RENDICIÓN DE CUENTAS INFORME DE GESTIÓN CONTRALORÍA MUNICIPAL

PAOLA XIMENA DELGADO PARRA CONTRALORA MUNICIPAL DE PASTO

ORGANIZACIÓN INTERNA

La primera obligación de toda Entidad, además de claro deberse a la comunidad y a su función pública, es encontrarse debidamente organizada para poder cumplir con su misión y poder ofrecer resultados, y esa ha sido mi política desde mi ingreso en junio de 2020.

Por ello, nos dimos a la tarea de organizar nuestra casa, para no continuar con una cadena de vacíos que terminan siendo obstáculos para nuestra labor, es así como:

1. El plan estratégico, este fue adoptado durante la encargatura de la Contraloría, y no quise entrar a desgastar a los funcionarios en el cambio de un documento, por lo que preferí evidenciar los cambios en la práctica, conservando el documento aprobado en marzo de 2020.

2. Caso contrario ocurrió con el Plan Institucional de Capacitación, y el plan anual de adquisiciones, este si modificados, como notarán adelante, para ofrecer mejores garantías de cobertura y utilización de los recursos a nuestros funcionarios.

3. Se adoptó y conservó el plan anticorrupción y de atención al ciudadano, en cumplimiento de la obligación legal que nos asiste como Entidad Pública.

4. Desde junio de 2020, se implementó la semi presencialidad en el trabajo, y en garantía del bienestar de los funcionarios se adoptó el protocolo de bioseguridad, reportado ante la Alcaldía Municipal y nuestra ARL.

5. Y finalmente adoptamos el Plan de archivos, que se acompañó con la reubicación y reorganización de nuestro archivo central. ACUERDOS SINDICALES

Porque quiero hablarles de nuestros acuerdos sindicales, porque, así como la Entidad se debe al servicio público y a la comunidad, también es nuestro deber procurar los derechos y garantías para que nuestros funcionarios puedan desempeñar su trabajo, y quienes contamos con la oportunidad de dirigir un Entidad, debemos realizar cambios internos que se reflejen hacia la comunidad:

Los acuerdos sindicales, fueron suscritos en mayo de 2015, ratificados en abril de 2019, sin cumplimiento a junio de 2020, se procede entonces a expedir los actos y adoptar las acciones administrativas pertinentes dando cumplimiento a la totalidad de los compromisos que si bien habían sido acordados con el Sindicato no habían sido formalizados, así:

1. Reglamentación del teletrabajo en la Contraloría Municipal de Pasto. Resolución No. 221 de 07 de octubre de 2020.

2. Se reglamentan permisos y horario laboral, mediante Reso-

3. Por medio de la Resolución No. 222 de 07 de octubre de 2020 se estableció el implemento del uso de la bicicleta como medio de transporte de los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pasto.

4. Se institucionaliza el día de la familia en la Contraloría Municipal de Pasto. Resolución No. 284 de 26 de noviembre de 2020.

5. Se institucionaliza el día de la Contraloría Municipal de Pasto. Resolución No. 288 de 02 de diciembre de 2020.

6. Se reglamenta el horario especial de trabajo para las madres y padres que acrediten el cuidado de sus hijos menores de 18 años; los hijos con discapacidad sin tener en cuenta la edad de estos últimos y para aquellos empleados en situación de discapacidad. Resolución No. 297 de 07 de diciembre de 2020.

7. Se regula el uso del vehículo de propiedad de la Entidad. Resolución No. 298 de 07 de diciembre de 2020. El vehículo paso de ser para uso del Contralor, a uso de todos los funcionarios que, en ejercicio de las funciones de su cargo, lo requieran.

8. Se reglamenta la jornada laboral adicional o suplementaria para los funcionarios de la Contraloría Municipal de Pasto que cumplan sus funciones en horario diferente al establecido para el día viernes en la Resolución No. 0226 de 26 de junio de 2014. Resolución No. 299 de 07 de diciembre de 2020.

9. Se incluye un delegado del Sindicato en los Comités de Capacitación, Bienestar Social, Incentivos y Convivencia. Resolución No. 300 de 07 de diciembre de 2020.

DOTACIÓN

Se concreta en la invitación publica No. 001-2020 que tenía por objeto el “Suministro de Calzado y vestido de Labor correspondiente a las tres (03) dotaciones de la vigencia 2020 con destino a los Funcionarios Públicos de la contraloría Municipal de Pasto” Y en el contrato No. 2020000484 por la suma de $22.798.500, que da cumplimiento a la obligación legal y al acuerdo sindical respecto del valor de cada dotación.

CAPACITACIÓN

Para la vigencia 2020, se asignó un presupuesto de CUARTENTA Y DOS MILLONES CUATROSCIENTOS CUARENTA Y CUATRO MIL OCHOCIENTOS SESENTA Y CINCO MIL PESOS M.L. ($42.444.865), los cuales se invirtieron así: En el primer semestre, se invirtieron $25.584.382 en una capacitación a 6 funcionarios, en Derecho Disciplinario. En el Segundo semestre, se invirtieron $16.860.382 en la capacitación de la totalidad de los 35 funcionarios, en temas como Servicio al cliente, novedades de talento humano, clasificador presupuestal, guía de auditoría, pre pensión, con cobertura del 100 por ciento de los funcionarios.

BIENESTAR E INCENTIVOS

En el segundo semestre sin inversión de recursos económicos, se adelantaron las siguientes actividades, demostrando que el talento humano debe y puede ser incentivado y motivado, sin que necesariamente exista inversión económica:

- Celebración Eucarística, realizada el 3 de diciembre de 2020, conmemorando el cumpleaños No. 83 de la Entidad. (Actividad con asistencia semipresencial y remota de los funcionarios).

- Reconocimiento de Incentivos no pecuniarios, correspondientes a liderazgo, evaluación del desempeño laboral, entre otros. Actividad realizada el día 11 de diciembre de 2020. (Actividad con asistencia semipresencial y remota de los funcionarios).

- Debidamente institucionalizado en la Entidad, el día de la familia, mediante Resolución No.284 del 26 de noviembre de 2020, se organizó a los funcionarios en grupos, que hicieron uso de este beneficio, los días 7 y 9 de diciembre de 2020.

CONTRATACION – PRIMER SEMESTRE

En el primer semestre de 2020, se suscribieron 7 contratos de prestación de servicios, por valor de $31.470.000.

CONTRATACION- SEGUNDO SEMESTRE

Se suscribieron solo 2 contratos de prestación de servicios, por valor de $9.750.000.

Adicional a la contratación de prestación de servicios, se celebraron 6 contratos a través de la modalidad de mínima cuantía.

En el segundo Semestre: se evidencio que en la Contraloría Municipal existían necesidades prioritarias como: elementos de papelería, aseo, tóner, tintas, impresoras y escáner las cuales no existía stock de inventarios.

Estos suministros nos permiten primero garantizar los insumos necesarios para que nuestros funcionarios puedan adelantar sus funciones; Y segundo, enrutar a la Entidad en la digitalización de trámites, si bien la pandemia aceleró el proceso, las directrices del MinTic, de la Auditoría General y de las normas de procedimiento que rigen nuestros procesos, apuntan a que muchos de los trámites puedan realizarse de manera virtual, por lo que contar con la información digitalizada resulta de vital importancia.

Como notarán contábamos en presupuesto con recursos del orden de los 81 millones de pesos, sin embargo, para todas nuestras adquisiciones utilizamos solo $44.000.000, esto significa que en la contratación estatal se pueden garantizar los principios de transparencia, economía y eficacia. Y que, en este juego de mercado, se puede como entidad, buscar la mejor oferta.

Pero además se preguntarán ustedes, que hicimos con los $37.853.519 millones restantes, los redistribuimos dentro del presupuesto para suplir otras necesidades como, por ejemplo, cancelarle a la Comisión Nacional del Servicio Civil, los recursos para el concurso de méritos (24 millones quinientos mil pesos), mantenimiento del vehículo institucional, cuya última revisión y mantenimiento preventivo data de abril de 2017. PRESUPUESTO

Transferencias

OTRAS INVERSIONES Como se puede apreciar, entre 2019 y 2020 el incremento de nuestro presupuesto fue del 3.8%, que equivale a $77.918.109 millones de pesos.

Del gasto de personal que equivale para 2020 al 93.82% de nuestro presupuesto, incrementamos con relación a 2019, los gastos de personal, considerando que el incremento salarial del 5.2% también incrementa el gasto en parafiscales.

Así mismo, incrementamos el gasto en dotación pasando del 096% en 2019 al 1.14% en 2020.

Pero así mismo, disminuimos el gasto en capacitación, que pasó del 3.77% al 1.99%; y el gasto en bienestar que pasó del 0.75% al 0.54%, con respecto a la vigencia 2019.

Se realizaron adecuaciones producto de la gestión y de la colaboración interinstitucional, sin inversión de recursos económicos, se evidencia en las mejoras locativas de nuestras instalaciones. Así estaba nuestra casa tras presentar desde febrero de 2020 un problema de humedad, Como entenderán en pandemia era indispensable garantizar a los funcionarios un adecuado lugar de trabajo. Las adecuaciones incluyeron elementos de bioseguridad, para nuestros funcionarios, y comunidad en general, si bien no estamos atendiendo en presencialidad, si tenemos habilitada nuestra ventanilla de correspondencia, y la asistencia excepcional de ciudadanos a las instalaciones.

Comparativo Gastos

De nuestro presupuesto el 6.18% se dedicó a gastos de funciona-

Las variables las podrán apreciar, en una disminución del rubro de viáticos que pasó de del 0.35% al 0.13 en 2020.

O el rubro de gastos de viaje que pasó del 0.71% en 2019, al 0.03 por ciento en 2020. O en honorarios profesionales que pasaron del 3.12% en 2019 al 1.56% en 2020. O en honorarios técnicos que pasaron del 1.56% en 2019 al 0.38% en 2020

Nuestros gastos se incrementaron en mantenimiento, del 0,02% al 0,2% en 2020, gastos varios e imprevistos que pasaron del 0,10% en 2019 al 1.11% en 2020, representados en el pago de los derechos de concurso ante la Comisión Nacional del Servicio Civil.

Variación por rubros - Dotación

En dotación se evidencia un incremento en la vigencia 2020 respecto de la vigencia 2019 en un 23,42% teniendo en cuenta la normatividad vigente, y el acuerdo sindical con ASDECCOL.

Esta obligación se realizó en el segundo semestre (junio-diciembre 2020) teniendo en cuenta que en el primer semestre no se realizó dicha contratación.

Variación por rubros – Materiales y Suministros, Capacitación

En adquisición de materiales y suministros, pasamos de invertir el 0.22% en 2019 a invertir 2.09% de nuestro presupuesto en 2020, lo que representa un porcentaje horizontal superior al 800%, representado en la adquisición de insumos y elementos de aseo, papelería, equipos.

Respecto al rubro de capacitación se logra evidenciar que se disminuyó en un 45,12% respecto a la vigencia 2019. Y se logra disminuir el gasto en un 46% aproximadamente respecto a la vigencia 2019.

Variación Rubros- Viáticos, Gastos de viaje, manteamiento

Respecto a los rubros de Viáticos y Gastos de Viaje se tiene una variación del 62,24% y 94,98% respecto a la vigencia 2019 haciendo uso de la AUSTERIDAD en el gasto público y revisando priorizando las necesidades de la Contraloría Municipal.

Con el fin de conservar, salvaguardar los activos de la entidad se realiza mantenimiento al vehículo, este mantenimiento se realiza en la segunda vigencia 2020 (julio a diciembre 2020).

El valor de $200.000 por otros gastos de caja Menor. En el rubro de Varios e imprevistos se logra evidenciar que se incrementó en la vigencia 2020 respecto a la vigencia 2019 teniendo en cuenta que se canceló el valor del concurso a la COMISION NACIONAL DEL SERVICIO CIVIL 6 cargos ofertados por la Contraloría Municipal de Pasto y se dejó $3.500.000 con presupuesto vigencia 2020 del técnico Grado uno, por estar próxima a pensionarse, dejando así garantizado el Recurso para esta nueva necesidad.

El rubro de Honorarios Profesionales se disminuyó en un 47,97 en la vigencia 2020 respecto a la vigencia 2019 lo que se logra evidenciar AUSTERIDAD EN EL GASTO PUBLICO vigencia 2020. De igual manera se debe aclarar que:

- En el primer semestre de enero a junio 2020 se contrató profesionales por valor de $23.550.000 lo que corresponde al 48% del 2,30% del total del presupuesto para este mismo rubro

- En el segundo semestre se contrató 2 profesionales (1 en derecho, 1 ingeniero Ambiental) por valor de $9.450.000 en total.

Variación Rubros- Imprevistos, Servicios Técnicos

- En el rubro de Remuneración Servicios Técnicos existe una disminución del 74,60% de la vigencia 2020 respecto a la vigencia 2019 logrando allí aplicar Austeridad en el Gasto Público.

CONTRALORÍA MUNICIPAL cutado por valor de $8.120.000 fue ejecutado y pagado en el primer semestre de la vigencia 2020, con una variación 1.56% al 0.38%, lo cual indica que en el segundo semestre de 2020 no se contrató personal técnico.

PROCESO MISIONAL

Auditorías- Primer Semestre

Mediante Resolución No. 405 del 31 de diciembre de 2019, se adoptó el Plan General de Auditorías, PGA para la vigencia 2020, dentro de este se programaron nueve (9) auditorías regulares a la vigencia 2019, tres (3) auditorias especiales a puntos de control (Concejo Municipal de Pasto, Personería Municipal, Secretaria de Infraestructura), para un total de 12 auditorías.

En el primer semestre, se ejecutaron 2 de las 12 auditorías programadas para la vigencia 2020, las que finalizaron en el mes de junio de 2020. La auditoría al Concejo y a la Personería de Pasto.

Auditorías- Segundo Semestre

Se avanzó en la ejecución de nuestro Plan General de Auditorías, y se concluyeron 6 de las programadas, acumulando un total de 8 de las 12 programadas para la vigencia: Alcaldía, Pasto Salud, Empopasto, Avante, Invipasto y Pasto Deportes.

Es importante que la comunidad diferencie lo que es una auditoría regular, de lo que son las denuncias que se presentan de manera puntual frente a una Entidad o su ejercicio fiscal. Y también que tenga claridad en que las auditorías realizadas en la vigencia 2020, corresponden a la actuación de las Entidades en la vigencia 2019, dado que nuestro control es por constitución, posterior, es decir vigencia vencida.

Auditorías- concluidas en 2021 Así mismo, estudió y tramitó denuncias radicadas en la vigencia 2020, Alcaldía Municipal de Pasto – 5- , Pasto Salud – 2- , Terminal de Transporte – 1-. Todas con respuesta de fondo a los denunciantes.

Hallazgos en Auditoría

De las auditorías realizadas (8 concluidas a diciembre 31) y de las denuncias, el proceso auditor presenta los siguientes resultados, 8 entidades públicas con hallazgos de diferente alcance o incidencia.

Como se aprecia, las entidades con mayor número de hallazgos administrativos, que implica que deben implementar acciones correctivas en sus procesos y procedimientos, son la Alcaldía, el Concejo e invipasto – empatados- y la Personería Municipal.

Por su parte en materia disciplinaria, encontramos a la Alcaldía Municipal, Empopasto e Invipasto.

Y con alcance Fiscal encontramos a Avante.

De las 12 programadas quedaron en ejecución a 31 de diciembre las auditorías al Terminal de Transportes, Secretaría de Infraestructura, Sepal y Emas, las que concluyeron entre enero y el 2 de marzo de 2021. Logrando así dar por concluido el PGA que se programó en diciembre de 2019.

Denuncias en Auditoría

El proceso auditor, estudió y tramitó en 2020, denuncias ciudadanas interpuestas por hechos relacionados con la Institución Educativa Inem, Empopasto, Alcaldía (3), Avante, Institución Educativa Artemio Mendoza, y que fueron radicadas en 2019. Todas con respuesta de fondo a los denunciantes. Hallazgos en Auditoría

De las auditorías realizadas (4 concluidas en 2021) y que cierran el plan de 2020, encontramos hallazgos administrativos en todas; Terminal de Transportes, Emas, Sepal y la Secretaría de Infraestructura, esta última que además reporta 6 hallazgos disciplinarios.

En la vigencia se aperturaron 3 indagaciones preliminares, por un valor total de $1.675.7883.299, de los cuales el 99.83% corresponde a la investigación que se adelanta en Avante.

Responsabilidad Fiscal- Procesos de Responsabilidad Fiscal

En la vigencia 2020, se tramitaron 5 procesos de responsabilidad fiscal (ordinarios), por un valor total de $202.569.007, siendo el más representativo el proceso de avante por $183.842.715.

Es importante precisar que en materia fiscal, los procesos tienen una duración por ley de hasta 5 años en su trámite, sin embargo, el proceso 2019-001 logra terminar en 2 años, con decisión de fallo con responsabilidad fiscal, por cuantía de $20.281.644.

Responsabilidad Fiscal- Jurisdicción Coactiva

Contamos con 2 procesos en trámite, que durante la vigencia recaudaron un total de recaudo en la vigencia de $18.158.151 correspondiente a capital, y $1.045.274 a intereses.

Administrativos Sancionatorios

Encontramos 13 procesos tramitados en la vigencia, de estos 3 corresponden a la Alcaldía de Pasto, 3 a Empopasto, encontramos también Secretarías como la de Tránsito y Transporte y la de Educación.

El hecho recurrente para la apertura de estos procesos es la no presentación oportuna o en debida forma de la información a través de las plataformas de la Contraloría.

Administrativos Sancionatorios- hallazgos

Trasladados por el proceso auditor, tenemos hallazgos contra la Alcaldía, Empopasto, Avante, Pasto Salud, y las instituciones educativas Eduardo Romo Rosero y Artemio Mendoza. Relacionadas con reportes de contratación y aseguramiento de bienes.

Denuncias

En la vigencia 2020, se recepcionaron en la Oficina de Participación Ciudadana 84 peticiones, quejas, denuncia, consultas y sugerencias, relacionadas así:

Como se advierte 9 corresponden a denuncias ciudadanas.

De estas 9 denuncias, todas fueron tramitadas a través de su inclusión dentro de los procesos auditores. Es importante que los ciudadanos diferencien las Contralorías existentes en nuestra Ciudad, ya que como se advierte de las 84 solicitudes varias radicadas, 18 fueron remitidas por competencia a otras Entidades, tales como la Contraloría General de la República, la Procuraduría Regional de Nariño y la Personería Municipal de Pasto. Lo que puede generar sinsabor en el denunciante, pero cuya investigación por ley no nos corresponde, siendo lo procedente su traslado.

De estos 9 traslados, como se evidenció en la relación de hallazgos, se generaron 3 hallazgos, lo que indica que la intervención ciudadana si coadyuva en el control y en el mejoramiento de nuestras Entidades.

Como todas las Entidades públicas debemos acatar los mandatos constitucionales y legales, es así como reportamos ante la Procuraduría, a través del índice de transparencia y acceso a la información – ITA- nuestra actividad administrativa, contractual, financiera, misional, dando cumplimiento a los lineamientos de publicidad en el acceso a la información, obteniendo un resultado de 68 puntos sobre 100.

Esto pese a que, en la Entidad, afrontó el cambio de página institucional e incluso su desactivación por más de un mes en 2020.

Así mismo, se reportó de manera oportuna, la información del Formulario Único de Reporte de avance de gestión, FURAG, de la Función Pública, lo que nos permite contar con un porcentaje de 98.04%.