Expedientes del personal

Te has preguntado alguna vez…

¿Cómo están integrados los expedientes del personal que labora contigo?

¿Tienen alguna utilidad, más allá del proceso de reclutamiento, selección e integración de trabajadores de nuevo ingreso?

¿Existe alguna norma, ley o reglamento que se deba atender para armar los mismos?

Una parte importante del proceso de contratación de personal en las empresas se da en el momento en el que debemos integrar los expedientes de los trabajadores. Como todos entendemos este archivo contiene los documentos que proporcionan información de nuestros colaboradores desde su incorporación a la fuerza de trabajo de la empresa hasta que la relación laboral termina. Si bien esta parece ser una labor sencilla, tiene algunos aspectos importantes a considerar, aquí revisaremos algunos de ellos.

La L en su ey Federal del Trabajo Artículo 804 establece:

“El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren…

II. Listas de raya o nómina de personal… III. Controles de asistencia…

IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se reere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

V. Los demás que señalen las leyes.”

Además, el mismo artículo también establece el tiempo que se deben tener a resguardo: “Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.”

Obsérvese que la fracción V señala otras leyes por lo que debemos atender también otras disposiciones legales al respecto, en consecuencia, nos referimos al Artículo 28 del Código Fiscal de la Federación que señala:

“Las personas que de acuerdo con las disposiciones scales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

I. La contabilidad, para efectos scales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro scal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones scales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes…”

Al ser la nómina parte de los registros contables, toda la información relativa a este proceso debe resguardarse en los términos del Artículo 30 segundo párrafo del Código Fiscal de la Federación mismo que señala:

“…La documentación a que se reere el párrafo anterior de este artículo y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas…”

Sin embargo, el Artículo 67 del Código Fiscal de la Federación prevé una posible extensión del plazo:

“…El plazo a que se reere este artículo será de diez años…, el plazo de diez años se computará a partir del día siguiente a aquél en el que se debió haber presentado la declaración señalada…”

Entendamos que lo señalado en la Ley Federal del Trabajo y en el Código Fiscal de la Federación son para efectos Laborales y Fiscales respectivamente.

Ahora bien, ¿cómo deben estar integrados nuestros expedientes?

Uno de los errores más comunes al momento de integrar un expediente consiste en armarlo con información poco able y en algunos casos sin el respaldo de algún documento que haga constar la veracidad de los datos. En términos generales, el expediente de personal debe integrarse con DOCUMENTOS OFICIALES, es decir, con documentos emitidos por dependencias gubernamentales o autoridades reconocidas de los cuales obtenemos identidad, domicilio, datos scales, de seguridad social, desempeño del trabajador, experiencia laboral, habilidades del trabajador, antecedentes e información de contacto, entre otros. Esto nos proporciona certeza en la información que manejaremos en la nómina, contrato laboral, recibos de pago y aliación al IMSS, por mencionar algunos.

Los documentos que integran el expediente varían según el giro de la empresa, aunque existen algunos que son imprescindibles, para enlistarlos podríamos considerar 2 grupos. Considérese la siguiente lista enunciativa mas no limitativa a manera de ejemplo:

Se sabe que esta es la fuente de información que poseemos para todos los procesos de la nómina, pero, no podemos dejar de lado la importancia de tener un expediente laboral íntegro y conable más allá de este proceso.

Un expediente bien estructurado puede ayudarnos en la toma de decisiones, por ejemplo, al momento de promover o ascender de puesto al personal, el desempeño que ha tenido, sus capacitaciones, el historial de faltas, etc. nos brindan datos útiles al tomar la decisión.

Es importante también mantener el expediente actualizado de acuerdo a las necesidades de cada empresa, información como el estado de salud de los trabajadores han llevado a varias empresas a reestructurar sus operaciones considerando las restricciones que se han presentado en estos días debido a la pandemia de COVID-19.

En términos legales la Ley Federal del Trabajo en su establece: Artículo 784

“El Tribunal eximirá de la carga de la prueba al trabajador, cuando por otros medios esté en posibilidad de llegar al conocimiento de los hechos, y para tal efecto a petición del trabajador o de considerarlo necesario requerirá al patrón para que exhiba los documentos que, de acuerdo con las leyes, tiene la obligación legal de conservar en la empresa, bajo el apercibimiento de que, de no presentarlos, se presumirán ciertos los hechos alegados por el trabajador. En todo caso, corresponderá al patrón probar su dicho cuando exista controversia sobre: I. Fecha de ingreso del trabajador; II. Antigüedad del trabajador; III. Faltas de asistencia del trabajador; IV. Causa de rescisión de la relación de trabajo; V. Terminación de la relación o contrato de trabajo para obra o tiempo determinado… VI. Constancia de haber dado por escrito al trabajador o al Tribunal de la fecha y la causa del despido... VII. El contrato de trabajo; VIII. Jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria… IX. Pagos de días de descanso y obligatorios, así como del aguinaldo; X. Disfrute y pago de las vacaciones; XI. Pago de las primas dominical, vacacional y de antigüedad; XII. Monto y pago del salario; XIII. Pago de la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas; y XIV. Incorporación y aportaciones al Instituto Mexicano del Seguro Social; al Fondo Nacional de la Vivienda y al Sistema de Ahorro para el Retiro.

La pérdida o destrucción de los documentos señalados en este artículo, por caso fortuito o fuerza mayor, no releva al patrón de probar su dicho por otros medios. Es decir, el expediente servirá para dar cumplimiento a la carga de la prueba en caso de litigio laboral

Concluimos que además de ser una obligación, tener los archivos de cada trabajador debidamente documentados es una buena práctica