Analyse: Geschäftsreisen #5

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ANALYSE: GESCHÄFTSREISEN MIT FOKUS AUF EFFIZIENTES TRAVELMANAGEMENT

NR 5 | SEPTEMBER 2017 ANALYSEBUSINESS.DE

Neue Tools für Geschäftsreisende

Vier Experten präsentieren ihre innovativen Ideen für Geschäftsreisende. Ein wichtiger Aspekt ist in Zeiten des digitalen Wandels vor allem das Thema Datensicherheit für Apps und Cloud-Anwendungen.

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„Der digitale Wandel bietet eine große Chance für positive Veränderungen, die nicht ungenutzt bleiben darf.“ Lesen Sie das Vorwort mit Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR).

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Lesen Sie mehr Artikel auf analysebusiness.de Weitere Artikel zum Thema Digitalisierung im Travelmanagement gibt es auf analysebusiness.de

MÖGLICHKEITEN

Wenn die Flotte unter Strom steht

Geld sparen und Gutes tun: E-Car-Sharing für Unternehmen ist der neueste Trend.

Schon bald könnte er sich auf breiter Front durchsetzen.

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TREND

Reiseorganisation mit digitaler Hilfe

DIRK BREMER

PRÄSIDENT DES TRAVEL INDUSTRY CLUB

„Unsere Branche gehört zu den größten Wirtschaftsbereichen in unserem Land“ Lesen Sie mehr auf Seite 6

Vor, während und am Ende einer Businessreise helfen digitale Tools und Technologien bei Planung und Durchführung.

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VORWORT – ANALYSEBUSINESS.DE

UNSERE EMPFEHLUNGEN – ALLE ARTIKEL IN VOLLER LÄNGE AUF ANALYSEBUSINESS.DE Foto: studiostoks

Kreative Beschäftigungsmodelle werden gefordert Nachdem in den letzten Jahren in den HR-Abteilungen das Outsourcing von Dienstleistungen und die strategische Ausrichtung als HR-Business-Partner im Vordergrund stand, ist jetzt das digitale, kollaborative und vernetzte Arbeiten in Teams gefordert.

Mitarbeiterentwicklung Coaching-Maßnahmen sind eine prozessorientierte Begleitung auf Zeit, zur Umsetzung konkreter Ziele und dem Erwerb der dafür nötigen Kompetenzen.

Recruiting gestalten statt verwalten Innerhalb der vergangenen zehn Jahre hat sich der Weg, über den Unternehmen und Mitarbeiter zueinander finden, maßgeblich verändert, so schildert es Gero Hesse, Geschäftsführer des Karrierenetzwerks „careerloft“ und des Berufsund Studienorientierungsportals „blicksta“.

ISABELL EMPFIEHLT! Ich empfehle den Artikel auf Seite 8 zur Work-Life-Balance. Ein Thema, das sehr wichtig ist, dem aber leider oft nur wenig Beachtung geschenkt wird.

Isabell Klemp, Project Manager

Foto: www.martinjoppen.de

„Der digitale Wandel bietet eine große Chance für positive Veränderungen, die nicht ungenutzt bleiben darf.“

Dirk Gerdom

Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR)

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Expertenpanel

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E-Car-Sharing

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Titelstory – Dirk Bremer

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Neuigkeitenseite

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Digitales Reisemanagement

ANALYSE: GESCHÄFTSREISEN

GESCHÄFTLICHE MOBILITÄT BENÖTIGT WETTBEWERBSFÄHIGE RAHMENBEDINGUNGEN

eschäftliche Mobilität ist ein wichtiger Motor der gesamtwirtschaftlichen Entwicklung in Deutschland. Die persönliche Begegnung bleibt auch in Zeiten virtueller Meetings wertvoll und bildet die Basis für den Aufbau von Businesskontakten und gegenseitigem Vertrauen. Geschäftsreisen sind zudem ein immenser Wertschöpfungsfaktor: Deutsche Unternehmen geben für Reisen ihrer Mitarbeiter jährlich 51,6 Milliarden Euro aus. Das betriebliche Mobilitätsmanagement kümmert sich dabei um die Interessen der Firmen und der Mitarbeiter in Fragen der Nachhaltigkeit, Sozialverantwortung, Sicherheit, Datenschutz und Kosteneffizienz.

Damit Business auch künftig „as usual“ funktionieren kann, benötigt geschäftliche Mobilität wettbewerbsfähige Rahmenbedingungen – wirtschaftlich, politisch und administrativ. Unnötige Bürokratie verursacht bei Unternehmen mit großem Reisevolumen kostenintensive Prozesse. Das komplexe Steuerrecht und die zunehmende steuerliche Differenzierung von Leistungen, insbesondere im Hotelgewerbe, führen zu einem immensen Verwaltungsaufwand in den Unterneh-

INHALT

men. Bei der Intermodalität ist hierzulande die aufeinanderfolgende ökonomische Nutzung verschiedener Verkehrsträger durch unterschiedliche Auswahl-, Buchungs-, Bezahl- und Ticketprozesse sowie Partialinteressen noch immer stark eingeschränkt. Geschäftsreisende haben zudem hohe Ansprüche an eine digitale Arbeitswelt. Dafür sind barrierefreie digitale Infrastrukturen wie etwa ein leistungsfähiges Breitbandnetz unerlässlich.

Für Unternehmen hat der Schutz von Mitarbeiter- und Unternehmensdaten zudem hohe Priorität. Bei Reisebuchungen müssen Geschäftsreisende eine Vielzahl eigener Daten wie auch Unternehmensinformationen preisgeben. Daher müssen beim Umgang mit Wirtschaftsdaten Grundsätze wie Datensparsamkeit, Direkterhebung, Erforderlichkeit und Zweckbindung berücksichtigt werden.

Hier bietet der digitale Wandel eine große Chance für positive Veränderungen, die nicht ungenutzt bleiben darf.

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Project Manager: Isabell Klemp isabell.klemp@europeanmediapartner.com Geschäftsführer: Kristoffer Andersson Redaktionsleiter: Layout und Anzeigengestaltung: Lektorat: Titelbilder:

Distribution: Druck:

Mats Gylldorff Aileen Reese Nicole Bitkin www.martinjoppen.de Jens Braune Monkey Business Images Die Welt Gesamt, September 2017 Axel Springer SE

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EXPERTENPANEL – ANALYSEBUSINESS.DE

Rüdiger Mahnicke, Inhaber und Geschäftsführer Steinberg und Partner GmbH

Michael Buller, Vorstand Verband Internet Reisevertrieb e. V.

Stefan Vorndran, Geschäftsführer BCD Travel

Diana Pabst , Geschäftsführerin i&k Software GmbH

Neue Tools für die Geschäftsreise

Alle Daten in der Wolke

Mit der App Kosten senken

Reiseabrechnung in der Cloud

Wenn ein Angestellter heute für sein Unternehmen auf Reisen geht, möchte er es möglichst einfach haben, schließlich ist der Alltag schon anstrengend genug. Da fehlt oft einfach die Zeit, sich auch noch Gedanken über die Dienstreise zu machen.

Das Gleiche gilt, wenn der Mitarbeiter dann unterwegs ist – die Organisation der Reise soll möglichst reibungslos verlaufen.

Auf eine Geschäftsreise gehen und alle Informationen, die man benötigt, immer griffbereit dabeihaben, auch, wenn man dafür tief auf das firmeneigene Archiv zurückgreifen muss? Was noch vor kurzer Zeit ein Traum für Geschäftsreisende gewesen wäre, wird heute immer mehr zum Alltag – der Digitalisierung sei Dank. Denn immer mehr Unternehmen richten eine eigene Cloud ein, auf der sie ihre Geschäftsund Kundenunterlagen abspeichern. Jeder zugangsberechtigte Mitarbeiter, der gerade irgendwo für sein Unternehmen auf Reisen ist, kann darauf in Sekundenschnelle zugreifen. Dafür benötigt er nur zwei Voraussetzungen: ein Smartphone und einen Zugang zum Internet.

In wenigen Jahren werden wir vermutlich nicht mehr über mögliche Gefahren nachdenken, wenn wir für den Flughafentransfer in ein autonomes Fahrzeug steigen. Es wird dann das „New Normal“ sein. Gerade die Geschäftsreisebranche hat sich durch Digitalisierung und Künstliche Intelligenz stark verändert und wird dies weiterhin tun.

Neue Technologien machen auch virtuelle Meetings immer besser und günstiger.

Auf einer Geschäftsreise fallen in der Regel vielfältige Belege und Rechnungen an. Ein einfacher und komfortabler Weg zur Erfassung der Reisekostenabrechnung geht über eine moderne Cloud-Software, die überall nutzbar ist, in der Belege mittels Scan-App erfasst und verarbeitet werden können und die auch in Genehmigungsprozessen vollkommen ohne Papier auskommt. Doch welche Fragen ergeben sich daraus?

Unternehmen sollten die Möglichkeiten der Digitalisierung dafür nutzen, ihre Reisenden punktgenau zu informieren: Während diese am Flughafen auf das Gepäck warten, erscheint auf ihrem Smartphone der Hinweis, mit welchem Verkehrsmittel sie im Rahmen der Reiserichtlinie am schnellsten zum Hotel gelangen. Möglich wird das mit einer Geschäftsreise-App, in der alle Reisedetails einer Buchung automatisch hinterlegt sind.

Was kann die Cloud? Ein großer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Die Nutzung kann dem Unternehmenswachstum leicht angepasst werden. Wer sich nicht ständig um eigene Server, Betriebs- und Datenbanksysteme sowie deren Lizenzen kümmern möchte, ist mit einer Cloud-Lösung gut bedient. Ein gängiger Browser genügt in der Regel zum Zugriff auf die Anwendung. Ein SSL-Zugriff sollte unabdingbar und eine hohe Verfügbarkeit der Software selbstverständlich sein.

Ein gut organisiertes Unternehmen stellt daher für Geschäftsreisen ein Tool zur Verfügung, das den Mitarbeiter von der Reiseplanung bis zur Reisekostenabrechnung unterstützt. Selber und online buchen ist der Trend im Markt, ebenso wie der interaktive digitale Reiseplan bis hin zur Umbuchungsmöglichkeit über das Smartphone. Eine integrierte Abrechnungsmöglichkeit mit Scan-Funktion für Taxi- und Bewirtungsbelege ist dann das Sahnehäubchen.

Für das Unternehmen sind neben dem Komfort für den Reisenden Transparenz über die Reiseausgaben, stringente Prozesse, aber auch die Themen Datensicherheit und Sicherheit für den Reisenden auf seiner Geschäftsreise die Hauptthemen. Die Prozesse sollen vor allem digital abgebildet und bei global aufgestellten Unternehmen möglichst weltweit ausgerollt werden.

Der Markt bietet hier interessante Tools, die allerdings nach unserer Erfahrung sehr stark auf die Prozesse und Schnittstellen des Unternehmens angepasst werden müssen. Erst dann kann eine Lösung geschaffen werden, die den Servicewünschen des Reisenden und den Anforderungen aus Unternehmenssicht gerecht wird.

Natürlich kann man sich Speicherplatz bei der Cloud eines Anbieters wie Apple oder Google kaufen. Inzwischen gibt es aber auch Anbieter, die eigene Clouds für Firmen anbieten. Das hat den Vorteil, dass sie die Organisation und Verwaltung mit übernehmen – das macht weniger Arbeit für den Auftraggeber. Man sollte sich aber immer darüber im Klaren sein, dass es eine absolute Datensicherheit nicht gibt. Einfallstore für Unbefugte können beispielsweise private Apps auf dem Smartphone darstellen, die oftmals leicht von Hackern zu knacken sind. Hier sollte immer eng mit dem Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens zusammengearbeitet werden.

Andererseits sollte auch nicht übersehen werden, dass auch Soziale Netzwerke wie Facebook heute zur Kundenkommunikation genutzt werden. Sie auszusperren, wäre daher nicht sinnvoll.

Gerade junge Geschäftsreisende setzen ihr Smartphone für alle möglichen Alltagszwecke ein. Eine App, die ihnen unterwegs weiterhilft und das Reisen vereinfacht, wird gern angenommen, steigert obendrein die Unternehmensproduktivität und senkt die Kosten.

Sollte etwas Unvorhergesehenes passieren – sei es nur ein verspäteter Flug oder gar ein Terroranschlag – haben Unternehmen darüber die Möglichkeit, ihre Reisenden schnell zu kontaktieren und ihnen wichtige Handlungsoptionen zu geben. Solche Sicherheitspläne sind heute nicht mehr nur für historische Krisengebiete erforderlich, sondern für jede Destination. Die Sicherheit der Reisenden und ein angenehmes Reiseerlebnis stehen immer im Vordergrund.

Wo speichert die Cloud meine Daten?

Bitte nicht in einer einfachen Public Cloud, sondern im Idealfall in einer Private Cloud in einem Hochleistungsrechenzentrum in Deutschland. In der i&k-Premium-Cloud® befinden sich die Daten zum Beispiel ausschließlich auf gesicherten Hochleistungsservern in Deutschland.

Worauf sollte man achten? Schauen Sie, wo Ihre Daten liegen, lesen Sie die AGBs und die Datenschutzinformationen. Sensible Daten sollten verschlüsselt abgelegt sein.

Das Wichtigste: Ihre Daten gehören Ihnen und nicht dem Anbieter. Im Vertrag sollte eine ordnungsgemäße Rückgabe bei Kündigung des Cloud-Dienstes geregelt sein.

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ANALYSEBUSINESS.DE ANALYSEBUSINESS.DE – MÖGLICHKEITEN

Car-Sharing ist in Deutschlands Großstädten nicht nur für Privatpersonen voll angesagt.

Auch Unternehmen ohne eigenen Fuhrpark greifen auf diese Möglichkeit der Fortbewegung immer häufiger zurück. Dabei muss es sich gar nicht unbedingt um das hippe Startup aus Berlin-Mitte handeln, für das die Nutzung von Diensten wie Drive Now oder Car2Go geradezu ein Lifestyle-Statement ist. Auch größere Unternehmen nutzen die Möglichkeit, ein Auto kurzfristig zu mieten, anstatt sich einen teuren Fuhrpark zu halten, der vielleicht gar nicht ausreichend genutzt wird.

Für Unternehmen, die nicht in den

Zentren von Berlin, Hamburg, München oder Köln angesiedelt sind – und das sind die meisten – ist die Anmietung eines eigenen Fuhrparks oft zwingend erforderlich. Aber auch in den Unternehmensführungen wächst das Umweltbewusstsein, sodass sich

„Wer die Sache mit den Elektroautos richtig angeht, kann durchaus Geld sparen.“

Foto: Picture-Factory - Fotolia

Geld sparen und Gutes tun: E-Car-Sharing für Unternehmen ist der neueste Trend. Schon bald könnte er sich auf breiter Front durchsetzen.

Damit die Anmietung eines firmeneigenen Fuhrparks aus gemieteten Elektroautos praktikabel ist, ist gleichwohl der Aufbau einer eigenen Stromtankstelle auf dem Firmengelände nötig.

zunehmend E-Autos als Alternative anbieten. Immer mehr Unternehmen stehen unter Strom: Sie mieten statt Benzinern oder den neuerdings viel gescholtenen Dieselautos lieber E-Cars. Diese sind zwar trotz der von der Bundesregierung gezahlten Kaufprämie von 4000 Euro nach wie vor teurer als die althergebrachten Wagen mit Verbrennungsmotor. Aber wer die Sache mit den Elektroautos richtig angeht, kann durchaus Geld sparen, zumindest auf mittlere und längere Sicht.

Sparen und etwas für die Umwelt tun – welches Unternehmen schmückt sich nicht gern mit solchen grünen Federn?

Viele Unternehmen sind aber noch

skeptisch, weil die Infrastruktur zum Aufladen der Autos noch

längst nicht in ausreichendem Maße ausgebaut ist und es bei den Wagen häufig noch an Reichweite mangelt. Allerdings dürfte sich beides in naher Zukunft ändern, denn Politik und Industrie arbeiten an Lösungen.

Spätestens dann sind E-Autos auch für Geschäftsreisende eine zunehmend interessante Alternative. Ein Problem ist, dass deutsche Geschäftsreisende beim Dienstwagen bevorzugt auf deutsche Marken setzen – und da gibt es noch ordentlich Luft nach oben für VW, BMW und Co. Damit die Anmietung eines firmen-

eigenen Fuhrparks aus gemieteten Elektroautos praktikabel ist, ist gleichwohl der Aufbau einer eigenen Stromtankstelle auf dem Firmengelände nötig. Unterneh-

men wie innogy bieten den Unternehmen an, dies zu übernehmen. Dadurch nehmen sie ihnen den technischen Aufwand ab.

Um Geld mit den Stromautos zu sparen, ist aber noch etwas anderes unbedingt erforderlich: das Produzieren von eigenem Strom.

Das kann in Unternehmen zum Beispiel durch den Aufbau eines Solardaches geschehen. Der kostenlos selbst produzierte Strom wird in die Zapfsäule geleitet, dort wird das E-Auto betankt und steht zum Einsatz bereit. Der finanzielle Aufwand pro Kilometer: null Cent. Die Firmen sparen sich teure Anschaffungen und senken die Betriebskosten für ihre Firmenflotte radikal.

Die Bundesregierung hatte einst

als Ziel ausgegeben, dass bis 2020 eine Million E-Autos auf Deutschlands Straßen fahren.

Davon sind wir noch weit entfernt – aber der systematische Ausbau von Unternehmensflotten aus Elektromobilen könnte immerhin weiterhelfen.

Text: Armin Fuhrer

FAKTEN Zwei Trends haben den DienstwagenMarkt erreicht: Carsharing und E-Mobilität. Unternehmen, die beides geschickt verbinden, können Geld sparen und der Umwelt helfen. Selbst für Dienstreisen werden E-Cars zunehmend attraktiver. Vorausgesetzt ist ein Ausbau der Ladestationen.

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STRESSFEIER AM SICHERHEITSCHECK ©schantalao - stock.adobe.com

WENN DIE FLOTTE UNTER STROM STEHT

Das kennt wohl jeder Vielflieger, besonders, wenn er Geschäftsreisender ist und im Anzug reist: Man steht am Sicherheitscheck und muss alles, was irgendwie Metall an sich hat, abgeben, bevor es durch die Sicherheitsschleuse geht. Schließlich kommt auch der Gürtel der Hose dran. Nach dem Check folgt die nächste Prozedur – der Gürtel muss wieder durch die Schlaufen des Hosenbundes geführt und geschlossen werden. Und hinter einem wartet schon der nächste Fluggast ungeduldig...

Diese für Vielflieger fast alltägliche Prozedur nervt wohl viele – aber das muss gar nicht sein. Denn es gibt auch die Möglichkeit, ganz einfach einen Gürtel ohne Metallschnalle zu tragen. Denn die haben einen großen Vorteil: Sie müssen nicht umständlich abund wieder angelegt werden. Somit wird der Sicherheitscheck ein bisschen weniger stressig. Inzwischen gibt es Hersteller, die sich darauf spezialisiert haben, solche Gürtel nach hoch modischen Gesichtspunkten und aus bestem Leder herzustellen. So fällt man auch außerhalb des Flughafens nicht negativ auf. Und geht auch vor dem Rückflug entspannter durch den Sicherheitscheck.

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Flyerbelt: Mit Gürtel durch die Security Vielflieger freuen sich über Zeitersparnis bei der Sicherheitskontrolle: Ein neues Produkt macht den Gang zum Gate entspannter.

Wer beruflich ständig von A nach B fliegt, kennt das: Die Zeit drängt, man eilt Richtung Flieger, muss noch die Sicherheitskontrolle passieren.

Hier wandern der Reihe nach Sakko oder Jacke, Tascheninhalte, Uhren und Schmuck in eine der Kisten, Flüssigkeiten werden aus dem Bordgepäck genommen, elektronische Geräte ausgepackt. Zu guter Letzt trennt sich der Business-Reisende eilig von seinem Gürtel, um die Schleuse ohne Metall am Körper zu passieren. Hektisch wird danach alles wieder einsortiert, das Sakko übergeworfen und der Gürtel (möglichst) wieder durch alle Schlaufen des Hosenbundes gefädelt. Diesen nicht

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selten zeitraubenden Part des Security-Checks erspart der ‚Flyerbelt‘: Dank einer metallfreien Schließe muss der elegante Ledergürtel nicht abgelegt werden, das lästige An- und Ausziehen entfällt.

Wie so manches clevere Produkt entstand auch der besondere Herrengürtel für Vielflieger aus der persönlichen Erfahrung des Firmengründers. Für Alexander Quehl gehörten regelmäßige Flüge zum Alltag: „Da ich ständig dieses Prozedere durchlaufen musste, habe ich mich gefragt, an welcher Stelle man den Ablauf an der Sicherheitskontrolle für Der charakteristische rote Dorn vollendet das klassischden Reisenden vereinfachen kann. Mit unserem elegante Design und identifiziert den Träger als Vielflieger.

Gürtel gibt es nun eine Unannehmlichkeit weniger Und natürlich passt der edle Ledergürtel auch perfekt zum beim Fliegen.“ Businessoutfit für das heimische Büro oder zur legeren Freizeitkleidung.

Der ‚Flyerbelt‘ wird aus hochwertigen Materialien in Deutschland gefertigt: In einem aufwändigen Weniger Stress, mehr Eleganz: Der ‚Flyerbelt‘ erleichtert den Verfahren werden die weiche Innenseite aus Alltag von Geschäftsreisenden sowie von Flug- und Begleitechtem Nubukleder und die glatte Außenseite aus personal. Und er eignet sich hervorragend als wohlüberlegfeinstem Rindsleder miteinander verbunden. Die tes Geschenk – im Privaten ebenso wie als Firmenpräsent Gürtelschnalle besteht aus einem durchgefärbfür Mitarbeiter und Geschäftspartner. ten, glasfaserverstärkten Verbundmaterial. Sie ist Weitere Infos unter www.flyerbelt.com. bruchsicher – und komplett frei von Metall.

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Foto: Jens Braune

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FRAGEN AN

„Immer mehr Geschäftsreisende wünschen sich Mobilitätsketten von Tür zu Tür.“ Der Travel Industry Club-Präsident Dirk Bremer beobachtet die Reisebranche mit Argusaugen. Für die Zukunft erwartet er einen moderaten Anstieg von Geschäftsreisen.

Er versteht sich als Querdenker, engagier-

ter Themenbeweger und gesellschaftlicher Verbinder: Dirk Bremer hat 2005 den Travel Industry Club (TIC) gegründet. Seitdem steht er dem unabhängigen Wirtschaftsclub als Präsident vor. Zu den Themen, die die Reisebranche derzeit mit am meisten bewegen, zählt der Lobbyist einerseits die fortschreitende Digitalisierung. „Sprachassistenten sind derzeit auch in unserem Bereich stark im Kommen“, erläutert Bremer. Beispielsweise habe Swoodoo als erster Anbieter eine Applikation für „Alexa“ freigeschaltet. Zudem seien in vielen Businesstravel-Agenturen mittlerweile Chatbots eingeführt, mit denen die Kunden über einen Chat kommunizieren können.

Auch die Veränderung der Mobilität ist ein

Thema, das die Reisebranche zurzeit auf Trab hält. Hintergrund: Vor allem in den großen Städten arbeitet die Politik an Maßnahmen zur Sauberhaltung der Luft sowie an der Förderung von E-Mobilität. Und infolge eines sich verändernden gesellschaftlichen Bewusstseins setzen sich Sharing-Modelle wie Airbnb und Co. zunehmend durch. „Das hat natürlich großen Einfluss auf das Reisen. Dazu kommt, dass sich immer mehr Geschäftsreisende Mobilitätsketten von Tür zu Tür wünschen. Mobilitätsträger erkennen, dass sie sich darauf einstellen müssen“, berichtet Bremer.

Darüber hinaus würden viele Unternehmen derzeit daran arbeiten, ihre Buchungsprozesse nicht nur zu optimieren, sondern auch zu beschleunigen. Dank der Digitalisierung und der Technologisierung wird sich der „Speed of Innovation“ somit weiter potenzieren, prognostiziert Dirk Bremer.

Die rund 800 Mitglieder des TIC, allesamt

Einzelmitglieder, sind führende Köpfe, Macher und Nachwuchstouristiker aus der Reisebranche. Dazu gehören Führungskräfte von Verkehrsträgern, Reiseveranstaltern und -vermittlern, Flughäfen, Verbänden, Technologieanbietern, Versicherungen und Beratungsunternehmen sowie aus der Hotellerie – dazu Pressevertreter und akademische Lehrbeauftragte. Der Club versteht sich als Networking-Plattform sowie als innovativer „Think Tank“, in dem komplexe Zukunftsthemen erörtert und Ideen entwickelt werden – und das auch mit dem Blick über den touristischen Tellerrand hinaus. Der TIC hat sich zum Ziel gesetzt, die wirtschaftliche Bedeutung der Reiseindustrie stärker ins Licht der Öffentlichkeit, der Medien und der Politik zu rücken. „Unsere Branche gehört zu den größten Wirtschaftsbereichen in unserem Land. Allein der Bereich Geschäftsreisen, in dem viele Mittelständler aktiv sind, bringt es auf einen Umsatz von rund 50 Milliarden Euro pro Jahr“, berichtet Dirk Bremer, der hauptberuflich in der strategischen Beschaffung bei einem großen Pharma-Konzern tätig ist.

Mit Blick auf die Zukunft erwartet er, dass das

Thema Sprachsteuerung weiter an Bedeutung gewinnt und dass individuelle Reiselösungen, denen standardisierte Prozesse zugrunde liegen, gefragter werden. So sei beispielsweise in vielen Unternehmen die Einführung sogenannter Mobilitätsbudgets in Planung, weil diese ein Plus an Flexibilität für Geschäftsreisende bedeuten. Unter dem Strich erwartet der Branchenexperte für Deutschland einen moderaten Anstieg von Geschäftsreisen, auch wenn zum Beispiel in vielen Firmen inzwischen Videokonferenzen an der Tagesordnung seien. Das persönliche Gespräch könnten sie jedoch nicht ersetzen.

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CLAUS-HELGE GROSS

Dirk Bremer selbst unternimmt etwa 30 bis

40 Geschäftsreisen pro Jahr, unter anderem zu den Veranstaltungen des TIC, die den Mitgliedern Möglichkeiten zum branchenübergreifendenden Netzwerken geben und fachrelevante Themen beleuchten. Um sein Ziel zu erreichen, nimmt Bremer, der in Frankfurt lebt, mal den Flieger, mal den Zug – je nachdem, was gerade mehr Sinn macht. Die Beantwortung der Frage, was ihn auf Geschäftsreisen besonders nervt, kommt in Sekundenschnelle. Am meisten ärgert es Bremer, wenn er beim Einchecken im Hotel ellenlange Formulare ausfüllen muss – auch wenn er bereits bei einer Hotelkette zu Gast war. Oder wenn er am Morgen beim Auschecken zum Bezahlen im Hotel Schlange stehen muss. „Das wäre eigentlich nicht nötig, da gäbe es viele technische Möglichkeiten, um diese Situationen zu vermeiden“, so Bremer. Über Pünktlichkeit auf Reisen hingegen freut er sich sehr. Schließlich seien vor allem Geschäftsreisende in der Regel eng getaktet: „Privatreisende dagegen entschuldigen Verspätungen eher.“

Text: Chan Sidki-Lundius

FAKTEN „We connect the Travel Industry“ – so das Credo des TIC. Der Club denkt die Zukunft der Reiseindustrie in einem Think Thank vor, fördert akademischen Nachwuchs und würdigt außergewöhnliche Leistungen in der Reisebranche mit Preisverleihungen, etwa auf der „Award Night” zur ITB in Berlin oder beim „Travel Industry Manager“ zum fvw-Kongress in Köln.

WEITERE ARTIKEL AUF: ANALYSEBUSINESS.DE

Claus-Helge Groß, Firmenkundenberater Soziale Absicherung Ausland bei der BDAE Gruppe

Was sind die derzeit größten Herausforderungen bei Mitarbeiterentsendungen ins Ausland?

Das sind vor allem die vielen politischen Umbrüche in der Welt: Beispielsweise sind Firmen aufgrund der Türkei-Krise, des Brexits und der Regierung Trump sehr verunsichert. Die gesamte Entsendepolitik – ob Fragen in punkto Sozialversicherungsschutz, Einreisebestimmungen, Standortsicherheit oder auch Gefährdung der Mitarbeitergesundheit – muss neu gestaltet werden.

Worauf sollte man beim Krankenversicherungsschutz bei Expats achten?

Man sollte einerseits einen adäquaten Schutz zur Verfügung stellen und andererseits die Kosten dafür im Rahmen behalten. Bei kurzfristigen Einsätzen innerhalb der EU können Mitarbeiter in der gesetzlichen Krankenversicherung bleiben. Allerdings besteht dort ein erhebliches Restkostenrisiko und außerdem kann der Datenschutz des Mitarbeiters nicht gewährleistet werden. Zum anderen sollten Auslandskrankenversicherungen weltweiten Schutz bieten – auch bei Terror, Seuchen und Naturkatastrophen.

Was ist der häufigste Fehler bei Entsendungen?

Die meisten unterschätzen die Komplexität eines Auslandseinsatzes und wissen nicht, dass Sanktionen auch noch Jahre nach der Entsendung folgen können.

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NEUIGKEITEN – ANALYSEBUSINESS.DE

Auch in Zeiten der Digitalisierung

werden Geschäftsreisen keineswegs überflüssig. Wenn ein Mitarbeiter oder eine Führungskraft auf eine Reise geht, bringt das immer auch zusätzliche Belastungen mit sich.

Immerhin 46 Prozent der Führungskräfte empfinden ihre Reisen im Auftrag des Unternehmens im Rückblick auf die vergangenen zwölf Monate als stressig oder sogar sehr stressig. Das ergab die Studie „Chefsache Buisness Travel 2016“ von Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV). Ein Wert, der binnen drei Jahren deutlich anstieg: 2013 sahen das erst 29 Prozent der Befragten so.

Und umso mehr die Betroffenen auf

WOHLFÜHLTIPP Sich wohl fühlen und motiviert sein

Work-Life-Balance auf Geschäftsreisen wird immer wichtiger. Arbeitgeber können sie gezielt fördern.

Reisen gingen, umso mehr wuchs der Stress. Wer fünfmal oder öfter innerhalb eines Monats eine Geschäftsreise antrat, zeigte sich besonders belastet.

Das traf auf immerhin 78 Prozent aller Befragten zu. Jüngere bis 40 Jahre empfanden die Belastung im Durchschnitt größer als Ältere über 40. Das mag daran liegen, dass die Jüngeren heute mehr Wert auf eine ausgewo-

Joachim König ist Präsident des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren (EVVC) und Geschäftsführer und Direktor des Hannover Congress Centrum (HCC).

Durch die Digitalisierung können Tagungen und Veranstaltungen kreativer und persönlicher werden.

Experte Joachim König erklärt, warum.

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AUSLANDSREISEN: VORSORGE NICHT VERGESSEN

Geschäftsreisen ins Ausland sollten stets besonders gut vorbereitet werden.

Insbesondere, was den Gesundheitsund Impfschutz betrifft, fühlen sich deutsche Arbeitnehmer allerdings schlecht informiert. Nach einer Umfrage des TÜV Rheinland wünschen sich 92 Prozent aller Arbeitnehmer hierzulande, die Geschäftsreisen ins Ausland unternehmen, dass der Arbeitgeber ihnen ausreichend Informationen zusammenstellt.

Die Vorbereitung für eine Auslandsreise sollte möglichst sechs bis acht Wochen vor dem Start beginnen. Zum Beispiel können bei Ländern in Äquatornähe Vorsorgeuntersuchungen oder eine Auffrischung des Impfschutzes nötig werden. Eine Vorsorgeuntersuchung muss von einem spezialisierten Arzt vorgenommen werden.

NEUE HERAUSFORDERUNGEN FÜR VERANSTALTER

gene Work-Life-Balance legen als die Generationen vor ihnen.

Arbeitgeber können allerdings einiges dafür tun, dass ihre Mitarbeiter sich auch auf Reisen wohl fühlen – auch, wenn zusätzliche Belastungen sicher nie ganz abzustellen sind. Die Auswahl des Hotels kann Abhilfe schaffen – zum Beispiel, wenn es zentral und verkehrsgünstig liegt, sich ein Park für die abendlichen Jogging-Runden in der Nähe befindet oder es gar über einen Wellness- und Sportbereich verfügt. Ebenso können günstige Reiseverbindungen für weniger Stress sorgen. Und wenn der Reisende möglicherweise sogar noch etwas Zeit für private Aktivitäten hat, wird sein Wohlfühllevel ganz gewiss steigen. Das erlauben allerdings längst nicht alle Arbeitgeber, wie eine andere Studie vor einigen Jahren belegte. Dabei können solche Annehmlichkeiten die Motivation des Reisenden deutlich erhöhen und zugleich sein Gefühl der Wertschätzung steigern.

Das sind wichtige Voraussetzungen dafür, dass er gute Arbeit leistet.

Foto: Rainer Droese

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MAXIMALER NUTZWERT FÜR TRAVEL MANAGER UND GESCHÄFTSREISENDE

Eigentlich geht es doch immer um dasselbe: Geschäftsreisende

wollen ein Maximum an Komfort und Service – und Travel Manager müssen sparen und die oftmals knappen Budgets einhalten.

Um diese scheinbar konträren Ziele zu erreichen, bietet das Fachmagazin BizTravel die ideale Unterstützung. Mit ausführlichen Produkt- und Länderinfos sowie Berichten zu Reiseleistungen, Destinationen, Mobilität, Unterkunft und Verpflegung bietet das Magazin Orientierung bei Planung und Einkauf von Geschäftsreisen. BizTravel erscheint sechs Mal im Jahr.

Parallel finden Geschäftsreiseprofis, Einkäufer und Eventmanager auf www.BizTravel.de tagesaktuelle News und Tipps, um Geschäftsreisen optimal zu planen und zu buchen. Durch die Lektüre können Interessenten sich also auch ohne den Besuch einer Messe auf dem Laufenden halten.

Wo liegen grundsätzlich die Vorteile der Digitalisierung für den Veranstaltungsbereich?

Digitalisierung bringt die Möglichkeit, stärker eine Vor- und Nachberichterstattung von Events wie zum Beispiel Tagungen im Internet zu machen. Das wiederum bedeutet, dass die Teilnehmer sich vor Ort mehr auf das Kreative und die persönliche Begegnung konzentrieren können. Das ist genau das, was die sogenannten Digital Natives, also die Generation, die mit dem Internet aufgewachsen ist und immer mehr in die verantwortlichen Positionen rückt, sich wünschen.

Welche Veränderungen bringt das mit sich?

In Zukunft werden immer mehr kleinere Gruppen zusammenarbeiten, die sich dann zu Sitzungen des Plenums treffen. Man kann das unter dem Sammelbegriff White-BoardVeranstaltungen zusammenfassen.

Das verändert auch die nötigen Rahmenbedingungen, die ein Veranstaltungsort bieten muss. Ein Beispiel: Wenn sich mehrere kleinere Gruppen zum Arbeiten treffen, benötigt der Veranstaltungsort eben auch mehr kleinere Räume und nicht nur einen großen Saal für das Plenum. Und wenn sich die Teilnehmer mehr untereinander vor Ort persönlich treffen und austauschen wollen als im Plenum zu sitzen, braucht es mehr Möglichkeiten dafür – also mehr Fläche im Foyer oder sonstige Aufenthaltsflächen.

Digitalisierung bedeutet ja auch flexiblere Arbeitsmöglichkeiten, wenn man unterwegs ist. Müssen die Betreiber von Veranstaltunszentren darauf auch reagieren?

Ja. Sie werden zukünftig viel stärker Rückzugsräume für Veranstaltungsteilnehmer bieten müssen, die zum Beispiel mal eine halbe Stunde Emails konzentriert und ungestört beantworten wollen. Ich kenne einen Veranstaltungsort, an dem dafür beispielsweise alte Telefonzellen umgebaut wurden. Aber ein normaler Raum tut es natürlich auch. Und ganz wichtig: Die Datenkapazitäten vor Ort müssen groß genug sein. Da sind wir in Deutschland längst noch nicht so weit, wie wir glauben.

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TREND – ANALYSEBUSINESS.DE

REISEORGANISATION MIT DIGITALER HILFE Mehr als 11 Millionen Reisende waren 2016 für ihr Business unterwegs. Trotz Videokonferenz und permanentem digitalem Austausch sei ein leichter Anstieg an Reisen gegenüber dem Vorjahr vor allem bei den großen Unternehmen zu verzeichnen, stellt der Verband Deutsches Reisemanagement e. V. (VDR) in seiner Geschäftsreiseanalyse 2017 fest. Die persönliche Begegnung, so konstatiert der VDR weiter, bleibe in Zeiten virtueller Meetings wertvoll. Dennoch: Die Digitalisierung beeinflusst auch das Unterwegssein zunehmend und verändert, wie gebucht, gereist, gewohnt und konferiert wird.

Ob es nur um das Hotelzimmer

während des Aufenthalts vor Ort oder die komplexere Buchung von Räumlichkeiten, Technik und Ausstattung für eine Konferenz oder Tagung geht: Wer früher detailliert freundliche Anfragen formulieren, auf Antworten warten und wieder reagieren musste, findet heute dank unterschiedlichster Portale auf einen Blick die Verfügbarkeiten der benötigten Räume online – in Echtzeit. Mit wenigen Klicks und der Eingabe der zentralen

Foto: Monkey Business - Fotolia

Vor, während und am Ende einer Businessreise helfen digitale Tools und Technologien bei Planung und Durchführung.

Die Digitalisierung beeinflusst auch das Unterwegssein zunehmend und verändert, wie gebucht, gereist, gewohnt und konferiert wird.

Daten lässt sich die Herberge für den Businessaufenthalt ebenso wie der Konferenzraum zügig in einem einzigen Vorgang buchen, Bestätigung inklusive. Vor Ort kann in vielen Hotels das eigene Smartphone bereits für etliche Abläufe genutzt werden: Der Check-in erfolgt dann online, der digitale Zimmerschlüssel wird bereits vor der Ankunft aufs Handy geschickt.

In den Zimmern wartet statt der klassischen Hotelmappe mit austauschbaren Inhalten auf Papier vielfach bereits ein Tablet, das alle relevanten Informationen für den Aufenthalt bereithält. Neben Gastro-Infos, Öffnungszeiten oder dem Spa-Programm kann der Gast je nach Konfiguration im Netz surfen, in Online-Zeitungen blättern, TV-Sendungen

schauen oder Spiele nutzen.

Das gute alte Zimmertelefon ist obsolet: Auch das persönliche Gespräch mit der Rezeption wird vom digitalen Helferlein aus möglich.

Veranstalter in Business-Hotels

nutzen die direkte Ansprachemöglichkeit von Teilnehmern, um via Zimmer-Tablet über das Programm, Referenten oder Änderungen im Ablauf zu informieren. Displays in der Lobby und vor den Tagungsräumen geben Orientierung. Sie zeigen jeweils ganz aktuell die Belegung, Infos zur Konferenz oder aktuelle Verkehrsinformationen an.

Für die meisten Geschäftsreisen-

den ist der individuelle Zugriff auf das eigene Mailpostfach und Firmendaten ebenso wie der

interne Austausch von Informationen mit Kollegen essenziell.

Um Anwendungen und Clouddienste nutzen zu können, steht in der Regel das WLAN-Netz des Tagungshotels zur Verfügung.

Doch vor allem beim – in der Regel ja notwendigen – Zugriff auf unternehmensrelevante Daten sollten Mitarbeiter unterwegs Vorsicht walten lassen. Offene Netzwerke erhöhen die Gefahr eines Angriffs mit Schadsoftware oder des Diebstahls von Daten.

Abhängig von den Einstellungen des Hotels ist der eigene Rechner im Netzwerk für andere Nutzer zu sehen – und angreifbar. Im Netzwerk- und Freigabecenter sollte das WLAN daher als öffentlich angegeben werden.

Die Netzwerkerkennung sollte in den Einstellungen ausgeschaltet, die Datenfreigabe deaktiviert werden.

Ist die Tagung vorüber, der

Kundentermin absolviert, checkt der Hotelgast mancherorts inzwischen auch mobil aus.

Sich dennoch höchstpersönlich freundlich an der Rezeption zu verabschieden, bleibt zum Glück jedem unbenommen.

Text: Chan Sidki-Lundius

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SICHER UND ALL-

ZEIT EINSATZBEREIT Smarte Koffer sorgen dafür, dass Notebook und Drucker immer dabei und gut geschützt verstaut sind.

Geschäftsreisende müssen immer flexibler und schneller vor Ort arbeiten können. Die Kundendaten sind zwar in der Cloud, aber seine Arbeitsinstrumente wie ein Laptop, ein Tablet oder auch einen Drucker braucht der moderne Geschäftsreisende auch heute noch. Damit auf der Reise nichts schief geht, gibt es sichere Transportmöglichkeiten, die eigens für das Verstauen und den häufigen Transport elektronischer Geräte entwickelt wurden. Für Sicherheit sorgt nicht zuletzt eine feste und harte Schale aus Aluminium.

Aber sogenannte Smart-Koffer können noch viel mehr. Sie sorgen nicht nur für Sicherheit, sondern dienen als tragbares digitales Büro. So gibt es zum Beispiel Koffer, die nicht nur Platz für ein Laptop oder Tablet bieten, sondern auch Platz für einen Drucker lassen. Der Clou: Der Koffer ist so konzipiert, dass durch ein einfaches Aufklappen der Drucker mit wenigen Handgriffen einsatzbereit ist. Drucker und Netzteil bleiben während der Anwendung komplett verkabelt im Koffer. Das ausgedruckte Papier fällt automatisch in eine herausziehbare Papierzunge.

Die Daten werden per Bluetooth übertragen, so dass der Nutzer ganz bequem am Tisch mit dem Notebook arbeiten kann. Die Akkus können über einen 220-Volt-Kaltgeräteanschluss an der Kofferhülle an eine Steckdose angeschlossen und aufgeladen werden.

Inzwischen gibt es eine ganze Reihe verschiedener Varianten solcher Smart-Koffer. Sie erleichtern dem Geschäftsreisenden oder dem Außendienstmitarbeiter nicht nur das Arbeiten während der Reise, sondern können auch beispielsweise im Verkehr mit Kunden unterwegs die Arbeit erleichtern.

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