英文商業書信寫作技巧與範例

Contents PART

1

商務英文書信 Writing Business Letters

UNIT

1

007

什麼是商業寫作？

2 如何寫好商業寫作？ 009 012 → DISCUSSION & EXERCISE 1 013

3 4

商業信件基本格式與元素 書信範例格式套用

021

5

三種商業書信格式

022

6

信封的寫法 028 → DISCUSSION & EXERCISE 2

030

7 商業書信範例分析 032 → DISCUSSION & EXERCISE 3

034

8

成功的寫作策略：「以讀者為中心」的寫作方式

9

撰寫、檢查和修改

10

商業寫作的原則：AIDA和8C

11

如何寫出好的開頭與結尾？

038

041 042 051 053 058

12 如何創造適當的語氣？ → DISCUSSION & EXERCISE 4

PART

2

13

如何撰寫商務傳真？

14

如何撰寫商務電子郵件？

069

15 電子郵件禮儀 074 → DISCUSSION & EXERCISE 5

075

傳真與電子郵件 Writing Faxes and Emails 065

PART

3

16

撰寫備忘錄有哪些原則？

081

17 如何撰寫備忘錄？ 084 → DISCUSSION & EXERCISE 6

090

備忘錄 Writing a Memo

PART

4 報告 Writing a Report

18

什麼是報告？

19

撰寫報告的前導

20

撰寫報告的討論：研究方法

21

撰寫報告的討論：結果

22

撰寫報告的結論

093 095 101 104

107

23 撰寫報告的建議 109 → DISCUSSION & EXERCISE 7

112

PART

5

請求信與回覆信 Letters of Request and Letters of Response

24

如何撰寫請求信？

25

回覆請求信：答應對方的請求

127

26

回覆請求信：婉拒對方的請求

130

117

27

133 136

請求信與回覆信常用說法 → DISCUSSION & EXERCISE 8

PART

6

感謝信 Business Thank-You Letters

28

撰寫給具特定對象的感謝信

29

企業撰寫給未具特定對象的感謝信及公開謝函

143 149

30

感謝信常用說法 154 9 DISCUSSION & EXERCISE →

PART

7

157

詢價與報價 Inquiries and Offers

31

如何撰寫詢問信？

32

什麼是報價信？

161 169

33

詢價信與報價信常用說法 → DISCUSSION & EXERCISE 10

PART 34

8

176 179

訂單與回覆訂單 Orders and Responses 185

訂單和訂貨信∕回覆信

35

訂貨信常用說法 197 → DISCUSSION & EXERCISE 11

PART

9

200

付款相關書信 Payment

36

信用調查信

37

一般的付款方式

38

撰寫催款信

205 211 219

39

付款相關書信常用說法 226 230 → DISCUSSION & EXERCISE 12

PART

10 送貨相關書信 Correspondence About Shipping

40

說明送貨方式的信件

41

裝運通知信

42

保險相關書信

235

240 242

43 送貨相關書信常見說法 247 250 → DISCUSSION & EXERCISE 13

PART

11 投訴、建言與回覆 Complaints, Suggestions, and Responses

44

如何撰寫投訴和建言信？

45

如何回覆投訴信和建言信？

46

對不合理的投訴進行回覆

253 261 268

47 撰寫與回覆投訴和建言信的常用說法 274 → DISCUSSION & EXERCISE 14

PART

12 推銷信 Sales Letters

48

什麼是商務關係？

49

其他推銷信

50

跟催信

270

281

286 301

51 推銷信常用說法 303 → DISCUSSION & EXERCISE 15

307

PART

13 投標與出價 Tenders and Bids

52

投標與出價相關書信

313

53 投標與出價常用說法 325 → DISCUSSION & EXERCISE 16

327

PART

14 求職書信 Job Hunting Communications

54

徵人廣告

55

求職信

56

撰寫英式履歷

341

57

撰寫美式履歷

347

58

如何撰寫生涯自傳

331 335

356

59 求職書信常用說法 358 → DISCUSSION & EXERCISE 17

362

PART

15 人力資源相關書信 Human Resources-Related Communication

60

錄取通知書

61

未錄取通知書

62

同意任職信

375

63

婉拒任職信

377

64

解僱通知書

65

辭職信

369 373

378 381

66 人力資源相關書信常用說法 → DISCUSSION & EXERCISE 18

386 390

PART

16 推薦信 Reference Letters

67

撰寫推薦信

68

請求撰寫推薦信

397 401

69 推薦信常用說法 404 → DISCUSSION & EXERCISE 19

407

PART

17 邀請函 Invitations

70

如何撰寫商務邀請函？

71

撰寫非正式邀請函

72

邀約演講

73

接受正式的邀請

426

74

婉拒正式的邀請

428

75

感謝對方應邀演講

413 420

424

430

76 發出邀請和回覆邀請常用說法 → DISCUSSION & EXERCISE 20

431 434

PART

18 道歉信 Letters of Apology

77

如何撰寫道歉信？

78

為延遲發貨道歉

79

為寄出瑕疵商品道歉

80

為帳目錯誤道歉

441 443 444 446

81 道歉信常用說法 448 → DISCUSSION & EXERCISE 21

450

PART

19 祝賀信 Letters of Congratulations

82

如何撰寫祝賀信？

83

祝賀升遷

84

祝賀圓滿完成任務

85

祝賀公司擴展

86

祝賀任職週年紀念

457

458 459 460 461

87 祝賀信常用說法 462 22 DISCUSSION & EXERCISE →

464

PART

20 其他商務書信 Other Types of Business Correspondence

88

公告公司地址變更的信件

89

宣布公司合併的信件

469 470

90 其他商務書信常用說法 472 473 → DISCUSSION & EXERCISE 23

Answer Key 參考詳解 476

Part

1

商業英文書信

Writing Business Letters

Key Terms active voice 主動語態 動作主詞同時擔任句子主詞的英 語語態，例如「The dog bitthe boy.」（狗咬了小男孩。）便是主 動語態；「The boy was bitten by the dog.」（小男孩被 狗咬了。）則為被動語態。

abbreviation 縮寫

單字縮略的寫法，如以 Mr. 代替 Mister。

acronym 字首縮寫 由各個單字的字首組成的縮寫， 如以 RAM 代表 randomaccess memory（隨機存取記憶體），以 PT 代表 part time（兼職）。

bold 粗體 粗體字型有突顯的功能，例如本 表中的英文詞彙便以粗體顯示。

bulleted list 項目符號和編號格式 列表中的各項目縮排並以列點 （•）或其他符號標示。

closing 結尾敬辭

亦作 complimentary close，是 書信的結尾用辭，如 sincerely、 regards 等。

correspondence 通信 個人或公司之間以信件、電子郵 件、傳真等進行溝通。

enclosure 附件 信函中除了信件本身以外的附加 文件或資料。信件若有附件，需 在信中告知對方注意。 006

filler 填充詞

postscript 附注

在說話時或寫作中，用來表示停 頓或思考時間的語詞，但未有實 質意義。在商業書信中，應刪去 徒占空間的填充詞。

信件結尾補上的內容，以 PS. 標示。

punctuation 標點符號

functional writing/ document

逗號、冒號、句號等在文字間做 為區隔或標示作用的符號。商業 書信寫作中，需格外注意各種標 點的使用時機。

功能性寫作 為了協助讀者、而非為了娛樂寫 成的文章。

hard return 段落分隔符號

return address 寄件人地址

按 enter/return 鍵跳到下一行。

寄信人的地址，即信件無法投遞 時退回（return）的地址。

header/heading 標題

salutation 稱呼

在功能性文件中用以引入新的一 段。標題應以粗體標示，並簡要 提示接下來的內容。

hierarchy 階層 在書信寫作中，階層指的是文件 內容的組織安排，也就是將主要 想法放在最上層，下面則是用以 支持或相關的想法與資訊。

indent 縮排 把段落中的一行往頁面中央移 動，遠離左邊的邊界。

internal 內部的

公司內部的，如 internal reference number（內部參考 文號）。

jargon 術語 非常專業的單字和詞彙。

margin 版邊 文章周圍空白的部分。英文商務 書信的版邊通常為 1 英寸（2.54 公分）。

信件開頭對收信人的稱呼，如 Dear Ms. Jones（敬愛的瓊斯女士） 。

signature 簽名 本人簽下自己的名字。我們用簽 名來表示文件的真實性或私人性。

signposting 標示 用標題或其他格式指引讀者在文 件中找到特定資訊。

skim 略讀 快速瀏覽，只找出主要的內容或 特定的資訊。

stationery 信紙 專門用來寫信的紙，通常配有信 封。

Tab 鍵 ; 移字鍵 電腦鍵盤上的按鍵，用來把文 章開頭向右移，產生的間隔為 2.5 公分左右。

tone 語氣 行文的基本風格和氛圍，展現 寫作者的格調和對於讀信者的 態度。專業的語氣一般為商業 書信所採用。

Unit

1

What is business writing?

商業英文書信

1

Part

什麼是商業寫作？

1 商業寫作是指在商業領域中會應用到的寫作方法，包括：

Unit

letter 書信

email 電子郵件

fax 傳真

résumé or CV

memo 備忘錄

presentation 簡報

report 報告

other kinds of documents

履歷表

什麼是商業寫作？

1

各種文件

2 商業寫作不是為了娛樂而閱讀的 我們閱讀商業寫作是為了得到資訊（information），不是為了娛樂或放鬆。 商業寫作的讀者不想跟看小說一樣享受曲折的情節，而是想立刻就看到最後的建議 （recommendation）或結論（conclusion）。 3 商業寫作是功能性寫作（functional writing） 商業寫作的讀者會利用該文件去完成工作任務。商業寫作通常用來做出決定， 比如說僱用新員工、改變企劃小組的成員、與另外一間公司解除合作關係，或是購 買產品或服務，也可能會用來在演講或開會中與他人交換資訊。 4 閱讀商業寫作的人是忙碌的商務人士作（businessperson） 商務人士通常沒有很多時間仔細閱讀收到的文件，而是會略讀（skim），只找出 跟自己直接相關的資訊。因此商業寫作應該要有清楚的格式（clearly formatted）， 由簡短的段落、標題，與標有項目符號或數字的列表組成。

007

Basic letter parts 商業信件要素 Quality Cosmetics, Inc. ❶ 302 Beauty Lane, Suite 5 San Bruno, CA 94066 (650) 656-7000 act@cos.com 1 blank line

October 12, 2023 ❷ 1 blank line

CERTIFIED MAIL ❸ PERSONAL ❹ 1 blank line

Permissions Department Harbinger Publishing 309 Ditmas Ave Brooklyn, NY 11218-4901 ❺ 1 blank line

Attention Mr. Donald Williams ❻ 1 blank line

Re: Your letter dated October 9, 2023 ❼ 1 blank line

Dear Permissions Department: ❽ 1 blank line

Subject: Illustration: Girl Applying Lipstick ❾ 1 blank line

May I use one of your illustrations in my in-house report titled“Third Quarter Growth in the Cosmetics Industry”? The illustration is called“Girl Applying Lipstick.”❿ 1 blank line

Thanks for your time and attention. Please contact me as soon as possible at (415) 748-9852.

1 blank line

Regards, ⓫ 1 blank line

Irina Safarova ⓬ 1 blank line

Irina Safarova ⓭ Analyst, Quality Cosmetics ⓮ 1 blank line

IS/jd ⓯

1 blank line

Enc. (1) catalog ⓰ 1 blank line

cc: Flora Lopez ⓱ 1 blank line

P.S.

014

Part

❶ SENDER'S ADDRESS 寄件人住址 ▪▪如果信紙上印有信頭（letterhead） ，就不需要再打上這些資料。信頭就是公司專用信紙上印有

❷ DATE 日期

▪▪美國的日期寫法：月─日─年（例如 October 12, 2023） ▪▪英國的日期寫法：日─月─年（例如 12 October 2023）

❸ SPECIAL MAILING NOTATIONS 郵寄紀錄

❺ RECIPIENT'S ADDRESS 收件人及地址 常見內容包含如下： ▪▪name of person addressed

❹ ON-ARRIVAL NOTATIONS 內部紀錄 記錄郵寄的性質，如： ▪▪PERSONAL 私人信件 ▪▪CONFIDENTIAL 機密文件 ▪▪PRIVATE AND CONFIDENTIAL

私人機密文件

▪▪STRICTLY CONFIDENTIAL

極機密文件

❽ SALUTATION 稱謂 常見稱謂如下： ▪▪Dear Sir: ▪▪Dear Sir or Madam: ▪▪Dear Ms. [Last name]: ▪▪Dear [Full Name]: ▪▪To Whom It May Concern: ▪▪Ladies and Gentlemen:

收件人職位名稱

▪▪name of organization 公司單位名稱 ▪▪street number and name 號碼與街名 ▪▪city, state, and postal code

城市、州、郵遞區號

▪▪country of destination

寄送國家名稱（應單獨一行）

3

❻ ATTENTION 致 ( 指定的受信人 )

如果收件人地址上已寫明 ( 見第 5 點 )，就 不用加寫這一行。此外，Attention 的對象 應與信封上的收件人相同。

❼ REFERENCE (if any) 信件參考文號 將信件分類和編碼，以便日後參照。例如 註記是求職信、發票信或是回覆某信等。

❿ BODY OF LETTER 信件正文

❾ SUBJECT 信件主旨

(first paragraph) ( 第一段 )

⓫ CLOSING 結尾敬語 ⓭ NAME (typed) 姓名 ( 打字 ) ⓯ IDENTIFICATION INITIALS (of the writer and typist) 鑑別符號 當寫信人和打字者不是同一個人時使用， 各取其姓名首字母縮寫。寫信人的姓名縮 寫用大寫放在前面，打字者的姓名縮寫用 小寫置於後，格式如下： ▪▪IS/jd

收件人名稱

▪▪title of person addressed

Unit

商業信件基本格式與元素

記錄郵寄的方式與性質，如： ▪▪CERTIFIED MAIL 掛號信件 ▪▪SPECIAL DELIVERY 限時專送 ▪▪AIR MAIL 航空信件

1 商業英文書信

公司名稱與商標的地方。寫商務書信時，最好使用這種已經印好信頭的公司專用信紙，這樣看 起來比白紙要專業。

▪▪IS:jd

（指寫信人是 Irina Safarova， 打字者是 Joe Davis）

⓬ SIGNATURE (handwritten) 親筆簽名 ⓮T ITLE (typed) 單位或職位名稱 ( 打字 ) ⓰ ENCLOSURE/ATTACHMENT 附件 ( 常用縮寫：Enc. 或 Encl.)

⓱ COPY TO 副本註明 ( 說明另寄副件給某人 ) cc 是指 carbon copy

⓲ POSTSCRIPT 附注

( 商業書信應避免使用 )

015

1 信頭 The letterhead 信頭就是公司專用信紙（stationery）上印有公司名稱、地址與商標的地方。寫 商務書信時，最好使用這種已經印好信頭的公司專用信紙，這樣看起來比白紙要專 業。請看下面例子： 信頭 letterhead

Kids International Village 830-62 Peomil 2-Dong, Tong-Gu Busan South Korea

3 August 2023 Arthur Teveli Sales Director EduTech 323 Bannock Street Denver, CO 80204 Dear Mr. Teveli:

2 日期 The date 由於商務書信的內容往往是與時間密切相關（time-sensitive）的資訊（像是訂 單），因此一定要寫上寫信的日期。日期應該寫在信頭（公司名稱和地址）的下面， 把月分用字母寫出來，年分也要寫完整，比如「November 12, 2023」。不要只寫數 字（11/12/23），也不要用縮寫（Nov. 12, 2023）。 在美國，日期是按照「月、日、年」的順序寫出來，在其他的英語國家，日期 多按照「日、月、年」的順序寫，還有些人覺得「年、月、日」的寫法最清楚，但 是這種格式並不常見。 排列法順序

不能只用數字

年分

月分完整寫出

美式：月

日

年

3/15/2023

March 15, 2023

英式：日

月

年

15/3/2023

15 March 2023

年

日

2023/3/15

2023 March 15

月

3 經辦人 The attention line

attention 就是「致某人」的意思，表示這封信的指定收件人。可以指定某 ， 也 可 以 指 定 某 個 職 位（Attention: Accounts 個 特 定 的 人（Attention Dr. Smith） Receivable）。在個人寫給個人的商務書信中，經辦人不一定要寫出來，但是如果是寫 給公司或部門的信，寫上經辦人可以增加信件處理的效率。經辦人的寫法有很多種： ❶ 把 attention 這個字完整地打出來： Attention Ms. Jane Harper ❷ 也可以使用縮寫： ATTN: Ms. Jane Harper

❸ 可以在 attention 後面加上冒號： Attention: Ms. Jane Harper ❹ attention 後面也可以不加冒號： Attention Ms. Jane Harper

❺ 也可以打出完整的句子： To the attention of Ms. Jane Harper 016

4 信件內容架構 撰寫商務電子郵件時，應避免冗長的文字段落，而在段落間留白會讓整體訊息較 清楚易讀。此外，須使信中訊息應盡量清楚、簡短，整體架構和其他注意事項如下：

❶ 開場白（opening）： 開場先寫出有禮貌的問候 語（可稍微不正式），接 著寫出收件者的名字，最 後加上逗號。

❷ 正文（body）：為電 郵主要內容，應直接切入 重點，並遵守下列原則： ˙段落宜簡潔，各段間保 留一行空行。

Lynne Contra <lynne@bigorchid.com> Andrew Lloyd <a.lloyd@catererspuls.com> Ophelia Price <ophelia@bigorchid.com> Flower selection for July 19 event—please respond by July 7 bigorchidselections.doc ❺

Dear Mr. Lloyd, Thank you again for confirming Big Orchid's services for the July 19 Tastebud Gala. I am writing to ask about your flower selection for the event. To ensure that your top choices will be in stock, we must have your flower selections by the end of this week. Below are three of our most popular options:

˙可用編號或分項列表。 ˙ 言簡意賅，避免無關 資訊。 ˙ 在信件收尾處，提出明 確的要求。

1. Happy Time (sunflowers, lilies, etc.)

2. Ice and Fire (cornflowers, roses, etc.)

3. Eastern Earl (orchids, peonies, etc.) ❺ Please use the attached Word file to make your selections and email them to us no later than July 7.

❸ 結尾（closing）： 以有禮貌的告別問候或致 謝詞作為結尾，後面接 逗號，接著寫上寄件者 名字。

We look forward to the Gala!

Thank you, Lynne Contra

❺ 附件（attachment）： 如果有附件，記得在信件本文 提及，並告知收件者要如何處 理附件。忘記加上附件的意外 也時常發生，因此最好在開始 寫信時就先把附件附上。

........................................... ❹ 簽名檔（signature block）：簽名檔上應要 附有寄件者的全名和其他 聯絡方式，例如公司的電 話號碼和網址。

072

Lynne Contra Manager Big Orchid Floral Design www.bigorchid.com lynne@bigorchid.com

32-1

詢價信 → P. 163

A firm offer 穩固報價

Big Sound

95 Cross Road BUSHEY, Hertfordshire WD 194 DQ England

16 February 2023 Thomas Brookes-Wolgar Mood Music Elm Corner, Upper Cam Lane Addlestone, Surrey KT15 United Kingdom Ref: Q230216 Dear Mr. Wolgar: Thank you for your inquiry of 16 February. I am pleased to provide you with the enclosed product and price list for our 24-track hard disk recorders, 8-channel MIDI faders, and 8-channel surface extenders. The prices quoted here are valid for the next 30 days and include all shipping costs. We are also happy to offer you a 3% cash discount on payments made within 10 days of delivery.

We require cash in advance for first-time orders. We accept bank transfers, money orders, and credit card payments over the phone. For shipping within England, we use Monarch Mail or GlobeShip.

To place an order, please contact me at 01 472 441335 or send another letter listing: ▪The products you would like.

▪The quantities of each product.

▪The shipping address.

▪Any shipping preferences. (If no preferences are listed we use the Monarch Mail Parcel Tracking service.)

▪Your preferred method of payment.

▪A telephone number and a time to contact you to arrange payment in advance.

Please don't hesitate to contact me if you need further information.

Yours faithfully,

Miranda Snow

Miranda Snow Sales Manager, Big Sound Enclosure (1) 170

Enclosure 附件

Part

7 詢價與報價

Big Sound

95 Cross Road BUSHEY, Hertfordshire WD 194 DQ England

Q230216

Brand

Price

24-track hard disk recorder

Compass 24-track recorder

£735.00

A-track recorder

£870.00

Beringer 24-track recorder

£990.00

Compass MIDI fader

£999.00

8-channel MIDI fader

8-channel control surface extender Wacky surface extender

£489.95

A-track extender

Unit

32

什麼是報價信？

Product type

£525.00

華格先生您好： 謝謝您於 2 月 16 日來函詢價，在此欣然附上本公司二十四軌硬碟記錄器、八頻道樂器數位 界面推桿，及八頻道操縱面板擴充器之價目表。此價格之有效期限為 30 天，包含運費。若 您在交貨 10 天之內付款，還可享有 3% 的現金折扣。 第一次訂購我們的商品時，須在交貨前付款。我們接受銀行轉帳、匯票和透過電話以信用 卡付款。就英國境內訂單，本公司委託 Monarch Mail 或 GlobeShip 運送。 若欲下訂單，請打 01 472 441335 與我聯絡，或是來信列出： ▪ 您欲購買的產品 ▪ 各項產品訂購數量 ▪ 送貨地址

▪ 偏好的送貨方式（若無特別指定的送貨方式，我們將透過 Monarch Mail 寄送包裹） ▪ 偏好的付款方式 ▪ 電話號碼及聯絡時間，以安排預先付款事宜。 如果還需要任何資訊，歡迎隨時與我聯絡。

Q230216 產品

品牌

價格

二十四軌硬碟記錄器

Compass 二十四軌記錄器 A-track 記錄器 Beringer 二十四軌記錄器 Compass 樂器數位界面推桿

735.00 英鎊 870.00 英鎊 990.00 英鎊 999.00 英鎊

Wacky 操縱面板擴充器 A-track 擴充器

489.95 英鎊 525.00 英鎊

八頻道樂器數位界面推 桿 八頻道操縱面板擴充器

171

DISCUSSION & EXERCISE 1

8

Units 24-27

Review the concepts ❶ What are three key questions to ask yourself before writing a letter containing a complex request?

❷ How can you help your reader grant your request?

❸ What is a letter of recommendation?

❹ What information should you include in a letter requesting a raise?

(A) An outline of your responsibilities (B) A list of coworker's salaries

(C) Other jobs you are interested in ❺ What is a common request made in business letters?

(A) Requests for a meeting (B) Requests for references (C) Requests for donations

(D) Requests for copyright permission (E) All of the above

❻ What should you include in a letter requesting a job interview?

(A) Your educational history (B) Your résumé

(C) Your physical description 2

True (T) or False (F)

❶ □ True □ False In business writing, a positive response should be short and direct. ❷ □ True □ False In business writing, negative responses are often longer than positive responses. ❸ □ True □ False In business writing, common requests can be short and direct.

136

Part 3

List some problems with this letter of request.

302 Beauty Lane, Suite 5 San Bruno, CA 94066 415.748.9852

Permissions Department Harbinger Publishing 309 Ditmas Ave

Brooklyn, NY 11218+4901 Dear Permissions Editor: I am so sorry to trouble you. I would like to use one of your illustrations in my illustration is called "Girl Applying Lipstick."

I apologize for any inconvenience. Please contact me as soon as possible at

Units

24

-

in-house report titled "Third Quarter Growth in the Cosmetics Industry." The

DISCUSSION & EXERCISE 7

July 9, 2023

請求信與回覆信

Quality Training, Ltd

5

27

415.748.9852.

Regards,

Irina Safarova Irina Safarova, Analyst Quality Cosmetics

❶

❷

❸

❹

137

ANSWER KEY * 信件寫作練習的解答為參考範例，不代表標準答案。

DISCUSSION & EXERCISE 1 Units 1-2 1 1. A functional document is a piece

of writing that is meant to help readers do something rather than to entertain them.

功能性文件是為了協助讀者，而非為了娛樂寫 成的文章。

2. They read for information, not pleasure, and they often look for conclusions or recommendations. 讀者閱讀商業寫作是為了得到資訊，不是為 了娛樂；他們通常想立刻就看到最後的建議 或結論。

P. 12

3. Readers oftentimes skim functional documents. Highlighting important information helps readers find it when they are skimming. 因為讀者閱讀功能性文件時，通常採用略讀的方 式，因此清楚呈現資訊將能幫助讀者。

4. By using headers with numbers and/or different-sized fonts and by using bulleted or numbered lists within paragraphs. 以編號或不同字級大小標示標題，或另外在段落 中使用項目符號與數字編號輔助。

5. Use a numbered list when information should be given in sequence. 如果清單中的內容具有前後關係則，使用數字 編號。

2 Formal language:

1. I would like to inform you of . . .

2. I will send a replacement immediately.

3. I am very pleased to hear that . . .

4. I am interested in learning more about . . .

Informal language: 1. Let me tell you about . . .

2. I'll send you another one right now.

3. It's such great news that . . .

4. I want to know more about . . .

DISCUSSION & EXERCISE 2 Units 3-6 1 1. Flush left means aligned with the lefthand margin.

「Flush left」是指與左邊的邊界齊頭。

2. Block format (also called full block format). 在齊頭式中，文件或信中每個部分 都從左邊邊界起頭。

3. Indented style and modified block style. 縮排式與改良齊頭式的寄件人地址會在信 件的右半邊。

4. Indented style. 縮排式是老式的書信格式。 5. With the modified block style, all paragraphs start flush left, as in block style, but the return address, date, signature, and closing line are placed

P. 30

near the center of the page, as in indented style. 改良齊頭式的段落開頭皆齊左，與齊頭式相同； 但是寄件人地址、日期、簽名和結尾敬辭都縮排 靠近中央，就跟縮排式一樣。

6. The sender's address, date, closing line, and signature. 寄件人地址、日期、結尾敬辭和簽名。

7. The receiver's address goes in the center of the envelope. 收件人地址要放在信封的中央。

8. A window envelope is an envelope with a clear plastic pane in the center that shows the receiver's address. 開窗信封為中央有透明窗口的信封，可從窗口看 到收件人地址。

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