de Nieuwsbrief voor groepsleiding
een uitgave van Chirojeugd-Vlaanderen vzw | VU: Hans Bouwen, Kipdorp 30, 2000 Antwerpen
Als je’t mij vraagt:
CHIRO
september - oktober 2011
Groepsadministratie Hoera, de Startdag is er bijna!
Samen met 3500 andere enthousiaste leiders en leidsters gaan we de Hasselaren overrompelen met Chiroliedjes, spelletjes en de enige echte Chirosfeer! Tijdens de eerste week van september krijgt de inschrijvingsverantwoordelijke van elke groep een pakket met meer info over wat je moet meebrengen en welke trein je moet nemen, jullie treintickets en de Startdagtickets. Vanaf maandag 5 september vinden jullie alle info ook op de website:
www.chiro.be/startdag! Tot in Hasselt!
Sluit je leden aan via het Groepsadministratieprogramma (GAP) De jaarovergang komt eraan! De administratie daarvoor verloopt nog op dezelfde manier als vorig jaar, maar om misverstanden te vermijden, leggen we nog eens een en ander uit.
Waar moet je rekening mee houden? Logins zijn persoonlijk. Vorig jaar kreeg de groepsleiding van elke groep een login, en
Vraag je tenten voor komende zomer aan!
Het bivak is nog maar enkele weken achter de rug of je kunt al beginnen voo rbereiden voor volgend jaar. Eerste belangrijk e taak: tenten aanvragen. Dat doe je door van af 1 oktober het aanvraagformulier op te sturen naar de Uitleendienst Kampee rmateriaal, Rittwegerlaan 33, 1830 Mache len. Je vindt dat formulier en alle info op ww w.sociaalcultu-
reel.be/jeugd/uldk.
waarschijnlijk hebben velen die gegevens gewoon doorgegeven aan hun opvolger(s). Dat is niet de bedoeling! Elke login heeft een ‘houdbaarheidsdatum’: hij is maar een jaar geldig, tenzij hij verlengd wordt. Vraag dus een nieuwe login aan voor de nieuwe groepsleiding (en eventueel voor de VB die mee de ledenadministratie wil opvolgen). Dat kan op http://www. chiro.be/eloket/aansluitingen-chirogroepen. Geef de volledige naam en het mailadres van de persoon in kwestie door, zet er bij voorkeur ook het AD-nummer bij, en vergeet niet te vermelden over welke groep het gaat. Als je zelf verder de administratie doet wordt die houdbaarheidsdatum wel automatisch verlengd. Voor je nieuwe leden inschrijft, moet je de jaarovergang uitvoeren. Dat moet voor 15 oktober gebeuren. Zo zorg je ervoor dat de verzekering van je groep netjes doorloopt. Tijdens de jaarovergang wordt al wie in 2009-2010 ingeschreven was opnieuw ingeschreven, in de juiste afdeling. Ze krijgen daarbij een probeerperiode tot 15 oktober, de deadline voor de jaarovergang. Wie niet meer naar de Chiro komt, moet je voor die datum uitschrijven, anders krijg je toch nog een factuur voor hun aansluiting. De anderen worden automatisch aangesloten, daar moet je niets extra’s voor doen. Voor groepen die willen wachten met hun jaarovergang omdat bijvoorbeeld hun inschrijvingsdag laat valt: iedereen krijgt een probeerperiode van (minstens) drie weken. Voer je de jaarovergang dus pas op 14 oktober uit, dan heb je tijd tot 4 november om mensen nog uit te schrijven. Nieuwe leden inschrijven kan het hele jaar door. De jaarovergang moet dus wel voor 15 oktober gebeuren, maar ook daarna kun je nog mensen inschrijven. Voor wie een handleiding kan gebruiken: je vindt een verkorte versie op www.chiro.be/administratie/aansluitingen. Op de groepsadministratiewebsite zelf vind je een uitgebreide versie: https://gap.chiro.be.
= met bijlage