PR in je Chirogroep

unicatie

eie comm urt met go

Kaap de bu

le ouders!

n van al te r a h e d r e v o r Ve

Een handleiding communic atie en pu

Chirojeugd Vlaanderen

Kipdorp 30 | 2000 Antwerpen [ Tel.] 03-231 07 95 [ Fax ] 03-232 51 62 [ E-mail ] info@chiro.be [ Site ] www.chiro.be

blic relations voor Chirogroepen

Een handleiding communicatie en pub

lic relations voor Chirogroepen

Dag leiding! en bij de externe communicatie en

Met deze brochure willen we je help relations (pr) van je Chirogroep.

public

PR? WASDA?!

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

2

en? angen? Wat flyers bij de bakker legg De affiche van je volgende fuif oph r de ouders? Allemaal goeie acties, maa Af en toe een briefje meegeven met n ecte asp communicatie en pr zijn er drie pr is veel meer dan dat. Bij externe van tel: lt) 1. De Chirogroep (die iets meedee verenigingen die je wilt bereiken) en sen men 2. Het Chironetwerk (de , flyers, affiches, acties, enz.)

3. De communicatiemiddelen (kranten en over wie er allemaal met jou in con Als Chirogroep moet je goed nadenk t met pr bezig! Een voorbeeld: tact komt. Eigenlijk ben je constan een halen, kun je op twee manieren reag Wanneer de ouders hun kinderen kom en kom ers zit erop voor vandaag. De oud ren. Je kunt denken: “Voilà, mijn shift ze tje met ze slaan, want wie weet heb je onze leden halen.” Of je kunt een praa n. oere verv te p naar jullie weekendplaats over een paar weken nodig om je groe De laatste reactie is een goeie pr-reac

tie!

GOED VOORBEELD slecht VOORBEELD

KOM VAN JE EILAND EN KAAP DE BUURT!

Imago = de indruk die een individu heeft van je Chirogroep en dus het sleutelwoord tot een succesvolle Chirowerking!

“Als we met de aspi’s een stadsspel doen, dan mogen ze van ons een sigaret opsteken, zolang de jongste leden het maar niet zien.”

“In ons dorp wordt er elk jaar een kerstmarkt georganiseerd.

Dan sjorren we een kraampje en verkopen we wafels voor het goede doel.”

3 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Jouw Chirogroep zit niet op een eila nd. Er beweegt heel wat rond jullie Chirowerking en het is heel belangr ijk dat je juist communiceert. Goeie pr en externe communicatie kunnen een echte troef zijn voor een Chirogro ep.

Zo win je het vertrouwen van je netw erk. Het geeft ook je imago een boo st.

De manier waarop je vergaderingen opent, waarop je Chirokleren draagt, het uitzicht van je lokalen, de organisa tie van je kamp, de stiptheid waarme e informatie op je website verschijnt: het zijn allemaal voorbeelden van de vele dingen die jullie groepsimago bepalen . Ook de contacten die je legt en de communicatie die je voert, voeden je imago. Daarom schreven we dus deze publicatie!

Inhoudsopgave 1. Breng je netwerk in kaart xx Goede communicatie start bij je publiek kennen. Met wie komt je Chirogroep allemaal in contact? En hoe ga je hiermee om?

2. Communicatiekanalen Hoe kun je jouw Chiroboodschap het beste de wereld in sturen? Welke mogelijkheden zijn er zoal? Enkele goede voorbeelden!

xx

3. De pers xx Hoe kun je de pers optrommelen voor een evenement? Hoe schrijf je een perstekst?

4. Communiceren tijdens een crisis xx Hoe geef je moeilijke informatie door? Waar moet je rekening mee houden en wat is not done?

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

4

Colofon Redactie: Deze brochure werd geschreven door Laura Bonnewyn, Lynn Kiekens en Claire Vannieuwen uafst hun huyse in het kader van deerproject Public Relations e Dank aan Merijn Gouweloose, Jorr Biesmans en Joke Neirinck voor het naleeswerk.

Een dikke merci aan verbond Brussel, verbond Mechelen, verbond Kempen voor het aanleveren van goede voorbeelden.

Eindredactie: Janna Lefevere Taalcorrectie: Bart Boone Foto’s: Chirojeugd-Vlaanderen vzw Vormgeving: Jan Van Bostraeten Druk: zwartopwit.be Wettelijk Depot: D/2010/2909/3

t r a a k in k r e w t e n je Breng Een goede pr-strategie begint bij je netwerk kennen. Met wie komt jouw groep in contact? Wie willen jullie bereiken met je Chirowerking? En met de activiteiten die je plant? Jouw Chirogroep is geen eiland! Rond elke Chirogroep bewegen heel wat mensen en verenigingen.

Soms gaat dat over groepen mensen in je directe omgeving, zoals de ouders van jullie leden. Maar het kan ook de moeite lonen om contacten te onderhouden met mensen die niet zo dicht bij jullie Chirowerking staan.

De oproep van dit hoofdstuk: breng je netwerk in kaart en durf te communiceren!

Let op! Een netwerk opbouwen is geen eenrichtingsverkeer.

Ook luisteren en kijken naar wat andere groepen rond jullie Chirogroep doen, is belangrijk.

Een leuke methodiek om je netwerk uit te pluizen Zoek je een goede methodiek om met je leidingsploeg je netwerk in kaart te brengen?

Surf dan naar www.chiro.be/ netwerkspel. Je vindt er een volledig uitgewerkt spel waarin je ontdekt hoe het netwerk rond jouw Chirogroep in elkaar zit. Je leert er ook uit wat jullie met de groep belangrijk vinden

5 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

We sommen op welke mensen en verenigingen er zoal met jouw Chirogroep in contact komen, en hoe je met hen kunt omgaan om een goeie relatie op te bouwen. Wellicht is het netwerk van jouw Chirogroep nog uitgebreider dan wat we hier beschrijven. Dit is alvast een aanzet om zelf aan de slag te gaan en je netwerk verder in kaart te brengen.

Het netwerkspel

1. Ouders van leden “Vorige weekend was het rakwidag van het gewest. De rakwi’s hadden een uur vroeger afgesproken zodat ze er op tijd zouden geraken. Een uur later kwamen er nog drie rakwi’s aan onze lokalen aan. Hun ouders hadden geen briefje gekregen of het niet gelezen, tja.”

“Ieder jaar organiseren we met onze Chirogroep een oudernamiddag. Op die dag kunnen de ouders van onze leden meedoen aan workshops. Achtera f praten we met de leidingsploeg nog lang na en pakken we samen een pint.”

Even voorstellen De ouders van je leden zijn een enorm belangrijke groep om mee te communiceren. Zij beslissen of hun kind naar de Chiro komt en blijft komen. Ouders hebben bepaalde verwachtingen en het is aan jullie om die zo goed mogelijk in te lossen. Dat wil zeker niet zeggen dat je aan onmogelijke eisen moet voldoen. Duidelijke en regelmatige communicatie moet volstaan.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

6

Aanpak 1. Informeren Je ouders goed informeren is de eerste stap om jullie relatie op te bouwen. %% Communiceer regelmatig, duidelijk en op tijd over jullie

activiteiten en andere praktische zaken. %% Communiceer uitgebreid aan het begin van het jaar.

Informeer ouders goed over praktische dingen zoals: mm Begin en einde van de Chironamiddag mm Wie de nieuwe leiding is mm Bij wie ze waarvoor terecht kunnen mm Telefoonnummers en adressen van de leiding mm Hoeveel het lidgeld bedraagt en hoe ze dat kunnen

betalen mm Toelichting over waar dat lidgeld naartoe gaat: verzekering, materiaal, vieruurtjes, enz. mm Activiteiten die jullie tijdens het jaar plannen mm Duidelijke regels over de Chirokleren mm Jullie website en wat erop staat %% Communiceer regelmatig over het bivak. Veel ouders hebben hier heel wat vragen over en maken zich er soms zelfs ongerust over. Door er regelmatig over te communiceren tijdens het Chirojaar neem je die vragen en ongerustheid weg. Tip: zet al enkele foto’s van de bivakplaats op jullie website of in jullie ledenblad.

2. Vertrouwen krijgen Door hun kinderen naar jullie werking te laten komen, laten ouders zien dat ze vertrouwen hebben in jullie, de leidingsploeg. Dat vertrouwen moet je onderhouden. %% Zorg altijd voor een goed geoliede organisatie van je activiteiten: een verzorgd eetfeest, de straat afzetten bij het begin van een Chironamiddag, enz. %% Let op welke activiteiten je plant, hoe je ze aanpakt en hoe ze overkomen. Veel groepen hebben op het einde van de werking vrij spel. Op zich geen probleem als er dan voldoende toezicht/participatie is van leiding.

Wanneer ouders enkel het vrijspelaspect zien, is de kans groot dat ze gaan denken dat jullie nooit iets voorbereiden. %% Let er bij nieuwe ouders op dat je hun vertrouwen meteen wint. Hoe? mm Spreek hen aan bij de eerste Chironamiddag en beantwoord hun vragen. mm Zorg die dag ook voor een foldertje of ledenblad dat je kunt meegeven. mm Voorzie een officiële lijst waarop je de naam en andere zaken van het nieuwe lid noteert. mm Schrijft iemand zich in het midden van het jaar nog in? Zorg er dan voor dat hij of zij dezelfde info krijgt die de leden aan het begin van het jaar kregen – en misschien zelfs meer, want ondertussen heeft de afdeling misschien al een aantal afspraken gemaakt of vaste gewoonten ontwikkeld.

3. Betrokkenheid en engagement Engagement krijg je pas als je de ouders betrokken krijgt bij je Chirogroep en als ze waardering hebben voor je werking. Ze willen weten wat er gebeurt en wat jullie activiteiten zijn. Ziehier een stappenplan om betrokkenheid en engagement bij ouders op te bouwen!

Stap 1: Betrek hen in de Chirowerking Je krijgt je ouders meer betrokken als je naar hun mening vraagt, werk maakt van je artikeltjes in het ledenblad, foto’s van activiteiten op je website plaatst, een oudernamiddag organiseert, hen persoonlijk uitnodigt voor je groepsfeest, enz.

Stap 2: Vraag hen om hulp Wanneer ouders meer betrokken zijn, kun je engagement van hen verwachten. Als je hun hulp wilt vragen, zorg er dan voor dat je dat op tijd doet. Zorg er ook voor dat ze goed geïnformeerd worden over jullie verwachtingen en dat jullie zelf goed op de hoogte zijn van wie komt helpen op welke plek. Tip: bij ouders die zorgen voor vervoer is het altijd aangewezen een wegbeschrijving mee te hebben.1 Stap 3: Bedank geëngageerde ouders.

Vergeet ouders die de handen uit de mouwen steken zeker niet te bedanken. Een klein gebaar kan wonderen doen. Het motiveert om in de toekomst ook inspanningen te leveren voor de Chiro.

Tip: Maak bij alle stappen zeker van de gelegenheid gebruik om een praatje te maken met de ouders.

1 Verzekeringstip! Stel: een ouder vervoert enkele kinderen naar het zwembad en krijgt een ongeluk. Wie betaalt dan de schade, de ouder of de Chiro? Om discussie te vermijden, kun je een beroep doen op een speciale en tijdelijke verzekering: “omniumverzekering voor Chiroverplaatsingen”. Die dekt de eigen schade bij een auto-ongeval. Je kunt ouders ook tijdelijk verzekeren als ze op je groepsfeest komen helpen. Meer info vind je op de website: www.chiro.be/verzekeringen.

De oudersbrochures van Chirojeugd Vlaanderen Chirojeugd Vlaanderen heeft twee verschillende onthaalbrochures voor ouders.

Ze geven uitleg over de Chiro: de afdelingen, in leiding staan, financiën, verzekeringen, onze Chirowaarden, Chirokleren, enz.

Waarom twee versies? Sommige oud ers kennen de Chiro al, andere weten zelfs nog niet wat een jeugdbeweging is of doet.

Voor beide doelgroepen is er dus een aangepas te brochure.

Je kunt die brochures gratis bestellen op het nationaal secretariaat. Mail naar info@ chiro.be of bel 03-231 07 95. Je haal t ze af in De Banier, of we sturen ze op (en je betaalt verzendingskosten).

Tips en tricks voor huisbezoeken Wil je meer weten over hoe je een huisbezoek aanpakt?

De commissie Diversiteit maakte een handig stappenplan. Huisbezoeken zijn niet voor iedereen evident. De ‘tips en tricks’-brochure is dus een handig hulpmiddel. Je kunt ze downloaden op www.chiro.be/huisbezoeken, of aanvragen via diversiteit@chiro.be of 03-231 07 95.

7 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

4. Mond-tot-mondreclame Ouders praten vaak over de avonturen van hun kinderen in de Chiro tegen andere mensen, zonder dat jij daar iets van weet! Zorg ervoor dat ouders altijd positief blijven over je Chirogroep en je activiteiten. De beste manier om dat te doen, is ervoor te zorgen dat je activiteiten en je werking in orde zijn. Mond-tot-mondreclame is zonder twijfel de beste manier om aan ledenwerving te doen!

Tip: Overtuig geëngageerde ouders om promo te maken voor je Chirogroep. Zij zijn dé ideale Chiroambassadeurs.

5. Huisbezoek/ouderavond Via een huisbezoek krijg je gemakkelijk een persoonlijk band. Het is een ideale kans om ouders beter te leren kennen, en ze kunnen meteen zelf ook vragen stellen. Enkele tips bij oudercontacten: %% Laat op voorhand weten dat je zult langskomen. Zorg er met andere woorden voor dat je niet ongelegen komt. %% Bel niet aan voor 20 uur of na 22 uur. %% Bereid een huisbezoek goed voor. Zorg ervoor dat je weet wat je gaat zeggen en dat je vragen van de ouders kunt beantwoorden. %% Denk na of je zelf geen vragen hebt voor de ouders. %% Neem de nodige documentatie mee: een exemplaar van je ledenblaadje, een kaartje met jullie websiteadres, foto’s van het vorige bivak en andere activiteiten, brochures van Chirojeugd Vlaanderen, enz. %% Wees niet bang om af te wijken van het onderwerp, en praat dus gerust over je studies, je hobby’s, vakanties, enz. Ouders willen je immers echt leren kennen. %% Klap niet uit de biecht over andere ouders, leden, leiding, enz. %% Wees beleefd.

Een alternatief is de ouderavond. Hier nodig je alle ouders van je afdeling uit in je lokalen. Via een ouderavond krijgen ouders ook de kans om een blik te werpen op en in de lokalen. Let wel op: een ouderavond mag de huisbezoeken zeker niet volledig vervangen. Huisbezoeken blijven dé beste manier om ouders beter te leren kennen en omgekeerd.

Enkele tips voor de organisatie van een ouderavond: %% Nodig tijdig uit, zorg dat alle ouders op de hoogte zijn van datum, uur en plaats. %% Kondig aan waarover het zal gaan. %% Zorg ervoor dat de ouders weten of de leden zelf ook welkom zijn. %% Kies een geschikte ruimte. %% Zorg voor in- en aankleding die weergeeft hoe het er bij jullie aan toe gaat: knutselwerkjes, bivakfilmpjes, foto’s, enz. %% Zorg voor een leuk welkom en een stijlvol onthaal, spreek de mensen aan zodra ze aankomen. %% Zorg eventueel voor hapjes en drankjes: koffie en zelfgemaakte cake, tapa’s, enz. %% Verdeel de taken goed onder de leiding: wie voert het woord, wie beantwoordt de vragen, enz.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

8

6. Ledenblad Je ledenblad wordt meestal gelezen door de ouders. Gebruik het om allerhande praktische informatie mee te geven en activiteiten aan te kondigen. Verzorg dat blad goed, het bepaalt mee hoe ouders over je Chirowerking denken.

Meer info over hoe je een ledenblad maakt, vind je op p. ...

7. Persoonlijk contact Ouders weten graag wie de leiding is van hun kinderen.

Probeer daarom voor of na de Chiromiddag ook eens een praatje te slaan met de ouders van je leden. Ook een knikje of een groet kunnen al wonderen doen. Mondelinge communicatie is nog altijd de meeste effectieve!

8. Oudervergadering/oudercomité Om je ouders meer te betrekken bij de werking kun je om de zoveel tijd een oudervergadering organiseren. Hier kun je afspraken maken over de taken van de ouders binnen je werking en kun je engagement creëren.

Het is ook belangrijk om te weten wat ze verwachten van jullie Chirogroep. Op zulke vergaderingen is er plaats voor reacties van ouders. Neem die reacties altijd ernstig en bespreek ze met je leidingsploeg.

Enkele tips: %% Bij ouderavonden is het belangrijk dat de leidingsploeg de avond inhoudelijk samen goed voorbereidt en zo als één ploeg overkomt. %% Als je een oudercomité opstart, maak dan duidelijke afspraken: eerst intern in de leidingsploeg, dan met ouders over wederzijdse verwachtingen, taken, enz.

Stuur je leden en hun ouders een kerst- of nieuwjaarskaart met een foto van je Chirogroep of leidingsploeg. Je kunt er ook een ludieke kerstkaart van maken.

lde

mm De leiding van verbond Roeland spee

op één van hun kerstkaarten het laatste

avondmaal na. mm Verbond Kempen en de zes Kempense gewesten maakten samen een eigen versie van de Kersthit ‘All I want for Christmas’ van Mariah Carey. Ze zongen dat lied in en maakten er een filmpje bij. Dat filmpje stuurden ze naar al hun Chirovrienden.

9. Oudernamiddag/ouderactiviteit Door jaarlijks een activiteit te organiseren speciaal voor de ouders kom je eens op een andere manier met hen in contact. Ze kunnen zelf ondervinden hoe het is om eens aan een Chiroactiviteit deel te nemen en het versterkt de band met je Chirogroep.

Veel Chirogroepen organ iseren voor de moeders en vaders van hun leden een moeder- en/of vaderweekend . Maar sommige gaan nóg verder.

In Eine hebben ze een Va ders-Chiro. Dat zijn ouders van Chiroleden die zelf graag nog wat ravotten. Hun activiteit en? Een dropping, een kookactiviteit voor de leiding en een bivak. Leuk voor de vade rs, maar ook goed voor de Chiroleiding: zij hebben een bende geëngageerde vaders ach ter zich staan.

Potentiële leden en hun ouders Een belangrijke groep! Hen moet je overtuigen om naar je werking te komen of hun kinderen te sturen.

Over ledenwerving bestaat al een publicatie, die je terugvindt op de Chirowebsite. Onmisbare lectuur om je ledenbestand te behouden en te laten toenemen! Check: www.chiro.be/oudersbrochure.

9 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Ouders overtuigen is niet simpel, zeker als ze de Chiro totaal niet kennen. Het vraagt een extra inspanning, maar het loont de moeite! Een goed voorbeeld: Chiro Sooj en Clara uit Overpelt werkt samen met het Valkenhof, een opvangcentrum voor asielzoekers.

De kinderen van opvangcentrum Valkenhof komen sinds 2009 iedere week naar de Chiro. Dat is een waardevolle samenwerking, waar wel heel wat ‘genetwerk’ aan te pas kwam. Hoe dat verliep, vertelt de leiding zelf.

Jimmy en Lore: Eerst trokken we met de hele leidingsploeg naar het Valkenhof. We kregen een rondleiding en we konden er al enkele kinderen ontmoeten. Enkele weken later gingen we er met de jongste afdelingen spelletjes spelen. De kinderen van het Valkenhof vroegen ons hoeveel spelletjes de Chiro heeft en of er ook tafelvoetbal is. Ze konden zich niet voorstellen dat je kunt spelen met eenvoudig materiaal als een bal, een touw of wat verf. In het Valkenhof hebben de gezinnen weinig ruimte en kinderen vervelen er zich vlug. Soms kijken ze wel wat tv in de gezamenlijke leefruimte of spelen ze wat voetbal op het grasveld.

Maar er is niemand die voor hen spelletjes of activiteiten organiseert.

In september informeerden we de ouders op het Valkenhof over de Chiro.

Met de foto’s van onze activiteiten en onze verhalen wonnen we hun vertrouwen. We hebben er wel voor gezorgd dat er geen religieuze symbolen opdoken op de foto’s. De ouders moeten weten dat we openstaan voor iedereen. Vanaf dan spraken we met de leiding elke zondag af om de kinderen van het Valkenhof met de fiets te gaan halen.

2. Oud-leiding “Wij hebben enkel contact met de oud-leiding die daarna in het gewest gegaan is. De anderen, daar horen wij niks van, dus we veronderstellen dat die ook niet meer geïnteresseerd zijn in ons.”

“Een groepje geëngageerde oud-leiding gaat sinds enkele jaren mee op voorkamp met onze aspi’s. De aspi’s vertrekken van bij ons met de fiets richting de bivakplaats, het groepje oud-leiding komt samen met de camion aan.

Onze aspi’s waren de laatste jaren maar met z’n drieën of vieren, dus was de extra hulp zeker welkom. Bovendien is het ’s avonds altijd zeer gezellig: ze bouwen een kampvu ur, halen herinneringen op en vertellen zelf over hun leidingservaringen, wat een extra boost geeft aan de aspi’s die binnenkort zelf leiding worden.”

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

10

Even voorstellen!

Aanpak

De oud-leidingsploeg stond ooit in jouw schoenen. Zij weten veel van je werking af en engageerden zich vroeger net zoals jij dat nu doet. Ze zijn belangrijke netwerkpartners die je op verschillende vlakken kunnen helpen: bij activiteiten, zorgen voor een goed imago van je groep, mond-tot-mondreclame, enz.

1. Bedanken Leiding die net de leidingsploeg verlaten heeft, verdient een bedanking. Probeer hierbij origineel te zijn, zodat de bedanking hen nog lang bijblijft.

2. Informeren Wanneer je activiteiten organiseert, vergeet dan zeker niet je oud-leiding uit te nodigen. Zij zien graag nog eens hoe het met hun ‘oude’ Chirogroep gaat.

Heb je oud-leiding die zich engageert voor je Chirogroep?

Denk er dan zeker aan dat ze voldoende geïnformeerd moeten worden. Wees er op tijd bij als je hun hulp vraagt.

3. Betrokkenheid en engagement Betrek je oud-leiding bij je Chirowerking. Hoe doe je dat? %% Nodig hen persoonlijk uit op je activiteiten. %% Sla op straat of op café nog eens een babbeltje met hen. %% Vraag om een leid(st)er te vervangen die er een Chironamiddag niet kan zijn.

Wanneer de oud-leiding betrokken is bij je Chirogroep zullen ze je ook graag helpen bij het eerstvolgende eetfeest of meegaan op bivak als kookploeg.

4. Hulp in nood Oud-leiding heeft waarschijnlijk al voor dezelfde problemen gestaan als jullie. Durf hen naar hun ervaringen vragen.

5. Mond-tot-mondreclame Zorg ervoor dat je oud-leidingsploeg trots blijft op je groep. Durf oud-leiding vragen om je werking mee te promoten in de buurt.

Supertips! waarin je de laatste nieuwtjes meedeelt en activiteiten aankondigt. Zo blijven ze een band hebben met hun oude groep. %% Maak een speciale pagina voor oud-leiding op je website. Plaats er geregeld iets nieuws op. %% Richt een oud-leidingsploeg op. Dat is een speciale werking die zelf nog activiteiten organiseert en zich geregeld inzet voor de Chirogroep. %% Duid binnen je leidingsploeg iemand aan die het contact met de oud-leiding onderhoudt. Zo weet de oud-leiding ook bij wie ze terecht kunnen met vragen. %% Maak een databestand met de gegevens van alle oud-leiding. Handig om iedereen te bereiken bij een speciale activiteit! %% Chirojeugd Vlaanderen heeft een aanbod voor oudleiding(sploegen): verzekering, nieuwsbrief, lidkaarten die recht geven op korting in De Banier, enz. Breng hen hiervan op de hoogte! Meer info op www.chiro.be/ oud-leiding.

In Arendonk verenigt de oud-leiding zich al meer dan 30 jaar in zoge naamde P-teams. Elk P-team bestaat uit gene ratiegenoten die nog geregeld samen iets on dernemen. Ondertussen zijn er al 20: Pivak 19 79, Pikzwet 1994, Pakaan 1998, Paljas 2005 , Pertang 2008, enz.

Ook gezamenlijk trekke n ze er nog geregeld opuit: samen op weeken d gaan, activiteiten organiseren, enz.

<<mocht je een foto zoeken? We hebben ooit eens een publicatie ontvangen: 20 jaar P-teams of zoiets. Baart heeft die in de bib zitten.

Misschien daar iets uit scannen>>

11 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

%% Maak geregeld een nieuwsbrief voor oud-leiding

De Arendonske P-teams

3. Omwonenden Ieder jaar organiseren we een groot Sint-Maartensvuur (= kampvuur) en ieder jaar zijn er buren die klagen over geluidsoverlast of rookhinder. Het is precies altijd wat als we iets organiseren! Als je naast een Chirolokaal woont, dan moet je daar maar tegen kunnen.”

“Als er een nieuwe editie van ons ledenblad uitkomt, steken we ook altijd een exemplaar in de bussen van onze buren. Op die manier weten ze welke activiteiten er plaatsvinden in onze lokalen.”

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

12

Even voorstellen!

Aanpak

Beter een goede buur dan een verre vriend. Het is belangrijk om een goede band te onderhouden met de omwonenden van je lokalen. Niet alle mensen staan even positief tegenover jeugdbewegingen en al zeker niet tegenover de ‘overlast’ die jullie Chirogroep soms kan veroorzaken. Een goede band maakt mensen toleranter. Bovendien kunnen buren ook een oogje in het zeil houden wanneer er niemand in de lokalen is.

1. Betrokkenheid Om een goede band te onderhouden met je buren betrek je hen het beste zoveel mogelijk bij je Chirogroep. Hoe? %% Nodig hen persoonlijk uit voor je eetfestijn of groepsfeest. %% Stuur met Nieuwjaar eens een wenskaart naar je buren. %% Zorg dat de buren op de hoogte zijn van je activiteiten zodat ze weten wanneer ze wat lawaai kunnen verwachten.

2. Persoonlijk contact Je buren zijn nooit veraf op een zondagmiddag. Persoonlijk contact is het middel bij uitstek om banden met hen te smeden. Durf op je buren af te stappen. Maak bijvoorbeeld afspraken over hoe overgevlogen ballen opnieuw aan de overkant geraken.

4. Andere jeugdbewegingen “Als we een affiche van een activiteit van de scouts uit ons dorp zien, dan overplakken we die meteen met onze affiches. We willen niet dat hun activiteit meer succes heeft dan de onze.”

“Vorig jaar was de KLJ te laat om tenten te bestellen voor hun kamp. Aangezien wij in een andere periode op bivak gaan, mochten ze de onze gerust lenen.”

Aanpak

2. Samenwerking Waarom organiseer je niet eens een gezamenlijke dag?

Best leuk, zo’n Chiro-scoutsdag! Nog een voordeel van samenwerking: je krijgt veel sneller iets verwezenlijkt bij de gemeente. Door je krachten te bundelen, krijg je meer gedaan.

Chiro Akori uit Eisden

De keti’s van Chiro Akori speelden een jaar lang een groot ‘één tegen allen’-spel. Van hun leiding kregen ze de op dracht om een namiddag met de scouts sam en te spelen. En wat vonden ze ervan?

Ine: Het was eigenlijk he el leuk. We komen goed overeen.

Mirte: Wel een strenge formatie! Die moeten hun handen op hun rug houden. Schrijf maar op: de scouts zijn leuk, maar de Chiro is veel beter!

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

1. Solidair zijn Als je deelneemt aan de activiteiten en fuiven van andere jeugdbewegingen is de kans groter dat zij een volgende keer bij jullie langskomen. Op die activiteiten kun je ook contacten leggen om een goede band op te bouwen met die andere jeugdbewegingen.

Er zal altijd wel eens een moment komen waarbij je net een diepvriezer te weinig hebt voor je eetfeest of dat je een versterker nodig hebt voor je groepsfeest. Daarom is het belangrijk om die goede contacten te onderhouden.

13

One day of peace and baseball Chiro en de

de In Mol organiseren paasmaandag op r scouts ieder jaa seballtoernooi. samen een groot ba llen en nadien Tegen elkaar baseba iets drinken: dĂŠ samen aan de toog verbroederen. ideale manier om te

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

14

5. Parochie “Wanneer we voor Christus Koning een viering in elkaar moeten steken, proberen we hier telkens aan te ontsnappen door te zeggen dat degene die dat ging doen ziek is.”

“Onze lokalen kregen we zoveel jaar geleden van de parochie. Het is dan maar normaal dat we ze ter beschikking stellen voor een parochiefeest.”

Informeren

Vaak gebruiken Chirogroepen lokalen van de parochie.

Vergeet dus niet dat je afhankelijk bent van hen. Een goede band is noodzakelijk – zeker als je wilt dat ze vergevingsgezind zijn als de wc’s weer eens stuk zijn of als er een ruit kapot is.

Vergeet de parochie niet in te lichten over je activiteiten.

Als jij hen goed op de hoogte houdt, dan kunnen ze meepromo maken. Enkele tips:. %% Zorg ervoor dat je niet op dezelfde dag een eetfeest organiseert als de KVLV of een andere vereniging. %% Vaak komen de mensen die zich inzetten voor de parochie in contact met veel anderen. Zorg dat je op een goed blaadje staat en vraag om wat mond-tot-mondreclame te maken voor jouw Chiroactiviteiten. Altijd mooi meegenomen! %% Ga na of jouw parochie over een eigen blad beschikt. Zorg ervoor dat jullie activiteiten opgenomen worden in de kalender van de parochie. En waarom eens geen heel artikel over de Chiro publiceren? %% Ga na of er een vorm van overleg bestaat binnen je parochie en of het loont om daarop aanwezig te zijn. Is er bijvoorbeeld een jaarlijkse vergadering om de kalender van het volgende jaar op te maken en agenda’s te vergelijken, of is er regelmatig overleg tussen de parochie en verenigingen?

Durf verder kijken dan de parochie!

De parochie is een deel van je christelijk netwerk. Maar wie weet zijn er bij jou in de buurt ook andere gemeenschappen actief. Waarom ga je de Chiro eens niet voorstellen bij de moslimverenigingen of het opvangcentrum een paar straten verder? Vraag of ze een blad uitgeven waarin je jezelf mag voorstellen. Vaak kennen mensen met een etnisch andere achtergrond de Chiro niet of onvoldoende. Jammer, want in de Chiro is iedereen welkom!

Wil je weten welke andere gemeenschappen er bij jou in de buurt actief zijn? Ga langs bij de jeugddienst of de integratiedienst, of kijk eens op www.desocialekaart.be.

15 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Steun

6. Jeugddienst “Die vergaderingen van de jeugdraad vinden wij maar niks. We zitten daar alleen maar om subsidies te krijgen.”

“Voor mijn Chirogroep is de Gentse jeugddienst een echt steunpunt. Aangezien onze lokalen eigendom zijn van de stad Gent gebeuren alle herstellingswerken via hen. Dat zorgt voor het nodige papierwerk, maar ze begeleiden ons daar heel goed in. Daarnaast staan ze ook altijd klaar om op onze vragen te antwoorden.”

Aanpak 1. Inspraak De jeugddienst is dé manier om jouw stem te laten horen in je gemeente. Via de jeugdraad of rechtstreeks bij de jeugddienst kun je laten weten wat jouw mening is over zaken die jouw Chirogroep aanbelangen..

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

16

2. Hulp Heb je problemen met administratieve zaken, met promotie voor je volgende Chirofuif of met pesten in je afdeling?

De jeugddienst heeft zeker een luisterend oor. Vergeet ook niet dat de jeugdraad over een mooie subsidiepot beschikt om jeugdbewegingen te ondersteunen. Maak hier zeker gebruik van!

Wil je weten wat de jeugddienst voor jou kan betekenen?

Stap er dan gewoon binnen. Niet aarzelen, maar doen!

7. Gewest, verbond en Chirojeugd Vlaanderen Even voorstellen!

Het gewest, het verbond en Chirojeugd Vlaanderen bieden heel wat opleidingen, activiteiten en andere dingen aan waar je misschien niet eens weet van hebt. IK, SB, Hoofdanimatorweekend, Afdelingsboost, Tochtenbivak, Expressieweekend: noem maar op. Surf zeker eens naar de website van je gewest en verbond.

Geen inspiratie meer voor je Chironamiddag? Chirojeugd Vlaanderen to the rescue! Er bestaan heel wat boeken met tips voor je afdeling. En er zijn nog veel meer publicaties die je daarbij kunnen helpen. Je vindt er alles over op www. chiro.be/spelen.

“De IK, daar doen wij met onze Chirogroep niet aan mee. We weten zelf wel hoe we spelletjes en zo moeten organiseren. We hoeven daarvoor geen les meer te krijgen.”

“Dit jaar speelden we tijdens de titodag van het gewest een geweldig spel. We moesten spelletjes doen waarmee we vieze ingrediënten konden verdienen om blubber mee te maken. Die blubber kregen enkele gewestmensen op het einde over hun hoofd. Nadien hebben we met de tito’s en keti’s veel van die spelletjes nog een keer gespeeld.”

17 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

18

N E L E D D I M E I T A C I N U COMM In dit deel geven we een overzicht van welke media je als Chirogroep kunt gebruiken. Sommige zul je wel al kennen en gebruiken. Naast de vertrouwde communicatiemiddelen gaan we ook dieper in op niet zo voor de hand liggende kanalen.

De klassiekers

%% De flyer: een los blaadje

waar info op (af )gedrukt is

%% De folder: bedrukt papier

dat gevouwen is

%% De brochure: bestaat uit

meerdere bladen die op de één of andere manier aan elkaar gehecht zijn

1. Affiches Waar hang je affiches het beste op?

Het belangrijkste bij affiches is dat heel duidelijk naar voren komt: %% WIE de activiteit organiseert %% WANNEER ze zal plaatsvinden (dag, datum en uur) %% WAAR ze plaatsvindt %% HOEVEEL het kost om mee te doen

Een affiche is pas zinvol als ze ook op de juiste plekken hangt.

Denk eerst goed na wie je wilt bereiken en vervolgens waar die groep vaak rondhangt of passeert. Maak een goede lijst!

Vraag bij de gemeente of stad na waar je affiches mag hangen. Mogelijke plaatsen: %% In scholen %% Bij zelfstandigen: bakker, slager, enz. %% Op de jeugddienst %% Bij leden en leiding thuis (poster aan het raam) %% Op initiatieven van de stad, de gemeente, de parochie, buurtfeesten %% Bij andere jeugdbewegingen %% In cafés (vraag of je de affiche in de toiletten mag hangen, want da’s ideale lectuur voor de bezoekers) %% In de bibliotheek %% In het jeugdhuis %% In het cultureel centrum %% Op de kermis %% Op een reclamebord aan het lokaal %% Op de speelpleinwerking

Daarnaast vermeld je ook best: %% Wat de activiteit juist inhoudt %% Wie er zal zijn (dj’s, special guests, enz.) %% Het Chirologo %% Logo’s van sponsors %% De verantwoordelijke uitgever (V.U.)

19 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Wat staat erop?

Tips %% Volg de verspreiding van de affiches goed op.

FAQ Verdeel wie

wat gaat doen en werk met plakbeurten. %% Zorg dat je affiche opvalt tussen de andere. %% In de plaats van affiches kun je ook een grote banner

maken of laten drukken. Een dure banner kun je ieder jaar opnieuw gebruiken wanneer je de exacte datum vervangt door bijvoorbeeld ‘tweede zaterdag van maart’.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

20

1. Welke kleur mag mijn affiche hebben?

Vroeger mocht je geen affiches met witte achtergrond en zwarte tekst gebruiken. Die combinatie was voorbehouden aan de overheid. Sinds 2005 geldt die regel niet meer.

Je mag dus in principe alle kleuren gebruiken. Sommige kleurencombinaties gebruik je best niet omdat ze slecht uitkomen, bijvoorbeeld rood en blauw.

2. Moet ik op mijn affiche zegels plakken? %% Dat was vroeger zo, maar die regel geldt niet meer. Wat je wel moet doen, is aan je drukker voorstellen om een nummer aan te vragen bij het Ministerie van Financiën, meer bepaald bij de btw-administratie. Drukkers hebben de mogelijkheid om dit zelf met het Ministerie te regelen. Als je het registratienummer op de affiche zet, dan ben je wettelijk in orde. Het kost wel ongeveer 0,025 euro per exemplaar. %% Let op! Voor affiches groter dan 1 m² blijft de aanplakkingstaks verschuldigd. Het gaat hier om affiches van formaat A0 (84,1 bij 118,9 cm) en groter. %% Grote affiches vallen op, maar zijn niet altijd handig. Je kunt ze niet overal hangen en je hebt meer kans dat ze overplakt worden. %% Organisaties met een liefdadig karakter moeten geen zegel aanbrengen op affiches. Je vermeldt wel: “Vrij van zegel, art. 198, 7e Wetboek der taksen”. Let wel op: ‘liefdadig’ wordt hier heel eng geïnterpreteerd. Enkel als je de winst aan een liefdadig doel geeft en als iedereen belangeloos meewerkt, is er een vrijstelling. %% Je moet ook geen zegels plakken wanneer er reclame van een commerciële sponsor op staat, zolang het hoofdobject van je affiche de aankondiging van de activiteit is. Ook hier vermeld je dan: “Vrij van zegel, art.

198, 7e Wetboek der taksen”.

3. Mag ik overal affiches plakken?

Nee. Steden en gemeenten voorzien plaatsen waar je mag plakken. Vraag dat zeker goed na om geen problemen te krijgen. Ook als je borden naast de weg wilt plaatsen, informeer je best wat toegelaten is: waar mogen de borden staan en hoe groot mogen ze zijn?

Opgelet: fluorescerende affiches moeten op minstens 75 meter afstand van verkeerslichten geplaatst worden. Je mag ook geen verkeerstekens op je affiche zetten. Dat zaait verwarring in het verkeer.

Opgelet: plakken in openbare gebouwen is verboden. Vraag goed na hoe dat bij jouw gemeente of stad geregeld is. Universiteitsgebouwen zijn ook openbare gebouwen.

Tip: haal de affiches na je evenement ook weer weg.

4. En wat als ik nu toch lekker wildplak?

Dan loop je het risico om een niet zo lekkere boete te krijgen. Als de plakker op heterdaad betrapt wordt, dan zal de politie hem of haar aanspreken. Als de plakker niet gekend is, dan zal de verantwoordelijke uitgever aangesproken worden, in tweede instantie de organiserende vereniging en in laatste instantie de drukker.

De verantwoordelijke uitgever moet vermeld zijn op de affiche, met volledige naam en adres. Hij of zij moet een meerderjarige inwoner van BelgiĂŤ zijn. In de meeste steden en gemeenten wordt foutief aanplakken streng bestraft, met boetes tot 250 euro.

De Chiro is een sterk me rk en dat mag je gerust laten zien op je affi che. Toon dat het niet over zomaar een activit eit gaat, maar om een Chiroactiviteit. Hoe? Pla ats het Chirologo erop en vermeld je groep snaam. Of doe zoals de meisjes van Schilde en toon hoe hot de Chiro wel is!

2. Ledenblad

Een goed ledenblad opstellen kost heel wat energie en tijd.

De volgende checklist moet je zeker overlopen.

Vragen vooraf: %% Waarom willen jullie het groepsblad maken? %% Wie is jullie lezerspubliek?

(bv. alleen de oudere afdelingen, alle leden, ouders, ook oud-leiding?) %% Hoe vaak wil je het maken? %% Wie maakt het? %% Is er tijd voor? %% Ga je het zelf kopiĂŤren of werk je via een drukker? %% Zoeken jullie sponsors om de kosten te dragen? %% Wat is de inhoud? Vaste rubrieken of niet? %% Wie schrijft de teksten? %% Hoe wordt het verspreid?

21 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Veel groepen komen naar buiten met een groepsblad. Denk goed na voor je hieraan begint.

Een ledenblad wordt algauw het uithangbord van jouw Chirogroep. Reden te meer om over de kwaliteit te waken en goed af te spreken. Welke informatie mag erin, welke grappen en weetjes kunnen wel en welke niet? Hoe kan het overkomen bij jullie publiek?

Mogelijke rubrieken

Tips

%% Welkomstwoordje

%% Betrek je leden bij je blad.

%% Nieuws uit de Chiro %% Activiteitenkalenders %% Afdelingsprogramma’s %% Verjaardagen %% Jaarthema %% Geboortes - huwelijken - overlijdens %% Praktische info, bv. over het lidgeld %% Adressen en taakverdeling van je leiding %% Verslagen van activiteiten %% Afspraken %% Berichten uit de gemeente %% Bivakinfo %% Bivakverhalen %% Uitnodigingen %% Liedjes %% Verhaaltjes %% Moppen %% Tekeningen %% Wist-je-datjes %% Recepten van de kookploeg %% Knutseltips %% Interviews

Hoe? Laat ze zelf reporter zijn.

Elke maand is een andere afdeling verantwoordelijk voor het boekje. Je verdeelt de taken. Zorg hierbij wel dat de inbreng van je leden niet zorgt voor een hele berg extra werk. Het blijft communicatie van de leidingsploeg. %% Plaats je blaadje ook online! %% Pas je schrijfstijl aan aan je lezerspubliek. %% Zorg dat het blad één geheel vormt. %% Laat één iemand het blaadje samenstellen. Die persoon verzamelt de teksten, houdt de deadlines in de gaten en volgt de lay-out op. %% Maak duidelijke afspraken over deadlines. %% Probeer niet te veel foto’s, tekeningen en titels op één (voor)pagina te zetten. Maak er een overzichtelijk en aantrekkelijk geheel van. %% Er bestaan verschillende programma’s om publicaties te lay-outen. Een tekstverwerker als Microsoft Word of OpenOffice.org Writer is simpel maar biedt niet zoveel mogelijkheden. Microsoft Publisher biedt meer lay-outopties (vergelijkbaar met PowerPoint). Betere maar ook moeilijker en duurdere programma’s zijn o.a. Photoshop, Indesign en Illustrator. Een programma dat op Indesign lijkt maar dat je gratis kunt gebruiken, is Scribus.

%% Ludieke voorstelling van de leiding en de afdelingen %% Enz.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

22

Duurzame communicatie de natuur dankt u!

Een ledenblad = veel papier. En dat is niet goed voor het milieu.

Toch kun je ervoor zorgen dat jouw publicaties zo milieuvriendelijk mogelijk zijn. Enkele tips: %% Druk je ledenblad zeker dub belzijdig af. %% Vermijd gekleurde vlakken , die vreten inkt! %% Gebruik 100% gerecycleerd papier. %% Vermeld in je publicatie dat ze op een milieuvriendelijke manier gedrukt zijn – wie weet zet je jouw lezers zo aan tot nadenken. %% Als je je ledenblad laat dru kken, ga dan na of de drukker milieuvriendelijk werkt. Ecologische drukkerijen drukken alcoholvrij, werken met inkten op plan taardige basis, gebruiken gerecycleerd papier, werken volgens het computer-to-plateprincipe en produceren zo weinig mog elijk schadelijk afval. %% Druk enkel wat je nodig heb t. Vermijd overschotten

3. E-mails / briefjes Om meer informatie te geven over een bepaalde activiteit of voor een mededeling die ook de ouders moet bereiken, kan het nuttig zijn een briefje of e-mail op te stellen. Wanneer je e-mail gebruikt, zorg er dan voor dat je alle e-mailadressen van de ouders hebt en wees er zeker van dat ze hun mail regelmatig bekijken. Denk vooraf na wat je wilt vertellen en zet de inhoud om naar een geschikte vorm voor de lezers: hou het kort en gebruik de ‘call to action’- techniek.

Inhoud %% Wie?

Wat? Waar? Wanneer? Waarom? Hoe?

%% Van hoe laat tot hoe laat? %% Wat kost het? %% Inschrijven of verwittigen? %% Hulp nodig van de ouders?

Tips %% Gebruik de vaste sjablonen die je op www.chiro.be/huis-

‘Call to action’-techniek

23 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Met een ‘call to action’ stimuleer je de lezer om iets te doen. Enkele tips om CTA in de praktijk om te zetten: %% Gebruik in je mail links waa rop lezers kunnen doorklikken.

Bijvoorbeeld: “Maak dit jaar gebruik van onze gratis busdienst” (link naar web site of sociaalnetwerksite). %% Vermijd ‘klik hier ’, wees zo precies mogelijk.

Wat is het voordeel van klikken? Wat staat de lezer te wachten? Gebruik een wer kwoord om de actie te stimuleren. De beste doorkliklinks hebben een werkwoord en geven het gevoel van dringendheid. %% Bijvoorbeeld: ‘Bestel nu je bivakfoto’s via onze website’ of ‘Wil je meegaan op onze daguitstap naar de zee? Schrijf je dan nu in: info@chirozee.be.’ %% Zet belangrijke info bovena an in je mail, niet onderaan.

stijl vindt. De lezer ziet zo meteen dat de brief van de Chiro komt. %% Zorg dat het briefje duidelijk is en dat het de doelgroep aanspreekt. %% Als je de briefjes persoonlijk uitdeelt tijdens een Chironamiddag, vergeet dan de afwezigen niet. Hou dus bij wie er wél was, en stop bij de anderen zo snel mogelijk een briefje in de bus

4. Eigen website Tegenwoordig kan een Chirogroep niet meer zonder een eigen website. Het is dé plaats waar mensen info over je groep vinden en zich een beeld vormen van wat jullie Chirogroep juist is en doet.

Mogelijke onderdelen %% Welkomstwoordje %% Voorstelling van de leidingsploeg %% Activiteitenkalender

eventueel, enz.” Spoor de lezer aan om iets te doen in plaats van alle mogelijkheden open te houden. %% Pas op met leestekens. Een dubbelepunt zet aan tot verder lezen. Een uitroepteken is schreeuwerig. Gebruik het enkel wanneer je echt iets wilt uitroepen. Meer dan één uitroepteken achter dezelfde zin is lomp. Onthoud: hoe meer komma’s in een zin, hoe onleesbaarder. Je kunt beter je zin in stukken knippen en een punt plaatsen. En tot slot: teksten tussen aanhalingstekens worden sneller gelezen. Maak hier slim gebruik van.

%% Foto’s van activiteiten %% Spelletjeshoek %% Forum %% Geschiedenis van de Chiro(groep) %% Afdelingsonderdelen

op de site te vinden is. %% Zorg dat foto’s en figuren er mooi en strak uitzien.

%% Verjaardagen

%% Verwijder oude nieuwsberichten.

%% Foto’s van je lokalen %% Verhuurinfo %% Enz.

Tips %% Zorg regelmatig voor updates.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

%% Bezoekers moeten in één oogopslag kunnen zien wat er

%% Praktische informatie %% Plannetje

24

Een doeltreffende website opbouwen

%% Een forum kan je groepsgevoel versterken.

Zo toon je dat je de website onderhoudt. %% Maak de inhoud van je website niet te zwaar. Lichte inhoud = korte laadtijd. Comprimeer bijvoorbeeld je foto’s.1 %% Je kunt ook programma’s downloaden die je foto’s verkleinen, zoals AJcompresscopy of ImageResizer. %% Zorg dat de aangeboden informatie op je website volledig is. %% Geef een korte omschrijving van de inhoud bij links naar Word- en pdf-documenten.

%% Gebruik een website als ondersteuning van andere com-

municatiemiddelen (bv. plaats de fuifaffiche op je website). %% Zorg voor overzicht door duidelijke rubrieken op je homepage. %% Vergeet niet dat nog niet iedereen over internet beschikt.

Verspreid belangrijke info ook via andere wegen. %% Stel een websiteverantwoordelijke aan!

Enkele tips voor een goede webtekst %% Hou de teksten kort en bondig. %% Deel de teksten in door middel van alinea’s met kopjes.

Dat geeft een overzichtelijke aanblik en bezoekers vinden makkelijker de informatie die zij zoeken. %% Pas je schrijfstijl aan. Op een scherm lees je minder makkelijk en trager. Schrijf op het niveau van 14-jarigen. %% Beperk opsommingen tot maximum drie items, van kort naar lang. %% Vermijd woorden als kun, kan, zul, zal, word, werd, heb, heeft, wil, en woorden op -ing en -heid. Kun je die woorden schrappen? Doen! %% Gebruik geen twijfelstijl: “Je kunt, misschien, proberen,

1 Een afbeelding comprimeren, is de kwaliteit ervan verminderen.

De meeste programma’s hebben een functie waarmee je afbeeldingen kunt comprimeren. In Microsoft Office moet je op de afbeelding klikken, dan verschijnt de werkbalk Afbeelding. Klik op de knop ‘Comprimeren’. Je krijgt dan enkele keuzemogelijkheden – voor een website kies je ‘web/scherm’. Sla op.

Meegaan met nieuwe tre nds is een must.

Verbond Brussel volgt die nieuwe trends heel goed op. Zo is hun website mobiel en dus ook beschikbaar in smartphoneversie.

25 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

5. Evenementen In de eerste plaats organiseer je als Chirogroep evenementen om geld in het laatje te brengen. Maar wist je dat evenementen ook een ideaal middel voor public relations zijn? Je kunt ze gebruiken om relaties te onderhouden, je imago te verbeteren en naambekendheid te winnen. Zorg dus dat je evenement AF is!

Organiseren %% Maak een planning op met een checklist van dingen die

moeten gebeuren in de maanden, weken en dagen voor je evenement. Zo voorkom je dat je zaken over het hoofd ziet. Je kunt daarmee ook inschatten of de tijd die je voorziet realistisch is. %% Tip! Op de website van Fuifpunt vind je een heel goede checklist. Check: www.fuifpunt.be. %% Op het moment van het evenement zelf is een draaiboek heel handig. Daar staat in geschreven wie wanneer waarvoor verantwoordelijk is. Een draaiboek geeft dus een gedetailleerd overzicht van de taken tijdens het evenement. %% Zorg dat alle betrokkenen een draaiboek hebben

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

26

Herhalen, herhalen en nog eens herhalen!

Een gouden regel in pr: mensen kun nen je boodschap beter tien keer horen dan nooit.

Door herhaling gaan mensen nog een s over je boodschap nadenken. En ze krijg en het gevoel dat het niet ‘zomaar iets’ is.

OPGELET! Zorg ervoor dat je de boo dschap wel op een toffe manier brengt. Her haling is goed, maar nog beter is dat je bij iede re herhaling ook iets nieuws toevoegt. Dat geldt zeker voor communicatie via het internet . Wil je bijvoorbeeld een fuif promoten via Facebook?

Stuur dan eerst een bericht met prak tische info. Wat later kun je een nieuw beri cht sturen met de namen van de dj. Je herhaalt , maar voegt er toch iets nieuws aan toe.

Hierdoor hou je je berichten interessant om te lezen.

Tips %% Probeer je kaartenverkoop te stimuleren door een prijs te

geven aan degene die de meeste kaarten verkoopt. %% Organiseer wedstrijden waarin je gratis kaarten of bonnetjes uitdeelt. %% Verzin een origineel concept voor je evenement: hou bijvoorbeeld een beachparty in de winter, met zand op de vloer en een exotische inkleding. %% Investeer in de inkleding van je evenement. Zorg voor een Chiro-inkleding zodat de mensen weten wie de organisatoren zijn. Op het nationaal secretariaat kun je vlaggen en banners huren. Mail naar info@chiro.be of bel naar 03-231 07 95. <<eventueel foto van promomateriaal nationaal>> %% Lok je publiek vroeg naar je evenement door bijvoorbeeld een korting of iets extra’s aan te bieden – maar geen gratis vaten want dat is slecht voor je imago! %% Gebruik verschillende communicatiemiddelen om je evenement bekend te maken: website, affiches, netwerksites, evenementensites, gemeentelijke en stedelijke websites, enz. Herhaling versterkt de boodschap! %% Een geoliede organisatie van je evenement draagt bij tot een positief imago! %% Maak je evenement toegankelijk voor mensen die het minder breed hebben. Geef enkele kaarten aan het OCMW of aan armoedeorganisaties en vraag of ze die willen uitdelen.

Privacy Bij evenementen en activiteiten die je jaarlijks organiseert, worden meestal heel wat foto’s genomen. Hou daarbij rekening met enkele richtlijnen!

In principe heb je de toestemming nodig van mensen, zowel om een foto van hen te nemen als om hem te gebruiken (dus twee keer toestemming).

Op die regel zijn wel enkele uitzonderingen: %% Wie zich op een publieke plaats bevindt, geeft impliciet toestemming voor het nemen van beeldmateriaal (bv. op een evenement). MAAR je hebt nog wel altijd toestemming nodig voor het gebruik van dat beeldmateriaal. %% Je hebt geen toestemming nodig voor het gebruik van het beeldmateriaal als de betrokken persoon niet het hoofdonderwerp van de foto is en dus toevallig op de foto staat Mag dus wel: mm Een foto van een feestende menigte mm Een foto van een groot Chirospel waaraan verschillende

Met flyers en affiches sm ijten ze je rond de oren.

Wil je jouw evenement promo ten, dan is opvallen de bo mensen deelnemen (de activiteit primeert, niet het indiodschap.

Bedenk dus een originele promoactie. vidu) mm Chiro Alhambra uit Mol promoot hun fui Mag niet: f door in plaats van flyers krasloten uit te delen. Wie mm Een foto van een Chiroactiviteit die bewust gemaakt is krast, maakt kans op ee n mooie prijs, omdat de kinderen van de één of andere BV erop staan. In zoals een gratis consump tie of een dat geval vormen de kinderen het hoofdonderwerp van gratis portie bitterballe n. de foto, dus heb je bij -12-jarigen de toestemming van de mm De Chirogroepen in de stad ouders nodig. + 12-jarigen mogen zelf beslissen over het Antwerpen vroegen aan de bakgebruik van foto’s. Let op: die regel geldt dus enkel voor kers of ze een promosti cker op de het gebruik van de foto. Voor het nemen heb je geen broodzakken mochten plakken. En toestemming nodig wanneer het op een openbare plaats jawel, de bakkers hapte n toe. Wie gebeurt. in het begin van het jaa r een brood kocht, las op de zak: “Br ood vult je maag, Chiro (naam Chiro groep) je zondagnamidd ag” (met daaronder praktische ge gevens) mm Verbond Mechele n promootte zichzelf do or een mobilhome om te bouwen tot ijscrèmekar. Hiermee red en ze langs hun groepen. Een Chirogroep kan dit idee oord? geh van it noo ge nog – bruio om apr Guerrill ken om in de straten hu n feestweekend of eetfe erkte midbep t me om k nie tech een is g sti jn aan mm Guerrillamarketin te kondigen. n. De bedoeling is om eike ber te t ltaa resu ot gro een delen mm Verbond Brusse l ging tijdens het SB de -aandacht of aandacht van hort op met een in een zeer korte tijd veel media camera en sprokkelde rea ies. cti act es ieke va n lud de om eln het emers. Het jaar publiek te krijgen. Vaak gaat nadien gebruikten ze die uitbundige reacties in ee zakkenrollers ele enk rde huu s ine Airl s ssel n proVoorbeeld: SN Bru mofilmpje dat de werel d werd ingestuurd – ee van reizigers te steken. ssen dta han de n in leu den k idee han nep in om bij jaarlijks terugkerende your bag. activiteiten. Je kunt oo into ped slip just d han is ‘Th d k zelf een Op die handen ston grappig filmpje in elkaa r steken en op YouTube s.’ ket en poc sociaalpick of are Bew netwerksites plaatsen. mm Wek mysterie op , zodat de mensen over is de o rom lap rril je praten. Een gue roChi van eld rbe mooi voorbeeld hiervan Een goed voo is de Wichelse WOLF-ac tie

Guerillapromo

s is?

Vertel eens wat WOLF precie hels Organised LibeJoachim WOLF staat voor Wic e op terreurbendes ration Front. Het is een parodi bevrijdingsorganisaties. zoals Al Qaeda en de bekende l veel wegenwerken In Wichelen zaten we met hee n van de buitenwereld. waardoor we afgesloten werde evredenheid bij de WicheHierover heerste heel wat ont op die ontevredenheid in: laars. Met WOLF speelden we arloosd werden door de we klaagden aan dat we verwa overheid. naar de buitenwereld toe, Davy: Zo verkochten we WOLF een verborgen agenda. Om maar eigenlijk hadden we ook groot feest om ons jubileum de vijf jaar organiseren we een ere keer op een originele en te vieren. We kondigen dat ied LF heeft dus niets met politiek spectaculaire manier aan. WO Maar dat hadden de mente maken, maar alles met Chiro. sen nog niet meteen door.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

Wichelse WOLF-actie. die actie.

Kramp interviewde de bedenkers van

27

F was toen Joachim: Het tv-programma M!L t goed klonk, heel populair. Omdat WLF nie publiciteit maakten we er WOLF van. Als ppen laten konden we dan overal wolvenko opduiken. de kijker?

Hoe brachten Jullie WOLF in ie allemaal?

Welke acties ondernamen jull foto’s waarop Davy: Het begon met enkele verschillende we een wolf photoshopten op ’s verspreidden plaatsen in Wichelen. Die foto we. kken die we Davy: We lieten bierkaartjes dru gelegd hebben. overal in de cafés in Wichelen den op: eerst We hingen ook affiches en bor de aandacht te alleen met een wolvenkop om website erop. trekken, en nadien met onze e filmpjes. In Davy: We maakten ook nog twe LF Wichelen het eerste toonden we hoe WO r met wolterroriseerde, bijvoorbeeld doo n plakken. Het venmaskers op affiches te gaa ping van de tweede filmpje was de kidnap e meteen nieuwe burgemeester. Die wild p zelf zijn tekst meewerken, maar hij stond ero ben we online te schrijven. Die filmpjes heb gezet en aan de pers bezorgd.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

28

omstreken Hoe reageerden Wichelen en te? toen het grote geheim uitlek cht dat wa ver t nie Davy: Ze hadden echt had. Op de de Chiro er iets mee te maken een groot nieuwjaarsreceptie hadden we wolvenkop. spandoek opgehangen met een kan niet dat de De mensen zeiden toen: “Dat LF smijt echt jeugd daarachter zit want WO .” Terwijl dat veel geld tegen hun acties aan escheurd spandoek gewoon een stuk afg gespoten haddoek was waarop we het logo den.

Guerillapromo deel II

De ballonnenactie van Olé Pistolé is een ander goed voorbeeld van guerillaprom o. Een week voor het gro te buurtontbijt hingen Chiroleide rs en -leidsters in heel Vla anderen ballonnen aan deuren, bomen, balkons, enz. Op de ballon stond ‘Olé Pistolé’ te lez en en er zat ook een uit no dig ing bij.

Dat het een succes werd, weet ondertussen iedere en!

6. Nieuwe media Tegenwoordig zijn nieuwe media zoals gsm’s en sociale netwerken in opmars.

Het oude briefje kan dus gerust eens vervangen worden door een sms’je. Voor dringende oproepen is het wel nog altijd beter dat je mensen opbelt. Zorg dat je van de ouders van al je leden een telefoonnummer hebt. Er kan altijd een moment zijn waarop je hen dringend wilt of moet bereiken.

Ook sociale netwerken zijn heel erg populair tegenwoordig. Gebruik ze om je activiteiten bekend te maken en om in te schatten hoeveel mensen eropaf zullen komen. Je kunt ook een groep oprichten waar al je leden, oud-leden en/of sympathisanten kunnen toetreden. Op die manier creëer je naambekendheid en een groepsgevoel.

Tips %% Sociale netwerken zijn een handig middel om o.a.

contac-

uit Balen hebben een goed De meisjes van Chiro Albatros ers van hun leden altijd op systeem ontwikkeld om de oud gsm. De groep kocht een de hoogte te houden: de Chiror zetten ze het nummer in gsm. In het begin van het jaa ouders het kennen. Iedere het groepsblaadje, zodat alle leiding een boodschap met week spreekt iemand van de De gsm wordt tijdens de nuttige info in op de voicemail. ers niet weten of er volgende week afgezet. Wanneer de oud r de gsm en komen ze op de week werking is, bellen ze naa dan alle info. Handig ding, voicemail terecht. Die geeft hen zo’n gsm!

als je’t mij vraagt

CHIRO

ten te onderhouden met oud-leiding. %% Maak niet alleen gebruik van sociale netwerken om je

29 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

activiteiten te promoten, maar ook om je deelnemers en helpers te bedanken. En om foto’s te verspreiden, natuurlijk. %% Als je de telefoonnummers verzamelt van ouders, vraag ze dan of ze bezwaar hebben tegen Chiroberichten of telefoontjes. %% Als je er zeker van wilt zijn dat ouders je berichtje kregen, vraag dan om bevestiging. %% Ga regelmatig na welke andere nieuwe media beschikbaar zijn en wat die voor jouw Chirogroep kunnen betekenen.

7. Huisstijl Chirojeugd Vlaanderen heeft een aantal richtlijnen opgesteld over hoe de Chiro zich wil presenteren. De huisstijl beschrijft het grafische aspect daarvan. Een herkenbare huisstijl is de basis van alle communicatie. Zo is meteen duidelijk dat het over ‘iets van de Chiro’ gaat. De brochure met uitleg vind je op de Chirosite: www.chiro.be/huisstijlgids.

Chirogroepen zijn niet verplicht om die richtlijnen te volgen, want zo werkt de Chiro niet. Hoe meer groepen meedoen, hoe herkenbaarder onze stijl wel wordt.

Logo %% Gebruik zoveel mogelijk het officiële logo van de Chiro. %% Vermijd samengestelde logo’s en varianten op het logo,

zoals je hier ziet.

Lettertypes Gebruik voor gewone documenten de lettertypes Arial Narrow (pc) en Myriad Pro (Mac). Gebruik fantasielettertypes enkel voor titels van affiches of covers, en spring er dan nog zeer zuinig mee om!

Tips voor een effectieve lay-out

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

30

%% Maak eerst een schets van je flyer, ledenblad of publicatie.

Gebruik potlood en papier. Dat werkt sneller, inventiever en creatiever. %% Streef naar een evenwichtig ontwerp (less is more) door een samenhangende stijl te hanteren. %% Kies voor een duidelijk en plezierig leesbaar lettertype. %% Gebruik voldoende grote marges. %% Vergeet de huisstijl van Chiro niet toe te passen (zie huisstijlgids). %% Streef naar contrast tussen lichte en donkere kleuren – zwart en wit. %% Wanneer je illustraties en foto’s wilt toevoegen, let dan op dat je een goede resolutie gebruikt. %% Vermijd zeeën van ruimte. %% Vermijd claustrofobische kaders en randen. %% Doe niet te zot met kaders en randen. %% Overdrijf niet met tekst roteren. %% Overdrijf niet met tabs en inspringen. %% Op elkaar gepropte logo’s en adressen zijn geen goed idee. %% Gebruik niet te veel verschillende lettertypes (maximum 3). %% Vermijd overvolle pagina’s. %% Laat zinloze illustraties weg.

! p i t n e d u o g DĂŠ

Maak een communicatieplanning

Wat? Een communicatieplanning is een handig schema waarin staat wat je wanneer en waar wilt laten weten. Er staat ook in wie dat opvolgt en wanneer de deadlines vallen. Het is een zeer handig instrument. Een must voor Chirogroepen die aan vlotte pr willen doen!

Een voorbeeld:

VOORJAAR KANAAL

DEADLINE

VERSCHIJNT

VERANTWOORDELIJKE

Algemene Chiro-info

Ledenblad

1 september

10 september

Elise

Info ouders nieuwe leden

Brochure

1 september

10 september

Daan

Promo fuif

Affiche

3 oktober

12 oktober

Pieter

Promo fuif

Flyer

3 oktober

12 oktober

Pieter

Promo fuif

Website

14 oktober

16 oktober

Pieter

Promo fuif

Facebook

16 oktober

Pieter

Info Christus Koning

Briefje

14 november

Elise

Info Christus Koning

Mail

14 november

Elise

Info Christus Koning

Website

14 november

Elise

10 november

Wanneer maak je een communicatieplanning?

Dat hangt er wat van af. Je kunt een planning opstellen voor een lange periode (voorjaar, najaar), maar je kunt dat instrument ook per activiteit gebruiken. Je lijst dan op waar het interessant is om je activiteit bekend te maken. Vervolgens verdeel je de taken onder elkaar.

Vast vergaderpuntje Een communicatieplanning is zinloos als je ze niet opvolgt.

Een goede tip is om de planning op elke vergadering te overlopen. Wanneer komen er deadlines in zicht? Moeten er nog nieuwe zaken op de planning komen? Enzovoort. Maak dus van pr en communicatie een vast punt op de vergaderagenda!

31 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

BOODSCHAP

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

32

PERS Het lijkt soms alsof kranten en televisie enkel slecht nieuws brengen. Dat is niet waar. Vooral de regionale pers maakt vaak plaats voor nieuws van lokale jeugdbewegingen. Je kunt de pers gebruiken om info de wereld in te sturen en zo een goed imago op te bouwen. De kunst is om ze te lokken. Hoe doe je dat? Door een persbericht te versturen. Hier vind je enkele gouden regels om de pers te lokken en ermee om te gaan.

2. Nieuwswaarde

Als je nieuws wilt lanceren, dan zul je als Chirogroep het meeste kans maken bij de regionale pers. Denk niet enkel aan de plaatselijke kranten, maar ook aan nationale kranten met een regionale katern.

Voor je de pers contacteert, moet je je afvragen of de mediaaandacht gewenst is, en of de aanleiding wel voldoende nieuwswaarde heeft. Journalisten worden dagelijks overladen met persberichten. De selectie gebeurt zeer snel en 95% van de binnengekomen berichten belandt in de vuilnisbak.

Waar hou je rekening mee? We zetten de nieuwscriteria op een rijtje. Nieuws moet:

Heb je echt iets spectaculairs te melden? Dan kun je ook contact opnemen met grotere redacties

%% dicht aansluiten bij de wereld van de lezer (een dicht-bij-

mijn-bedshow) %% interessant zijn voor grote groepen van de bevolking %% voldoende sexy zijn %% voldoende trendy zijn %% afwijken van het gangbare %% spektakel en sensatie leveren (bv. recordpoging) %% inspelen op de â&#x20AC;&#x153;human interestâ&#x20AC;? %% inspelen op vaste rubrieken in een bepaald krantje of andere bladen

33 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

1. Regionale pers

3. Slecht nieuws

4. Persbericht

Slecht nieuws komt vaak meer aan bod in de media dan goed nieuws. Dat komt grotendeels doordat slecht nieuws meestal meer aan de hierboven vermelde criteria voldoet. Als Chirogroep heb je weinig belang bij negatieve berichtgeving. Wanneer er slecht nieuws over je Chirowerking op komst is, verstuur je beter zelf een persbericht. Wanneer journalisten op een of andere manier een negatief element kunnen ‘onthullen’, is de toon doorgaans een stuk kritischer dan wanneer je zelf informatie hebt aangereikt.

Een persbericht is een bericht van een organisatie, bestemd voor journalisten. Het doel is dat zij op basis hiervan een artikel schrijven. Hou er rekening mee dat je enkele zaken niet in de hand hebt. Journalisten en redacteurs beslissen zelf over de volgende zaken: titel, inhoud, illustratie, moment van publicatie , verwoordingen (verdraaiingen door journalisten zijn geen uitzondering) en of ze het artikel publiceren.

Structuur van een persbericht Titel (geef je best zelf al) Datum

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

34

Lead: %% Samenvatting van de grote lijnen %% Duidelijke vermelding van wie, wat, waar en wanneer. De hoe- en waarom-vraag komen later in het bericht.

Het persbericht zelf %% Het belangrijkste staat eerst %% In de derde persoon (schrijf niet over ik/wij/ons), zo is het direct bruikbaar voor de journalist %% Zo weinig mogelijke passieve zinnen %% Alleen de feiten, geen reclame of slogans %% Vlot geschreven %% Je mag gerust al een citaat invoegen (dan hoeft de journalist dat niet meer te doen) %% Vermijd jeugdbewegingsjargon, en als je afkortingen gebruikt, leg je ze best uit %% Voldoende regelafstand en ruime marges bevorderen de leesbaarheid en geven de journalisten plaats om commentaar bij te schrijven.

Einde: %% Is de tekst ten einde, maak dat dan duidelijk door op de volgende regel het officiële afsluitteken te gebruiken. //////// EINDE PERSBERICHT //////// Namen en gsm-nummers van de contactpersonen Bijlagen: Geef kort aan welke bijlagen je opneemt. Denk aan goed illustratiemateriaal en juiste onderschriften.

ht?

Hoe verspreid je een persberic je ld me erwerp ver

Voorbeeld

ond Het beste werk je via mail. Bij het persbericht niet als “persbericht: titel”. Je stuurt n in je mail. Begin met bijlage, maar je zet het metee einde van je bericht “einde “persbericht” en zet aan het je nog een deel concrete persbericht”. Daaronder kun lden, mogelijkheden om info kwijt: waar, bij wie aanme n. aan foto’s of beelden te gerake

Wanneer verspreid je een persberic

ht?

Verstuur je persbericht best anderhalve week op voorha nd, en stuur ook nog eens een her innering enkele dagen voor de activiteit. Vermeld dan wel dui delijk bovenaan dat het om een herinnering gaat. Eventueel bel je de contactpersonen één of twee dagen voor de stunt nog eens op.

6. de belangrijkste tips op een rijtje

Het is belangrijk om een goede adressenlijst van persmedewerk(st)ers bij te houden. Ga bij je gemeente langs voor adressen van regionale journalisten en fotografen.

Meestal kun je hiervoor bij de jeugddienst of bij de jeugdraad terecht. Via internet kun je ook heel wat contactgegevens terugvinden.

%% Je kunt je activiteiten meestal gemakkelijk en gratis laten

aankondigen in het parochieblad of het informatieblad van je gemeente of van buurtdiensten in je stad. %% Wees concreet in je berichtgeving en geef praktische informatie: waar, wanneer, waarom, contactpersoon, wegbeschrijving. %% Voeg bij een persbericht eventueel bijlagen en foto’s toe, maar hou het overzichtelijk. %% Zorg dat je iets speciaals, afwijkends of opvallends te vertellen hebt. %% Het ideale moment om je bericht te versturen, is anderhalve week voor je activiteit, met een herinnering op zondagavond of maandagochtend vroeg voor je activiteit. De meeste redacties beginnen de week op maandag met een redactievergadering waarbij taken verdeeld worden. %% Lees goed na op taal- en stijlfouten. Schrijf geen dtfouten, en verspring niet van ‘u’ naar ‘je’ als je iemand aanspreekt. %% Wees objectief en duidelijk in je persbericht.

35 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

5. Contact

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

36

CRISISCOMMUNICATIE 1. Crisis?

We spreken van een crisis wanneer een negatief of onaangenaam voorval de gewone gang van zaken binnen je groep verstoort, gevaar oplevert voor personen of materiaal, of een bedreiging kan vormen voor het voortbestaan van je Chirogroep.

Crisissituaties kunnen allerlei oorzaken hebben, zowel intern als extern. Wanneer een crisis niet goed aangepakt wordt, kunnen de gevolgen zeer nadelig zijn voor je imago.

Bij crisissituaties is het belangrijk om tijdig en de juiste mensen te informeren. Crisiscommunicatie is veel complexer dan communiceren over gewone zaken.

“Om eenzelfde luizencrisis als het jaar voordien te voorkomen, zetten we dit jaar in ons kampblaadje een oproep voor alle ouders om hun kinderen op voorha nd te controleren en te behandelen tegen luizen. Met succes!”

2. Preventief Voorkomen is beter dan genezen! Daarom kun je het beste aan preventieve berichtgeving doen. Denk na over mogelijke problemen bij activiteiten en voorzie de nodige informatie. Verwittig bijvoorbeeld de ouders van je leden dat hun fiets volledig in orde moet zijn om ongelukken te voorkomen onderweg.

37 Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

“Via de pers kwamen we te weten dat er op het kamp van onze kinderen een voedselvergiftiging was geweest. Wij wisten van niets! Waren onze kinderen in goede handen? Wat was de oorzaak?”

3. Verzorg je communicatie – een stappenplan Van een ernstig ongeval is de buitenwereld snel op de hoogte. Zeker als de hulpdiensten aanwezig zijn, mag je pers verwachten. Journalisten zullen alles doen om info in te winnen: telefoneren, foto’s zoeken op internet, leden en ouders interviewen, enz.

Als je groep in een crisis terechtkomt, volg dan dit stappenplan voor crisiscommunicatie.

Stap 1 – Bevries de situatie (wat is er juist gebeurd?)

Spreek met elkaar over de gebeurtenis, zo voorkom je uiteenlopende versies van de feiten. Ga met je leidingsploeg na wat de aanleiding van de noodsituatie was , maak een inventaris van de gebeurtenissen. Wees hierbij objectief.

Stel dat er brand uitgebroken is in je lokalen. Wie was er op dat moment in de lokalen? Wat waren ze aan het doen? Enzovoort.

Stap 2 – Het nieuws naar buiten brengen %% Spreek samen een standpunt af dat je naar buiten zal brengen. Wat mag je zeggen en wat beter niet? Zorg dat iedereen van die afspraken op de hoogte is. %% Wees hierbij eerlijk. Vertel geen onwaarheden! Je maakt de zaken alleen maar ingewikkelder en werkt je Chirogroep nog meer in de problemen.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

38

%% Geef enkel feiten, geen interpretaties. %% Duid één woordvoerder aan en zorg dat de andere

leiding iedereen met vragen naar hem of haar doorverwijst. De woordvoerder verzorgt alle contacten met de verschillende publieksgroepen te leggen.

Belangrijk! Breng bij een ernstige noodsituatie het nationaal secretariaat op de hoogte. Meestal krijgen zij ook vragen binnen, en dan weten ze wat ze mogen of kunnen antwoorden. Zij kunnen je ook bijstaan bij de perscontacten. Je kunt aan Chirojeugd Vlaanderen vragen of zij de communicatie overnemen, of ze kunnen je bijstaan als je het zelf wilt opnemen.

Stap 3 – De crisis verder aanpakken Maak een taakverdeling op voor alle opdrachten die nodig zijn bij het behandelen van de crisis. Wie volgt wat op?

Crisis op bivak?!

Voor, na maar vooral tijdens het bivak kun je wel eens met een noodsituatie geconfronteerd worden: een dubbele boeking van de bivakplaats, een conflict met de gemeente of de eigenaar van het bivakhuis, problemen met de busmaatschappij, een conflict in de leidingsploeg, brand, een ernstig ongeval (eventueel met hulpdiensten), enz.

Tijdens de bivakperiode voorziet Chirojeugd Vlaanderen permanentie om Chirogroepen dag en nacht te helpen bij noodsituaties.

Je kunt die noodlijn bereiken op 03-231 07 95.

Voor ernstige noodsituaties – zoals serieuze ongevallen en brand – is de permanentielijn ook ’s nachts bereikbaar. Het antwoordapparaat neemt je boodschap op en seint ze binnen de vijf minuten door naar de permanentieverantwoordelijke. Die persoon neemt zo snel mogelijk contact op met jou.

Enkel dringende vragen worden binnen het kwartier beantwoord.

Wanneer nodig komt Chirojeugd Vlaanderen ook ter plaatse. Nietdringende situaties of informatieve vragen kunnen wachten tot de volgende dag

4. Publieksgroepen waarmee de woordvoerder moet communiceren %% De onmiddellijke betrokkenen, binnen ĂŠn buiten de groep %% Leden en leiding: zij die elders wachten op nieuws %% Ouders van leden %% Sociaal netwerk rond de groep: parochie, gemeente, enz. %% Externe betrokkenen %% Bij ernstige situaties tijdens buitenlandse initiatieven moet

je ook de Belgische ambassade op de hoogte te brengen. mm De contactgegevens van de Belgische ambassades vind je via http://diplomatie.belgium.be/nl/Diensten/ ambassades_en_consulaten/belgische_ambassades_en_consulaten_in_het_buitenland %% De verzekeringsmaatschappij van de Chiro mm Contactgegevens: Interdio vzw, Kempische Steenweg 404, 3500 Hasselt, tel. 011-87 04 11, fax 011-87 04 88, info.verzekeringen@interdio.be %% Pers en media, zowel lokaal als nationaal

BELANGRIJK! Zolang de noodsituatie niet onder controle is, moet je de buitenwereld niet te woord staan. Je kunt dan verklaren dat voor jou de situatie primeert en dat je de pers later zult inlichten. Je kunt ook doorverwijzen naar de woordvoerder van de groep of naar de woordvoerder op het nationaal secretariaat.

Vertel zeker geen onwaarheden aan de pers, dit kan je later in een lastig parket brengen. Je vertelt beter niets als je niet zeker bent.

Beschuldig niemand van de leiding en ook geen buitenstaanders, maar probeer de situatie zo objectief mogelijk te beschrijven.

5. Communicatiemiddelen %% Een omzendbrief als verduidelijkende informatie, toelich-

ting, oproep, rechtzetting, enz. %% Het groepsblad %% Een ouderavond %% Een open groepsraad %% De website van je groep %% Persoonlijk contact, huisbezoek %% Een persconferentie %% Enz.

39

Het is belangrijk om elke crisis te evalueren en eruit te leren, zodat de kans op herhaling miniem is. Overleg wat goed verlopen is en wat beter kon. Wat kan ervoor zorgen dat die situatie zich in het vervolg niet meer voordoet? Maak nieuwe afspraken om een volgende crisis te vermijden. In sommige gevallen kan het goed zijn voor je imago en het vertrouwen van ouders om die nieuwe afspraken ook aan ouders en leden door te geven.

Tot slot: Vergeet hulpdiensten en andere mensen die je bijgestaan hebben tijdens de noodsituatie niet te bedanken.

Een handleiding communicatie en public relations voor Chirogroepen

6. Evaluatie