ProjektSamarbete

Fรถrord

1

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt © 2009 Författaren och Uppsala Publishing House AB Adress Uppsala Publishing House, Box 2070, 750 02 Uppsala Tfn: 018-55 50 80, Fax: 018-55 50 81 e-post: info@uppsala-publishing.se, www.uppsala-publishing.se Omslag Daniel Åberg Omslagsbild Daniel Tero/IStockphoto Grafisk form Daniel Åberg Bilder inlagan s. 14: Daniel Tero/IStockphoto, s 21 Photocanal25/IStockphoto, s. 25 Andy Cook Illustrations/IStockphoto, s. 43 Jamie Carroll, LLC/IStockphoto Redaktör Nina Pettersson Upplaga 1:1 ISBN 978-91-7005-399-3 Tryckeri 08-tryck, Stockholm 2009

2

Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk.

Innehåll Förord ................................................................................................ 7 1. Projektet – en kraftsamling . .......................................................... 9 2. Samarbete ger framgång ............................................................ 15 3. Projektarbete skapar lärande .................................................... 22 4. Projektledarens roll ..................................................................... 26 5. Projektgruppen består av specialister ....................................... 36 6. Uppdraget – direktiv eller mål . ................................................... 41 7. Projektplanen ............................................................................... 47 8. Sammanträden . ........................................................................... 79 9. Föredragningar ............................................................................. 91 3

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

10. Skriftlig rapport ........................................................................ 95 11. Samtalet – projektets viktigaste verktyg ................................. 100 Några slutord . .............................................................................. 117 Arbetslivets 10 basfärdigheter . ................................................... 118 Modeller som ger struktur ........................................................... 122 Litteraturlista ................................................................................ 128

4

Provläsning

Förord

Första gången jag fungerade som projektledare i ett större projekt var i början av 70-talet. Sedan dess har jag medverkat i många projekt i olika roller, jag har också utbildat i projektledning, projektsamarbete och lagarbete.

Min erfarenhet är att projektformen i sig rymmer oändliga möjligheter att utveckla både verksamhet och människor. Det är en flexibel arbetsform, där man kan ta tillvara resurser i form av kompetens, tid och pengar på ett effektivt sätt. Genom att det i projektet självklart finns mål, direktiv, projektplan och budget är det lätt att följa upp och utvärdera vad man åstadkommit.

Det finns emellertid mycket som kan haka upp sig i projektarbete på grund av oklara direktiv, dålig planering, otydlig ledning eller personkemi och samarbete som inte fungerar.

Budskapet i den här boken är att projektarbetet kan förbättras genom god planering, systematiserad och schemalagd uppföljning och träning i samarbete och kommunikation.

5

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

Boken ProjektSamarbete är en självständig del i utvecklingsprogrammet ”Effektiva projekt” som också innehåller utbildning och ledarpaket för konsulter och internledare.

Jag hoppas att du som läsare ska få både praktisk nytta och glädje av att dela min erfarenhet av hur projektarbete kan bli effektivt och roligt.

Stockholm april 2009 Kerstin Myrgård

6

Provläsning

1. Projektet – en kraftsamling Ordet projekt kommer av ”projicio” som betyder ”kasta fram”. I ett projekt handlar det ofta om att man ska kasta fram förslag eller idéer.

Uppgiften kan också vara att pröva, granska, genomföra, tillverka, utveckla, utreda, förbättra eller utvärdera någonting. Man väljer ofta att arbeta i projekt när det handlar om uppdrag som går att avgränsa vad gäller tid och resurser och där det finns krav på samordning mellan olika avdelningar eller enheter.

Typiskt för projekt är att det brukar finnas en projektplan som beskriver:

Avgränsad uppgift

Projektplan

• Uppdrag, formulerat som direktiv eller som mål • Resurser (antal personer, tidsåtgång, övriga kostnader) • Tidplan med starttid, milstolpar och sluttid • Aktivitetsplan med arbets- och ansvarsfördelning • Projektbudget

7

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

Dokumentation

Kraftsamling

Ta vara på resurser

Utmaning

8

Dessutom bör i projektbeskrivningen också finnas angivet hur man ska informera om projektet före, under och efter, vilka man ska samverka med, hur arbetet ska dokumenteras, samt hur uppföljning och utvärdering ska gå till.

Ett projekt kan vara stort eller litet, men bara det faktum att man kallar det projekt gör att det får en viss status och att man ställer speciella krav på hur de arbetsuppgifter som ingår i projektet ska genomföras och följas upp. De som arbetar i projektet gör en gemensam satsning under en begränsad tidsperiod, man samlar den kompetens som behövs för att lösa en komplicerad uppgift under samma hatt. Projektet blir därigenom en kraftsamling!

Fördelarna med att arbeta i projekt är många. Det är en flexibel organisationsform som är utvecklande för personalen. Man kan använda de resurser som finns i form av människor, tid och pengar på ett mer effektivt sätt. Genom att det i projekt självklart finns mål, direktiv, projektplan och budget är det lätt att följa upp och utvärdera vad man åstadkommit. Eftersom personer från olika avdelningar eller arbetsenheter deltar, blir kraven på information och förankring stora, vilket är en fördel, till exempel i genomförandefasen.

Att arbeta i projekt är således en utmaning och både de som är direkt engagerade i olika projekt och deras chefer och arbetskamrater får räkna med att kraven på arbetsmetoder och förhållningssätt blir annorlunda än i den traditionella linjeorganisationen. Man kanske

Provläsning

har vant sig vid att tillhöra en fast grupp där man känner allas små egenheter. Kanske har man också själv utvecklat ett sätt att förhålla sig till omvärlden som gör att man känner sig ganska säker i sin roll.

I en organisation som satsar på att bedriva en stor del av arbetet i projektform kan man komma att tillhöra flera olika projekt samtidigt, vilket ställer stora krav på förmågan att kunna fungera ihop med andra.

I mitt arbete som konsult och utbildare frågar jag ofta grupper vad som är den vanligaste anledningen till att olika projekt hakar upp sig. Det absolut vanligaste svaret är ”brister i samarbetet”. Jag är inte speciellt förvånad över detta eftersom projektarbetsformen faktiskt ställer extremt stora krav på just samarbetsförmågan. För att man ska klara av att på begränsad tid gemensamt lösa en uppgift med alla de effektivitetskrav som finns inbyggda i projektet, gäller det att man har respekt både för varandras åsikter och kunnande.

Det krävs också att man tränar sig i olika samarbetsfärdigheter som att lyssna, ge uppmuntran och kritik, lösa konflikter och våga dela med sig av sina tankar och idéer.

Förmågan att fungera i nya situationer och i nya grupper ställs på hårda prov i projektarbete. De flesta är till exempel vana vid att ha en chef. I en projektorganisation kan man dels ha sin ordinarie linjechef, dels ett antal olika projektledare som man ska anpassa sig till.

Man kan också växla mellan att själv vara ledare i någon grupp

Samarbete

Flexibilitet

9

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

Den tid man avsätter till sociala kontakter har man ofta igen i form av färre missförstånd och irritationsmoment senare i processen.

10

Provläsning

2. Samarbete ger framgång

Om personer som kommer från olika avdelningar, företag eller arbetsfält ska kunna utföra ett effektivt arbete tillsammans måste de ha förtroende för varandras yrkeskunnande och erfarenheter. Förhållningssätt som tillit, tilltro, respekt och ärlighet är en tillgång i gruppernas arbete.

När man startar ett projekt är det viktigt att man ger utrymme för människor att lära känna varandra både som personligheter och som yrkesmänniskor. Den tid man avsätter till olika sociala kontakter i starten har man ofta igen i form av färre missförstånd och irritationsmoment senare i processen. Projekten kommer att flyta smidigare och man blir mer öppen för att ta vara på varandras kompetens.

En ny projektgrupp bör alltid upprätta ett samarbetskontrakt av något slag. Det kan ske i enkla former genom att man under det första mötet i projektgruppen diskuterar hur man vill att samarbetet i gruppen ska fungera och tillsammans formulerar några Gyllene

Lära känna varandra

Samarbetskontrakt

11

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

Hakar i projekt

Regler som man skriver upp och tar för vana att återkomma till vid olika avstämningsmöten.

Jag har ofta i olika kurser gjort inventeringar av vad som brukar haka upp sig i projekt. En typisk sådan lista kan se ut så här: • Oklara besked • Ingen lyssnar, man pratar förbi varandra • Bristande öppenhet • Prestigetänkande • Dålig arbetsdisciplin; folk kommer för sent till möten, har inte gjort det de lovat • Bristande öppenhet • Oklara roller • Konflikter • Dålig information, motsägelsefull information • Oklara prioriteringar • Revirtänkande • Brist i samspel mellan individer

12

Provläsning

3. Projektarbete skapar lärande Alla företag med självaktning strävar i dag efter att vara lärande organisationer. Vad man lägger in i begreppet kan växla från företag till företag, men ett gemensamt drag är att man förordar ett lärande direkt kopplat till arbetet.

Jag brukar ge följande beskrivning av vad som kännetecknar den lärande organisationen:

Lärande organisation – några kännetecken

• Alla lär varandra och lär av varandra • Lärandet ses som en naturlig del av arbetsprocessen  hur gjorde vi?  vad ledde det till?  vad kan vi lära/förändra/utveckla?

• Allas idéer värderas lika Detta är en mycket enkel beskrivning som ändå sammanfattar det förhållningssätt som bör råda i en lärande organisation. Det är sam13

ProjektSamarbete - metodbok för effektiva projekt

tidigt ett idealiskt förhållningsätt i allt projektarbete och en förutsättning för effektivitet och arbetsglädje.

Ett problem är att många företag och organisationer utvecklat ett helt annat synsätt och befinner sig ganska långt ifrån beskrivningen ovan. Det finns en definition av olika lärnivåer gjord av Gregory Bateson, som jag ofta citerar, därför att vi alla kan få en aha-upplevelse av att se på vårt eget företag med hans ”glasögon”.

Lärnivåer

Lärnivå och öppenhet

Gregory Batesson Lärnivå O

Lärnivå 1

Låg relationskvalitet

Formella relationer

Rädsla för förändringar

Förändringsarbetet inom strikta ramar

Dåligt erfarenhetsutbyte Försvarsbeteenden

Analytiskt logiskt tänkande

Lärnivå 2

Lärnivå 3

Individer och grupper får utvecklas

Gemensamma visioner

Förtroende/Öppenhet

Hög relationskvalitet (= väl fungerande familj)

Decentraliserad verksamhet, handlingsbenägen Tar itu med konflikter när de uppstår Projektskapande

14

Detaljplanering

Skapar sin egen framtid

Förmåga att lära av allt

Provläsning

7. Projektplanen Projektplanen är det dokument som ska fungera som utgångspunkt för projektgruppens arbete. Den innehåller därför delvis samma rubriker som direktiven, men nu beskrivna mer i detalj. Om uppdraget formulerats som mål beskriver projektplanen vad projektgruppen ska göra steg för steg för att dessa mål ska uppnås.

Bakgrundsbeskrivningen ska vara fyllig och innehålla en tydlig beskrivning av nuläget och vilka som är initiativtagare och formella uppdragsgivare. Dessutom krävs en tydlig problembeskrivning. Den kan bestå av en fråga som vi söker svar på ”Hur ska vi …”, ”Vad beror det på att ...”, ”Vad ska vi göra för att …”. Denna typ av problemformulering leder som regel till ett utredningsprojekt.

Problemformuleringen i ett genomförandeprojekt kan handla om en uppgift som ska utföras eller ett behov som ska fyllas. I ett utvärderingsprojekt handlar det om vilka effekter eller konsekvenser som ska bedömas. Problemformuleringen är det första embryot som sedan successivt konkretiseras och formuleras om till mål, syfte, preciserade arbetsuppgifter i aktivitetsplanen osv.

Bakgrund

Problem

15

ProjektSamarbete - metodbok fรถr effektiva projekt

16