Guía para la implementación de la Ley de Transparencia

Gu铆a para la implementaci贸n de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Informaci贸n P煤blica en las entidades y organismos del Distrito Capital

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ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Secretaría General Alcalde Mayor de Bogotá

Gustavo Petro Secretaria General

Martha Lucía Zamora Ávila Director Distrital de Desarrollo Institucional

Carlos Manuel Galván Vega CORPORACIÓN CON TACTO LOCAL Diseño y diagramación:

Carlos Eduardo Suavita García Pablo Emilio Martínez Aldana Bogotá, diciembre de 2015

Contenido Capítulo

1.

Introducción 6

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Generalidades de la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública

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¿Qué obligaciones trae la ley?

15 15 17

Responder a Solicitudes de Información: Transparencia pasiva Publicar información sin que medie solicitud: Transparencia activa

Excepciones al derecho de acceso a la información Pautas para calificación de información reservada o clasificada

Capítulo

2.

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¿Quiénes vigilan su cumplimiento?

22

¿Quiénes deben cumplir la Ley 1712 de 2014 en el Distrito Capital?

23

¿Cuál es la relación de la ley de transparencia y del derecho 27 de acceso a la información pública con otras normativas?

Uso y aprovechamiento de las TIC Leyes y normas que se relacionan ¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Gestión documental ¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Contratación ¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

32 33 34 35 37 39 40 40 42 42

Trámites y servicio al ciudadano ¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Derechos de petición ¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Protección de datos personales ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Anticorrupción y rendición de cuentas

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Leyes y normas que se relacionan

49 50 50

¿Por qué es importante cumplir con ello? ¿Qué se debe hacer para cumplir?

Herramientas Distritales Lineamientos del SIG y su relación con la Ley 1712 de 2014

3.

45 46 46 47 48 48

¿Por qué es importante cumplir con ello?

Capítulo

43 44 45

51 52

Herramientas para la implementación

55

Ficha de lenguaje claro

57

Instrumentos de gestión de la información

59 59

Programa de gestión documental y Tablas de retención documental Registro de activos de información Índice de Información Clasificada y Reservada Esquema de publicación de la información

Sistemas de información externos Sistema de Información de Empleo Público – SIGEP Sistema Único de Información de Trámites – SUIT Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP

60 64 68 72 72 72 73

Capítulo

4.

Estrategias de implementación, seguimiento y evaluación

75

Ciclo de seguimiento y evaluación

77 78 79 79 79

Primera Fase: Evaluación Periódica de la Normatividad existente Segunda Fase: Identificación de criterios de cumplimiento Tercera Fase: Inspección de criterios en los sitios Web Cuarta Fase: Definición de las acciones de mejora y plazos para integrarlas a los sitios Web

Instrumentos de evaluación desde la entidad Matriz de autodiagnóstico Formulario único de reporte de avances a la gestión

Instrumentos de evaluación relacionados Encuesta sobre ambiente y desempeño institucional departamental Encuesta de cultura política

80 80 82 83 83

Algunos resultados para verificar el cumplimiento

88 91

Bibliografía General

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Introducción El presente documento es el resultado de una serie de actividades enmarcadas en el Convenio de Asociación 2213100378-2015 del 24 de junio de 2015 celebrado entre la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá y la Corporación Con Tacto Local, que evidenciaron la necesidad construir una ruta metodológica para mejorar la implementación de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública (Ley 1712 de 2014). Las actividades realizadas entre la Dirección de Desarrollo Institucional y la Corporación Con Tacto Local permitieron hacer un trabajo colaborativo alrededor de la construcción de herramientas que faciliten y apoyen la implementación de la Ley 1712 de 2014 y de sus decretos reglamentarios. En el marco de estas actividades se desarrollaron 2 talleres que contaron con la participación de 125 personas en total.

El Convenio tuvo como estructura la realización constante de diálogos intersectoriales que permitieron identificar los retos de la implementación de la Ley en mención, por lo cual las propuestas expuestas en el presente documento son el resultado de un trabajo mancomunado con el equipo humano distrital y especialmente con la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

Para el Distrito de Bogotá la implementación de la Ley 1712 de 2014 significa un reto y una oportunidad de fortalecer diferentes procesos de gestión, aunque sus características no son equiparables con las demás entidades territoriales, los avances en la implementación de la Ley han demostrado la existencia de herramientas efectivas para alcanzarlo y sobre todo un equipo humano que conoce las fortaleces y debilidades de sus escenarios de trabajo, elementos que se convierten en la mejor herramienta para planear e implementar la Ley. Como lo señalaron en varios espacios, la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública impacta en la gestión de las entidades distritales, promoviendo la transparencia y probidad en la cultura organizacional y

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comportamental, e impulsando la reflexión para encontrar oportunidades de fortalecer y replantear las estructuras organizacionales.

El propósito del presente documento es servir de guía para el diseño e implementación de acciones prácticas que permitan a las entidades y organismos distritales conocer las obligaciones que señala la citada ley y avanzar en los niveles de implementación, garantizando así el derecho a la información de los y las ciudadanas distritales. Este es un instrumento que hace parte de las acciones del Observatorio de Integridad y Transparencia de Bogotá1 como el escenario que la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional ha generado para promover la Transparencia en el Distrito Capital.

La guía está organizada en cuatro capítulos. En el primero encontrará las generalidades de la ley; en el segundo, los temas que aborda, relacionados con otras leyes y normas a las que ya se les está dando cumplimiento; en el tercero, los instrumentos específicos que deben aplicarse para dar cumplimiento a la ley y en el cuarto y último, las estrategias que pueden seguir las entidades distritales que están obligadas a cumplir esta ley para lograr su total implementación.

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http://transparenciabogota.gov.co/

Capítulo 1.

Generalidades de la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública

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E

n marzo de 2014 se promulgó en Colombia la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional (Ley 1712 de 2014). Su objetivo es garantizar el derecho de acceso a la información pública y para ello, establece procedimientos, instrumentos y condiciones para su excepción.

Este derecho ya se había hecho explícito en algunos artículos de la Constitución Política de Colombia. Artículo 20 en el que se establece como derecho “buscar y recibir información”, artículo 23 que consagra el derecho de “toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades públicas”, así como el artículo 74 que señala que “toda persona tiene derecho a acceder a los documentos públicos, salvo en los casos que establezca la ley” en este se incluyen tanto peticiones de documentos como de información.

Previamente a la existencia de esta ley, ya existían otras normas que desarrollaban parcialmente el derecho de acceso a la información pública. Un ejemplo de esto es el Código Contencioso Administrativo de 1984 y la Ley 57 de 1985, que establecían procedimientos para presentar solicitudes de información, la regla de que todo documento era de acceso público salvo que estuviera relacionado con la seguridad nacional y el recurso de insistencia. Posteriormente, en leyes como la Ley 594 de 2000 se establecieron unas obligaciones y lineamientos para las entidades en materia de archivos y en la Ley 1341 de 2009 se disponía la masificación de la estrategia de Gobierno en Línea.

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La Ley 1437 de 2011 creó el nuevo Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, renovando algunas normas relacionadas con este derecho. Por otro lado, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 desarrollan el derecho de Habeas data y de protección de datos personales, que consiste en la posibilidad que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar informaciones sobre sí misma que haya sido recolectada en bases de datos.

Adicionalmente, varias normas, como el artículo 209 de la Constitución, el Estatuto Anticorrupción, y las normas de Contratación Pública, establecieron la transparencia y la publicidad como un principio de la Administración Pública.

A pesar de la existencia de estas normas, varias organizaciones de la sociedad civil manifestaron en varios momentos que “aunque en algunos casos los funcionarios o las entidades públicas ejecutan buenas prácticas en acceso a la información, en general se observa una preponderancia de la cultura del secreto”2. Adicionalmente, se identificó que “se presenta una gran dispersión normativa que regula de acceso a la información”3.

Paralelamente, la Corte Interamericana de Derechos Humanos dijo en 2006 en el caso Claude Reyes y otros Vs. Chile que los Estados tienen la obligación de crear una norma que desarrolle de forma integral el Derecho de Acceso a la Información Pública. Después de esto, en el 2010, la Organización de Estados Americanos creó una Ley Modelo Interamericana Sobre Acceso a la Información Pública.

En este contexto, la Ley 1712 de 2014 fue promovida por la Alianza Más información Más Derechos4, conformada por organizaciones de la sociedad civil, teniendo como marco de referencia la Ley Modelo Interamericana sobre Acceso a la Información Pública.

2

ROJAS FORERO, Claudia, El acceso a la información pública en Colombia. Entre el secreto y la filtración, Fundación para la Libertad de Prensa (FLIP), 2011, Bogotá, pág. 50.

Gaceta del Congreso No. 816 de 2011.

4 La alianza está conformada por Dejusticia, Transparencia por Colombia, Ocasa y Fundación para la Libertad de Prensa.

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¿Qué obligaciones trae la ley?

Todos los sujetos obligados deben garantizar el derecho de acceso a la información respondiendo solicitudes de información y publicando proactivamente la información pública.

Responder a Solicitudes de Información: Transparencia pasiva La transparencia pasiva se refiere a la entrega y presentación de la información que hace la entidad por solicitud expresa del ciudadano, de acuerdo con la Ley 1712 de 2014, y en concordancia con normas anteriores como el Código Contencioso Administrativo o la Ley 1437 de 2011, que señalan que las respuestas a las solicitudes de información deben hacerse de forma motivada.

Frente a quienes pueden hacer solicitudes, el Decreto 1081 de 2015 señala que pueden ser realizadas por cualquier ciudadano de forma presencial, por medio escrito u oral,

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telefónicamente, por correo físico, postal o electrónico y por medio de formularios electrónicos en línea que haya dispuesto la entidad.

Además, cuando la entidad recibe una solicitud debe indicar el número o código respectivo, para que el ciudadano pueda hacer seguimiento al estado de la misma.

Las respuestas a las solicitudes deben cumplir los siguientes requisitos (Decreto 1081 de 2015): No puede cobrarse más de lo que cuesta en sí la reproducción y el envío de la información.

Deben hacerse por escrito, de acuerdo a lo que prefiera el solicitante.

Debe hacerse de forma objetiva, veraz, completa, motivada y actualizada.

Debe hacerse de forma oportuna, en los términos establecidos por la ley (10 días hábiles).

Se deben incluir los recursos administrativos y judiciales con los que cuenta el ciudadano en caso de no estar satisfecho con la respuesta.

Cuando la información solicitada se refiere a información clasificada o reservada, se debe informar al ciudadano el artículo de la Constitución o de la Ley que establece la excepción aplicada; y los intereses particulares o bienes públicos que pueden afectarse según los Artículos 18 y 19 de la ley (estimando la existencia de un daño presente, probable y específico superior al interés de entregar la información).

Por otro lado, la ley aclara que, cuando un documento tenga apartes que son reservados o clasificados, podrá entregarse una versión parcial del documento, en la que se tache, anonimice, translitere o edite las partes que no pueden ser públicas.

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Publicar información sin que medie solicitud: Transparencia activa La transparencia activa consiste en que las entidades planean la publicación de información sin exista solicitud particular.

La Ley 1712 de 2014 aplica el concepto de Transparencia activa al imponer en sus artículos 9, 10 y 11 unas obligaciones mínimas de información a publicar. Por su parte, el artículo 2.1.1.2.1.4. del Decreto 1081 de 2015 establece que esa información deberá ser publicada en la página web de las entidades, en una sección titulada “Transparencia y Acceso a la información”.

La información que la entidad debe presentar en la sección titulada “Transparencia y Acceso a la información” es: Descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, ubicación de sedes y áreas, divisiones o departamentos, y horas de atención al público.

Presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal.

Directorio con cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de empleados y funcionarios, y escalas salariales.

Normatividad de la entidad, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas de conformidad con sus programas operativos y resultados de auditorías al ejercicio presupuestal e indicadores de desempeño.

Plan de adquisiciones, contrataciones adjudicadas para la vigencia, obras públicas, bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico. Objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de las personas naturales con contrato de prestación de servicios.

Plazos de cumplimiento de los contratos.

Plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

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Contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces.

Detalles sobre los servicios que se brinden al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención.

Información sobre los trámites que se pueden realizar en la entidad, incluyendo normativa relacionada, proceso, costos asociados y formatos o formularios requeridos.

Descripción de procedimientos para tomar decisiones en las diferentes áreas.

El contenido de las decisiones o políticas que afecten al público, con sus fundamentos e interpretación autorizada.

Los informes de gestión, evaluación y auditoría.

Los mecanismos internos y externos de supervisión, notificación y vigilancia.

Procedimientos, lineamientos, políticas de adquisiciones y compras, datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones.

Los mecanismos de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones de la entidad, junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta.

Los mecanismos o procedimientos de participación del público en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de la entidad.

Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la ley 1712 de 2014 y automáticamente disponibles, y un Registro de Activos de Información.

Datos abiertos.

Además, los sujetos obligados pueden publicar de manera proactiva información pública que consideren de interés para los ciudadanos.

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Excepciones al derecho de acceso a la información Se puede rechazar o negar una solicitud de acceso a la información si dicha información está calificada como clasificada o reservada.

La información clasificada, es toda aquella cuyo acceso podría causar un daño a personas naturales o jurídicas en los siguientes derechos (según el Artículo 18 de la Ley 1712 de 2014): a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado en la sentencia C-274/13 de la Corte Constitucional que declaró la exequibilidad de la Ley 1712 de 14. b) El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad. c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales.

Las excepciones al derecho de acceso a la información pueden ser desestimadas cuando la persona permite que se revele la información, o si la información hace parte de alguna exigencia de la Ley. La información reservada es aquella cuyo acceso se podrá rechazar o negar de manera motivada y por escrito si existe una ley nacional o por la Constitución Política en las siguientes circunstancias, (según el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014): a) La defensa y seguridad nacional. b) La seguridad pública. c) Las relaciones internacionales. d) La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso. e) El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.

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f) La administración efectiva de la justicia. g) Los derechos de la infancia y la adolescencia. h) La estabilidad macroeconómica y financiera del país. i) La salud pública.

La reserva de esta información no debe mantenerse por más de 15 años.

Además, se exceptúan los documentos que contengan las opiniones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos.

Pautas para calificación de información reservada o clasificada El Decreto reglamentario 1081 de 2015, desarrolla pautas específicas que debe tener en cuenta una entidad al momento de calificar la información teniendo en cuenta los instrumentos de gestión de información (capítulo 3 de esta cartilla).

1. Identificar la norma que dispone que la información sea clasificada o reservada: se deben identificar las disposiciones constitucionales o legales que expresamente así lo dispongan.

2. Verificar la existencia y divulgación integral o parcial de la información: si un mismo acto o documento contiene información que puede ser divulgada e información clasificada o reservada, el sujeto obligado debe revelar los datos no protegidos y presentar los fundamentos constitucionales y legales por los que retiene los datos que no puede divulgar.

Los sujetos obligados podrán tachar los apartes clasificados o reservados del documento, anonimizar, transliterar o editar el documento para suprimir la información que no puede difundirse; abrir un nuevo expediente con la información pública que puede ser divulgada; o acudir a las acciones que sean adecuadas para cumplir con su deber de permitir el acceso a toda aquella información que no esté clasificada o reservada, teniendo en cuenta el formato y medio de conservación de la información.

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3. Garantizar la coordinación interinstitucional: si un sujeto obligado remite o entrega información pública calificada como clasificada o reservada a otro sujeto obligado, deberá advertir tal circunstancia e incluir la motivación de la calificación, para que este último exceptúe también su divulgación.

Además el decreto establece que cuando se deniegue o rechace una solicitud de acceso a información pública por razón de clasificación o reserva, se deben seguir las directrices anteriores, y el índice de Información Clasificada y Reservada, deberá contener: El fundamento constitucional o legal que establece el porqué de la clasificación o la reserva. Se debe señalar expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo.

La identificación de la excepción dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014.

El tiempo por el que se extiende la clasificación o reserva, desde de la fecha de generación de la información.

Además, la explicación del daño presente, probable y específico que causaría la divulgación de esa información y la relación de las razones y las pruebas, en caso de que existan, que acrediten la amenaza del daño.

La solicitud no se podrá rechazar para encubrir violaciones a la ley, ineficiencias o errores de los sujetos obligados, ni para proteger el prestigio de personas, organizaciones o autoridades.

Las solicitudes de información sobre contratación con recursos públicos no podrán ser negadas, excepto que haya sido calificada como clasificada o reservada de acuerdo con las directrices señaladas en la ley o en el decreto reglamentario.

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¿Quiénes vigilan su cumplimiento?

El Ministerio Público compuesto por la Procuraduría General de la Nación y la Defensoría del Pueblo y sus delegaciones fue asignado a través de estas instituciones por la Ley 1712 de 2014 como garante del Derecho de Acceso a la Información Pública. Cuando un ciudadano manifieste que este derecho está siendo vulnerado por algún sujeto obligado puede acudir a alguna de estas instituciones.

La Procuraduría General de la Nación creó el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública mediante resolución 146 del 8 de mayo de 2014, que trabaja conjuntamente con el Grupo Especial de Súper vigilancia al Derecho de Petición.

Además, el Ministerio Público está facultado para presentar solicitudes de información en nombre de ciudadanos que han pedido hacer una solicitud con identidad reservada, en los casos en el que los ciudadanos vean que presentar la solicitud puede comprometer su integridad y la de su familia.

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¿Quiénes deben cumplir la Ley 1712 de 2014 en el Distrito Capital?

La Ley 1712 de 2014 establece en su artículo 5 que las siguientes personas deben cumplir las disposiciones de la Ley al ser sujetos obligados por esta. a) Toda entidad pública, incluyendo las pertenecientes a todas las Ramas del Poder Público, en todos los niveles de la estructura estatal, central o descentralizada por servicios o territorialmente, en los órdenes nacional, departamental, municipal y distrital. b) Los órganos, organismos y entidades estatales independientes o autónomos y de control. c) Las personas naturales y jurídicas, públicas o privadas, que presten función pública, que presten servicios públicos respecto de la información directamente relacionada con la prestación del servicio público. d) Cualquier persona natural, jurídica o dependencia de persona jurídica que desempeñe función pública o de autoridad pública, respecto de la información directamente relacionada con el desempeño de su función.

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e) Las empresas públicas creadas por ley, las empresas del Estado y sociedades en que este tenga participación. f) Los partidos o movimientos políticos y los grupos significativos de ciudadanos. g) Las entidades que administren instituciones parafiscales, fondos o recursos de naturaleza u origen público.

Las personas naturales o jurídicas que reciban o intermedien fondos o beneficios públicos territoriales y nacionales y no cumplan ninguno de los otros requisitos para ser considerados sujetos obligados, solo deberán cumplir con la presente ley respecto de aquella información que se produzca en relación con fondos públicos que reciban o en los que intermedien.

Lo anterior quiere decir que en el Distrito Capital son sujetos obligados de la ley todas las entidades y organismos distritales de acuerdo con la estructura orgánica vigente: Alcalde Mayor Alcalde Mayor de Bogotá, su Secretaría Privada, la Alta Consejería para los derechos de las víctimas, paz y reconciliación y la Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicación. Secretaría General.

Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.

Gobierno, seguridad y convivencia Secretaría de Gobierno, Departamento Administrativo de la Defensoría del Espacio Público, Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal, Fondo de Vigilancia y Seguridad, Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial Bomberos Bogotá, Consejo de Justicia de Bogotá.

Hacienda Secretaría Distrital de Hacienda, Fondo de Prestaciones Económicas, Cesantías y Pensiones, Unidad Administrativa Especial de Catastro, Lotería de Bogotá.

Planeación Secretaría Distrital de Planeación.

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Desarrollo económico, industria y turismo Secretaría Distrital de Desarrollo Económico, Instituto para la Economía Social - IPES, Instituto Distrital de Turismo, Corporación para el Desarrollo y la productividad Bogotá – Región (Invest in Bogota).

Educación Secretaría Distrital de Educación, Instituto Distrital para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP, Universidad Distrital Francisco José de Caldas, Instituciones Educativas Distritales y colegios por concesión.

Salud Secretaría Distrital de Salud, Fondo Financiero Distrital de Salud, las Empresas Sociales del Estado: Hospital Occidente de Kennedy III nivel, Hospital San Cristóbal, Hospital Santa Clara, Hospital de Usaquén, Hospital Fontibón, Hospital Bosa II Nivel, Hospital Simón Bolívar, Hospital Pablo VI Bosa, Hospital Rafael Uribe Uribe, Hospital Chapinero, Hospital del Sur, Hospital La Victoria, Hospital Centro Oriente, Hospital Meissen, Hospital Suba, Hospital de Usme I Nivel, Hospital de Engativá, Hospital El Tunal, Hospital San Blas II Nivel, Hospital Tunjuelito II Nivel, Hospital Nazareth I Nivel.

Capital Salud – EPS. Además, las EPS que operen en Bogotá.

Integración social Secretaría Distrital de Integración Social, Instituto Distrital para la Protección de la Niñez y la Juventud – Idipron, Jardines Acunar, Centros de Atención Móvil para Drogodependientes - CAMAD. Cultura, recreación y deporte Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, Instituto Distrital de Patrimonio Cultural -IDPC, Instituto Distrital de Recreación y Deporte –IDRD, Fundación Gilberto Alzate Avendaño –Fuga, Orquesta Filarmónica de Bogotá –OFB, Instituto Distrital de las Artes – Idartes y Canal Capital.

Ambiente Secretaría Distrital de Ambiente, Jardín Botánico “José Celestino Mutis”, Instituto Distrital de Gestión de Riesgo y Cambio Climático – Idiger.

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Movilidad Secretaría Distrital de Movilidad, Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial, Instituto de Desarrollo Urbano – IDU, Empresa de transporte del Tercer Milenio Transmilenio, Terminal de Transportes.

Hábitat Secretaría Distrital de Hábitat, Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP, Caja de Vivienda Popular, Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá – EAAB, Empresa de Energía de Bogotá, Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá – ETB, Metrovivienda, Empresa de Renovación Urbana.

Mujeres Secretaría Distrital de la Mujer.

Localidades Alcaldías Locales y Juntas Administradoras Locales de Usaquén, Chapinero, Santa Fe, San Cristóbal, Usme, Tunjuelito, Bosa, Kennedy, Fontibón, Engativá, Suba, Barrios Unidos, Teusaquillo, Los Mártires, Antonio Nariño, Puente Aranda, Candelaria, Rafael Uribe Uribe, Ciudad Bolívar, Sumapaz.

Entidades de control Veeduría, Personería y Contraloría Distrital.

Deliberativo - Corporación Pública Concejo Distrital.

Todas estas entidades son sujetos obligados de la ley y es responsabilidad exclusiva de sus representantes legales cumplirla.

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Capítulo 2. ¿Cuál es la relación de la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública con otras normativas?

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L

a Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario 1081 de 2015, traen consigo el deber por parte de los distintos grupos de sujetos obligados, de cumplir obligaciones en distintas materias (Transparencia Activa, Transparencia Pasiva, Gestión Documental, etc.), que tradicionalmente han sido requeridas a través del cumplimiento de otras políticas y normas promulgadas por distintas entidades.

Dichas políticas son: La estrategia de Gobierno en línea.

Política de gestión documental y archivos.

La estrategia de servicio al ciudadano.

La política de empleo público.

La estrategia de racionalización de trámites.

Estas políticas en gran parte son coordinadas por las entidades líderes de la política de acceso a la información que describe el artículo 32 de la Ley 1712 de 2014, a saber: la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), el Departamento Nacional de Planeación (DNP), el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE).

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Modelo Integrado de Planeación y Gestión: política que busca simplificar y racionalizar la labor de las entidades en la generación y presentación de planes, reportes e informes a través de la planeación integral y la armonización de los planes, estrategias y programas misionales del Gobierno5.

Dentro de los objetivos del modelo, se encuentra el de armonizar y articular las diferentes estrategias, políticas y planes orientados al cumplimiento de la misión y prioridades de gobierno, proporcionando lineamientos para su implementación e inclusión en el ejercicio de la planeación sectorial e institucional, tanto cuatrienal como anual.

Plan Anticorrupción: obligación derivada del Estatuto Anticorrupción, ley 1474 de 2011 que establece que “Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano”6 Servicio al Ciudadano: política liderada por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación que centra sus esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, en todo el territorio nacional y a través de distintos canales, a los trámites y servicios de la Administración Pública con principios de información completa y clara, eficiencia, transparencia, consistencia, calidad, oportunidad en el servicio, y ajuste a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano.

Rendición de Cuentas: política que busca consolidar la rendición de cuentas, como proceso permanente que comprende “tanto la oferta de información clara y comprensible como espacios institucionalizados de explicación y justificación de las decisiones, acciones y resultados en el ciclo de la gestión pública (planeación, presupuestación, ejecución, seguimiento y evaluación)”, en todas las entidades de la rama ejecutiva7.

Estrategia Antitrámites: Política liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, contemplada en el Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011 y

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5 Información tomada de: Gobierno de Colombia (2012) Metodología para la implementación Metodología para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión. Disponible en: http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/ eb0df10529195223c011ca6762bfe39e/modelo-integrado-planeacion-y-gestion.pdf 6 Información tomada de: Presidencia de la República (2012) Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano. Disponible en: http://wsp.presidencia.gov.co/secretaria-transparencia/Documents/Metodologia-Plan-Anticorrupcion.pdf 7 Información tomada de: Consejo Nacional de Política Económica y Social (2010) Documento CONPES 3654 Política de Rendición de Cuentas de la Rama Ejecutiva a los Ciudadanos. Disponible en: http://www.mintic.gov.co/portal/604/articles-3651_documento.pdf

en el Decreto Ley 019 de 2012 que busca racionalizar, simplificar y automatizar los trámites de la Administración Pública para hacerlos más efectivos, eficaces y eficientes de cara a la ciudadanía.

Gestión de Calidad: Política liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública que establece que las entidades deberán implementar un Sistema de Gestión de la Calidad con base en las orientaciones contenidas en la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, con el fin de adoptar un enfoque basado en procesos, donde el cliente o usuario sean el punto de partida para la definición de los mismos.

Estrategia de Gobierno en línea: política liderada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, que establece los instrumentos técnicos, normativos y de política pública para hacer del Estado colombiano uno más transparente, eficiente y participativo, a través del aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones en trámites, servicios, acceso a la información e interacción entre ciudadanos y las entidades públicas.

Gestión del Empleo Público: política liderada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, que basada en la Ley 909 de 2004, establece los lineamientos para la regulación del sistema de empleo público en Colombia basado en los principios constitucionales de igualdad, mérito, moralidad, eficacia, economía, imparcialidad, transparencia, celeridad y publicidad.

Estrategia implementación de la Ley de Archivos: política Liderada por el Archivo General de la Nación, que se define como un conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las entidades en desarrollo de sus funciones, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite, utilización, conservación y consulta. Sus lineamientos están articulados con la NTCGP1000. Incluye el Programa de Gestión Documental.

Así mismo, la ley se relaciona con diferentes normas y sentencias que configuran su alcance, para ofrecer una mirada específica sobre estas concordancias normativas, puede consultar el documento en la web8.

8

http://transparenciabogota.gov.co/?wpfb_dl=86

31

Como se puede evidenciar, el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y su decreto reglamentario, lleva implícito el cumplimiento de distintas políticas dictadas desde el ejecutivo del orden nacional, por ello se hace fundamental entender el ámbito de aplicación de estas políticas en cada uno de los grupos de sujetos obligados, para comprender que muchas de las disposiciones de la ley ya eran solicitadas por otras normas y que por ende es necesario afianzar y apalancar los avances en las distintas materias y ajustarlos para su efectivo cumplimiento.

A continuación se presentan las exigencias de la Ley 1712 de 2014 en función de 8 contenidos temáticos: uso y aprovechamiento de las TIC, gestión documental, contratación, trámites y servicio al ciudadano, derechos de petición, protección de datos personales, anticorrupción y rendición de cuentas, y herramientas distritales.

A partir de estos se estructuran las concordancias normativas, el propósito y los compromisos básicos para garantizar su cumplimiento. Es importante tener en cuenta que todas las entidades han avanzado en el cumplimiento de la normatividad relacionada, por ende, el trabajo de implementación debe buscar que las áreas y/u oficinas líderes de cada una de las temáticas identificadas, dialoguen y conozcan el estado de avance de la entidad, articulando esfuerzos para mejorar la implementación de la Ley.

Uso y aprovechamiento de las TIC La Ley 1712 de 2014 establece que las entidades deben publicar de manera proactiva la información pública que tienen en su poder. También establece una información mínima obligatoria que debe publicarse a través de los portales web y la publicación de datos abiertos. Esto está directamente relacionado con el uso y aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación - TIC en la publicación de grandes volúmenes de información, en su actualización constante y en la oportunidad para un manejo eficiente de la información. Esto está relacionado directamente con estrategias y normas nacionales y distritales que tienen esos mismos propósitos.

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Leyes y normas que se relacionan

Tabla 1: La Ley 1712 de 2014 y las TIC Alcance

Nacional

Norma

Obligaciones que plantea

Ley 1341 de 2009

Las entidades públicas deberán adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones en el desarrollo de sus funciones. El Gobierno Nacional fijará los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio.

Decreto 1078 de 2015

Establece la publicación de información pública obligatoria, incluyendo estadísticas de procedimientos y trámites. Además, determina que además de publicarse se puede dar a quien la solicite por cualquier medio electrónico o técnico que garantice su entrega.

Manual de Gobierno en Línea 3.1

Contempla 5 fases o componentes con sus respectivas actividades y metas. Estas se presentan más adelante.

Decreto 619 de 2007

Se establece la Estrategia Distrital de Gobierno electrónico en cabeza de la Secretaría General y que las acciones deben darse en armonía con el Sistema Distrital de Información –SDI.

Directiva Distrital No. 5 de 2005

Cumplimiento de las entidades distritales a las Políticas Generales de Tecnologías de Información y Comunicaciones.

Resolución 305 de 2008

Por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre.

Resolución 378 de 2008

Por la cual se adopta la Guía para el diseño y desarrollo de sitios Web de las entidades y organismos del Distrito Capital.

Distrital

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

Al publicar las respuestas a solicitudes de información que se han realizado antes, se pone a disposición de más ciudadanos interesados, esa misma información. En caso de recibir una solicitud de información, se pueden tomar en cuenta respuestas dadas que ya se encuentren publicadas.

Así mismo, al poner a disposición de la ciudadanía un mayor volumen de información, se mejora la gestión desde dos puntos de vista: los ciudadanos pueden hacer un mejor control de los recursos públicos y se facilita un flujo de información lo que mejora la toma de decisiones y la gestión interinstitucional.

La disponibilidad, la gestión y el acceso a la información mejoran en la medida en que puedan aprovecharse las TIC para la gestión pública, la garantía de derechos, el contacto con el ciudadano y la respuesta efectiva a necesidades de información que tengan tanto ciudadanos como funcionarios públicos.

Si se avanza en la gestión eficiente de la información en sitios web, aumentan no sólo los indicadores de transparencia activa de las entidades distritales, sino el cumplimiento de metas Gobierno en Línea - GEL.

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¿Qué se debe hacer para cumplir?

Avanzar con la implementación de las fases de la estrategia de Gobierno en Línea – GEL. A continuación se muestra la relación entre las actividades de las diferentes fases del GEL y artículos de la Ley 1712 de 2014.

Tabla2: Descripción de fases GEL y relación con artículos de la Ley 1712 de 2014 Fase

Descripción fase

Artículos Ley 1712 de 2014 relacionados

Información

• Artículo 9, Información mínima obligatoria.

Esta fase, comprende todas las actividades a desarrollar para que las entidades dispongan de un acceso electrónico a toda la información relativa a su misión, planeación estratégica, trámites y servicios, espacios de interacción, ejecución presupuestal, funcionamiento, inversión, estructura organizacional, datos de contacto, entre otros y Las actividades de este componente están concentrados principalmente en dos aspectos: publicación de información y publicación de datos abiertos.

• Artículo 10, Publicidad de la contratación.

• Artículo 11, a. Servicios, b.

Trámites, c. Procedimientos, e. Informes, g Adquisiciones y compras, k. Datos abiertos.

• Artículo 3, Principio de la calidad de la información.

• Artículo 17, Sistemas de información.

• Artículo 6.

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Interacción Transformación Transacción

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Esta fase hace referencia a las actividades que desarrollan la comunicación interactiva con ciudadanía, organizaciones y empresas, espacios de consulta, petición de manera electrónica. Las actividades de este componente están concentradas principalmente en dos aspectos: habilitar espacios electrónicos para interponer peticiones y habilitar espacios de interacción.

Su propósito es disminuir procesos engorrosos y presenciales, como los implementados en los trámites. Atiende a la política de cero papel, además busca eliminar límites entre sus dependencias y con otras entidades públicas, intercambiando información por medios electrónicos haciendo uso del lenguaje común de intercambio de información, liderando o participando en cadenas de trámites en línea. Cuenta con un grupo de actividades: actividades para hacer uso de medios electrónicos en procesos y procedimientos internos, y actividades para intercambiar información entre entidades.

Desarrolla una instancia de implementación electrónica superior para la gestión de trámites sin ser necesario estar presentes para ello. Permite que las entidades dispongan sus trámites y servicios a los diferentes tipos de usuarios, por diversos canales electrónicos. Se usa autenticación electrónica, firmas electrónicas y digitales, estampado cronológico, notificación electrónica, pago por medios electrónicos y actos administrativos electrónicos. Esta fase cuenta con solo una línea de trabajo: disponer trámites y servicios en línea.

• Artículo 6, e. Publicar o divulgar.

• Artículo 7, Disponibilidad de la información.

• Artículo 25, Solicitud de acceso a la Información Pública.

• Artículo 11 b. Trámites.

• Artículo 17, Sistemas de información.

• Artículo 4, Concepto del derecho.

• Artículo 15, Programa de Gestión Documental.

• Artículo 3, Principio de celeridad, Principio de calidad de la información, Principio de facilitación.

• Artículo 17, Sistemas de información.

• Artículo 11, b. Trámites.

• Artículo 25, Solicitud de acceso a la Información Pública.

• Artículo 17, Sistemas de información.

Democracia

Esta fase se dirige de manera directa a la ciudadanía para propiciar su participación activa y colectiva en la toma de decisiones. Se busca que las entidades lleven a cabo sus ejercicios de participación en línea a través de un proceso ordenado y de realimentación permanente tanto al interior, como hacia sus ciudadanos y/o usuarios. Son cuatro los grupos de actividades de democracia en línea que se desarrollan en este componente: definir la estrategia de participación; construir de forma participativa las políticas y planeación estratégica; abrir espacios para el control social; abrir espacios de innovación abierta.

• Artículo 11, I. Mecanismos y procedimientos de participación.

• Artículo 6, j. Datos abiertos Artículo 11, k. Datos abiertos, Artículo 17, Sistemas de información.

Gestión documental La Ley 1712 de 2014 establece que todos los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado.

En el Artículo 16 contempla que “los sujetos obligados deben asegurarse de que existan dentro de sus entidades procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos. Los procedimientos adoptados deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación”.

En cuanto a los sistemas de información, establece en el Artículo 17 que los sujetos obligados deben garantizar que estos sistemas se encuentren alineados con los distintos procedimientos y articulados con los lineamientos establecidos en el Programa de Gestión Documental de la

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entidad. También que gestionen la misma información que se encuentre en los sistemas administrativos del sujeto obligado. En el caso de la información de interés público, deberá existir una ventanilla en la cual se pueda acceder a la información en formatos y lenguajes comprensibles para los ciudadanos, y que se encuentren alineados con la estrategia de gobierno en línea o de la que haga sus veces.

Tabla 3: La Ley 1712 de 2014 y la Gestión Documental Norma

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Obligaciones que plantea

Ley 594 de 2000

Obligaciones específicas de gestión documental y archivos.

Decreto 2609 de 2012

Establece los lineamientos para la elaboración del Programa de Gestión Documental.

Decreto 103 de 2015

Reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y establece los instrumentos de gestión documental: Tablas de Retención Documental, Registro de Activos de Información.

Decreto 1132 de 1987

Se deben publicar los acuerdos, actos, reglamentos del Concejo, Decretos y Resoluciones de la Alcaldía, entidades descentralizadas, establecimientos y empresas públicas, entre otras.

Decreto 651 de 2011

Crea y conforma el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD por los subsistemas: gestión de calidad, gestión documental y archivo, gestión de seguridad de la información, seguridad y salud ocupacional, responsabilidad social, gestión ambiental y de control interno.

Decreto 475 de 2006

Crea el Consejo Distrital de Archivos y establece como obligaciones de este: vigilar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el Distrito Capital, aprobar las Tablas de Retención Documental y de Valoración documental, entre otras.

Decreto 514 de 2006

Se establece la obligación de toda entidad distrital de tener un Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivística - SIGA

Distrital

Nacional

Alcance

¿Por qué es importante cumplir con ello?

El Distrito Capital ha avanzado en la incorporación de subsistemas de gestión documental e instrumentos para que las entidades y manejen la información que producen.

Además, cuenta con el Registro Distrital y el repositorio normativo virtual “Consulta de la Norma” que permite hacer una consulta rápida por parte de ciudadanos y funcionarios.

Si se avanza en el cumplimiento de las metas de los planes de acción de estos subsistemas y si se cumple con una gestión documental eficiente en las diferentes entidades, la gestión pública mejorará, así como la disponibilidad de la información en custodia de las entidades y que es clave para desempeñar de una mejor manera la labor del funcionario público.

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¿Qué se debe hacer para cumplir?

Se pueden fortalecer los procesos de gestión documental ya existentes y se puede continuar avanzando en la implementación de los instrumentos de gestión documental que plantea la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 y que podrá encontrarlos en el tercer capítulo de esta guía.

Contratación La Ley 1712 de 2014 en su Artículo 9 sobre información mínima obligatoria que deben publicar las entidades determina que deben publicarse “…las contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico, de conformidad con el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las personas naturales con contratos de prestación de servicios, deberá publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas”.

Además, debe publicarse cuáles son los plazos de cumplimiento de los contratos.

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En el Artículo 10 de la misma ley, se determina que “cada entidad publicará en el medio electrónico institucional sus contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual, en aquellos que se encuentren sometidas a dicho sistema, sin excepción”.

Tabla 4: La Ley 1712 de 2014 y los Procesos de Contratación

Distrital

Nacional

Alcance

Norma

Obligaciones que plantea / Objeto

Ley 1474 de 2011

Todas las entidades del Estado deben publicar a más tardar el 31 de enero de cada año su plan de acción con presupuesto debidamente desagregado y acompañado del informe de gestión del año anterior.

Ley 1150 de 2007

Se crea el Sistema Electrónico de Contratación Pública – Secop para uso de todas las entidades.

Decreto 1510 de 2013

Las Entidades Estatales deben procurar el logro de los objetivos del sistema de compras y contratación pública definidos por Colombia Compra Eficiente.

Decreto 103 de 2015

El sujeto obligado debe publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

Acuerdo 380 de 2009

Se establece la presentación anual de un informe de Rendición de Cuentas de la Gestión Contractual y Administrativa a la ciudadanía en general, contentivo del balance de resultados de los objetivos, políticas, programas y estrategias adelantadas en el marco del Plan de Desarrollo Distrital, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad en el desempeño de cada uno de los sectores.

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

La contratación pública es uno de los aspectos más sensibles, ya que a través de ella se establece la forma en que se invierten los recursos de los contribuyentes, se determina en qué se está invirtiendo más o menos y qué objetivos cumple dicha contratación en favor de las condiciones de vida y garantía de los derechos de los ciudadanos.

Adicionalmente, es la contratación el proceso en el que se ha hecho más énfasis en la importancia de la transparencia para el control social y la lucha contra la corrupción.

¿Qué se debe hacer para cumplir?

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Se debe mantener al día la publicación de la información en el SECOP, además se deben publicar en la web directamente o con enlace al SECOP las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o del interventor, que prueben la ejecución del contrato.

Esto está conectado directamente con la gestión documental de la contratación, el uso del sistema Contratación a la Vista y el esquema de publicación de la información. Este último es uno de los instrumentos de gestión de la información que podrá consultar en el tercer capítulo de esta cartilla.

Trámites y servicio al ciudadano Los principios de facilitación, no discriminación, gratuidad, celeridad, eficacia y calidad de la información de la Ley 1712 de 2014 tienen relación directa con la información sobre trámites que deben hacerse en las entidades y con el trato que éstas le den al ciudadano para garantizarle el Derecho de Acceso a la Información Pública.

Tabla 5: La Ley 1712 de 2014 y el servicio al ciudadano

Distrital

Nacional

Alcance

Norma

Obligaciones que plantea / Objeto

Ley 962 de 2005

Racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

Decreto 2623 de 2009

Crea el Sistema Nacional del Servicio al Ciudadano.

Decreto 19 de 2012

Se exige a las entidades públicas inscribir trámites y procedimientos administrativos en el Sistema Único de Trámites para que puedan ser exigibles al ciudadano. Y se insta a usar medios electrónicos para la realización de trámites y gratuidad de formularios oficiales.

Conpes 3785 de 2013

Lineamientos para servicio al ciudadano

Decreto 197 de 2014

Se adopta la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía en la ciudad de Bogotá D.C.

Circular 33 de 2008

Procedimiento para presentar quejas, reclamos y sugerencias a través del sistema distrital de quejas y soluciones.

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

El Distrito Capital cuenta con oficinas de atención a la ciudadanía, canales de recepción de solicitudes de información y protocolos de atención al ciudadano.

En la medida en que se han ido implementando sistemas y mecanismos para que los funcionarios que se encargan de atender a los ciudadanos tengan acceso a la información.

Estos tienen más elementos para dar mejor atención y brindar información clara sobre los requerimientos, servicios y trámites para acceder a servicios de las entidades.

Al tener los ciudadanos la información de trámites y procedimientos disponible en línea pueden realizarlos con mayor rapidez y claridad, facilitando a su vez la labor de los encargados de realizar los trámites. Sin embargo aún hace falta que la información que necesitan consultar los ciudadanos tenga un lenguaje más fácil de entender y que tenga en cuenta las diferentes situaciones de discapacidad, los diferentes lenguajes y canales posibles.

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¿Qué se debe hacer para cumplir?

Como parte de este esfuerzo que se viene adelantando desde el Departamento Nacional de Planeación, se presenta en el tercer capítulo de esta cartilla la “ficha de lenguaje claro” (abreviada) que puede ser muy útil para simplificar la información pública que se da al ciudadano.

Derechos de petición La Ley 1712 de 2014 establece el derecho de acceso a la información pública como derecho fundamental. Este tiene relación directa con otro derecho fundamental que es el derecho de petición. Este último cubre las peticiones no sólo de información sino de acción para las distintas entidades.

El acceso a la información pública facilita y fortalece la participación ciudadana y el control social que pueden hacer los ciudadanos a las entidades.

Tabla 5: La Ley 1712 de 2014 y el servicio al ciudadano

Nacional

Alcance

Norma

Obligaciones que plantea / Objeto

Constitución Política Artículo 23.

Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales.

Ley 1755 de 2015

Se reglamenta el Derecho de Petición

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

El ejercicio de peticiones y solicitudes de información por parte de los ciudadanos y sus respuestas efectivas y satisfactorias pueden contribuir a fortalecer la participación ciudadana, el control social y las veedurías.

¿Qué se debe hacer para cumplir?

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Se debe cumplir con los tiempos de respuesta que establece la Ley 1755 de 2015 en su Artículo 14. Estos son: “Toda petición deberá resolverse dentro de los quince (15) días siguientes a su recepción. Estará sometida a término especial la resolución de las siguientes peticiones: 1. Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes.

2. Las peticiones mediante las cuales se eleva una consulta a las autoridades en relación con las materias a su cargo deberán resolverse dentro de los treinta (30) días siguientes a su recepción”.

Protección de datos personales La Ley 1712 de 2014 contempla que toda la información en poder de los sujetos obligados es pública salvo las excepciones establecidas por la misma ley y es la información cuya entrega o publicación causaría daño a personas o vulneraría derechos de personas o grupos específicos.

La ley también establece que se puede hacer entrega parcial de la información, cuando “la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la presente ley, debe hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable. La información pública que no cae en ningún supuesto de excepción deberá ser entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público”.

Tabla 6: La Ley 1712 de 2014 y la protección de datos personales

Nacional

Alcance

Norma

Obligaciones que plantea / Objeto

Ley 1581 de 2012

Se reglamenta el habeas data o el derecho a la protección de los datos personales.

Decreto 1377 de 2013

Establece requisitos específicos para el tratamiento de datos personales y requisitos especiales para el tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes.

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

Todos los derechos están relacionados y las entidades deben ser garantes de la protección de los mismos. Los datos personales que están en las bases de las entidades y empresas deben protegerse y usarse para lo que la persona autorizó. Sólo se pueden publicar en los casos que determinan la Ley 1712 de 2014 y la Ley 1581 de 2012.

¿Qué se debe hacer para cumplir?

Publicar la información pública garantizando el derecho a la protección de los datos personales, identificar claramente qué información en manos de la entidad puede contener datos personales para protegerla y hacer un uso debido de la misma.

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Anticorrupción y rendición de cuentas La Ley 1712 de 2014 parte del principio de transparencia y de publicación proactiva de la información. También incluye dentro de la información mínima obligatoria la contemplada en la Ley 1474 de 2011.

Leyes y normas que se relacionan Norma

Distrital

Obligaciones que plantea / Objeto

Ley 1474 de 2011

Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Trata mecanismos para la rendición de cuentas y el acceso a la información, entre otros.

Ley 1757 de 2015

Se menciona el derecho de petición y el de acceso a la información como claves para el ejercicio del control social.

Decreto 3622 de 2005

Se regula la política de Democratización de la Administración Pública “Dirigida a consolidar la cultura de la participación social en la gestión pública, con el fin de facilitar la integración de los ciudadanos y servidores públicos en el logro de las metas económicas y sociales del país y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendición social de cuentas y propicien la atención oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad”.

Conpes 3654 de 2010

Política de rendición de cuentas de la rama ejecutiva a los ciudadanos.

Acuerdo 380 de 2009

Rendición de cuentas de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Nacional

Alcance

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¿Por qué es importante cumplir con ello?

La rendición de cuentas es un canal y mecanismo mediante el cual se da a conocer a la ciudadanía la información pública relacionada con la ejecución del Plan de Desarrollo Distrital en el caso de Bogotá y que permite que los ciudadanos se enteren por parte de quienes dirigen las entidades qué se ha hecho y hasta dónde se ha cumplido con los propuesto en el plan.

¿Qué se debe hacer para cumplir?

Conectar los mecanismos de anticorrupción, rendición de cuentas, sistemas y canales de peticiones, sugerencias, quejas y reclamos.

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Herramientas Distritales Las entidades distritales en su cumplimiento de normas nacionales y distritales de publicidad de la información, atención al ciudadano, acceso a la información pública, derecho de petición y uso de tecnologías de la información y la comunicación ha generado herramientas y sistemas que ayudan a fortalecer la gestión pública y a estar más cerca del cumplimiento de la Ley 1712 de 2014.

Estas herramientas son: Sistema Integrado de Gestión Distrital: herramienta de gestión sistemática y transparente compuesta por el conjunto de orientaciones, procesos, políticas, metodologías, instancias e instrumentos que permiten garantizar un ejercicio articulado y armónico, para dirigir y evaluar el desempeño institucional en las entidades y organismos distritales y agentes obligados.

Contratación a la vista: herramienta de publicidad de los procesos contractuales de las entidades y organismos distritales.

Sistema Distrital de Quejas y Soluciones: herramienta virtual que permite el registro de quejas, reclamos, sugerencias, felicitaciones, solicitudes de información, realizar consultas, solicitudes de copias o denunciar actos de corrupción.

Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública –SIDEAP: herramienta de gestión del empleo público de las entidades y organismos distritales, permite el cargue de información relacionada con la hoja de vida y experiencia académica y profesional de funcionarios y contratistas.

Sistema Distrital de Archivos: instancia de formulación de parámetros y lineamientos generales para la actividad archivística, específicamente lo relacionado con los criterios de conservación y organización de documentos, la protección de la memoria institucional, el patrimonio bibliográfico, hemerográfico y documental en noventa y cuatro (94) entidades distritales.

Guía de Trámites y Servicios: herramienta que permite la consulta de los trámites y servicios disponibles en la

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administración distrital, sus formatos y formularios, la normatividad asociada, su justificación y los costos.

Página de Datos Abiertos de Bogotá: herramienta distrital adicional para dar cumplimiento a los requisitos de datos abiertos que expresa la ley. Allí se alojan los datos que han abierto todas las instituciones distritales y están disponibles para ser reutilizados9.

Plataforma Bogotá Abierta: esta plataforma apunta al cumplimiento de los compromisos de tener un Gobierno Abierto en la ciudad y busca darle dinamismo a los requisitos de diálogo permanente, colaboración y participación10.

Lineamientos del SIG y su relación con la Ley 1712 de 2014 A continuación se presenta la relación que tienen algunos de los 16 lineamientos del Sistema Integrado de Gestión con la implementación de la Ley 1712 de 2014.

Lineamiento 1. Responsabilidad y autoridad SIG. Este lineamiento establece roles y responsabilidades en materia de transparencia. A través de actos administrativos se debe delegar la responsabilidad de liderazgo y gestión en esta materia, teniendo en cuenta las diferentes labores que implica la Ley 1712 de 2014.

Lineamiento 2. Política y objetivos SIG. El éxito en la implementación de la ley depende de su inclusión en los objetivos estratégicos de la organización, por ello, la transparencia debe ser medida como parte de la gestión principal del Distrito Capital por medio de indicadores de seguimiento a la Ley 1712 de 2014.

Lineamiento 4. Cuadro de caracterización documental.

Las Tablas de Retención Documental son el insumo base para la elaboración de los instrumentos de gestión de la información necesarios para la implementación de la Ley 1712 de 2014. Este lineamiento es el que tiene mayor relevancia con respecto a la ley.

Lineamiento 5. Evaluación y cierre de ciclos. Es importante que se mantenga en el tiempo la inclusión de la Ley 1712 de 2014 dentro de los objetivos estratégicos de la entidad.

Lineamiento 6. Planificación operativa. Es necesario que la información sea considerada un bien público y la entrega 9

http://datosabiertos.bogota.gov.co/ https://bogotaabierta.co

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de la misma como la presentación de un servicio dirigido a la ciudadanía. A partir de esta consideración, es necesario que las diferentes dependencias realicen un ejercicio de caracterización de sus usuarios para tener en cuenta sus necesidades y expectativas con respecto a la información pública y así determinar de una mejor manera las acciones para su divulgación proactiva.

Lineamiento 7. Participación ciudadana. El acceso a la información le permite a la ciudadanía ejercer sus derechos y participar en el seguimiento a la gestión de las diferentes entidades.

Lineamiento 8. Mecanismos de medición. Al considerar la información como un bien y la entrega de la información como la presentación de un servicio se pueden definir estrategias para medir los resultados de entrega y publicación de la información.

Lineamiento 11. Inventario de activos de información.

El inventario de activos de información permite crear el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada y el esquema de publicación, instrumentos exigidos por la Ley 1712 de 2014.

Lineamiento 12. Gestión del riesgo. Es importante tener en cuenta los riesgos relacionados con la custodia y actualización de la información pública.

Lineamiento 13. Proceso de gestión documental. En este proceso se integran los principios de transparencia activa y pasiva. Al tener un programa de gestión documental se garantiza más fácilmente los mínimos publicables que exige la Ley y facilita las respuestas a solicitudes de información.

Lineamiento 14. Referenciación competitiva. Se puede tener en cuenta este lineamiento para identificar casos de éxito y buenas prácticas en transparencia y acceso a la información pública.

Lineamiento 15. Responsabilidad social. La transparencia y la garantía del acceso a la información pública como derecho fundamental tiene impacto en los diferentes públicos de interés de las entidades, en la imagen que estos tendrán de la misma y en la construcción de confianza mutua.

Lineamiento 16. Identificación y atención a necesidades de infraestructura física. La implementación de la ley no requiere mayor infraestructura física, pero sí inversión en el

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fortalecimiento de plataformas tecnológicas, pedagogía al ciudadano y al funcionario con respecto a la transparencia y derecho de acceso a la información pública.

Lineamiento 18. Plan de comunicaciones. Es necesario incluir el esquema de publicaciones dentro de este plan.

Lineamiento 19. Seguimiento y medición. Para dar cuenta de cómo van las entidades en la implementación de la ley es clave tomar en cuenta las estrategias del último capítulo de esta guía.

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Cap铆tulo 3.

Herramientas para la implementaci贸n

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E

n este capítulo se presentan herramientas clave para la implementación, instrumentos que se han desarrollado para hacer autodiagnósticos, saber cómo publicar en lenguaje claro e instrumentos de gestión de la información como las tablas de retención documental, el registro de activos de información, el índice de información clasificada y reservada, entre otros. Además, los sistemas de información externos en los que se publica parte de la información mínima obligatoria.

Ficha de lenguaje claro A continuación se presenta una ficha que simplifica los pasos para escribir en un lenguaje claro planteados por el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento Nacional de Planeación en su Guía de Lenguaje Claro11.

El propósito de esta ficha es vencer parte de las limitaciones y obstáculos que han identificado los ciudadanos al momento de comprender la información que reciben por parte de las entidades públicas a través de sus distintos canales de atención.

PASOS PARA ESCRIBIR EN LENGUAJE CLARO 1. Organizar Pregúntese: ¿Qué estoy escribiendo?, ¿por qué lo estoy escribiendo?, ¿quién es el lector principal?, ¿hay otros?, ¿qué puntos busco comunicar?, si pudiera decirle una sola 11

La guía completa está disponible en la web en la siguiente dirección https://colaboracion.dnp.gov.co/CDT/Prensa/ Publicaciones/11%20GUIA%20DEL%20LENGUAJE%20CLARO.pdf

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frase al lector ¿qué le diría?, ¿cómo reaccionaría el lector ante esa frase?

• Utilice la estructura básica de un texto: introducción, cuerpo, conclusión.

• Presente en primer lugar la información que le aplica a todas las personas.

• Use encabezados para guiar al lector.

• Separe la información en secciones cortas.

• Use ayudas visuales: lista con viñetas, lista con números, tabla de actividades, tabla si/entonces, diagrama de flujo, diagrama de árbol, entre otros.

2. Escribir • Use oraciones cortas.

• Simplifique la estructura de las oraciones: sujeto, verbo, complemento. “Juana va a su casa” • Utilice voz activa: involucra al lector en la acción, requiere menos palabras, capta la atención del sujeto que tiene que realizar la acción. “El Distrito realiza actividades” En lugar de “Las actividades son realizadas por el Distrito”.

• Use palabras sencillas.

• Evite el uso de palabras innecesarias.

• Use un tono y lenguaje adecuado: formal, informal.

3. Revisar • Una vez terminado el documento debe revisarlo varias veces.

• Identifique errores gramaticales y ortográficos.

• Mejore la organización y presentación.

4. Validar • Pídale a otras personas que lo lean y pregúnteles: ¿El propósito del documento es claro y preciso?, ¿lo cumple?, ¿el documento contiene la información completa?, ¿el lector sabrá qué hacer después de leer el

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documento?, ¿la organización del documento es la más adecuada?, ¿el lenguaje es claro y sencillo?, ¿el tono es el indicado para el lector y el propósito del documento?, ¿la ortografía y la puntuación son las correctas?, ¿el documento contiene palabras complejas que se pueden cambiar por otras más simples?

Instrumentos de gestión de la información En la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 que la reglamenta parcialmente establecen que las entidades deben tener y publicar los siguientes instrumentos de gestión de la información: Registro de activos de información, Índice de información clasificada y reservada, Esquema de publicación de información.

Programa de gestión documental y tablas de retención documental.

Estos instrumentos deben estar publicados en el enlace de “Transparencia y Acceso a la Información”, como herramientas fundamentales para que el ciudadano pueda identificar la información. Por esta razón, después de construidos los instrumentos, es importante su socialización con la ciudadanía, tanto para identificar qué otra información podría ser objeto de publicación, como para buscar estrategias con el fin de que dichos instrumentos sean también amables con el ciudadano y promuevan la accesibilidad a la información.

Todos los instrumentos parten de la existencia de un Programa de Gestión Documental y de la creación de Tablas de Retención Documental – TRD que establecen dichos programas en las entidades y que siguen los lineamientos establecidos por el Archivo General de la Nación y en el caso del Distrito Capital siguen los lineamientos 2 y 1312 de la Secretaría General relacionados con el Sistema Integrado de Gestión y el Modelo estándar de Control Interno que trabajan desde el marco establecido por la NTG SIG 001:2011.

12

Lineamiento 2 “Política y Objetivos SIG” y Lineamiento 13 “Proceso de Gestión Documental en el SIG”

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Los datos e ítems que se solicitan para cumplir las exigencias de la Ley 1712 de 2014 son datos que deben existir en la TRD. Lo que quiere decir que la TRD es la herramienta central que integra la información de estos instrumentos.

A continuación presentamos qué es cada uno de estos instrumentos, qué información tratan y ejemplos de cómo se pueden diligenciar.

Registro de activos de información El Registro de Activos de Información es el inventario de la información pública que la entidad genere, obtenga, adquiera, transforme o controle. (Decreto 103 de 2014, artículo 37) Lo que debe contener el registro (Decreto 103 de 2015, artículo 38) 1. Todas las categorías de información que tienen la entidad en su poder.

2. Todo registro de lo que ha publicado.

3. Todo registro disponible para ser solicitado por el público.

Para cada uno de los componentes del Registro de Activos de Información debe detallarse los siguientes datos: a) Nombre o título de la categoría de información: Término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. b) Descripción del contenido la categoría de información: define brevemente de qué se trata la información. c) Idioma: establece el Idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. d) Medio de conservación y/o soporte: establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio­visual entre otros (físico, análogo o digital- electrónico). e) Formato: identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio,

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video, documento de texto, etc. Se puede escribir por ejemplo .docx, .pdf, .wma para formatos digitales. f) Información publicada o disponible: indica si la información está publicada o sólo disponible para ser solicitada. Debe señalarse dónde está publicada y/o dónde se puede consultar o solicitar.

El Registro de Activos de Información debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

Formato del registro Nombre

Categoría

Contenido

Idioma

Medio de Formato conservación

Lugar disponible

Para el caso del Distrito Capital, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor emitió el lineamiento 11 de inventarios de activos de información, en el que se describe detalladamente cómo se elaboran estos registros.

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CUADRO DE CARACTERIZACIÓN DOCUMENTAL PROPIETARIO DE LOS ACTIVOS DE INFORMACIÓN (Nombre y cargo del líder del proceso) Fecha de elaboración/ validación:

Elaborado por: Firma Cargo Lugar y fecha

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Externo

Tipo de origen

Interno

Descripción del soporte

Electrónico

Digital

Idioma

Análogo

Tipo de soporte (medio de conservación y soporte)

Tipo documental

Definición

Código del procedimiento

Nombre del registro o documento de archivo

Nombre función o proceso

- REGISTRO DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN

Área / Dependencia

Publicada en (enlace web)

Localización del documento o del activo de información

Estado de la información

Custodio de la información

Reservada

Descripción del soporte

Clasificada

Descripción de la categoría de información

Estado y custodia de la información

Pública

Subserie

Serie

Clasificación documental (categoría de información)

Aprobado por: Firma Cargo Lugar y fecha

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Índice de Información Clasificada y Reservada Cuando a un ciudadano se le niega una solicitud de acceso a la información por ser reservada o clasificada, ésta debe contener el fundamento legal o constitucional de la excepción; la identificación de la excepción prevista en el artículo 18 o 19 de la Ley 1712 de 2014 y; el tiempo por el que se extiende la determinada clasificación o reserva, información que, como se explica más adelante, forma parte de dicho índice.

Es importante tener en cuenta según el caso del tipo de información lo siguiente: 1. En caso de que sea información clasificada, indicar que esta, de acuerdo al parágrafo del artículo 18 de la Ley 1712 de 2014, será clasificada por tiempo ilimitado, a menos que la persona involucrada consienta su revelación.

2. En caso de que sea información reservada, indicar el tiempo que durará esta reserva de acuerdo al tiempo que se tiene previsto que sea necesario proteger el interés público que se busca proteger con la reserva de la información.

Para determinar el tiempo que debe mantenerse la reserva o clasificación de la información se debe identificar si la norma que establece la excepción indica un tiempo específico para la duración de la misma. Unos ejemplos de esto son los siguientes: • El numeral 4 del artículo 24 de la ley 1755 de 2015, establece que determinados documentos relacionados con operaciones de crédito público o tesorería de la nación serán reservados durante seis meses contados a partir de la fecha en que se hace la operación.

• El artículo 112 de la Ley 1437 de 2011 establece que los conceptos de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado son reservados durante seis meses, prorrogables por un máximo de cuatro años adicionales.

• El artículo 54 de la Ley 31 de 1992 establece que los documentos de trabajo que se hayan usado para la toma de decisiones de la Junta Directiva del Banco de la República en el marco de sus labores de política

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monetaria, cambiaria y crediticia pueden ser reservados cuando dicha junta considere que se puede afectar la economía nacional. Este artículo establece que dicha reserva no podrá ser de más de 3 años.

En caso de que no exista una disposición expresa que establezca el tiempo que debe darse la excepción al acceso a la información pública, se debe tener en cuenta que el artículo 22 de la ley 1712 de 2014 establece un límite de 15 años. No obstante, se debe recordar que la Corte Constitucional ha indicado en sentencias como la T 1025 de 2007 que “El plazo que se fije debe ser razonable y proporcional al bien jurídico que se persigue proteger”.

En este sentido, se debe considerar, entre otras cosas: ¿Cuánto tiempo se necesita mantener la calificación para que se pueda evitar el riesgo que presenta publicar la información? ¿En cuánto tiempo se podrían tomar medidas para evitar el riesgo que fueran distintas a no publicar la información?

Lo que debe tener el índice (Decreto 130 de 2015, artículo 40) El índice de información clasificada y reservada debe contener los siguientes ítems: 1. Nombre o título de la categoría de información: término con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

2. Nombre o título de la información: palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información.

3. Idioma: idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información.

4. Medio de conservación y/o soporte: establece el soporte en el que se encuentra la información: documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio­visual entre otros (físico - análogo o digital - electrónico).

5. Fecha de generación de la información: identifica el momento de la creación de la información.

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Formato del índice Nombre categoría

Nombre información

Reservada / datos semiprivados

Bases de datos de integrantes de los consejo afro

Idioma

Español

Medio / soporte

Virtual

Fecha de generación

Responsable producción

Responsable información

Objetivo legítimo

Fundamento legal

Artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. Ley 1581 de 2012.

4/08/2013

Dirección de participación

Dirección de participación

Garantizar el derecho que tienen las personas a la protección de sus datos personales sin ir en contra del derecho de acceso a la información pública

Fecha de generación

Responsable producción

Responsable información

Objetivo legítimo

Fundamento legal

Dirección de participación

Garantizar el derecho que tienen las personas a la protección de sus datos personales sin ir en contra del derecho de acceso a la información pública

Artículo 18 de la Ley 1712 de 2014. Ley 1581 de 2012.

Ejemplo de formato diligenciado

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Nombre categoría

Nombre información

Reservada / datos semiprivados

Bases de datos de integrantes de los consejo afro

Idioma

Español

Medio / soporte

Virtual

4/08/2013

Dirección de participación

6. Nombre del responsable de la producción de la información: el nombre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información.

7. Nombre del responsable de la información: el nombre del área, dependencia o unidad encargada de la custodia o control de la información para efectos de permitir su acceso.

8. Objetivo legítimo de la excepción: identificación de la excepción que, dentro de las previstas en los artículos 18 y 19 de la Ley 1712 de 2014, cobija la calificación de información reservada o clasificada.

9. Fundamento constitucional o legal: fundamento que justifica la clasificación o la reserva, señalando expresamente la norma, artículo, inciso o párrafo que la ampara.

10. Fundamento jurídico de la excepción: se menciona la norma jurídica que sirve como fundamento jurídico para la clasificación o reserva de la información.

Fundamento jurídico

Excepción total o parcial

Fecha de calificación

Plazo

Artículos 24 y siguientes del Decreto 103 de 2015

Parcial

Nov 2015

Máximo 15 años

11. Excepción total o parcial: según sea integral o parcial la calificación, las partes o secciones clasificadas o reservadas.

12. Fecha de la calificación: fecha de la calificación de la información como re­servada o clasificada.

Fundamento jurídico

Excepción total o parcial

Fecha de calificación

Plazo

Artículos 24 y siguientes del Decreto 103 de 2015

Parcial

Nov 2015

Máximo 15 años

13. Plazo de la clasificación o reserva: tiempo que cobija la clasificación o reserva.

El índice de Información Clasificada y Reservada debe actualizarse cada vez que una información sea calificada como clasificada o reservada y cuando dicha calificación se levante, conforme a lo establecido en el mismo índice y en el Programa de Gestión Documental. Debe elaborarse en formato de hoja de cálculo y publicarse en el sitio web oficial del sujeto obligado, así como en el Portal de Datos Abiertos del Estado colombiano o en la herramienta que lo modifique o lo sustituya.

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Esquema de publicación de la información El esquema de publicación de información es el instrumento del que disponen los sujetos obligados para informar, de forma ordenada, a la ciudadanía, interesados y usuarios, sobre la información publicada y que publicará.

Este esquema es útil para identificar la información que la entidad debe publicar. No obstante las diferentes entidades no sólo deben cumplir con los mínimos de entrega de información sino que deben construirlo de manera participativa y también deben promover y generar una cultura de transparencia, publicando y divulgando documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible.

Debe ser construido en una hoja de cálculo, a través de la cual la ciudadanía pueda acceder directamente a la información.

Lo que debe tener el Esquema de Publicación de la Información (Decreto 105 de 2015, artículo 42) 1. La lista de información mínima publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado o en los sistemas de información del Estado.

2. La lista de la información publicada en el sitio web oficial del sujeto obligado, adicional a la mencionada en el numeral anterior.

3. Información publicada por el sujeto obligado, originada en la solicitud de información divulgada con anterioridad.

4. Información de interés para la ciudadanía, interesados o usuarios, publicada de manera proactiva por el sujeto obligado, relacionada con la actividad misional del sujeto obligado y sus objetivos estratégicos.

Lista de información mínima publicada A continuación presentamos un ejemplo de la lista de información mínima publicada: Para cada una de los anteriores componentes (listas) del Esquema de Publicación de Información se debe indicar:

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Mínimos Publicables La descripción de su estructura orgánica, funciones y deberes, la ubicación de sus sedes y áreas, divisiones o departamentos, y sus horas de atención al público

Información mínima obligatoria respecto a la estructura

Su presupuesto general, ejecución presupuestal histórica anual y planes de gasto público para cada año fiscal Un directorio con el cargo, direcciones de correo electrónico y teléfono del despacho de los empleados y funcionarios y las escalas salariales correspondientes a las categorías de todos los servidores que trabajan en el sujeto obligado, de conformidad con el formato de información de servidores públicos y contratistas Todas las normas generales y reglamentarias, políticas, lineamientos o manuales, las metas y objetivos de las unidades administrativas Plan de compra anual Contrataciones adjudicadas para la correspondiente vigencia en lo relacionado con funcionamiento e inversión, las obras públicas, los bienes adquiridos, arrendados y en caso de los servicios de estudios o investigaciones deberá señalarse el tema específico

Información mínima sobre contratación

Personas naturales con contratos de prestación de servicios: publicarse el objeto del contrato, monto de los honorarios y direcciones de correo electrónico Plazos de cumplimiento de los contratos Procedimientos y lienamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras Todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones Contrataciones en curso y un vínculo al sistema electrónico para la contratación pública o el que haga sus veces, a través del cual podrá accederse directamente a la información correspondiente al respectivo proceso contractual

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Detalles pertinentes sobre todo servicio que brinde directamente al público, incluyendo normas, formularios y protocolos de atención Toda la información correspondiente a los trámites que se pueden agotar en la entidad, incluyendo la normativa relacionada, el proceso, los costos asociados y los distintos formatos o formularios requeridos; Una descripción de los procedimientos que se siguen para tomar decisiones en las diferentes áreas El contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento

Todos los informes de gestión, evaluación y auditoría del sujeto obligado Todo mecanismo interno y externo de supervisión, notificación y vigilancia pertinente del sujeto obligado Sus procedimientos, lineamientos, políticas en materia de adquisiciones y compras, así como todos los datos de adjudicación y ejecución de contratos, incluidos concursos y licitaciones; Todo mecanismo de presentación directa de solicitudes, quejas y reclamos a disposición del público en relación con acciones u omisiones del sujeto obligado. Junto con un informe de todas las solicitudes, denuncias y los tiempos de respuesta del sujeto obligado Todo mecanismo o procedimiento por medio del cual el público pueda participar en la formulación de la política o el ejercicio de las facultades de ese sujeto obligado Un registro de publicaciones que contenga los documentos publicados

RECUERDE PUBLICAR EN FORMATO DE DATOS ABIERTOS

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a) Nombre o título de la información: palabra o frase con que se da a conocer el nombre o asunto de la información. b) Idioma: Establece el idioma, lengua o dialecto en que se encuentra la información. c) Medio de conservación y/o soporte: establece el soporte en el que se encuentra la información que puede ser documento físico, medio electrónico o por algún otro tipo de formato audio¬visual entre otros (físico-análogo o digital- electrónico). d) Formato: Identifica la forma, tamaño o modo en la que se presenta la información o se permite su visualización o consulta, tales como: hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc. e) Fecha de generación de la información: momento de la creación de la información. f) Frecuencia de actualización: periodicidad o el segmento de tiempo en el que se debe actualizar la información, de acuerdo con su naturaleza y la normativa aplicable. g) Lugar de consulta: lugar donde se encuentra publicado o puede ser con¬sultado el documento. Puede ser un enlace en el sitio web y otro medio en donde se puede descargar y/o acceder a la información. h) Nombre del responsable de la producción de la información: nom¬bre del área, dependencia o unidad interna, o al nombre de la entidad externa que creó la información. i) Nombre del responsable de la información: nombre del área, de¬pendencia o unidad encargada de la custodia o control de la información.

El Ministerio Público puede hacer recomendaciones generales o particulares a los sujetos obligados sobre el Esquema de Publicación de Información.

Formato de esquema de publicación Nombre Idioma

Medio o Formato Fecha de forma de generación publicación

Actualización

Lugar Responsable

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Sistemas de información externos El gobierno colombiano ha desarrollado sistemas de información en línea para mejorar el acceso a la información pública de contratos, convocatorias y trámites.

Sistema de Información de Empleo Público – SIGEP El SIGEP es un Sistema de Información y Gestión del Empleo Público al servicio de la administración pública y de los ciudadanos. Contiene información de carácter institucional tanto nacional como territorial, relacionada con: tipo de entidad, sector al que pertenece, conformación, planta de personal, empleos que posee, manual de funciones, salarios, prestaciones, etc.; información con la cual se identifican las instituciones del Estado colombiano.

La entidad debe actualizar la información cada vez que ingrese o se desvincula un servidor público, funcionario, empleado y contratista.

Si los empleos son provistos a través de concursos liderados por la Comisión Nacional del Servicio Civil, el sujeto obligado deberá especificar el listado de cargos que están en concurso y el enlace respectivo a la Comisión Nacional del Servicio Civil para obtener mayor información.

Dominio: http://www.sigep.gov.co/ Sistema Único de Información de Trámites – SUIT Es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Tramites que administra el Departamento Administrativo de la Función Pública en virtud de la ley 962 del 205 y del decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito, ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía.

SUIT es el repositorio de los trámites y procedimientos administrativos con cara al usuario que ofrecen las instituciones del orden nacional y territorial.

Dominio: http://www.suit.gov.co/

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Sistema Electrónico de Contratación Pública - SECOP El SECOP permite publicar los documentos y actos del proceso contractual, y consultar información por modalidad de selección, entidad contratante, contratista y valor del contrato. El SECOP está disponible para publicar la actividad contractual que se ejecuta con recursos públicos. Colombia Compra Eficiente es responsable de administrar el SECOP. Dominio: http://www.colombiacompra.gov.co/

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Cap铆tulo 4.

Estrategias de implementaci贸n, seguimiento y evaluaci贸n

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76

E

n este capítulo se presentan estrategias para la implementación, seguimiento y evaluación de la Ley 1712 de 2014 en cada institución, teniendo en cuenta las herramientas ya existentes y desarrolladas por entidades del Estado. Algunas de estas ya se utilizan en el Distrito Capital, otras sirven de base para construir herramientas propias.

Ciclo de seguimiento y evaluación Para garantizar el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 se propone una metodología de seguimiento y evaluación de los sitios web del distrito basada en cuatro (4) fases: determinar la normas vigentes, identificar los criterios de cumplimiento, verificar el nivel de cumplimiento y las acciones de mejora. El desarrollo del ciclo completo de seguimiento y evaluación ayudará a las personas encargadas de implementar la Ley a realizar evaluaciones constantes e incluir la información necesaria en los sitios web dándole total cumplimiento a la ley.

Este ciclo también es útil para hacer seguimiento y evaluación de los diferentes componentes de la Ley mediante el uso de herramientas e instrumentos que se presentan en este capítulo.

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2.

Identificación de criterios

1.

Evaluación de la normatividad

3.

Inspección en el sitio Web

4.

Acciones de mejoras

Ciclo de seguimiento y evaluación

Primera Fase: evaluación Periódica de la Normatividad existente Antes de iniciar el seguimiento y evaluación de los sitios web del Distrito Capital, primero se debe conocer y estar actualizado en la normatividad vigente, no solo se debe conocer la Ley 1712 de 2014, sino toda la normatividad que hace referencia a la publicación de información en los sitios Web del Estado, como todo lo relacionado con Transparencia y Acceso a la Información Pública y las demás leyes o normas mencionadas en la Ley 1712.

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Para garantizar esta evaluación de la normatividad se debe designar al interior de la entidad una persona o equipo que este constantemente pendiente de las nuevas leyes que las entidades responsables del tema están expidiendo para garantizar la actualización de las obligaciones que tiene la Entidad.

Segunda Fase: identificación de criterios de cumplimiento Después de realizar la evaluación de la normatividad existente se debe construir una matriz de criterios y obligaciones que están definidos para el cumplimiento en la implementación de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, en la identificación de criterios se debe tener en cuenta la naturaleza de la entidad, la periodicidad de la información a publicar y la ubicación que debe tener al interior del sitio Web. Este será el principal insumo para la persona o equipo encargado de realizar las mejoras, mantenimiento, actualizaciones del sitio Web pero también servirá para identificar la fuente y responsables de la información.

Tercera Fase: inspección de criterios en los sitios Web Con la matriz de criterios terminada, se procede a la inspección y verificación de cumplimiento de cada sitio Web. En este punto se identifican los criterios que se están cumpliendo y los que aún se encuentran en desarrollo o no se encuentran contemplados, obteniendo como resultado de la evaluación del sitio web. También se verifica que se cuente con los accesos y la información publicada en los sitios externos y que la información se encuentre debidamente actualizada según la periodicidad de publicación definida en la matriz.

Cuarta Fase: definición de las acciones de mejora y plazos para integrarlas a los sitios Web Al finalizar la inspección de criterios, se debe definir un plan de acción para realizar las mejoras necesarias en los sitios web y así dar cumplimiento a todos los criterios establecidos por la Ley y sus diferentes normativas. Este plan debe tener una línea de tiempo para determinar el momento en el cual se contó con toda la información y volvería a realizar la validación.

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Cuando cumpla con todos los criterios, se debe continuar con la verificación de la normatividad para confirmar que los criterios no hayan cambiado o que existan nuevos criterios, es decir que la matriz de evaluación debe estar en constante crecimiento y construcción al igual que las evaluaciones que se deben realizar, cada entidad deber definir una periodicidad para la evaluación y verificación de criterios para poder garantizar el éxito de la evaluación y seguimiento de la implementación de la ley.

Instrumentos de evaluación desde la entidad Matriz de autodiagnóstico Dentro de las estrategias más útiles para el seguimiento a la implementación de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional se encuentra la Guía Matriz de Autodiagnóstico de la Ley 1712 de 201413 elaborada por el Grupo de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública de la Procuraduría General de la República, en virtud de lo establecido en el artículo 23 de la norma en mención.

Esta guía está dividida en 17 categorías que agrupan los mínimos de información que establecen los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 y el capítulo 2 del título 1 de la parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de 2015. Las categorías en cuestión son: • Estructura orgánica.

• Presupuesto y Plan de Acción.

• Talento Humano.

• Planeación, decisiones y políticas.

• Contratación.

• Control.

• Trámites, servicios, atención al ciudadano y PQRD. • Registro de publicaciones.

13

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Disponible en http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/PGN-GTDAIP-Matriz%20de%20Cumplimiento%20 Ley%201712%20%2017-03-2015%20L.xlsx

• Registro de Activos de Información.

• Datos abiertos.

• Componentes del Registro de Activos de Información.

• Componentes del Índice de Información Clasificada y Reservada.

• Componentes del Esquema de Publicación de Información.

• Componentes del Programa de Gestión Documental.

• Componentes de las Tablas de Retención Documental.

• Componentes del Informe de solicitudes de acceso a la información.

• Componentes de los costos de reproducción de información pública.

La herramienta sirve para revisar, a modo de lista de chequeo, el cumplimiento de las disposiciones de Transparencia Activa o la publicación de la información mínima obligatoria de la que hablan los artículos 9°, 10 y 11 de la Ley 1712 de 2014 y el capítulo 2 del título1 de la parte 1 del libro 2 del Decreto 1081 de 2015.

Este autodiagnóstico puede ser el punto de partida para la construcción de un plan de trabajo para la implementación de la ley. ¿Quiénes deben ser los responsables del uso de la herramienta?

Cada entidad tiene el deber de construir e implementar acciones que lleven la cumpimineto de la ley, por tanto, el uso de la herramienta estará en manos de equipos de trabajo de la entidad en materia de transparencia y ética.

Ventajas de la herramienta: la Guía Matriz de Autodiagnóstico de la Ley 1712 de 2014, permite la revisión sencilla de la publicación de información relacionada con el cumplimiento de Transparencia Activa de la norma y su reglamentación, a partir de criterios claros y de respuestas de SI y NO. Desventajas de la herramienta: la Guía Matriz, califica publicación de información mínima obligatoria, sin embargo no asegura que la información publicada sea de calidad, completa, en formato de datos abiertos, etc.

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Formulario único de reporte de avances a la gestión La expedición del Decreto 2482 de 2012 obligó a entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional a utilizar el Formulario Único de Reporte de Avances en la Gestión – FURAG, como herramienta de autodiligenciamiento para evaluar anualmente los avances en la implementación de las políticas de desarrollo administrativo (Gestión Misional y de Gobierno, Transparencia, participación y Servicio al Ciudadano, Gestión del talento humano, Eficiencia administrativa y Gestión Financiera).

Si bien este formulario no es diligenciado por ninguna de las entidades distritales, si puede ser una referencia para el diseño de una herramienta de autodiligenciamiento propia que le pueda servir de insumo a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, o cualquier otra entidad interesada en hacer seguimiento a la implementación de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y así llevar a cabo los ajustes y cambios necesarios. ¿Qué mide esta herramienta? El Formulario Único de Reporte de Avances en la Gestión mide el avance en la implementación de las políticas de Gestión Misional y de Gobierno, Transparencia, participación y Servicio al Ciudadano, Gestión del talento humano, Eficiencia administrativa y Gestión Financiera, todas relacionadas con el acceso a la información pública.

El formulario contiene 51 preguntas relacionadas con la Ley 1712 de 2014. ¿Quiénes deben ser los responsables del uso de la herramienta? El formulario debe ser diligenciado por las dependencias de Atención al Ciudadano, Planeación, Gestión Documental, Sistemas y Talento Humano o quienes hagan sus veces.

Ventajas de la herramienta: esta herramienta permite abordar integralmente el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 y su Decreto reglamentario 1081 de 2015, involucrando temas como gestión de tecnologías de la información, gestión documental, servicio al ciudadano, gestión del talento humano, gestión de trámites y servicios, etc., dando un panorama mayor sobre la implementación de la norma.

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De igual forma permite generar indicadores propios a partir de las preguntas, de tal forma que se pueden establecer metas y objetivos más claros.

Desventajas de la herramienta: al ser un instrumento de autodiligenciamiento, las entidades pueden responder distinto a la realidad, razón por la cual se recomienda acompañar este ejercicio con verificación de la información y con actividades de socialización de la herramienta y sus resultados con servidores de primer nivel de las entidades.

Instrumentos de evaluación relacionados Este grupo de instrumentos busca construir una referencia sobre la gestión pública a partir del análisis de la percepción de diferentes grupos de interés.

Encuesta sobre ambiente y desempeño institucional departamental De acuerdo con el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, la Encuesta sobre Ambiente y Desempeño Institucional Departamental (EDID) “es un instrumento que consolida anualmente una base de información sólida sobre el ambiente y desempeño institucional de las 32 gobernaciones y del Distrito Capital, a partir de la percepción de los servidores públicos que trabajan en estas entidades”.

Esta encuesta aplicada a servidores del Distrito contiene temas que pueden dar un indicativo del tratamiento, manejo y gestión de la información pública al interior de la entidad, y por ende alertas o resultados que pueden mejorar los procedimientos y procesos relacionados con la Ley 1712 de 2014. ¿Qué mide la herramienta? Esta herramienta mide, a partir de un formulario, la percepción de los servidores públicos sobre temas relacionados con el desempeño institucional de distintas entidades de las alcaldías y gobernaciones. De las 45 preguntas de la encuesta, se estima que 6 tienen relación directa con la Ley 1712 de 2015 y sus decretos reglamentarios.

Preguntas de la encuesta relacionadas con el acceso a la información:

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D5.

Durante los últimos doce meses, en la Gobernación/el Distrito Capital, la información sobre la contratación…: Totalmente de acuerdo

De acuerdo

En Totalmente en desacuerdo desacuerdo

a.fue publicada por diversos medios b. fue clara y completa c. fue oportuna d. fue publicada en el sistema electrónico para la contratación pública (SECOP)

E4.

Durante los últimos doce meses, ¿qué tan efectiva ha sido cada una de las siguientes estrategias para prevenir la incidencia de prácticas irregulares en su entidad?: Muy algo poco nada no tiene efectiva efectiva efectiva efectiva conocimiento

a. Selección de funcionarios públicos por sistema de méritos b. Fortalecimiento de control interno c. Racionalización de trámites d. Promoción de veedurías ciudadanas e. Proceso de rendición de cuentas al ciudadano f. Detección de riesgos en la gestión a través del índice de transparencia

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g. Fortalecimiento de la estrategia para la atención a Peticiones, Quejas y Denuncias h. Difusión de los procedimientos y requisitos para acceder a la oferta institucional i. Índice de gobierno abierto o Índice de integridad (IGA – ÍNTEGRA) j. Restricciones a la contratación en cumplimiento de la Ley de Garantías Electorales

G3.

Durante los últimos doce meses, ¿qué tanto ha mejorado el desempeño de su entidad con la implementación de las siguientes políticas o estrategias?: Mucho

Algo

Poco

Nada

No tiene conocimiento

a. Racionalización de trámites b. Selección de servidores públicos por sistema de méritos c. Normas de certificación de calidad d. Realización de acciones para la rendición de cuentas al ciudadano e. Gobierno en línea

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f. Modelo Estándar de Control Interno (MECI) g. Implementación de la Política Nacional de Eficiencia Administrativa al servicio del ciudadano (Conpes 3785 de 2013) h. Mapa de riesgos de corrupción i. Gestión documental

G4.

De los siguientes aspectos, ¿cuál considera que es el más importante para el ciudadano al momento de realizar un trámite o solicitar un servicio en su entidad?

Opción de respuesta única

1. Que existan diferentes canales para acceder a la oferta de trámites y servicios 2. Rapidez en la atención 3. Sencillez en los procesos 4. Amabilidad de las personas que lo atienden 5. Conocimiento de las personas que lo atienden sobre los trámites y los servicios 6. Información disponible, clara, completa y actualizada sobre los requisitos y documentos necesarios.

7. Que la entidad cumpla con las condiciones de modo, tiempo y lugar que establece para la entrega de la oferta institucional.

8. Que el lenguaje utilizado para darle la información o explicaciones sobre algún trámite o servicio sea claro y comprensible.

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H1.

Durante los últimos doce meses, con el proceso de Rendición de cuentas de su entidad, se…: Totalmente de acuerdo

De acuerdo

En desacuerdo

Totalmente No tiene en conocimiento desacuerdo

a. Mejoró la calidad de la información que se le entregó a la ciudadanía. b. Estimuló la participación de la ciudadanía en el seguimiento de su gestión. c. Atendió oportunamente los requerimientos de información, quejas, denuncias y reclamos realizados por los ciudadanos. d. Promovió espacios de diálogo con los ciudadanos. e. Publicó información respecto a sus servicios, procedimientos y funcionamiento.

H3.

Conoce si en estas acciones de rendición de cuentas, la entidad suministró la información sobre los siguientes temas: Sí

No

a. Metas y resultados del Plan de Acción Institucional. b. Inversiones y presupuesto asociados al plan de acción institucional. c. Información sobre el personal de planta y contratistas de la entidad. d. Dificultades y problemas presentados. e. Acciones para garantizar la participación ciudadana. f. Quejas y peticiones frecuentes de los ciudadanos. g. Programación de acciones y metas para la siguiente vigencia.

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¿Quién debe ser el responsable del uso de esta herramienta? La Secretaría General de la Alcaldía Mayor en su rol de coordinador en la implementación de la Ley 1712 de 2014 o cada entidad como sujeto obligado podría aplicar esta encuesta de percepción en los servidores públicos y tomar los resultados como parte del autodiagnóstico para la construcción de planes de implementación de la ley.

Ventajas de la herramienta: la EDID permite conocer de primera mano la percepción de los servidores públicos de distintas entidades distritales, sobre la gestión de la información pública al interior de la entidad, generando un conocimiento específico sobre la forma en que se está implementando la ley.

Desventajas de la herramienta: dado que actualmente los resultados se presentan de manera agregada, la EDID no permite conocer resultados o percepciones por entidad, lo que dificulta llevar a cabo ajustes específicos. Asimismo la encuesta no abarca todos los temas relacionados con la implementación de la Ley 1712 de 2014, por lo cual no se puede tener un resultado integral de percepción de la norma en su totalidad.

Encuesta de cultura política De acuerdo con el Departamento Administrativo de Estadística Nacional, la Encuesta de Cultura Política “indaga sobre la percepción que tienen los ciudadanos colombianos sobre su entorno político”. ¿Qué mide la herramienta?

De acuerdo con el DANE, la Encuesta de Cultura Política “explora el conocimiento frente al concepto de democracia, los mecanismos y espacios de participación ciudadana y la percepción de utilidad que estos representan. También se exploran temas relacionados con el comportamiento electoral, la percepción frente a los partidos políticos y la confianza en las instituciones”14 Si bien, es un ejercicio agregado que toma las percepciones de todos los ciudadanos en general sobre distintos temas, sin desagregar por ciudad, departamento o entidad; la EDID es una herramienta que puede ser replicada por entidades 14

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http://www.dane.gov.co/index.php/educacion-cultura-y-gobierno/encuesta-de-cultura-politica

y así generar mediciones propias que arrojen las ideas que los ciudadanos puedan tener sobre estos y otros temas.

Preguntas de la herramienta relacionadas con el acceso a la información: 1. ¿Ha tramitado quejas, reclamos, solicitudes y/o peticiones ante las autoridades correspondientes? a) Si b) No 2. En el último año, ¿usted realizó algún trámite, solicitud de información, reclamación, renovación o actualización de documentos en alguna entidad pública para usted o para terceros? a. Si b. No 3. Si respondió si a la pregunta anterior, ¿a través de qué medio usted realizó algún trámite, solicitud de información, reclamación, renovación o actualización de documentos en alguna entidad pública para usted o para terceros? a. Llamó por teléfono/celular b. Consultó la página Web de la entidad pública c. Se desplazó hasta la sede física de la entidad pública d. Envió sus solicitudes vía correo físico e. Escribió correos electrónicos f. Aprovechó el favor de un familiar, amigo o tercero que visitó la entidad pública y le hizo su diligencia g. Asistió a un centro integrado de servicios (SuperCADE, por ejemplo) h. Otros canales 4. ¿Qué temas revisa usted en las páginas web de las entidades públicas? a. Convocatorias y/o licitaciones b. Información sobre subsidios c. Normatividad d. Información sobre trámites e. Información misional y/o administrativa f. Información sobre presupuesto y gasto ¿Quién es el responsable del uso de esta herramienta?: El Distrito no cuenta con una unidad específica para la aplicación de encuestas, sin embargo el uso de estas

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herramientas podría ser de utilidad para determinar cómo el ciudadano percibe la mejora del servicio mediante la implementación de la ley.

Ventajas de la herramienta: permite extraer percepciones de los ciudadanos acerca de su ejercicio de acceso a la información pública. Adicional a ello, permite llevar a cabo ejercicios de caracterización de usuarios, ciudadanos y grupos de interés, y los mecanismos, formatos, y maneras en que se puede facilitar su ejercicio de acceso a la información pública.

Desventajas de la herramienta: la Encuesta de Cultura Política refleja un aspecto restringido de la garantía del derecho de acceso a la información, por lo cual se recomienda incluir preguntas de formatos, canales de atención e información de interés a consultar en la página web.

90

Algunos resultados para verificar el cumplimiento

15

La Veeduría Distrital en cumplimiento de sus funciones y bajo el compromiso de promover entornos de mayor transparencia en las decisiones y la gestión institucional, que contribuyan con el fortalecimiento de los ejercicios ciudadanos de seguimiento y control a la administración pública, desarrolló durante el año 2015 la verificación del nivel de cumplimiento de las disposiciones de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información en las entidades distritales, tomando como referencia el formulario guía de implementación elaborado por la Procuraduría General de la Nación.

En total se verificaron 91 entidades distritales, desagregadas de la siguiente manera: Nivel central de la administración, entidades adscritas y vinculadas

Alcaldías Locales

Hospitales Públicos

Órganos de Control

Concejo de Bogotá

46

20

22

2

1

91 Entidades en total.

Teniendo en cuenta la estructura de la Ley 1712 de 2014, el formulario de verificación contempló tres niveles de análisis, estos son: Qué se verificó Publicación de contenidos mínimos de información pública asociada a diferentes dimensiones de la gestión institucional

Implementación de herramientas de gestión del conocimiento y la información

15

Concordancia normativa Art. 9. Información mínima obligatoria respecto a la estructura del sujeto obligado.

Artículo 11. Información mínima obligatoria respecto a servicios, procedimientos y funcionamiento del sujeto obligado.

Artículo 11. Divulgación de información en datos abiertos Artículo 11. Divulgación de registro de documentos publicados Artículo 12: Esquema de Publicación Artículo 13: Registro de Activos de Información Artículo 14: Información publicada con anterioridad Artículo 26: Respuesta a Solicitudes de información

Cómo se verificó Consulta páginas WEB de las entidades analizadas

Formulario de autodiligenciamiento enviado a las entidades públicas

Información suministrada en su totalidad por la Veeduría Distrital.

91

Incorporación de ajustes institucionales en los procesos relacionados con la producción, gestión y divulgación de la información pública

Artículo 8: Criterio Diferencial de Accesibilidad Artículos 15: Programa de Gestión Documental Artículo 16: Archivos Artículo 17: Sistemas de Información Artículo 20: Índice de Información clasificada y reservada

El ejercicio de verificación se desarrolló de la siguiente manera: • Durante los meses de abril y mayo del 2015, posteriores a la entrada en vigencia de la ley para las entidades territoriales, se verificaron las páginas WEB de las 91 entidades evaluadas.

• Durante los meses de junio y julio se aplicó el formulario de autodiligenciamiento para las entidades del nivel central, órganos de control y Concejo de Bogotá. Posteriormente, durante los meses de octubre y noviembre se aplicó el mismo formulario a las Alcaldías Locales y los Hospitales Públicos.

A continuación se presentan los resultados generales para el total de las entidades analizadas, que constituyen una línea base de seguimiento frente a los objetivos de transparencia y acceso a la información pública en la ciudad.

Los resultados son analizados a partir de los siguientes rangos de cumplimiento, que facilitan una estructura de interpretación de los datos ofrecidos.

Nivel alto de cumplimiento: >80% Nivel medio de cumplimiento: Entre 51% y 79% Nivel bajo de cumplimiento: <50%

Zonas de opacidad de la información a nivel Distrital Contenidos mínimos para divulgación16.

16

92

La gráfica está estructurada de acuerdo a once dimensiones de la gestión institucional, resultantes de la agrupación de los contenidos de información a divulgar previstos en los artículos 9 y 11 de la Ley 1712 de 2014. Su agrupación en dimensiones de gestión facilita el análisis de los resultados y evidencia las zonas de opacidad de la información.

100%

96% 86%

90%

81%

75%

80%

75%

71%

70%

70%

70% 60%

60% 50%

41%

40% 30%

19%

20% 10% 0% Atención al ciudadano

Estructura Orgánica

Servicios

Contratación

Trámites

PQRS

Planeación decisiones y políticas

Control

Presupuesto y Plan de Acción

Talento Humano

Participación Ciudadana

Fuente: Veeduría Distrital Incorporación de herramientas para la gestión del conocimiento y la información institucional.

100% 90% 80% 70%

69%

64%

63%

61%

60%

58% 45%

50% 40% 30% 20% 10% 0%

Art. 12.

Esquema de publicación

Art. 26.

Respuesta a solicitudes

Art. 11.

Datos Abiertos

Art. 14.

Información publicada con anterioridad

Art. 13.

Registro de Activos de Información

Art. 11.

Registro de documentos publicados

Fuente: Veeduría Distrital Implementación de los ajustes institucionales sugeridos en relación a los procesos de producción, gestión y divulgación de la información pública.

93

100% 90%

91%

87%

80%

71%

70% 60% 50%

41%

40% 30%

15%

20% 10% 0%

Art. 16.

Archivo

Art. 15.

Programa de Gestión Documental

Art. 17.

Sistemas de Información

Art. 8.

Criterio Diferencial de Accesibilidad

Art. 20. Índice de Información Clasificada y Reservada

Fuente: Veeduría Distrital

Es importante reiterar que los resultados presentados constituyen la línea base del proceso de implementación de la Ley en la ciudad. Su utilidad radica en el seguimiento sistemático y los cambios y ajustes que las entidades generen. El objetivo entonces, es propiciar entornos de mayor transparencia e integridad en las decisiones y la gestión institucional, así como el acercamiento de la ciudadanía a las decisiones públicas.

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