Les actions du CUAT: Résultats de l'atelier de réflexion juillet 1999

Les actions du

CUAT

Atelier de réflexion sur La Stratégie de la Médiathèque du CUAT

« CUATmédia »

Atelier de réflexion sur La stratégie de la médiathèque du CUAT Tunis - Jeudi 9 juillet 1999

Résultats des travaux * Label de la Médiathèque du CUAT choisi : CUATmédia

*Etaient présents : Membres du Bureau Exécutif

Membres adhérents

M.Rachid BEN SLAMA

Mme Naîma NAFTI

Mme Najoua ESSAFI

M.Lotfi NEFZI

M.Med Aziz MILADI

M.Abdelhamid KHEDHR

M.Noureddine BEN BELGACEM

Personne ressources M.Ahmed KSIBI

*TIMING 14H00

Accueil Cocktail de bienvenue

16H45 Examen du point 3..............

14H45

Ouverture Présentation des objectifs et adoption de l’ordre du jour

17H30 Pause-café

15H00 Exposé introductif sur la création de la CUATmédia

17H45 Examen du point 4.............

18H30 Examen du point 5.............

19H00 Examen du point 6..............

15H15 Examen du point 1..............

20H00 Clôture 15H45 Examen du point 2..............

Atelier de réflexion ur La stratégie de la médiathèque du CUAT - Jeudi 9 juillet 1999

*OBJECTIFS DE L’ATELIER Objectif général: -Identifier la stratégie de la CUATmédia pour la période 1999-2001.

Objectifs spécifiques: A-Identifier les composantes de la stratégie de communication de la CUATmédia; B-Elaborer un plan d’action de la mise en service de la CUATmédia conformément aux objectifs de la CUATmédia 1 et 2; Objectif 1 : Fournir les informations et les données aux demandeurs Objectif 2 : échanger les informations et les données avec les différents partenaires

*Projet d’ordre du jour 1-Etude de Faisabilité --->identifier les publics-cibles et les services à fournir 2-Etapes de création et de mise en service ( planning) 3-Etude financière *Charges et produits de l’opération; *Etablir le tarif des services à fournir et de l‘inscription pour l’octroi de la carte de fidélité; 4-Création d’une banque de données SICTOP (Service d’information pour la culture de la tolérance et la paix) 5-Création d’un Observatoire sur les canaux de communication et la production intellectuelle en Tunisie. *Création de groupes d’étude sous forme de réseau de personnes ressources en vue de collecter les informations et des données sur des thèmes à spécifier et d’organiser des cycles d’études sur ces mêmes thèmes sous formes de colloques ,conférences et des manifestations comme les Rencontres Euro-méditerranéennes 2000.

6- Stratégie de communication : « liaison avec le public (Centre de références) » *Diffusion de l’information sous différentes formes à identifier; *Marketing documentaire : Projets de publications et de supports à vendre

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*Introduction I- Etude faisabilité Une étude de faisabilité sera menée avant la mise en service de la CUATmédia.

Cette étude permettera d’identifier l’état des lieux des sources d’information et des données sur l’éducation, la science, la culture, l’information, la communication et la sauvegarde du patrimoine pour valoir la culture de la tolérance et de la paix, disponibles aussi bien au siège du CUAT que dans d’autres lieux à identifier La collecte des informations peut se faire soit par : - contacts directs (face à face); - ou par Correspondances; - ou à travers les Annuaires; - ou à travers les Travaux des Instituts de recherche ou de documentation; - ou par un Questionnaire; L’étude de faisabilité permet également de collecter les besoins et les attentes des public-cibles qui sont considérés comme des clients potentiels à ce nouveau projet ( voir en annexe le questionnaire) II- Etapes de création et de mise en service Au début, il convient de dresser les étapes de création et de mise en service des participants posés, les questions suivantes Pourquoi la Médiathèque ?

Quoi ? ( Qu’est-ce qu’ un’ médiathèque ) Comment ?

Qui ?

Où ?

Quand ?

A ces questions , les réponses sont ainsi :

Pourquoi ?

- Améliorer la dimension " informatique " de l’image du CUAT

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-Consolider l’image du CUAT dans le domaine de l’information en vue de combler les lacunes de la circulation de l’information observées sur la scène internationale voire même national.

- Améliorer les ressources financières du CUAT;

- Diversifier lesd’activités du CUAT; - Créer des liens de partenariat à l’échelle nationale et internationale ; Comment ?

1- Aprés l’obtention les résultats de l’Etat des lieux conçernant les partenaires

potentiels de la CUATmédia,il faudrait en premier lieu : a -Identifier les besoins des clients potentiels b- Identifier les services à fournir c -Constituer une banque de données 2- Constituer un fonds de données propre ou exogène 3- Acquérir un équipement Informatique peformant 4- Mettre au point une stratégie de communication ( voir chapitre II)

La mise en oeuvre de cette stratégie démerrera dés le 15 octobre 1999 à travers un dossier de Presse à qui sera diffusé auprés des médias : Presse écrite, Radio Tv et ce ,en vue de promouvoir la carte de fidélité auprés des différents publics-cibles. a- développement de la comunication de proximité par le biais de : - dépliant - Affichette - E-mail et auprés les clients potentiels notamment: *les élèves, les étudiants et les enseignants en utilisant la technique du questionnaire en vue d’identifier leurs besoins en services.Dans ce sens, il a été recommandé de réfléchir sur la possibilité de réserver à ce publiccible un certain privilège dans le segment: prestation des services. b- élaborer une batterie de messages qui serviront à développer une politique de relations publiques à mettre en oeuvre par des prestataires de services à identifier ( Quoi? ) selon le profil requis (C.V , vacataire , formés en internet , bon communicateur ) et à recruter éventuellement par SIVP.

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Un conseiller en documentation sera identifié et engagé pour assurer le suivi des activités de la CUATmédia en matière de documentation.

5 - Fonctionnement de la médiathèque ( Quoi ? et Comment )

Une phase expérimentale s’étalera entre Octobre 1999 et Mai 2000.

Une évaluation de cette phase est prévue. a- Deux responsables seront chargés de la gestion de la médiathèque sont identifiés : M. Lotfi Nefzi en qualité de responsable technique pour l’aspect informatique Mme Najoua Essafi en qualité de responsable des programmes d’activités de la médiathèque b- Pour la phase expérimentale , il a été décidé d’ouvrir la médiathèque dés le 4 Novembre 1999 ( Quand? ) come suit: Vendredi aprés- midi 15H - 19H Samedi aprés- midi 15H - 19H Dimanche matin 9H30 - 12H30 Toutefois, un système de roulement est décidé parmi les adhérents du CUAT qui sera établi avant la phase de mise en service. c- Le lieu (où?) de mise en service de la médiathèque est le bureau réservé au club et aussi l’ancien local du club informatique à la Medersa El Achouria ou la salle de performance réservée aux élèves. d-Un règlement d’inscription à la médiathèque sera établi et une carte de fidélité sera délivrée aux personnes inscrites selon le tarif suivant: Elèves 12 dinars / an Etudiants 15 dinars / an Autres 18 dinars / an Il va de soi que les adhérents du CUAT bénéficieront d’une réduction de 50% du tarif. e-Les porteurs de la carte de fidélité auront le privilège de consulter la banque de données créée au sein de la médiathèque et d’autre services disponibles.

Cette banque de données sera active et englobera des données et des informations stockées sur CD-ROM et des disquettes selon des thèmes préétablis en fonction des besoins des utilisateurs.

Le stockage des données sera effectué selon des critères de sélection préétablis en fonction des centres d’intérét des utilisateurs . Pour cela, un état hebdomadaire des utilisateurs du réseau Internet et d’autre sources

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d’informations utilisées à la CUATmédia sera mis à jour en vue de garantir l’efficience souhaitée et la rigueur dans la gestion de cette entreprise.

Un formulaire qu sera confectionné en vue d’enregistrer les fichiers et les sites Web visités. Cette technique permettera également d’évaluer les performances de fonctionnement de la médiathèque.

Par ailleurs, en plus des services fournis, des activités évènementielles sont prévus,et ce dans le but d’animer l’espace de la Medersa d’El Achouria et créer une complémentarité avec la banque de données SICTOP en fonction des thèmes à l’étude.

Un plan marketing des services disponibles à la médiathèque sera élaboré pour promouvoir la carte de fidélité et ce , dans le cadre de la stratégie de communication pré-citée.

III- Les services de la médiathèque La diffusion de l’information est la principale activité de la CUATmédia. Elle sera fourni selon deux formules : 1 - Directement - Consultation du réseau Internet; - Conférence ou autres activités similaires dans le cadre d’un cycle d’étude; - Spectacles : ( Théâtre de poche, Audition musicale du 1er essai); - Visites d’observation; - Stages de formation; - Chantiers de travail; - Expositions; -Animation culturelle à l’intention des jeunes (jeux et concours); -Itinéraires du projet sur le tourisme culturel et naturel;

2- Indirectement - Consultation de la banque de données; par le biais de : - CD-ROM; - Documents de références; - Photocopie; - Disquettes; - Visionnage de Cassettes vidéo; documentaires, conférences ou autres; - Auditions musicales sur casettes audio ou CD; - Supports de promotion ( gadgets Unesco);

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IV- Création de la banque de données et d’un observatoire ( canaux de communication ) Ces deux éléments de la CUATmédia sont désormais interdépendants.

En effet, la banque de données SICTOP sera alimentée d’informations et de données grâce à l’observatoire qui sera mis en place d’une façon évolutive d’ici l’an 2001 et qui fonctionnera grâce à la contribution d’un réseau d’institutions et de personnes ressources qui aurait accepté de participer à cette initiative dans le cadre de groupes d’études chargés d’inventorier les sources d’informations, d’analyser des informations collectées et e préparer des recommandations conçernant le contenu et la forme des informations à diffuser (notamment les conférences) Par conséquent, la banque de données ainsi constituée fournira les services de la CUATmédia aux demandeurs par le biais du centre de références qui jouera le rôle de liaison avec le public Les principaux services de la liaison avec le public sont constitués par : a- La diffusion de l’information b- Le marketing documentaire Les techniques du marketing documentaire devrait aider le CUAT à écouler ses produits selon le besoin des clients potentiels de la CUATmédia : - Cassettes vidéo; - Cassettes audio / CD; - Magazines; - Documents écrits; - des Kits thématiques; - autres supports; V-Etude financière 1- Charges / année - Branchement du téléphone - Connexion et Abonnement Internet / année 712 d - Consommation ( 60’ = 1.800 d ) Vendredi / Samedi / Dimanche 15 h x 60’ x 0,030 d = 27 d mois = 60 h 180 d année = 720 h 1.296 d

5.628 dinars 120 d

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- Equipement , matériel fongible et non fongible

3.500d

2- Produits / année

5.628 dinars 780 d

a- Opération carte de fidélité (50 adhérents au minimum pour la 1ère année )

15 élèves : 12d x 15 = 180 d 10 étudiants : 15 d x 10 = 150 d 25 autres catégories : 18 d x 25 = 450 d b- Les services de la CUATmédia -Consommation des comunications téléphoniques et autres services - consommation des inscrits (2d /h) 720 h x 2d) = - Recettes des autres services

Annexes Participants et Questionnaire cuatmédia Etude de faisabilité Budget prévisionnel Présentation de la carte de fidèlité

4.846 d 1.440 d 3.406 d