BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC SÔNG HẬU

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

N

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VÕ TRƯỜNG TOẢN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

KHOA DƯỢC

TR ẦN

BÁO CÁO

Ó

A

10 00

B

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC SÔNG HẬU

MSSV

:

Đơn vị lớp

:

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Sinh viên thực hiện :

Hậu Giang – Năm 2016 i

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

NỘI DUNG THỰC TẬP Trình bày xây dựng, tổ chức, quản lý và điều hành của một công ty Dược.

N

Khảo sát cách tổ chức sắp xếp kho, bảo quản và dự trữ thuốc.

Ơ

Khảo sát quy trình vận chuyển, giao nhận thuốc.

N

H

Phân tích việc triển khai GDP và ISO (nếu có).

U Y

Trình bày cách thức quản lý hồ sơ.

.Q

Trình bày được cách thức quản lý xuất – nhập thuốc.

TP

Rút kết được kinh nghiệm bản thân liên quan đến việc trao dồi kinh nghiệm tay nghề

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

trong quá trình thực hành nghề nghiệp.

ii

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ......................................................................................................................................

N

H

......................................................................................................................................

Ơ

......................................................................................................................................

N

......................................................................................................................................

U Y

......................................................................................................................................

TP

.Q

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

ẠO

......................................................................................................................................

Đ

......................................................................................................................................

G

......................................................................................................................................

H Ư

N

...................................................................................................................................... ......................................................................................................................................

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

......................................................................................................................................

iii

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

MỤC LỤC 1. KHẢO SÁT NỘI DUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY DƯỢC SÔNG HẬU: ........................................................................ 3

Ơ

H

1.2. Nội dung thực tập về quản lý chất lượng công ty: ................................................. 4

N

1.1. Nội dung thực tập về bảo vệ an ninh công ty:........................................................ 3

N

1.3. Khảo sát nội dung các quy định hành chính công ty: ............................................. 6

U Y

1.4. Khảo sát nội dung cấu trúc hình thành công ty: ..................................................... 8

.Q

1.5. Khảo sát nội dung cách thức đào tạo nhân viên: .................................................. 10

TP

1.6. Nhận xét: ............................................................................................................ 11

ẠO

2. NỘI DUNG THỰC TẬP VỀ SẮP XẾP KHO, DỰ TRỮ VÀ BẢO QUẢN THUỐC:

Đ

.................................................................................................................................. 11

G

2.1. Khảo sát về cách sắp xếp và bảo quản:................................................................ 11

H Ư

N

2.2. Nội dung thực tập về cách định kỳ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng: .......... 14 2.3. Nội dung thực tập về cách kiểm soát bao bì và nhãn: .......................................... 14

TR ẦN

2.4. Nội dung thực tập về điều tra thất thoát hàng hóa:............................................... 16 2.5. Thực tế hoạt động về sử dụng thiết bị nhiệt ẩm kế: ............................................. 16

B

2.6. Thực tế hoạt động về kiểm soát thuốc giả: .......................................................... 18

10 00

2.7. Thực tế hoạt động về kiểm kê và đối chiếu: ........................................................ 18 2.8. Thực tế hoạt động về vệ sinh kho: ....................................................................... 19

Ó

A

2.9. Thực tế hoạt động về kiểm soát côn trùng, động vật gây hại: .............................. 22

H

2.10. Thực tế hoạt động về đóng gói và dán nhãn: ..................................................... 22

-L

Í-

2.11. Nhận xét: .......................................................................................................... 23

ÁN

3. BÁO CÁO CÔNG TÁC LIÊN QUAN ĐẾN QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN VÀ GIAO NHẬN THUỐC: ............................................................................................. 23

TO

3.1. Báo cáo công tác liên quan đến vận chuyển hàng hóa: ........................................ 23

D

IỄ N

Đ

ÀN

3.2. Báo cáo công tác liên quan đến giao hàng: .......................................................... 31 4. PHÂN TÍCH TRIỂN KHAI GDP: ......................................................................... 35 4.1. Khảo sát mục đích tiến hành GDP: ..................................................................... 35 4.2. Khảo sát quy trình tiến hành đăng ký GDP: ........................................................ 35 4.3. Khảo sát cách thức đào tạo nhân viên về GDP: ................................................... 37 4.4. Nhận xét: ............................................................................................................ 40 5. ĐẶC ĐIỂM CÁC QUY TẮC TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ: .................................. 40

iv

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

5.1. Khảo sát các loại hồ sơ tại công ty: ..................................................................... 40 5.2. Đặc điểm các quy tắc trong soạn thảo, ghi chép, xem xét và phê duyệt: .............. 41 5.3. Đặc điểm các quy tắc trong thay đổi và hủy bỏ tài liệu:....................................... 42

N

H

5.6. Nhận xét: ............................................................................................................ 43

Ơ

5.5. Đặc điểm các quy tắc trong sử dụng hồ sơ, tài liệu: ............................................. 43

N

5.4. Đặc điểm các quy tắc trong cách bảo quản tài liệu: ............................................. 42

U Y

6. QUY TRÌNH TIẾN HÀNH XUẤT VÀ NHẬP THUỐC TẠI CÔNG TY SÔNG

.Q

HẬU: ......................................................................................................................... 44

TP

6.1. Quy trình tiến hành xuất hàng hóa: ..................................................................... 44

ẠO

5.2. Quy trình tiến hành nhập hàng hóa:..................................................................... 49

Đ

6.3. Quy trình tiến hành nhận biết nguồn gốc hàng hóa: ............................................. 50

G

6.4. Quy trình tiến hành làm sạch bao bì nhập kho: .................................................... 52

H Ư

N

6.5. Quy trình tiến hành xử lý sai lệch: ...................................................................... 52 6.6. Quy trình tiến hành giải quyết thuốc thu hồi: ...................................................... 53

TR ẦN

6.7. Quy trình tiến hành đặt hàng: .............................................................................. 55 6.8. Quy trình tiến hành biệt trữ thuốc trả về: ............................................................. 56

B

6.9. Nhận xét: ............................................................................................................ 56

10 00

7. RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO ĐỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

NGHIỆP: ................................................................................................................... 57

v

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1. Công ty Sông Hậu là công ty con trực thuộc Dược Hậu Giang ........................ 2

N

H

Hình 4. Bảng nội quy kho bảo quản SH pharma ........................................................ 13

Ơ

Hình 3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của SH pharma ................................. 6

N

Hình 2. Sơ đồ tổ chức nhân sự tại SH pharma .............................................................. 3

U Y

Hình 5. Xe hỗ trợ di chuyển hàng trong kho .............................................................. 15

.Q

Hình 6. Đồng hồ nhiệt ẩm trong kho SH pharma ....................................................... 17

TP

Hình 7. Các phiếu theo dõi vệ sinh và nhiệt độ, độ ẩm tại công ty.............................. 19

ẠO

Hình 8. Hình ảnh thực tế các hàng thuốc lẻ tại kho SH pharma .................................. 21

Đ

Hình 9. Xe tải hàng tại SH pharma được đóng kín cửa khi không sử dụng ................. 26

G

Hình 10. Phiếu kiểm soát giao hàng tổng hợp tại công ty ........................................... 32

H Ư

N

Hình 11. Nhân viên dán lại thùng hàng trước khi giao nhận ....................................... 34 Hình 12. Danh mục hàng hóa tại công ty ................................................................... 43

TR ẦN

Hình 13. Hàng hóa và hóa đơn luôn đi kèm khi xuất kho ........................................... 47

B

Hình 14. Các hóa đơn được quản lý chặt trong quá trình xuất nhập hàng ................... 48

10 00

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1. Đối tượng và sơ đồ thực hiện giao hàng ........................................................ 31

Ó

A

Bảng 2. Nội dung đào tạo mới về GDP ...................................................................... 38

H

Bảng 3. Khảo sát đối tượng và quá trình xuất hàng hóa ............................................. 44

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

Bảng 4. Khảo sát quá trình nhập hàng vào kho .......................................................... 49

vi

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

TỔNG CÔNG TY DHG PHARMA Tên viết tắt: DHG PHARMA. Trụ sở chính: 288 Bis Nguyễn Văn Cừ, P. An Hòa, Q. Ninh Kiều, TP. Cần Thơ

N

Điện thoại: (0710). 3891433 – 3890802 – 3890074

Ơ

Fax: 0710.3895209

N

H

Mã số thuế: 1800156801.

U Y

Tinh thần của công ty DHG:

.Q

DHG PHARMA xem việc xây dựng, gìn giữ và phát triển những chuẩn mực đạo đức,

TP

các giá trị và quan niệm tốt đẹp trong cách tổ chức và kiểm soát công việc, cách quản

ẠO

lý và ra quyết định, cách giao tiếp ứng xử và truyền thông như là những yếu tố tạo nên

Đ

văn hóa doanh nghiệp; với mục đích:

G

Đề cao các giá trị: “Chất lượng - Hiệu quả - Sáng tạo - Trung thành - Kỷ cương -

H Ư

N

Chuyên nghiệp” trong mọi hoạt động của từng cá nhân và tập thể.

Mọi Nhân viên tự hào về văn hóa Công ty trên cơ sở hệ thống các chuẩn mực đạo đức

TR ẦN

và tinh thần dựa vào đặc điểm riêng của Công ty, nhằm hướng tới những giá trị đẹp nhất được mọi người công nhận, xã hội đồng tình, tạo nét riêng độc đáo; đồng thời là

B

sức mạnh lâu bền của Công ty trên thương trường.

10 00

Tạo một ấn tượng đẹp, một nét riêng thuyết phục với xã hội, với mọi người; từ đó vun đắp uy tín nhằm tăng cường sự phát triển của Công ty.

Ó

A

Xây dựng một tập thể gắn bó, thương yêu nhau với những thành viên giỏi về công

H

việc, ngày càng hoàn thiện về nhân cách.

-L

Í-

Hoạt động xã hội:

Trong năm qua, DHG Pharma đã thực hiện 138 chương trình khám bệnh phát thuốc

ÁN

trải dài từ Cần Thơ đến nước bạn Campuchia. Gần 60.000 lượt người dân đã được

TO

phục vụ. Trong đó, đội ngũ của công ty đã tới khám bệnh phát thuốc cho hơn 2.000

ÀN

lượt bệnh nhân nghèo tại huyện Ô Đông, Tỉnh Kompong Spư, vương quốc

D

IỄ N

Đ

Campuchia. Đại diện DHG Pharma đã tới bệnh viện Chợ Rẫy, bệnh viện đa khoa TƯ

Cần Thơ tài trợ 06 trường hợp mổ tim hở van 3 lá cho các bệnh nhân ngụ ở Bình Phước, An Giang, Sóc Trăng, Vĩnh Long, Cần Thơ.

Năm qua, DHG Pharma đã đóng góp Quỹ tấm lòng vàng với số tiền 118.820.000 đồng, đóng góp cho phong trào nuôi heo đất gây Quỹ vì bệnh nhân nghèo, tổng số tiền

1

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

1,9 tỷ đồng. Có 165 cán bộ công nhân viên đã tham gia hiến máu, với 211 đơn vị máu.

DHG Pharma duy trì hàng tháng hoạt động thăm và tặng các suất ăn dinh dưỡng, tại trung tâm người già quận Bình Thủy, hàng tuần nấu thức ăn dinh dưỡng cho các cháu

N

tại trung tâm nuôi trẻ mồ côi ở TP. Cần Thơ.

Mã số thuế (mã doanh nghiệp):

6300039947

Ngày cấp:

23/07/2007

Điện thoại:

07113876409

Fax:

07113580432

N

SH PHARMA

ẠO

TP

.Q

U Y

Tên giao dịch:

H

Ơ

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC SÔNG HẬU:

Đ

Địa chỉ trụ sở: Số 82, Lê Quý Đôn, Khu vực 1, Phường III, TP. Vị Thanh, Tỉnh Hậu

Hình 1. Công ty Sông Hậu là công ty con trực thuộc Dược Hậu Giang

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

G

Giang.

2

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

NỘI DUNG BÁO CÁO 1. KHẢO SÁT NỘI DUNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

HÀNH CỦA CÔNG TY DƯỢC SÔNG HẬU:

A

Hình 2. Sơ đồ tổ chức nhân sự tại SH pharma

H

Ó

1.1. Nội dung thực tập về bảo vệ an ninh công ty:

Í-

Trong trường hợp khẩn cấp trưởng đơn vị sẽ chịu trách nhiệm chính.

ÁN

như sau:

-L

Trong những trường hợp khẩn cấp nghiêm trọng, việc thông báo sẽ được thực hiện

TO

Nhân viên đơn vị: Thông báo cho trưởng đơn vị.

ÀN

Trưởng đơn vị: Thông báo cho cơ quan chính quyền địa phương và ban tổng giám đốc

D

IỄ N

Đ

công ty.

Nhân viên phụ trách PCCC: Thông báo cho cảnh sát PCCC.

Đối với các trường hợp ít nghiêm trọng, sẽ được giải quyết tùy từng trường hợp cụi thể.

1.1.1. Trách nhiệm đối với nhân viên tại đơn vị: Giám đốc đơn vị, người được phân công có trách nhiệm sắp xếp lịch trực tại đơn vị.

3

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Vào cuối mỗi ca làm việc, trước khi ra về, nhân viên trực có trách nhiệm kiểm tra điện nước, PCCC, khóa và niêm phong cửa.

Niêm phong hộp đựng chìa khóa.

N

H

vào đơn vị, trình giấy tờ (giấy giới thiệu, danh thiếp) nếu cần và ngồi chờ tại khu vực

Ơ

Khách vào công ty phải báo cho nhân viên trực hoặc nhân viên đơn vị biết mục đích

N

1.1.2. Nội quy đối với khách ra vào công ty:

U Y

giành cho khách.

.Q

Nhân viên trực liên hệ với nơi khách cần vào và cấp trên để xin ý kiến và hướng dẫn

TP

khách vào (nếu được sự đồng ý của cấp trên).

ẠO

Nhân viên trong đơn vị không được tự ý tiếp khách là người thân, bạn bè (không có

Đ

quan hệ công tác) tại nơi làm việc. Trường hợp ngoại lệ phải có sự đồng ý của phụ

G

trách bộ phận.

H Ư

N

1.1.3. Quy định về hệ thống khóa: lãnh đạo.

TR ẦN

Không được mang chìa khóa của đơn vị ra khỏi đơn vị, trừ trường hợp được phép của Bất kỳ hệ thống khóa nào nếu bị mất thì phải lắp đặt khóa mới và phải báo cáo lãnh

B

đạo biết để xin ý kiến giải quyết.

10 00

Nhân viên trực có trách nhiệm nhận, giao, cất giữ hộp chìa khóa (đã được niêm phong).

Ó

A

Tủ / ngăn kéo đựng các hộp chìa khóa phải được khóa và bảo quản cẩn thận.

H

Các nhân viên khác (không phải là nhân viên trực), tuyệt đối không được tự ý mở hộp

-L

Í-

chìa khóa khi chưa có lệnh của trưởng đơn vị.

Trường hợp đặt biệt như: nguy cơ cháy, nổ nhân viên trực buộc phải mở cửa và phải

ÁN

báo ngay cho trưởng đơn vị biết để chỉ đạo giải quyết.

TO

Tất cả các trường hợp mất chìa khóa, phải được ghi chép lại vào sổ trực và điều tra kỷ

ÀN

nguyên nhân.

D

IỄ N

Đ

1.2. Nội dung thực tập về quản lý chất lượng công ty: 1.2.1. Về nội dung chính sách chất lượng: Chính sách chất lượng phải ghi những mục đích và chính sách chung của nhà phân phối về vấn đề chất lượng.

Chính sách chất lượng phải được lãnh đạo chính thức phê duyệt và công bố.

4

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

1.2.2. Về yêu cầu chủ yếu của quản lý chất lượng phân phối: Hệ thống phân phối phải đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn GDP, GSP. Các thao tác thực hiện và kiểm tra chất lượng được nêu rõ trong các quy trình của đơn Trách nhiệm quản lý nêu rõ trong các mô tả công việc.

N

H

Cơ cấu hạ tầng “hệ thống chất lượng” phù hợp, bao gồm cơ cấu tổ chức, quy trình,

Ơ

N

vị .

U Y

phương pháp và các nguồn lực. Tham chiếu sơ đồ tổ chức nhân sự.

.Q

Các hoạt động có tính hệ thống cần thiết để đảm bảo cho việc phân phối và hồ sơ tài

TP

liệu đáp ứng được các yêu cầu chất lượng đã định trước.

ẠO

Tất cả các bên liên quan trong quá trình sản xuất và phân phối thuốc phải chia sẽ về

Đ

chất lượng và độ an toàn của sản phẩm để sản phẩm phù hợp với mục đích sử dụng.

G

Sản phẩm sau khi nhập kho được bảo quản trong các điều kiện phù hợp theo tiêu

H Ư

N

chuẩn của GSP.

Trong quá trình phân phối trước khi đến tay người tiêu dùng sản phẩm phải được quản

TR ẦN

lý và bảo quản theo yêu cầu qui định để luôn đảm bảo chất lượng.

Các chương trình thương mại điện tử trong kinh doanh phải đảm bảo có thể truy lại

B

nguồn gốc và xác minh được chất lượng thuốc.

10 00

Thiết lập các quy trình cung ứng và xuất kho đã được phê duyệt để đảm bảo thuốc được mua từ các nhà cung cấp hợp pháp và được phân phối tới các cơ sở, pháp nhân

Ó

A

có giấy phép đủ điều kiện kinh doanh dược theo quy định của pháp luật.

H

Đơn vị xây dựng quy trình đánh giá nội bộ và thực hiện ít nhất 01 năm / lần để đánh

-L

Í-

giá hiệu quả và tính phù hợp của hệ thống.

Những sai lệch phải được báo cáo điều tra, làm rõ và ghi vào hồ sơ.

ÁN

Thực hiện việc đánh giá thường xuyên các hồ sơ, sổ sách, quy trình nhằm chứng minh

TO

tính ổn định của quy trình và đảm bảo quy trình hoàn thiện liên tục.

ÀN

Sản phẩm không được bán hay phân phối khi không đạt các tiêu chuẩn về chất lượng

các cơ quan chức năng.

Hệ thống quản lý chất lượng được thiết kế toàn diện và được triển khai đúng đắn.

D

IỄ N

Đ

Không được phân phối sản phẩm đến những cơ sở chưa có giấy phép chứng nhận của

5

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Tất cả các thành viên trong đơn vị đều có trách nhiệm tham gia và cam kết thực hiện mục tiêu đảm bảo chất lượng của hệ thống phân phối thuốc của đơn vị mình. Hệ thống chất lượng được lưu hồ sơ đầy đủ và được theo dõi về hiệu lực hoạt động.

N

Tất cả các phần trong hệ thống đảm bảo chất lượng được bố trí đủ nhân viên có năng

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

lực, cơ sở, phương tiện, và các thiết bị phù hợp.

-L

Í-

Hình 3. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của SH pharma 1.3. Khảo sát nội dung các quy định hành chính công ty:

ÁN

Đối với khu vực phía trước:

TO

Hàng ngày quét dọn thu gom rác sạch sẽ và bỏ đúng nơi qui định.

D

IỄ N

Đ

ÀN

Xe máy, xe tải chở hàng đậu đúng nơi qui định.

Đối với khu vực văn phòng: Nhân viên trong khi làm việc phải ăn mặc gọn gàng, sạch sẽ và mặc đồng phục theo qui định của Công ty.

Khi có khách đến liên hệ công việc phải tỏ thái độ tiếp đón niềm nở, mời khách ngồi nghỉ và báo cho người khách cần gặp.

6

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trong khi tiếp chuyện với khách không được nhai kẹo, ăn vặt hay ăn thức ăn khác.

Khi nói chuyện qua điện thoại trước tiên phải xưng tên cơ quan Công ty (nếu nói chuyện cơ quan). Sau đó hỏi xác định lại số máy và người cần gặp, không hỏi cộc lốc

N

H

quanh) khi gác máy phải nhẹ nhàng, cẩn thận tránh gác kênh máy.

Ơ

Nói chuyện nên nói ngắn gọn vừa đủ nghe (để không ảnh hưởng đến người xung

N

hoặc hỏi trống không.

phải được sắp xếp gọn gàng, ngay ngắn.

TP

Sau buổi làm việc phải tắt đèn, quạt, máy vi tính, kiểm tra nguồn điện.

.Q

U Y

Hàng ngày phải thường xuyên lau, dọn sạch sẽ các đồ dùng phục vụ cho công việc

ẠO

Nâng cao tinh thần tiết kiệm, chống lãng phí và bảo vệ tài sản của Công ty khi sử dụng

Đ

các vật dụng hàng ngày như giấy, viết.

G

Đối với khu vực kho:

H Ư

N

Không được làm việc một mình trong kho ngoài giờ làm việc.

Khi ra khỏi kho, phải kiểm tra và khóa các cửa kho.

TR ẦN

Không cho người không phận sự vào khu vực kho.

Phải mặc đồ chuyên môn và không được mang dép đi bên ngoài vào trong kho.

B

Phải hiểu rõ tính chất công việc trước khi tiến hành, phải tập trung vào công việc.

10 00

Không làm việc vội vã, hấp tấp, phải sử dụng thang hoặc ghế (khi cần lấy hàng trên ngăn kệ cao), không được leo trèo tùy tiện.

Ó

A

Khi sắp xếp, vận chuyển hàng phải cẩn thận tránh đổ ngã.

H

Phải có ý thức tự giác chấp hành nội qui kho và nội qui phòng cháy chữa cháy.

-L

Í-

Nghiêm cấm sử dụng lửa trong kho.

Các hàng hóa dễ cháy nổ cần tránh xa lửa và tia lửa điện.

ÁN

Không được sử dụng bất cứ thiết bị nào của kho nếu không biết cách vận hành và chưa

TO

được huấn luyện an toàn lao động.

ÀN

Tuyệt đối không được làm vệ sinh thiết bị khi chưa ngắt điện.

D

IỄ N

Đ

Tuyệt đối không làm ẩm ướt các ổ cắm điện, công tắc điện khi vệ sinh.

Khi hàng hóa có đổ vỡ phải làm vệ sinh ngay và lau dọn sạch sẽ.

Phải vệ sinh sạch sẽ sau khi cấp phát hàng.

Phải thực hiện vệ sinh kho theo định kỳ.

Các quy định đối với các đối tượng khác nhau:

7

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Khách tham quan muốn vào khu vực kho bảo quản hàng hóa phải được sự đồng ý của trưởng đơn vị, và phải được sự hướng dẫn của thủ kho về thay đổi giầy, dép, trang phục và đường đi. cho thủ kho và ngồi chờ ở khu vực chờ nhận hàng.

N

H

Đối với nhân viên nghiệp vụ, Kế toán đơn vị (được phân công) vào ngày cuối tháng

Ơ

N

Đối với nhân viên nhận hàng hóa không được vào khu vực bảo quản; chỉ giao hóa đơn

U Y

được vào khu vực kho bảo quản để kiểm kê.

.Q

Đối với nhân viên phụ trách chất lượng được vào khu vực kho cùng với thủ kho để

TP

kiểm tra chất lượng hàng hóa.

ẠO

1.4. Khảo sát nội dung cấu trúc hình thành công ty:

Đ

Đơn vị phải có tư cách pháp nhân, được cấp giấy phép chứng nhận đủ điều kiện hành

G

nghề kinh doanh thuốc theo các qui định hiện hành của luật Dược và các Luật, văn bản

H Ư

N

liên quan và phải đủ năng lực chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình.

Thiết lập cơ cấu thích hợp cho các hoạt động của đơn vị và được minh họa bằng sơ đồ

TR ẦN

tổ chức.

Sơ đồ tổ chức thể hiện trình độ chuyên môn của nhân viên đảm nhận những công việc

B

theo quy định.

10 00

Trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ của từng cá nhân phải được xác định rõ ràng và được ghi trong bản mô tả công việc của từng cá nhân.

Ó

A

Tất cả các nhân viên được đào tạo, hiểu rõ trách nhiệm của mình.

H

Các nhân viên chịu trách nhiệm về việc bảo quản, phân phối vận chuyển các thuốc

-L

Í-

phải có trình độ, năng lực đáp ứng các quy chế liên quan.

Các nhân viên quản lý và quản lý kỹ thuật có đủ quyền hạn cần thiết để thực hiện

ÁN

nhiệm vụ của mình và để xác định điều chỉnh những sai lệch so với hệ thống quản lý

TO

chất lượng.

ÀN

Thiết lập các quy định về an toàn của nhân viên và của tài sản, bảo vệ môi trường, tính

lao động của nhân viên.

D

IỄ N

Đ

toàn vẹn của sản phẩm. Tham chiếu quy định xử lý các sự cố ảnh hưởng đến an toàn

8

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

1.4.1. Khảo sát về các trường hợp uỷ quyền: Trong trường hợp trưởng đơn vị nghỉ đột xuất thì phải uỷ quyền cho người thay thế tạm thời (từng phần hoặc toàn bộ công việc), người thay thế và được huấn luyện để

N

H

thế phải được huấn luyện về công việc được uỷ quyền một cách thành thạo và phải do

Ơ

Trường hợp người đang đảm nhận công việc trong đơn vị nghỉ đột xuất thì người thay

N

hiểu biết về các công việc liên quan được uỷ quyền.

U Y

trưởng đơn vị chỉ định.

.Q

1.4.2. Khảo sát về các trường hợp hợp đồng:

TP

Trong trường hợp đơn vị không có đủ nhân viên để thực hiện những công việc đơn

ẠO

giản như: dọn vệ sinh, khuân vác hàng, vận chuyển hàng. Trưởng đơn vị chịu trách

Đ

nhiệm xác định thời gian, giờ giấc làm việc của các nhân viên này để tiến hành thoả

G

thuận ký hợp đồng.

Tuân thủ nội quy, quy định của đơn vị, công ty.

H Ư

N

1.4.3. Khảo sát về an toàn lao động:

TR ẦN

Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công của trưởng đơn vị trực tiếp, công ty.

Tuyệt đối chấp hành các qui định an toàn về điện, an toàn giao thông.

B

Chỉ được sử dụng các thiết bị, phương tiện vận chuyển, khi được phân công.

10 00

Phương tiện vận chuyển đi lại hoặc vận chuyển phải được định kỳ kiểm tra, bảo trì, thay thế, sửa chữa để đáp ứng tốt và lâu dài cho yêu cầu an toàn trong sử dụng.

Ó

A

Hàng hoá trong kho không được chồng xếp cao quá qui định.

H

Không được để hàng nghiêng ngã có nguy cơ đổ vỡ.

-L

Í-

Không được hút thuốc hoặc sử dụng các phương tiện, vật dụng có lửa, vật gây cháy, gây nổ trong khu vực kho hàng.

ÁN

Thường xuyên kiểm tra hệ thống mạng lưới điện để kịp thời phát hiện những hỏng hóc

TO

ảnh hưởng đến hệ thống điện.

ÀN

Khi có nguy cơ xảy ra đe dọa tính mạng, nhân viên có quyền ngừng công việc, rời

D

IỄ N

Đ

khỏi vị trí làm việc và báo ngay với người có trách nhiệm trực tiếp.

1.4.4. Khảo sát về an ninh đơn vị: Cửa nhà ở, nhà kho, phòng sinh hoạt phải có cửa khóa chắc chắn và phải được khóa lại khi không có mặt.

9

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Khi nghỉ trưa phải chuyển các phương tiện chuyển: xe gắn máy vào trong nhà và đóng cửa lại.

Cảnh giác và thông báo cho đồng nghiệp trong đơn vị biết khi phát hiện những người

N

lạ mặt có những biểu hiện khả nghi tiếp cận khu vực xung quanh nơi làm việc.

H

Ơ

Những ngày nghỉ, lễ, tết phải sắp xếp phân công người trực tại đơn vị.

U Y

Cán bộ – công nhân viên phải được kiểm tra sức khỏe định kỳ 1 năm/ 1lần.

N

1.4.5. Khảo sát về quy định sức khỏe:

.Q

Nhân viên không được làm việc khi có thông báo của Y tế cơ quan là cá nhân không

TP

đủ sức khỏe.

ẠO

Sau thời gian nghỉ bệnh dễ lây, khi vào làm việc phải trình giấy xác nhận của Bác sĩ

Đ

chứng nhận đã khỏi bệnh.

G

Khi có bệnh bản thân nhân viên phải tự giác báo cáo với lãnh đạo trực tiếp của mình

H Ư

N

để xin nghỉ điều trị.

Mọi người phải có trách nhiệm phát hiện kịp thời những triệu chứng của bệnh truyền

TR ẦN

nhiễm ở nhân viên và báo cáo với lãnh đạo trực tiếp.

1.4.6. Khảo sát về trang phục, bảo hộ lao động:

B

Tất cả nhân viên khi tham gia vào quá trình phân phối thuốc phải mặc trang phục hoặc

10 00

bảo hộ phù hợp với công việc thực hiện.

Những người làm việc trực tiếp tại khâu bán hàng khi hành nghề phài mặc áo choàng

Ó

A

trắng sạch sẽ, gọn gàng. Đeo biển có dán ảnh, ghi rõ họ, tên, chức danh (do Sở y tế

H

cấp).

-L

Í-

Nhân viên làm việc trong khu vực kho hàng phải mặc trang phục bảo hộ lao động.

Nhân viên giới thiệu hàng, giao nhận, tài xế … mặc đồng phục của công ty.

ÁN

1.4.7. Khảo sát về việc sử dụng, bảo quản tài sản chung:

TO

Công ty, đơn vị luôn cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt hơn như: hệ thống

ÀN

thông gió, điều hòa nhiệt độ, bảo hộ lao động, phương tiện đi lại…

D

IỄ N

Đ

Không được sử dụng phương tiện, tài sản của công ty để sử dụng cho mục đích riêng.

1.5. Khảo sát nội dung cách thức đào tạo nhân viên: Nhân viên phải được đào tạo ban đầu và đào tạo liên tục phù hợp với công việc được giao, các yêu cầu của tiêu chuẩn GDP, GSP. Đơn vị phải thiết lập chương trình đào tạo bằng văn bản trong năm cho đơn vị.

10

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nội dung: đào tạo trong từng tháng của chương trình đào tạo phải được thực hiện theo đúng thời gian.

Trường hợp nếu có những sai lệch, trưởng đơn vị phải xác định và ghi rõ lý do vào dung đã bị sai lệch.

N

H

Thiết lập hồ sơ đào tạo của từng nhân viên trong đơn vị, việc thiết lập và lưu trữ hồ sơ

Ơ

N

chương trình này và phải bố trí sắp xếp lại thời gian để tiến hành huấn luyện các nội

U Y

này được được thực hiện trên máy vi tính.

.Q

Sau khi cập nhật các nội dung đào tạo vào đầy 2 mặt của trang giấy loại A4, tiến hành

ẠO

Lưu trữ vào vị trí quy định.

TP

in ra , trưởng đơn vị ký tên xác nhận vào hồ sơ cá nhân này.

H Ư

N

1.6. Nhận xét:

G

trình cho lãnh đạo của đơn vị mới được phân công.

Đ

Khi nhân viên được điều động sang đơn vị khác phải mang theo hồ sơ đào tạo này để

Nhân viên công ty luôn ý thức coi trọng việc tuân thủ nội quy, đảm bảo an toàn hàng

TR ẦN

hóa, an ninh công ty và đáp ứng đúng trang phục khi làm việc.

Về cơ cấu tổ chức, các nhân sự trong công ty có bảng mô tả công việc riêng cho từng

B

chức danh. Thông qua đó, nhân viên biết được các nội dung trách nhiệm và quyền hạn

10 00

cụ thể của mình.

Công ty đảm bảo các hoạt động được kiểm tra, kiểm soát cẩn thận.

Ó

A

2. NỘI DUNG THỰC TẬP VỀ SẮP XẾP KHO, DỰ TRỮ VÀ BẢO QUẢN

H

THUỐC:

-L

Í-

2.1. Khảo sát về cách sắp xếp và bảo quản:

ÁN

2.1.1. Nguyên tắc 3 dễ: Dễ thấy:

TO

Khi sắp xếp sản phẩm nhãn phải quay mặt ra ngoài theo hướng đường đi lại trong kho.

ÀN

Cùng một loại hàng và cùng hàm lượng, nồng độ phải tập trung để vào một cụm hàng

D

IỄ N

Đ

Mỗi lô hàng phải được sắp xếp một cách riêng biệt để tránh nhầm lẫn.

Hàng phải được xếp trên kệ hoặc pallet không được để trực tiếp trên nền kho.

Dễ lấy - Dễ kiểm tra: Các pallet, kệ phải được sắp xếp sao cho có khoảng cách để thuận tiện cho việc kiểm tra và thực hiện việc cấp phát, đảo kho dễ dàng.

11

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Các hàng hoá cấp phát thường xuyên, các hàng cận hạn dùng, hàng về trước để phía ngoài, và ngược lại hàng ít cấp phát, hàng có hạn dùng dài, hàng về sau được xếp vào phía trong.

N

Hàng phải được xếp cách xa trần nhà ít nhất 0,5 mét.

Ơ

2.1.2. Khảo sát về điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng:

N

H

Điều kiện bảo quản của các sản phẩm phải phù hợp với điều kiện bảo quản được ghi

U Y

trên nhãn thuốc.

.Q

Đối với những sản phẩm trên bao bì có ghi “điều kiện bảo quản nơi khô, mát, tránh

ẠO

và nhiệt độ ≤ 30oC, độ ẩm ≤ 75 %. Phải tránh ánh sáng trực tiếp.

TP

ánh sáng” được hiểu theo nghĩa thông thường là bảo quản trong điều kiện khô, thoáng,

Đ

2.1.3. Khảo sát về chống ẩm, nóng:

G

Thủ kho phải theo dõi nhiệt độ, độ ẩm hàng ngày tại kho bằng đồng hồ đo độ ẩm và khoảng từ 9 - 10 giờ, chiều lúc 14 -15 giờ).

H Ư

N

nhiệt độ, ghi chép vào phiếu theo dõi nhiệt độ, độ ẩm hai lần trong ngày (sáng vào

TR ẦN

Khi có hiện tượng nhiệt độ và độ ẩm vượt quá qui định.

Người kiểm tra phải điều chỉnh lại máy điều hòa.

B

Sau khi điều chỉnh phải ghi lại kết quả đã điều chỉnh vào cột ghi chú của biểu mẫu

10 00

theo dõi.

Ký, ghi rõ họ tên của người đã điều chỉnh.

Ó

A

Trường hợp thiết bị (Máy điều hòa nhiệt độ, ẩm – nhiệt kế) hỏng:

H

Người kiểm tra phải báo ngay cho trưởng đơn vị biết để có phương án giải quyết (sửa

-L

Í-

chửa hoặc thay mới.

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

Ghi chú thích cụ thể vào cột ghi chú trong sổ theo dõi.

12

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

B

Hình 4. Bảng nội quy kho bảo quản SH pharma

10 00

2.1.4. Khảo sát về chống mối, mọt, chim, chuột, côn trùng: Hàng tuần thủ kho kiểm tra cảm quan trong và ngoài khu vực kho để phát hiện mối,

Ó

A

mọt, chim, chuột, côn trùng.

H

Hàng tháng thủ kho phải kiểm tra một lần bằng cảm quan các giá, tủ, kệ, pallet bằng

Í-

gỗ (nếu có) và bao bì đóng gói để phát hiện mối, mọt, côn trùng.

-L

Nếu có biểu hiện dấu hiệu của hiện mối, mọt, chim chuột, côn trùng phải thực hiện

ÁN

biện pháp xử lý ngay sau khi phát hiện.

TO

2.1.5. Khảo sát về chống quá hạn dùng:

ÀN

Hàng tuần kiểm tra hạn dùng của các thành phẩm đang lưu kho, kịp thời phát hiện

D

IỄ N

Đ

hàng gần hết hạn dùng để báo cáo xin ý kiến giải quyết.

Luôn theo dõi và thực hiện việc xuất hàng đảm bảo nguyên tắc FEFO (hết hạn dùng trước xuất trước), FIFO (nhập trước xuất trước).

2.1.6. Khảo sát về chống cháy nổ: Tuyệt đối không được hút thuốc, đun nấu hoặc mang vật có lửa vào kho.

13

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Có trang bị các dụng cụ phục vụ cho việc phòng cháy, chữa cháy và phải được để ở nơi dễ thấy, dễ lấy.

Tất cả các nhân viên làm việc trong kho phải học tập nội qui, qui định liên quan đến

N

việc phòng cháy, chữa cháy và biết sử dụng các phương tiện chữa cháy.

H

Ơ

Không được mang xe máy vào khu vực kho.

N

2.1.7. Khảo sát về chống nhầm lẫn, mất mát:

U Y

Khi nhập, xuất hàng cả người giao và người nhận đều phải kiểm tra và đối chiếu giửa

.Q

hoá đơn với thực tế về các yêu cầu: tên sản phẩm, số lượng, số lô, hàm lượng, qui cách

TP

đóng gói.

ẠO

2.1.8. Khảo sát về qui chế nhãn thuốc:

Đ

Thủ kho và nhân viên giao nhận khi nhận hàng hoặc xuất hàng phải kiểm tra từng

G

thùng hàng có đầy đủ nhãn, còn nguyên vẹn.

H Ư

N

Thường xuyên kiểm tra bao bì để phát hiện tình trạng hư hỏng, rách, mất nhãn khiến không còn nhận dạng được hàng hoá.

TR ẦN

2.2. Nội dung thực tập về cách định kỳ kiểm tra số lượng và chất lượng hàng: 2.2.1. Khảo sát về kiểm tra số lượng hàng lưu kho:

10 00

lượng tồn trong sổ sách.

B

Hàng tháng phải thực hiện việc kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tồn thực tế với số Trường hợp tồn kho thực tế và tồn kho sổ sách có sai lệch, thất thoát thủ kho phải tìm

Ó

A

nguyên nhân và lý giải rõ ràng.

H

Sau khi kiểm tra số lượng hàng lưu kho. Thủ kho xem lại số lượng thực tế, ký tên vào

-L

Í-

biên bản cùng với nhân viên kế toán, sau đó trình ký xác nhận của trưởng đơn vị.

2.2.2. Khảo sát về kiểm tra chất lượng hàng lưu kho:

ÁN

Hàng tháng vào giữa và cuối tháng thủ kho kiểm tra cảm quan chất lượng sản phẩm.

TO

Trường hợp nếu thấy có sự biến đổi về chất lượng, tham chiếu qui trình giải quyết đối

ÀN

với thuốc bị khiếu nại khách hàng.

D

IỄ N

Đ

2.3. Nội dung thực tập về cách kiểm soát bao bì và nhãn: Thuốc phải được bảo quản và phân phối trong các bao bì không gây tác động xấu đến chất lượng sản phẩm và phải đủ khả năng bảo vệ sản phẩm tránh các ảnh hưởng bên

ngoài, kể cả việc nhiễm khuẩn: nguyên vẹn, chắc chắn, kín, không bị thụng, rách, móp, dơ.

14

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nhãn nhận dạng phải được dán trên thùng, đầy đủ Nội dung: theo quy định: Tên sản phẩm, hàm lượng (nếu có), số lô sản xuất, hạn dùng, số đăng ký, quy cách đóng gói.

Nhãn nhận dạng phải được dán ngay ngắn, đúng vị trí, không bị lem, mờ thiếu nội Những điều kiện bảo quản, vận chuyển đặt biệt phải được ghi rõ trên nhãn.

N

H

Sản phẩm được dự định chuyển giao ra ngoài tấm kiểm soát của hệ thống quản lý của

Ơ

N

dung.

U Y

nhà sản xuất, thì trên nhãn phải ghi tên và địa chỉ của nhà sản xuất, các điều kiện vận

.Q

chuyển đặc biệt và bất kỳ quy định luật pháp đặc biệt nào, kể cả biểu tượng an toàn.

TP

Trên nhãn bao không được ghi các ký hiệu viết tắt, tên hay mã chưa được chấp thuận.

ẠO

Nếu có sử dụng thì chỉ sử dụng các từ viết tắt, tên hoặc mã số được chấp nhận trong

Đ

giao dịch quốc tế hoặc quốc gia.

N

H Ư

Tham chiếu quy trình xử lý bao bì, thuốc bị bể vỡ.

G

Phải có sẵn quy trình bằng văn bản cho việc xử lý các bao bì bị hư hại hoặc bể vỡ.

Nhân viên tại đơn vị trong quá trình nhận hàng kiểm hàng, trong quá trình phân phối

TR ẦN

phải kiểm tra các yêu cầu liên quan đến các yêu cầu qui định nếu thấy không phù hợp phải báo cáo lại với nhân viên phụ trách chất lượng của đơn vị hoặc trưởng đơn vị để

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

xin ý kiến giải quyết.

Hình 5. Xe hỗ trợ di chuyển hàng trong kho

15

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

2.4. Nội dung thực tập về điều tra thất thoát hàng hóa: Trách nhiệm chính: Dược sĩ phụ trách về chất lượng, nhân viên nghiệp vụ của đơn vị, thủ kho, trưởng đơn vị.

N

H

đơn vị xin ý kiến xử lý.

Ơ

Nếu thiếu sau khi điều tra không tìm thấy nguyên nhân thì lập biên bản trình Trưởng

N

Nếu số lượng thừa thì chuyến số lượng thừa vào khu vực biệt trữ chờ xử lý.

U Y

Các bước tiến hành:

ẠO

Nếu số lượng hàng vẫn sai lệch:

TP

chứng từ xuất kho liên quan đến hàng hóa bị sai lệch thất thoát.

.Q

Yêu cầu thủ kho thực hiện kiểm tra lại hàng thực tế và đối chiếu lại với nghiệp vụ các

G

tra lại để xem lượng hàng giao có thừa/thiếu hay không.

Đ

Đề nghị nghiệp vụ đơn vị, nhân viên bán hàng liên hệ với những khách hàng để kiểm

H Ư

N

Kiểm tra lại quy trình an ninh xem có thất thoát do tiêu cực hay không.

Khắc phục:

TR ẦN

Rà soát lại nhân sự và qui trình xuất kho – giao hàng.

Bảo đảm qui trình kiểm đếm / đối chiếu / kiểm tra khi giao hàng được thực hiện chặt

B

chẽ.

10 00

Nếu số lượng hàng hóa thất thoát, sai lệch không tìm được; báo cáo trưởng đơn vị lập hội đồng kỹ luật để điều tra và xử lý tương ứng.

H

Qui định chung:

Ó

A

2.5. Thực tế hoạt động về sử dụng thiết bị nhiệt ẩm kế:

-L

Í-

Khi có nhu cầu trang bị thiết bị theo dõi nhiệt độ – độ ẩm, nhân viên phụ trách bộ phận ty.

ÁN

sử dụng thiết bị đề xuất với trưởng đơn vị để lập dự trù gởi về phòng Cơ điện của công

TO

Trong quá trình sử dụng thiết bị theo dõi nhiệt độ – độ ẩm, nhân viên được phân công

ÀN

theo dõi sử dụng thiết bị phải thường xuyên kiểm tra ngày hết hạn kiểm định của thiết định lại.

D

IỄ N

Đ

bị (01 năm sau ngày kiểm định cuối cùng) để chuyển thiết bị này về công ty nhờ kiểm

16

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

TR ẦN

Hình 6. Đồng hồ nhiệt ẩm trong kho SH pharma Khi sử dụng, nhân viên phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra tình trạng của thiết bị.

B

Nếu thiết bị có hiện tương hư hỏng phải báo ngay cho cán bộ phụ trách chất lượng

10 00

hoặc trưởng đơn vị biết để kịp thời sửa chữa / xử lý điều chỉnh phù hợp.

Không được tự ý điều chỉnh hoặc sử dụng thiết bị cho bất kỳ mục đích nào khác.

Ó

A

Đọc chỉ số đo trên thiết bị:

H

Đọc theo giá trị tại đầu chỉ của kim màu đỏ và so sánh chỉ số đọc được với sai số

-L

Í-

(được in trên tem hình chữ nhật, màu trắng) để tính ra giá trị thực.

Nếu sai số trên tem là số (+) thì khi đọc, giá trị thực sẽ bằng giá trị đọc được cộng

ÁN

thêm số sai số trên tem.

TO

Nếu sai số trên tem là số (-) thì khi đọc, giá trị thực sẽ bằng giá trị đọc được trừ đi số

Theo dõi thời gian kiểm định thiết bị: Căn cứ vào thời gian kiểm định trên phiếu kiểm định kèm theo thiết bị để xác định thời gian kiểm định cho lần tiếp theo (01 năm).

D

IỄ N

Đ

ÀN

sai số trên tem.

17

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trong quá trình sử dụng, nhân viên phải theo dõi ngày hết hạn để báo cho người phụ trách chất lượng hoặc trưởng đơn vị biết trước ngày hết hạn ít nhất 15 ngày để có kế hoạch hiệu chuẩn phù hợp.

Tiếp nhận:

N

H

Khi có thông báo của cơ quan quản lý, của Công ty hoặc bất kỳ bất kỳ nhân viên nào

Ơ

N

2.6. Thực tế hoạt động về kiểm soát thuốc giả:

U Y

của đơn vị phát hiện trong mạng lưới phân phối thuốc (trên thị trường) có thuốc giả

.Q

hoặc một thuốc bị nghi ngờ là thuốc giả đều phải được nhận dạng và tách riêng thuốc

TP

đó ra khỏi những thuốc khác.

ẠO

Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm kiểm soát sản phẩm nghi ngờ là thuốc giả trong các

Đ

trường hợp sau:

G

Nhân viên trong đơn vị tự phát hiện:

H Ư

N

Tiến hành lập biên bản theo mẫu.

Lưu giữ mẫu thuốc giả (nếu có).

TR ẦN

Lập phiếu báo cáo sản phẩm nghi ngờ là thuốc giả kèm theo mẫu thuốc giả (nếu có) theo mẫu.

10 00

Khách hàng phát hiện:

B

Gởi phiếu báo cáo sản phẩm nghi ngờ là thuốc giả và biên bản phát hiện về Công ty.

Nhân viên trong đơn vị kiểm tra theo cảm quan để xác nhận nếu có nghi ngờ.

H

kiến giải quyết.

Ó

A

Tiến hành lập biên bản theo mẫu, lưu giữ mẫu (nếu có), báo cáo trưởng đơn vị xin ý

-L

Í-

Trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến để thoả thuận lại với khách hàng: thu giữ hoặc mua lại mẫu.

ÁN

Lập “Báo cáo sản phẩm nghi ngờ là thuốc giả” gởi về Công ty, kèm theo mẫu (nếu có).

TO

2.7. Thực tế hoạt động về kiểm kê và đối chiếu:

ÀN

Định kỳ hàng tháng hoặc khi có lệnh của Ban Tổng Giám Đốc công ty, các nhân viên

D

IỄ N

Đ

được phân công kiểm kê tại đơn vị (thủ kho, nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên máy vi tính, kế toán) thực hiện việc kiểm kê theo lệnh đã ban hành.

Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên máy vi tính in toàn bộ danh mục hàng đang được lưu giữ tại kho của đơn vị.

18

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Thủ kho, nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên máy vi tính, kế toán cùng phối hợp kiểm tra và đối chiếu số lượng tồn kho thực tế về số lượng thực tế, số lô, hạn dùng, chất lượng sản phẩm so với danh mục hàng theo dõi trên máy vi tính.

N

H

và tiến hành điều tra nguyên nhân.

Ơ

kê. Trường hợp nếu có sai lệch giửa thực tế và sổ sách phải báo cáo với trưởng đơn vị

N

Sau khi đối chiếu xong thiết lập biên bản kiểm kê và cùng ký tên vào biên bản kiểm

U Y

Trong khi kiểm kê nếu phát hiện các trường hợp sau đây:

.Q

Hàng luân chuyển chậm: thủ kho làm đề nghị trình trưởng đơn vị để có kế hoạch tăng

TP

tiêu thụ hoặc điều động về công ty.

ẠO

Hàng còn hạn dùng dưới 6 tháng: thủ kho ghi và sổ theo dõi hạn dùng.

D

IỄ N

Đ

ÀN

G

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

về công ty, không được tiếp tục phân phối ra thị trường.

Đ

Hàng kém chất lượng: thủ kho lập báo cáo sản phẩm không phù hợp. Sau đó chuyển

Hình 7. Các phiếu theo dõi vệ sinh và nhiệt độ, độ ẩm tại công ty

2.8. Thực tế hoạt động về vệ sinh kho: Chuẩn bị: Máy hút bụi.

Dung dịch xà phòng 0.7 %.

19

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nước sạch (nước sinh hoạt).

Xô đựng nước, cây lau nhà, khăn lau.

Trong quá trình vệ sinh nhớ cẩn thận không được dùng khăn ướt để lau các công tắc, Phạm vi vệ sinh:

N

H

Phòng làm việc, nhà kho: Trần, tường, nền, cửa, tay cầm, bàn ghế, giá, kệ, pallet,

Ơ

N

cầu dao điện.

U Y

quạt.

.Q

Hành lang: Trần, tường, nền, khung nhôm, kính (nếu có).

TP

Trong quá trình làm vệ sinh phải đảm bảo điều kiện bảo quản sản phẩm đúng theo qui

ẠO

định (nếu có).

Đ

Thời gian vệ sinh:

G

Hàng ngày và chiều thứ bảy hàng tuần.

H Ư

N

Hàng ngày: Dọn quang:

TR ẦN

Thu gom rác và bao bì loại bỏ để đúng nơi quy định sau mỗi lần cấp phát hoặc nhận hàng và cuối ngày.

B

Lau giá kệ:

10 00

Dùng máy hút bụi hoặc khăn khô lau giá kệ.

Lau sàn nhà:

Ó

A

Dùng chổi quét sạch sàn nhà.

H

Dùng cây lau nhà đã giặt sạch bằng dung dịch xà phòng để lau sạch sàn nhà.

-L

Í-

Giặt lại chổi bằng nước đến khi sạch xà phòng (2 lần) và lau lại sàn nhà (2 lần).

Xung quanh kho:

ÁN

Quét sạch xung quanh kho.

TO

Hàng tuần:

ÀN

Dọn quang:

D

IỄ N

Đ

Thu gom rác và tất cả các bao bì loại bỏ để đúng nơi quy định.

Phất trần và lau hốc cửa:

Dùng cây phất trần phất hết bụi trên trần.

Dùng cây lau cán dài lau sạch trần và tường bẩn.

Dùng giẻ ẩm lau các hốc cửa.

20

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Lau giá kệ: Dùng máy hút bụi hút sạch bụi trên giá kệ những chỗ khó vệ sinh dùng khăn lau.

Dùng giẻ ẩm lau giá kệ (chú ý giẻ lau không được quá ẩm gây ảnh hưởng đến thuốc

N

đang được bảo quản).

H

Ơ

Dùng giẻ khô lau lại cho khô giá kệ.

N

Lau sàn nhà:

U Y

Dùng chổi quét sạch sàn nhà.

.Q

Dùng cây lau chân tường, sàn nhà.

ẠO

dùng giẻ giặt bằng dung dịch xà phòng để lau sạch chân tường.

TP

Dùng cây lau nhà đã giặt sạch bằng dung dịch xà phòng quy định để lau sàn nhà và

Đ

Giặt lại chổi bằng nước đến hết xà phòng (2 lần) và lau lại sàn nhà (2 lần).

G

Lau lại bằng giẻ khô.

H Ư

N

Xung quanh kho: Quét sạch xung quanh kho.

TR ẦN

Kiểm tra vệ sinh:

Khi kết thúc quá trình vệ sinh, mời người kiểm tra đến để kiểm tra, nếu “đạt” xác nhận

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

vào phiếu theo dõi vệ sinh, nếu không đạt thì vệ sinh lại từ đầu.

Hình 8. Hình ảnh thực tế các hàng thuốc lẻ tại kho SH pharma

21

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

2.9. Thực tế hoạt động về kiểm soát côn trùng, động vật gây hại: Kiểm soát chuột: Chuẩn bị bẫy.

N

Theo số cửa ra vào của kho hoặc phòng mỗi cửa 2 bẫy.

Ơ

Chuẩn bị mồi để bẫy.

N

H

Mồi bẫy chuột: chuối chín, cơm hoặc cá khô.

U Y

Tiến trình thực hiện:

.Q

Mỗi cửa ra vào của kho hoặc phòng, đặt mỗi bên một bẫy, kề sát tường ngay miệng

Đ

Sáng hôm sau xem kết quả:

ẠO

Thời gian: vào cuối ngày trước khi ra về, một tháng một lần.

TP

cửa.

G

Nếu không có chuột: ngưng đặt bẫy, tháng sau thực hiện lại.

H Ư

N

Nếu có chuột tiếp tục bẫy đến khi 3 ngày liên tiếp không có chuột bị bẫy.

Ghi vào sổ theo dõi bẫy chuột mẫu.

TR ẦN

Nếu trong quá trình, phát hiện có chuột, phải tiến hành bẫy ngay.

Xác chuột nếu có được chôn xuống đất xa khu vực kho, hay nơi làm việc hoặc cho vào

B

túi nilong buộc kín lại cho vào thùng rác để đem đi xử lý.

10 00

Bẫy xử dụng xong, rửa sạch, được lưu giữ lại ngoài khu vực kho.

Kiểm soát côn trùng:

Ó

A

Ở cửa ra vào kho phải đặt bẫy dẫn dụ (đèn) để diệt các công trùng, khu vực cần kiểm

H

soát phải được che kín.

-L

Í-

Hàng ngày thủ kho hoặc người có nhiệm vụ kiểm tra trong khu vực kho hoặc nơi làm việc ghi kết quả vào hồ sơ theo dõi chim chuột, côn trùng.

ÁN

Nếu phát hiện côn trùng như kiến, gián, mối, mọt phải tiến hành xử lý ngay bằng

TO

những loại thuốc diệt.

ÀN

2.10. Thực tế hoạt động về đóng gói và dán nhãn:

D

IỄ N

Đ

Sản phẩm sau khi đóng gói phải được dán nhãn nhận dạng trên thùng, nhãn phải đầy

đủ theo quy định: Tên sản phẩm, hàm lượng (nếu có), số lô sản xuất, hạn dùng, số đăng ký, quy cách đóng gói, nhãn nhận dạng phải được dán ngay ngắn, đúng vị trí, không bị lem, mờ thiếu nội dung.

Các dấu hiệu: băng bảo đảm, tem, niêm phải còn nguyên vẹn.

22

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Hình thức: không bị thụng, rách, móp, dơ,…

Số lượng: hộp, tube, vỉ, viên, bột, thể tích phải đủ và phù hợp theo tiêu chuẩn đăng ký với cơ quan chức năng.

N

Khối lượng: bột của viên, bột trong gói, thể tích trong chai, cốm trong chai phải đạt

Ơ

trọng lượng theo tiêu chuẩn sản phẩm quy định.

N

H

Chứng nhận sản phẩm:

U Y

Lô thuốc phải được cung cấp phiếu kiểm nghiệm đạt, bảng photo của nhà cung cấp.

.Q

Các thông tin về sản phẩm trên phiếu kiểm nghiệm: cho phép việc truy tìm lại phiếu

TP

kiểm nghiệm gốc.

ẠO

Đóng gói lại và dán nhãn lại:

Đ

Trong trường hợp cần đóng gói và dán nhãn lại đơn vị thực hiện theo theo quy trình

G

giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại.

H Ư

N

Chuyển sản phẩm về công ty để thực hiện việc đóng gói lại.

Quá trình đóng lại và dán nhãn lại được thực hiện theo quy định của GMP.

TR ẦN

2.11. Nhận xét:

Công ty Sông Hậu thực hiện tốt công tác bảo quản và được tổng công ty đánh giá cao

B

trong các đợt kiểm tra nội bộ công ty được tổ chức định kỳ.

10 00

Nhãn và thùng thuốc trong kho được kiểm tra và đảm bảo còn nguyên vẹn.

Thông tin về số lượng và cảm quan được kiểm tra và đối chiếu định kỳ cho phù hợp

Ó

A

với sổ sách, hồ sơ.

H

Tuy nhiên, cũng cần lưu ý là một số thùng hàng hóa ít xuất nhập, ở ở góc khuất công quy định.

-L

Í-

ty, nhân viên nên xem xét cẩn thận về vệ sinh và bảo quản các góc kho này cho đúng

ÁN

3. BÁO CÁO CÔNG TÁC LIÊN QUAN ĐẾN QUÁ TRÌNH VẬN CHUYỂN VÀ

TO

GIAO NHẬN THUỐC:

ÀN

3.1. Báo cáo công tác liên quan đến vận chuyển hàng hóa:

D

IỄ N

Đ

3.1.1. Nội dung các yêu cầu chung:

Đối với phương tiện vận chuyển: Các loại giấy tờ có liên quan: bảo hiểm phương tiện và hàng hoá, giấy lưu hành còn hiệu lực. Điều kiện vệ sinh xe phù hợp với yêu cầu vận chuyển.

23

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Hoá đơn vận chuyển hàng hoá. Đối với nhân sự: Người điều khiển phương tiện phải có bằng cấp phù hợp theo quy định (bằng lái).

N

Được đào tạo và am hiểu các qui trình thực hiện các công việc có liên quan.

H

Ơ

Đảm bảo tình trạng sức khỏe.

N

Chuẩn bị vận hành:

U Y

Kiểm tra đảm bảo an toàn trong sử dụng.

.Q

Hàng hóa được sắp xếp theo đúng quy định.

TP

Về bảo dưỡng ô tô:

ẠO

Thực hiện theo định kỳ:

Đ

Thay nhớt máy: từ 4500 - 5000 km / lần.

G

Thay nhớt cầu : từ 8 - 12 tháng / lần.

TR ẦN

Thay mỡ bôi trơn: từ 9 - 12 tháng / lần.

H Ư

Thay lược nhớt : từ 15000- 20000 cây / lần.

N

Thay lược nhớt : từ 5000 - 10000 cây / lần.

Thực hiện khám xe theo luật định – kiểm tra tổng quát:

B

Vỏ xe.

10 00

Bình điện. Động cơ.

Ó

A

Thắng xe.

H

Khoang / thùng chứa hàng.

-L

Í-

Máy điều hòa (nếu có).

Xăng, nhớt, nước làm giải nhiệt qua các đồng hồ hiển thị.

ÁN

Trong quá trình vận hành phải thường xuyên kiểm tra tình trạng của xe, khi phát hiện

TO

có tiếng kêu lạ phải kịp thời kiểm tra để xác định nguyên nhân nhằm kịp thời khắc

ÀN

phục sự cố.

D

IỄ N

Đ

Định kỳ hàng tuần phải rửa xe ít nhất 1 lần hoặc khi phát hiện xe bị dơ phải đem xe đi rửa.

Thường xuyên kiểm tra vệ sinh, lau chùi để xe luôn đảm bảo sạch không làm ảnh hưởng đến sản phẩm.

Về bảo dưỡng xe máy:

24

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Thực hiện theo định kỳ: thay nhớt máy khi xe vận hành: từ 4.500 - 5.000 km / lần.

Người được phân công sử dụng phải thường xuyên kiểm tra, khi phát hiện xe bị dơ không đạt yêu cầu vận chuyển, phải tiến hành vệ sinh ngay (lau chùi hoặc rửa bằng

N

nước) để xe luôn được sạch.

N

H

3.1.2. Báo cáo công tác liên quan đến vận chuyển bằng xe ô tô:

Ơ

Khi phát hiện có bộ phận của xe bị hư, phải kịp thời sửa chữa hoặc thay thế ngay.

U Y

Phương tiện vận chuyển:

.Q

Phải có đầy đủ các loại giấy tờ có liên quan (bằng lái xe hợp lệ, bảo hiểm phương tiện

TP

và hàng hoá, giấy lưu hành còn hiệu lực).

ẠO

Điều kiện vệ sinh xe phù hợp với yêu cầu vận chuyển.

Đ

Hoá đơn vận chuyển hàng hoá.

G

Lệnh giao hàng.

H Ư

N

Nhân sự quản lý: Khi phương tiện không hoạt động:

TR ẦN

Tất cả các cửa của phương tiện phải được khóa lại.

Thùng xe phải có chìa khóa và được khóa chắc chắn.

B

Khi phương tiện vận chuyển hoạt động:

10 00

Nhân viên giao nhận (áp tải) hoặc nhân viên bán hàng phải giám sát trực tiếp việc sắp xếp thuốc lên xe.

Ó

A

Sau khi đã chất thuốc và kiểm tra xong, phải khóa cửa thùng xe và niêm phong lại

H

trong quá trình vận chuyển.

-L

Í-

Khi đến nơi nhân viên giao nhận (áp tải) hoặc nhân viên bán hàng mở cửa thùng xe và trực tiếp giám sát việc dỡ thuốc xuống xe.

TO

xe.

ÁN

Tài xế và nhân viên giao nhận không được phép cho người lạ, không có nhiệm vụ lên

ÀN

Không được chở hàng hóa cá nhân trên xe của công ty.

D

IỄ N

Đ

3.1.3. Báo cáo công tác liên quan đến vận chuyển hàng bằng xe máy: Trường hợp giao nhận hàng trong những điều kiện sau: Nơi giao hàng không thể thực hiện được bằng phương tiện xe ô tô (khu vực cấm xe ô tô đi vào, không có đường xe ô tô, trên đường đi phải qua cầu, đò).

Thời gian đi đến nơi giao hàng không quá 2 giờ.

25

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Yêu cầu về phương tiện vận chuyển: Phải có đầy đủ các loại giấy tờ liên quan (bằng lái xe hợp lệ, các loại bảo hiểm, mũ bảo hiểm, áo che mưa.

N

Điều kiện an toàn, vệ sinh của xe đảm bảo yêu cầu vận chuyển.

Ơ

Hoá đơn vận chuyển hàng hoá.

N

H

Lệnh giao hàng.

U Y

Quy định về an toàn:

.Q

Thuốc phải được đóng trong thùng carton và phải được dán kín lại bằng băng keo hoặc

TP

để trong thùng đựng của xe và phải được khoá lại.

ẠO

Hàng để trên xe phải được chằng buộc lại chắc chắn.

Đ

Không được chở, chất hàng vượt quá qui định an toàn giao thông.

G

Trong quá trình di chuyển phải thường xuyên theo dõi để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

hàng bị đổ ngã, trộm cắp, rơi.

Hình 9. Xe tải hàng tại SH pharma được đóng kín cửa khi không sử dụng 3.1.4. Báo cáo công tác liên quan đến vận chuyển thuê ngoài:

26

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Xác định yêu cầu vận chuyển: Khi có nhu cầu vận chuyển hàng hoá đến các đơn vị (căn cứ vào dự trù hàng của các khách hàng) để tiến hành bố trí phương tiện vận chuyển phù hợp.

N

Cơ sở lập hợp đồng vận chuyển bao gồm:

N U Y

Giá cước vận chuyển đã duyệt của Ban Tổng Giám đốc.

H

Thứ tự ưu tiên của phương tiện về thời gian đăng ký và theo dõi tại đơn vị.

Ơ

Danh sách phương tiện vận chuyển đã được xem xét, lựa chọn đáp ứng yêu cầu.

.Q

Số lượng hàng hoá của đơn vị tại từng thời điểm vận chuyển.

TP

Yêu cầu đối với phương tiện vận chuyển:

ẠO

Các loại giấy tờ có liên quan đến chủ sở hữu và phương tiện vận chuyển (bằng lái xe

G

Điều kiện vệ sinh xe phù hợp với yêu cầu vận chuyển.

Đ

hợp lệ, bảo hiểm phương tiện và hàng hoá, giấy lưu hành còn hiệu lực).

H Ư

N

Tuân thủ các nguyên tắc: “Thực hành tốt phân phối thuốc”.

Hoá đơn vận chuyển hàng hoá (xuất trình khi thanh toán cước vận chuyển với các đơn

TR ẦN

vị nhận hàng).

Các hồ sơ kèm theo khi vận chuyển (do bên thuê phương tiện cung cấp):

B

Hợp đồng thuê phương tiện vận chuyển được ký duyệt của Trưởng đơn vị.

10 00

Hoá đơn điều chuyển nội bộ, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, lệnh điều động.

Giao nhận hàng khi vận chuyển:

Ó

A

Tất cả các hoá đơn xuất kho khi đã được ký duyệt hoàn chỉnh sẽ được chuyển đến thủ

H

kho xuất hàng và phương tiện có trách nhiệm nhận và giao trả hàng theo đúng thời

-L

Í-

gian và địa điểm của hợp đồng vận chuyển.

3.1.5. Khảo sát xử ký các sự cố trong quá trình vận chuyển:

ÁN

Trong quá trình vận chuyển nếu có xảy ra sự cố làm ảnh hưởng đến chất lượng sản

TO

phẩm, cần nhanh chóng tách loại những sản phẩm không phù hợp ra khỏi những sản

ÀN

phẩm phù hợp.

D

IỄ N

Đ

Đối với các sản phẩm bị tràn, đổ vỡ:

Cần được tách riêng theo từng loại, cho vào các túi chứa bằng nilon cột kín miệng.

Lau sạch phần chảy dính trên các sản phẩm khác Lập biên bản sự cố. Điện thoại báo cáo sự cố với trưởng đơn vị để xin ý kiến xử lý tiếp theo.

27

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

3.1.6. Báo cáo công tác liên quan đến bảo quản khi vận chuyển: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa có thời gian > 3 giờ, cần lưu ý kiểm tra nhiệt độ, độ ẩm trong xe bằng thiết bị theo dõi. độ ẩm ≤ 75%.

N

H

Hạn chế trường hợp giao hàng vào những thời điểm nhiệt độ môi trường bên ngoài

Ơ

N

Nhiệt độ, độ ẩm trong xe không được vượt quá điều kiện quy định: Nhiệt độ ≤ 30oC,

U Y

làm ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm: trời nắng to, mưa bão, lũ lụt.

.Q

Trong trường hợp vận chuyển các thuốc có yêu cầu điều kiện bảo quản đặt biệt cần

ẠO

3.1.7. Báo cáo công tác liên quan đến kiểm soát côn trùng:

TP

tuân thủ theo quy định điều kiện bảo quản trên bao bì.

Đ

Thùng xe phải được thiết kế để đảm bảo luôn kín và luôn được đóng kín cửa (ngoại trừ

G

trường hợp lúc vệ sinh và lên xuống hàng).

H Ư

N

Chỉ chất hàng lên khi chuẩn bị giao hàng. chứa hàng quá thời gian cần thiết.

TR ẦN

Khi xe đến nơi giao hàng thì nhanh chóng xuống hàng, không để lưu hàng trong thùng Các phương tiện vận chuyển vào cuối ngày phải được quét dọn vệ sinh sạch sẽ, hàng

B

tuần tối thiểu phải được vệ sinh ướt ít nhất 01 lần, trong quá trình vệ sinh cần kiểm tra

10 00

để phát hiện sự xâm nhập của mối mọt côn trùng (nhất là thùng xe làm bằng gỗ).

Việc thực hiện vệ sinh thùng chứa hàng đảm bảo sạch và khô.

Ó

A

Quá trình vệ sinh phải được cập nhật vào sổ theo dõi quá trình vệ sinh theo từng

H

phương tiện vận chuyển.

-L

Í-

Khi phát hiện những vết nứt, bể trên thùng xe phải báo cáo trưởng đơn vị để xin ý kiến để sửa chữa ngay.

ÁN

Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện có sự xuất hiện của mối, mọt côn trùng cần tiến

TO

hành biện pháp xử lý theo từng trường hợp cụ thể.

ÀN

Khi bốc hàng lên xe nếu phát hiện có bao bì bị mối mọt, gặm nhấm. Phải lập tức cách

D

IỄ N

Đ

ly các thùng hàng này, đưa vào khu vực biệt trữ đồng thời báo cáo với cán bộ phụ

trách chất lượng hoặc trưởng đơn vị để xin ý kiến xử lý.

3.1.8. Báo cáo công tác liên quan đến vệ sinh phương tiện vận chuyển: Vệ sinh hàng ngày:

28

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Sau mỗi lần giao hàng phải kiểm tra tình trạng sạch của phương tiện vận chuyển nếu phát hiện không đảm bảo vệ sinh phải tiến hành vệ sinh ngay.

Mặt ngoài của xe:

N

Dùng khăn lau, chùi sạch bụi bám trên cửa kính, thùng xe, khung xe.

Ơ

Rửa xe bằng nước sạch, không dùng các hóa chất tẩy rửa.

N

H

Xì khô hoặc dùng khăn lau khô, làm sạch phần ngoài xe.

U Y

Nên sử dụng dầu đánh bóng hoặc sáp đánh bóng để giữ cho vỏ xe có độ bóng đẹp.

.Q

Bên trong thùng xe:

TP

Thu gom tất cả hàng hóa, bao bì chuyển đến nơi qui định.

ẠO

Dùng chổi, máy hút bụi hút sạch bụi bám toàn bộ bên trong thùng xe.

G

Lau sạch những chổ vết bẩn còn bám lại sau khi hút bụi.

Đ

Dùng khăn lau nhúng nước vắt cho ráo.

H Ư

N

Vệ sinh định kỳ:

Hàng tuần hoặc trong những trường hợp sau khi giao hàng ở những khu vực đường

TR ẦN

xấu khi phát hiện xe bị dơ phải đem xe đến nơi có dịch vụ rửa xe để rửa ngay.

3.1.9. Khảo sát nội dung xử lý sự cố kỹ thuật trong quá trình vận chuyển:

B

Các biểu hiện:

10 00

Máy hoạt động không ổn định hoặc có tiếng kêu lạ. Động cơ giảm hẳn công suất, sức ì lớn.

Ó

A

Gầm xe rò rỉ nước.

H

Hệ thống xả khí kêu bất thường.

-L

Í-

Lốp xe rít mạnh khi dừng hoặc đổ xe.

Xe lệch về một bên dù đang đi trên đường bằng phẳng.

ÁN

Phanh nhẹ, mất hiệu quả.

TO

Nhiệt độ của nước làm mát động cơ cao hơn bình thường.

ÀN

Cách khắc phục:

D

IỄ N

Đ

Trước khi sửa chữa tại gaga, kiểm tra mức độ hư hỏng bằng kinh nghiệm. Để xe nổ máy.

Quan sát màu khí xả. Nếu khí xả màu đen hoặc trắng đều không tốt. Khí xả màu đen là do hổn hợp khí quá đậm hoặc dầu bôi trơn lọt vào buồng cháy. Khí xả màu trắng là do

xăng có lẫn nước hoặc đệm nắp máy bị cháy.

29

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Quan sát màu sắc của chân nến điện. Nếu chân nến điện có màu đen hoặc màu sang đều không tốt. Vì hiện tượng sục dầu lên buồng cháy hoặc bỏ lửa đều làm chân nến điện có màu đen. Còn màu sang là do chân nến điện bị cháy vì động cơ làm việc quá

U Y

3.1.10. Khảo sát nội dung xử lý sự cố do bị đổ tràn, bể, vỡ khi vận chuyển:

N

H

trước khi tiến hành các bước xử lý.

Ơ

Các sự cố về kỹ thuật khi xảy ra phải điện thoại báo cho trưởng đơn vị để xin ý kiến,

N

nóng.

.Q

Nhanh chóng tách loại những sản phẩm không phù hợp ra khỏi những sản phẩm phù

TP

hợp.

ẠO

Kiểm tra lại toàn bộ các sản phẩm.

Đ

Điện thoại báo cáo sự cố với trưởng đơn vị để xin ý kiến.

G

Lập biên bản sự cố.

H Ư

N

Đối với các sản phẩm bị tràn, đổ vỡ:

Cần được tách riêng theo từng loại, cho vào các túi chứa bằng nilon cột kín miệng.

TR ẦN

Lau sạch phần chảy dính trên các sản phẩm khác

3.1.11. Khảo sát nội dung xử lý sự cố về điều kiện bảo quản:

10 00

(Nhiệt độ > 30oC, độ ẩm > 75%).

B

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa nếu nhiệt độ, độ ẩm vượt quá ngưỡng qui định Phải điều chỉnh hệ thống điều hòa nhiệt độ cho phù hợp.

Ó

A

Trường hợp sau khi điều chỉnh hệ thống điều hòa nhiệt độ nhưng điều kiện môi trường

H

vẫn không đạt theo yêu cầu qui định, phải báo cáo với trưởng đơn vị để xin ý kiến giải

-L

Í-

quyết.

Trường hợp trong thời gian giao hàng nếu gặp sự cố làm hệ thống điều hòa nhiệt độ

ÁN

không hoạt động được, phải điện thoại cho trưởng đơn vị xin ý kiến giải quyết càng

TO

nhanh càng tốt (không được để sản phẩm trong môi trường có nhiệt độ, ẩm độ vượt

D

IỄ N

Đ

ÀN

quá ngưỡng qui định với thời gian lớn hơn 3 giờ). Để đảm bảo tính chính xác của các thông số trên thiết bị theo dõi phải được đọc ngay khi mở cửa xe.

3.1.12. Báo cáo công tác liên quan đến sắp xếp và di chuyển: Hàng hóa sau khi sắp xếp lên xe, xe phải được đóng cửa và cửa xe phải được khóa lại.

30

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trong quá trình di chuyển trên đường nếu muốn dừng xe phải quan sát và tìm những vị trí thuận lợi và đảm bảo an toàn.

Khi di chuyển vào ban đêm không được đậu xe ở những thiếu ánh sáng, ít người qua

Ơ

N

treo túi ni lông, ra hiệu, đèn báo) cho những phương tiện giao thông trên đường biết.

H

Khi xe bị sự cố phải dừng giữa đường phải dùng những vật cản gây chú ý (cành cây,

N

lại.

U Y

Không cho người lạ tiếp cận gần xe hoặc đi nhờ xe.

.Q

Không được sử dụng phương tiện vận chuyển của đơn vị để nhận chở hàng gửi nhờ,

TP

hàng thuê của ngoài công ty.

ẠO

3.2. Báo cáo công tác liên quan đến giao hàng:

Đ

Bảng 1. Đối tượng và sơ đồ thực hiện giao hàng

SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH

TR ẦN

tại văn phòng

Tiếp nhận đơn hàng

H Ư

Nhân viên bán hàng, nhân viên nghiệp vụ

N

G

ĐỐI TƯỢNG

Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên

10 00

B

máy vi tính

Làm chứng từ xuất hàng

Nhận hóa đơn chứng từ

Í-

H

Ó

A

Thủ kho

Cấp phát / giao hàng

ÁN

-L

Thủ kho, nhân viên kho

TO

Thủ kho, khách hàng, nhân viên giao

Ký nhận / giao nhận

Thủ kho, kế toán

Cập nhật thẻ kho lưu hồ sơ

D

IỄ N

Đ

ÀN

nhận

Bước 1. Kiểm tra đơn đặt hàng:

31

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Đơn hàng được tiếp nhận từ khách hàng thông qua hình thức trực tiếp hoặc các phương tiện: điện thọai, Fax, mail …

Bàn giao đơn đặt hàng này cho nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên máy vi tính

N

H

hàng.

Ơ

Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng lập hoá đơn xuất hàng theo yêu cầu của đơn đặt

N

Bước 2. Điều phối sản phẩm:

U Y

Trường hợp nếu số lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ so với số lượng trên đơn

.Q

đặt hàng, nhân viên theo dõi xuất nhập hàng phải báo lại cho nhân viên bán hàng hoặc

TP

báo trực tiếp cho khách hàng biết để thương lượng lại.

ẠO

Bước 3. Thực hiện các giao dịch:

Đ

Báo giá cho khách hàng. Đối với các mặt hàng đã báo giá, các đơn hàng giao theo hợp

G

đồng đã ký kết với khách hàng hoặc đang cung cấp hàng cho khách hàng theo giá cố

H Ư

N

định đã được thống nhất trước đó thì không cần báo giá lại.

Thống nhất với khách hàng các yêu cầu liên quan: loại sản phẩm, số lượng, chất

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

B

TR ẦN

lượng, hạn dùng, điều kiện thanh toán, thời gian , địa điểm giao hàng.

Hình 10. Phiếu kiểm soát giao hàng tổng hợp tại công ty Bước 4. Lập hóa đơn bán hàng:

32

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Lập hóa đơn xuất hàng (phải tuân thủ theo nguyên tắc FEFO và FIFO).

Hóa đơn sau khi được xuất ra phải có đầy đủ chữ ký người lập hóa đơn, trưởng đơn vị, đóng dấu,…

N

Hóa đơn sau khi được lập chuyển cho thủ kho để tiến hành soạn hàng theo yêu cầu của

Ơ

hóa đơn.

N

H

Bước 5. Làm thủ tục xuất kho:

U Y

Tất cả hàng hóa chỉ được giao cho khách hàng có đơn đặt hàng có đủ các yêu cầu hợp

.Q

pháp về kinh doanh dược.

TP

Tất cả hàng hóa xuất cho khách hàng đều được chuyển từ kho ra, hàng phải còn đầy đủ

ẠO

nhãn, tem bảo đảm theo đúng qui định.

Đ

Bao bì nguyên vẹn, sạch sẽ, hạn dùng còn, có đầy đủ hóa đơn, số lượng và chủng loại

N

H Ư

Kiểm tra chất lượng cảm quan 100% hàng xuất kho.

G

theo đúng hóa đơn.

Bước 6. Kiểm tra đơn hàng, hóa đơn:

TR ẦN

Thủ kho kiểm tra tính phù hợp của đơn hàng về các yêu cầu liên quan: Tên sản phẩm, số lô, hạn dùng, số lượng.

B

Căn cứ vào số liệu từ hoá đơn xuất hàng nhân viên kho tiến hành soạn hàng.

10 00

Sau khi chuẩn bị hàng đầy đủ theo yêu cầu hoá đơn, bàn giao lại cho nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng.

Ó

A

Nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng kiểm tra lại các yêu cầu liên

H

quan giửa hoá đơn xuất hàng với thực tế hàng đã được chuẩn bị.

-L

Í-

Nếu phù hợp: giao lại cho nhân viên giao nhận hoặc áp tải để giao cho khách hàng.

Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh.

ÁN

Căn cứ vào hoá đơn xuất hàng nhân viên giao nhận hoặc áp tải, kiểm tra thực tế về số

TO

lượng, số lô, hạn dùng, nồng độ hoặc hàm lượng của hàng chuẩn bị giao.

ÀN

Nếu phù hợp: tiến hành đóng gói sản phẩm, để hoá đơn xuất hàng vào bên trong cùng

D

IỄ N

Đ

với hàng và dán lại cẩn thận theo số lượng của từng đơn hàng, dùng viết bút lông ghi tên khách hàng bên ngoài phần bao bì đóng gói lại.

Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh.

Sau khi kiểm tra nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng tiến hành đóng gói sản phẩm lẽ (nếu có) và dán lại cẩn thận.

33

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Đơn vị lập lệnh giao hàng, trình trưởng đơn vị ký duyệt và giao cho nhân viên áp tải.

Bước 7. Hoàn tất việc xuất kho: Nhân viên giao hàng ký nhận vào phiếu xuất

N

H

xếp hàng cho thích hợp.

Ơ

Chuyển hàng hóa lên xe theo đúng quy định, chú ý căn cứ vào lịch trình đường đi để

N

Ghi lại các thông tin: tên thuốc, số lượng, số hóa đơn, …

10 00

B

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

Bước 8. Giao nhận hàng:

Hình 11. Nhân viên dán lại thùng hàng trước khi giao nhận

Ó

A

Đóng gói hàng lẻ, sắp xếp gọn, đảm bảo yêu cầu vận chuyển.

H

Khi giao lại cho khách hàng, nhà thuốc nhân viên giao nhận hoặc áp tải cùng khách

-L

Í-

hàng kiểm tra các yêu cầu liên quan đến các sản phẩm có trong đơn hàng: cảm quan, số lượng, hạn dùng, sau đó ký tên xác nhận vào hoá đơn giao nhận, lệnh giao hàng.

ÁN

Bước 9. Giải quyết các công việc sau bán hàng:

TO

Thanh lý hợp đồng mua bán:

ÀN

Nhân viên kế toán đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi thực hiện hợp đồng đối với các

đồng trình trưởng đơn vị ký sau khi hoàn tất việc thực hiện hợp đồng.

Theo dõi đôn đốc thanh toán:

D

IỄ N

Đ

trường hợp bán hàng theo hợp đồng và yêu cầu thanh lý sẽ soạn thảo thanh lý hợp

34

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Căn cứ vào qui định của công ty đối với vấn đề công nợ khách hàng, kế toán công nợ báo cáo kịp thời cho trưởng đơn vị các trường hợp nợ quá hạn của khách hàng để có phương án giải quyết kịp thời.

Ơ

N

được phê duyệt, đề xuất giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) với trưởng đơn vị.

H

Kế toán đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các chế độ sau bán hàng đã

N

Thực hiện chế độ sau bán hàng:

U Y

3.3. Nhận xét:

TP

Đây là một sự thuận lợi cho quá trình giao hàng đường dài của công ty.

.Q

Công ty được trang bị các xe tải mới và có tải trọng cao, thể tích khoang hàng lớn.

ẠO

Bên cạnh đó, tuy có vệ sinh định kỳ các xe tải nhưng nhân viên lưu ý hơn đến thùng

Đ

xe, nên vệ sinh cẩn thận hơn vì đây là nơi tiếp xúc lâu với hàng hóa trong quá trình vận

G

chuyển.

H Ư

N

Lúc giao hàng cho khách, các nhà thuốc, đại lý, nhân viên đảm bảo các hóa đơn được mang theo, đi kèm và khớp thông tin với hàng. Muốn được vậy, cần kiểm tra thật cẩn

TR ẦN

thận trước khi khởi hành.

4. PHÂN TÍCH TRIỂN KHAI GDP:

B

4.1. Khảo sát mục đích tiến hành GDP:

10 00

Nhằm đảm bảo tất cả các nhân viên đều được đào tạo, huấn luyện đầy đủ, có kiến thức, kỹ năng trong phân phối thuốc.

Ó

A

Thiết lập chương trình đào tạo về các nguyên tắc “Thực hành tốt phân phối thuốc”

H

(Good Distribution Practice) theo hướng dẫn của Bộ Y tế để áp dụng tại công ty.

-L

Í-

Giúp cho nhân viên công ty nắm vững các nguyên tắc, tiêu chuẩn về “Thực hành tốt phân phối thuốc” (GDP), từ đó áp dụng vào thực tế hoạt động của công ty nhằm đảm

ÁN

bảo cung cấp các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng đến tay người tiêu dùng.

TO

4.2. Khảo sát quy trình tiến hành đăng ký GDP:

ÀN

Khảo sát quy trình đăng ký lần đầu:

D

IỄ N

Đ

Trình tự tiến hành: Bước 1: Cơ sở gửi Hồ sơ đăng ký kiểm tra GDP về Sở Y tế.

Bước 2: Sở Y tế tiếp nhận, thẩm định hồ sơ.

Bước 3: Tổ chức kiểm tra:

35

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

- Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Y tế phải tổ chức đoàn kiểm tra và kiểm tra tại cơ sở.

- Trường hợp phải kiểm tra lại, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo

N

cáo khắc phục và đề nghị kiểm tra của cơ sở, Sở Y tế phải tiến hành kiểm tra.

H N

- Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra đạt yêu cầu.

Ơ

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận GDP cho cơ sở:

U Y

- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày Sở Y tế nhận được báo cáo khắc phục

.Q

những tồn tại đã được nêu trong biên bản kiểm tra.

TP

Thành phần hồ sơ bao gồm:

ẠO

1. Đơn đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt phân phối thuốc”.

Đ

2. Bản sao Giấy phép thành lập cơ sở hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc

G

Giấy chứng nhận đầu tư (bản sao có chứng thực hoặc có chữ ký và đóng dấu xác nhận

H Ư

N

của cơ sở).

3. Sơ đồ tổ chức của cơ sở (bao gồm: tổ chức nhân sự, tổ chức hệ thống phân phối (cơ

TR ẦN

sở, chi nhánh, kho, đại lý). Sơ đồ phải thể hiện rõ tên, chức danh, trình độ chuyên môn của các cán bộ chủ chốt của cơ sở và các đơn vị trực thuộc.

B

4. Sơ đồ vị trí địa lý và thiết kế của kho bảo quản thuốc.

10 00

5. Danh mục thiết bị bảo quản, phương tiện vận chuyển, phân phối của cơ sở. Trường hợp việc vận chuyển thuốc được thực hiện dưới hình thức hợp đồng, phải có bản tài

H

nhận hợp đồng.

Ó

A

liệu giới thiệu về pháp nhân, trang thiết bị, phương tiện vận chuyển, bảo quản của bên

-L

Í-

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và kiểm tra đạt

ÁN

yêu cầu.

TO

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo khắc phục đối với

ÀN

trường hợp phải nộp báo cáo khắc phục những tồn tại trong biên bản kiểm tra.

D

IỄ N

Đ

Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo khắc phục và đề nghị kiểm tra lại đối với trường hợp không đạt phải kiểm tra lại.

Khảo sát quy trình đăng ký lại: Trình tự tiến hành: Bước 1: Cơ sở gửi Hồ sơ đăng ký kiểm tra lại GDP về Sở Y tế.

36

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Bước 2: Sở Y tế tiếp nhận, thẩm định hồ sơ.

Bước 3: Tổ chức kiểm tra.

- Trong vòng 20 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, Sở Y tế phải tổ

Ơ

U Y

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận GDP cho cơ sở:

N

cáo khắc phục và đề nghị kiểm tra của cơ sở, Sở Y tế phải tiến hành kiểm tra.

H

- Trường hợp phải kiểm tra lại, trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo

N

chức đoàn kiểm tra và kiểm tra tại cơ sở.

.Q

- Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc việc kiểm tra đạt yêu cầu.

TP

- Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày Sở Y tế nhận được báo cáo khắc phục

ẠO

những tồn tại đã được nêu trong biên bản kiểm tra.

Đ

Thành phần hồ sơ bao gồm:

G

1. Đơn đăng ký tái kiểm tra theo nguyên tắc “Thực hành tốt phân phối thuốc”.

H Ư

N

2. Báo cáo những thay đổi của cơ sở trong 03 năm triển khai “Thực hành tốt phân phối thuốc” và hồ sơ liên quan.

TR ẦN

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 25 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và kiểm tra đạt

B

yêu cầu.

10 00

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo khắc phục đối với trường hợp phải nộp báo cáo khắc phục những tồn tại trong biên bản kiểm tra.

Ó

A

Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận được báo cáo khắc phục và đề nghị kiểm

H

tra lại đối với trường hợp không đạt phải kiểm tra lại.

-L

Í-

4.3. Khảo sát cách thức đào tạo nhân viên về GDP: 4.3.1. Đào tạo nhân viên mới, thử việc, mới hợp đồng:

ÁN

Dược sĩ phụ trách cơ sở, hoặc trưởng đơn vị chịu trách nhiệm đào tạo liên quan đến

TO

tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc, các qui chế, qui định, qui trình thao tác

ÀN

chuẩn đang được áp dụng tại cơ sở.

D

IỄ N

Đ

Phải tuân thủ các SOP của đơn vị theo chức danh, nhiệm vụ được phân công.

Phải nắm rõ các quy chế và qui định chuyên môn có liên quan đến công việc được

phân công.

Phải học cách giao tiếp, trao đổi thông tin với các đồng nghiệp trong đơn vị cũng như các khách hàng bên ngoài.

37

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Phải nắm vững các yêu cầu qui định, các điều kiện liên quan đến để bảo quản thuốc.

Lập và ghi chép, lưu giữ hồ sơ đào tạo (ghi rõ ngày đào tạo, nội dung đào tạo, người đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo).

N

Nội dung đào tạo nhân viên mới:

Ơ

Giới thiệu tổng quát về công ty.

.Q

Mô tả công việc.

U Y

Các quy tắc về an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ.

N

H

Nội quy của công ty.

TP

Đào tạo cơ bản về “Thực hành tốt phân phối thuốc”.

ẠO

Đào tạo về kỹ năng nghề nghiệp.

Đ

Hướng dẫn nhân viên tham quan công ty, làm quen với các nhân viên khác.

G

Hướng dẫn nơi làm việc.

H Ư

N

Nhân viên làm bài thu hoạch.

Bảng 2. Nội dung đào tạo mới về GDP

TR ẦN

Nội dung đào tạo Sơ cấp cứu và kiểm soát xử lý sự cố - tai nạn

Tối

02

Qui trình đào tạo thực hành tốt phân phối thuốc

Thiểu

03

An toàn lao động và phòng cháy chữa cháy

Là

04

Vệ sinh cá nhân và khám sức khỏe định kỳ

1 giờ

05

Truy tìm và nhận biết nguồn gốc sản phẩm

06

Đánh giá nhà cung cấp

07

Kiểm soát côn trùng, mối mọi và chuột bọ trong kho và phương tiện Thiểu

Ó

A

10 00

B

01

-L

Í-

H

Tối Là

Điều tra sai lệch thất thoát - Kiểm kê đối chiếu

1 giờ

TO

08

ÁN

vận chuyển

Theo dõi và ghi chép nhiệt độ và độ ẩm

10

Vệ sinh kho

11

Sắp xếp, bảo quản kiểm soát và theo dõi chất lượng thành phẩm

Tối

12

Xuất nhập hàng hóa

Thiểu

13

Sản phẩm trả về

Là

14

Xử lý thuốc không đạt chất lượng

1 giờ

15

Xử lý các thuốc bị tràn bị đổ trong kho và phương tiện vận chuyển

D

IỄ N

Đ

ÀN

09

38

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Xử lý khiếu nại

Tối

17

Giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại, thu hồi, thuốc giả

Thiểu

18

Xử lý vi phạm điều kiện bảo quản

Là

19

Xử lý bao bì hư bể

1 giờ

20

Thu hồi sản phẩm

21

Vệ sinh phương tiện vận chuyển

Tối

22

Vận hành và bảo dưỡng phương tiện vận chuyển

Thiểu

23

Sắp xếp, bảo quản hàng hóa trên xe đảm bảo chất lượng-an ninh Là

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

16

TP

phương tiện vận chuyển

1 giờ

Vận chuyển và bảo quản hàng hóa

25

Giao hàng và gửi hàng

26

Đặt hàng, mua hàng

27

Bán hang

28

Soạn thảo, phê duyệt ban hành và kiểm soát tài liệu, cập nhật và lưu trữ Là hồ sơ tài liệu Tự kiểm tra nội bộ

30

Thẩm định điều kiện bảo quản

Tối Thiểu 1 giờ

10 00

B

29

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

24

A

4.3.2. Đào tạo nhân viên cũ:

Ó

Phải được đào tạo và nắm vững nội dung liên quan đến tiêu chuẩn thực hành tốt phân

Í-

H

phối thuốc, các qui chế, qui định cóc liên quan.

-L

Các qui trình thao tác chuẩn SOP có liên quan tại cơ sở.

ÁN

Thời gian đào tạo cho nhân viên cũ định kỳ ít nhất 01 lần / năm hoặc khi có văn bản

TO

mới.

Thiết lập các chương trình đào tạo liên tục, đào tạo lại.

D

IỄ N

Đ

ÀN

Tổ chức các buổi seminar với các chuyên đề cụ thể (liên quan đến hoạt động của cơ sở).

Trang bị đầy đủ các phương tiện để tìm kiếm thông tin như sách báo, computer, internet.

Mời chuyên gia đào tạo hoặc tham gia các buổi đào tạo do cơ quan quản lý hoặc tổ chức nghề nghịêp tổ chức.

39

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Tham gia các lớp huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ do Cục quản lý dược khi được mời, sở y tế địa phương tổ chức.

Lập hồ sơ đào tạo.

.Q

Tất cả nhân viên phải tham gia đào tạo lại.

U Y

xây dựng chương trình đào tạo định kỳ, đào tạo lại nhân viên 1 lần / năm.

N

H

mới vào công ty và đột xuất đào tạo cho nhân viên yếu kém chuyên môn, công ty còn

Ơ

Ngoài chương trình đào tạo cơ bản về “Thực hành tốt phân phối thuốc” cho nhân viên

N

Nội dung đào tạo:

TP

Chương trình đào tạo lại sẽ nâng cao và phù hợp với nguyên tắc “Thực hành phân phối

ẠO

thuốc tốt”.

Đ

Hồ sơ đào tạo phải được theo dõi và lưu lại.

G

Cần thiết phải mời chuyên gia bên ngoài về đào tạo hoặc gửi nhân viên đi đào tạo bên

H Ư

N

ngoài.

4.3.3. Đào tạo chuyên sâu:

TR ẦN

Kế toán kho, thủ kho được cử đi đào tạo các lớp huấn luyện về chuyên môn nghiệp vụ do Cục Quản lý dược, Sở Y tế tổ chức.

B

Hồ sơ đào tạo phải được lưu lại.

10 00

4.4. Nhận xét:

Triển khai GDP muốn đạt hiệu quả, cần nâng cao ý thức trách nhiệm của từng nhân sự

Ó

A

tham gia.

H

Công ty SH pharma đã làm công tác đào tạo nhân viên này rất tốt. Đào tạo về mọi mặt,

-L

Í-

tổng quát các công tác.

Mặt khác, công ty cũng chú ý đến chuyên môn từng nhân sự, đào tạo cơ bản được tiếp

ÁN

nối đào tạo chuyên sâu hơn về GDP và công tác ứng dụng triển khai thực tế.

TO

Tuy nhiên, tôi gợi ý rằng công ty nên kiểm tra đột xuất các khâu trong quy định GDP

ÀN

tại nơi làm việc của nhân viên, để đề cao cảnh giác các trường hợp sai phạm GDP.

D

IỄ N

Đ

5. ĐẶC ĐIỂM CÁC QUY TẮC TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ:

5.1. Khảo sát các loại hồ sơ tại công ty: Tài liệu nội bộ: Chính sách chất lượng.

Các SOP, mô tả công việc.

40

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Các phiếu xuất hàng nội bộ.

Các biểu mẩu theo dõi SOP.GDP.***/F0*.

Tài liệu bên ngoài:

N

Các quy chế dược.

Ơ

Các quy định phát luật của nhà nước có liên quan.

N U Y

Cách nhận biết tài liệu:

H

Các quy định của công ty hoặc của Phòng bán hàng, Phòng Marketing,…

.Q

Hồ sơ tài liệu được nhận biết bằng tên đầy đủ, hoặc mã số của biểu mẫu, tùy từng

TP

trường hợp cụ thể do đơn vị quy định để thuận tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm.

ẠO

Hồ sơ tài liệu được sắp xếp theo trình tự thời gian hoặc theo tình hình cụ thể.

Đ

Cách đánh số của hồ sơ tài liệu được qui định.

G

Các biểu mẫu theo SOP: ***/ ++. Trong đó *** là số thứ tự của biểu mẫu, ++ hai số

H Ư

N

cuối cùng của tháng.

Các hồ sơ quản lý theo hệ thống của công ty: hóa đơn xuất hàng, hóa đơn tài chính

TR ẦN

được đánh số theo quy định chung của công ty hoặc theo quy định của pháp luật chung của nhà nước.

10 00

mã số quy định có trên văn bản.

B

Các tài liệu: các văn bản, quy định của các cơ quan quản lý được kiểm soát theo các 5.2. Đặc điểm các quy tắc trong soạn thảo, ghi chép, xem xét và phê duyệt:

Ó

A

5.2.1. Cách soạn thảo, ghi chép:

H

Đối với những hồ sơ tại liệu nội bộ, trưởng đơn vị chỉ định người soạn thảo các hồ sơ

-L

Í-

tài liệu liên quan đến công việc của đơn vị.

Ngày soạn phải trước ngày hiệu lực ít nhất 10 ngày.

TO

xét.

ÁN

Sau soạn thảo xong phải ký tên người soạn và chuyển đến người có thẩm quyền xem

ÀN

Nhân viên của các bộ phận có liên quan chịu trách nhiệm ghi chép, cập nhật các dữ

D

IỄ N

Đ

liệu, số liệu liên quan vào các hồ sơ, biểu mẫu liên quan.

5.2.2. Cách xem xét, duyệt ban hành: Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm xem xét và duyệt ban hành các tài liệu và ký duyệt vào các chứng từ hồ sơ theo quy định.

41

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trưởng đơn vị sau khi xem xét nếu đồng ý thì ký tên vào vị trí người phê duyệt. Nếu không đồng ý thì ghi nhận xét và trả lại cho người soạn thảo, ghi chép.

5.3. Đặc điểm các quy tắc trong thay đổi và hủy bỏ tài liệu:

N

H

đến trưởng đơn vị.

Ơ

Khi cần thay đổi các nhân hoặc các bộ phận có liên quan làm đề nghị hoặc thông báo

N

5.3.1. Thay đổi hồ sơ, tài liệu:

U Y

Tùy theo mức độ thay đổi, trưởng đơn vị chỉ đạo các cá nhân hoặc bổ phận có liên

.Q

quan tiến hành các hoạt liên quan đến việc thay đổi.

TP

5.3.2. Về hủy bỏ tài liệu:

ẠO

Khi hết thời hạn lưu trữ hoặc có phiên bản mới thay thế, các bộ phận có liên quan của

Đ

đơn vị tự hủy bỏ.

G

Những tài liệu hồ sơ của bộ phận kế toán được hủy bỏ theo đúng pháp luật của nhà

H Ư

N

nước.

5.4. Đặc điểm các quy tắc trong cách bảo quản tài liệu:

TR ẦN

Trong suốt quá trình lưu trữ, các bộ phận có trách nhiệm bảo quản để hồ sơ tài liệu không bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc.

B

Thời gian lưu trữ các tài liệu từ khi phát hành đến khi có quyết định của văn bản tài

10 00

liệu mới thay thế.

Thời gian lưu trữ các hồ sơ các được chỉ rõ trong mục Lưu trữ hồ sơ của các tài liệu

Ó

A

hoặc theo quy định của pháp luật (các hóa đơn tài chính).

H

Các biểu mẫu ghi chép các số liệu theo dõi liên quan đến chất lượng sản phẩm được

-L

Í-

lưu trữ là ít nhất 1 năm sau khi thành phẩm liên quan hết hạn sử dụng. Đối với tài liệu hồ sơ được lưu trữ trên máy vi tính, khi nhận được những dự báo về

ÁN

virus máy tính, phải tuân thủ theo hướng dẫn của nhân viên vi tính để phòng ngừa

TO

những trường hợp mất dữ liệu.

ÀN

Định kỳ 01 hoặc 03 tháng nhân viên vi tính sao chép ra đĩa các dữ liệu ra đĩa nhằm lưu Đối với các tài liệu, hồ sơ mật, trưởng đơn vị chịu trách nhiệm kiểm soát quá trình sao chép.

D

IỄ N

Đ

trữ.

42

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

TR ẦN

Hình 12. Danh mục hàng hóa tại công ty 5.5. Đặc điểm các quy tắc trong sử dụng hồ sơ, tài liệu:

10 00

B

Trưởng đơn vị, đánh giá viên của đoàn đánh giá nội bộ có thể sử dụng hồ sơ tài liệu có tính chất bảo mật phục vụ của yêu cầu công việc.

A

Trường hợp nhân viên có nhu cầu sử dụng phải được sử dụng phải được sự đồng ý của

Ó

trưởng đơn vị.

Í-

H

Các SOP, văn bản quy định sau khi tham khảo phải được trả về đúng vị trí lưu trữ ban

-L

đầu.

TO

liệu.

ÁN

Trong quá trình tham khảo không được tẩy xóa, thay đổi hoặc làm thất lạc, mất dữ 5.6. Nhận xét:

D

IỄ N

Đ

ÀN

Tài liệu và hóa đơn, chứng từ tuy có được công ty lưu trữ cẩn thận, nhưng hầu như các nhân viên không lưu tâm đến việc sắp xếp sau cho hồ sơ phù hợp, dễ tìm kiếm hơn.

Các bản hồ sơ giấy, cần xem lại chất lượng, nên in ấn trên các loại giấy bền, vì thời gian thanh lý cũng khá lâu, có loại phải bảo quản đến 2 năm. Công ty nên chú ý hơn về mặt này.

43

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Ngoài ra, hầu như hồ sơ được công ty kiểm soát số lượng khá cẩn trọng, tránh thất thoát.

6. QUY TRÌNH TIẾN HÀNH XUẤT VÀ NHẬP THUỐC TẠI CÔNG TY SÔNG

N

HẬU:

Ơ

6.1. Quy trình tiến hành xuất hàng hóa:

N

SƠ ĐỒ QUÁ TRÌNH

Nhân viên bán hàng, nhân viên nghiệp vụ

TP

Tiếp nhận đơn hàng

.Q

U Y

ĐỐI TƯỢNG

H

Bảng 3. Khảo sát đối tượng và quá trình xuất hàng hóa

Đ

Làm chứng từ xuất hàng

G

Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên

ẠO

tại văn phòng

H Ư

N

máy vi tính

Nhận hóa đơn chứng từ

Cấp phát / giao hàng

10 00

Thủ kho, nhân viên kho

B

TR ẦN

Thủ kho

Ó

A

Thủ kho, khách hàng, nhân viên giao

Ký nhận / giao nhận

-L

Í-

H

nhận

Cập nhật thẻ kho lưu hồ sơ

TO

ÁN

Thủ kho, kế toán

D

IỄ N

Đ

ÀN

Bước 1. Kiểm tra đơn đặt hàng:

Đơn hàng được tiếp nhận từ khách hàng thông qua hình thức trực tiếp hoặc các phương tiện: điện thọai, Fax, mail …

Bàn giao đơn đặt hàng này cho nhân viên theo dõi xuất nhập hàng trên máy vi tính Bước 2. Điều phối sản phẩm:

44

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nhân viên theo dõi xuất nhập hàng lập hoá đơn xuất hàng theo yêu cầu của đơn đặt hàng.

Trường hợp nếu số lượng hàng trong kho không đáp ứng đủ so với số lượng trên đơn

N

đặt hàng, nhân viên theo dõi xuất nhập hàng phải báo lại cho nhân viên bán hàng hoặc

Ơ

báo trực tiếp cho khách hàng biết để thương lượng lại.

N

H

Bước 3. Thực hiện các giao dịch:

U Y

Báo giá cho khách hàng. Đối với các mặt hàng đã báo giá, các đơn hàng giao theo hợp

.Q

đồng đã ký kết với khách hàng hoặc đang cung cấp hàng cho khách hàng theo giá cố

TP

định đã được thống nhất trước đó thì không cần báo giá lại.

ẠO

Thống nhất với khách hàng các yêu cầu liên quan: loại sản phẩm, số lượng, chất

Đ

lượng, hạn dùng, điều kiện thanh toán, thời gian, địa điểm giao hàng.

G

Bước 4. Lập hóa đơn bán hàng:

H Ư

N

Lập hóa đơn xuất hàng (phải tuân thủ theo nguyên tắc FEFO và FIFO).

Hóa đơn sau khi được xuất ra phải có đầy đủ chữ ký người lập hóa đơn, trưởng đơn vị,

TR ẦN

đóng dấu,… hóa đơn.

10 00

Bước 5. Làm thủ tục xuất kho:

B

Hóa đơn sau khi được lập chuyển cho thủ kho để tiến hành soạn hàng theo yêu cầu của

Tất cả hàng hóa chỉ được giao cho khách hàng có đơn đặt hàng có đủ các yêu cầu hợp

Ó

A

pháp về kinh doanh dược.

H

Tất cả hàng hóa xuất cho khách hàng đều được chuyển từ kho ra, hàng phải còn đầy đủ

-L

Í-

nhãn, tem bảo đảm theo đúng qui định.

Bao bì nguyên vẹn, sạch sẽ, hạn dùng còn, có đầy đủ hóa đơn, số lượng và chủng loại

ÁN

theo đúng hóa đơn.

TO

Kiểm tra chất lượng cảm quan 100% hàng xuất kho.

ÀN

Bước 6. Kiểm tra đơn hàng, hóa đơn:

D

IỄ N

Đ

Thủ kho kiểm tra tính phù hợp của đơn hàng về các yêu cầu liên quan: Tên sản phẩm,

số lô, hạn dùng, số lượng.

Căn cứ vào số liệu từ hoá đơn xuất hàng nhân viên kho tiến hành soạn hàng.

Sau khi chuẩn bị hàng đầy đủ theo yêu cầu hoá đơn, bàn giao lại cho nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng.

45

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng kiểm tra lại các yêu cầu liên quan giửa hoá đơn xuất hàng với thực tế hàng đã được chuẩn bị.

Nếu phù hợp: giao lại cho nhân viên giao nhận hoặc áp tải để giao cho khách hàng.

N

H

lượng, số lô, hạn dùng, nồng độ hoặc hàm lượng của hàng chuẩn bị giao.

Ơ

Căn cứ vào hoá đơn xuất hàng nhân viên giao nhận hoặc áp tải, kiểm tra thực tế về số

N

Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh.

U Y

Nếu phù hợp: tiến hành đóng gói sản phẩm, để hoá đơn xuất hàng vào bên trong cùng

.Q

với hàng và dán lại cẩn thận theo số lượng của từng đơn hàng, dùng viết bút lông ghi

TP

tên khách hàng bên ngoài phần bao bì đóng gói lại.

ẠO

Nếu không phù hợp: báo lại với thủ kho để điều chỉnh.

Đ

Sau khi kiểm tra nhân viên chịu trách nhiệm kiểm soát việc giao hàng tiến hành đóng

G

gói sản phẩm lẽ (nếu có) và dán lại cẩn thận.

Bước 7. Hoàn tất việc xuất kho:

TR ẦN

Nhân viên giao hàng ký nhận vào phiếu xuất

H Ư

N

Đơn vị lập lệnh giao hàng, trình trưởng đơn vị ký duyệt và giao cho nhân viên áp tải.

Ghi lại các thông tin: tên thuốc, số lượng, số hóa đơn, …

Bước 8 .Giao nhận hàng:

10 00

xếp hàng cho thích hợp.

B

Chuyển hàng hóa lên xe theo đúng quy định, chú ý căn cứ vào lịch trình đường đi để

Ó

A

Đóng gói hàng lẻ, sắp xếp gọn, đảm bảo yêu cầu vận chuyển.

H

Khi giao lại cho khách hàng, nhà thuốc nhân viên giao nhận hoặc áp tải cùng khách

-L

Í-

hàng kiểm tra các yêu cầu liên quan đến các sản phẩm có trong đơn hàng: cảm quan,

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

số lượng, hạn dùng, sau đó ký tên xác nhận vào hoá đơn giao nhận, lệnh giao hàng.

46

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

TR ẦN

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

Hình 13. Hàng hóa và hóa đơn luôn đi kèm khi xuất kho

10 00

Thanh lý hợp đồng mua bán:

B

Bước 9. Giải quyết các công việc sau bán hàng:

Nhân viên kế toán đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi thực hiện hợp đồng đối với các

Ó

A

trường hợp bán hàng theo hợp đồng và yêu cầu thanh lý sẽ soạn thảo thanh lý hợp

H

đồng trình trưởng đơn vị ký sau khi hoàn tất việc thực hiện hợp đồng.

-L

Í-

Theo dõi đôn đốc thanh toán: Căn cứ vào qui định của công ty đối với vấn đề công nợ khách hàng, kế toán công nợ

ÁN

báo cáo kịp thời cho trưởng đơn vị các trường hợp nợ quá hạn của khách hàng để có

TO

phương án giải quyết kịp thời.

Kế toán đơn vị có trách nhiệm theo dõi việc thực hiện các chế độ sau bán hàng đã được phê duyệt, đề xuất giải quyết các vấn đề phát sinh (nếu có) với trưởng đơn vị.

D

IỄ N

Đ

ÀN

Thực hiện chế độ sau bán hàng:

47

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

H Ư

N

G

Đ

ẠO

TP

.Q

U Y

N

H

Ơ

N

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

TR ẦN

Hình 14. Các hóa đơn được quản lý chặt trong quá trình xuất nhập hàng Quản lý chứng từ:

B

Việc luân chuyển chứng từ phải thông suốt, thông tin kịp thời đảm bảo cho việc kiểm

10 00

tra, kiểm soát không làm thất lạc, mất, sai sót.

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

đúng khu vực qui định.

A

Các hóa đơn bán hàng, hợp đồng mua bán phải được sắp xếp, nhận dạng và lưu trữ

48

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

5.2. Quy trình tiến hành nhập hàng hóa: Bảng 4. Khảo sát quá trình nhập hàng vào kho TRÁCH NHIỆM

TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

Thủ kho

H N

TP

.Q

Kiểm tra chứng từ/ hóa đơn

U Y

Từ chối không nhận/ báo trưởng đơn vị

Ơ

N

Tiếp nhận

H Ư

N

G

Đ

ẠO

Kiểm tra cảm quan, số lượng, số lô, hạn dùng

TR ẦN

Sắp xếp, bảo quản

Biệt trữ/ báo trưởng đơn vị

10 00

B

Nhập kho, ký nhận

H

Nhập số liệu vào máy

-L

Í-

máy vi tính

Ó

xuất nhập hàng trên

A

Nhân viên theo dõi

Bước 1. Kiểm tra các chứng từ, hoá đơn có liên quan:

ÁN

Quá trình được thực hiện tại khu vực tiếp nhận.

TO

Nhân viên giao nhận kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ, hợp đồng vận chuyển

D

IỄ N

Đ

ÀN

hàng hoá (nếu là phương tiện thuê ngoài).

Kiểm tra sự phù hợp phiếu báo kết quả kiểm nghiệm, phiếu xuất kho và các chứng từ liên quan đến sản phẩm từ nhân viên giao nhận, áp tải.

Kiểm tra việc theo dõi, bảo quản và ghi chép các thông số theo dõi điều kiện môi trường trong quá trình vận chuyển (nếu có).

Nếu hợp lệ: tiến hành nhận hàng.

49

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nếu không hợp lệ: Báo với trưởng đơn vị xin ý kiến hoặc từ chối nhận hàng.

Bước 2. Giao nhận thành phẩm thuốc: Kiểm tra sự nguyên vẹn của bao bì, thùng chứa và sự phù hợp của niêm phong, băng dùng…) số lượng thùng, số lượng hàng lẻ đúng với hoá đơn.

N

H

Trường hợp những thùng chứa hàng lẻ hoặc thùng hàng có băng bảo đảm không còn

Ơ

N

bảo đảm, nhãn dán trên thùng (Tên sản phẩm, qui cách đóng gói, số lô sản xuất, hạn

U Y

nguyên vẹn, thủ kho phải kiểm tra từng loại sản phẩm về: Tên sản phẩm, số lô sản

.Q

xuất, hạn dùng, số lượng, hình thức, chất lượng (bằng cảm quan, nhất là với các thuốc

TP

dễ có biến đổi chất lượng) của từng đơn vị đóng gói.

ẠO

Nếu đạt yêu cầu:

Đ

Ký tên xác nhận vào hoá đơn, chứng từ giao nhận và tiến hành nhận hàng.

G

Nếu không đạt yêu cầu:

H Ư

N

Lập biên bản nhận hàng.

Bước 3. Nhập kho thành phẩm:

TR ẦN

Báo với trưởng đơn vị để xin ý kiến hoặc từ chối nhận hàng.

Sau khi kiểm tra đạt các yêu cầu liên quan đến việc tiếp nhận sản phẩm.

B

Chuyển các sản phẩm này vào kho bảo quản.

10 00

Sắp xếp các sản phẩm theo khu vực qui định về từng loại nhóm hàng.

Khi sắp xếp phải kiểm tra đối chiếu tên hàng, hàm lượng, qui cách, số lô sản xuất, hạn

Ó

A

dùng.

H

Bảo quản sản phẩm ở điều kiện nhiệt độ, ẩm độ phù hợp theo qui định.

-L

Í-

Nhận phiếu kiểm nghiệm, hoá đơn và hàng.

Bước 4. Nhập số liệu vào máy:

ÁN

Chuyển hóa đơn nhận hàng cho nhân viên theo dõi xuất nhập hàng để cập nhật vào

TO

máy vi tính để quản lý.

ÀN

6.3. Quy trình tiến hành nhận biết nguồn gốc hàng hóa:

D

IỄ N

Đ

6.3.1. Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm nhập vào:

Mọi sản phẩm nhập vào phải có đầy đủ chứng từ và thông tin sau: Nhà cung ứng.

Ngày nhập.

Số hoá đơn, số hợp đồng vận chuyển (nếu có).

50

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Mã số sản phẩm, tên sản phẩm, quy cách, chủng loại, nồng độ, hàm lượng.

Số lượng.

Số lô sản xuất, ngày sản xuất, hạn dùng.

U Y

Sản phẩm mới nhập về phải được để đúng nơi quy định dành cho hàng chờ kiểm.

N

H

mất mát, thủ kho và nhóm kiểm hàng phải để riêng để xác định lại.

Ơ

Sản phẩm phải còn đầy đủ các dấu hiệu nhận biết. Nếu dấu hiệu nhận biết bị mờ hoặc

N

Phiếu kiểm nghiệm.

.Q

6.3.2. Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm chờ kiểm:

TP

Tất cả sản phẩm chờ kiểm được để riêng từng loại tại khu vực để hàng chờ kiểm.

ẠO

6.3.3. Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm đã kiểm:

Đ

Các sản phẩm sau khi đã mở kiểm về số lượng, chất lượng cảm quan được dán kín và

G

ký xác nhận giáp lai lên trên.

H Ư

N

Các sản phẩm sau khi đã kiểm xong, nếu đạt yêu cầu được chuyển vào khu vực bảo quản.

TR ẦN

6.3.4. Khảo sát nội dung nhận biết sản phẩm bán ra:

Tất cả sản phẩm bán ra đều có hoá đơn bán hàng (phiếu xuất kho).

B

6.3.5. Khảo sát nội dung truy tìm nguồn gốc sản phẩm:

10 00

Truy tìm nguồn gốc sản phẩm chỉ tiến hành khi có yêu cầu: Trong trường hợp có khiếu nại khách hàng hoặc sự không phù hợp của sản phẩm (thuốc bị đình chỉ lưu hành).

Ó

A

Cách thức truy tìm:

H

Khi có yêu cầu truy tìm nguồn gốc sản phẩm Phòng Quản lý chất lượng thông báo đến

-L

Í-

Phòng bán hàng, các đơn vị có liên quan.

Phòng bán hàng và các đơn vị có liên quan sau khi nhận thông báo từ Phòng Quản lý

ÁN

chất lượng có trách nhiệm tiến hành truy tìm theo trình tự sau:

TO

Bước 1: Xác định phạm vi truy tìm.

ÀN

Xác định vị trí, số lượng hàng cần truy tìm.

Hàng đã xuất: tên, địa chỉ, số lượng mua của từng khách hàng / lô sản xuất.

Bước 2: Thu thập thông tin và kiểm tra hồ sơ lưu.

D

IỄ N

Đ

Hàng trong kho: lô sản xuất, số lượng.

51

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Căn cứ vào tên hàng, mã số hàng hoá và các thông tin, người được phân công truy tìm, tìm kiếm các thông tin bằng cách kiểm tra lại hồ sơ lưu và các thông tin lưu trữ trên máy vi tính: về, người kiểm tra, giao nhận.

Lập danh sách và địa chỉ của khách hàng đã mua lô hàng cần truy tìm

TP

Thông báo trả lời khách hàng hoặc nơi yêu cầu truy tìm.

ẠO

6.4. Quy trình tiến hành làm sạch bao bì nhập kho:

G N

H Ư

Nếu phát hiện thùng chứa hàng không đạt yêu cầu:

Đ

Quá trình được thực hiện tại khu vực tiếp nhận.

Kiểm tra cảm quan toàn bộ các thùng chứa hàng.

.Q

Bước 3: Tổng hợp kết quả truy tìm.

U Y

N

H

Phiếu xuất hàng: Xác định người mua + thời gian xuất hàng + số hoá đơn + số lượng.

Ơ

N

Phiếu nhập hàng: Xác định ngày nhận hàng, số hoá đơn, tình trang chất lượng lúc hàng

Thủng, rách, ướt:

TR ẦN

Kiểm tra lại sản phẩm: số lượng phải đủ, hình thức phải đạt yêu cầu (không bị thủng, dập, bể, chảy dính,...

B

Dùng băng keo dán lại những chổ bị bung, rách.

10 00

Không đạt yêu cầu về vệ sinh: dính dơ, bám bụi.

Dùng khăn khô lau sạch những chổ dính dơ.

Ó

A

Dùng máy hút bụi, hút sạch phần bụi bám.

H

6.5. Quy trình tiến hành xử lý sai lệch:

-L

Í-

6.5.1. Sai lệch trong quá trình tiếp nhận hàng hóa: Các bước tiến hành:

ÁN

Yêu cầu thủ kho và nhân viên vận chuyển hàng của công ty kiểm tra và đối chiếu lại

TO

sản phẩm thực tế và hóa đơn chứng từ kèm theo.

ÀN

Nếu số lượng hàng vẫn lệch:

D

IỄ N

Đ

Yêu cầu thủ kho và nhân viên giao hàng của công ty lập biên bản xác nhận sai lệch.

Nghiệp vụ đơn vị hoặc thủ kho liên hệ với bộ phận giao hàng Tổng kho của Công ty báo số lượng sai lệch và phối hợp để xác minh giải quyết.

Khắc phục:

52

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nếu bộ phận giao hàng Tổng kho của Công ty xác nhận sai lệch do lỗi giao hàng: phải điều chỉnh hóa đơn giao hàng, hoặc bổ sung hàng cho khớp với hóa đơn trong đợt giao hàng kế tiếp. Tiếp tục nhập kho.

N

H

công ty và người nhận hàng của đơn vị trong khi chở đợi điều tra tiếp nhưng không

Ơ

vực biệt trữ, có niêm phong và ký tên biên bản giữa người giao nhận của Tổng kho

N

Nếu chưa xác định ngay được nguyên nhân của sự sai lệch: chuyển sản phẩm vào khu

U Y

được quá 03 ngày.

.Q

6.5.2. Sai lệch trong quá trình xuất kho:

TP

Yêu cầu nhân viên giao hàng kiểm tra lại, đối chiếu lại với người nhận hàng, thủ kho

ẠO

xuất hàng, kiểm tra lại chứng từ xuất.

Đ

Yêu cầu kiểm kê lại hàng hóa tồn kho đối chiếu với số lượng, chủng loại thực tế và sổ

G

Nếu số lượng hàng vẫn sai lệch:

H Ư

N

Kiểm tra lại phương tiện vận chuyển, qui trình vận chuyển hàng.

Khắc phục: Kiểm tra lại qui trình xuất hàng.

TR ẦN

Kiểm tra lại quy trình an ninh xem có thất thoát do tiêu cực hay không.

B

Rà soát lại nhân sự và qui trình vận chuyển hàng.

10 00

Bảo đảm vận chuyển được thực hiện chặt chẽ.

Nếu số lượng hàng hóa thất thoát, sai lệch không tìm được, báo cáo trưởng đơn vị lập

Ó

A

hội đồng kỹ luật để điều tra và xử lý tương ứng.

H

6.6. Quy trình tiến hành giải quyết thuốc thu hồi:

-L

Í-

Tiếp nhận khiếu nại:

Nhân viên của các bộ phận trong đơn vị: bán hàng, giao hàng, kế toán, thủ kho, tiếp

ÁN

nhận ý kiến khiếu nại của khách hàng.

TO

Cán bộ quản lý chất lượng tổng hợp các ý kiến khiếu nại của khách hàng tiến hành báo

ÀN

cáo ngay với trưởng đơn vị.

D

IỄ N

Đ

Giải quyết khiếu nại: Trưởng đơn vị: xem xét kiểm tra các thông tin để xác định và phân loại các khiếu nại.

Trường hợp các khiếu nại có thể trả lời ngay được cho khách có thể phản hồi thông tin

bằng điện thoại, văn bản, fax, hoặc e-mail cho khách hàng.

53

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trường hợp các khiếu nại không đủ cơ sở để trả lời cho khách hàng ngay được cần báo cáo bằng điện thoại, fax, hoặc e-mail về Phòng quản lý chất lượng của công ty để xin ý kiến.

N

H

những sản phẩm từ khách hàng trả về, cần lập phiếu đề nghị trả đổi hàng, ghi rõ tình

Ơ

Nhân viên bán hàng khi phát hiện về tình trạng không đạt chất lượng sản phẩm hay

N

Tiếp nhận sản phẩm:

.Q

Thủ kho hàng kiểm tra cảm quan, đánh giá và xác định tình trạng sản phẩm.

U Y

trạng sản phẩm và điều kiện bảo quản,... gởi sản phẩm và biên bản về kho của đơn vị.

TP

Cần nhanh chóng phân đoạn, tách loại sản phẩm không phù hợp ra khỏi những sản

ẠO

phẩm phù hợp.

Đ

Đối với các sản phẩm bị bể, tràn, đổ vỡ:

N

H Ư

Lau sạch phần chảy dính trên các sản phẩm khác.

G

Cần được tách riêng theo từng loại, cho vào các túi chứa bằng nilon cột kín miệng.

Các bước xử lý tiếp theo tham chiếu quy trình xử lý bao bì, thuốc bị bể vỡ.

TR ẦN

Trường hợp các sản phẩm trả lại đạt các yêu cầu về chất lượng trước khi được đưa về khu hàng để bán cần được kiểm tra các yêu cầu sau:

B

Các giấy tờ, chứng từ phải phù hợp với sản phẩm thực tế.

10 00

Xem xét tính chất của sản phẩm bị trả lại: bền hay dễ bị biến đổi bởi môi trường.

Tính nguyên vẹn của bao bì, hình thức, chất lượng của sản phẩm không bị thay đổi.

Ó

A

Thời gian tuổi thọ còn lại đúng qui định.

H

Tiến hành nhập kho và bảo quản theo đúng qui định.

-L

Í-

Trường hợp những sản phẩm không đạt các yêu cầu về chất lượng: Tách riêng hàng không đạt về chất lượng và hàng có nghi ngờ về chất lượng.

ÁN

Kiểm tra đối chiếu hóa đơn và sản phẩm.

TO

Dán nhãn nhận dạng mẫu.

ÀN

Ghi phiếu điều chuyển mẫu có chữ ký xác nhận của trưởng đơn vị.

D

IỄ N

Đ

Tiến hành đóng gói kín cẩn thận, bên ngoài thùng chứa ghi chữ “Hàng điều về”.

Chuyển sản phẩm và phiếu điều chuyển về Tổng kho.

Trường hợp không điều chuyển sản phẩm về Tổng kho của Công ty ngay được, các sản phẩm này phải được bảo quản tại khu vực biệt trữ theo quy định.

54

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Trường hợp những sản phẩm có nghi ngờ về chất lượng: Thủ kho lấy mẫu đại diện gởi về phòng Quản lý chất lượng của Công ty sau đó đem cách ly sản phẩm trả về vào khu vực biệt trữ, dán nhãn nhận dạng. cảm quan.

N

H

Gởi mẫu trả về và mẫu lưu đến Phòng Kiểm nghiệm để kiểm tra các tiêu chuẩn liên

Ơ

N

Phòng Quản lý chất lượng nhận mẫu trả về và đối chiếu với mẫu lưu để kiểm tra, về

U Y

quan.

.Q

Nhận kết quả báo cáo từ phòng Kiểm nghiệm báo kết quả so sánh cho Ban Tổng Giám

TP

Đốc.

ẠO

Nếu kết quả cả hai không đạt: Phòng Quản lý chất lượng tiến hành thông báo thu hồi

Đ

để thu hồi toàn bộ lô sản phẩm đó.

G

Nếu kết quả mẫu lưu còn đạt, mẫu thị trường không đạt: Phòng Quản lý chất lượng

H Ư

N

yêu cầu kiểm tra mẫu lưu hành tại các điểm phân phối chính để xác định nguyên nhân ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

TR ẦN

Phòng Quản lý chất lượng nhận, phối hợp với phòng Bán hàng đánh giá và kết luận, nếu mẫu tại điểm nào không đạt sẽ tiến hành thông báo thu hồi và thu hồi sản phẩm tại

B

các điểm đó.

10 00

Sau khi nhận thông tin phản hồi từ Phòng quản lý chất lượng. Đơn vị tiếp nhận khiếu nại trả lời lại cho khách hàng qua điện thoại hoặc thư.

Ó

A

Trường hợp các khiếu nại của khách hàng là đúng, tiến hành thực hiện các yêu cầu liên

H

quan (ngưng phân phối hoặc thu hồi sản phẩm).

-L

Í-

Nếu thu hồi sản phẩm.

6.7. Quy trình tiến hành đặt hàng:

ÁN

Dự kiến nhu cầu sản phẩm:

TO

Căn cứ vào nhu cầu bán hàng thực tế, căn cứ vào lượng hàng tồn kho. Thủ kho soạn

ÀN

thảo đơn đặt hàng theo biểu mẫu với số lượng cần thiết, trình trưởng đơn vị để xin ý

D

IỄ N

Đ

kiến.

Nếu trưởng đơn vị đồng ý: ký tên xác nhận vào đơn hàng, thủ kho chuyển đơn hàng trên về phòng bán hàng để xin dự trù.

Trưởng đơn vị không đồng ý: Thủ kho điều chỉnh lại đơn hàng cho phù hợp, sau đó trình trưởng đơn vị để xin ý kiến.

55

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Nhu cầu tháng: gởi trong khoảng từ ngày 20 đến 25 của tháng trước, nhu cầu tháng phải được xây dựng trên nhu cầu quí.

Nhu cầu tuần: gởi trước ít nhất 03 ngày.

N

H

hoặc bằng Email ... về máy phòng bán hàng.

Ơ

Đơn đặt hàng được gởi về phòng bán hàng thông qua dự trù hàng bằng điện thoại, Fax,

N

Dự trù hàng:

U Y

Nội dung: đơn hàng phải được thông tin đầy đủ: Mã số hàng hoá, tên sản phẩm, số

.Q

lượng, qui cách đóng gói (nếu có).

TP

Nhận thông tin phản hồi về khả năng thực hiện đơn hàng và các thông tin liên quan từ

ẠO

phòng Bán hàng.

Đ

Thoả thuận địa điểm, thời gian giao hàng với nhân viên chịu trách nhiệm vận chuyển

G

của Tổng kho hoặc nhân viên chuyển hàng đối với trường hợp sử dụng phương tiện Bố trí và chuẩn bị kho bảo quản để nhận hàng.

H Ư

N

vận chuyển bên ngoài (nếu có).

TR ẦN

6.8. Quy trình tiến hành biệt trữ thuốc trả về:

Các thuốc bị thu hồi, trả về phải được đóng gói vào bao bì kín (hàng lẻ).

B

Dùng bút mực ghi bên ngoài thùng chứa hoặc túi đựng chữ “Hàng trả về”.

10 00

Khi giao nhận cần lưu ý kiểm tra và nhắc nhở nhân viên chịu trách nhiệm quản lý trong quá trình vận chuyển biết để theo dõi.

Ó

A

Khi xếp các thuốc này lên xe cần được biệt trữ tập trung vào một khu vực riêng biệt để

H

tránh nhầm lẩn với các thuốc khác.

-L

Í-

Có đầy đủ hóa đơn hoặc các chứng từ liên quan.

6.9. Nhận xét:

ÁN

Nhờ công cụ phần mềm cung cấp từ tổng công ty, các hàng hóa xuất nhập tồn được

TO

theo dõi và lưu trữ thông tin hiệu quả.

ÀN

Đặc biệt là trong khi xuất hàng, các thông tin trên hóa đơn, hàng hóa thực tế và số

D

IỄ N

Đ

lượng trên máy tính được đồng bộ sao cho chính xác về thông tin mới được tiến hành

xuất hàng.

Bên cạnh đó, trong lúc nhập hàng, cũng tương tự, nhưng nhân viên rất cẩn thận kiểm tra thêm về cảm quan thùng hàng, thực hiện đóng gói hàng lẻ khá hợp lý.

56

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

7. RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO ĐỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP:

N

Trong từng mục tiêu báo cáo, tôi đều quan sát và chú ý kỹ đến các hoạt động có liên

H

U Y

1. Tổ chức, điều hành và nhân sự:

N

Các kinh nghiệm được tích lũy và trình bày theo từng mục nội dung như sau:

Ơ

quan, qua đó, học tập thêm kinh nghiệm trong quản lý công ty phân phối.

.Q

Điểm mạnh đầu tiên mà tôi nhận thấy từ công ty đó là ý thức coi trọng nội quy, đảm

TP

bảo an toàn hàng hóa, an ninh công ty và đáp ứng đúng trang phục khi làm việc của

ẠO

nhân viên.

Đ

Điểm mạnh thứ hai về cơ cấu tổ chức là các nhân sự trong công ty có bảng mô tả công

G

việc riêng cho từng chức danh, biết được các nội dung trách nhiệm và quyền hạn để 2. Công tác sắp xếp và bảo quản kho hàng:

H Ư

N

thực hiện tốt trong công việc.

TR ẦN

Tôi đặc biệt lưu ý đến công tác bảo quản và kiểm tra nội bộ tổ chức định kỳ tại kho.

Nhãn và thùng thuốc trong kho được kiểm tra và đảm bảo đúng quy định.

10 00

cho phù hợp với sổ sách, hồ sơ.

B

Tiếp theo là về số lượng và cảm quan được nhân viên kiểm tra và đối chiếu định kỳ Lưu ý nhỏ, theo quan điểm cá nhân, tôi nghĩ đối với một số thùng hàng hóa ít xuất

Ó

A

nhập, ở ở góc khuất công ty, nhân viên nên xem xét cẩn thận về vệ sinh và bảo quản

H

các góc kho này cho đúng quy định.

-L

Í-

3. Quá trình vận tải hàng hóa: Sông Hậu được trang bị các xe tải mới và có tải trọng cao, thể tích khoang hàng lớn.

ÁN

Lưu ý nhỏ, theo quan điểm cá nhân, tôi nghĩ nhân viên lưu ý hơn đến thùng xe, nên

TO

vệ sinh cẩn thận hơn vì đây là nơi tiếp xúc lâu với hàng hóa trong quá trình vận

ÀN

chuyển.

D

IỄ N

Đ

Lúc giao hàng cho khách, các nhà thuốc, đại lý, nhân viên đảm bảo các hóa đơn được mang theo, đi kèm và khớp thông tin với hàng. Muốn được vậy, cần kiểm tra thật cẩn

thận trước khi khởi hành.

4. Công tác khai triển GDP: Tôi nghĩ công ty cần nâng cao hơn ý thức trách nhiệm của từng nhân sự tham gia.

57

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial

www.twitter.com/daykemquynhon www.google.com/+DạyKèmQuyNhơn

www.facebook.com/daykem.quynhon www.daykemquynhon.blogspot.com

Công ty cẩn đẩy mạnh hơn công tác đào tạo nhân viên.

Mặt khác, công ty cũng chú ý đến chuyên môn từng nhân sự, đào tạo cơ bản được tiếp nối đào tạo chuyên sâu hơn về GDP và công tác ứng dụng triển khai thực tế.

N

Tuy nhiên, tôi gợi ý rằng công ty nên kiểm tra đột xuất các khâu trong quy định GDP

N

H

5. Quản lý hồ sơ, sổ sách, hóa đơn:

Ơ

tại nơi làm việc của nhân viên, để đề cao cảnh giác các trường hợp sai phạm GDP.

U Y

Tài liệu và hóa đơn, chứng từ tuy có được công ty lưu trữ cẩn thận, nhưng hầu như các

.Q

nhân viên không lưu tâm đến việc sắp xếp sau cho hồ sơ phù hợp, dễ tìm kiếm hơn.

TP

Các bản hồ sơ giấy, cần xem lại chất lượng, nên in ấn trên các loại giấy bền, vì thời

ẠO

gian thanh lý cũng khá lâu, có loại phải bảo quản đến 2 năm. Công ty nên chú ý hơn về

Đ

mặt này.

G

Ngoài ra, hầu như hồ sơ được công ty kiểm soát số lượng khá cẩn trọng, tránh thất

H Ư

N

thoát.

6. Về lĩnh vực xuất nhập hàng hóa:

TR ẦN

Tôi học hỏi thêm về phần mềm cung cấp từ tổng công ty, các hàng hóa xuất nhập tồn được theo dõi và lưu trữ thông tin hiệu quả.

B

Trong khi xuất hàng, các thông tin trên hóa đơn, hàng hóa thực tế và số lượng trên

D

IỄ N

Đ

ÀN

TO

ÁN

-L

Í-

H

Ó

A

10 00

máy tính được đồng bộ sao cho chính xác về thông tin mới được tiến hành xuất hàng.

58

Sưu tầm bởi GV. Nguyễn Thanh Tú

www.facebook.com/daykemquynhonofficial www.facebook.com/boiduonghoahocquynhonofficial