Időmenedzsment a gyakorlatban 1. rész

Petkovics Alexandra

Időmenedzsment a gyakorlatban 1. rész

5 ismert időmenedzsment technika, ami garantáltan egyensúlyban tart

Én őszintén vallom: nem való mindenkinek a home office. A pandémia előtt is egyre nagyobb teret kapott az otthoni munkavégzés, utána meg főleg megszaporodott a digitális nomádok száma. Amivel probléma egy másodpercig sincs. Viszont csak akkor lehet hatékonyan fenntartani egy (online) vállalkozást, ha az ember határokat szab önmagának és ezeket a határokat be is tartja. Megtervezni nem elég, meg is kell csinálni az adott napra betervezett munkát.

A múltban a szó szoros értelmében megjártam a pokol legmélyebb bugyrait az időmenedzsment hiánya kapcsán, mert elhittem, hogy nekem lehet egy nap 24 óra helyett 28, de kiderült nekem is csak 24 óra jut. Elhittem, hogy mindenhova oda tudok érni, de kiderült, hogy mindig elkéstem. Elhittem, hogy ha mindent fejben tartok, akkor az elég, de kiderült, hogy az nagyon kevés. Illetve elhittem azt is, hogy a barátaim majd megértik, sőt el is vártam tőlük, hogy megértsék a helyzetem, hiszen én dolgozom, ezt mindenki tartsa tiszteletben. Jogosan nem tették. Ismerős érzések?

Az évek alatt kialakítottam egy jól működő, hatékony rendszert, amivel mindenhova időben odaérek, mindenre jut elegendő idő és kiegyensúlyozottan, békében és boldogan telnek a mindennapok, aktív munkával és kikapcsolódással egyaránt. Ez nem mese habbal, ez a valóság, csak ahogyan a sport esetében se való minden sportág mindenkinek, így itt sincs egy tuti recept, amit, ha betartasz működni fog minden. Alakítsd ki a saját rendszered, kísérletezz, tartsd be és a csoda megtörténik. De hogyan?

Megszállottan hiszek a tervezés erejében és abban, hogy az idő értünk van. Lehet a mindennapokat stresszmentesen, nyugalomban, rohanás nélkül tölteni, minden tervezés, kivitelezés és hozzáállás kérdése. Ezt a meggyőződésemet szeretném átadni az időmenedzsment cikksorozatban, melynek az első részében rögtön 5 olyan ismert időmenedzsment technikát mutatok, melyek önmagukban is kiválóan működnek, de akár egyes elemeit használva, kombinálva is a segítségedre lesznek. Megadom a hozzávalókat, neked annyi a dolgod, hogy összeállítod a saját recepted!

Az időmenedzsment: Mit jelent és miért fontos?

Mielőtt ebbe belecsapunk szükséges, hogy megértsük az idő fogalmát. A pontos meghatározás a magyar értelmező szótár szerint: Az anyag mozgásának, a világban észlelhető változásoknak a létezési formája: a térrel együtt az anyag mozgásának objektív mértéke. A valóságnak az a vonása, amelynél fogva azt egymás után következő mozzanatok összefüggő folyamatának, azaz történésnek kell tekintenünk.

Ezek alapján az időmenedzsment pedig az a hatékony felhasználási folyamat és technikák összessége, amelyek abban vannak a segítségünkre, hogy jobban szervezzük az időt, eredményesebben végezzük el a munkánkat. Ez mind magában foglalja az idő beosztását, a határidők betartását és a prioritások meghatározását.

De miért is fontos ennyire az időmenedzsment?

Csak, hogy néhány dolgot említsek:

- az egyik legfontosabb, csökkenti a stresszt és gyakorlatilag elkerülhető vele a kiégés

- segít a céljaink megvalósításában

- növeli a termelékenységet, nem mellesleg a hatékonyságot is

- nyomon követhető általa a fejlődésünk és a teljesítményünk

- rendszerben tart

- az a bizonyos work-life balance se fog kilengeni túlzottan

- feladatok határidőre való elvégzését segíti elő

- a munka minősége nő vagy szinten tartható a megfelelő színvonalon

- elkerülhető vele, hogy egy csapatmunka összeomoljon

A lista közel sem teljes, még vagy minimum háromszor ennyi előnyt fel lehetne sorolni, hogy miért létfontosságú az időmenedzsment. Összességében azt szükséges megjegyezni, hogy a nem megfelelően kialakított időmenedzsment rengeteg problémát okoz, melyek megoldása plusz energiát és a legfontosabb, időt igényel.

5 hatékony időmenedzsment technika

Azokat a technikákat gyűjtöttem össze, melyeket én is már próbáltam és a mai napig többé kevésbé alkalmazom őket, illetve amelyekből megalkottam a saját hatékony időmenedzsment rendszerem.

Pomodoro technika

Francesco Cirillo fejlesztette ki az 1980-as években. Az egyik legismertebb módszer, mely alapja a fókusz és a fókuszban tartás. Cirillo az egyetemen a tetemes mennyiségű tanulás helyett mindösszesen 10 fókuszált percet kért önmagától, melyet egy paradicsom alakú időzítővel mért. Majd ezt fejlesztette tovább, ugyanis a technika szerint 25 perces munkaidőszakokat és 5 perces szüneteket kell betartani. Bevallom, először nem győzött meg a pomodoro. Majd kipróbáltam.

Akkor alkalmazom ezt a munkamódszert, mikor rövidebb, pörgősebb, amolyan sprintesebb feladataim vannak. Jellemzően mikor tonnányi emailt kell megválaszolnom vagy adminisztratív jellegű munkát végzek. Az 5 perces szünetek abban vannak a segítségemre, hogy egy hosszabb vagy több rövidebb email után abban a pár percben tényleg nem gondolok semmire, nem nyúlok a telefonomhoz, csak nézem, ahogy a szél fújja a leveleket. Így a következő 25 perces szakasz is fókuszban telik. Nem minden munkafolyamathoz alkalmazom, de ezeknél kifejezetten bevált nekem ez a módszer.

Eisenhower mátrix

Az egyik legegyszerűbb és legkönnyebben használható technika. Az Eisenhower-mátrix megalkotása Stephen R. Covey nemzetközi hírű szervezetfejlesztési és vezetési tanácsadó nevéhez köthető. A mátrix először „A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása” című könyvében jelent meg. (Ha még nem olvastad, kötelező!)

Lényege, hogy az adott napi todo-listánkra felírt feladatokat egy mátrixba soroljuk (fontos – sürgős – nem fontos – nem sürgős). Segítségével a másodperc töredéke alatt átláthatóvá válik, hogy az adott napra milyen feladataink vannak és az is világos, hogy mi élvez prioritást.

A táblázat alapján 4 kategóriába sorolhatóak a feladatok:

- fontos - sürgős: Csináld meg most azonnal!

- fontos – nem sürgős: Tervezd be!

- sürgős – nem fontos: Delegáld!

- nem sürgős – nem fontos: Töröld!

Végezetül a mátrix helyes kitöltéséhez néhány ellenőrző kérdés, ha nem vagy biztos benne, hogy egy feladatot melyik kategóriába sorolj.

- Milyen következményekkel jár, ha az adott feladatot nem végzem el? (Azaz mennyire fontos az adott feladat?)

- Mi a feladat befejezésének optimális időpontja? (Sürgős vagy várhat?)

- Mi a feladat befejezésének határideje?

- Biztosan nekem kell elvégeznem ezt a feladatot? (Delegálható?)

Az Eisenhower-mátrix a személyes kedvencem, minden nap és minden héten, sőt hónapra bontva is alkalmazom. Ahogy említettem, a saját receptem szerint.

Time-blocking módszer

Szintén a mindennapjaim szerves részét képező módszer. Gyakorlatilag előre meghatározod (megbecsülöd) az adott feladat időtartamát. Például, ha van egy meetinged kedden 14:00 és 15:00 között, akkor ennek megfelelően egy timeblock-ot csinálsz a naptáradban. Ha poszt szövegeket írsz, akkor kihúzod az erre szánt időintervallumot és így tovább.

Több módon lehet megközelíteni ezt a módszert. A tervezést végezheted úgy, hogy (például) három darab kétórás blokkot tervezel a napodba és egy darab egy órást. Ezekbe a blokkokba pedig elhelyezed az adott feladataid. Ahogyan én csinálom, az abban különbözik az első verziótól, hogy én az adott napi feladataimnak, mind csinálok egy time block-ot. Amit be is tartok. Tehát ha egy cikk írására két órát szántam és ez az idő letelt, akkor a cikket félre tolom és a befejezésére egy újabb idő blokkot tűzök ki. Számomra ez a módszer a leghatékonyabb.

A time blocking egyik előnye tehát az, hogyha a feladatot nem fontos azonnal elvégeznünk, akkor, ha lejárt az idő, folytatjuk a munkát a következő idő blokkban, amikor ugyanez sorra kerül.

Kanban rendszer:

Aki vizuális típus, annak talán ez lesz a legmegfelelőbb technika, ami a mindennapokban a segítségére lesz. A „Just in time” nevű vezetéselméleti-gyártási rendszer, melynek japán megfelelője a kanban szó szerinti fordítása, jelkártya vagy utasításkártya.

A rendszer gyakorlatilag egy folyamatábra. A kanban vizuálisan mutatja be a workflow-t. Önfegyelmet igénylő rendszerről beszélünk, viszont erőssége, hogy nagyon egyszerű. A CRM rendszerekben lehet találkozni ezzel a vizuális feladat megközelítéssel.

Személy szerint, mikor CRM rendszerben dolgozom, nekem nagy segítség, hogy látom, hogy az adott feladat hol tart a folyamatban. Őszintén, nem a kedvenc időmenedzsment technikám, de a projektek során valóban jól menedzselhető vele a munkafolyamat.

Kis kövek és nagy kövek

Számomra az abszolút első! Évek óta használom ezt a módszer, gyakorlatilag az elsők között találkoztam vele, mikor belefogtam az első vállalkozásomba. Én csak nagykövek technikának hívom. Van némi hasonlóság az Eisenhower-mátrix és e között, talán azért, mert mind a kettő Covey nevéhez köthető, mégis másként priorizál.

A technika a következő: vannak a nagy köveink, a kis köveink és egy vödörnyi homokunk. A nagy kövek a fontos, prioritást élvező feladatokat jelképezik. A kis kövek a fontos, de nem sürgős feladatok szimbóluma. A homok pedig a felesleges dolgokat jelöli. Minden napra akadnak nagy, kis kövek és homok is, aminek mind egyszerre kell beleférni egy és ugyanazon edénybe. Ha a homokkal kezdem az edény feltöltését, akkor köveknek nem marad hely. Ha megfordítjuk a sor- rendet, előbb a nagy kövek, majd a kicsik, akkor a homoknak lesz elegendő helye, hogy az üresen maradt lyukakat kitöltse. Azaz kezd a napot a nagy kövekkel, azaz a prioritást élvező feladatokkal.

Összességében ezek a technikák külön-külön is mind megállják a helyüket, de én abban hiszek, hogy mindenki fedezze fel a saját maga receptjét és akár többet összemixelve alkossa meg a maga számára működő hatékony időbeosztást és feladat priorizálást. Ezekre a technikákra úgy kell tekinteni, mint egy szerszámosládára. Minél inkább tele van a ládánk, annál több feladatot tudunk ellátni, viszont mindig azt a szerszámot/szerszámokat vesszük elő, amelyikre épp szükségünk van. A következő lapszámban érkezik a cikksorozat második része, ahol az időmenedzsment leghatékonyabb eszközeit fogom összegyűjteni.