Reuniões Eficientes em 15 Minutos da tomada de decisão com base naquilo que é verdadeiro e conhecido, utilizando uma abordagem iterativa e incremental para otimizar a previsibilidade e controlo do risco. Três pilares sustentam qualquer implementação de processos empíricos: transparência, inspeção (verificação) e adaptação.
Miguel Alexandre da Silva Correia miguelsilvacorreia@iol.pt
robótica
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ESPAÇO QUALIDADE
RESUMO Introduzir uma agilidade eficiente nas reuniões diárias de acompanhamento.
OS MAPAS VISUAIS O uso extensivo de mapas visuais em aulas, na aprendizagem relacionada e em contextos de conhecimentos partilhados como sessões de formação, reuniões, discussões e na resolução de problemas, têm demonstrado os benefícios de que se pode retirar através da sua utilização. Estes permitem suportar a análise, a conceção e o desenvolvimento de um pensamento estruturado principalmente quando é utilizada uma linguagem comum entre comunicador e audiência, melhorando o vetor de comunicação e reduzindo potenciais mal entendidos através de uma terminologia consistente tendo em atenção a procura de pelo menos dois fatores que contribuem para a qualidade de uma linguagem de modelação: efetividade e eficiência.
Mas como pode esta metodologia contribuir para melhorar a eficiência das reuniões? A metodologia Scrum, não é o objeto deste artigo mas utiliza uma reunião diária designada por Daily Scrum, que é um evento diário limitado a 15 minutos como objetivo, em que a equipa sincroniza as atividades e cria um plano para as próximas 24 horas. Isto é feito inspecionando o trabalho desde a última Daily Scrum e pela previsão do trabalho que poderá ser feito antes da próxima, sempre realizada no mesmo horário e local, para reduzir a complexidade. Durante a reunião, cada membro da equipa explica o que foi realizado desde a última, o que será feito até à próxima e que obstáculos estão no caminho que o impedem de alcançar os objetivos. Assim consegue-se avaliar o progresso face à meta proposta e o progresso do trabalho onde o líder se obriga a manter a mesma Daily Scrum dentro dos 15 minutos de tempo pré-definido reforçan-
Não visto
Visto
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Proposta 01221
O SCRUM É provável que nunca tenha ouvido falar em Scrum. Mais do que estrutura processual para desenvolvimento e manutenção de produtos complexos, criada por Ken Schwaber e Jeff Sutherland em 1990, é uma metodologia de condução de equipas de trabalho comum numa eficaz gestão de recursos e práticas para que as mesmas sejam passíveis de melhoria. Foi criada com base na teoria empírica do processo de controlo, onde o conhecimento vem da experiência e
As Daily Scrums melhoram a comunicação, eliminam outras reuniões desnecessárias, ajudam a identificar e remover obstáculos ao desenvolvimento, a destacar e promover a rápida tomada de decisões e a melhorar o nível de conhecimento que a equipa de desenvolvimento tem das tarefas. Esta é uma reunião chave para inspecionar e adaptar.
E DEPOIS? Compreendendo que o Scrum é uma metodologia aplicada fundamentalmente à gestão de projetos, nada nos deverá impedir em adaptar uma das suas ferramentas, a Daily Scrum , como contribuição para melhoria das nossas próprias reuniões diárias de acompanhamento. O primeiro passo, é ultrapassar a resistência à mudança pessoal e organizacional verificando também se esta se adapta à nossa atividade. Advogo que reuniões breves servem para verificar, controlar e identificar obstáculos. Soluções, problemas e outras questões de fundo, devem já ter sido objeto de reflexão orientados para reuniões próprias, onde devem estar ape-
Feito!
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do a regra de que apenas membros da equipa podem participar.
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Quadro visual de reuniões diárias de acompanhamento (adaptado do autor Henrik Kniberg).