Guía para aprobación de la solped.

Guía Para la aprobación de Solped para la liquidación de gastos realizados por los colaboradores.

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Responsabilidades del Aprobador

1.

Asegurar no aprobar gastos indebidos o con conflicto de interés

2.

Revisar las solicitudes ingresadas por su área, así como los comprobantes adjuntos en la solped y aprobar únicamente aquellos que cumplan con todo lo establecido en el lineamiento publicado en Pocket.

3.

El aprobador debe asegurarse de revisar y aprobar cada una de las líneas de la solped, de lo contrario, no se puede continuar con el flujo de aprobaciones restantes y su respectivo pago.

4.

Aprobar las solped en el menor tiempo posible, para no afectar el pago pendiente al colaborador o la liquidación de tarjeta corporativa y/o caja chica.

5.

Asegurar el cumplimiento de las tarifas autorizadas para gastos de alimentación, kilometraje, hospedaje, entre otros.

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Aprobaciones en SAP

El aprobador deberá tener acceso a las transacciones a las siguientes transacciones en SAP:

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Aprobación colectiva: ME55

✓ Se debe ingresar a la transacción ME55. ✓ En el código de liberación se debe digitar el código asignado a cada aprobador. ✓ En alcance de la vista se debe digitar “alv”

✓ Por último dar un click en el ícono de ejecutar.

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✓ Se generará la lista de solped pendientes por aprobar. ✓ Para revisar cada solped se debe dar doble click sobre el número de la solped. ✓ Una vez revisada la solped y al asegurarse que cumple con todo lo establecido, se da un click en el ícono del “check verde” para aprobar la solped.

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Aprobación individual: ME54N

✓ Se debe ingresar a la transacción ME54N. ✓ Se debe dar click en el ícono de “otra solped de pedido” ✓ Digitar el número de la solped a revisar. ✓ Para aprobar la solped se deberá ir a la pestaña de

“Estratégica Liberación”. ✓ Se debe dar un click en el ícono del “check verde” ✓ Cada línea de la solped debe aprobarse. Se debe posicionar en cada línea. Con los símbolos de bajar y subir se puede ir revisando y aprobando cada línea

✓ Por último dar un clic en el ícono de guardar

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Puntos a revisar en una Solped Anexos: ✓ Se debe revisar que los documentos que respaldan el gasto realizado, cumplan lo establecido de acuerdo al lineamiento publicado en Pocket: facturas, formulario de liquidación de gastos (última versión publicada),estado de cuenta (en el caso

de liquidación de tarjetas corporativas) y vistos buenos (en caso que aplique). ✓ Los anexos se pueden revisar dando un click en el ícono superior y se debe dar un click en “Lista de anexos”. ✓ Se desplegará una ventana con la lista de todos los archivos adjuntos en la solped.

Se puede vizualidar el nombre del

colaborador que adjuntó el archivo así como la fecha. ✓ Para revisar cada archivo se debe dar doble click sobre el nombre.

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Material SAP:

✓ El aprobador debe validar que el material registrado en la solped, coincide con el gasto realizado por el colaborador. ✓ Cada tipo de gasto se debe registrar en líneas separadas.

Centro: ✓ La columna “centro” se refiere a la sociedad que va a asumir el gasto. Se debe validar que el código indicado en la solped sea el correcto.

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Monto y moneda:

✓ El aprobador debe validar que la moneda y el monto

indicado para cada gasto, coincidan con los montos de las facturas que respaldan el gasto así con lo declarado en el formulario de liquidación de gastos. ✓ Se debe tener en cuenta que en una misma solped NO se puede incluir gastos con diferentes monedas. En caso que

el colaborador tenga gastos tanto en colones como en dólares, se deberá incluir dos solped. ✓ Se debe validar que el gasto realizado está alineado a las tarifas autorizadas de acuerdo al lineamiento.

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Texto de cabecera:

✓ Se debe revisar los comentarios o explicaciones registrados por el colaborador con respecto a los gastos realizados. Son una guía para los aprobadores. ✓ Para visualizar los textos de cabecera, se debe dar click en el ícono que se encuentra al lado izquierda de la pantalla.

Fuente de aprovisionamiento: ✓ En la pestaña de “Fuente de aprovisionamiento” se puede validar el nombre del colaborador o tarjeta al que se le estará aplicando el pago.

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Facturas:

✓ Se debe revisar que las facturas esté emitida a nombre de la razón social que va asumir el gasto. ✓ No se aceptan facturas a nombre de BAC Credomatic, o Grupo Financiero BAC dado que estas razones sociales no existen. ✓ Las facturas no pueden estar emitidas a nombre del colaborador. ✓ En el caso de facturas de gastos de alimentación, se debe validar que se detalle el consumo realizado por el colaborador. Tomar en cuenta que no está permitido: “servicio de restaurante”, “cena”, u otro similar. ✓ Las facturas a liquidar no debe tener más de 45 días hábiles de emitida.

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Facturas:

✓ Las

facturas

deben

estar

legibles

y

correctamente

escaneadas. ✓ No está autorizado el pago de gastos de facturas que presenten

alguna

alteración

que

haga

dudar

de

su

legitimidad. ✓ Toda factura debe ser timbrada o dispensada por el Ministerio de Hacienda o un comprobante de caja si es un comercio con esquema simplificado de factura (como excepción). ✓ La factura debe tener razón social con su respectivo número

de cédula jurídica. ✓ En caso de viajes al exterior la factura presentada debe ser timbrada por la entidad reguladora de cada país.

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Rechazo de Solped

✓ En el caso que la solped tenga un incumplimiento o bien el aprobador no autorice el gasto realizado por el colaborador, se debe proceder a “Rechazar” la solped. ✓ Para rechazar se debe ir a la pestaña de “Estrategia de Liberación” y dar click en el ícono de rechazo. Esto se debe realizar para cada una de las líneas incluidas en la solped. ✓ Deberá indicar en “Textos de cabecera” los motivos del rechazo de la solped. ✓ Una vez ejecutado el rechazo el ícono cambia.

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Modificación de Solped

✓ En caso que la solped tenga un error en los datos registrados en la solped: material, moneda, centro, código de colaborador (acreedor), monto, cantidad, código de aprobador; se deberá anular la solped e ingresar una nueva solped. Lo anterior se debe a que el sistema genera un error a la hora de realizar el pago. En la nueva solped, se debe hacer referencia a la solped anulada anteriormente. ✓ Si el incumplimiento o modificación es en los documentos adjuntos o en lo detallado en “textos de cabecera”, la solped si puede ser corregida, y no genera errores, por lo que no es necesario incluir una nueva solped. ✓ Cuando el colaborador corrija la solped, deberá notificar al Departamento Gestión Integral de Compras, para revisar nuevamente la solped.

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En caso de consultas pueden contactar:

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