Importancia y justificación

Importancia y justificación. Los lenguajes documentales nos ayudan a organizar la información que contienen los documentos, bases de datos, etc., mediante el uso de términos seleccionados y controlados.

Podemos definir el lenguaje documental como un conjunto de signos o códigos que hace de intermediario o puente entre las informaciones contenidas en los documentos y las informaciones solicitadas por los usuarios.

Atendiendo a esta definición podemos decir que el lenguaje documental sirve fundamentalmente para normalizar la indización, tanto al introducir los documentos en el sistema, como en la fase de recuperación cuando los usuarios buscan la información.

Para que funcione el lenguaje documental debe ser univoco y eliminar la homonimia. Además, debe contar con una sencilla organización y no ser redundante.

Algunos de los principales objetivos de los lenguajes documentales son:

Representar sin ambigüedad los contenidos documentales. Para ello se reduce el volumen del vocabulario de la lengua natural, mediante el uso de sustantivos o sintagmas nominales y seleccionando un solo termino para dos o más sinónimos.

Proporcionar al usuario un instrumento de consulta para la búsqueda y localización de documentos. Los lenguajes de indización le indican al usuario que términos debe utilizar para su búsqueda de información y además le sugieren otros conceptos relacionados con el tema que podrían interesarle. Promover la normalización y uniformidad en la asignación de términos. Presentar relaciones semánticas entre los términos. Proporcionar jerarquías claras y coherentes a los sistemas de navegación para ayudar a los usuarios a localizar los contenidos que desean.

Tipologías.

Dependiendo del grado de control terminológico, se pueden distinguir entre: lenguajes libres y lenguajes controlados.

¿Qué son los lenguajes controlados?

El concepto de lenguaje controlado está relacionado con otros conceptos vinculados como el de sublenguaje y lenguaje específico. Asimismo, el propio término lenguaje controlado se utiliza en diferentes contextos con diferentes acepciones. Por ejemplo, en el ámbito de la documentación y las ciencias de la información, el término lenguaje controlado suele emplearse como sinónimo de vocabulario controlado, un tipo de lenguaje documental utilizado para indizar y recuperar información de documentos (Laguens García, 2006).

Dependiendo de la coordinación de los términos, es decir, en función del momento en que se combinan los elementos que los componen podemos distinguir entre:

Lenguajes documentales de estructura combinatoria o lenguajes de indización. En este caso el tema o temas del documento se representan mediante una palabra o combinación de varias palabras que posteriormente servirán para poder localizarlo. Se presentan alfabéticamente. Se distingue entre lenguaje precoordinado, cuando la combinación de términos se produce en el momento de la indización, y lenguaje postcoordinado cuando los conceptos se asocian en el momento de la recuperación. Lenguajes documentales de estructura jerárquica o clasificaciones.

La importancia de la elaboración

de un instrumento como el glosario, es la comprensión de los principales conceptos que conforman el lenguaje técnico de la Archivística es esencial para el personal encargado del manejo y la administración de los archivos. En atención a esta necesidad cabría formular los conceptos archivísticos desde los aparentemente más simples hasta los más complejos. En el glosario de términos de este trabajo podrán encontrarse definiciones complementarias de los conceptos citados.

La materia básica de los archivos son los documentos, productos de toda acción pública, pues todo proceso de gestión en las instituciones da lugar a su producción. De hecho, toda gestión o trámite inicia regularmente con la generación de documentos. ¿Pero qué es un documento? ¿Cómo se define? ¿Qué características posee? ¿Se manejan éstos individualmente o pueden asociarse a otros documentos y por qué? ¿Qué es un expediente? ¿Cuál es su naturaleza y cómo debe integrarse? ¿Qué características debe tener?

Del mismo modo podemos cuestionarnos sobre la composición y naturaleza de las series documentales, el concepto de archivo, los conceptos de Clasificación y Valoración, el concepto del ciclo vital de los documentos, etc. Todo ello tiene un significado fundamental a lo largo del proceso de agrupaciones sucesivas de la información implícitas en la organización de archivos.

La terminología archivística es bastante rica en conceptos, se encuentra conformada por diferentes influencias teóricas y conceptuales provenientes de diferentes países, los que han servido como base de construcción teórica de la disciplina para la conformación de nuestro propio glosario; sin embargo, estos conceptos hoy día utilizados por el gremio de los archivistas y empíricos de la disciplina, necesitan de una clarificación y síntesis, ya que el medio actual requiere que los archivistas y la archivística, sean más accesibles para la sociedad y para el medio empresarial, ya que ésta, en el momento trascendental que atraviesa, gracias al auge de la gestión de documentos electrónicos, ha adquirido relevancia e importancia para las organizaciones, esta es la razón que da importancia a la sintetización, eliminación de términos no usados, confusos y descontextualizados de la terminología para la accesibilidad, pues hace más familiar la disciplina con el entorno, y se requiere de una difusión, obstaculizada hoy día por la terminología incluso para los mismos archivistas.

Los glosarios corresponden a lenguajes postcoordinados de estructura combinatoria, los cuales están constituidos por listas estructuradas de conceptos, denominados descriptores, que permiten la descripción analítica del contenido de los documentos, además de poseer una alta complejidad estructural, ya que incluyen relaciones de equivalencia, jerarquía y asociación.

Los descriptores se conciben de tal forma que los conceptos de los documentos pueden ser expresados independientemente unos de otros, ya que todas las nociones poseen igual categoría.

El control terminológico en un glosario es muy alto porque:

No se incluyen palabras vacías de significado. Se forma con uniterminos y descriptores compuestos que evitan las ambigüedades y alteraciones de sentido. La univocidad de ciertos conceptos precisa que el sustantivo vaya acompañado de un adjetivo. Los accidentes lingüísticos, homonimia y sinonimia están controlados.