DG Dataviesti - 2014

DataViesti

Data Groupin julkishallinnon it-hankinnan erikoislehti 1/2014

Maan suurin

IT-erikoisliikkeiden ketju Data Group Finland Oy • • • •

Toiminta aloitettu vuonna 1992 55 toimipistettä 350 työntekijää Liikevaihto 71 M€

Meillä on • Yli 70 räätälöityä DG-koulutuspäivää jäsenliikkeiden henkilökunnalle vuodessa • Sertifioitu osaaminen • Palvelutuote-osaaminen • Paikallisia osaajia • Liikkeiden tuki toisilleen • 26 A-tason päämiessopimusta • Materiaalit sekä suomeksi että ruotsiksi

Olemme aktiivinen kumppani • 1 700 tietokonetta kuukaudessa • lähes 18 000 asiakasta palvelutuotteissa

Haluamme tarjota parasta • • • • •

Asiakaslähtöisyys

2

Kilpailukykyinen hinta Luotettava laatu Hyvä asiakaspalvelu Sitoutuneet työntekijät Asiakkaalle sopivat ratkaisut

Data Group on suomalainen vuonna 1992 perustettu valtakunnallisesti toimiva itsenäisten ict-kauppiaiden muodostama luotettava, osaava ja ammattitaitoinen tietotekniikan erikoisketju. Asiakaslähtöisyys on Data Group -toiminnan perusta. Ketjuun kuuluvien jäsenliikkeiden tavoitteena on tarjota asiakkaille aidosti lisäarvoa tuottavia palveluja. Data Group -liikkeitä on kaikkiaan 55 kpl ja niissä työskentelee lähes 350 it-alan ammattilaista. Jäsenliikkeiden yhteinen liikevaihto on 71 miljoonaa euroa. Vahvuutemme ja osaamisemme perustuu jatkuvaan kouluttautumiseen sekä koko ketjun ja siihen kuuluvien liikkeiden tietotaidon ja tekemisen hyödyntämiseen.

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

Oikeilla investointikohteilla

tuottavuus kohenee Mitoittamalla tarpeet yksikkötasolla vältytään ylivarustelulta tai alimitoitetulta palvelulta.

Kuntien eri yksiköissä it-palveluiden tarve ja työasemien varustelun tasot vaihtelevat.

Osastoittain tai jopa työpistekohtaisesti tarvitaan erilaista varustetasoa. Sen vuoksi useampi tuotteen tai palvelun käyttäjä haluaisi itse vaikuttaa myös it-palveluiden ostopäätökseen.

– Kun ostopäätöksessä huomioidaan työyksikön, osaston tai kokonaisen organisaation tarpeita riittävän yksilöllisesti, saadaan oikeantasoisia ja oikean hintaisia tuotteita ja palveluita. Kun löydetään oikeat investointikohteet, tuottavuus kohenee, Data Group Finland Oy:n toimitusjohtaja Timo Vilenius sanoo.

Kun päätöksenteko hankinnoissa pidetään omassa yksikössä, säästytään turhilta kuluilta ja vaivalta: Yksikkö välttää ylivarustelun tai alimitoitetun palvelun.

– Myös yksikön oma toiminta tehostuu, kun työvälineet ovat kunnossa. Työtehot menevät luovuuteen, ajatteluun ja omien työtehtävien hoitamiseen, eikä tietotekniikan kanssa pähkäilyyn.

Keskustelu avaa solmukohtia

vistavat kunnan menestystä ja palvelutarjontaa tai heikentävät sitä, Vilenius muistuttaa.

Usein puhutaan siitä, että kunnissa it-järjestelmät eivät keskustele keskenään. Vilenius korostaa, että kalliit lisälaskut it-hankinnoissa syntyvät siitä, että myöskään ostaja ja toimittaja eivät keskustele keskenään.

– Toimittajan pitää ymmärtää, mihin tarpeeseen tietotekniikkaa hankintaan.

It-hankintoja ei pidä erotella toiminnasta.

Kyse on mutkattomasta kuntalaisten asioiden hoitamisesta.

Verotuloja omaan kuntaan Palvelut ovat karkaamassa pienemmistä kunnista. Kun kunta päättää ostaa paikalliselta toimittajalta it-palveluita, tukee kunta myös palveluiden pysymistä kunnassa. Paikallisten palveluiden hankkiminen omasta kunnasta pitää myös verotulot omassa kunnassa, samoin työpaikat.

– Kuntien ja julkisten organisaatioiden tekemät it-hankintapäätökset joko vah-

Data Groupin resepti onnistuneelle hankinnalle: • Meillä on laadukas valikoima tuotteita, joista voidaan koota yksittäisratkaisuja tai vakioituja kokoonpanoja.

• Tarjoamme myös asennuksissa ja toimituksissa räätälöityä palvelua.

• Hankinnan kohdetta voi täsmentää tutustumalla ja testaamalla tuotetta.

• Meillä on paikallinen tuki ja paikkakuntakohtaisten olosuhteiden tuntemus.

• Käytössäsi ovat Suomen suurimman it-erikoisliikkeiden yhteisön 350 ammattilaisen asiantuntemus.

• Mietimme kanssasi kustannustehokkaita ratkaisuja.

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

3

Palvelu ei saa kätkeytyä anonyymin sähköpostiosoitteen taakse Kun palvelu on henkilökohtaista ja liikkeessä palvelee tuttu ihmnen, kynnys soittaa ja kysyä neuvoja laskee. Paikan päällä voi myös tutustua tuotteisiin ja päästä kokeilemaan, miltä uusi tuote näyttää ja tuntuu.

– Asiakkaalle on tärkeää, että hänellä on tiedossa konkreettinen paikka, jonne voi antaa palautetta, ja jossa kannetaan kokonaisvastuu hänelle tarjottavasta palvelusta. Kun palvelu on kasvollista, ei palveluntuottaja voi piiloutua anonyymin sähköpostiosoitteen taakse, sanoo Data Group Finlandin toimitusjohtaja Timo Vilenius.

Huolella suunniteltujen it-hankintojen tarkistuslista:

DELL auttaa näyttämään oikean suunnan

IT-RATKAISUISSA PAIKALLISESTI Data Group -ketjun avulla ympäri Suomen

4

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

X X X X X X X

Saan palvelua läheltä henkikohtaisesti ja nopeasti.

Palvelu mukautuu oman organisaationi prosesseihin.

Saatavillani on helpot ja toimivat tilausrutiinit.

Saan säännöllistä koulutusta.

Käytössäni on laaja asiantuntijaorganisaatio.

Tuote- ja palveluvalikoima on laaja.

Ostopäätökseni tuo menestystä omaan kuntaan.

DATA GROUPIN JULKISHALLINNON ITHANKINNAN ERIKOISLEHTI 1/2014 Julkaisija: Data Group Finland Oy, Ylistönmäentie 31, 40500 Jyväskylä.

Päätoimittaja: Timo Vilenius.

Painosmäärä: 15 000 kpl. Osoitelähde: Data Group.

Painopaikka: Jyväskylän Siirto-Paino Oy, Jyväskylä 2014.

Ulkoasu ja taitto: Mediasepät Oy / Outi Tuomainen.

Kun budjetissa on rahaa vähemmän,

voiko silti saada enemmän?

It-investointeja on monella julkishallinnon toimijalla entistä vähemmän tulevissa budjeteissa. Mitä voi saada vähemmällä rahalla?

Vähemmällä riittävää laatua – tämä yhtälö vaatii it-palvelutuottajalta erityistä pätevyyttä. Kumppanin on pidettävä huolta siitä, että hankittu tekniikka on apuväline, jolla ratkaistaan oikeita toiminnallisia ongelmia. It-kumppanin on pidettävä myös huolta siitä, että tekniikka ei tee työstä monimutkaisempaa, vaan tehokkaampaa.

– Pätevä kumppani auttaa hahmottamaan olennaiset valintakriteerit toimivalle ratkaisulle ja pitää huolta myös siitä, että ostajalla on tarkka kuva kokonaiskustannuksista. Ostaja tarvitsee laitteiden, ohjelmistojen ja palveluiden lisäksi tehokkaan käyttökoulutuksen. Hankinta realisoituu hyödyksi ja rahaksi vasta sitten, kun työntekijä kokee hyötyvänsä hankinnasta päivittäisessä työssään, sanoo Data Group Finlandin toimitusjohtaja Timo Vilenius.

Tästä tuntee pätevän kumppanin 1. Kumppani auttaa hahmottamaan olennaiset valintakriteerit hankinnalle.

2. Kumppanin palvelu on lähipalvelua, jolloin keskustelu kasvokkain on helppoa.

3. Kumppani osoittaa, kuinka tekniikan avulla toimintatapoja voidaan muuttaa.

4. Kumppani neuvoo, kuinka koulutuksella toimintatavoista saadaan säästöä synnyttävää arkea.

5. Kumppani auttaa hallitsemaan kokonaiskustannuksia.

6. Kumppani tarjoaa joustavan palvelun tuotevalinnoissa, tilauksissa, toimituksissa, tukipalveluissa ja koulutuksessa.

7. Kumppani mittaa omaa onnistumistaan asiakkaan onnistumisella.

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

5

Salaa viestisi napin painalluksella tullut virus keskeyttää yrityksen toiminnan.

Tutkimusten mukaan yli 95 prosenttia sähköpostiliikenteestä on roskapostia.

Huoleton palvelun takaa, että säästät työaikaasi olennaiseen. Hyvä suodatinpalvelu vastaanottaa rajoitetun ajan sähköposteja silloinkin, kun omaa laitteistoa parannetaan, huolletaan tai se on poissa käytöstä.

Suojauksella suojaat laitteistoa ja vähennät ylläpidon ja huollon tarvetta.

Sähköpostiviestien salaaminen on ollut aikaisemmin monimutkaista ja vaatinut vastaanottajan päässä oman ohjelmansa.

N

yt F-Secure Messaging Security Gateway -tuotteeseen kuuluu markkinoiden tehokkaimman roskapostisuodatuksen ja virustorjunnan lisäksi helppokäyttöinen sähköpostiviestien salaus.

Salaustoiminto suojaa yritysten välistä tietoliikennettä ja helpottaa yritysten tietoturvakäytäntöjen noudattamista. Ratkaisu toimii kaikilla sähköpostiohjelmilla sekä webmail-ratkaisuilla.

Viestin salaus valitaan vain nappia painamalla, eikä salaus vaadi erillisiä järjestelmiä.

Salaustoiminto raportoi, kun viesti avataan.

Tietosuojavaltuutettu on huolissaan siitä, että henkilö- tai asiakastietoja lähetetään julkisuuslain vastaisesti suojaamattomissa sähköposteissa. Jos sähköpostin kaut-

ta ei voi luotettavasti ja nopeasti lähettää arkaluontoisia tietoja, voi se hidastaa liiketoimintaa.

Haittaohjelmat entistä kehittyneimpiä Yritykset joutuvat nykyisin yhä useampien ja yhä kehittyneempien vakoilu-, haittaohjelma- ja roskapostihyökkäysten kohteiksi.

Tiesitkö, että ilman asianmukaista suojaa roskaposteja käsitellään 3–4 työpäivää vuodessa. Pahimmillaan roskapostin mukana

Valitse BenQ – silmiesi tähden!

BenQ:n näytöt tarjoavat ainutlaatuisen käyttäjäystävällisen Flicker-free -ominaisuuden.

Flicker-free -ominaisuus, joka käytännössä tarkoittaa näytön huomaamattoman välkkymisen poistamista, on saatu BenQ näytöissä aikaan uusien teknologioiden avulla. Ainutlaatuinen yhdistelmä uutta teknologiaa, todenmukaista värimaailmaa ja upeaa muotoilua tekevät BenQ näytöistä entistä käyttäjäystävällisemmän työskentelykokemuksen.

Suojele siis silmiäsi ja työskentele tehokkaammin koko päivän ajan.

BenQ on maailman johtava valmistaja näytöissä, projektoreissa ja interaktiivisissa paneeleissa.

Tutustu myös laajaan tuotevalikoimaamme osoitteessa www.benq.fi.

6

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

Hyödy salauksesta • Täysin luottamuksellinen sähköposti lähettäjän ja vastaanottajan välillä.

• Viesti salataan nappia painamalla.

• Ei vaadi vastaanottajalta erillisiä ohjelmia.

• Raportoi avatuista viesteistä.

• Julkisuuslaki vaatii henkilö- ja asiakastietojen suojaamista.

Osatarjouksilla paikalliset toimijat

mukaan tarjouskilpailuihin jien välille. Tämän vuoksi todellisuudessa usein hinta määrää.

Hankintalaki ei suosi paikallista ostamista, mutta julkinen yhteisö voi tarjota mahdollisuuksia paikallisille toimijoille jakamalla hankinnat pienempiin osiin.

Kommunikaatio parantaa hankintaprosessia.

Kun toimittaja ja tilaaja vastaavat toisilleen tarjouspyynnön saatuaan vain kirjallisesti, jää aito keskustelu asiakkaan tarpeesta tarjousvaiheesta pois.

Jos kommunikaatiota lisätään, oppii tilaaja tarjoajan kysymyksistä ja tilaaja pystyy myös tätä kautta arvioimaan myös omia päätöksiään.

Hankintalakiin on toivottu muutoksia. Näitä ovat muun muassa byrokratian vähentäminen ja kannustaminen aitoon kumppanuuteen.

Hankintalaki ei pakota isoihin palvelukokonaisuuksiin.

Kunnissa ja julkisyhteisöissä hankitaan kerralla liian suuria kokonaisuuksia. Jos tarjoukseen niputetaan liikaa asioita, voi hankitusta palvelusta kadota joustavuus.

Ostaja voi tehdä myös suorahankintoja, osatarjouksia ja puitesopimuksia organisaationsa hankintasopimusten rajoissa.

Hankintalaki vaatii huolellista tarjouspyynnön tekemistä.

Monissa kunnissa hankintalakia pidetään monimutkaisena ja hankintakriteereiden määrittäminen ja kilpailuttaminen eivät ole sujuneet ongelmitta. Jos tarjoukseen on jäänyt virheitä tai pitkän tarjousajanjakson aikana tarjoajan tarpeet muuttuvat, pitkittyy hankintaprosessi. Hankintalaki pakottaa kuntien ostoprosessiin osallistuvat työntekijät keskittämään enemmän aikaa hankintaprosessiin kuin hyvän hankinnan tekemiseen ja omien toimintojen ratkaisemiseen.

Hankintalaki ei suosi paikallisuutta.

Hankintalaki ei myöskään suosi paikallisuutta, vaikkakin esimerkiksi ympäristöystävällisyyden lisäämisen tarjouspyynnön vaatimuksiin voi tuoda paikallisille toimijoille lisämahdollisuuksia. Pelkästään lähellä toimijoita ei voi kuitenkaan hankintalain mukaan suosia. Silti tarjouspyynnössä voi vaatia esimerkiksi palvelua suomen tai ruotsin kielellä.

Kunta voi suosia paikallisuutta palveluja laitehankinnoissaan jakamalla hankinnat pienempiin osiin tai hyväksymällä osatarjoukset tai yhteistyötoimitukset.

Hankintalaki ei pakota valitsemaan halvinta, vaan kokonaistaloudellisimman.

Uusi hankintalaki on aiheuttanut kunnissa väärinkäsityksiä. Yksi näistä on se, että ostajan pitäisi valita aina halvin tarjous.

Eu-direktiivissä kehotetaan kuitenkin arvioimaan hankintaa kokonaistaloudellisesti, joten pelkkä hinta ei pakota päätöksiin.

It-palveluita kilpailuttaessa halutaan korostaa myös laatua, mutta hankintakriteereihin on vaikeaa saada eroa palvelutuotta-

Nykyinen hankintalaki on voimassa vuosia.

Marraskuussa äänestetään uudesta hankintadirektiiviä koskevasta pakettiehdotuksesta. Nykyinen hankintalaki on kuitenkin käytännön elämää vielä useita vuosia.

DG-asiakaspalvelua parhaimmillaan!

7

Oletko koskaan nähnyt onnellista IT-pomoa?

E on jokaiselle oikea koko!

Uusi Fujitsu LIFEBOOK E on yrityksen jokaisen työntekijän mieleen, sillä vaihtoehtoisia kokoja on kolme, ja jokainen koko on kauniimpi, ohuempi ja kevyempi kuin edeltävät vastineensa. Jokaisen mallin voi lisäksi varustaa eri käyttötilanteisiin monipuolisemmin kuin mitään kannettavaa tietokonetta on koskaan voinut. Mitä sanoisit läppärin sisään sujautettavasta projektorista?

Työntekijöillä on syynsä vaatia tehtäviinsä ja yksilöllisiin mieltymyksiinsä istuvia työvälineitä. Yleensä nämä vaatimukset ovat raskaita IT-pomoille, joiden pitäisi kaikin keinoin pyrkiä yritysinfran vakioimiseen. Nyt vaatimuksiin on ilo suostua, sillä kaikki E-mallit hyödyntävät samoja komponentteja ja softia, ja kaikki lisälaitteet ovat käytettävissä ”ristiin”. Em. projektorimoduulia ei siten tarvitse hankkia jokaiselle käyttäjälle erikseen; osaston yhteisen tykin poimii se, jolla kulloinkin on tarve.