オフィス移転ガイド

オ フィス 移 転 ガ イド

移転

STEP1

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STEP2

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STEP3

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STEP4

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中 規 模 オフィス 移 転 フロ ー＆スケジュー 1F^m C s eÆ %al3F *q

オフィス 移 転 構想・ 検 討・企 画

オフィスプランニング・ 設 計

移 転 先 ビル 選 定

入居工 契約

16ヶ月前

15ヶ月前

14ヶ月前

オフィス 移 転 構 想・検 討・企 画

13ヶ月前

1 年前

移転先ビル選定

11ヶ月前

契約

10ヶ月前

9ヶ月前

8ヶ月前

7ヶ月前

6ヶ

契約条件交渉

PM 会社選定

オフィスプランニング・設計

設計会社選定

基本計画

基本設計

実施設計

入居工事

B工事 見積依頼

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※あくまで

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●移転対象人数 150 名移転先規模 500 坪のケースを想定

工事準備

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5ヶ月前

B工事見積受領 C工事 見積

入居工事

4ヶ月前

3ヶ月前

B工事発注 C工事

見積受領

2ヶ月前

移転月

1ヶ月後

2ヶ月後

3ヶ月後

以

降

移 転 実 施 新 オ フィス オ ー プ ン

事準備

移 転 後 手 続 き・ 新オフィス運 用

移 転 準 備・引 越し

C工事発注

入居工事

移 転 準 備・引 越し

施主検査

新オフィス運用ルール検討・作成・周知 各 種 移 転 手 続き

移 転 後 手 続き・新 オフィス 運 用

改善作業

原状回復工事 見積依頼

解 約予 告

見積受領・交渉

満足度調査

1年 点 検

原状 回復工事発注

原状回復工事

でも上記は一例であり、移転計画の内容や工事内容によってスケジュールは前後する可能性があります。お客様のご要望や状況に応じて、スケジュール等のお見積りをいたしますので、詳細はご相談ください。

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STEP 1

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オフィス移転は企業にとって一大プロジェクトと言えます。ある程

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現在の賃貸借契約期間・更新の時期や、経営戦略、業務上影響の

度の規 模の企 業 であれば、その実 施にあたって、社内にプロ

少ない時期、移転作業のために必要な連休期間などを勘案して、

ジェクトチームを結成して進めることがほとんどです。中小規模の

おおよその移転時期を定めます。

企業であっても総務部門単独ではなく、チームを立ち上げて進 なるメンバーは多くし過ぎないことがポイントです。

4

成功させるうえで大きな力となります。

題解決はもちろん、働く環境を見直し、改善または大きな変革を実

めるべきですが、一方で「決められない」ことを防ぐために、コアと

このとき、必要に応じて外部パートナーを導入することも、移転を

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オフィス移転は、会議室の数や収納などのファシリティ面での課

現するための最も効果的な機会です。今の働き方を十分理解し

たうえで、新しい働き方を定義することにより、移転の意義を確 かなものにします。

6’Bm9;m’c‹Fk}6 ▒ 経営資源・社内リソースの本業への注力、人材不足への対応 ▒ 高い専門性や経験、プロフェッショナルな知識の活用

▒ 第三者的視点、説明責任が明確でスムーズなプロジェクトの 推進

▒ ABW・コワーキング等、最新ワークプレイス導入のサポート

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移転計画を策定するにあたって、最も重要なのが、 「何のために移 転するのか」という目的を明確にすることです。

移転の目的が曖昧だと、多くの検討をしていくうえでの判断基準が

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ぶれるなどして、本来の目的を達成できません。

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▒ 経営戦略

▒ コスト削減

▒ 人員の増減

▒ 企業イメージ向上

▒ 働き方の改革

※水まわり・共用部以外の執務室・会議室・特殊室・ショールーム等

▒ BCP 対応

▒ 人材の獲得

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▒ オフィス環境の改善

▒ 分散オフィスの統合

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▒ 入居ビルの建替・立ち退き

▒ 交通利便性の向上

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▒ 定期借家契約の満了

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STEP 2

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物理的なワークプレイス環境構築に向けて、自社の企業文化を

現在のオフィスが、自社の企業文化と経営ビションに合致したもの

します。このギャップを埋めていくのが、経営ビジョンを反映した

いて、クリアにしておく必要があります。

であるか検証します。そのために、まずは次の 3つのポイントにつ

明確に定義し、“あるべき姿 ”と“現状把握 ”とのギャップを抽出 働き方の改革につながるオフィス戦略です。

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▒ コラボレーションとコミュニケーション向上を促す環境が整って いるか ▒ 個人のパフォーマンスを上げるような 設 備 や環 境 が整って いるか ▒ 多様化するワークスタイルに対して、働きやすい仕組みを導入 したり、環境の改善の必要はないか ▒ ペーパーレス化を検討する必要はないか

C | ‘m *0\ ▒ どのようなワークスタイルが社員にとって最適か ▒ どのような環境が個人とチームから最高のパフォーマンスを 引き出せるか ▒ どのような働き方を促進させたいか（コラボレーション、 集中 力、生産性など） f

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コーナーなど）が揃っているか ▒ 働き方のニーズに沿ったアメニティ（食堂、 休憩室、 ライブラリー など）を効果的に運用できているか

▒ ビジネスを成功に導く最大の資産は何か ▒ 将来の成功に向けて何に投資すべきか（人材、製品、プロセス [例：新規採用、人材育成、商品開発、広告宣伝、新規事業] ）など

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▒ 社員の働き方に合った設備とツール（会議室、ICT、打ち合わせ

自社ブランドとは ブランドをどのように表現するか どんなブランドイメージを与えたいか 会社はどのように認知されているのか

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▒ グローバル化しているビジネスを支える働き方やツール、ICT

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が揃った環境になっているか

▒ 社員が守るべき倫理基準は何か ▒ 社員がお客様、関係企業、同僚に対してどのように接して 欲しいか ▒ 日々の業務に反映すべき企業理念は何か

▒ 部門を越えたコラボレーションやイノベーションを生み出す 環境になっているか

▒ 物 事を決 定したり情 報を共 有 できる環 境になっているか

E | dFZ*9Z 2Tm ▒ 社員が最高のパフォーマンスを発揮できるよう物理的環 境 以外に何を提供するべきか ▒ どのような ICT 設備が必要か ▒ どのような ICT ツール投資（テレワークなど）が必要か ▒ どの程度のデジタル化が必要か

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▒ どのような経済面での改善を目指すか

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STEP 2

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オフィスの初期調査によって割り出された適正な面積を指標と します。

オフィスのレイアウト等、具体的な設計をするのは、移転先ビルが 決定されてからになりますが、面積の過不足や電源等設備のミス

マッチなどを防ぐためには、移転先の検討に入る前に、今使って

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いるオフィスを物理的な側面から正しく把握し、適正な面積、必要

賃料（共益費も含む）や通勤費等のランニングコスト、 入居工事・

な機能を検討する必要があります。

移転費等のイニシャルコストについてシミュレーションを行います。 水光熱費はビルによって課金方法が異なるので確認します。

「 敷 金の預 入れや予算執行のタイミングはどの期になるのか」

5X\“«r

など、キャッシュフロー面も検討する必要があります。

執務エリア、来客エリア、共用エリア、役員エリア等、各スペースの 現状の面積、稼働率を確認します。

これに利用実態や増員等の将来計画を反映させ、適正面積を算出

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します。

オフィスの初期調査により確認された、設備・構造上のニーズを

また、組織・機能的な “かたまり”まで検討できれば、複数フロア

指標とします。IT 部門など、一部の部門からの特殊な要求など

使用を想定する場合、ワンフロアの広さがどの程度のビルがベスト

がないか、といった点も押さえておきましょう。

かも想定できます。

テレワークやフリーアドレスなど、それまでと違う形態を検討して いる場合はそれを加味したものにします。

qOP プロジェクト立ち上げ段階に定めた時期を指標とします。

DR—) マシンルームの個別空調や消火設備、オフィス全体のおおよその

電源容量や特殊電源の有無を把握します。喫煙室や厨房その他

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非常用発電機 や UPS 、騒 音・振 動・臭気の発生する機 器 等、

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があります。

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特殊機能が必要であれば、換気・給排水設備等も確認します。 物理的・法的に設置できない場合もあることを理解しておく必要

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床補強や防音機能の必要性の有無も、建物選定に大きな影響

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を及ぼします。どういったスペックが必要かを検討します。

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オフィスの 現 状 把 握と初 期 調 査により洗い出された項目に、

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ロケーション、 コスト、時期を加えて「移転要件」とし、 各項目間の

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優先順位、ウエイトを決めておきます。

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今後の事業戦略、業務および通勤における利便性、周辺環境、

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企業イメージへの影響などを踏まえて、候補とするエリアを検討 します。

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入居工事に着手できる時期を想定し、原状回復を経た現オフィス

の 返 却日と移 転日から逆 算してスケジュール の 整 合 性をとり

オフィス市況の正確な把 握は、移 転目的 や 希望 条 件（コスト・

ます。

環 境 面 ）を満 たすエリアを 選 定 する 場 合 に、非 常に 重 要 な

テーマです。また、相場を知ることは、移転のタイミングの決定や、 ビルオーナーとの条件交渉を行う際にも役立ちます。

物件情報は、オフィス仲介業者から入手する方法が一般的です。

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仲介業者から入手する場合、情報の範囲が広く、より客観的なア

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ドバイスを得ることができます。

月額賃料のみでなく、賃料の発生時期も確定させます。

物件情報の収集の際には、ビルのパンフレットや、地図等の資料

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を揃えるようにします。資料上の検討の後、 現地に出向き、実際に

普通借家契約（ 期間満了後更新あり）か、定期借家契約（ 期間

そこで働くことをイメージしながら、周辺の環境についてもチェック

満了後更新なし）かを確認します。

することが大切です。

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10ヶ月～12ヶ月分が一般的ですが、貸主や物件の規模等によって 幅があります。

&g&-T¯~+÷iR «[49 ▒ 移転候補物件の多方面・多角的な情報収集と比較検証

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▒ 退去予定等、マーケットに出る前の空室予定物件情報の収得

共益費にどういった費用が含まれるかを確認します。特に空調

▒ 賃貸条件の妥当性や条件交渉の余地等への実践的アドバイス

純に契約面積に比例して増減するとは限りません。その他にか

費用についてはビルによって計算方法や基本料金が異なり、単

▒ リアルかつ信頼性の高い最新オフィスマーケット動向の情報

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かる費用がないかもチェックします。 —Æ&=

必要に応じて駐車場料金、看板代等といった建物 設備に係る

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費用も確認します。

選定要件に沿って評価を行い、候補物件を絞り込みます。

そして、絞り込んだ物件に対してテストフィット（ 特定の物件に

対し、自社オフィスをどのように構築できるか、仮のレイアウト等

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を作成しボリュームチェックをすること）を行います。

契 約 後に 認 識 の 相 違 などからトラブル が 発 生しないように、

現状オフィスとの比較においては、 「物件調査のチェックリスト」

「貸方基準」 ・ 「館内細則」の内容を精査します。

（次頁 ）の指標がすべてプラス評価とならない場合も考えられま

特にビルで採用している法規上の制約（避難安全検証法等）を

すが、どこにウエイトをかけるかが事前に決まっていれば、比較

確認しておくことは重要なポイントとなります。 B/C 工事※の区

は可能です。

分やセキュリティ上のルールなども十分確認しておきましょう。

業務効率や生産性向上などの定性的な効果についても、時間

※B 工事：借主の費用で貸主の指定する施工者が行う工事

コスト、ビジネス機会の創出・損失防止見込み、来客数など、外部

C 工事：借主の費用で借主の指定する施工者が行う工事

プロフェッショナルのアドバイスをもとに、自社なりの定量化を図る ことができれば、指標に加えてもよいでしょう。

また、 この段階で建物の権利関係（建物登記情報、 証券化スキーム

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等）についても確認が必要です。

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▒ 賃料以外の多岐にわたる条件項目も子細にチェック

▒ 契 約の実効面積（ネットor グロス）や、 それに伴う清掃費等 のコスト

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▒ 賃料は見かけの支払賃料だけでなく、フリーレント等を加味 した契約期間内の実質賃料も考慮する

候補物件を絞り込んだら、賃貸借の条件について、貸主と最終的

▒ オーナーは条件交渉を得意とする不動産プロであり、テナント

な詳細協議・交渉を行います。候補物件の絞り込みプロセスで

サイドも社外のプロフェッショナルサービスを有効に活用

も賃 貸 借 条 件 についての交 渉 は 行います が、この 段 階 では 次にあげるような条件について、詳細を詰めることとなります。

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STEP 2

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契約締結日までに、預託金（敷金・保証金）を預け入れます。

契約締結から契約開始（引き渡し）までの期間が長い場合は、

賃貸借契約を締結するときの手順は次のとおりです。

契約締結時に預託金の一部を預け入れる場合もあります。

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企業情報（社名、住所、代表者名、業務内容、資本金、取引銀行等）

重要事項の説明を受けた後、契約の締結を行います。

と合意した条件を貸主に申し入れる書面に、会社案内等を添えて

契約時には、次に掲げる書類の提出が必要になりますので、早め

提出します。

に揃えておきます。

▒ 会社の印鑑証明書

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▒ 会社の登記簿謄本

賃貸借契約は、普通借家契約と、定期借家契約に大別されます。

いずれの契約にせよ、押印するまでに契約書のすべての条項を

慎重にチェックし、少しでも疑問があれば仲介業者等に相談し、

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納得のいくまで調整することが必要です。

移 転 先の目途 が立ったら、現 入 居ビルを退去する準 備に入り ます。

現在の契約書に基づいて貸主に「解約予告」を提出しなければ なりません。このとき、正式な解約予告を出すと、原則として撤回

3. ¡—%˜«`ÆO: オーナーの承諾が得られれば、賃貸借契約が成立するまでに、

できないので注意します。

仲介業者等の宅地建物取引主任者から、重要事項（建物・設備・

また、やむを得ず即時解約をする場合は、解約予告期間に相当

契約の内容等）について記載された書面（重要事項説明書）の

する賃料等を支払う必要が生じます。本来必要のないコストが

説明・交付を受けます。

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かからないよう、スケジュールの調整は慎重に行いましょう。

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＝共 用面 積

STEP 2

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一般 募 集 期 間

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STEP 3

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設計者の候補をリストアップし、複数の設計者にプランを提案して

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新しいオフィスのコンセプト、当初予算、マスタースケジュールを策定

もらう設計コンペ、企画提案書をもとに設計者を選ぶプロポーザル

し、ゴールを迎えるまでの社内外プロジェクト体制、会議体など

方式等の方法に基づいて、自社のニーズにマッチした設計パート

を計画します。

ナーを選定します。

設計者との契約においては、 業務内容や期間を双方できちんと 確認し、合意しておくことがポイントです。

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2

2. 設備工事（電気・空調・防災・給排水衛生、特殊設備）

1. 建築工事

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3. 通信・ネットワーク工事

図面や人事・財務資料、現場からのヒアリングなどから、 課題、 また

4. 什器・備品

は残していくべき点などについて、 ハード面と運用面の現状を踏ま

5. セキュリティ工事

え、設計のための要件をまとめます。

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6. オーディオ &ビジュアル工事 7. 移転作業

8. 不要什器等処分 9. 原状回復工事

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10. プロフェッショナルフィー

（設計、プロジェクトマネジメント、専門コンサル等）

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1. 移転（業務再開）

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2. 賃貸借契約開始（工事の着手）

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3. 工事関連の発注リミット

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4. 設計の確定

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1. 大方針、予算、スケジュール等プロジェクト全体を統括

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4. 移転作業に係るミーティング

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5. その他、必要に応じた分科会

13

STEP 3

4

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7

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自社の課題を解決し、ニーズを満たすデザインを、設計者を中心

設計の確定とともに家具等の購入もしくは転用計画が決まった

につくり上げます。

ら、PC 等機器や書類等、移転させるべきものをおおよそ確定

全体スケジュールをにらみながら、予定どおりの入居が果たせる

させ、移転作業者の選定を行います。

よう、しかるべきタイミングで、しかるべき決定をしていくことが

大 規 模 移 転 やシステム移 転 方 式 等 の 理 由により複 雑 な 工 程

大切です。工事着手後の設計変更をできるだけ少なくするために、

が予想される場 合は、早い段階で選定作業に入る場 合もあり

経営サイドへの報告や関係者への情報開示を適切なタイミング

ます。

で行うことが求められます。

5

外部パートナー確定後は、移転先・移転元との調整に基づき

詳 細タイムスケジュール や 作 業 手 順 書を作成し、しかるべき

タイミングで従業員（ もしくは部門代表等 ）向けに移転説明会

等のフォローや働き方のトレーニングを実施します（チェンジ・

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マネジメント）。

プロジェクトのコストを直接的に確定させる重要な作業です。

大規模移転の場合は、イベント、事故・災害等のリスクについ

設計された仕様に基づき、ビル 側指定業 者による B 工事見積

てもあらかじめ検討をし、対応策を計画しておくことも必要です。

りの依頼・精査・交渉を行います。

自社で自由に選定できるＣ工事は、調達項目により入札・見積

8

合わせ等、最も効果的な方法を採用し、タイミングよく調達します。

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移転後、不具合や現場から手直しの要請があれば対応する必要 があります。

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また、以降の運用のために、竣 工関連図書を整えて移転プロ

計画された内容を実行する外部パートナー各社が決定したら、

ジェクトを完了し、並行して検討してきた運用維持管理に移行

詳細調整を行い、いよいよ工事に着手する段階です。

します。

移転先のビルの諸事情、関係各社の段取り等、それぞれの要望

新しい環境下で新しい働き方が実践されているか、チェックする

する工程をとりまとめて、無理・無駄のない効率的な工程を確定

必要もあります。

させます。着手 後は多数の関係者が錯綜することもあるため、 事故や遅延、調整不足による手戻りなどがないように進捗管理 をします。

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STEP 4

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オフィス移転に係る届出・手続きは多種多様にわたります。

表にその一般的な例を示しましたが（次頁） 、 さらに、 移転のケース や業種によって、届出先や期限、必要書類が異なるので、関係官庁 に確認が必要です。

また、本店移転等の登記申請は、実務上では司法書士に依頼する のが一般的なので、担当書士の助言・指導に従います。

このほか、取引先や取引金融機関といった関係者については、移転

の詳細が 決まった段階で移 転目的と新オフィスの営 業開始日 など、詳細を連絡しておきます。その他の手続きについても、可能 なものは早めに進めておきましょう。

2

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オフィスを安全に、快適に、効率よく活用するうえで重要なのが

「運用維持管理 」です。移転はこの運用維持管理を見直し再構築 するまたとないチャンスです。

移転を機に次のような管理事項について再整備をし、項目によって は必要に応じて外部業者への委託を行い、スムーズな運用管理を 実施しましょう。 <f*uXg| ▒ 災害時の対応、事業継続計画〔 BCP〕 ▒ セキュリティ計画 N§+÷i« ▒ ビルの入退館管理（ビル利用規程に基づく） ▒ 専有部分の入退室管理規程

▒ 空調・照明その他設備利用規程

▒ 会議室その他共用施設利用規程 ▒ 共用 ICT ツール利用規程

▒ 特殊施設の利用規程 （マシンルーム、バックアップ設備、駐車場等） ▒ 郵便・宅配便等取扱規程 ▒ 省エネ計画

▒ ペーパーレス化推進

▒ ゴミ分別規程（ビル利用規程に基づく） †i⁄uXg| ▒ PC・OA 機器・什器備品等の管理会計上の対応

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STEP 0

7*9

7*9

KEY POINT

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に、 ステップ を となるポイントを

して、 します。

そこで、 「作品」をつくりたがる設計者ではなく、自社のニーズや潜

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在的な課題も汲み取ってデザインに反映させてくれるような優秀な

コストや面積といったわかりやすい数字ばかりがクローズアップ

設計者やアドバイザーを探すことが重要となります。

されがちですが、社 員の意識、部門間のコミュニケーション、 全社一体感の醸成、経営と社員間の距離感など、オフィス環境の

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変化 がもたらす 定量的に捉えることが できない効果は大きい

各社各様のニーズ、法規面、さらに貸主側からの制約を踏まえた

ものです。

うえで、コストと品質のバランスをとることが大切です。

“オフィスのあり方は生産性に直結する”という経営者の理解も

そのためには、“やりたいこと”と “予算”について、関係者で合意

必要です。

しながらプロジェクトを進行させることが必須となります。

また、日本には非常に多くの施工関係者が存在します。優秀な 外部パートナーをうまく選定することも、成否を分けるポイントと

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なります。

必要な費用を予算として積み上げ、回収 期間法で判断をする

ことが一般的には多いですが、現オフィスの預託金の返還や、 新 規 預入れ、外部パートナー各社への支払いタイミングは異な

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管理会計上は、投 資・経 費のバランスも事前に見 込む必 要が

することで、低減させることが可能です。

るため、項目ごとに計画する必要があります。

光 熱費は、様々な省エネ技術や使用量の見える化などを導入

あります。

また、オフィスを運営維持していくためのコスト低減策としては、 オープンオフィスやユ ニ バ ー サルプラン、フリーアドレスや

テレワークなど、事業戦略に合わせた増床・減床などに少ない

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投資で対応できるような「フレキシビリティ」を維持し続けることも

デザイン上のトレンドに飛びつくのではなく、真に経営戦略を反映

ポイントとなります。

し、自社に必要なオフィスこそが、“美しく機能的なオフィス”だと

また、会議室等の個室を不用意につくり過ぎなければ、レイアウト

言えます。

変 更 時 の 設 備 増 移 設 の 発 生を 抑えら れ る ぶ ん 、設 備 保 守

あるべきデザインとは、 レイアウトやインテリアだけでなく、運用面で

コストなども低減することができます。

の使いやすさや、将来対応を加味したものでなければなりません。

18

STEP 0

7*9

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オフィスの現 状 把 握 や 移 転 理 由の重 要性は 、どの移 転マニュ

オフィス移転投資の主要要素となるワークプレイスの構築とは、

など、入居している自分が一番よくわかっている」 「移転の目的

いう大 掛かりなプロジェクトを実施していくことです。しかし、

新オフィスのデザイン設計から、内装や設備の入居工事、引越と

アル でも筆 頭に記されていることです。ただ、 「オフィスの現状

企業が本業に経営資源を集中させる一方で管理部門の少人数

は 立地改善のため」など、簡単に答えを出してはいないでしょ

化が進んでおり、 本社や拠点の移転を遂行するための人材は不足

うか？感覚で理解していることと、裏付けされ具現化された定義

しているのが現状です。タイトなスケジュールや予算、 また専門的

とでは、その後の移転プロジェクトの進捗に大きな違いが生じて

な知識が必要とされる中で、 プロセスを透明化し説明責任を果た

きます。

しながらステークホルダーの要求に応えていくのは非常に困難

ワークプレイスストラテジー（WPS）とは、客観的な視点から

なタスクです。

現 行のオフィスと働き方を調 査 分 析、 改善点を明らかにし、

昨今、 プロジェクトマネジメントに外部パートナーを使う企業が増え

その上で新しいワークプレイスに求めるあるべき姿とコンセプト

ているのは、こうした背景に対し、高い専門性や経験を持ったア

を示すもの。この時、現在のニーズに応えるだけではなく、5 年、

ウトソースを活用することで、プロジェクトそのものの価値を高め

10 年と将来の経営計画を踏まえながら戦略を立てていきます。

ようという企業の戦略的な動きと捉えることができるでしょう。

もちろん、調査やコンサルティングという工程により、通常の

有 効なプロジェクトマネジメントとは、設計 者、ビル指定業者、

移転に比べ期間とコストが必要になりますが、戦略が明確になる

各種サプライヤーなどの選定・調整・交渉を、100 ％クライアン

分、その後の工程がスムーズに進みます。

トの利益代表として行うことと、透明性と守秘性を維持しつつ、

「社内の意見がまとまらすにビル選定もままならない」 「部署間の

与条件に対して適正なコスト・品質のワークプレイスを実現し、

調整で設計に時間がかかる」 「声の大きな人の意見が反映され

投資効果を最大化することです。手戻りが致命的となるオフィス

当初の移転目的からかけ離れていく」のはよくある話。長期間

移 転において、俯職 的なプロセス管理により全体適 正を図る

にわたるワークプレイス改革をブレなく進め、移転により本当の

プロジェクトマネジメントの導入は、投資を成功に導く絶対条件

意味で社員のためのオフィスを作るためにも、調査分析に基づく

なのです。

ワークプレイス戦略の立案は重要なのです。

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