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SOP´SLOCALES
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Contenido
E&C Team
Donaciones, Subvenciones, Patrocinios, Membresías Corporativas y Colaboraciones Sanitarias.
Comidas, viajes, artículos educativos y artículos de utilidad médica
Patrocinio de profesionales de la salud para que asistan a conferencias, congresos y otras actividades de terceros
Contratación de servicios
TOME
Donaciones, Subvenciones, Patrocinios
y
Colaboraciones de atención de la salud
Donaciones
¿Cómo son?
Planificadas No planificadas
Deben estar alineadas con la planificación anual de la LOC
El presupuesto debe residir únicamente en funciones no comerciales
Deben proporcionarse en situaciones de emergencia o crisis
El presupuesto puede provenir de cualquier función
Aprobación
Las donaciones deben presentarse al área de Patient Advocacy (PA) y serán revisadas por el Comité de Donaciones conformado por las áreas de:
Asuntos
Ética y cumplimiento
Donaciones
Ejecución
Acuerdo de donación
Todos los acuerdos de donación deben ser:
Por escrito. Totalmente ejecutado por todas las partes. Completados antes del desembolso de fondos o provisiones de artículos donados.
Distribución de los productos
Takeda
La responsabilidad de distribuir los Productos
Takeda a los Destinatarios reside en la cadena de suministro de la LOC
VBU debe aprobar las donaciones de vacunas
Subvenciones
Solicitud
La solicitud de subvención debe incluir:
Nombre de la entidad.
Liderazgo de la entidad.
Información del sitio web.
Información de contacto.
Información de registro de organizaciones benéficas, si corresponde.
Presupuesto general de la entidad.
Descripción del proyecto.
Descripción del propósito del proyecto y de los beneficiarios.
Previo aprobación
Previa a la autorización de la subvención se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Solicitud de subvención enviada por tercero (en hoja membretada)
En cuanto al presupuesto:
Debida diligencia realizada con el receptor
Resultados de selección del Comité de Subvenciones
La función no comercial que tenga la intención de otorgar subvenciones debe definir su presupuesto anual de subvenciones.
Para las subvenciones relacionadas con la educación médica para los profesionales de la salud el presupuesto debe residir en Asuntos Médicos o Apoyo al Paciente o Investigación y Desarrollo.
Subvenciones
Aprobación
Las subvenciones serán revisadas y aprobadas por personas apropiadas, quienes deben tener solo funciones no comerciales. Revisadas por el Comité de Subvenciones conformado por las áreas de:
Asuntos médicos
Finanzas Legal
Ética y cumplimiento
Gerencia general Asuntos corporativos
Ejecución
Acuerdo de subvención
Todos los acuerdos de subvención deben ser:
Por escrito. Totalmente ejecutado por todas las partes. Completados antes del desembolso de fondos.
Comprobantes
Todos los acuerdos de subvención deben tener: Comprobante de pago. Comprobante de desembolso de la subvención. Comprobante de ejecución de la subvención.
Patrocinios
Aprobación
Previo a aprobación:
El presupuesto para Patrocinios puede residir en funciones comerciales, no comerciales o médicas
Plan anual de eventos que incluya el presupuesto aprobado para patrocinios. Si el evento no se encuentra en el plan anual de eventos deberá contar con aprobación de las áreas de: Finanzas y Ética y cumplimiento
Takeda sólo podrá patrocinar eventos/actividades de Terceros que estén gestionados por Organizaciones de Terceros que sean organizaciones legítimas
Ejecución
Contrato de patrocinio
Todo contrato de patrocinio debe ser:
Por escrito. Completados antes del desembolso de los fondos.
Asimismo:
El patrocinio de Takeda debe divulgarse a los participantes del evento o actividad
Los Dueños de la actividad deben comunicarse con las funciones relevantes de Takeda para garantizar que los fondos del Patrocinio se desembolsen al Destinatario
Cierre
Para el cierre:
Para la gestión de cierre se debe enviar al área de eventos esta documentación en el plazo máximo de un mes después de la realización del evento
Una vez recibidos los documentos el área de eventos tendrá un plazo máximo de 90 días para realizar el cierre en el sistema
Colaboraciones de atención de la salud
Aplicaciones
Las aplicaciones de Colaboración de Atención a la Salud deben incluir:
Un presupuesto detallado.
Descripción detallada del proyecto que se va a financiar.
Duración del proyecto.
Justificación del proyecto.
Recursos que Takeda compromete para el proyecto.
Recursos que otras partes comprometen para el proyecto.
Previo aprobación
Previa a la autorización de la colaboración se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
Como mínimo, una de las contrapartes de una Colaboración de Atención de la Salud debe ser una organización involucrada en la prestación de atención médica a los pacientes
Al considerar participar en Colaboraciones de Atención de la Salud, se debe considerar la reputación de Takeda y la percepción pública
Colaboraciones de atención de la salud
Aprobación
La elegibilidad de las solicitudes es revisada por:
Asuntos médicos
Finanzas Legal
Ética y cumplimiento
Gerencia general Asuntos corporativos
Se debe verificar que el propósito de la solicitud sea apropiado y se alinee con la definición de Colaboraciones de Atención de la Salud de Takeda.
Ejecución
Las Colaboraciones de Atención de la Salud deben documentarse en un contrato escrito completamente ejecutado, y aprobado por Legal
El(los) Dueño(s) de la actividad es responsable(s) del desembolso y supervisión continua del proyecto después de la ejecución del acuerdo
Comidas, viajes, artículos educativos y artículos de utilidad médica
Comidas
Solo se pueden proporcionar:
Solo a aquellos que asisten a la reunión y / o participan en una discusión, y requiere de la presencia física de un empleado de Takeda.
En un lugar y de manera propicios para el intercambio de información clínica, científica, educativa o comercial.
Con alcohol sin embargo, este debe ser consumido moderadamente (máximo dos copas) y siempre debe ser servido en la cena. Está prohibido durante el almuerzo.
Límites locales
Límites locales para hospitalidades con PCS
El importe indicado incluye impuestos, bebidas y propinas (incluidas en el recibo)
Ten en cuenta:
Ninguna alimentación se paga ni se complementa con los fondos personales de un colaborador de Takeda
Hospitalidad
Tipos especiales de hospitalidad:
Reuniones de negocio
Reuniones grupales durante las cuales se puede proporcionar comida y no se consideran TOME. Máximo diez participantes en total. No se permite ningún orador, ni ningún tipo de formato de presentación
Reuniones dentro de una institución
Una hospitalidad modesta dentro del límite de gastos aprobados por persona hasta un límite máximo de 1.000.000 COP, durante una sesión científica promocional, no promocional o una discusión de negocios
Estas actividades se reportan a través del sistema Concur siguiendo sus reglas incluyendo el comprobante de pago detallado por consumo, lista de invitados firmada por los mismos, entre otros
Viaje, alojamiento, ubicación y lugar
Solo se pueden proporcionar:
Esta prohibido hospedarse en hoteles o alojamientos de lujo. Los boletos aéreos deberán ser de clase turística/económica.
El viaje se debe organizar lo más cercano posible a la fecha de inicio y finalización de la actividad, minimizando el numero de noches de hospedaje.
Takeda no puede organizar, proporcionar ni pagar entretenimiento u otras actividades sociales o de ocio.
Ten en cuenta:
Cualquier excepción debe contar con aprobación del área de Ética y Cumplimiento
Artículos
Tipos de artículos:
Artículos de utilidad médica
Takeda puede proporcionar artículos de utilidad médica a los profesionales de la salud. Solo deben proporcionarse de forma ocasional y sin superar, en conjunto, durante un año el cincuenta por ciento de un (SMLMV). Pueden incluir la marca de la Compañía, pero no deben tener la marca del producto
Artículos educativos
Artículos que se proporcionan durante eventos impulsados o patrocinados por la empresa que están relacionados con el evento o la actividad (por ejemplo, libro educativo, folleto)
Solo deben proporcionarse de forma ocasional no más de una vez al año y no se consideran Regalos
Patrocinios a profesionales de la salud para que asistan a conferencias,
congresos y otras actividades de terceros
Patrocinios a profesionales de la salud
Selección de actividades y profesionales de la salud
Actividad:
El área médica es responsable de asegurar que el evento del tercero sea reconocido por la comunidad científica y que este sea relevante para las áreas terapéuticas de Takeda.
Profesionales de la salud:
Asuntos Médicos debe evaluar la elegibilidad de los profesionales de la salud y realizar una evaluación y verificación de antecedentes de los profesionales de la salud para evaluar su reputación, riesgo y confiabilidad antes de comenzar cualquier actividad con ellos.
Límites de patrocinios:
Los profesionales de la salud están limitados a recibir máximo 3 patrocinios nacionales y 1 patrocinio internacional por año calendario.
Cualquier Rol
Recomendación PCS
Verificación límite de patrocinios
Verificación de antecedentes
Selección final PCS a patrocinar
Descartes
Patrocinios a profesionales de la salud
Requisitos de ejecución y contratación
Carta de invitación Desembolso
El área de eventos prepara la Carta de Invitación utilizando el modelo de contrato legal o en coordinación con el área
Legal cuando sea necesario
Asuntos Médicos coordina con las funciones pertinentes para garantizar que los fondos de patrocinio se desembolsen directamente al organizador de la conferencia o al proveedor del servicio y no al profesional de la salud
Documentación
Programa o agenda que incluya información sobre la(s)
ubicación(es) y la(s) sede(s).
Carta de solicitud patrocinio del profesional de la salud.
Borrador de invitación que incluye detalles de consentimiento de TdV.
Criterios de selección de profesionales de la salud.
Documentos relacionados con la verificación de antecedentes o la evaluación del personal.
Declaración de notificación al empleador cuando corresponda.
Comprobante de participación.
Comprobante de pago de la agencia.
Facturas y recibos detallados de cualquier gasto incurrido.
Contratación de Servicios (CS)
Contratación de Servicios (CS)
Tipos de servicios
Acuerdos de consultoria
Compromisos de conferencias
Takeda puede contratar a las partes interesadas como consultores para obtener sus opiniones expertas y para llevar a cabo actividades.
Takeda puede contratar a profesionales al cuidado de la salud como oradores para programas promocionales y no promocionales.
Responder a solicitudes de información médica incluida la información no autorizada
Takeda puede contratar a pacientes o cuidadores como ponentes para programas no promocionales.
Estudio de mercado
PCS como influenciadores en redes sociales
Participación en materiales audiovisuales
Directamente a través de encuestas o discusiones, o indirectamente a través de un proveedor externo.
Todos los servicios de investigación de mercado deben pagarse al valor justo de mercado (VJM)
Puede contratar a Lideres de Opinión Digital (LOD) como oradores para programas promocionales y no promocionales.
Puede contratar a profesionales al cuidado de la salud para la creación de materiales audiovisuales para programas promocionales y no promocionales.
*El pago de servicios debe ser realizado en la moneda local de su país de origen
Reuniones y eventos organizados por Takeda (TOMEs)
Reuniones y eventos organizados por Takeda (TOMEs)
Requisitos generales
Los TOME son reuniones/eventos promocionales o no promocionales organizados y controlados por Takeda, o por un tercero en nombre de Takeda, para proporcionar/obtener información médica/científica, sobre productos en investigación/comercializados u otra información relacionada con la atención medica /de las partes interesadas.
Reuniones y eventos
Promocionales
Informar sobre el uso aprobado de Productos de Takeda con autorización de mercado o para concientización de la enfermedad. El personal de Asuntos Médicos de Takeda no debe promocionar productos Takeda, pero puede asistir a reuniones promocionales y eventos para proporcionar información que abarca datos científicos.
No promocionales
La reunión/evento puede iniciarse y ejecutarse por cualquier función, excepto por ventas o marketing. El personal comercial puede asistir a reuniones no promocionales y eventos iniciados por otras funciones como observadores si existe una necesidad legítima de negocio.