GUIDEBOOK
SOP麓SLOCALES
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Contenido
E&C Team
Donaciones, Subvenciones, Patrocinios, Membres铆as Corporativas y Colaboraciones Sanitarias.
Comidas, viajes, art铆culos educativos y art铆culos de utilidad m茅dica
Patrocinio de profesionales de la salud para que asistan a conferencias, congresos y otras actividades de terceros
Contrataci贸n de servicios
TOME
Donaciones, Subvenciones, Patrocinios
y
Colaboraciones de atenci贸n de la salud
Donaciones
驴C贸mo son?
Planificadas No planificadas
Deben estar alineadas con la planificaci贸n anual de la LOC
El presupuesto debe residir 煤nicamente en funciones no comerciales
Deben proporcionarse en situaciones de emergencia o crisis
El presupuesto puede provenir de cualquier funci贸n
Aprobaci贸n
Las donaciones deben presentarse al 谩rea de Patient Advocacy (PA) y ser谩n revisadas por el Comit茅 de Donaciones conformado por las 谩reas de:
Asuntos
脡tica y cumplimiento
Donaciones
Ejecuci贸n
Acuerdo de donaci贸n
Todos los acuerdos de donaci贸n deben ser:
Por escrito. Totalmente ejecutado por todas las partes. Completados antes del desembolso de fondos o provisiones de art铆culos donados.
Distribuci贸n de los productos
Takeda
La responsabilidad de distribuir los Productos
Takeda a los Destinatarios reside en la cadena de suministro de la LOC
VBU debe aprobar las donaciones de vacunas
Subvenciones
Solicitud
La solicitud de subvenci贸n debe incluir:
Nombre de la entidad.
Liderazgo de la entidad.
Informaci贸n del sitio web.
Informaci贸n de contacto.
Informaci贸n de registro de organizaciones ben茅ficas, si corresponde.
Presupuesto general de la entidad.
Descripci贸n del proyecto.
Descripci贸n del prop贸sito del proyecto y de los beneficiarios.
Previo aprobaci贸n
Previa a la autorizaci贸n de la subvenci贸n se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Solicitud de subvenci贸n enviada por tercero (en hoja membretada)
En cuanto al presupuesto:
Debida diligencia realizada con el receptor
Resultados de selecci贸n del Comit茅 de Subvenciones
La funci贸n no comercial que tenga la intenci贸n de otorgar subvenciones debe definir su presupuesto anual de subvenciones.
Para las subvenciones relacionadas con la educaci贸n m茅dica para los profesionales de la salud el presupuesto debe residir en Asuntos M茅dicos o Apoyo al Paciente o Investigaci贸n y Desarrollo.
Subvenciones
Aprobaci贸n
Las subvenciones ser谩n revisadas y aprobadas por personas apropiadas, quienes deben tener solo funciones no comerciales. Revisadas por el Comit茅 de Subvenciones conformado por las 谩reas de:
Asuntos m茅dicos
Finanzas Legal
脡tica y cumplimiento
Gerencia general Asuntos corporativos
Ejecuci贸n
Acuerdo de subvenci贸n
Todos los acuerdos de subvenci贸n deben ser:
Por escrito. Totalmente ejecutado por todas las partes. Completados antes del desembolso de fondos.
Comprobantes
Todos los acuerdos de subvenci贸n deben tener: Comprobante de pago. Comprobante de desembolso de la subvenci贸n. Comprobante de ejecuci贸n de la subvenci贸n.
Patrocinios
Aprobaci贸n
Previo a aprobaci贸n:
El presupuesto para Patrocinios puede residir en funciones comerciales, no comerciales o m茅dicas
Plan anual de eventos que incluya el presupuesto aprobado para patrocinios. Si el evento no se encuentra en el plan anual de eventos deber谩 contar con aprobaci贸n de las 谩reas de: Finanzas y 脡tica y cumplimiento
Takeda s贸lo podr谩 patrocinar eventos/actividades de Terceros que est茅n gestionados por Organizaciones de Terceros que sean organizaciones leg铆timas
Ejecuci贸n
Contrato de patrocinio
Todo contrato de patrocinio debe ser:
Por escrito. Completados antes del desembolso de los fondos.
Asimismo:
El patrocinio de Takeda debe divulgarse a los participantes del evento o actividad
Los Due帽os de la actividad deben comunicarse con las funciones relevantes de Takeda para garantizar que los fondos del Patrocinio se desembolsen al Destinatario
Cierre
Para el cierre:
Para la gesti贸n de cierre se debe enviar al 谩rea de eventos esta documentaci贸n en el plazo m谩ximo de un mes despu茅s de la realizaci贸n del evento
Una vez recibidos los documentos el 谩rea de eventos tendr谩 un plazo m谩ximo de 90 d铆as para realizar el cierre en el sistema
Colaboraciones de atenci贸n de la salud
Aplicaciones
Las aplicaciones de Colaboraci贸n de Atenci贸n a la Salud deben incluir:
Un presupuesto detallado.
Descripci贸n detallada del proyecto que se va a financiar.
Duraci贸n del proyecto.
Justificaci贸n del proyecto.
Recursos que Takeda compromete para el proyecto.
Recursos que otras partes comprometen para el proyecto.
Previo aprobaci贸n
Previa a la autorizaci贸n de la colaboraci贸n se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Como m铆nimo, una de las contrapartes de una Colaboraci贸n de Atenci贸n de la Salud debe ser una organizaci贸n involucrada en la prestaci贸n de atenci贸n m茅dica a los pacientes
Al considerar participar en Colaboraciones de Atenci贸n de la Salud, se debe considerar la reputaci贸n de Takeda y la percepci贸n p煤blica
Colaboraciones de atenci贸n de la salud
Aprobaci贸n
La elegibilidad de las solicitudes es revisada por:
Asuntos m茅dicos
Finanzas Legal
脡tica y cumplimiento
Gerencia general Asuntos corporativos
Se debe verificar que el prop贸sito de la solicitud sea apropiado y se alinee con la definici贸n de Colaboraciones de Atenci贸n de la Salud de Takeda.
Ejecuci贸n
Las Colaboraciones de Atenci贸n de la Salud deben documentarse en un contrato escrito completamente ejecutado, y aprobado por Legal
El(los) Due帽o(s) de la actividad es responsable(s) del desembolso y supervisi贸n continua del proyecto despu茅s de la ejecuci贸n del acuerdo
Comidas, viajes, art铆culos educativos y art铆culos de utilidad m茅dica
Comidas
Solo se pueden proporcionar:
Solo a aquellos que asisten a la reuni贸n y / o participan en una discusi贸n, y requiere de la presencia f铆sica de un empleado de Takeda.
En un lugar y de manera propicios para el intercambio de informaci贸n cl铆nica, cient铆fica, educativa o comercial.
Con alcohol sin embargo, este debe ser consumido moderadamente (m谩ximo dos copas) y siempre debe ser servido en la cena. Est谩 prohibido durante el almuerzo.
L铆mites locales
L铆mites locales para hospitalidades con PCS
El importe indicado incluye impuestos, bebidas y propinas (incluidas en el recibo)
Ten en cuenta:
Ninguna alimentaci贸n se paga ni se complementa con los fondos personales de un colaborador de Takeda
Hospitalidad
Tipos especiales de hospitalidad:
Reuniones de negocio
Reuniones grupales durante las cuales se puede proporcionar comida y no se consideran TOME. M谩ximo diez participantes en total. No se permite ning煤n orador, ni ning煤n tipo de formato de presentaci贸n
Reuniones dentro de una instituci贸n
Una hospitalidad modesta dentro del l铆mite de gastos aprobados por persona hasta un l铆mite m谩ximo de 1.000.000 COP, durante una sesi贸n cient铆fica promocional, no promocional o una discusi贸n de negocios
Estas actividades se reportan a trav茅s del sistema Concur siguiendo sus reglas incluyendo el comprobante de pago detallado por consumo, lista de invitados firmada por los mismos, entre otros
Viaje, alojamiento, ubicaci贸n y lugar
Solo se pueden proporcionar:
Esta prohibido hospedarse en hoteles o alojamientos de lujo. Los boletos a茅reos deber谩n ser de clase tur铆stica/econ贸mica.
El viaje se debe organizar lo m谩s cercano posible a la fecha de inicio y finalizaci贸n de la actividad, minimizando el numero de noches de hospedaje.
Takeda no puede organizar, proporcionar ni pagar entretenimiento u otras actividades sociales o de ocio.
Ten en cuenta:
Cualquier excepci贸n debe contar con aprobaci贸n del 谩rea de 脡tica y Cumplimiento
Art铆culos
Tipos de art铆culos:
Art铆culos de utilidad m茅dica
Takeda puede proporcionar art铆culos de utilidad m茅dica a los profesionales de la salud. Solo deben proporcionarse de forma ocasional y sin superar, en conjunto, durante un a帽o el cincuenta por ciento de un (SMLMV). Pueden incluir la marca de la Compa帽铆a, pero no deben tener la marca del producto
Art铆culos educativos
Art铆culos que se proporcionan durante eventos impulsados o patrocinados por la empresa que est谩n relacionados con el evento o la actividad (por ejemplo, libro educativo, folleto)
Solo deben proporcionarse de forma ocasional no m谩s de una vez al a帽o y no se consideran Regalos
Patrocinios a profesionales de la salud para que asistan a conferencias,
congresos y otras actividades de terceros
Patrocinios a profesionales de la salud
Selecci贸n de actividades y profesionales de la salud
Actividad:
El 谩rea m茅dica es responsable de asegurar que el evento del tercero sea reconocido por la comunidad cient铆fica y que este sea relevante para las 谩reas terap茅uticas de Takeda.
Profesionales de la salud:
Asuntos M茅dicos debe evaluar la elegibilidad de los profesionales de la salud y realizar una evaluaci贸n y verificaci贸n de antecedentes de los profesionales de la salud para evaluar su reputaci贸n, riesgo y confiabilidad antes de comenzar cualquier actividad con ellos.
L铆mites de patrocinios:
Los profesionales de la salud est谩n limitados a recibir m谩ximo 3 patrocinios nacionales y 1 patrocinio internacional por a帽o calendario.
Cualquier Rol
Recomendaci贸n PCS
Verificaci贸n l铆mite de patrocinios
Verificaci贸n de antecedentes
Selecci贸n final PCS a patrocinar
Descartes
Patrocinios a profesionales de la salud
Requisitos de ejecuci贸n y contrataci贸n
Carta de invitaci贸n Desembolso
El 谩rea de eventos prepara la Carta de Invitaci贸n utilizando el modelo de contrato legal o en coordinaci贸n con el 谩rea
Legal cuando sea necesario
Asuntos M茅dicos coordina con las funciones pertinentes para garantizar que los fondos de patrocinio se desembolsen directamente al organizador de la conferencia o al proveedor del servicio y no al profesional de la salud
Documentaci贸n
Programa o agenda que incluya informaci贸n sobre la(s)
ubicaci贸n(es) y la(s) sede(s).
Carta de solicitud patrocinio del profesional de la salud.
Borrador de invitaci贸n que incluye detalles de consentimiento de TdV.
Criterios de selecci贸n de profesionales de la salud.
Documentos relacionados con la verificaci贸n de antecedentes o la evaluaci贸n del personal.
Declaraci贸n de notificaci贸n al empleador cuando corresponda.
Comprobante de participaci贸n.
Comprobante de pago de la agencia.
Facturas y recibos detallados de cualquier gasto incurrido.
Contrataci贸n de Servicios (CS)
Contrataci贸n de Servicios (CS)
Tipos de servicios
Acuerdos de consultoria
Compromisos de conferencias
Takeda puede contratar a las partes interesadas como consultores para obtener sus opiniones expertas y para llevar a cabo actividades.
Takeda puede contratar a profesionales al cuidado de la salud como oradores para programas promocionales y no promocionales.
Responder a solicitudes de informaci贸n m茅dica incluida la informaci贸n no autorizada
Takeda puede contratar a pacientes o cuidadores como ponentes para programas no promocionales.
Estudio de mercado
PCS como influenciadores en redes sociales
Participaci贸n en materiales audiovisuales
Directamente a trav茅s de encuestas o discusiones, o indirectamente a trav茅s de un proveedor externo.
Todos los servicios de investigaci贸n de mercado deben pagarse al valor justo de mercado (VJM)
Puede contratar a Lideres de Opini贸n Digital (LOD) como oradores para programas promocionales y no promocionales.
Puede contratar a profesionales al cuidado de la salud para la creaci贸n de materiales audiovisuales para programas promocionales y no promocionales.
*El pago de servicios debe ser realizado en la moneda local de su pa铆s de origen
Reuniones y eventos organizados por Takeda (TOMEs)
Reuniones y eventos organizados por Takeda (TOMEs)
Requisitos generales
Los TOME son reuniones/eventos promocionales o no promocionales organizados y controlados por Takeda, o por un tercero en nombre de Takeda, para proporcionar/obtener informaci贸n m茅dica/cient铆fica, sobre productos en investigaci贸n/comercializados u otra informaci贸n relacionada con la atenci贸n medica /de las partes interesadas.
Reuniones y eventos
Promocionales
Informar sobre el uso aprobado de Productos de Takeda con autorizaci贸n de mercado o para concientizaci贸n de la enfermedad. El personal de Asuntos M茅dicos de Takeda no debe promocionar productos Takeda, pero puede asistir a reuniones promocionales y eventos para proporcionar informaci贸n que abarca datos cient铆ficos.
No promocionales
La reuni贸n/evento puede iniciarse y ejecutarse por cualquier funci贸n, excepto por ventas o marketing. El personal comercial puede asistir a reuniones no promocionales y eventos iniciados por otras funciones como observadores si existe una necesidad leg铆tima de negocio.