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GUIDE RELATIF AU PROCESSUS ÉLECTORAL RÈGLES ET PROCESSUS Octobre 2026
TABLE DES MATIÈRES 03
Préambule
04
Qui pilote le processus électoral?
04
Sur quelles bases choisit-on les candidats?
07
Qui peut déposer sa candidature?
08
Qu’implique le dépôt de ma candidature?
09
Dans quelles circonstances une candidature peut-elle être rejetée?
10
Quelles sont les dates clées à retenir?
11
Comment puis-je faire connaître mon intérêt aux membres?
11
Comment se passe le vote à l’assemblée générale annuelle?
12
À qui je m’adresse si j’ai des questions, des suggestions ou une plainte à formuler?
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ANNEXE 1 - Liste des documents à compléter par les personnes intéressées à déposer leur candidature
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ANNEXE 2 - Règles de conduite
PRÉPARÉ PAR : Caisse populaire acadienne ltée 295, boulevard Saint-Pierre Ouest Caraquet NB E1W 1B7 Note : le genre masculin est utilisé dans le présent guide comme genre neutre.
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Préambule Être administrateur ou administratrice chez UNI constitue une grande responsabilité, demandant entre autres de la rigueur, du dévouement et un investissement de temps. UNI étant une institution financière coopérative, elle a à cœur l’intérêt de ses membres et clients dont elle vise à protéger et faire grandir leur patrimoine. Elle met en place une gouvernance de nature à nourrir leur confiance et à protéger sa réputation et son image. Le rôle du conseil d’administration est de voir à l’orientation stratégique et à la pérennité d’UNI et de s’assurer que des structures organisationnelles, des politiques et des mesures de contrôle appropriées sont mises en place. De ce fait, l’objectif primordial est de promouvoir et de superviser le développement de l’institution et d’en assurer la compétitivité. À cette fin, il travaille de concert avec le comité de direction pour bâtir, avec son personnel de talent, une entreprise prospère répondant aux besoins de ses membres et clients. Pour réunir les bonnes personnes autour de la table du conseil d’administration, celui-ci opte pour une approche humaine qui allie la diversité à la compétence. Il adopte donc les meilleures pratiques pour attirer des administrateurs et administratrices qualifiés et représentatifs de ses membres, du milieu coopératif ainsi que des milieux financiers et d’affaires canadiens. Ainsi, il encourage les personnes présentant une vaste gamme d’identités, d’habiletés, d’antécédents, de cultures, de compétences, de points de vue et d’expériences à soumettre leur candidature.
Il supervise à cette fin deux processus avec le concours du comité d’élection ; un premier qui se traduit par un appel de candidatures soutenu par une stratégie de communication destinée notamment à ses membres, et un second piloté par le comité d’élection, qui prend la forme d’un processus de recrutement à l’aide d’un expert en recrutement d’administrateurs de sociétés. Ce deuxième processus est mis en œuvre advenant que le premier processus ne permette pas de disposer d’un profil de compétences répondant aux besoins identifiés par le conseil d’administration. Dans le premier processus, les candidatures sont soumises à un vote consultatif des membres, lequel est pris en compte par le conseil d’administration dans ses recommandations à l’assemblée générale annuelle, alors que dans le second, les candidatures proposées sont soumises directement à cette assemblée.
Le présent guide a pour but de fournir les informations préalables et utiles aux personnes intéressées à soumettre leur candidature à titre d’administrateurs d’UNI. Il est offert dans le souci de vulgariser les encadrements en vigueur sur lesquels s’appuient toutes les décisions afférentes au processus électoral.
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Qui pilote le processus électoral? Le conseil d’administration est l’instance qui recommande les candidatures à l’assemblée générale annuelle. Pour le soutenir dans cette responsabilité, il confie à un comité d’élection le mandat de superviser le processus de mise en candidature, d’analyser les candidatures et de lui formuler des recommandations. Ce comité est formé d’administrateurs qui ne sont pas en élection et il est accompagné dans ses travaux par le secrétariat corporatif et par un expert externe en recrutement d’administrateurs de sociétés.
Sur quelles bases choisit-on les candidats? Pour qualifier une candidature, le comité d’élection s’appuie sur le profil collectif enrichi adopté par le conseil d’administration qui est appelé à évoluer en fonction des changements dans l’environnement des services financiers, ainsi que sur les critères et exigences contenus dans le Règlement administratif d’UNI et les lignes directrices des autorités réglementaires. Ce profil vise à définir les qualités et les compétences collectives recherchées par le conseil d’administration pour assumer efficacement l’ensemble de ses responsabilités. Ce profil comprend trois (3) dimensions essentielles, fondées sur les meilleures pratiques : •
le savoir-être (qualités personnelles démontrées) ;
•
le savoir-faire (compétences techniques en action) ;
•
le savoir (connaissances liées aux domaines clés du conseil d’administration).
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Sur le plan du savoir, le profil comprend treize (13) champs de compétences propres aux conseils d’administration d’une institution financière :
Compétences liées à la création de valeur 1. Services financiers (bancaires et assurances) 2. Communications et relations publiques 3. Gestion exécutive 4. Expansion et développement des affaires (stratégie et innovation) 5. Marketing, transformation numérique, intelligence d’affaires, vente au détail et relations avec la clientèle 6. Technologie de l’information, intelligence artificielle, gouvernance et sécurité des données, gestion de projets et gestion exécutive des TI 7. Expertise des mouvements coopératifs et mutualistes 8. Ressources humaines, rémunération globale et Équité, diversité et inclusion (EDI) 9. Développement durable et stratégie en lien avec les facteurs Environnement, société et gouvernance (ESG)
Compétences liées à la surveillance et au contrôle des opérations 10. Gouvernance, éthique et déontologie 11. Encadrement légal et réglementaire et conformité 12. Finance, comptabilité, contrôle interne, audit et actuariat 13. Supervision des risques
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En plus des connaissances recherchées, les personnes qui souhaitent soumettre leur candidature doivent posséder certaines forces et certains traits de caractère témoignant de leur savoir-être et de leur savoir-faire, notamment :
Savoir-être
Savoir-faire
Honnêteté et intégrité
Comprendre et appliquer les principes de gouvernance.
Esprit collaboratif
Connaître le cadre légal et réglementaire ainsi que les responsabilités qui en découlent.
Ouverture d’esprit
Faire preuve de pensée stratégique et analytique.
Préparation et participation active
Démontrer sa capacité à prendre des décisions éclairées, à être réactif et à faire preuve d’adaptabilité face à l’évolution de l’environnement externe.
Indépendance d’esprit
Assurer la qualité de l’information et communiquer clairement ses idées.
Votre candidature doit donc contribuer à enrichir les expertises et expériences au sein du conseil d’administration à partir des zones de renforcement identifiées par le conseil d’administration pour le processus électoral 2027, soit : 1. Gouvernance, éthique et déontologie; (Obtention de certification d’administrateur de société ASC, IAS. A ou C. Dir., maîtrise en éthique organisationnelle ou expériences pertinentes au sein d’organisations de complexité comparable.) 2. Développement durable et stratégie en lien avec les facteurs environnement, société et gouvernance (ESG); (Expertise spécifique liée à l’intégration des facteurs ESG au modèle d’affaires et aux opérations qui requièrent une connaissance et compréhension des normes de l’industrie.) 3. Technologies de l’information; (Expérience exécutive comme chef des technologies) 4. Continuité de la gouvernance notamment par le renforcement de la cible d’ancienneté entre 4 à 8 ans; 5. Équilibre homme-femme au sein du conseil d’administration, le niveau d’atteinte actuel étant juste à l’entrée de la cible fixée, soit 40 %. Élection 2027 → Guide relatif au processus électoral - Règles et processus
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Qui peut déposer sa candidature? Pour devenir administrateur d’UNI, on doit respecter diverses exigences légales et réglementaires qui encadrent l’éligibilité à agir à ce titre. En voici quelques exemples :
• N e pas avoir été reconnu coupable par un tribunal administratif d’infractions incompatibles avec la fonction d’administrateur d’institution financière.
• Ê tre résidant canadien ;
D’autres conditions particulières s’appliquent. Les personnes intéressées à poser leur candidature seront appelées à remplir des documents en appui à leur candidature qui permettront de constater le respect de ces exigences.
• Ê tre membre d’UNI ; • Ê tre âgé de 18 ans et plus ; • N e pas avoir le statut de failli ; • N e pas occuper une fonction de ministre au provincial ou au fédéral ; • N e pas avoir été un employé d’UNI au cours des 36 derniers mois au moment de la mise en candidature ; • N e pas avoir de lien avec des membres de la direction, du conseil d’administration, de l’auditeur interne et de l’auditeur externe; • N e pas avoir fait l’objet antérieurement de sanctions ou de révocation d’un mandat d’administrateur ; • N e pas avoir été reconnu criminellement responsable d’un délit spécifié par la Loi ;
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Qu’implique le dépôt de ma candidature? Par le dépôt de votre candidature, vous vous engagez dans un processus de sélection rigoureux qui requiert votre disponibilité. Voici en résumé les tâches que vous aurez à accomplir : • R emplir et transmettre dans les délais, un certain nombre de documents (voir liste en annexe 1) qui visent à mieux vous connaître, à confirmer votre éligibilité, à vérifier vos antécédents et à faire certaines vérifications quant aux compétences que vous souhaitez mettre à la disposition d’UNI. Vous serez appelé à donner votre consentement à cette fin dans le respect des obligations d’UNI envers le respect de la vie privée et la protection des données personnelles ;
• S i vous êtes préqualifié à la suite de l’entretien, votre candidature sera soumise à un vote consultatif auprès de tous les membres d’UNI qui auront préalablement reçu une fiche décrivant votre profil. Vous pourrez alors faire campagne pour mousser votre candidature en respectant certaines règles de conduite (voir annexe 2) qui vous seront communiquées lors d’une rencontre prévue à cette fin ; • S uivant les résultats du vote consultatif, le conseil d’administration décidera des candidatures à soumettre à l’assemblée générale annuelle .
• P articiper à une séance d’information vous permettant de vous familiariser avec les activités d’UNI et son cadre de gouvernance ; • S i votre candidature répond aux critères de sélection de base, participer à un entretien d’au plus une heure avec les membres du comité d’élection et l’expert en recrutement d’administrateurs de société au cours de laquelle il vous sera possible de démontrer en quoi votre profil répond aux besoins identifiés par le conseil d’administration ;
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Qu’implique le dépôt de ma candidature? (suite) • S i votre candidature est recommandée par le conseil d’administration, vous serez appelé, avant le vote, à faire une allocution de 3 minutes lors de l’assemblée générale annuelle. • S i vous êtes élu, vous devrez être disposé et en mesure : - de consacrer de 25 à 30 heures par mois à l’exercice de vos responsabilités comme membre du conseil d’administration et de deux de ses comités; - de vous exprimer en français; - d’utiliser les outils technologiques mis à votre disposition; - de respecter le Code de déontologie applicable aux administrateurs.
Dans quelles circonstances une candidature peut-elle être rejetée? Une candidature peut être rejetée par le conseil d’administration, sur recommandation du comité d’élection, dans les situations suivantes : • n on-éligibilité ; • n e rencontre pas les compétences recherchées ; • n e rencontre pas les traits et forces de caractère recherchés ; • n e rencontre pas les exigences du Règlement administratif d’UNI ou de toute législation applicable ; • n e respecte pas les délais pour le dépôt des documents requis au secrétariat corporatif ; • n on-respect par la personne candidate des règles du processus électoral, de toute exigence législative ou du Code de déontologie ; • r enseignements fournis faux ou constituant des représentations erronées ; • a ntécédents judiciaires révélant des éléments incompatibles avec les rôles et responsabilités d’un membre du conseil d’administration.
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Quelles sont les dates clés à retenir ? Activité
Échéancier
Appel de candidatures
21 octobre, 8 h au 4 novembre 2026, 16 h
Séance d’information virtuelle ouverte à tous sur les activités et le cadre de gouvernance d’UNI
28 octobre 2026, 19 h
Date limite pour l’acheminement de la documentation de mise en candidature au secrétariat corporatif
11 novembre 2026, 16 h
Entretiens individuels et virtuels avec les personnes candidates
18 et 19 janvier 2027
Confirmation des candidatures
15 février 2027
Séance d’information virtuelle avec les personnes candidates retenues sur le déroulement et l’encadrement de la campagne électorale
22 mars 2027
Campagne électorale
22 mars au 12 avril 2027, 18 h
Période de votation du vote consultatif
5 au 12 avril 2027
Assemblée générale annuelle: allocutions des personnes candidates recommandées et vote
28 avril 2027, 19 h
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Comment puis-je me faire connaître auprès des membres? Il appartient à la personne candidate de déterminer si elle veut faire campagne. Cela n’est pas obligatoire. Le déroulement de la campagne électorale est encadré par certaines règles que doivent respecter les personnes dont la candidature est retenue pour les fins du vote consultatif auprès des membres d’UNI. • U ne séance d’information est prévue au calendrier pour en assurer la compréhension et répondre aux questions. À titre indicatif, voici quelques éléments à retenir : UNI n’alloue aucun budget de campagne et ne fournit aucune liste de membres, mais s’engage à publier des annonces dans divers médias indiquant notamment les noms des personnes candidates et une courte biographie ; • L a personne candidate peut utiliser les méthodes traditionnelles de communication (brochure, dépliant, lettre, radio, etc.), de même que les médias sociaux, pour faire connaître sa candidature au moment déterminé par le comité d’élection ;
•
Des règles de conduite ont été établies et seront partagées avec les personnes candidates pour assurer un déroulement harmonieux de la campagne.
Comment se passe le vote à l’assemblée générale annuelle? Le conseil d’administration ayant mis en place les processus permettant de préqualifier les personnes candidates et de les faire connaître aux membres qui auront eu l’occasion d’exprimer leur préférence par le vote consultatif, l’assemblée générale sera appelée à voter sur une recommandation du conseil d’administration. Cette recommandation proposera la liste des personnes recommandées pour combler chacun des postes disponibles. Le vote se fera en bloc, à la majorité absolue (majorité de 50 % + 1). Avant de procéder au vote, les personnes candidates auront l’occasion de s’adresser à l’assemblée générale pour expliquer en quoi leur candidature répond aux besoins de compétence spécifiques exprimés par le conseil d’administration.
• I l est strictement interdit lors de la campagne de faire des promesses en vue d’influencer le vote, de demander à des employés de s’impliquer dans le processus électoral ou encore de faire campagne dans des points de services d’UNI ;
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À qui je m’adresse si j’ai des questions, des suggestions ou une plainte à formuler? Le secrétariat corporatif est responsable de répondre à toute question quant au processus électoral. Aussi, toute personne ayant soumis sa candidature ou ayant été témoin de gestes inappropriés ou en contravention avec les règles (ou l’esprit de celles-ci) énoncées dans le présent guide peut porter plainte. Toute plainte soumise au secrétariat corporatif est portée à la connaissance du comité d’élection.
Coordonnées UNI Coopération financière À l’attention du secrétariat corporatif bureau.election@uni.ca
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ANNEXE 1 Liste des documents à compléter par les personnes intéressées à déposer leur candidature Chaque personne ayant soumis sa candidature doit soumettre, en appui à celle-ci, les documents et informations suivants dans les délais prescrits : • questionnaire relatif aux compétences et/ou à l’intégrité ; • vérification de casier judiciaire ; • outils d’auto-évaluation des candidatures ; • consentement aux vérifications en matière de faillite ; • consentement à la divulgation du nombre de compétences et des résultats électoraux ; • Déclaration de l’administrateur; • consentement au partage de toute information communiquée à l’expert en recrutement d’administrateurs de sociétés et à toute personne soutenant le comité d’élection dans ses travaux ; • gabarit du curriculum vitae ; • photo professionnelle en couleur (tête et épaules), soumise électroniquement, avec une résolution minimale de 1280 x 960 pixels.
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ANNEXE 2 Règles de conduite La personne candidate doit : • agir de manière éthique ; • corriger sans délai toute fausse représentation ou information erronée ; • être transparente et ouverte dans ses interactions sans tenter d’utiliser des informations de façon inappropriée ou à son avantage personnel ; • mener une campagne positive, dans le respect d’UNI et d’autres personnes candidates ; • se baser sur des faits et non des suppositions pour toute affirmation ou tout propos.
La personne candidate ne doit pas : • attaquer les autres personnes ayant soumis leur candidature, UNI, ses dirigeants ou ses employés ; • faire état d’information erronée ou portant à confusion ; • faire une campagne négative ; • interférer avec les affaires d’UNI ; • offrir une rémunération, un cadeau ou une autre forme de contrepartie pour inciter ou dissuader les membres de voter ; • solliciter un employé d’UNI pour qu’il utilise les moyens mis à sa disposition par son employeur afin de l’aider dans sa campagne individuelle ; • exercer une pression indue sur des membres pour voter. Le vote par procuration est interdit, ainsi que voter à la place d’un membre, obtenir des documents de votation d’un membre afin de voter en son nom, ou encore participer d’une façon quelconque à un processus visant à permettre qu’une personne autre que le membre exerce son droit de vote. Tout manquement à ces règles est communiqué au secrétariat corporatif et porté à la connaissance du comité d’élection, qui peut déclarer la candidature non éligible.
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