Ed 007_Jan Fev Mar 19_Conteúdo Compartilhado

ED 007 | JAN / FEV / MAR 19

TAREFA DE IMPLEMENTAR UM CSC

NOVA DIRETORIA NOVA SÓCIA

ABSC

CAMILA

EXPO FÓRUM

DIGITALKS

NOTÍCIAS •

Dê as boas-vindas à nova sócia ConsulPaz: Camila Bordon

•

Novo time de Gestão da ABSC

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Visita de Benchmarking ao CSC Algar

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#10yearsChallenge: Você sabe o quanto o modelo de CSC mudou nos últimos anos?

•

Time uniformizado para o projeto CSC FSFX

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Projeto HERC evoluindo e alcançando etapas importantes

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Onboarding do projeto HERC

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Expo Fórum Digitalks – Lisboa (Portugal)

ARTIGO Alguns dos passos mais comuns na tarefa de implementar um CSC - suas etapas e alguns de seus desafios AGENDA

UM NOVO FORMATO EDITORIAL, UMA NOVA LINGUAGEM ASSIM NOS REINVENTAMOS CONSTANTEMENTE!

Não é de hoje que compartilhar experiências e aportar conhecimento vem sendo um dos principais motivos para as empresas contratarem consultorias e nós, da ConsulPaz, estamos prontos para ajudar nesta jornada. Assumimos este papel através do nosso modelo de Advisory, se ainda não conhecem, não deixem de ler a matéria. Tenho certeza de que este serviço pode ser uma das alternativas para iniciar uma transformação em seus negócios.

Também estamos buscando constantemente manter nossa equipe atualizada e um dos caminhos mais efetivos é a busca constante sobre o que está acontecendo no mercado atual e quais suas tendências. Entender o passado, conhecer o presente e criar o futuro são desafios que nos movem constantemente.

Como prova disso é que visitamos com frequência empresas de referência em nossos segmentos de atuação, portanto, leiam nossa matéria sobre a visita ao CSC da Algar e também a matéria sobre “Você sabe o quanto o modelo de CSC mudou nos últimos anos?”

Se vocês estão pensando em implementar um CSC, não deixem de ler o artigo do nosso sócio Fabio Pesaro sobre alguns dos passos mais comuns para a tarefa de implementar um CSC, quais são algumas das principais etapas e também alguns de seus desafios. Acredito que ajudará na tomada de decisão e a evitar erros comuns cometidos durante a fase de implementação.

Aproveitem para ler nossas notícias e também conhecer o que temos realizado junto a alguns de nossos clientes. Nesta edição, aproveitamos para destacar e reconhecer a importante luta da mulher pelo reconhecimento de seu espaço e da vital contribuição que tem junto a nossa sociedade.

Por fim, quero registrar o prazer, a alegria e a satisfação de ter conduzido a ABSC – Associação Brasileira de Serviços Compartilhados na gestão 2018. Foram muitas conquistas, realizações e tenho certeza de que deixamos uma associação pronta para crescer ainda mais. É neste sentido que aproveito para desejar todo sucesso para a nova Diretoria, empossada no último mês de fevereiro, e de que tenho total confiança na capacidade de elevar ainda mais a contribuição da ABSC para o segmento de CSC. Desejo todo sucesso e, certamente, como conselheiro, estou à disposição para ajudar e fortalecer ainda mais a associação no mercado nacional e global de Serviços Compartilhados.

Em um ambiente onde inovar é tarefa diária, espero que nossa revista, com seu novo formato, agrade tanto aos nossos leitores como nos agradou, e lembramos que este espaço também é seu, portanto, participe da campanha de temas para artigos e newsletter da ConsulPaz. Um abraço fraterno,

CEO e Sócio Fundador da ConsulPaz CGP Associates Membro do Conselho da ABSC – Associação Brasileira de Serviços Compartilhados

NOTÍCIAS

Dê as boas-vindas à nossa nova associada

Camila Bordon

Ao longo de todos esses anos em que a ConsulPaz vem atuando no mercado de consultorias de negócios, sempre buscamos manter nosso objetivo em realizar um trabalho ético, com qualidade e, assim, conquistar nosso espaço. Mas, sabemos que este trabalho somente é possível pois temos um time dedicado, qualificado e, acima de tudo, comprometido com as entregas.

Pensando nisso, temos a alegria em informar que nosso time está crescendo e a ConsulPaz, representada pelo nosso CEO Eden Brazil Paz Jr., dá as boas-vindas à nossa nova associada, Camila Helena Machado Bordon. Camila já vem desempenhando um excelente trabalho junto ao nosso sócio Fabio Pesaro, no projeto do cliente FSFX e, esse passo nos faz ter a certeza de que poderemos contar sempre com seus conhecimentos em nossos projetos. A partir de agora, Camila está à disposição para contato pelo e-mail: camila.bordon@consulpaz.com.

Junte-se a nós para desejar muito sucesso à Camila e ainda mais crescimento ao time ConsulPaz.

NOTÍCIAS

Novo time de Gestão da O dia 19 de fevereiro, foi marcado por um momento muito especial para a ABSC - Associação Brasileira de Serviços Compartilhados. Os membros da Diretoria e Conselho da Associação reuniram-se para a posse do novo time de gestão, coordenado por nosso CEO Eden Brazil Paz Jr. Em um ano à frente da gestão da ABSC, ocupando o cargo de Presidente, Eden promoveu, em conjunto com a diretoria, grandes mudanças como o aumento no número de associados, a inclusão de fornecedores e parceiros do segmento de CSC, a valorização da contribuição dos jovens, reconhecimento para iniciativas ligadas à inovação e ao empreendedorismo, espaço para reconhecimentos às lideranças femininas, e a realização de um grande evento (marco para o segmento de CSC) a primeira edição do CSC Innovation Day - evento totalmente inovador dedicado aos CSC,- além de diversas outras iniciativas.

Nosso CEO Eden Paz teve enorme satisfação em passar a gestão da Associação para o novo time de executivos de CSC, convidados por ele, e que possuem reconhecida competência. Este grupo de executivos também assumiu o compromisso de continuar a cumprir com a missão e com os objetivos da ABSC, além de buscar novas oportunidades e aumentar ainda mais o valor da Associação.

NOTÍCIAS

Novo time de Gestão da

Nós da ConsulPaz, ficamos orgulhosos e temos certeza de que nosso CEO entregou uma ABSC reestruturada, com capacidade de governança e financeira para seguir seus objetivos, além de ter proporcionado uma geração de valor diferenciada para as empresas associadas. Como dizem, missão dada, missão cumprida!

O segmento de Serviços Compartilhados vem crescendo e se tornando cada vez mais digital, e é assim que esperamos ver a ABSC! A ConsulPaz, como mantenedora da ABSC, deseja ao novo time muito sucesso e muitas realizações.

NOTÍCIAS

O dia 16 de janeiro foi de grande aprendizado e troca de conhecimentos. Nosso CEO, Eden Paz, teve o prazer de representar a ConsulPaz em uma visita de benchmarking ao CSC da Algar Telecom e, conhecer um pouco da Algar Tech, acompanhando nosso cliente Fundação São Francisco Xavier.

Tivemos a presença de Elaine Andrade Silva Vieira (Gerente do Projeto CSC da FSFX) e Caroline Cirele Vieira da Cunha (Gerente de Faturamento da FSFX).

Deixamos aqui nosso agradecimento especial ao Flavio Feltrin (Diretor do CSC da Algar) e sua equipe pela gentileza de abrir suas portas e nos receber de forma tão generosa

NOTÍCIAS

#10YEARSCHALLENGE Você sabe o quanto o modelo de CSC mudou nos últimos anos?

Que o CSC é evolutivo e adaptativo todos sabemos. Mas, você sabe o quanto o modelo de CSC mudou nos últimos 10 anos?

Entramos para o desafio dos 10 anos e decidimos mostrar para vocês que o modelo de Serviços Compartilhados vem evoluindo e se desenvolvendo para atender todas as necessidades das empresas, aliando conceitos de CSC e tecnologia.

NOTÍCIAS

Time uniformizado para o projeto CSC FSFX Na primeira semana de janeiro, nosso time do Projeto CSC do cliente Fundação São Francisco Xavier de Ipatinga - MG, esteve completo e uniformizado, com a presença do nosso CEO, Eden Brazil Paz Jr..

No registro, juntamente com nosso CEO, estão nosso sócio Fabio Pesaro, Gerente do Projeto, e nossos consultores Carlos Franchini e Camila Bordon.

Esse time vem alcançando excelentes resultados em nosso cliente, e sua empresa também poderá alcançar. Fale conosco!

Se você é um profissional empreendedor, que gosta de trabalhar em projetos, tem mobilidade e experiência em desenho e redesenho de processos, gestão de projetos e serviços compartilhados, inscreva-se em nosso banco de talentos!

Acesse nosso site www.consulpaz.com e saiba mais.

NOTÍCIAS

Projeto HERC evoluindo!

Reunião de planejamento dos próximos passos para a implantação de sistemas de RH.

Nossos projetos estão evoluindo e avançando etapas importantes! Registramos, na última semana, a reunião de planejamento dos próximos passos para a implantação de sistemas de RH, do Projeto do cliente Indústria de Plásticos HERC, de Porto Alegre.

Na foto temos Rita de Cássia Martins, Gerente de RH da HERC, Mauro Spader, Gerente de Projeto do parceiro Metadados, empresa que irá implantar novo sistema de RH, Cristiano Baez, líder do Projeto HERC 4.0, Ari Pellicioli, sócio ConsulPaz e Gerente do Projeto e a equipe de multiplicadores da área de Recursos Humanos.

NOTÍCIAS

Onboarding do Projeto HERC 4.0!.

No dia 27 de fevereiro, realizamos o onboarding do projeto HERC 4.0, que consiste na integração do time do projeto, apresentando a estrutura, plano de trabalho, papéis e responsabilidades e desafios da próxima fase de implantação SAP do S4/Hana e demais sistemas parceiros.

No encontro, conduzido pela ConsulPaz, tivemos a participação da direção, dos gerentes, líderes e do time do projeto Indústria de Plásticos HERC, além das Consultorias ITS e Metadados.

NOTÍCIAS Nosso CEO Eden Brazil Paz Jr., esteve em Lisboa - Portugal, durante os dias 20 e 21 de Março, participando da Expo Fórum Digitalks 2019, conhecendo as tendências do mundo digital para aplicarmos em nossos negócios, contribuindo assim para oferecermos resultados ainda mais eficazes aos nossos clientes.

O evento, contou com a presença de inúmeros profissionais do mundo digital, do Brasil e Portugal, compartilhando conteúdo e muitas experiências.

O Fórum foi encerrado no dia 21 com um encontro entre os participantes, o qual será uma grande oportunidade de troca de networking.

TAREFA DE IMPLEMENTAR UM CSC

É comum muitas pessoas se perguntarem por onde começar a implementação de um CSC - Centro de Serviços Compartilhados, e como qualquer projeto de implementação, ele também está, normalmente, estruturado em fases, definição de controles, indicadores e mapeamento dos seus desafios.

Após a definição da empresa de partir para este modelo, o primeiro passo é uma pesquisa sobre o tema, seja de forma conceitual, seja através de benchmarking, com ou sem apoio de consultorias, o importante é compreender o que significa, quais os impactos, o que muda, quais as vantagens, se é ou não vantajoso ao negócio, dentre outros.

Superada esta etapa, e definido que este será o modelo / caminho a seguir, inicia-se o planejamento, etapa importantíssima em qualquer projeto, e não menos no projeto de CSC. Aqui devem ser definidos os objetivos, os motivadores, o sponsor, time do projeto, como será conduzido (equipe própria ou consultoria ou ambos), e quais os principais entregáveis.

A área de abrangência do Centro de Serviços também deve ser definida no projeto. Diferentes atividades ou processos podem ser agregados dentro do CSC.

Outra etapa muito importante é a integração dos membros do projeto, também conhecido como “onboarding”, onde são reforçados os objetivos do projeto, organograma, papéis e responsabilidades do time do projeto e cronograma de trabalho.

A estrutura organizacional da empresa após a implementação do Centro de Serviços também deve ser planejada, pois o modelo de governança a ser adotado pelo centro depende desta definição.

A Estratégia de implementação deve ser muito clara para os responsáveis pela governança do projeto. O completo conhecimento de todas as fases, que deverão ser detalhadas e formalizadas no plano de implementação viabilizará o processo de comunicação de todo o projeto, bem como ter claro os Benefícios e os Riscos, além dos custos e, principalmente, os fatores críticos de sucesso, os quais deverão estar mapeados no plano de Gerenciamento da Mudança, fundamental para o sucesso da implementação.

Uma vez definida a estratégia, a estrutura organizacional a ser aplicada no CSC e a governança do projeto, é hora de “por a mão na massa”, através de algumas fases, que podem ser diferentes de acordo com a metodologia e estratégia de implementação escolhidas. Mas, de uma forma ou de outra, as metodologias deverão contemplar as seguintes etapas:

Mapeamento dos processos que deverão migrar para o CSC Esta etapa consiste em “desenhar” todos os fluxos dos processos que deverão ser migrados para o CSC, tal qual são realizados. Identificar links com os sistemas e os meios onde as informações tramitam é fundamental.

Redesenho dos processos considerando a implementação de uma ferramenta de gestão (demanda e indicadores) Esta etapa consiste em “ter os olhos voltados para o futuro” , não deixando de lado lições aprendidas decorrentes de experiências do passado. A experiência obtida tendo trabalhado em um ou mais CSCs é de grande relevância para o projeto, sejam ela transmitida por uma consultoria ou por Colaboradores que trabalharam em diversas atividades em um CSC, anteriormente.

Pesquisar o mercado, participar de entidades que possam ajudar nesta etapa também acelera e possibilita comparar modelos e caminhos para melhor tomada de decisão.

Automação

Assim como no redesenho dos processos, esta etapa deve “ter os olhos voltados para o futuro e atento a novos tecnologias” e abranger diversos aspectos: • Quais atividades devem ser priorizadas • Como definir por onde começar o processo de automação, RPS, digitalização, inteligência artificial, etc.

• Como integrar os sistemas de ERP, portais, mobilidade, etc.

Implementação

Esta etapa deve abranger diversos aspectos: • Definição / revisão dos Acordos de Níveis de Serviços; • Definição dos indicadores de resultados que se deseje acompanhar, pelo menos no início das atividades; • Exaustivos testes de todos os sistemas, automações, formulários que vierem a ser desenvolvidos, bem como os fluxos (integrados as ferramentas) que irão suportar os novos processos; • Implementação do Modelo de Gestão e Governança • Implementação dos processos redesenhados, com os devidos ajustes de da estrutura organizacional previamente definida (unidades e pessoas) • Definição do Plano de Cutover;

Estabilização Acompanhamento dos resultados obtidos, dos ganhos, da mitigação dos riscos, da dinâmica dos processos redesenhados e, também, do comportamento das pessoas, seja dos usuários finais com o novo modelo de acesso, seja dos Colaboradores do CSC com a nova forma de operar e interagir com sistemas, demandas e clientes. Este último ponto comentaremos mais adiante.

Em todas as fases, deverá haver a construção de toda a documentação pertinente, pois não raro, consultas referentes a passos anteriores são necessárias dado a abrangência e o nível de detalhamento que um projeto dessa natureza requer.

GERENCIAMENTO DA MUDANÇA Conforme comentamos no início deste artigo, o Gerenciamento da Mudança, que é fundamental para qualquer projeto, para nós da ConsulPaz é uma premissa e deve ser aplicado sempre desde o início.

Um Centro de Serviços é muito mais do que a reunião de pessoas e processos em um mesmo departamento ou local.

Trata-se de uma mudança de cultura da empresa, uma nova forma de trabalho e relacionamento entre as áreas.

Em linhas gerais, o Gerenciamento da Mudança deve ser trabalhado de forma a mudar, inicialmente, o mind set dos futuros colaboradores do CSC, a começar pela liderança do mesmo e, em seguida pelos colaboradores que irão fornecer as informações para mapeamento dos processos, de forma que seja possível retratá-los o mais fielmente possível, pois falhas nesta fase poderão impactar na qualidade do redesenho dos processos, gerando retrabalhos posteriores.

No que tange ao Colaboradores que farão parte do CSC, é fundamental que compreendam que a forma com a qual passarão a se relacionar com seus clientes mudará substancialmente, além de compreender os processos redesenhados e aprender a utilizar as novas ferramentas e tecnologias, visando, com transparência, superar a natural resistência das pessoas.

Por fim, em se tratando dos Clientes dos CSC (ou usuários, como preferirem), visando, também, superar as eventuais resistências, o plano de Gestão da Mudança também deverá contemplar um intenso trabalho de conscientização, seja na forma de se relacionarem com o CSC, seja na utilização das novas ferramentas e tecnologias que deverão substituir as formas atuais de acesso/contato entre o CSC e seus Clientes, além da prévia divulgação e alinhamento dos prazos para atendimentos das solicitações/demandas.

Portanto, o plano de gerenciamento da mudança, em linhas gerais, deve contemplar: • • • • • • • •

Identificação e mapeamento dos stakeholders Todos os tipos de canais e comunicação para dentro e para fora do CSC Mapeamento dos Riscos para o momento da transição Treinamento dos Colaboradores do CSC e usuários Planejamento do go live (inclui o plano de cutover) Pesquisas de conhecimento do Projeto Pesquisa de Prontidão Organizacional Sustentação após implementação

Esperamos que este artigo possa oferecer uma ideia do que, de forma abrangente, porém superficial, faz parte da implementação de um Centro de Serviços Compartilhados.

Venha falar conosco sobre como a gestão por processos pode acelerar e alavancar os ganhos em automação, somos especialistas no tema e certamente poderemos agregar valor às suas iniciativas e projetos.

Fabio Pesaro Consultor Associado ConsulPaz CGP Associates www.consulpaz.com Colaboração: Eden Paz, Joaquim Rocha, Ari Pellicioli Arte e diagramação: Muriã Ferri Entre em contato, através do nosso e-mail contato@consulpaz.com, teremos muito prazer em discutir nossas ideias e trocar experiências. Além dos serviços de consultoria, também temos como um dos nossos propósitos compartilhar nossos aprendizados.

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