris, origineel concept de stap naar de gemeente zet. We willen hier zeker geen ellenlange opsomming geven van welke mogelijkheden er ‘eventueel zouden kunnen zijn’. Mogelijkheden zijn er genoeg. Je moet gewoon even wat moeite doen en je ogen goed open houden.

Locomotief is een initiatief voor meer en beter jeugdlokalenbeleid van Steunpunt Jeugd in samenwerking met: Chirojeugd Vlaanderen Kipdorp 30 2000 Antwerpen T 03 231 07 95 F 03 232 51 62 lokalen@chiro.be www.chiro.be Formaat jeugdhuiswerk Vlaanderen De Wittestraat 2 2600 Berchem T 03 226 40 83 F 03 226 40 85 info@formaat.be www.formaat.be FOS Open Scouting Kortrijksesteenweg 639 9000 Gent T 09 245 45 86 F 09 245 45 88 info@fos.be www.fosopenscouting.be Katholieke Landelijke Jeugd Waversebaan 99 3050 Oud-Heverlee T 016 47 99 99 F 016 47 99 95 info@klj.be www.klj.be

KSJ-KSA-VKSJ Vooruitgangstraat 225 1030 Brussel T 02 201 15 10 F 02 201 04 74 info@ksj.be www.ksj.be Provinciale Jeugddienst Antwerpen Boomgaardstraat 22 2600 Antwerpen T 03 240 55 66 F 03 240 55 79 jeugd@admin.provant.be www.provant.be/jeugd Scouts en Gidsen Vlaanderen Lange Kievitstraat 74 2018 Antwerpen T 03 231 16 20 F 03 232 63 92 lokalen@scoutsengidsenvlaanderen.be www.scoutsengidsenvlaanderen.be Vereniging Vlaamse Jeugddiensten en Jeugdconsulenten Vijverlaan 53 2610 Wilrijk T 03 821 06 06 F 03 821 06 09 info@vvj.be www.vvj.be

In de Locomotiefreeks zijn ook volgende titels reeds beschikbaar: Jeugdlokalen & het bouwproces Hoe bouw ik een jeugdlokaal? Van het oprichten van een stuurgroep over de concretisering van het bouwproject, de uitvoering en opvolging ervan tot het beheer achteraf. Deze publicatie is een must have wanneer je met je groep of jeugdhuis beslist om een lokaal te (ver)bouwen. Jeugdlokalen & inbraakpreventie Maak je jeugdlokaal inbraak- en vandalismebestendig Jeugdwerkinitiatieven worden vaak geconfronteerd met vandalenstreken en inbraak in hun lokaal. In deze brochure krijg je achtergrondinformatie over soorten daders en de aard van inbraken in jeugdlokalen. Vervolgens lees je welke preventieve maatregelen je kan nemen om inbraak en vandalisme te voorkomen. Er zijn immers diverse maatregelen mogelijk. Tot slot vertellen we je hoe de politie je van dienst kan zijn. Op www.jeugdlokalen.be kan je nog meer relevante informatie over jeugdlokalen gratis downloaden: o.a. een brochure over overeenkomsten, bouwmaterialen, een verkeersveilige omgevingâ€Ś

JEUGDLOKALEN & FINANCIEN In deze brochure lees je hoe je voldoende financiĂŤle middelen kan samenbrengen als je een jeugdlokaal wil bouwen of verbouwen: ondersteuningsmogelijkheden vanuit de overheid, eigen acties en opbrengsten, steun uit de onmiddellijke groepsomgeving, samenwerking met instanties en organisatiesâ€Ś