KUDY, TUDY DO CLOUDU?

MICHALA BENEŠOVSKÁ

Rozmanitost cloudových služeb přináší firmám prakticky neomezené možnosti pro přizpůsobení své infrastruktury. Od správy dokumentů až po kontrolu pracovních postupů cloud nabízí efektivní nástroje pro digitalizaci a zefektivnění práce. Se změnou dynamiky našeho pracovního prostoru je stále důležitější vybrat správného poskytovatele cloudových služeb. Jak na to?

V dnešní digitální éře se naše závislost na datech stále zvětšuje. Tato závislost ovlivňuje nejen individuální uživatele, ale také organizace všech velikostí. Data jsou pro podniky důležitá nejen pro chod jejich operací, ale také pro strategické rozhodování a inovace. Díky cloudovému úložišti se správa dat stala mnohem flexibilnější a efektivnější. Jak mohou zaměstnanci přistupovat k datům uloženým v cloudu a jak můžeme zajistit bezpečnost těchto dat? Jakou kapacitu? Kde jsou všechna data?

Cloud = úložiště (a nejen to)

Cloudové úložiště je dnes pro většinu firem samozřejmostí, jelikož umožňuje lidem sdílet důležitá data a přistupovat k nim prakticky odkudkoliv.

V dnešní dobu, kdy firmy přecházejí na hybridní model práce, je adaptace cloudových úložišť klíčová.

Nicméně, i přes širokou škálu funkcí, které poskytovatelé cloudových úložišť nabízejí, je důležité si uvědomit, že jejich efektivní využití vyžaduje pečlivé plánování.

Nabídka různých nástrojů a doplňkových služeb je velice bohatá, proto je potřeba zaměřit se na ty, které bude firma skutečně využívat. Je proto třeba, aby IT tým a vrcholový management spolupracovali na tom, aby rozpoznali, které funkce a kombinace těchto funkcí budou pro konkrétní pracovní postupy nejvíce přínosné.

Je proto důležité soustředit se na kritické funkce, jako jsou spolehlivá dostupnost, efektivní zálohování, bezpečné ukládání a správa uživatelů a skupin. Jakmile bude jasné, jak tyto procesy budou fungovat ve rozptýlené pracovní síti, je čas přistoupit k dalším funkcím – automatizovaným pracovním postupům, spolupráci a integraci aplikací třetích stran. Je důležité uvažovat o integraci základních aplikací co nejdříve, zvláště pokud společnost už využívá určitou produktivní platformu – například Google obchody by měly volit Google Drive, zatímco firmy využívající Microsoft 365 pravděpodobně upřednostní OneDrive.

Integrace s nástroji třetích stran

Jednou z hlavních výhod cloudových úložišť je schopnost flexibilní integrace s různými nástroji třetích stran pro produktivitu a správu dokumentů. Díky otevřeným standardům a API rozhraním lze vytvořit silnou komunikaci mezi napříč produkty různých výrobců, umožňující sestavit cloudová úložiště se širokou škálou existujících systémů. Pokud existuje potřeba automatizace některých postupů, nástroje jako IFTTT nebo Zapier mohou značně zefektivnit a zjednodušit pracovní procesy. Tyto služby umožňují vytvářet automatizované postupy napříč různými aplikacemi, což vede k optimalizaci workflow a úspoře času.

Velké společnosti v oblasti cloudových služeb, jako jsou Microsoft a Salesforce, nabízejí bohaté partnerské ekosystémy, které nabízejí široké spektrum cílených služeb. Tyto ekosystémy umožňují integraci a tvorbu vlastních pracovních postupů s využitím základních produktů těchto společností a různých cloudových služeb třetích stran.

Avšak s růstem počtu integrovaných služeb třetích stran se zvyšuje také cena za uživatele a měsíc. Na druhé straně, schopnost sestavit takové řešení na míru pomocí architektury zásuvných cloudových služeb je velmi atraktivní. To umožňuje snadné změny služeb v případě potřeby. Proto je důležité provést důkladně plánovat před začátkem používání služby cloudového úložiště, aby bylo jasno, jaké druhy vlastních úprav a pracovních postupů budou potřeba.

Na velikosti (ne)záleží?

V kontextu dnešní digitální doby je jedním z hlavních faktorů, které ovlivňují výběr cloudových úložišť, jejich kapacita. Mnozí zákazníci se nejprve soustředí na úložnou kapacitu, kterou poskytovatel nabízí čili kolik prostoru dostanou za své peníze. Avšak v současné době je úložný prostor dostupnější než kdykoli dříve a ceny mají tendenci klesat. Ne že by na velikosti úložiště nezáleželo, ale její role se často přeceňuje.

Prim by dnes měla hrát zejména flexibilita a škálovatelnost cloudových úložišť. Většina poskytovatelů dnes nabízí možnost snadného a rychlého přidání další kapacity, pokud je to potřeba, často prakticky na „jedno kliknutí“. Tato přidaná kapacita je obvykle automaticky reflektována v nákladech na předplatné. Na druhou stranu, po dokončení projektu nebo kdykoli je potřeba snížit úložnou kapacitu, může být stejně snadno snížena, což opět odráží snížení předplatného. Tato pružnost je pro poskytovatele cloudových úložišť snadná a pro lokální úložiště téměř nerealizovatelná.

Nicméně, i přes tyto výhody přináší taková volnost své komplikace, zejména ve větších organizací. Fluktuace v kapacitě úložiště a nákladech na předplatné mohou způsobit nejednoznačnost v dlouhodobém rozpočtování. Proto je důležité implementovat systémy kontroly, které určují, kdo může upravit kapacitu úložiště, jak jsou nové kapacity hlášeny a jaké jsou minimální požadavky na zabezpečení a oprávnění. Také je důležité stanovit politiky zálohování a určit, jak často se mohou změny provádět v daném časovém období. Tímto způsobem je možné optimálně využít kapacitu cloudového úložiště a zároveň zajistit, že kapacita a náklady zůstanou pod kontrolou.

Kde ta data vlastně jsou?

S rostoucími obavami z kybernetické bezpečnosti a s regulacemi, jako je GDPR, je výběr cloudového poskytovatele, který nabízí silné bezpečnostní nástroje a shromažďuje data v souladu s právními předpisy, kritický.

Pro řadu provozů je například rozhodující zjistit, které typy šifrování poskytovatel používá, zda jsou data šifrována při přenosu, jaký typ autentizace je k dispozici či zda a jak jsou podporovány vícefaktorové nebo biometrické autentizační metody. Je také důležité zohlednit, jaký typ auditových stop nebo logů poskytovatel nabízí. Tyto nástroje mohou pomoci sledovat jakýkoli podezřelý přístup k datům a také dodržovat regulační požadavky.

Navíc, pokud společnost působí v konkrétním průmyslovém odvětví, které má specifické požadavky na shromažďování a uchovávání dat, je důležité zjistit, zda poskytovatel cloudových služeb splňuje tyto požadavky.

Pro řadu firem je pak velmi důležité vědět, kde přesně se jejich data nacházejí. Někteří poskytovatelé mají svá vlastní datová centra, zatímco jiní svá úložiště outsourcují do jiného cloudu třetí strany, často Amazon Web Services (AWS) nebo podobného hráče na poli infrastruktury jako služby (IaaS). To je důležitý aspekt, který je třeba zvážit: Podepisujete smlouvu o úrovni služeb (SLA) s poskytovatelem cloudu, který je přímo odpovědný za infrastrukturu, nebo je poskytovatel podřízen jiné straně? Pokud je to třetí strana, je na místě tuto firmu prověřit a zjistit, jakou úroveň služeb nabízí. Všichni hlavní hráči mají určitou úroveň záruky provozuschopnosti, ale je třeba poznamenat, že umístění je klíčové. Kolik datových center má třetí strana? Kolik z nich je místních nebo v jiné lokalitě? A konečně, jsou vaše data rozdělena mezi ně kvůli lepší spolehlivosti? Tyto odpovědi byste měli být schopni snadno zjistit a určit, kde chcete mít data uložena, abyste mohli optimalizovat úložiště z hlediska rychlosti přístupu a redundance.

I když nabídka úložné kapacity a ceny jsou důležité faktory při výběru cloudového poskytovatele, nejsou to jediné aspekty, které byste měli zvážit. Flexibilita a škálovatelnost, umístění dat, možnosti přístupu, kompatibilita s jinými aplikacemi a bezpečnostní nástroje jsou stejně důležité pro optimalizaci využití cloudového úložiště.

Jak budou zaměstnanci přistupovat k datům?

Způsob, jakým zaměstnanci přistupují ke svým souborům, je také často rozhodujícím faktorem při výběru dodavatele cloudového úložiště a může se u jednotlivých dodavatelů značně lišit.

Synchronizační klienti a webové rozhraní: Funkce sdílení dat by měla zahrnovat synchronizačního klienta nebo jiný druh softwaru, který zajistí synchronizaci souborů v cloudu s místními replikami. Toto umožňuje uživatelům snadný přístup k datům a zajišťuje, že všechny změny jsou průběžně aktualizovány na všech zařízeních. Všechny společnosti provozující cloudová úložiště nabízejí webového klienta, ale u některých může být tento klient také primární. To znamená, že je možné přistupovat k souborům a spravovat data přímo z webového prohlížeče bez potřeby jakékoliv dodatečné instalace softwaru. Je důležité vyzkoušet jak webové, tak synchronizační klienty a ujistit se, že jsou kompatibilní s pracovním postupem a že jsou snadno použitelné pro zaměstnance.

Přístup na mobilních zařízeních: V dnešní době je také klíčové zohlednit potřebu přístupu k datům z mobilních zařízení. Mnoho zaměstnanců pracuje na dálku a může často využívat svá osobní zařízení pro přístup k pracovním souborům. Pokud poskytovatel cloudového úložiště nabízí mobilní klienty, je důležité zjistit, které platformy jsou podporovány a jak tito klienti fungují. Synchronizace musí fungovat jinak pro mobilní zařízení a jinak pro stolní počítače, protože zdroje procesoru a úložiště zařízení jsou velmi odlišné.

Integrace s jinými aplikacemi: Někdy nemusí být přístup k datům možný přímo prostřednictvím dodavatele úložiště. Například Microsoft OneDrive for Business se může synchronizovat s Microsoft Teams, platformou pro týmové zprávy, a také s týmovými weby, které jsou součástí oblíbené platformy pro spolupráci SharePoint. Zaměstnanci tedy mohou pracovat se soubory v těchto aplikacích a poté je automaticky ukládat do přidružené služby cloudového úložiště, v tomto případě OneDrive.

Cloud a bezpečnost

Zabezpečení dat představuje dlouhodobě jednou z největších výzev. Pokročilé funkce, které byly kdysi považovány za luxus, jsou nyní základním předpokladem. Například, správa identit na podnikové úrovni je nyní standardem, který by měl nabízet každý poskytovatel cloudových úložišť. To zahrnuje nejen prověřování oprávnění jednotlivých uživatelů k přístupu k souborům a složkám, ale také implementaci vícefaktorové autentizace a jednotného přihlášení (SSO).

Zabezpečení dat však není pouze o ochraně proti neoprávněnému přístupu. Redundantní vrstvy úložišť znamenají, že by mělo být možné určit, kde se nachází nejen primární kopie dat, ale také sekundární záložní kopie. Pokud například ukládáte 500 GB dat u poskytovatele X, měli byste mít možnost umístit soubory, ke kterým vaši zaměstnanci nejčastěji přistupují, do datových center, které jsou blízko místa jejich práce. Poskytovatel X by vám měl také umožnit synchronizovat tyto soubory s kopií uloženou v jiném datovém centru, které je stále v provozu tohoto poskytovatele. V případě selhání primárního úložiště tak může být okamžitě k dispozici záložní kopie dat. Poskytovatel X by měl také pravidelně zálohovat data z obou lokalit a ukládat je na jiné místo. Navíc, je vhodné integrovat řešení pro zálohování třetí strany, aby bylo možné provádět další zálohy a ukládat je na servery od jiného poskytovatele, nebo dokonce na vlastní lokální server či síťové úložné zařízení (NAS).

I když to může znít jako přehnaná opatrnost, výhodou řízených cloudových služeb je, že tento druh stupňovité architektury je z pohledu zákazníka poměrně snadno implementovatelný a po zavedení poměrně automatický.

Poskytovatelé cloudových úložišť neustále pracují na zlepšení bezpečnostních opatření, aby zajistily pokročilou bezpečnost dat. Také si samozřejmě navzájem konkurují v tom, kdo nabídne lepší zabezpečení. Většina IT odborníků dnes věří, že zabezpečení v cloudu je stejně dobré, nebo dokonce lepší než zabezpečení v lokálních úložištích. Logika za tím je jednoduchá: většina IT odborníků nemá prostředky na výzkum, nasazení a správu pokročilých bezpečnostních funkcí, které poskytují cloudové služby, protože to je pro ně klíčová oblast.

Hlavně dobře vybrat

Cloud způsobil revoluci v oblasti správy dat i ve firemním prostředí. Zaměstnanci mají možnost přistupovat k datům a aplikacím kdykoliv a odkudkoliv, což jim umožňuje být produktivní i mimo kancelář. Nicméně, je důležité mít na paměti, že s těmito výhodami přichází také zodpovědnost. Je zapotřebí zajistit, že data jsou bezpečně uložena a chráněna. Poskytovatelé cloudových úložišť nepřetržitě pracují na zlepšení bezpečnostních opatření a inovují své služby tak, aby splňovaly neustále se měnící potřeby svých klientů. Vždy je však důležité důkladně zvolit cloudové služby, aby odpovídaly konkrétním potřebám a požadavkům organizace.