To team or not to team

Stefan Söderfjäll

To TEAM or not to TEAM TO TEAM OR NOT TO TEAM

1

ANDRA REVIDERADE UPPLAGAN

2

Stefan Söderfjäll

To TEAM or not to TEAM

3 Umeå, 2017

To team or not to team ISBN 978-91-6390-70-74 © 2017 Stefan Söderfjäll Grafisk form: Daniel Åberg/Åbergs stilus et forma Omslag: Daniel Åberg//Åbergs stilus et forma Omslagsbild: Nitsawan Katerattanakul/ShutterStock Tryckt hos Scandbook, Falun 2017 Upplaga: 2:1 Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

4

Innehåll 1. Introduktion Varför denna bok om team?

2. ”To team or not to team” Är ditt team ett riktigt team eller ett pseudoteam?

9 11 17 19

Vad gör team?

21

Leda andra

22

Erbjuda rådgivning/konsultation

22

Tillhandahålla service

23

Förhandla 23 Utföra psykomotoriska handlingar

23

Lösa väl definierade problem

24

Lösa illa definierade problem

24

Inom vilka attribut skiljer sig team åt? Ömsesidigt beroende

25 26

Rollstruktur 30 Ledarskapsstruktur 30 Kommunikationsstruktur 31 Fysisk distans/spridning

33

Livslängd 34 Storlek 34

Tips på vidare läsning

3. Teamarbetets arkitektur Tips på vidare läsning

4. Förutsättningar för teamarbete – inputs Egenskaper i teamet och hos teamets medlemmar

36 39 46 49 51

Generell mental förmåga, personlighet och värderingar

51

Kunskap, kompetenser och färdigheter

54

Extramilare och ruttna frukter

57

Mångfald 60

5

Storlek och livslängd

63

Ledarskap 66 Egenskaper i teamets uppdrag och uppgifter

70

Tydlighet 71 Återkoppling 71 Meningsfullhet 73 Helhet 73 Variation av kompetenser och färdigheter

74

Autonomi 75 Ömsesidigt beroende

75

Egenskaper i omgivningen

76

Organisatoriskt stöd

76

Organisationskultur som främjar teamarbete

77

Nätverk med andra team

78

Tips på vidare läsning

5. Teamprocesser Teamprocesser

79 83 84

Beteendeprocesser 84 Övergångsprocesser

85

Aktionsprocesser

91

Interpersonella processer

93

Framväxande tillstånd (känslor och tankar)

95

Teamsammanhållning

96

Teampotens och teamförtroende

98

Tillit

99

Psykologisk trygghet

100

Motivationsklimat 101 Gemensamma tankemodeller

Tips på vidare läsning

6. Teamprestationer – outputs Tips på vidare läsning

7. Att leda team Teamledarskapets olika funktioner Teamledarskap i övergångsfaser

6

103 106 109 114 117 118 121

Sätta samman team

122

Definiera uppdrag

126

Formulera mål

130

Strukturera och planera

136

Träna och utveckla teamet

138

Skapa mening/förståelse

140

Tillhandahålla feedback

142

Tips på vidare läsning

146

8. Att leda team II

149

Ledarskapsfunktioner i aktionsfaser

149

Övervaka teamet

150

Hantera gränser

152

Utmana teamet

154

Utföra teamuppgifter

155

Lösa problem

156

Tillhandahålla resurser

158

Uppmuntra självstyre

158

Främja positivt socialt klimat

159

Tips på vidare läsning

9. Teamutveckling

166 169

Vad är teamutveckling?

169

Teamutvecklande insatser

171

Teamträning 172 After-action reviews

177

Teambuilding

185

Behovsinventering

187

Hur vet man att insatsen har bidragit till utveckling?

189

Avslutande ord

25 punkter för effektiva team Tips på vidare läsning

Referenser

192 193 194 197

7

I denna bok presenteras vad team är och gör och förutsättningar för effektivt teamarbete. Den beskriver vidare hur effektivt teamarbete ser ut och vilka tankegångar och känslostämningar som påverkar teamets arbete, vad goda teamprestationer faktiskt är för något och, slutligen, vad det innebär att leda och utveckla ett team.

8

1.

In t r o duk t i o n

S

edan mänsklighetens begynnelse har vi varit nödgade att samarbeta. För att kunna utföra allehanda arbetsuppgifter, lösa problem och skydda oss mot potentiella faror har

vi behövt förlita oss på varandra och vår gemensamma vilja att organisera oss och koordinera våra förehavanden. Att värna sig mot den utsvultne sabeltandade tigern eller att övermanna den skenande mammuten var aktiviteter som sannolikt rönte större framgång vid de tillfällen de utfördes av en samarbetande grupp jämfört med då de sattes i händerna på enskilda individer. Fortplantning och familjeliv har genom historien krävt samarbete (ofta i en mycket trevlig och behaglig form) likväl som byggande av pyramider, katedraler och stadsmurar (mindre behaglig form). I modern tid samarbetar vi regelbundet för att lösa komplexa problem, utveckla nya programvaror, rädda människoliv, vinna fotbollsmatcher, framföra kryssningsfartyg, fatta strategiska beslut och skapa ljuv musik.

Denna bok handlar om teambaserat arbete, det vill säga den form av arbete där människor hjälps åt för att lösa vissa problem och utföra vissa uppgifter. Att samarbeta i team är, som redan nämnts, ingen ny företeelse. Även om gruppen som jagade mammutar knappast använde begreppet ”team” för 9

att beskriva sig själva och sannolikt inte heller sade sig ”team builda” när de om kvällen pratade om dagens jaktinsatser, så delade de många av de attribut som vi idag tillskriver det vi kallar för team.

Teambaserat arbete har blivit alltmer förekommande i moderna organisationer. Team som ansvarar för organisationen som helhet (ledningsgrupper), produktionsteam, serviceteam, projektteam, supportteam, it-team, resursteam, HR-team, ja många är de konstellationer vilka säger sig vara team eller av andra tilldelas detta epitet. Man skulle nästan kunna tala om en ”teamifiering” i många organisationer och skulle man vilja vara riktigt elak skulle man säga att det existerar en romantiserad bild av hela teamkonceptet i form av en naiv föreställning om att team är lösningen på alla problem. Så är självklart inte fallet, teamarbete behövs ibland och andra gånger är det bättre att låta individer sköta arbetet.

Detta är en potentiellt sett mycket tråkig bok. Den sammanfattar vad forskningen egentligen säger om teamarbete, huruvida det är bra eller inte och under vilka omständigheter teamarbete fungerar och inte. Forskningen bryr sig inte särdeles mycket om vad som i allmänhet verkar vettigt eller vad någon med mandat att påstå saker påstår. Den söker svar på frågor, oavsett om dessa svar från gång till annan landar illa på ömma tår. De goda nyheterna är att forskningen har visat att teambaserat arbete, om förutsättningarna är de rätta, är ett mycket effektivt sätt att främja trivsel och välbefinnande samt åstadkomma goda prestationer och resultat i organisationer. Om så inte vore fallet kan man på allvar ifrågasätta det kloka i att överhuvudtaget skriva en bok om företeelsen. Dessvärre visar forskningen också att det inte räcker med att sätta ihop människor i en grupp och kalla dem för ett ”team” för 10

att åstadkomma mirakel. Givet vad som krävs för att ett team ska kunna prestera och bidra på ett bra sätt är det tyvärr så att många team och arbetsgrupper underpresterar och, i värsta fall, skadar sig själva, sin organisation och de som tar del av dess varor och tjänster.

Varför denna bok om team?

Allting har en början och ett slut, så även denna bok och författandet av densamma. Var det hela egentligen startade kan man måhända tvista om. Kanske har boken funnits i mitt huvud under en längre tid, som en abstrakt och luddig idé, lurandes och klurandes i hjärnans skrymslen och vrår; väntandes på att den rätta sinnesstämningen och de rätta omständigheterna skulle infinna sig. Kanske är den ett resultat av mer slumpmässiga faktorer, sprungen ur att jag råkat befinna mig på en viss plats vid en viss tidpunkt och att skeenden i tid och plats planterat ett frö i min hjärna som resulterat i det du nu har för ögonen. Sannolikt är den en kombination av ovanstående, en idé som väntat på rätt omständigheter likväl som omständigheter som väckt en idé. Även om tanken på en bok om team och i huvudsak effektiva sådana, medvetet eller omedvetet, har funnits under en lång tid så utgjorde en specifik händelse en mycket viktig förutsättning för att tanke skulle bli till handling i form av skriven text. Jag hade uppdraget att bistå en av Sveriges kommuner i att kvalitetssäkra en upphandling av konsulttjänster avseende teamutveckling och ledningsgruppsutveckling. Min roll var att hjälpa till att utforma upphandlingsunderlaget, granska inlämnade anbud och medverka vid intervjuer av anbudsgivare, allt med syfte att säkerställa att de tjänster som upphandlades vilade på vetenskaplig grund.

11

I denna process ville jag fräscha upp min egen kunskap om forskningen på området varför jag under en period gjorde en djupdykning i olika forskningsdatabaser för att inhämta en lägesbild. Jag insåg snart att forskningen på team var ytterst omfattande och att läsa in sig på all denna forskning skulle bli en uppgift övermäktig en normalbegåvad medelålders man med begränsad tid till sitt förfogande. Jag valde därför att koncentrera mig på att söka upp de forskningsöversikter som andra forskare gjort och, framförallt, de så kallade meta-analyser som genomförts på olika aspekter av team och teameffektivitet.

Meta-analys är ett tillvägagångssätt att statistiskt beräkna genomsnittliga resultatmönster (samband, effekter etc.) från många enskilda studier. Detta ger en mer trovärdig evidensbas än resultaten från enskilda studier vilka är mer påverkbara av slump och tillfälliga felkällor. Om man till exempel ska rekrytera en säljare och väljer mellan två kandidater där man har statistik på utfallen av den ena säljarens 500 senaste säljmöten men av den andre enbart på det senaste mötet så ger informationen om den förste säljaren helt logiskt en bättre beslutsgrund. En metaanalys kan på samma sätt ses som en bättre grund än den enskilda studien för att förstå team och att fatta beslut kring eventuella insatser åsyftade att sätta samman och utveckla desamma.

Vid inläsningen av det material jag lyckades finna förde jag anteckningar där jag kort sammanfattade de, i mitt tycke, viktigaste rönen ur varje meta-studie och forskningsöversikt. Dessa sammanfattningar började snart växa sig så pass stora att jag insåg att de med lite handpåläggning skulle kunna sammanfogas till en bok, en bok som jag själv saknat och som jag, nu när den är klar, hoppas ska fylla en lucka även hos andra som är intresserade av vad forskningen på team och teambaserat arbete har kommit fram till.

12

Normalt sett så brukar man, åtminstone om man är forskare och är van att skriva akademiskt, ange referenser löpande i texten. Huruvida det är sprunget ur någon form av medelålders revolt eller inte låter jag vara osagt, men jag har i denna bok valt att inte ange några löpande referenser, fotnoter eller andra källhänvisningar. Däremot presenteras i slutet av varje kapitel ett urval av forskningsreferenser som bildat underlag för kapitlet. I slutet av boken står även en fullständig referenslista att finna.

Min ambition har varit att författa boken så läsvänligt som möjligt för personer som normalt sett kanske inte konsumerar så mycket akademisk litteratur. Löpande referenser, fotnoter och källhänvisningar bildar för många läsare ovälkomna hack i textflödet som försämrar eller åtminstone komplicerar läsupplevelsen.

För den som önskar granska huruvida jag varit forskningen trogen så står det hen fritt att läsa in sig på källorna i referenslistorna i slutet av de enskilda kapitlen samt i bokens slut och jämföra med det jag skrivit i boken. Informationen som presenteras i denna bok är i huvudsak mitt försök till en någorlunda lättsmält sammanställning av en stor mängd forskning gjorda på team och teameffektivitet. Hur jag har förstått och tolkat denna och hur jag har förmått att presentera och sammanställa den står helt och hållet under min egen begränsade förmåga och mitt eget ansvar. Eventuella feltolkningar och missförstånd ska inte belastas någon annan än undertecknad. Inte heller gör jag anspråk på att ha lyckats finna alla relevanta meta-analyser och forskningsöversikter som kan vara av intresse i sammanhanget.

Min förhoppningsvis professionella bedömning är dock att de flesta och de mest relevanta som publicerats till att denna bok gått i tryck är inkluderade.

Syftet med denna bok är att fylla en lucka. Det har skrivits en hel del böcker om team och teamutveckling, men i mitt tycke 13

saknas en bok som så tydligt tar utgångspunkt i forskning som jag har försökt göra i denna bok. Boken är inte att betrakta som en kokbok i teamarbete innehållandes detaljerade recept på hur man ska gå tillväga, den ska snarare ses som en beskrivning av principer och modeller för effektivt teamarbete som det står läsaren fritt att tillämpa efter eget bevåg. I denna bok presenteras vad team är och gör och förutsättningar för effektivt teamarbete. Den beskriver vidare hur effektivt teamarbete ser ut och vilka tankegångar och känslostämningar som påverkar teamets arbete, vad goda teamprestationer faktiskt är för något och, slutligen, vad det innebär att leda och utveckla ett team.

Teamarbete är en komplex företeelse och det är avsevärt mycket enklare att skriva om vad som kännetecknar effektivt sådant och hur man leder och utvecklar ett team på bästa sätt än att de facto göra det i praktiken. Jag har med tilltagande ålder kommit att utveckla en viss cynism avseende hur mycket faktisk förändring det jag skriver kan bidra till att åstadkomma.

Kanske finns det någon som läser detta som finner praktisk användning av det och ingen kunde vara gladare än jag om så vore fallet. Om boken har bringat lite nya tankegångar och en aning ökad förståelse för vad som är och bidrar till effektivt teamarbete, eller rentav bara till en någorlunda behaglig läsupplevelse, så är jag dock fullt tillfreds även med detta. Vad är då detta som denna bok handlar om, detta som vi kallar för team? Låt oss vända blad och titta lite närmare på det.

14

15

Ett första steg i att skapa goda förutsättningar för ett team att fungera och prestera väl är att se till att det har möjlighet att agera som ett riktigt team och inte som ett team bara till namnet, något som inom teamforskningen brukar benämnas som ett ”pseudoteam”.

16

2. ” T o t ea m o r n o t t o t e a m”

V

ad är egentligen ett team och vad skiljer ett riktigt team från andra konstellationer av människor som på olika sätt interagerar med varandra i sitt arbete? Är exempelvis en

strategisk ledningsgrupp ett team? Ett lärarlag? Besättningen i ett flygplan, eller kanske en grupp individer som arbetar med HR eller ekonomi i ett företag? Låt oss börja med en längre definition av vad som är ett team för att därefter bena upp denna i mindre beståndsdelar.

Ett team är en samling (två eller flera) individer som arbetar tillsammans och som uppfattar sig själva och uppfattas av andra som en tydligt avgränsad social enhet; som har ett tydligt och accepterat gemensamt syfte och mål och är ömsesidigt beroende av varandra för att kunna fullgöra detta syfte och uppnå målet/målen; och som regelbundet kommunicerar med varandra i syfte att anpassa beteenden och bli mer välfungerande.

Ovanstående ger vid handen att, för att en samling individer ska vara att betrakta som ett team så ska de: 17

• Vara två eller fler till antalet – De allra flesta människor Allt fler organisationer har sett fördelarna med att organisera sina skulle nog hålla med om att en enskild individ inte är att medarbetare i team och den arbetspsykologiska forskningen har visat betrakta som ett team. att teambaserat arbete kan vara ett effektivt sätt att främja såväl goda • Uppfatta sig och uppfattas avbland andramedarbetare. som en intakt arbetsprestationer somsjälva välmående och trivsel social enhet med tydliga gränser för vem som ingår och vem som inte ingår i denna – Om man inte kan identifiera vilka Trots detta är det långt ifrån alla arbetsgrupper och team som får personer som tillhör ett team så är det svårt att veta hur, möjlighet att fungera så effektivt som de hade kunnat göra. Det finns eller ens om, man ska samarbeta med dessa. Det blir till idag en hel del kunskaper att hämta ur det stora antalet vetenskapliga exempel svårt att veta vilka som ska kallas till möten, vilka studier om team som forskare runt om i världen har producerat som ska informeras om olika saker och hur man på bästa sätt de senaste decennierna. Vi vet därför ganska väl under vilka ska fördelateam de olika uppgifterna i ettoch team omgruppsykologiska man är osäker förutsättningar kan fungera effektivt vilka vilka somvälfungerande ingår i det. team och trivsel bland medarbetarna faktorerpå som skapar

i dessa bok sammanfattar på –ettDet kortfattat tillämpbart • team.

Ha ettDenna gemensamt syfte och mål kan juoch förvisso vara sätt huvuddragen dennaihop forskning. trevligt atturbunta en grupp människor för exempelvis en fest eller en gemensam bowlingkväll och kalla dem för ett team, men ett riktigt team har en eller flera specifika uppgifter som de förväntas att utföra och som lämpar sig Stefan Söderfjäll är filosofie doktor i psykologi och författare. Han har bäst för med samarbete i ettBehovsanpassat team. Det kan till exempel vara tidigare utkommit bland andra ledarskap (2012), Det är att för en del av produktionen, attLundberg) utveckla(2016) en nyoch tjänst sant - detansvara stod ju i tidningen (tillsammans med Mattias En liten bok om produkt, mål (tillsammans med Christopher eller att fatta strategiskaSvensson) beslut (2017). eller att utföra en fysiskt krävande uppgift som kräver flera personers samarbete.

• Vara ömsesidigt beroende av varandra – Om det inte krävs ett samarbete där var och en av de enskilda individerna i någon mån är beroende av hur de övriga presterar för att tillsammans kunna åstadkomma ett gott gemensamt resultat så finns det inget egentligt skäl till att ha ett team i första läget. Till exempel skulle en grupp med lärare på en skola kunna kalla sig själva för ett team eller lärarlag men egentligen inte vara särskilt beroende av varandra i sitt dagliga ISBN: 978-91-6390-70-74

18