6 minute read
Executive Director’s Message
What does Canada’s Anti-Spam Law mean for CIQS?
Lois Metcalfe
Canada’s Anti-Spam Law (CASL) came into force on July 1, 2014. You have been asking us - What impact does this have on CIQS?
CASL applies to the sending or the accessing of commercial electronic messages (CEMs) on a computer system located in Canada. A commercial electronic message is an electronic message that encourages participation in a commercial activity, regardless of whether there is an expectation for profit. CASL has both consent requirements (express or implied) and content requirements.
Consent Requirements:
Pursuant to CASL, there can be express or implied consent. One form of implied consent, known as “Existing Non-Business Relationship,” covers CEMs sent between a “Club, association or volunteer organization” and its “members,” (both defined within CASL Regulations), provided the CEM was sent to a current member, or within two-years of the cessation of such membership. While we initially anticipated relying on this form of consent, we have been advised that our “Designation Holders” are not “members” within the legal sense, and therefore, we cannot rely on this form of implied consent (i.e. pursuant to our by-laws the affiliated associations are our members).
That said, we have been advised by our legal counsel that we can rely on another form of implied consent known as “Existing Business Relationship.” On the basis that Designation Holders pay a fee to CIQS in exchange for a product/ service (i.e. right to use the intellectual property of CIQS), CIQS has the implied consent of Designation Holders to send CEMs for a period of two years from (i) the date of their last purchase/renewal or (ii) from the date the account terminates, if the relationship involves the ongoing use of services under an account.
Despite the two year implied term stated above, under CASL, there is a transition period whereby consent will be implied for a period of three years from the date of July 1, 2014, if (i) there is an Existing Business
Relationship or Existing Non-Business
Relationship between the sender and recipient of the CEM; and (ii) the relationship between the sender and recipient consists of communication between them of
CEMs. Therefore, in order for CIQS to rely on this three year implied consent, it must have sent CEMs to its Designation Holders at some point prior to July 1, 2014, otherwise, it must comply with the two year timeframe set out above. CIQS can rely upon this form of implied consent until a Designation Holder withdraws his/her consent (i.e. via sending an unsubscribe request).
Content Requirements:
In addition to consent requirements, CASL’s regulations include content requirements which consist of identification and unsubscribe requirements.
Content requirements include: (1) name by which the person sending the message carries on business (if different from their name, if not, the name of the person) [Note that ‘person’ does not only refer to an individual, and can include a corporation or organization, therefore, including CIQS full name in the CEM is sufficient], (2) the mailing address and either a telephone number, email or web address of the sender of the CEM and (3) an unsubscribe mechanism, which must be available and functional for at least 60 business days after sending the CEM, and to the extent a recipient of the CEM chooses to unsubscribe, his/her unsubscribe request must be effected within 10 business days.
CIQS does have an ‘unsubscribe’ function on all our eblast messages to Designation Holders and our messages clearly identify who the eblast is coming from (i.e. full name, mailing address, phone number, etc.), therefore, CIQS is in compliance with the “content requirements” of CASL.
Qu’est-ce que la loi canadienne anti-pourriel signifie pour l’ICÉC?
La loi canadienne anti-pourriel (“LCAP”) entre en vigueur le 1er Juillet, 2014. Vous nous avez demandé - Quels seront les impacts pour l’ICÉC?
La LCAP s’applique à l’envoi de messages électroniques commerciaux (“MEC”) sur un ordinateur situé au Canada. Un MEC est un message électronique qui encourage la participation à une activité commerciale, indépendamment du fait qu’il y ait une attente de profit.
La LCAP impose des exigences de consentement et des exigences de contenu pour chaque MEC.
Exigences de consentement
Il existe deux types de consentement en vertu de la LCAP : le consentement exprès et le consentement tacite.
Une forme de consentement tacite, la
“relation non commerciale existante”, couvre les MEC envoyé entre un club, une association ou un organisme bénévole” et ses “membres” (tel que stipulé dans la LCAP), à condition que le MEC soit envoyé à un membre actuel, ou dans les deux années suivant la fin de son adhésion. Nous avions initialement anticipé que cette forme de consentement serait valide, mais nous avons été informés que nos
“détenteurs d’une désignation” ne sont pas “membres” au sens juridique (c’est à dire: aux termes de nos règlements, ce sont les associations affiliées qui sont membres), par conséquent, nous ne pouvons pas compter sur cette forme de consentement tacite.
Cela dit, nous avons été informés par notre conseil juridique que nous pouvons compter sur une autre forme de consentement tacite, soit celle de la “relation d’affaires existante”.
Étant donné que les “détenteurs d’une
désignation” paient une redevance à l’ICÉC en échange d’un produit/ service (par exemple, le droit d’utiliser la propriété intellectuelle de l’ICÉC), l’ICÉC a le consentement tacite des détenteurs d’une désignation pour leur envoyer des MEC pour une période de deux ans à compter de (i) la date de leur dernier achat/renouvellement ou (ii) la date de résiliation du compte, si la relation implique l’utilisation continue des services sous un compte.
Malgré le terme tacite de 2 ans prévu par la LCAP, il y aura une période de transition de 3 ans durant laquelle le consentement tacite sera valide pour une période de 3 années à compter du 1er Juillet 2014, si 1. Il y a une “relation d’affaires existante” ou une “relation non commerciale existante” entre l’expéditeur et le destinataire du MEC; et 2. La relation entre l’expéditeur et le destinataire se compose de communication entre eux de MEC. Par conséquent, pour que l’ICÉC puisse s’appuyer sur ce consentement tacite de 3 années, il doit avoir transmis des MEC à ses détenteurs d’une désignation avant le 1er Juillet 2014 sinon, il doit se conformer à la période de 2 ans indiqué ci-dessus. L’ICÉC peut compter sur cette forme de consentement tacite jusqu’au moment ou un porteur de désignation retire son consentement (c’est à dire: par l’envoi d’une demande de désabonnement).
Exigences de contenu
En plus des exigences en matière de consentement, la LCAP prévoit des exigences au point de vue du contenu concernant l’identification de l’expéditeur et les options de désabonnement.
Ces exigences comprennent (1) le nom sous lequel la personne qui envoie le message exerce son activité (si différent de leur nom, sinon, le nom de la personne) [Notez que la “personne” ne réfère pas uniquement à un individu, et peut inclure une société ou d’une organisation, par conséquent, inclure le nom complet de l’ICÉC est suffisant], (2) l’adresse postale et le numéro de téléphone, l’adresse courriel ou l’adresse Internet de l’expéditeur du MEC et (3) un mécanisme d’exclusion sans frais qui permet au destinataire d’exprimer sa volonté de ne plus recevoir de MEC. Dès qu’une telle demande a été reçue par l’expéditeur, elle doit être traitée dans les 10 jours ouvrables.
L’ICÉC inclut une fonction de “désabonnement” dans tous les infolettres expédiées aux détenteurs d’une désignation et nos messages identifient clairement de qui provient ce message (nom complet, adresse postale, numéro de téléphone, etc), par conséquent l’ICÉC est en conformité avec les “exigences de contenu” de la LCAP.
