INSTRUCTIVO LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Código CTH-LMD-01
CONTROL DE REGISTROS DE DOCUMENTOS
Versión: 01
Objetivo: Establecer el procedimiento para elaborar, actualizar y controlar un listado maestro de documentos, garantizando que los documentos sean fácilmente identificables, estén actualizados y sean accesibles para los usuarios correspondientes.
Alcance: Aplica a todos los documentos de dominio público e institucional controlados dentro de la comunidad educativa del CTH, incluyendo actas, políticas, procedimientos institucionales, comunicados, formatos, presentaciones institucionales, matriz de riesgos, permisos, circulares, registros de asistencia y autorizaciones, entre otros.
Responsabilidades:
1. Responsables del Sistema de Gestión de la Calidad:
Crear, actualizar y mantener el listado maestro. Verificar la vigencia de los documentos. Distribuir los documentos autorizados.
2. Administradores de Procesos:
Informar sobre cambios en los documentos relacionados con sus procesos. Validar y aprobar las versiones actualizadas.
3. Auditores Internos: El comité Revisa periódicamente el cumplimiento del control documental.
Contenido del Listado Maestro:
El listado debe incluir, como mínimo, los siguientes campos:
1. Código o Número del Documento.
2. Nombre o Título del Documento.
3. Número de la versión vigente.
4. Fecha de Emisión o Actualización: Última fecha en que se modificó el documento.
5. Responsable o Propietario: Persona o área encargada del documento.
6. Ubicación o Medio de Almacenamiento: físico o digital.
7. Distribución: Áreas o personas que deben tener acceso a la información.
Procedimiento:
1. Creación del Listado Maestro
Identificar todos los documentos que deben ser controlados. Asignar un código único a cada documento. Completar los campos descritos en el listado.
2. Actualización del Listado
Registrar cada nueva versión o revisión de un documento. Cambiar el estado de los documentos obsoletos en el listado y asegurarse de que no estén accesibles en los puntos de uso.
3. Distribución
Proveer acceso solo a las versiones vigentes de los documentos. Actualizar a los usuarios en caso de cambios.
4. Revisión Periódica
Revisar el listado maestro al menos una vez al año o según se requiera. Asegurar que los documentos listados sean necesarios y relevantes.
Formatos y Herramientas:
Usar una hoja de cálculo para mantener el listado maestro. Asegurar la protección del archivo mediante contraseñas o permisos de edición.
Control de Cambios: Registrar en el listado cada modificación o actualización. Comunicar los cambios a los responsables de cada área.
Este instructivo debe mantenerse actualizado y disponible para las partes interesadas en el sistema de gestión.
Radicados para actas Para asignar el número de radicado de acta siga la siguiente secuencia:
Día-Mes-Año(los últimos dos dígitos)-Hora de inicio de la reunión
Ejemplo: 1101251130 (asigne los números de manera consecutiva, sin espacios, guiones (-) ni caracteres especiales
Consejos de identidad institucional
* Tipografía institucional: Verdana
* Uso de lenguaje formal, respetuoso, cercano y claro. Independientemente del formato, toda redacción debe reflejar los valores del colegio.
* Verificar la oportunidad de la información y su precisión antes de enviarla.
* Respetar la privacidad y confidencialidad: proteger la información personal de los estudiantes y las familias en todo momento. Así como cumplir la ley de Hebeas Data.
* Documentar: siempre que sea posible, conservar un registro de las interacciones importantes para referencia futura.