MICROSOFT VIVA: PLATFORMA PRO ZLEPŠENÍ ZKUŠENOSTI ZAMĚSTNANCŮ

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Co je Microsoft Viva? Jak funguje, jak spolupracuje s Copilotem a jaké nabízí komponenty pro podporu vzdělávání, spolupráce a znalostí v organizacích? Podívejte se na řešení od Microsoftu, které ještě možná tak dobře neznáte.

Microsoft Viva je platforma pro zlepšení zkušenosti a firemní komunikace zaměstnanců, kterou společnost Microsoft představila v únoru 2021. Jde o sadu integrovaných aplikací, které jsou postaveny na Microsoft 365 a propojují lidi, procesy a systémy v digitálním pracovním prostředí.

Cílem Microsoft Viva je pomoct organizacím vytvářet kulturu pohody, vzdělávání, spolupráce a sdílených znalostí, která podporuje produktivitu, kreativitu a angažovanost zaměstnanců. A přestože Viva existuje už pár let, možná ještě nevíte, čeho je schopná – podívejte se, co je Microsoft Viva, komu je určena a co přináší.

Co je Microsoft Viva?

Microsoft Viva je platforma, která integruje čtyři hlavní komponenty: Viva Connections, Viva Insights, Viva Learning a Viva Topics. Tyto komponenty jsou dostupné jako moduly v Microsoft Teams, což je centrální místo pro komunikaci, spolupráci a sdílení informací v organizacích.

Microsoft Viva přitom využívá možnosti umělé inteligence, cloudových služeb, datové analytiky a znalostí z Microsoft Graphu, aby poskytovala zaměstnancům personalizované a relevantní zdroje, nástroje a doporučení pro jejich práci a rozvoj.

Jak Microsoft Viva funguje?

Microsoft Viva propojuje lidi, procesy a systémy v organizacích. Platforma sbírá, zpracovává a prezentuje data z různých zdrojů, jako jsou Microsoft 365, SharePoint, Yammer, LinkedIn, Microsoft Graph, Azure, Power BI a dalších.

Na základě těchto dat platforma vytváří uživatelské profily, znalostní báze, vzdělávací plány, analytické reporty a další výstupy, které jsou přizpůsobeny potřebám a zájmům jednotlivých zaměstnanců i celých týmů.

Platforma také využívá umělou inteligenci, aby poskytovala zaměstnancům inteligentní asistenci, například doporučení pro zlepšení pohody, efektivity, spolupráce a znalostí.

Jaké má Microsoft Viva komponenty?

Microsoft Viva se skládá z komponent, které jsou navrženy tak, aby pokryly čtyři klíčové oblasti zkušenosti zaměstnanců: pohoda, vzdělávání, spolupráce a znalosti.

Podívejme se na ně blíže:

• Viva Connections: Tato komponenta je určena pro posílení firemní kultury a zapojení zaměstnanců. Nabízí jim personalizovaný portál, který zahrnuje firemní novinky, oznámení, události, benefity, politiky a další informace, které jsou důležité pro jejich práci a pohodu.

  Viva Connections také podporuje komunikaci a spolupráci mezi zaměstnanci, umožňuje jim připojit se k různým týmům, kanálům, skupinám, chatům a schůzkám, které používají prostřednictvím Microsoft Teams. Jde v podstatě o vstupní bránu spojující uživatele s komponentami Viva.

• Viva Engage: Engage se zaměřuje na podporu sociální interakce ve firmách, přičemž se viditelně inspiruje běžnými sociálními sítěmi. Umožňuje uživatelům vytvářet profilové stránky, na kterých mohou sdílet statusy, fotografie a videa, podobně jako na platformách typu Facebook. Díky funkcím, jako jsou zpravodajské kanály a možnost publikovat obsah, podporuje nejen udržování kontaktů mezi nejbližšími kolegy, ale i napříč různými týmy v organizaci. Viva Engage klade důraz na sdílení myšlenek, zkušeností a znalostí, čímž vytváří bohaté sociální a profesní komunitní prostředí, které je zásadní pro budování firemní kultury a podporu spolupráce.

• Viva Insights: Tato komponenta je určena pro zlepšení efektivity a spolupráce zaměstnanců. Poskytuje jim osobní a týmové analytické reporty, které jim ukazují, jak tráví svůj čas, s kým spolupracují, jaké mají pracovní návyky a jak mohou zlepšit svou produktivitu, kreativitu a spokojenost. Viva Insights také nabízí zaměstnancům inteligentní doporučení, jak si udržet rovnováhu mezi prací a osobním životem, například jak si naplánovat pauzy, meditace, cvičení, učení a další aktivity, které podporují jejich pohodu a zdraví.

• Viva Learning: Komponenta Microsoft Viva Learning je zaměřena na osobní rozvoj a vzdělávání zaměstnanců přímo v prostředí Microsoft Teams, kde je integrace s existujícími systémy pro správu učení (Learning Management Systems, LMS) plně podporována. Uživatelé v Teams otevřou Viva Learning a mají přístup ke kurzům, které jsou automaticky vybírány a organizovány na základě jejich profilu a historie učení. Viva Learning se zaměřuje na objevování a doporučování obsahu vycházejícího z individuálního profilu a historie učení každého uživatele. Microsoft také oznámil integraci s různými poskytovateli vzdělávacího obsahu společnostmi nabízejícími LMS a vzdělávací obsah, jako jsou Microsoft Learning, LinkedIn Learning, Skillsoft, Coursera, Pluralsight a edX.

• Viva Topics: Tato komponenta je určena pro zjednodušení přístupu a sdílení znalostí v organizacích. Vytváří automaticky znalostní bázi z dat, která jsou uložena v různých systémech, jako jsou Microsoft 365, SharePoint, Yammer, OneDrive a další. Viva Topics pak zobrazuje zaměstnancům relevantní informace o tématech, která souvisejí s jejich prací, například o projektech, produktech, procesech, zákaznících, partnerech a dalších. Viva Topics také umožňuje zaměstnancům přispívat do znalostní báze, editovat, komentovat a hodnotit témata a také najít odborníky a komunity, kteří se danými tématy zabývají.

• Viva Goals: Tento nástroj je určen pro nastavení a správu cílů a slouží k zařazení týmů do strategických priorit organizace, čímž podporuje dosahování výsledků a prosperitu firmy. Tento nástroj umožňuje jednotlivcům i celým společnostem organizovat a sledovat jejich cíle prostřednictvím metodiky Objectives and Key Results (OKR). Systém poskytuje jasný přehled práce zaměstnanců a jejího vlivu na priority podniku. Viva Goals usnadňuje přijímání správných rozhodnutí a dosahování požadovaných výsledků. Kromě toho Viva Goals integruje podnikové cíle přímo do každodenní práce, což usnadňuje udržování aktuálnosti díky propojeným datům, automatickým připomenutím, a také umožňuje sdílení OKR a jejich pokroku napříč organizací prostřednictvím přizpůsobených řídicích panelů a rychlých odkazů. Viva Goals je integrován s Microsoft Teams, Azure DevOps a dalšími nástroji pro správu práce a data, které zákazníci již používají, a plánuje další integrace s Microsoft Viva, Microsoft Power BI a dalšími aplikacemi a službami Microsoft 365. Díky Viva Goals již OKR neexistují izolovaně od zkušeností zaměstnanců a jejich pracovního prostředí.

  

K dispozici jsou také speciálně zaměřené aplikace, jako například tyto:

• Viva Sales: Tato aplikace je určená speciálně prodejním týmům, poskytuje kompletně integrované prostředí zahrnující znalosti, vzdělávání, komunikaci, cíle a analýzy. Viva Sales automaticky shromažďuje informace o klientech pomocí funkcí pro označování a integruje je do libovolného CRM systému včetně Salesforce CRM a Microsoft Dynamics 365, s přístupem k datům z jakékoliv aplikace Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint atd.) a nabídkou doporučení generovaných umělou inteligencí. Viva Sales integruje CRM, Microsoft Teams a Microsoft 365, což prodejcům umožňuje pracovat efektivněji bez nutnosti měnit kontexty nebo ručně zadávat data. Aplikace nabízí také AI řízené shrnutí hovorů, návrhy a připomínky, které usnadňují práci prodejců, a umožňuje jim přizpůsobit si řídicí panely, aby měli veškeré důležité informace o vztazích se zákazníky pohromadě, což vede ke snížení administrativní zátěže a zlepšení správy dat.

• Viva Amplify je nová aplikace a pomáhá posilovat sdělení různými způsoby. Především centralizuje komunikační procesy a nabízí pomoc při psaní, což zajišťuje, že sdělení rezonuje s cílovými zaměstnanci. Umožňuje publikovat obsah současně na více kanálech (Outlook, SharePoint, Viva atd.), centrálně spravovat komunikační kampaně a analyzovat výkonnost, což pomáhá plánovat budoucí komunikaci.

Copilot a Microsoft Viva

Copilot, asistent na bázi umělé inteligence, který využívá možnosti velkých jazykových modelů k zefektivnění práce, zvýšení kreativity a produktivity, usnadňuje práci i v Microsoft Viva. Každá aplikace Viva má svého Copilota s unikátními funkcemi a schopnostmi založenými na AI.

Copilot ve Viva Engage Copilot zlepšuje komunikaci s komunitami. Nabízí návrhy na začátky konverzací podle aktivity a trendových témat v organizaci. Pomáhá také s psaním a editací příspěvků, aby splnily stanovené cíle.

Copilot ve Viva Goals Copilot využívá AI k vytváření, sdílení a shrnutí organizačních cílů. Umožňuje rychle navrhnout kvalitní cíle, importovat je z existujících strategických dokumentů, prezentací PowerPoint nebo tabulek Excel a ihned začít s programem cílů. Copilot také sleduje pokrok, generuje souhrny a proaktivně identifikuje možná rizika spojená s konkrétními cíli.

Microsoft 365 Copilot Dashboard je dostupný pro jakéhokoli zákazníka s předplatným Microsoft 365 nebo Office 365 pro podniky nebo velké organizace, bez nutnosti placené licence Viva Insights. Tento dashboard poskytuje akční náhledy, které organizaci pomáhají připravit se na nasazení AI, řídit přijetí technologií na základě toho, jak AI mění chování na pracovišti, a měřit dopad Copilota.

Proč je Viva pro Microsoft důležitá?

Microsoft věří, že Viva je způsob, jak pomoci organizacím a zaměstnancům přizpůsobit se novým pracovním modelům. Microsoft tvrdí, že Viva je první platformou svého druhu, která integruje nástroje pro učení, pohodu, znalosti a propojení do každodenního pracovního prostředí zaměstnanců, a tím zvyšuje jejich spokojenost, motivaci a výkon.

Navíc Viva je dostupná jako součást Microsoft 365, což znamená, že není potřeba instalovat žádný nový software nebo aplikaci. Viva je navržena tak, aby fungovala s existujícími produkty a službami Microsoftu, jako jsou Teams, SharePoint, Outlook, Yammer a další.

Kolik stojí Microsoft Viva?

Cena Vivy se liší podle typu licence a počtu uživatelů. Některé funkce Vivy jsou zahrnuty v základní ceně Microsoft 365, jako například Insights a Connections, zatímco jiné vyžadují dodatečné poplatky, jako například Topics a Learning. Microsoft nabízí více informací o cenách a balíčcích na svých webových stránkách https://www.microsoft.com/ cs-cz/microsoft-viva/pricing.

Jak na nastavení?

Nastavení Vivy je relativně jednoduché, protože nevyžaduje žádné složité konfigurace nebo integrace. Stačí aktivovat Viva v Microsoft 365 administračním centru a povolit přístup k jednotlivým komponentám pro uživatele nebo skupiny.

A protože Viva běží v cloudu automatické aktualizace a škálování jsou samozřejmostí, administrátoři mohou snadno spravovat Viva z jednoho místa a nastavit bezpečnostní a soukromá nastavení podle potřeb organizace.

Proč se zajímat o platformu Microsoft Viva?

Microsoft Viva je navržená tak, aby zlepšila zkušenosti zaměstnanců ve všech aspektech jejich pracovního života. Vše je navíc integrováno přímo do Microsoft Teams. Tato integrace usnadňuje přístup k nástrojům a zdrojům, které zaměstnanci potřebují pro svou denní práci a profesní rozvoj, což přináší výrazné zlepšení produktivity, kreativity a celkové spokojenosti.

Proč by se organizace měly o Microsoft Viva zajímat?

• Zvýšení produktivity a efektivity: Viva automatizuje a integruje různé procesy a systémy, což umožňuje zaměstnancům efektivněji využívat svůj pracovní čas a snížit čas strávený rutinními úkoly.

• Podpora pohody a work-life balance: Díky komponentě Viva Insights získávají zaměstnanci přehled o svých pracovních návycích s doporučeními na zlepšení work-life balance, což vede ke zlepšení jejich pohody a snížení rizika vyhoření.

• Posílení spolupráce: Viva nabízí nástroje pro lepší komunikaci a spolupráci, což zlepšuje týmovou práci a pomáhá překonávat bariéry v organizaci.

• Osobní rozvoj a vzdělávání: Viva Learning poskytuje zaměstnancům přístup k široké škále vzdělávacích zdrojů, které pomáhají rozvíjet jejich dovednosti a adaptabilitu na měnící se trh práce.

• Zefektivnění interní komunikace: Viva Amplify centralizuje a zjednodušuje komunikaci, což zvyšuje angažovanost zaměstnanců a zlepšuje šíření důležitých firemních informací.

Komu je Microsoft Viva určena?

Viva je vhodná pro organizace všech velikostí, které chtějí zlepšit pracovní prostředí, posílit efektivitu a spokojenost svých zaměstnanců. Je zvláště přínosná pro firmy, které se snaží adaptovat na hybridní nebo plně vzdálené pracovní modely, jelikož poskytuje nástroje a zdroje, které jsou přístupné odkudkoliv.

Celkově Microsoft Viva představuje komplexní řešení, které může výrazně přispět k transformaci a modernizaci pracovních prostředí s cílem zvýšit efektivitu, spokojenost a celkový výkon organizace.