Caderno de Encargos, um documento estratĂŠgico para o LCC
M
Rui Pedro1, JosĂŠ Torres Farinha2, Hugo Raposo3 1 rpfr18@gmail.com 2 tfarinha@isec.pt 3 hugrap@gmail.pt
4
artigo cientĂďŹ co
128
RESUMO
aplicĂĄvel, para o ROI (Return On Investment) expetĂĄvel para es-
Atualmente, a maior parte das empresas procura otimizar as
ses mesmos bens. No que concerne à aquisição de serviços e,
suas operaçþes e minimizar os riscos do negócio. Os Ativos
em particular, de manutenção de instalaçþes e equipamentos,
FĂsicos sĂŁo um dos seus fatores estratĂŠgicos, pelo que uma
importa atender Ă s Normas nacionais e internacionais, equili-
adequada aquisição e acompanhamento do seu ciclo de vida
brando da forma mais adequada possĂvel os direitos e deveres
sĂŁo aspetos determinantes na competitividade daquelas. O
do contraente e do dono da obra, tendo como objetivo a ma-
Caderno de Encargos (CE) Ê o elemento basilar onde começa
ximização da disponibilização dos ativos fĂsicos.
o processo de vida de um ativo, pelo que a sua correta elabo-
O Caderno de Encargos, nĂŁo estando normalizado o seu
ração Ê o elemento diferenciador para um ciclo de vida eco-
conceito, pode considerar-se como “um documento contratual
nómico (LCC – Life Cycle Cost) otimizado. O processo inicia-se
que descreve o que ĂŠ esperado do Fornecedor pelo Contratante,
com o estudo prÊvio referente à aquisição, atravÊs do uso
sendo o primeiro a entidade escolhida pelo cliente para realizar a
de modelos economĂŠtricos que permitam simular ciclos de
vida econĂłmicos, a que se segue, de forma complementar,
Ăşltimo em conformidade com um contrato, e o Contratante ĂŠ o
a anålise dos custos de manutenção e funcionamento e a
cliente que estå a comprar o serviço/equipamento� (Kioskea.net).
No caso da aquisição de um equipamento, a anålise do
custo do LCC ĂŠ uma tĂŠcnica que tem vindo a ser usada de for-
no Caderno de Encargos para que, quer o transmitente, quer
ma generalizada como uma ferramenta de engenharia e de
o adquirente trabalhem num suporte informativo comum
gestĂŁo: “
visando os objetivos pretendidos. Adicionalmente aos aspe-
soma de todos os capitais despendidos no suporte desse ativo,
tos anteriores, importa verter nos CE aspetos atinentes Ă s
desde a sua conceção e fabricação, passando pela operação atÊ
Normas nacionais e internacionais aplicĂĄveis, bem como aos
� (White, et al., 1976).
diplomas legais que estão subjacentes a este tipo de aquisiçþes e, em particular, no caso da Administração Pública. Palavras-chave: Caderno de Encargos; Aquisição; Manutenção; Normalização; LCC.
Jå no caso da aquisição de serviços, tendo os de manutenção em foco, existe um conjunto de Normas que devem ser seguidas para a garantia da sua qualidade, seja do ponto de vista do cliente, seja do fornecedor, tal como a NP 4492:2010, Requisitos para a prestação de serviços de manutenção, que tem enfoque no cliente, e estå alinhada com a
1. INTRODUĂ‡ĂƒO
ISO 9001 e tambĂŠm inclui, embora em menor extensĂŁo, re-
A entrega do produto ou serviço ao cliente com qualidade garan-
quisitos de ambiente e segurança.
tida, de acordo com o Caderno de Encargos (CE), no prazo acor-
O presente artigo encontra-se estruturado da seguinte
dado, deve ser cada vez mais um padrĂŁo cultural na atividade das
forma: na secção 2 apresenta-se a temåtica relacionada com os
organizaçþes e cada vez menos um fator de diferenciação.
Cadernos de Encargos relativos à aquisição de um bem/equi-
Adicionalmente, a manutenção, realizada por meios in-
pamento; na secção 3 faz-se uma abordagem dos Cadernos de
ternos da organização ou atravÊs de prestação de serviço por
!
" -
fornecedores externos especializados, tem um papel fulcral
mente de serviços de manutenção; na secção 3 Ê feito o enqua-
no sucesso da organização, capacitando os equipamentos do
dramento legal destas duas fases do ciclo de vida do equipa-
processo para o desempenho ao nĂvel que lhes ĂŠ exigido. Im-
mento; na secção 4 apresentam-se as principais conclusþes.
porta atender ainda, nalguns casos, Ă falta do domĂnio do estado da arte de alguns compradores de serviços de manutenção manutenção, o que contribui para o insucesso de muitas inter-
2. CADERNO DE ENCARGOS PARA AQUISIĂ‡ĂƒO DE ATIVOS FĂ?SICOS
vençþes e incrementam riscos potenciais (Nunes, 2012).
Na aquisição de um ativo fĂsico, seja como resultado da ne-
Manutenção 128, 1.o Trimestre de 2016
e à falta de qualidade de alguns prestadores de serviços de
O CE ĂŠ um elemento estratĂŠgico em qualquer organiza-
cessidade de introduzir um novo equipamento ou instalação,
ção e, em particular nas instituiçþes públicas, quer na vertente
seja como consequência da necessidade de substituição de
da aquisição de bens, quer na contratualização de serviços.
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No primeiro caso tĂŞm ĂŞnfase as questĂľes inerentes ao ciclo
da, qual o equipamento ou instalação que corresponde ao
de vida esperado para os bens e ao desvio-padrĂŁo esperado,
ciclo de vida mais adequado ao investimento. Para o efeito,
seja para os custos do seu ciclo de vida (LCC) e, sempre que
ĂŠ preciso atender a aspetos como Disponibilidade de novas
A contratação pública diz respeito à fase de formação
clientes soluçþes que se alinhem com as suas necessida-
dos contratos pĂşblicos, a qual se inicia com a decisĂŁo de con-
des e objetivos, atravĂŠs de uma garantia de desempe-
tratar e termina com a celebração do contrato. Os contratos
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pĂşblicos sĂŁo todos os celebrados pelas entidades adjudican-
assim o tempo ocioso do mesmo. Permite ainda apoiar
tes previstas no CĂłdigo dos Contratos PĂşblicos (CCP).
os prestadores de serviços de manutenção, fornecendo-
O CCP, aprovado pelo Decreto-Lei n.Âş 18/2008, de 29 de
-lhes um meio que permita reconhecer os seus esforços,
distinguindo-os dos seus concorrentes. Permite fazer da
e serviços visando, em primeira linha, transpor as Diretivas
qualidade dos serviços de manutenção um critÊrio per-
Comunitårias relativas à celebração de contratos públicos
manente e transparente para o comprador, incentivando
de empreitada de obras públicas, de locação ou aquisição de
a implementação do conceito de Custo do Ciclo de Vida
bens móveis e de aquisição de serviços (Diretivas 2004/18/CE
em substituição do Custo de Aquisição.
e 2004/17/CE, ambas do Parlamento Europeu e do Conselho, de 31 de março de 2004).
5. CONCLUSĂ•ES
Clåusula 1.ª – Objeto;
lutamente estratÊgico nas organizaçþes, nas vertentes da
Clåusula 2.ª – Prazo de entrega;
aquisição de bens e de serviços de manutenção, tendo-se
Clåusula 3.ª – Receção dos bens objeto do contrato;
destacado dois aspetos: um, referente Ă s questĂľes ineren-
Clåusula 4.ª – Garantia tÊcnica;
tes ao ciclo de vida esperado para os bens, com ĂŞnfase no
Clåusula 5.ª – Preço contratual e preço base;
Custo do seu Ciclo de Vida; o outro, referente à aquisição
Clåusula 6.ª – Condiçþes de pagamento;
de serviços e, em particular, de manutenção de instalaçþes
Clåusula 7.ª – Dever de sigilo;
e equipamentos. Importa sempre atender Ă s Normas nacio-
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nais e internacionais, equilibrando da forma mais adequada
Clåusula 9.ª – Penalidades contratuais;
os direitos e deveres do contraente e do dono da obra, tendo
Clåusula 10.ª – Força maior;
como objetivo a maximização da disponibilidade dos ativos
Clåusula 11.ª – Caução;
fĂsicos. Nesta perspetiva propĂľem-se as linhas orientadoras
Clåusula 12.ª – Foro competente;
para a elaboração de Cadernos de Encargos, nas vertentes
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quantitativa e legal/normativa, que salvaguardam os interes-
Clåusula 14.ª – Legislação aplicåvel.
ses das partes envolvidas.
9
O Caderno de Encargos ĂŠ um elemento fundamental, abso-
No que respeita à elaboração de um Caderno de Encargos, tanto na aquisição de um bem ou serviço como na elabora-
BIBLIOGRAFIA
ção de um contrato de manutenção, as seguintes Normas
sĂŁo cruciais:
A NP EN 13460:2009, Manutenção – Documentação para
Nunes, Marlene. 2012. pela NP 4492. Faxinforme. 1-05-2012;
manutenção.
Kioskea.net. (s.d.). Kioskea.net; http://pt.kioskea.net/contents/projet/ cahier-des-charges.php3; Acedido em 6 de junho de 2015, de Kioskea.net;
documentação a ser estabelecida durante a fase operacional do bem, de forma a suportar as necessidades da
Farinha, JosÊ Manuel Torres. 2011. Manutenção – A Terologia e as Novas Ferramentas de Gestão. 1ª Edição. s.l.: Monitor, 2011. 978-972-9413-82-7;
da com um bem antes de este ser posto em serviço, de forma a apoiar a sua manutenção na informação/
Assis, Rui. 2010. Apoio Ă DecisĂŁo em Manutenção na GestĂŁo de Ativos FĂsicos. <= > & ? @B#B HJ HJ@JKJMBKB"
a Manutenção ' *
para a documentação tÊcnica que deverå ser forneci-
White, Gary E. e Philip, F. Ostwald. 1976. Life cycle costing. s.l.: Management accounting, 1976.
A NP EN 13269:2007, Manutenção – Instruçþes para a preparação de contratos de manutenção, apresenta orientaçþes tendo em vista a preparação de contratos para ser-
LEGISLAĂ‡ĂƒO E NORMAS
viços de manutenção, podendo ser aplicada a relaçþes
entre contratantes e fornecedores de serviços de manutenção nacionais ou estrangeiros; toda a gama de servi-
No que concerne à garantia do sucesso do serviço de manu-
tadores de serviços de manutenção ofereçam aos seus
NP EN 13460:2009, Manutenção – Documentação para a manutenção. CT 94 (APMI), Instituto Português da Qualidade, Portugal;
A NP 4492:2010, Requisitos para a prestação de serviços de manutenção, -
NP EN 13306:2010 – Terminologia da Manutenção. Instituto Português da Qualidade, Portugal;
NP EN 13269:2007, Manutenção – Instruçþes para a preparação de contratos de manutenção. CT 94 (APMI), Instituto Português da Qualidade, Portugal;
e em conjunto com o equipamento tĂŠcnico.
tenção, os requisitos da seguinte Norma são fulcrais:
NP 4483:2009 – Guia para a implementação do sistema de gestão da manutenção. CT 94 (APMI), Instituto Português da Qualidade, Portugal;
programas informåticos, a menos que o programa informåtico seja sujeito a manutenção como parte integrante
EN NP 4492:2010 – Requisitos para a prestação de serviços de manutenção. CT 94 (APMI), Instituto Português da Qualidade, Portugal;
ços de manutenção incluindo o planeamento, a gestão e o controlo; todo o tipo de equipamento com exceção de
artigo cientĂďŹ co
O Caderno de Encargo de um concurso público relativo à aquisição de bens segue a seguinte estrutura:
NP EN 15341:2009, Manutenção – Indicadores de desempenho da Manutenção. Instituto Português da Qualidade, Portugal;
NP EN ISO 9001:2008 – Sistemas de gestão da qualidade, Requisitos. Instituto Português da Qualidade, Portugal.
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