RÈGLEMENT D’ORDRE INTÉRIEUR DE CONGO-PLAN aisbl PRÉAMBULE Nous, membres de l’association internationale « CONGO PLAN »; Conformément aux dispositions statutaires du CONGO PLAN; Soucieux de la bonne marche de ses activités; Considérant que la mise en place d’un texte règlementaire et disciplinaire peut permettre une bonne organisation et un fonctionnement harmonieux et compréhensif des organes et services de l’association ; Adoptons ce jour le présent règlement intérieur qui complète les statuts. Avant son application, le règlement d’ordre intérieur est soumis par le Président du Conseil à l’Assemblée générale pour approbation, le cas échéant, le Comité de direction va se prononcer sur sa conformité aux statuts. Sans préjudice aux articles 17 des statuts et 11 du ROI la gestion innovatrice de Congo Plan est basée sur le principe des décisions par collégialité. TITRE I
: DES DISPOSITIONS GÉNÉRALES
Article 1
: Le présent règlement intérieur s’applique aux membres de toute catégorie, aux organes et à l‘ensemble des dispositions statutaires de l’association.
Article 2
: Conformément aux articles 9 alinéa premier et 24 de ses statuts, l’adhésion à l’association « CONGO PLAN aisbl» est conditionnée à
l’agrément de l’Assemblée Générale, au paiement de la cotisation trimestrielle et celui du droit d’entrée. Ainsi, un exemplaire des statuts sera remis à chaque membre au moment de son adhésion. TITRE II :
DE L’ORGANISATION ET DU FONCTIONNEMENT er
CHAPITRE 1 : DE LA STRUCTURE ORGANIQUE ADMINISTRATIVE Article 3
: L’association est administrée par les organes ci-après : - L’Assemblée Générale - Le Conseil d’Administration - Le Comité de Contrôle et de Surveillance - La Direction Exécutive Nationale - Des Comités Exécutifs Provinciaux
Article 4
: En application des dispositions de l’article 2 des statuts, le siège social de l’association est situé à la Rue Scailquin, 37/18, à 1210 Bruxelles, en Belgique. Ce siège peut être transféré en tout autre lieu en Europe par décision du Conseil d’Administration. En RDC, le siège d’exploitation provisoire est situé sur
1, Avenue Wagenia, (Immeuble le Port 1èr Niveau à coté ONATRA-Beach Ngobila) Commune de la Gombe, Kinshasa, RD Congo
CHAPITRE 2 : DU FONCTIONNMENT DES ORGANES Section 1 :
De l’Assemblée Générale
Article 5: L’Assemblée générale est un organe suprême de l’Association. Elle est convoquée par le Président du Conseil d’Administration conformément au timing et aux modalités définis dans les statuts. Article 6 : A chacune de ses sessions, l’Assemblée générale exerce ses prérogatives statutaires et assure la police des débats à travers un bureau ad hoc qui est mis en place et composé des membres ci-après qui sont élus par l’Assemblée générale : • 1 Président • 1 Vice-Président • 1 Rapporteur Article 7
:
Les séances de la session (ordinaires et extraordinaires) sont
sanctionnées, chacune, par un procès-verbal ou un compte rendu dressé et signé par le Rapporteur et cosigné par le Président. Le pv ou le compte rendu sont consignés par le Secrétaire Général à la disposition des membres au siège social de l‘Association. Article 8 :
Les décisions au cours de l’Assemblée Générale sont prises à la majorité simple des membres effectifs présents ou représentés. Toutefois, en cas de modification des statuts ou de dissolution de l’Association les décisions se prennent à la majorité de 2/3.
Section 2 : Du Conseil d’Administration Article 9
: En vertu de l’article 17 des statuts de l’association, le Conseil d’Administration est l’organe qui est habilité à gérer l’ l’association. Il est composé de: •
Président
•
1ier vice président
•
2ième vice président
•
Secrétaire Général
•
Secrétaire Général Adjoint
•
Trésorier Général
•
Trésorier Général Adjoint
•
2 Conseillers
Le président et les administrateurs sont votés par l’Assemblée Générale à la majorité de 2/3, pour un mandat de trois ans renouvelables. Article 10
: Le Conseil d’Administration se réunit régulièrement chaque mois, en recourant aux nouvelles technologies d’information et de communication (NTIC) sur convocation de son Président.
Article 11
: Toutes les décisions sont prises à la majorité simple des administrateurs présents ou représentés. En cas d’égalité des voix, celle du Président de céans est prépondérante.
Section 3 : Du comité de surveillance et de contrôle Article 12
: Le comité de surveillance et de contrôle émane de l’Assemblée générale.. Ses membres sont élus par l’Assemblée générale.
Il est chargé périodiquement de l’audit interne de la gestion administrative et financière effectuée tant par le Conseil d’Administration que par les Comités exécutifs provinciaux. Article 13
: Le Comité de surveillance et de Contrôle est convoqué deux fois l’an par son Président en vue de s’imprégner de la gestion de l’Association par les différents acteurs statutaires. Ses rapports sont à transmettre au Conseil d’Administration au moins deux semaines après la mission. La compilation annuelle de ces rapports sera transmise au moins un mois avant la tenue de l’Assemblée Générale Ordinaire, soit en octobre de chaque année.
Article 14 : Le Comité de Surveillance et de Contrôle est composé de: •
Un Président
•
Un Secrétaire
•
Autant d’auditeurs que des juridictions
•
Un Rapporteur.
Section 4: De la Direction Exécutive Nationale Article 15 : La Direction Exécutive Nationale représente le Conseil d’Administration et exécute ses ordres au niveau national. Article 16 : Elle coordonne et supervise les projets et les activités des Comités Exécutifs Provinciaux et en fait rapport au Conseil d’Administration. Article 17 : La Direction Exécutive Nationale est composée de : ième • 2 Vice-Président •Secrétaire Général Adjoint • Trésorier Général Adjoint • Autant de Conseillers que de juridictions provinciales. Section 5 : Des Comités Exécutifs Provinciaux
Article 18 : Les Comités Exécutifs Provinciaux sont des organes de base de Congo Plan au niveau de la province dont les structures sont définis par l’article 19.3 des statuts. Article 19 : Ils ont mission de gérer l’Association au quotidien au niveau de la province. Ils interviennent dans tous les domaines de la vie conformément aux prérogatives leur dévolues par les statuts.
CHAPITRE 3 :
Article 20
DES ATTRIBUTIONS DES STRUCTURES L’ASSOCIATION AU NIVEAU INTERNATIONAL
DE
: Du Président du Conseil d’Administration Les prérogatives du Président sont les suivantes: • Il assure une mission générale de direction et de représentation de l’association ; • Il supervise les activités de l’association ; • Il convoque et préside les réunions du Conseil d’Administration ; • Il ordonne le décaissement des fonds par la signature d’acte conjoint de décaissement avec le trésorier ; • Il a la police des séances ; • Il représente l’association en justice, en défense ou en demande ; • Il fait observer les statuts, le règlement intérieur ainsi que toutes les décisions de l’Assemblée Générale aux membres de l’Association, toutes catégories confondues; • Il garantit la liberté d’expression des membres de l’association lors des travaux de l’Assemblée Générale (session ordinaire, extraordinaire et réunion du Conseil d’Administration) ; • Il prend des engagements pour le compte de l’association et fait rapport à l’Assemblée Générale ; • Il a l’obligation de présenter un rapport général sur l’évolution d’activité de l’association chaque premier vendredi du mois de décembre de chaque année ; • Il veille au bon fonctionnement de l’association.
Article 21
: Du 1ier Vice-Président • Il est chargé des questions économiques de l’association ; • Il prend des contacts avec des hauts responsables du domaine économique de l’espace européen au nom et pour le compte de l’association (les ministres des finances, de l’économie, du budget, du plan, du développement ainsi que les Directeurs Généraux de la Banque Mondiale, du Fond Monétaire International ainsi qu’avec d’autres Instituts financiers en Afrique), pour solliciter les fonds pouvant permettre à l’association d’exécuter sans faille son objet social; • Il remplace le Président en cas d’absence ou d’empêchement.
Article 22
: Du Secrétaire Général
•
• • • • • • • • • •
Article 23 :
Il est chargé de l’organisation matérielle et technique des travaux de l’Assemblée Générale, ainsi que du Conseil d’Administration ; Il s’occupe de l’administration générale et de la gestion des ressources humaines ; Il tient les listes de présence, il rédige les procès-verbaux de séances ; Il signe les procès-verbaux de toutes les séances de l’association ; Il prend les contacts avec les organes de presse à chaque fois qu’il y a nécessité ; Il coordonne les activités de toutes les thématiques ; Il propose le recrutement et la révocation du personnel au Conseil d’Administration ; Il gère la correspondance de « CONGO-PLAN aisbl» ; Il évalue la prestation du personnel ; Il est le porte-parole de l’association ; Il remplace le 1er Vice-Président en cas d’absence ou d’empêchement.
Du Trésorier Général • Il assiste le président dans l’élaboration et l’exécution du budget annuel de l’association ; • Il est l’argentier et gère la trésorerie de l‘association ; • Il est le fondé de pouvoirs et contresigne avec le Président tout acte de décaissement des fonds ; • Il présente le rapport d’exécution partielle du budget à la réunion du Conseil d’Administration à la fin de chaque trimestre ; • Il présente le projet de budget de l’exercice futur 45 jours avant la fin de l’exercice budgétaire en cours ; • Il participe à l’élaboration du dossier en cas de demande de subvention en établissant notamment le budget prévu pour chaque activité ; • Il gère et supervise toutes les activités financières de l’association et veille à rester en ordre avec les autorités fiscales respectives.
Article 24 : Des Conseillers • Ils ont pour attributions d’émettre les avis, prodiguer des conseils et faire des propositions sur toutes les questions relatives au bon fonctionnement de l’association ; • Ils assistent aux travaux du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale ainsi qu’aux audiences que le Président accorde au monde extérieur ; • Ils mènent les études prospectives ayant trait au domaine d’activité de l’association qu’ils soumettent à l’appréciation du Conseil
d’Administration pour approbation. CHAPITRE 4 : DES ATTRIBUTIONS DES STRUCTURES DE L’ASSOCIATION AU PLAN NATIONAL Article 25:
Les Statuts de Congo Plan prévoient, spécialement en son article 19 la mise sur pieds des Structures Exécutives Nationales suivantes : La Direction Exécutive au niveau national et les Comités Exécutifs au niveau des provinces de la RDC. La Direction Exécutive Nationale est un organe qui relie les idées et les ordres donnés par le Conseil d’Administration au Siège social et les Comités Exécutifs Provinciaux en RDC qui sont chargés de la mise à exécution des projets de nature économique approuvés par le Conseil d’Administration.
Article 26 : Du 2ème Vice-Président • Il est chargé des questions politiques ; • Il prend les contacts avec des hauts responsables politiques de l’espace congolais pour attirer leur attention vis-à-vis des domaines d’activité tels qu’énumérés à l’article 5 des statuts de l’association ;; • Il représente l’association en justice, en défense ou en demande au niveau national en l’absence du Président et du 1 ier Vice-Président du pays (RDC) ; • Il ordonne le décaissement des fonds par la signature d’acte de décaissement avec le Trésorier adjoint ;en cas d’absence de l’un de deux, le Secrétaire Général Adjoint signe avec celui qui est présent pour ne pas bloquer les activités de l’organe concerné et fait rapport à qui de droit ; • Pour tout décaissement opéré, le 2 ème Vice Président fait rapport, dans les 48 heures qui suivent le décaissement à sa hiérarchie ; • Il fait observer les statuts, le règlement intérieur ainsi que toutes les décisions du Conseil d’Administration aux membres de l’association au niveau national. Article 27:
Du Secrétaire Général Adjoint • Sans préjudice d’autres dispositions du présent règlement intérieur, la disposition de l’article 16 des statuts consacrée aux attributions du Secrétaire Général s’applique mutatis mutandis au Secrétaire Général Adjoint au niveau national. • Il assume l’interim du 2ème Vice-Président en cas de son absence ou d’empêchement.
Article 28 :
Du Trésorier Général Adjoint • Sans préjudice d’autres dispositions du présent règlement intérieur, la disposition de l’article 16 des statuts consacrée aux attributions du Trésorier Général s’applique mutatis mutandis au Trésorier Adjoint au niveau national.
Article 29
: Des Conseillers • Ils assistent dans toutes les séances de la Direction Exécutive Nationale et ils y émettent des avis sur toutes les questions qui contribuent au bon fonctionnement de l’association et proposent des pistes de solution..
Article 30 : Des Comités Exécutifs Provinciaux •
Les Comités Exécutifs Provinciaux, conformément a l’article 19.2 des Statuts, sont chargés de la mise à exécution des projets approuvés par le Conseil d’Administration sous la supervision de la Direction Exécutive Nationale ;
•
Ils coordonnent et supervisent au niveau provincial l’exécution des projets par les entités et operateurs économiques partenaires de Congo Plan.
TITRE III : DU RÉGIME DISCIPLINAIRE Article 31
Article 32
: Les Statuts du Congo Plan prévoient dans le cadre de comportement harmonieux et responsable les faits répréhensibles ci-après susceptibles d’entrainer des sanctions opposables à ses membres: • Retards aux réunions ou manifestations ; • Absence répétitives non justifiées ; •
Non-paiement de cotisations ;
•
Propos injurieux et discourtois ;
•
Violence ;
•
Usurpation du pouvoir ;
•
Soustraction et détournement des biens ou fonds de l’Association ;
•
Violation intentionnelle des dispositions des statuts ou du présent règlement intérieur.
: Selon la gravité des faits, le membre fautif est passible de l’une des sanctions graduelles ci-après : o • • •
Demande d’explication Avertissement ; Blâme ; Suspension ;
•
-
Exclusion.
Ces sanctions sont prononcées par l’Assemblée Générale, après enquêtes subséquentes à une explication insatisfaisante, menées par les administrateurs. Toutefois, ces sanctions n’excluent en rien les poursuites judiciaires au cas où les faits reprochés constitueraient une atteinte à la loi pénale. Article 33
: En attendant la décision de l’Assemblée Générale, le membre suspendu est tenu de n’exercer aucune fonction ou activité ayant trait aux objectifs de l’association. Si à l’issue de l’enquête, aucun fait de nature répréhensible n’est établi à l’endroit du membre, l’Assemblée Générale lève la suspension et ledit membre regagne ses droits au sein de l’association.
Article 34
: Tout membre dont le retard de cotisations atteint trois séances perd ses droits vis-à-vis de l’association, à condition de régler sa situation le plus vite possible dans les 14 jours qui suivent la notification.
Article 35
: Les conflits de compétence et de gestion sont soumis à la seule compétence de l’Assemblée Générale. En cas d’échec, les conflits sont soumis à la compétence tribunaux du lieu où ils ont eu lieu.
des cours et
TITRE IV : De la gestion des projets en partenariat Article 36
: Le financement par un partenaire d’un projet/programme peut faire l‘objet d’une mise en place spécifique d’un personnel, après concertation et harmonisation en dehors de la Configuration organique du Conseil d’Administration et des structures exécutives du Congo Plan aisbl.
Article 37 Toutefois le personnel de projet/programme devra être soumis à l’autorité du Conseil d’Administration, l’organe qui a la charge de définir les rôles, la durée et le barème prépondérants de ce personnel respectif. En l’occurrence, des Experts et Consultants internationaux régis par des législations particulières, quoique astreints aux mêmes exigences, feront l’objet d’une cogestion entre Congo Plan aisbl et les partenaires bailleurs de fonds.
TITRE V : DE LA VISION, DU LOGO (ARMOIRIES)ET DEVISE Article 38: La vision de travail de Congo Plan aisbl est celle mieux conscrite et décrite dans le „Manifeste de la démocratie participative“ publié dans l’optique de sensibiliser, mobiliser et canaliser les synergies innovatrices dans le processus de transformations structurelles des meurs culturelles, sociales, politiques, juridiques et économiques dans l’espace congolais. Article 39: Le logo de Congo Plan aisbl est le suivant: La carte de la R.D.Congo traversée en diagonal du Nord-Est au Sud-Ouest par un éclair en forme brisée qui caractérise la pleine énergie, et du NordOuest au Sud-est par une flèche ascendante caractérisant la propension à l’émergence; Un cercle à l’intérieur de ladite carte contenant dans chacun des 4 compartiments délimités par les deux diagonaux ci-dessus décrits quelques clichés de produits nationaux de base, avec trame de fond en bleue marine qui caractérisent les abondantes richesses hydrologiques. Article 40: La devise du Congo Plan aisbl est la suivante: Peuple éveillé - Pouvoir participatif – Économie solidaire. TITRE VI : DES DISPOSITIONS TRANSITOIRES ET FINALES Article 41
: Toute matière non prévue ou non explicitée par les statuts et/ou le présent règlement intérieur fera l’objet de dispositions règlementaires particulières, notamment par des notes de service ou des circulaires.
Fait à Bruxelles, le 18 Septembre 2015