DE BIJBEL - coaching

DE BIJBEL COACHING

HANDLEIDING VOOR HET COACHEN VAN EEN BEGELEIDINGSPLOEG

versie 2010-2011

WELGEKOMEN! De commissie Vorming, als ervaringsdeskundige in het organiseren van cursussen, heeft een instrument – lees: cursusbijbel – ontwikkeld dat je hopelijk van vele vragen verlost en met een gerust gevoel op cursus laat vertrekken.

Ook deze bijbel is opgesplitst in 2 delen: het testament over ORGANISATIE en het testament over COACHING. Bij organisatie vind je onder andere een checklist over wat je niet mag vergeten, hoe je promotie kunt maken, tips om de cursusblokken voor te bereiden, afspraken met de Chirohuizen, hulp bij de administratieve rompslomp, financiën, suggesties over leefregels, enz. We proberen je zo volledig mogelijk te voorzien van alle nodige info en tips.

Het deel over coaching behandelt het wel een wee van een begeleidingsploeg: hoe zoek je begeleiding, op welke manier kun je begeleidingsduo’s vormen, wat is ‘begeleiding coachen’, hoe kunnen we aan ploegvorming doen, waarom coaching meer uit je begeleidingsploeg kan halen, enz.

Ook tijdens de cursus kun je momenten voorzien om elkaar te coachen als begeleiding. Je kunt hierbij uitwisselen, feedback en tips geven aan elkaar.

En waarom zou dat allemaal zinvol kunnen zijn?

We zijn ervan overtuigd dat de taak van een cursustrekker ruimer is dan het organisatorische. Als trekker ben je een figuur waar de begeleiding vaak gemakkelijker naartoe stapt. Het organisatorische krijgt vaak prioriteit boven het opvolgen van begeleiding en daarom willen we ook eens een ander licht op zaak werpen.

We weten ook wel dat het niet realistisch is om ook nog eens de taak van coach op te nemen wanneer je een cursus in je eentje trekt. Het voordeel is wel dat coachen geen voltijdse job is op een cursus, dus kun je dat bijvoorbeeld opvangen door de coach ook logistieke taken te laten opnemen.

Je kiest uiteraard volledig zelf, maar na het lezen van onze bijbel kun je dat vast goed geargumenteerd doen!

Alvast veel succes en geniet van je cursus.

2

een begeleidingsploeg coachen l DE BIJBEL

INHOUD WELGEKOMEN!......................................................................................................................................................2 INHOUD....................................................................................................................................................................3 BEGELEIDING ZOEKEN EN SELECTEREN..........................................................................................................4 1. De vraag wordt ‘open’ gesteld.........................................................................................................................4 Een mogelijk profiel voor een cursusbegeleid(st)er.............................................................................................5 2. De vraag wordt gericht gesteld........................................................................................................................5 3. Een regionale verdeling...................................................................................................................................5 4. Een Kwestie van vraag en aanbod..................................................................................................................6 VERDELING VAN DE LEEFGROEPBEGELEIDING EN OPVOLGING.................................................................7 Over solo’s, duo’s en trio’s...................................................................................................................................7 De opvolging.........................................................................................................................................................8 JE BEGELEIDING COACHEN................................................................................................................................9 Wat?.....................................................................................................................................................................9 Wanneer?.............................................................................................................................................................9

DE BIJBEL l een begeleidingsploeg coachen

3

BEGELEIDING ZOEKEN EN SELECTEREN We vinden het belangrijk dat een cursus op een goede manier begeleid wordt. Er hangt dan ook heel wat af van elke begeleid(st)er. Tijd besteden aan een goede begeleidingsploeg zoeken, bevordert zeer zeker de kwaliteit van je ploeg.

Ook het aantal begeleid(st)ers is van belang voor een goede cursus. Eén begeleid(st)er per vijf deelnemers is echt het maximum. Bij een groter aantal bestaat het gevaar dat de deelnemers verdrinken in de onderlinge sfeer tussen de begeleid(st)ers, en dat kan zeker geen goede zaak zijn.

Hoe kun je begeleiding zoeken?

Er zijn verschillende scenario’s mogelijk. Bekijk zelf maar wat jullie het beste lijkt.

1. DE VRAAG WORDT ‘OPEN’ GESTELD Dat wil zeggen dat iedereen de kans krijgt om mee te gaan.

VOORDELEN  Iedereen krijgt een kans.  Je bereikt ook mensen die je niet echt ‘kent’.  Je hebt niet te maken met een ‘select’ begeleidingsgroepje (of vriendengroepje?).

NADELEN  Iemand aan wie de begeleidingsploeg twijfelt, kan zich ook aanbieden.  Je hebt de regionale spreiding niet in de hand.  Je hebt de verhouding meisjes/jongens niet in de hand.

We vinden wel dat je toch een aantal dingen in je achterhoofd moet houden als je op die manier te werk gaat. a) Er moet binnen de begeleidingsploeg een evenwicht zijn, op verschillende vlakken:  meisjes/jongens  regionale spreiding  ervaring en begeleidingshouding Iets ‘zwakkere’ begeleidingsmensen moeten zeker gekoppeld worden aan iemand die zich sterk genoeg voelt om een leefgroep te begeleiden. De duo’s moeten dus zeker op een doordachte manier samengesteld worden. b) Als algemeen begeleid(st)er maak je ook best je verwachtingen duidelijk op het moment dat je de vraag stelt om te begeleiden. Als je een goed profiel hebt en er biedt zich iemand aan die daar echt niet in past, dan kan er tenminste met argumenten over gepraat worden. c) Als iemand na de cursus niet blijkt te voldoen, kan dat ook via het profiel duidelijk gemaakt worden. d) Het profiel van een cursusbegeleid(st)er stel je als algemeen begeleid(st)er best niet alleen op. Er kan over gepraat worden in de gewest- of verbondsploeg die de cursus organiseert. Zo is ook iedereen van het profiel op de hoogte en kan iedereen voor zichzelf uitmaken of hij/zij eraan beantwoordt.

4

een begeleidingsploeg coachen l DE BIJBEL

EEN MOGELIJK PROFIEL VOOR EEN CURSUSBEGELEID(ST)ER Inhoudelijk  Een gesprek kunnen leiden  De Chirovisie kunnen overbrengen en erachter staan  Evidenties kunnen doorprikken  De cursusinhoud kunnen overbrengen Animatief  De cursus op een speelse manier kunnen aanpakken  Gevoel voor humor hebben Groep  Initiatief kunnen nemen en kansen bieden tot initiatief van de deelnemers  Met een leefgroep kunnen werken  In persoonlijk contact staan met deelnemers  In een begeleidingsploeg kunnen werken Iedereen heeft natuurlijk zowel sterke punten als leerpunten. De meeste mensen hebben (als ze een inspanning doen) ergens wel een stukje van alle drie de categorieën.

2. DE VRAAG WORDT GERICHT GESTELD Hier vraag je mensen van wie je denkt of weet dat ze goed kunnen begeleiden en die waarschijnlijk ook binnen je begeleidingsploeg passen. Ook hier kun je een profiel samenstellen en gebruiken.

VOORDELEN  Je hebt meer garantie op een goeie ploeg.  Mensen aan wie je twijfelt, vraag je niet.  Je kunt de verhouding jongens/meisjes, regionale spreiding, enz. wat in het oog houden.

NADELEN  Niet iedereen krijgt een kans.  Je kunt op termijn een select ‘begeleidingsploegje’ krijgen waar nieuwelingen moeilijk tussen geraken. Het

gevaar bestaat ook dat ze op een bepaald moment gelijktijdig stoppen.

3. EEN REGIONALE VERDELING Hierbij vraag je uit elk dorp, uit elk gewest of elke regio een bepaald aantal mensen, bv. 3 per gewest voor een SB. Je kunt tegelijk letten op de verhouding jongens/meisjes.

VOORDELEN    

Eerlijke verdeling Bepaalde regio’s worden gestimuleerd.

Die begeleidingsmensen brengen misschien ook deelnemers mee (die anders niet zouden deelnemen).

Kwantiteit verzekerd.

NADELEN  Je kent je mensen niet zo goed.  Kwaliteit is niet verzekerd.

DE BIJBEL l een begeleidingsploeg coachen

5

 Misschien gaan er mensen mee omdat ze moeten (er is bv. niemand anders), en kunnen anderen niet mee

omdat er binnen hun regio meerdere geïnteresseerden zijn.

4. EEN KWESTIE VAN VRAAG EN AANBOD Soms gebeurt het dat er veel meer deelnemers opdagen dan je met je begeleidingsploeg voorzien hebt. Hier heb je een aantal tips, die je kunt overwegen.  Probeer een lijstje van ‘reservebegeleiding’ te voorzien. Meld duidelijk op voorhand aan die mensen dat ze maar gevraagd worden voor een reservepositie.  Splits begeleidingsduo’s op. Bespreek op voorhand wie zich geroepen voelt om eventueel solo te gaan.  Combineer eventueel punt 1 en 2. Wie het niet ziet zitten om alleen te begeleiden, kan een nieuw duo vormen met een begeleid(st)er uit de reservelijst.  Maak de leefgroepen iets groter (voor een leefgroepwerking lijkt 15 personen ons echter wel het maximum).  Kijk eens over de gewest- of verbondsmuur wanneer je extra begeleiding zoekt. Daar zitten ze misschien met een overschot aan begeleiding.  Je kunt ook op voorhand een maximumaantal deelnemers afspreken. Laattijdige/overtallige inschrijvingen kun je dan doorverwijzen naar cursussen van andere gewesten of verbonden. We streven er wel naar om iedereen de kans te geven om een basiscursus te volgen. Probeer dus voor iedereen een oplossing te vinden. Botweg weigeren kan niet.

Soms komen er helaas ook minder deelnemers dan je had verwacht.  Wees op voorhand realistisch bij het inschatten van de aantallen. Als je het vorige jaar maar 30 deelnemers had, zul je er hoogstwaarschijnlijk dit jaar geen 60 moeten verwachten.  Het is niet bevorderlijk voor de cursussfeer als je al de overtollige begeleiding toch meeneemt. De begeleiding is er voor de deelnemers en een cursus is geen begeleidingsbivak. Spreek op voorhand af wat je zult doen in het geval van te weinig deelnemers. Wie wil eventueel thuisblijven? Blijf oog hebben voor de verhouding nieuwe/ervaren begeleiding, jongens/meisjes.  De overtollige begeleiding kan eventueel gevraagd worden om één bepaalde activiteit te komen meedoen.

Zo blijven ze toch betrokken bij het initiatief.  Durf in geval van een zeer lage opkomst je cursus te schrappen of eventueel samen te smelten met een gelijknamige cursus uit de regio.

(Het minimumaantal voor een cursus om voor attestering en subsidiëring in aanmerking te komen, is 8 deelnemers.)

6

een begeleidingsploeg coachen l DE BIJBEL

VERDELING VAN DE LEEFGROEPBEGELEIDING EN OPVOLGING OVER SOLO’S, DUO’S EN TRIO’S Bij de verdeling van de leefgroepbegeleiding is het belangrijk dat je met heel de begeleidingsploeg samen bent.

Er bestaat geen gouden regel om tot een goede verdeling te komen. Wanneer je al een paar keer zo’n verdeling hebt meegemaakt, weet je dat dat een bron van conflicten kan zijn.

Eerst en vooral kun je polsen wie er liefst per twee of alleen staat. Nieuwe mensen kunnen sowieso best niet alleen staan, maar ook sommige geroutineerden doen het liever per twee. Anderen willen dan weer liefst van al alleen te werk gaan.

Als je duo’s samenstelt, zorg er dan zeker voor dat ze het met elkaar zien zitten, en dat er een evenwicht is. Zo kan een jongen best bij een meisje staan, een ervaren rot bij een onervaren ukkie, enz.

Misschien is het ook goed om de beslissing nog niet definitief te maken. Als er mensen toch niet graag bij deze of gene medebegeleid(st)er staan, en iets weerhield hen ervan om dat op de vergadering te zeggen, dan kunnen ze dat toch nog aan jou laten weten. Dat is zeker niet ideaal, maar beter dat dan conflicten op de cursus zelf.

Ten slotte nog dit: als je met een teveel aan begeleiding zit, kun je beter vragen of er mensen zijn die liever afhaken. Met trio’s een leefgroep begeleiden of met een materiaalploeg van 27 mensen zitten, is zeker af te raden.

Per vijf deelnemers kun je best één begeleid(st)er voorzien. Liever meer deelnemers in verhouding (zes tegenover één begeleid(st)er) dan omgekeerd.

“Op de Chiro-scoutscursus hadden ze een heel leuke manier bedacht om de leefgroepbegeleiding in te delen. Dat gebeurde tijdens het voorbereidingsweekend.

Met de begeleidingsploeg deden we een boswandeling met de volgende opdracht: maak een praatje met iemand, wissel uit over de dingen die je belangrijk vindt, wat je essentieel vindt aan een goede cursus, waar je voorkeuren liggen, enz., en herhaal dat tot je iedereen gesproken hebt.

Na de boswandeling zaten we allemaal rond de tafel, en aan de hand van de individuele gesprekken werd er gepuzzeld tot je een partner had die je wel aanstond. Heel anders! En het liep als vanzelf!”

DE BIJBEL l een begeleidingsploeg coachen

7

Op één been kun je niet staan “Een leefgroep begeleid ik liefst met z’n tweeën. Een proces doormaken met een groep, kan vaak complex zijn en dat kun je dan met z’n tweeën dragen. We hebben dan vier ogen en vier oren om signalen op te vangen en twee stemmen om zaken te bevragen en interessante weetjes in te brengen.

Dat maakt het alvast lichter. We spreken ook vaak af wie welke taken op zich neemt: het spelverloop observeren, het gedrag van bepaalde personen observeren, enz.

Het kan voor deelnemers ook drempelverlagend zijn: zij hebben immers de keuze uit twee begeleid(st)ers om bepaalde zaken te bespreken.

Bij bepaalde situaties of problemen kan ik rustig met iemand overleggen.

Een valkuil van duobegeleiding kan zijn dat je overkomt als een ‘blok’, waardoor je je onbewust een bepaalde rol aanmeet: die van begeleiding die los staat van de deelnemers, die zinvollere zaken te vertellen heeft dan de deelnemers. Dat is alleszins een rol waar ik me niet goed in voel. Maar dat kan dan weer opgevangen worden door de feedback die ik van mijn medebegeleid(st)er krijg of soms zelf vraag.

Tenslotte is hij of zij diegene die mij het meeste bezig ziet!”

DE OPVOLGING De coach en de trekkers zijn de helden van de begeleidingsploeg. Pols dan ook geregeld of alles goed zit. Ziet iedereen het zitten met hun cobegeleid(st)er? Als ze er alleen voor staan, zien ze dat dan zitten? Kun je ergens helpen? Ook op de cursus zelf moet je je begeleiding goed opvolgen en soigneren. Meer hierover in het volgende hoofdstuk!

8

een begeleidingsploeg coachen l DE BIJBEL

JE BEGELEIDING COACHEN WAT? Coaching = de inhoudelijke ondersteuning van leefgroepbegeleiding – voor, tijdens én na de cursus.

Lukken de voorbereidingen? Ziet iedereen het zitten met hun cobegeleid(st)er? Welke afspraken maken ze onderling? Hoe loopt het op de cursus zelf? Valt de leefgroep mee of zijn er moeilijke deelnemers? Hoe kunnen ze hier het beste mee omgaan?

EEN AANTAL UITGANGSPUNTEN Coaching is  concreet  samen met begeleiding  specifiek  op maat van begeleiding  samen zoeken naar antwoorden  de juiste vragen stellen (inzichts- en leervragen)

Coaching is niet/geen  abstract  van bovenaf  theoretisch en algemeen  eenrichtingsverkeer  mirakeloplossingen  oplossingen aanreiken

Leefgroepbegeleiding kan een beroep doen op de medebegeleiding voor ondersteuning. Daarnaast is het ook goed om een coach aan te duiden binnen de begeleidingsploeg.

WANNEER? VOOR DE CURSUS Het is belangrijk dat de begeleidingsploeg weet dat er een organisator en een coach is (of dat iemand de taak van coach opneemt, het hoeft daarom niet iemand apart te zijn). Maak duidelijk welke cursustrekker welke functies heeft.

Stel jezelf als coach ook de volgende vragen: wat zijn mijn vaardigheden en kwaliteiten als coach? Probeer zo een beeld te krijgen van hoe jij jezelf ziet coachen. Bespreek dat ook met je begeleiding. Zo krijgt iedereen een concreet en realistisch beeld van wat ze mogen verwachten van elkaar en van jou.

Een coach moet op maat kunnen inspelen op de noden en verlangens van leefgroepbegeleiding. Je kunt dus niet op voorhand vastleggen hoe die coaching er zal uitzien. Je kunt wel bepalen wanneer je dat aanpakt, wie dat op zich neemt, enz.

TIJDENS DE CURSUS Coaching gebeurt heel vaak tussendoor. Tijdens de pauzes, de maaltijden of de laver kun je jezelf als coach maximaal ter beschikking stellen. Toch is het ook goed om in een apart coachmoment aandacht te hebben voor het leefgroepgebeuren.

De coach  Neem je rol actief op, vraag tijdens vrije momenten geregeld aan leefgroepbegeleiding hoe het gaat.

Toch moet je hier niet mee overdrijven: ondersteuning kun je nu eenmaal niet door iemands strot duwen.  Coaching start met zeer aandachtig en actief luisteren. Stel vragen als "Je bedoelt dus ...?" of "Heb ik het goed begrepen dat je ...?". Probeer goed te herformuleren, zodat je precies weet wat de ander bedoelt.  Denk mee na over de aanpak van situaties. Daarnaast kun je ook dingen doen, zoals bemiddelen bij moeilijke situaties maar ook zorgen voor praktische hulp zodat leefgroepbegeleiding op de inhoudelijke blokken kan focussen.

DE BIJBEL l een begeleidingsploeg coachen

9

 Samen bewust op zoek gaan is belangrijker dan de specifieke antwoorden.  Vergeet je begeleidingsploeg niet te bedanken (bijvoorbeeld met een kleine attentie).

Tijdens de begeleidingsvergadering  Voordeel: iedereen is op de hoogte van de situatie in de verschillende leefgroepen, de begeleidingsploeg kan gemakkelijker kaderen waarom en hoe bepaalde mensen reageren.  Nadeel: in een grote groep bestaat het gevaar dat de situaties slechts oppervlakkig aan bod kunnen komen, en dat leefgroepbegeleiding blijft zitten met hun vragen.

Een apart moment  Voordeel:  Je kunt gericht bezig zijn.  De praktische organisatie van de cursus staat coaching niet in de weg.  Je kunt kleinere groepen samenstellen. Een coachgroep bestaat ideaal gezien uit maximaal 8 personen, bijvoorbeeld 4 leefgroepen met 2 begeleid(st)ers. Coaching kan in een kleine groep korter op de bal spelen.  Als coach kun je dichter bij je leefgroepbegeleiding staan.  Het is een verlichting van de begeleidingsvergadering. 

Nadeel:  De begeleiding weet niet hoe het er in alle leefgroepen aan toe gaat.

Leefgroepbegeleiding coacht elkaar De belangrijkste coaching gebeurt door leefgroepbegeleiding onderling. Daarom moet je goede duo’s samenstellen. Je kiest er best voor om een ervaren met een onervaren begeleid(st)er samen te zetten.

Daarnaast moet er voldoende vertrouwen zijn tussen de begeleiding, ze moeten het zien zitten met elkaar.

Maak voor de cursus goeie afspraken in de begeleidingsploeg over coaching.  Maak een goeie taakverdeling in het begeleiden van inhoudelijke blokken, uitleg van een activiteit, enz.  Volg het groepsproces in je leefgroep op en overleg hoe je met bepaalde situaties omgaat.  Geef elkaar feedback over elkaars functioneren, de aanpak van de leefgroep, enz.  De duo’s staan tijdens het coachmoment dagelijks stil bij de volgende vragen: 1. Hoe heb ik jou ervaren als medebegeleiding?  Tijdens de blokken (uitleg, spel, enz.)  Op andere momenten 2. Hoe denk ik dat je werd ervaren door de leefgroep?  Tijdens de blokken (uitleg, spel, evt. reflectie)  Op andere momenten 3. Wat vind ik zelf over de manier waarop ik de leefgroep en de blokken en activiteiten begeleid heb? Wat was goed, wat kon beter?

NA DE CURSUS Tijdens de evaluatie is het lang niet te laat voor feedback. Doordat je wat afstand van de cursus zelf hebt kunnen nemen, kun je vaak meer aanvaarden en relativeren.

Je kunt de begeleidingsduo’s samen zetten en hen aan de hand van een vragenlijstje laten nadenken over sterke punten en werkpunten van mekaar.

Daarna kan je misschien in de grote groep feedback geven, maar geef je ploeg wel mee dat het steeds opbouwend moet zijn. Dat is zeker nodig in een grote groep, om de sfeer veilig te houden.

Je kan ideetjes opdoen via de website van het Steunpunt Jeugd (daar staat een bundeling van allerlei evaluatiemethodieken uit verschillende jeugdwerkorganisaties): http://www.steunpuntjeugd.be/themas/kadervorming/methodieken/

10

een begeleidingsploeg coachen l DE BIJBEL

Enkele feedbackregels  Beschrijf het gedrag dat je hebt waargenomen.

Niet: "Jij luisterde niet naar de reactie van Peter" Maar: "Toen Peter reageerde op jouw voorstel, zag ik dat jij een sms'je verstuurde en in je agenda bladerde."  Geef aan welk effect dat gedrag op je heeft.

Niet : "Dat vind ik belachelijk."

Maar : "Dat geeft mij het gevoel dat je Peter niet serieus neemt. Dat ontmoedigt mij om ook te reageren. "  Maak de stap naar de ander. " Herken je dat?" " Wat vind je daarvan?" " Klopt dit volgens jou?"

"Begrijp je wat ik bedoel?"  Eventueel: Geef advies voor alternatief gedrag " Toen Peter reageerde op jouw voorstel, zag ik dat jij een sms'je verstuurde en in je agenda bladerde. Dat gaf mij het gevoel dat je Peter niet serieus nam en het ontmoedigde mij om ook te reageren. Begrijp je dat? Ik had het prettiger gevonden als je Peter had aangekeken, aantekeningen had gemaakt en zijn reactie had samengevat. Dan had ik me uitgenodigd gevoeld om ook te reageren."

DE BIJBEL l een begeleidingsploeg coachen

11