CONVOCATORIA A PROVEEDOR DE SERVICIOS

Términos de Referencia SERVICIOS DE SOPORTE ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y LOGÍSTICO FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA TERMS OF REFERENCE

TERMINOS DE REFERENCIA

CONVITE COLOMBIA FOUNDATION

FUNDACION CONVITE COLOMBIA

Position: Account Administrative and Posición: Servicio de Soporte Logistic Service Support HUT 709 Administrativo, contable y Logístico HUT 709 HAD Project No. 4111, GFFO No. S09- Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01 321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01 Project Funded by: HelpAge International Proyecto Financiado por: HelpAge International (HAI) – HelpAge Alemania (HAI) - HelpAge Germany (HAD) - GFFO (HAD) - GFFO Location: Colombia - preferably based in Ubicación: Colombia– preferiblemente Bogota, with flexible remote work and con sede en Bogotá, con trabajo remoto field travel as required. flexible y viajes de trabajo de campo según requerimiento.

Contract type: services contract from Tipo de contrato: Prestación de January 8, 2025, to December 15, 2025. servicios, desde el 8 de enero de 2025 hasta 15 de diciembre de 2025 Program: Integrated response to address Programa: Respuesta integrada para the Protection, WASH, Food Security, and abordar las necesidades de Protección, Health needs of the most vulnerable WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrants and their host communities, migrantes más vulnerables y sus with emphasis on Indigenous populations comunidades de acogida, con énfasis en las in the Departments of Vichada and La poblaciones indígenas en los Guajira in Colombia, and the States of Departamentos de Vichada y La Guajira en Amazonas, Delta Amacuro and Bolivar in Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Venezuela.

Amacuro y Bolívar en Venezuela.

Project reference HUT 709 Project HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01

Referencia del proyecto HUT 709 Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01

LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) is a non-profit organisation that was born under the initiative of a group of Venezuelan nationals who are keen to promote the recognition and promotion of human rights, generating of human rights; generating mechanisms that promote the integral development, capacity building and empowerment of older adults. Its work is based on the recognition of diversity and respect for human rights and international humanitarian law.

LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA (FCC) es una organización sin ánimo de lucro que nace bajo la iniciativa de un grupo de venezolanos(as) con ahínco en promover el reconocimiento y la promoción de los derechos humanos; generando mecanismos que impulsen el desarrollo integral, el fortalecimiento de capacidades y el empoderamiento de las personas adultas mayores. Su labor se fundamenta en el reconocimiento de la diversidad y del respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.

About the Position As accounting, administrative, and financial support outsourcing, it is expected to perform the required functions in the areas of accounting, financial, administrative, and logistical management, required by all partners of the HUT 709 project.

HAD Project No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01, subscribed in the Partner Funding contract between FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA and HelpAge International HAI. At present, the CONVITE COLOMBIA FOUNDATION team is composed of the General Director, Humanitarian Coordinator, Protection Officer, Logistics Coordinator, and Field Officer, among other positions that will be part of this project and with which the actions and functions for the implementation of the project in Colombia will be coordinated and articulated.

Acerca de la Posición Como soporte contable, administrativo y financiero externo, se espera el desempeño de las funciones requeridas en las áreas contable, administrativa y logística, requeridas por todos los socios de la red del Proyecto HUT 709 -

Key impact/influence responsibilities

areas

Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01, suscritas en el contrato de Financiación de Socios entre la FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA y HelpAge International – HAI. En la actualidad, el equipo de LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se compone por Director General, Coordinador Humanitario, Oficial de protección, Coordinador Logístico, Oficial de campo, entre otros cargos que serán parte de este proyecto y con las cuales se coordinarán y articularán las acciones y funciones para la implementación del proyecto en Colombia.

and Áreas clave de impacto/influencia y responsabilidades

ACCOUNTING AND FINANCIAL TASKS TAREAS FINANCIERAS Y CONTABLES 1. General Accounting: 1. Contabilidad General: • Recording of all financial • Registro de todas las transacciones transactions of the foundation financieras de la fundación en el SIIGo accounting software. software contable SIIGO. • Create cost centres for reliable • Crear centros de costo para una and orderly information. información confiable y ordenada.

• Enable accounting software users • Habilitar usuarios del programa and set permissions. contable y establecer permisos.

• Maintenance of accounting books, • Mantenimiento de libros contables, including the journal, general incluyendo el libro diario, el libro ledger, and subsidiary ledgers. mayor y los libros auxiliares.

• Prepare accounting policies under • Preparar políticas contables bajo IFRS. NIIF. 2. Recording Financial Transactions: 2. Registro de Transacciones Financieras: • Entry of accounting data into • Ingreso de datos contables en los accounting systems. sistemas de contabilidad.

• Recording of supplier invoices and • Registro de facturas de proveedores issuing invoices to customers. y emisión de facturas a clientes.

• Management of accounts payable • Gestión de cuentas por pagar y and accounts receivable. cuentas por cobrar.

3. Bank Reconciliations: 3. Conciliaciones Bancarias: • Performing reconciliations of bank • Realización de conciliaciones de las cuentas bancarias para asegurar que accounts to ensure records match bank statements. los registros coincidan con los estados de cuenta bancarios.

4. Preparation of financial statements: 4. Elaboración de Estados Financieros: • Preparation of financial • Preparación de estados financieros statements (balance sheet, (balance general, estado de income statement, cash flow, resultados, flujo de efectivo, cambios changes in equity). en el patrimonio).

• Regular financial reporting to the • Presentación de informes financieros board of directors and other periódicos para la junta directiva y stakeholders (quarterly + otros interesados (trimestralmente + indicators). indicadores).

• Information prepared under IFRS • Información preparada bajo NIIF (Group 3).

(Grupo 3).

5. Tax Compliance: 5. Cumplimiento Tributario: • Management and submission of • Gestión y presentación de tax returns according to declaraciones tributarias según Colombian tax regulations. normativas fiscales colombianas.

• Ensure compliance with all tax • Asegurar el cumplimiento de todas obligations (withholding tax, VAT, las obligaciones fiscales (retención Industry and Commerce). en la fuente, IVA, Industria y Comercio).

• Accountant with electronic • Contador con firma electrónica para signature to file tax information. presentar información de impuestos.

• Associate as an accountant in the • Asociarse como contador en el RUT RUT once hired. una vez contratado.

• Send taxes to the fiscal auditor 5 • Enviar los impuestos al Revisor fiscal days before filing.

5 días antes de su presentación.

• Cumplir políticas de recepción de • Comply invoice reception policies facturas (compra/venta). (purchase/sale).

• Evaluate and have controls in • Evaluar y tener controles necesarios place to avoid tax omissions. para evitar omisiones fiscales.

6. Payroll and Benefits Management: 6. Gestión de Nómina y Beneficios: • Calculation and processing of the • Cálculo y procesamiento de la foundation's employee payroll. nómina de los empleados de la fundación.

• Provisions, benefits, and other • Provisiones, prestaciones y otras estimates. estimaciones.

• Benefits management and • Gestión de beneficios y compliance with labour cumplimiento de normativas regulations. laborales.

7. Audit and Internal Control support: 7. Apoyo a Auditoría y Control Interno: • Preparating information and • Preparación de información y coordination with the Convite staff coordinación con el personal de for internal and external audits.

Convite para auditorías internas y externas.

• Implementing and oversight • Implementar y supervisar sistemas internal control systems to prevent de control interno para prevenir fraud and ensure accounting fraudes y asegurar la integridad integrity. contable.

• Comprehensive review of financial • Revisión exhaustiva de informes reports to donors. financieros a donantes.

• Collaborative work with Helpage • Trabajo colaborativo con gerentes de Helpage. managers.

•

Work with the fiscal auditor to ensure compliance with current regulations.

8. Budgeting and Financial Planning: • •

• • •

Prepare and monitor the foundation's annual budget.

Work with the financial officer of the HUT709 project on the monitoring and budget execution of the HUT 709 project implementation.

Analysis of budget variations and provide recommendations on necessary adjustments.

Preparation of project implementation reports.

Prepare financial reports according to cost centers or active projects.

•

Trabajar con la revisoría fiscal para asegurar el cumplimento de la normatividad vigente.

8.

Presupuestos y Planificación Financiera: • Elaboración y seguimiento del presupuesto anual de la fundación.

• Trabajar con el oficial financiero del proyecto HUT709 en el seguimiento y ejecución presupuestal a la ejecución del proyecto HUT 709.

• Análisis de variaciones presupuestarias y proveer recomendaciones para ajustes necesarios.

• Realizar informes de ejecución de proyectos.

• Preparar informes financieros según centro de costos o proyectos activos.

9. Donations and Grants Management: 9. Gestión de Donaciones y Subvenciones: • Recording and control of • Registro y control de donaciones donations received and ensuring recibidas y asegurar su uso según los their use according to donor terms. términos del donante.

• Preparation of financial reports for • Preparación de informes financieros donors and funding agencies. para donantes y agencias de financiamiento.

• Analysis of donor requirements • Análisis de requisitos del donante y and transparent reporting. presentación transparente de la información.

10. Financial and strategic advice: 10.

Asesoramiento Financiero y • Advise the Foundation’s Estratégico: management and board on • Asesorar a la dirección y a la junta accounting and financial directiva en decisiones de manejo management strategic decisions. contable y financiero estratégicas.

•

With support from the HUT 709 financial officer, provide financial

•

Con apoyo del oficial financiero de HUT 709, proporcionar análisis

analysis making.

to

support

decision-

11. Regulatory Reports: •

•

•

Maintain relationships with governmental and regulatory entities to ensure compliance with legal regulations.

Perform ESAL procedures before the DIAN and annual renewal at the chamber of commerce.

Prepare and submit reports required by regulatory entities and control bodies.

financieros para apoyar la toma de decisiones.

11. Reportes a las Entidades Regulatorias: • Mantener relaciones con entidades gubernamentales y regulatorias para asegurar el cumplimiento de normativas legales.

• Realizar trámites de ESAL ante la DIAN y renovación anual en cámara de comercio.

• Preparar y presentar informes requeridos por entidades reguladoras y organismos de control.

12.

Capacitación y Actualización 12. Training and Professional Updating: Profesional: • Keep updated on changes in • Mantenerse actualizado sobre accounting and tax regulations. cambios en normativas contables y fiscales.

• Train staff on accounting and • Capacitar al personal en temas financial issues as required. contables y financieros según sea necesario.

ADMINISTRATIVE SUPPORT TASKS TAREAS DE APOYO ADMINISTRATIVO 13. Inventory Control: 13. Control de Inventarios: • Maintaining accurate inventory • Mantenimiento de registros precisos records. de inventarios.

• Conducting physical inventories • Realización de inventarios físicos y and reconciliation with accounting reconciliación con registros records.

Contables.

14. Gestión Documental: 14. Document Management: • Organisation and maintaining • Organización y mantenimiento de physical and digital files related to archivos físicos y digitales administrative, financial, and relacionados con las tareas administrative areas. administrativas, financieras y contables.

• Classification and filing of • Clasificación y archivo de administrative and accounting documentos administrativos y documents. contables.

15.

Administrative Management 15. Soporte a la Gestión Administrativa: Support: • Realización de tareas administrativas • Performance of general generales (gestión de administrative tasks correspondencia, coordinación de (correspondence management, envíos y recepciones). coordination of deliveries and receipts).

Support in human resources • Apoyo en la gestión de recursos management (organization of humanos (organización de employee documents, documentos de empleados, coordination of interviews). coordinación de entrevistas).

16. Office Supply Control: • Monitoring and replenishment of 16. Control de Suministros de Oficina: office supplies.

• Monitoreo y reposición de Order management and suministros de oficina. maintenance of office supplies • Gestión de pedidos y mantenimiento inventory. de inventario de material de oficina.

These functions are essential to ensure the transparency, efficiency, and financial sustainability of a Foundation, thus contributing to its ability to fulfill its objectives and social missions in Colombia. Concerning formats, letters, keys, and others, the formal delivery will be by the Legal Representative, who in turn will work hand in hand with that direction, and any doubt that is generated, your direct support will be the statutory auditor, please keep all your requirements on time, since the auditor must deliver the same way the soundness of the answers.

Required skills and experience

Estas funciones son esenciales para asegurar la transparencia, eficiencia y sostenibilidad financiera de una Fundación, contribuyendo así a su capacidad para cumplir con sus objetivos y misiones sociales en Colombia. Con respecto a formatos, Cartas, claves y otros la entrega formal será por parte del Representante Legal, que a su vez trabajará de la mano con esa dirección y toda duda que se genere su apoyo directo será la revisoría fiscal, por favor mantener todos sus requerimientos a tiempo, puesto que el revisor debe entregar de igual forma la solidez de las respuestas.

Competencias y experiencia requeridas

Technical skills: Habilidades Técnicas: • Have at least 3 years of experience • Tener al menos 3 años de experiencia in the support of nonen el soporte de organizaciones no governmental, international, and gubernamentales, internacionales y national organisations in nacionales en Colombia, en el Colombia, in accounting manejo contable en particular en la management, in particular in the elaboración de reportes contables, elaboration of accounting reports, valoración y elaboración de estados valuation and elaboration of financieros y en sistemas de financial statements, and in contabilidad técnica sean regionales o globales. technical accounting systems, whether regional or global.

• Tener al menos 3 años de experiencia • Have at least 3 years of proven demostrada, en la operación de los experience in the operation of legal requerimientos contables legales, and regulatory accounting reglamentarios en Colombia, requirements in Colombia, using mediante el software SIIGO. SIIGO software.

• Conocimiento en software de gestión • Knowledge of accounting and administrativa (ej. ǪuickBooks, SAP, administrative management Microsoft Office). Capacidad para software (e.g. ǪuickBooks, SAP, manejar herramientas tecnológicas y Microsoft Office). Ability to handle sistemas de gestión documental. technological tools and document • Conocimientos de inglés, tanto management systems. escrito como verbal. Es deseable un nivel de competencias en el idioma • Knowledge of English, both written and verbal. A level of English inglés equivalente a B2, no inferior y language skills equivalent to B2, se valorará diferencialmente las not lower, is desirable and skills at competencias en nivel equivalente a a level equivalent to B2 or higher B2 o superior. will be differentially valued.

Interpersonal skills: Habilidades Interpersonales: • Good verbal and written • Buena comunicación verbal y escrita. communication. Ability to work in a Capacidad para trabajar en equipo y team and handle multiple tasks manejar múltiples tareas simultaneously. simultáneamente.

• Organisation and Detail: • Organización y Detalle: - Atención al Attention to detail and accuracy in detalle y precisión en el trabajo accounting and administrative contable y administrativo. work.

• Habilidad para mantener la • Ability to maintain organization organización y gestionar el tiempo de and manage time effectively. manera efectiva.

•

Knowledge of other accounting software (Citrix, SunSystem, etc) is an asset.

Key behavioural competencies At FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA we believe in the importance of empowering our people to be agents of change and leaders at all levels. We expect our people to embrace and live our values, challenging themselves every day to identify the issues that matter most to older people and their communities and to make an impact that matters.

•

Se valorará positivamente el conocimiento en otros software contables (Citrix, SunSystem, etc).

Competencias conductuales clave En la FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA creemos en la importancia de empoderar a nuestra gente para que sean agentes de cambio y líderes a todos los niveles.

Esperamos que nuestra gente adopte y viva nuestros valores, desafiándose a sí mismos cada día para identificar los temas que son más importantes para las personas mayores y sus comunidades, y para hacer un impacto que importe.

Capacidades y aptitudes: Capacities and skills: • Flexibility and adaptability.

• Flexibilidad y adaptabilidad.

• Proactivity and resourcefulness.

• Proactividad y capacidad resolutiva.

• Communication and negotiation skills.

• Habilidades de comunicación y negociación.

• Analytical and creative skills.

• Capacidad analítica y creatividad.

• Written and oral skills for drafting proposals and reports.

• Habilidades escritas y orales para la redacción de propuestas e informes.

• Proactive response capacity and ability to work in different areas.

• Capacidad de respuesta proactiva y habilidad para desenvolverse en • Ability to organize, lead, and diversos ámbitos. coordinate actions.

• Capacidad de organización, liderazgo y coordinación de acciones.

In addition, as a service provider of LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA, you will be expected to demonstrate the following core com

Además, como prestador de servicios de LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se espera que demuestres las siguientes competencias básicas:

Competencies Working collaboratively with others

Competencias Trabajar en colaboración con otros

Description We will collaborate with external organisations and partners, fostering

Descripción Trabajar en colaboración, fomentando la confianza y el respeto mutuos,

mutual trust and respect, to achieve our strategic goals and objectives.

Adaptability flexibility

and Adapt to new directions or opportunities within the organization and in our area of work; be flexible in our role, constantly using feedback to learn more.

Supporting and Leading cultural facilitating change and behavioral change by adopting a supportive, collaborative, and inclusive environment in which everyone feels comfortable Extend the reach Extend HelpAge's of HelpAge and reach and impact Impact. by creating and identifying new business development opportunities and establishing relationships with new partners.

Diversity and Lead and promote Inclusion a culture that includes the

Adaptabilidad flexibilidad

y

Apoyar y facilitar el cambio

Ampliar el alcance de HelpAge e Impacto

Diversidad inclusión

e

con organizaciones y socios externos para alcanzar nuestras metas y objetivos estratégicos.

Adaptarnos a las nuevas orientaciones u oportunidades que surjan dentro de la organización y en nuestra área de trabajo; siendo flexibles en nuestro papel, utilizando constantemente las reacciones para aprender más Liderar el cambio cultural y de comportamiento mediante la adopción de un entorno de apoyo, colaboración e integración en el que todos se sientan cómodos.

Ampliar el alcance y el impacto de HelpAge creando y identificar nuevas oportunidades de desarrollo empresarial y establecer relaciones con nuevos socios.

Liderar y promover una cultura que incluya las voces de

voices of older people in all our support, convening and thought leadership functions in a way that is transformative, empowering, and highly inclusive.

Our Policies: Safeguarding FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA. is committed to safeguarding the communities it works with, its staff, and anyone else it contacts. The post holder will also be responsible for: •

•

• •

Preventing harm and abuse by our staff, operations, and programmes to anyone who encounters our work.

Reporting all safeguarding incidents that he/she sees, hears, is told about, or suspects, using our internal reporting mechanism.

Comply with all policies and practices in the safeguarding framework.

Complete mandatory training courses related to our safeguarding policy framework and comply with HR vetting procedures.

las personas mayores en todas nuestras funciones de apoyo, convocatoria y liderazgo intelectual, de forma que sea transformadora, empoderadora y altamente inclusiva.

Nuestras Políticas: Salvaguarda FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA. se compromete a salvaguardar a las comunidades con las que trabaje, a su personal y a cualquier otra persona con la que entre en contacto. El titular del puesto también será responsable de: •

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• •

Prevenir daños y abusos de nuestro personal, operaciones y programas a cualquier persona que se encuentre con nuestro trabajo.

Notificar todos los incidentes de salvaguardia que vea, oiga, le cuenten o sospeche, utilizando nuestro mecanismo interno de notificación.

Cumplir todas las políticas y prácticas del marco de salvaguardia. los cursos de formación obligatorios relacionados con nuestro marco político de salvaguardia y cumplir con los procedimientos de investigación de RRHH.

Equal opportunities: FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA is committed to creating an inclusive work environment, promoting and providing equal opportunities, and respecting diversity in employment. We accept applications from all persons, regardless of age, disability, gender reassignment, marriage-civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, and sexual orientation. We encourage and facilitate a flexible working environment.

Type of contract: Fixed-term provision of services.

Igualdad de oportunidades: FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se compromete a crear un entorno de trabajo inclusivo; promover y ofrecer igualdad de oportunidades y respetar la diversidad en el empleo. Aceptamos solicitudes de todas las personas, independientemente de su edad, discapacidad, cambio de sexo, matrimoniosociedad civil, embarazo y maternidad, raza, religión o convicciones, sexo y orientación sexual. Fomentamos y facilitamos un entorno de trabajo flexible. Tipo de contrato: Prestación de servicios de duración determinada

ADDITIONAL INFORMATION: DATOS ADICIONALES: 1. Deadline for receipt of CVs: 03/01/2025 1. Fecha tope de recepción de CV: 03/01/2025 2. E-mail for receipt of information: 2. Correo de recepción de información: convite.colombia@conviteac.org convite.colombia@conviteac.org