PMAS da Cáritas Brasileira

Expediente Cáritas Brasileira - Organismo da CNBB

Endereço SGAN Quadra 601 Módulo F Asa Norte CEP: 70830-010 Brasília-DF Site: www.caritas.org.br Email: caritas@caritas.org.br Telefone: +55-61-3521-0350 Diretoria Presidente: Dom Flávio Giovenale Vice-Presidente: Anadete Gonçalves Reis Diretor-Secretário: Pe. Evaldo Praça Ferreira Diretor-Tesoureiro: Aguinaldo Lima Colegiada Nacional Diretora-Executiva Nacional: Maria Cristina dos Anjos Coordenador: Jaime Conrado Coo rdenador: Luiz Cláudio Mandela Organização e Sistematização: João de Jesus da Costa Assessoria de Comunicação do Secretariado Nacional Revisão: Marcela Margareth Passos da Silva Projeto Gráfico: Marcelo Luiz Zapelini Nacional

Sumário Apresentação – 4 Capítulo I – Introdução – 5 Capítulo II – Planejamento operacional anual – 8 Capítulo III – Monitoramento e avaliação – 14 Capítulo IV – Sistematização – 24 Capítulo V – Uma abordagem a partir da práxis da Cáritas na produção de relatórios – 28 Anexo: Plano Estratégico da Cáritas Brasileira – 37

Apresentação Temos o prazer de colocar à disposição da Rede Cáritas esta atualização dos instrumentos que devem orientar nosso trabalho de Planejamento, Monitoramento, Avaliação e Sistematização – PMAS.

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Queremos que todas as instâncias, das entidades membro ao Secretariado Nacional, sintam-se à vontade para realizar adequações desses instrumentos à realidade sociocultural em que atuam, sem perder de vista a necessidade de integração dos nossos processos de PMAS, tanto na dimensão política quanto na técnica.

Por fim, celebramos os dons e a vida de todos e todas que, direta e indiretamente, são coautores na construção da ação da Cáritas Brasileira com vistas à transformação da realidade e à afirmação dos direitos humanos.

Maria Cristina dos Anjos Diretora-Executiva Nacional Cáritas Brasileira Brasília, setembro de 2013

Capítulo I

Introdução A Cáritas Brasileira adota, há vários anos, um sistema de Planejamento, Monitoramento, Avaliação e Sistematização (PMAS), que compreende um conjunto de procedimentos e instrumentos visando à gestão integrada dos processos que orientam a prática realizada pela Rede Cáritas no país.

Para a Cáritas, o sistema de PMAS é uma ferramenta metodológica que contribui para o aprendizado coletivo, ao mesmo tempo em que permite identificar e sistematizar os avanços e os limites de sua ação transformadora.

1.1. Definição dos termos do PMAS Planejamento – é constituído pela definição de objetivos, estratégias, metas e ações para um determinado período, baseado na análise dos desafios internos e externos e na compreensão da capacidade institucional para responder a eles.

Monitoramento – é o ato de verificar coletivamente a execução do planejamento e sua relação com a superação dos desafios identificados inicialmente.

Avaliação – é o ato de reflexão sobre todo o processo que envolve o diagnóstico inicial e o monitoramento. Com a avaliação, busca-se compreender o grau de alcance de objetivos, medindo os resultados e comparando-os com as metas estabelecidas no planejamento.

Sistematização – é o processo de reflexão e análise que busca recolher os aprendizados produzidos a partir do processo de planejamento, monitoramento e avaliação, extraindo lições da prática, das decisões tomadas e não tomadas, da estrutura de gestão construída para a execução, dos fluxos de trabalho e de informações, entre outras.

1.2. Componentes do sistema de PMAS da Cáritas Brasileira • Plano Estratégico Quadrienal que orienta todo o processo de ação, monitoramento, avaliação e sistematização na rede.

• Ciclos de planejamento, monitoramento, avaliação e sistematização, com duração diferenciada (quadrienal, anual e semestral), mas que ocorrem de forma interconectada.

• Instrumentais de apoio para elaboração do plano quadrienal, do plano operacional anual (POA), do monitoramento semestral, da avaliação anual e dos relatórios.

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Introdução

1.3. Funções do sistema de PMAS • Fornecer padrões comuns para a Rede Cáritas, fortalecendo a integração da ação e da reflexão.

• Orientar o planejamento estratégico e operacional da Rede Cáritas; • Orientar o processo de monitoramento e avaliação da ação, possibilitando a compreensão dos avanços e limites.

• Propiciar que o ciclo de PMAS produza reflexões coletivas que venham a ser sistematizadas como lições e aprendizados úteis para renovação da prática.

• Contribuir para identificação de desafios no desenvolvimento institucional da Cáritas.

1.4. Os ciclos do PMAS 6

O sistema de PMAS se desenvolve por meio de três ciclos integrados em todos os âmbitos da Rede Cáritas.

O primeiro ciclo é o quadrienal que corresponde: • ao processo de avaliação do último quadriênio, que perpassa todas as instâncias e se conclui em cada Congresso Nacional; • ao planejamento estratégico do quadriênio seguinte; • ao monitoramento do Plano Estratégico nas reuniões anuais do Fórum Nacional; • ao ajuste e à revisão do Plano Estratégico na Assembleia Nacional intermediária entre os congressos, a partir das avaliações anuais.

O segundo ciclo é o anual , que acontece 4 vezes dentro do ciclo quadrienal, correspondente: • ao planejamento operacional de cada ano; • ao processo de avaliação ao final de cada ano; • ao processo de sistematização das lições e aprendizados realizados no final de cada ciclo anual.

O terceiro ciclo é o semestral , no qual se dá: • o processo de monitoramento e avaliação das ações do POA ao final do primeiro semestre de cada ano; • o ajuste do POA para o segundo semestre de cada ano; • o processo de sistematização das lições e aprendizados realizados no semestre.

O sistema de PMAS baseia-se, portanto, no entrelaçamento entre os ciclos quadrienal, anual e semestral em todos os âmbitos da Rede Cáritas.

Assim, o Plano Estratégico Quadrienal orienta todos os planos operacionais anuais (POA) do período, e cada POA orienta as ações de cada

Capítulo I ano, bem como seu próprio processo semestral e anual de monitoramento e avaliação; as avaliações de cada POA, por sua vez, acumulam elementos para o monitoramento e avaliação do Plano Estratégico; por fim, as reflexões de cada ciclo de monitoramento e avaliação semestral, anual e quadrienal propiciam a sistematização de lições aprendidas e aprendizados que vão orientar o planejamento do próximo período quadrienal.

Essa dinâmica de entrelaçamento entre os três ciclos do PMAS na Rede Cáritas é ilustrada na figura a seguir:

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Planejamento operacional anual

Planejamento Operacional Anual O planejamento da Cáritas Brasileira é dinâmico e aberto para acolher os desafios e as urgências que a história lhe impõe. Com o Planejamento Estratégico para o quadriênio, a Cáritas aponta rumos em médio e longo prazos para que sua ação possa superar o imediatismo e evitar interferências meramente conjunturais.

Diversas técnicas podem ser aplicadas para a análise dos desafios internos e externos. Uma delas é chamada de Matriz FOFA, descrita adiante, que se refere à identificação de Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças. Sua importância no apoio à formulação de estratégias deriva de sua capacidade de promover um confronto entre as variáveis externas e internas, facilitando a geração de alternativas de escolhas estratégicas, bem como de possíveis linhas de ação.

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2.1. As definições da Matriz FOFA Forças – são as condições e capacidades internas à instituição que favorecem o acesso às oportunidades do ambiente externo e/ou que contribuem para minimizar e/ou neutralizar as ameaças.

Oportunidades – são as forças e os processos do ambiente externo que estão fora do controle da instituição, mas que podem favorecer a realização da sua missão.

Fraquezas – são as fragilidades e incongruências internas à instituição que tornam a instituição mais vulnerável às ameaças do ambiente externo e menos propensa a aproveitar as oportunidades.

Ameaças – são forças e os processos do ambiente externo que criam obstáculos às ações estratégicas da instituição.

A partir do cruzamento entre essas variáveis, cada instância pode perceber onde deve concentrar seus esforços para aproveitar oportunidades e reduzir ameaças, no sentido de alcançar os resultados esperados.

Capítulo II

2.2. Orientações para utilização da Matriz FOFA 1. APRESENTAÇÃO DA TÉCNICA É importante que a técnica seja bem apresentada aos participantes e que se deem exemplos de Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças com base em situações corriqueiras da vida.

Exemplos:

Forças – ser uma organização nacional; capacidade de diálogo com governo; Oportunidades – estabilidade política/democracia; políticas do governo de combate à pobreza absoluta.

Fraquezas – gestão institucional deficiente; limitada capacidade para captar recursos financeiros e dependência de ajuda externa.

Ameaças – desconhecimento, pelas comunidades, sobre direitos assegurados pela legislação; exploração florestal não sustentável e extração ilegal de madeira.

2. ORGANIZAÇÃO DO GRUPO PARA FAZER A REFLEXÃO Há várias formas de segmentar um grupo para realizar a análise FOFA. Tudo vai depender do tamanho do grupo, do tempo disponível e do propósito da análise. Uma das possibilidades é criar 04 grupos, um por cada quadrante da matriz FOFA (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças). Outra é fazer com que todos os grupos discutam toda a FOFA em torno de temas ou projetos específicos. No caso da Cáritas, os grupos podem ser organizados em torno das três Prioridades Estratégicas.

3. DINÂMICA • Identificação pelos grupos das principais Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (deve ser estipulado um número máximo para cada grupo – 3 a 5).

• Apresentação dos grupos em plenária e discussão coletiva para (i) esclarecimentos e dúvidas, (ii) acordos sobre a validade do que o grupo indicou, e (iii) priorização dos principais elementos em cada um dos 04 quadrantes.

• Discussão coletiva para analisar a situação estratégica da CB e definir seus “desafios estratégicos”. As perguntas a seguir podem ser respondidas em pequenos grupos (específicos por pergunta ou mistos): Quais são as “capacidades de ação ofensiva”? (Ações Ofensivas são aquelas que utilizam as principais Forças para aproveitar as principais Oportunidades do contexto).

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Planejamento operacional anual Quais são as “capacidades de ação defensiva”? (Ações Defensivas são aquelas que utilizam as principais Forças para neutralizar as principais Ameaças).

Quais são as “debilidades”? (As Debilidades expressam a incapacidade da organização em aproveitar certas Oportunidades em função de suas Fraquezas).

Quais são as “vulnerabilidades”? (As Vulnerabilidades expressam a incapacidade da organização em enfrentar certas Ameaças em função de suas Fragilidades).

Quais são então os “desafios estratégicos”? (Os Desafios Estratégicos são os desafios de curto e médio prazo que a organização deve enfrentar para garantir seu posicionamento, sua capacidade de influência e de poder social para realizar sua missão plenamente).

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A partir desses desafios estratégicos, cada instância pode selecionar os objetivos específicos do Plano Quadrienal da CB que serão prioritários para cada ano.

2.3. Elaboração do POA O Planejamento Operacional Anual (POA) deve estar em sintonia com os objetivos específicos e as metas do quadriênio da Cáritas Brasileira. O Plano Estratégico Quadrienal 2012-2015 possui indicadores associados a cada objetivo específico das três Prioridades Estratégicas elaboradas no IV Congresso Nacional, realizado em novembro de 2011. Para elaboração do POA, cada instância (Entidades Membro, Regionais ou Secretariado Nacional) deve selecionar os objetivos e indicadores que estão mais próximos de sua realidade territorial, para que as ações realizadas sejam efetivas para alcançar as metas propostas.

O POA de cada instância regional não é a simples soma das atividades das EM, porém, seu planejamento é fruto da eleição de prioridades e de atividades realizadas a partir de reflexões coletivas com as EM. Precisamos concentrar nossa atenção para acolher o potencial de planejamento forjado na complexidade dos territórios, culturas, gerações, etnias, gêneros.

Capítulo II

Exercício de formulação do POA

Breve análise sobre o exercício: O quadro acima revela que, a médio e longo prazo, a Cáritas Brasileira entende que a presença das suas entidades e secretariados nos processos de mobilização contribui para que se disseminem a crítica e a denúncia sobre o modelo de desenvolvimento capitalista e seus efeitos socioambientais.

No momento de elaboração do POA, a equipe que planeja deve analisar que espaços se relacionam com a mobilização social e em quais deles a Cáritas está envolvida. A partir dessa análise, deve indicar quais desses espaços serão prioritários para a participação da Cáritas. No processo de monitoramento e avaliação essa participação deve ser verificada, bem como os resultados associados. Se a participação estiver ocorrendo de forma satisfatória, a meta estará cumprida . Se não, devem se identificar as dificuldades para que sejam superadas no período seguinte.

Para a sistematização de experiências, cada instância pode definir no momento de elaboração do POA as mobilizações que serão mais significativas para a crítica e a denúncia sobre o modelo de desenvolvimento. A partir de então, a experiência relacionada a essa(s) mobilização(ões) deve ser acompanhada de perto, para que as informações possam ser registradas e resgatadas ao final de cada ciclo semestral e anual.

O desafio do planejamento operacional é refletir o acúmulo institucional, explicitando os pontos de unidades e de diversidade, alimentando o sentimento de pertença das EMs (caráter de rede) e ampliando os espaços concretos de participação das EMs.

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Planejamento operacional anual

Roteiro para elaboração do POA 1. Contextualização da ação.

1.1. Descrição do território em que se dará a ação.

1.2. Breve diagnóstico da situação da Cáritas, dos grupos e das comunidades acompanhados (é preciso demonstrar como as prioridades e os elementos transversais – gênero, geração, raça etc. – aparecem na ação da Cáritas). É nesse momento que pode ser aplicada a matriz FOFA (como indicado na págna 14.

2. Plano de ação

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2.1. Seleção dos objetivos específicos que serão assumidos pela instância em cada uma das Prioridades Estratégicas contidas no Plano Quadrienal, com seu respectivo indicador (a sugestão é que não seja alterada a redação dos objetivos específicos e dos indicadores, para assegurar a unidade no planejamento da Rede). É necessário elaborar um quadro para cada objetivo específico (veja um modelo do quadro na póxima página)

2.2. Elaboração da meta específica para a instância que está elaborando o POA. Em seguida, devem-se identificar quais serão as formas para verificação da meta ao longo do ano.

2.3. Definição das atividades principais (deve-se evitar um detalhamento excessivo – podem ser relacionadas 3 a 4 atividades mais importantes que contribuirão para que se alcance o objetivo específico).

2.4. Para cada atividade, devem ser indicados os responsáveis por sua execução, o prazo para sua realização e o território de abrangência.

2.5. Para completar o quadro, é importante indicar qual será o papel da Cáritas para o objetivo específico (coordenação, articulação ou execução direta) e quais serão os parceiros principais para que se alcance o objetivo.

Capítulo II

Plano de ação por objetivo específico

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Monitoramento e avaliação

Monitoramento e avaliação 3.1. Registro das ações A Cáritas Brasileira entende que o processo de monitoramento e de avaliação será pautado pelas diferentes experiências dos locais, regionais e nacionais da entidade, motivo pelo qual busca construir e utilizar instrumentos simples que espelhem a dinâmica de seu planejamento estratégico.

A prática de registrar/sistematizar as ações deve ser incorporada na própria metodologia de educação popular e na dinâmica de trabalho das equipes Cáritas. O registro das atividades deve ser assumido por todos os agentes em seu cotidiano, pois a riqueza da práxis é perdida pela ausência de um instrumento comum de registro que permita a socialização e produção coletiva de conhecimento e de resgate da história. Portanto, o registro é uma das atribuições do agente Cáritas e é parte do processo de prestação de contas das atividades.

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Mesmo fazendo parte da cultura da Cáritas, a produção de registros, relatórios e sistematizações exige formação e capacitação para tratá-los nos coletivos constituídos para cumprir o papel de planejamento, monitoramento, avaliação e sistematização (PMAS). Os registros de atividades vão contribuir para que a Cáritas socialize as experiências entre regionais e identifique forças, fraquezas, ameaças e oportunidades.

Roteiro para registro das atividades Objetivo do Instrumento: registrar as ações cotidianas com vista à avaliação e à sistematização das experiências.

Esse instrumento pode ser aplicado em espaços coletivos (encontros de monitoramento), de acordo com a dinâmica local, regional e nacional (ex.: polos, interdiocesanos, regionais, inter-regionais). A partir do registro das atividades é possível refletir sobre a forma que o conjunto de atividades, contribuiu para avançar as prioridades e metas definidas no planejamento, assim como perceber como os resultados das ações de uma prioridade dialogam com as demais prioridades.

Capítulo III

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3.2. Monitoramento semestral Como parte do processo de Planejamento, Monitoramento, Avaliação e Sistematização (PMAS), o monitoramento semestral tem como objetivo “acompanhar as atividades realizadas a partir do Planejamento Operacional Anual de cada instância, buscando verificar sua relação com os objetivos, indicadores e metas do Plano Quadrienal da Cáritas Brasileira”.

Dessa forma, o instrumental de monitoramento semestral tem a intenção de obter e organizar informações das atividades no meio do ano, para facilitar, ao final do ano, as avaliações anuais do POA e, em consequência, favorecer a realização dos Relatórios Anuais.

3.3. Orientações para o monitoramento semestral O Plano Quadrienal Nacional estabeleceu um conjunto de Objetivos, Indicadores e Metas que orientarão a ação da rede Cáritas no período 2012-

Monitoramento e avaliação 2015. É muito importante que a análise das atividades dos resultados alcançados pelas Entidades Membro e pelos Regionais seja realizada em comparação com esses Objetivos, Indicadores e Metas.

Esse exercício de análise é coletivo e nacional. Por isso, a informação que virá de cada instância contribuirá para compor um quadro nacional sobre como a ação da Cáritas consegue responder às necessidades da realidade.

O ponto de partida para o monitoramento semestral será o Planejamento Operacional Anual (POA) de cada instância. Mesmo que esse plano não esteja organizado em um documento próprio, cabe a cada Entidade Membro relacionar quais eram as atividades previstas para a atuação da entidade no primeiro semestre de cada ano. Também é indispensável que todas as Entidades Membro tenham em mãos o documento com o Plano Quadrienal Nacional.

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Enfatizamos: o ideal é que a Entidade Membro tenha elaborado o seu POA. Se isso não tiver ocorrido, nada impede que seja realizado um resgate das atividades realizadas pela entidade, mês a mês, reunindo-as de acordo com as PRIORIDADES do Plano Quadrienal.

É preciso anotar em relação à ação da Cáritas em cada local: • as atividades realizadas; • os resultados alcançados; • as principais dificuldades; • os desafios para o próximo período.

Essas anotações poderão ser feitas em um documento à parte para serem lançadas depois no Instrumental de Monitoramento. Quando o grupo local não se sentir preparado para preencher o Instrumental de Monitoramento, poderá enviar o documento que elaborou para o Secretariado Regional.

As equipes regionais e o SECNAC deverão realizar esse mesmo exercício de resgate e análise das ações implementadas no âmbito regional e nacional.

De posse das informações das Entidades Membro e do regional, as equipes regionais deverão consolidá-las no Instrumental de Monitoramento de acordo com os Objetivos Específicos, Indicadores e Metas do Plano Quadrienal.

Essa consolidação permitirá elaborar uma síntese das atividades locais e acrescentar as atividades de caráter regional.

Capítulo III É muito importante que as equipes regionais utilizem a Sistematização do Monitoramento Semestral do ano anterior para copiar as informações acumuladas referentes aos indicadores/metas no território.

O quadro consolidado do Monitoramento Semestral será o seguinte:

Até 2013, serão utilizados apenas 20 indicadores nacionais entre os que compõem o Plano Nacional. A partir de 2014, o monitoramento buscará alcançar todos os indicadores.

Para cada indicador, a tarefa de cada instância será a de preencher as colunas referentes à situação atual e às atividades vinculadas com as informações disponíveis. É muito importante que se apresentem dados quantitativos e qualitativos.

Depois do quadro consolidado, o instrumental permite que sejam acrescentadas as iniciativas específicas de cada instância, que não estão diretamente relacionadas aos indicadores. Também permite que sejam sugeridas experiências que podem vir a ser sistematizadas como destaques da ação da Cáritas em cada território e, por fim, indica espaço para que sejam mencionadas as dificuldades que cada instância encontra para realizar sua ação.

Essas informações adicionais servirão de base para montagem do relatório anual.

"INICIATIVAS ESPECÍFICAS NA AÇÃO DA CÁRITAS EM CADA INSTÂNCIA" Nesse campo, podem ser informadas iniciativas que não estão relacionadas aos 20 indicadores. É indispensável que se acrescentem informações sobre públicos e resultados.

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Monitoramento e avaliação Realização de 10 feiras locais de economia solidária, com participação de cerca de 3.600 pessoas, 180 EES e 12 entidades de apoio. O poder público municipal e estadual contribuiu com parte dos recursos para a logística das feiras e para as ações de divulgação. O volume de vendas nas feiras alcançou o valor de R$242.600,00.

"EXPERIÊNCIAS MAIS IMPORTANTES QUE SÃO DESENVOLVIDAS EM CADA INSTÂNCIA" Nesse campo, podem ser informadas experiências de médio e longo prazo, associadas aos objetivos da Prioridade.

Projeto de articulação da participação da juventude na economia solidária. Foi iniciado em dezembro de 2010 e já mobilizou 240 jovens, com a formação de 4 EES juvenis nas áreas de cultura e produção agropecuária e inserção de jovens em 18 EES já existentes nas comunidades.

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"DIFICULDADES PARA A AÇÃO DA CÁRITAS NO TERRITÓRIO " Nesse campo, devem ser relacionadas as dificuldades principais para realização das iniciativas, sem repetições.

Resistência do poder público local à participação das comunidades; Presença irregular das entidades nos espaços que discutem o projeto popular.

Nos encontros inter-regionais, haverá oportunidade para socializar as informações dos regionais e consolidar um quadro que mostre como está se avançando na grande região.

E, finalmente, no espaço nacional, além das ações desenvolvidas pelo Secretariado Nacional, teremos a oportunidade de construir uma visão conjunta das atividades realizadas e do avanço em cada indicador/meta, para promover os ajustes necessários a cada ano.

Capítulo III Para o INDICADOR “Rede Cáritas presente nas ações e lutas das comunidades tradicionais”: As entidades membro deverão informar, no campo SITUAÇÃO ATUAL, em quantas e em quais iniciativas participam, p.ex.: mobilizações, formações, denúncias, audiências etc.

No campo ATIVIDADES VINCULADAS, as EM poderão informar todas as atividades realizadas ou em andamento que se referem a esse indicador, como “Apoio à mobilização pela permanência das comunidades tradicionais em seu território”, destacando a quantidade de ações realizadas, por ex.: Participação em 3 audiências públicas sobre a regularização de áreas quilombolas, com mobilização de 170 pessoas e 22 associações/entidades.Os regionais e inter-regionais deverão informar, no campo SITUAÇÃO ATUAL, a quantidade de entidades membro envolvidas e os tipos de iniciativas, bem como em quantas e em quais iniciativas o(s) regional(is) participa(m). E no campo ATIVIDADES VINCULADAS, os regionais e interregionais informarão as formas de envolvimento da rede Cáritas, a exemplo de coordenação de campanhas, participação em atos públicos etc. colocando essas atividades em dois níveis: regional e local.

O Secretariado Nacional deverá consolidar as informações encaminhadas pelos inter-regionais e acrescentar as informações de âmbito nacional.

Veja na página ao lado o modelo completo do "Instrumental de monitoramento semestral"

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Monitoramento e avaliação Instrumental de monitoramento semestral

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3.4. Avaliação anual A base para a avaliação anual da ação da Rede Cáritas será sempre o POA de cada ano. Para que se realize uma avaliação consistente é, essencial que sejam considerados os registros das atividades e os processos de monitoramento realizados em âmbito local, regional e nacional.

A partir dos dados disponíveis, é possível consolidar as informações sobre as ações realizadas em âmbito regional e/ou nacional dentro de cada prioridade/objetivo específico. Nesse quadro, devem constar a indicação do perfil do público envolvido, os territórios alcançados e as articulações e parcerias construídas. Os regionais devem complementar esse levantamento com a sistematização das ações específicas por entidade membro.

Capítulo III O resultado dessa primeira abordagem (análise de eficiência) será o Quadro consolidado das ações realizadas, que terá o seguinte formato:

Quadro consolidado das ações realizadas

A partir desse quadro de ações realizadas, é possível dar o passo seguinte: o balanço dos resultados quantitativos e qualitativos alcançados.

Esse balanço indicará em que medida avançou-se em cada prioridade estratégica. Interessa debruçar-se sobre os dados objetivos (ex.: volume de ações realizadas, quantidade de participantes, volume de recursos mobilizados, ocupação de espaços institucionais, medidas adotadas em políticas públicas etc.), mas também buscar os olhares dos/as participantes do processo avaliativo acerca dos resultados qualitativos (ex.: capacidade de articulação e mobilização social, autoestima das pessoas e grupos sociais, capacidade de leitura da realidade pelos sujeitos etc.).

Um aspecto que pode apoiar bastante essa reflexão é a identificação dos fatores internos e externos que contribuíram ou dificultaram o alcance dos resultados.

O resultado dessa segunda abordagem (análise de eficácia) será o quadro consolidado dos resultados alcançados, que terá o seguinte formato:

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Monitoramento e avaliação Quadro consolidado dos resultados alcançados

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A terceira fase da avaliação deve se concentrar em refletir sobre as mudanças que se processaram no contexto em que a Cáritas atua. Pode-se utilizar como base os indicadores dos objetivos específicos e que são relacionados aos direitos humanos, às políticas públicas e às movimentações sociais.

Exemplos desses indicadores: acesso a terra; apuração de casos de violação de direitos; regulamentação das políticas públicas; criação e/ou fortalecimento de organizações nos segmentos sociais vulneráveis etc.

Considerando o espaço de tempo de um ano, algumas dessas mudanças podem ser quase imperceptíveis, apontando apenas uma tendência ou um desafio à ação da Rede Cáritas. Sugere-se que, para cada prioridade estratégica, se identifique a participação efetiva da Rede Cáritas na condução dos processos que levaram às mudanças.

O resultado dessa última abordagem (análise de efetividade) será o Quadro consolidado das mudanças geradas, que terá o seguinte formato:

Capítulo III Quadro consolidado das mudanças geradas

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Sistematização

Sistematização 4.1. Relatório anual O relatório anual deve considerar o processo de monitoramento semestral e de avaliação anual, complementado com as informações oriundas do registro de atividades e da sistematização de experiências desenvolvidas ao longo de cada ano, ainda que sejam iniciativas de caráter contínuo.

Isso significa que o Relatório Anual não se trata apenas de um documento que contenha o relatório do evento de avaliação anual.

O ponto de partida para o relatório é, sem dúvida, a consolidação das ações realizadas por cada instância (entidades-membro, regional e nacional), por prioridade/objetivo específico. Essa consolidação pode indicar, por exemplo, quais EM participam de conselhos setoriais de políticas públicas, quais realizam iniciativas junto aos catadores/as de materiais recicláveis, quais se envolvem na gestão do FDS etc.

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Em seguida, é fundamental resgatar os objetivos específicos e metas assumidos pelo Regional, com destaque para as estratégias definidas para seu alcance: projetos, articulações, presença em espaços institucionais, mobilizações, ações formativas etc. As iniciativas das EM, quando resultantes da provocação dos espaços regionais de planejamento, devem ser incorporadas no relatório. É muito importante que a redação das estratégias explicite seu objetivo e suas formas de implementação.

Por exemplo: a estratégia de diálogo com o conjunto da Igreja pode ter o objetivo de promover ações conjuntas de solidariedade e se materializar em encontros semestrais das pastorais, comunidades e movimentos e/ou em campanhas de sensibilização para ações frente aos desastres naturais.

Os dados institucionais precisam ser atualizados, com a indicação da composição das diretorias das EM e do Secretariado Regional e a listagem de funcionários/as e voluntários/as.

Capítulo IV O quadro das ações realizadas em âmbito regional e nacional deve ser acompanhado por um anexo com a listagem dos sujeitos envolvidos (nome e CPF/RG) e da indicação dos territórios em que foram realizadas.

Um quadro específico deve ser montado com a relação dos projetos desenvolvidos, citando as parcerias principais, seja em termos de financiamento ou na execução das atividades.

O relatório anual deve incluir também a análise dos resultados alcançados, com base no POA daquele ano, destacando os principais desafios para o próximo período.

4.2. Perguntas-chave sobre o relatório anual 1. Para que o relatório anual? a) Para que seja a expressão da ação da Cáritas no período, prestando contas do realizado em consonância com o que foi planejado no POA e nos projetos de cooperação e financiamento. b) Para que apresente uma avaliação/análise dos resultados e implicações das atividades realizadas sob a ótica das prioridades e estratégicas do Planejamento. c) Para que seja um exercício de sistematização das experiências e práxis da Cáritas Brasileira. d) Para que sirva como base para discussões e reflexões com os grupos parceiros das ações (aprendizados, resultados).

Regionais e pelo Secretariado Nacional.

2. Para quem? a) Órgãos oficiais do governo brasileiro. b) Entidades colaboradoras e financiadoras. c) Sociedade, entidades parceiras e grupos acompanhados. d) Rede Cáritas.

3. Como deve ser produzido? a) Seguindo orientações comuns e roteiro previamente definido que contemple todos os elementos indicados acima, reúna as informações das Cáritas Diocesanas (dados descritivos e avaliativos da atividade) e cumpra com as exigências legais, formais nacionais e externas, de parceiros, de financiadores e dos sujeitos com os quais trabalhamos.

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Sistematização b) Tendo como principal fonte de pesquisa os relatórios de atividades, os registros das experiências e os processos de monitoramento e avaliação. c) Produzindo informações quantitativas e qualitativas relacionadas em função dos objetivos específicos do relatório e a quem se destina. d) Mantendo as informações cotidianas arquivadas, gerando consistência dos dados e das informações fornecidas nos relatórios anuais. e) Garantindo que as pessoas envolvidas nos processos de formação e mobilização e demais atividades da Cáritas tenham o direito a nome, sobrenome e história; que os dados quantitativos sejam computados com precisão, evitando a duplicação do número de sujeitos envolvidos, pois uma pessoa pode participar de mais de um evento/atividade. f) Evitando duplos lançamentos também na análise dos recursos, cuidando para que os oriundos do Nacional que passem pelos regionais e cheguem às EM não sejam triplicados por ocasião da análise global dos recursos gerenciados pela Rede Cáritas no Brasil.

4.3. Orientações práticas para elaboração do relatório anual 26

O Relatório Anual pode ser produzido em três fases distintas em função de seus objetivos e dos públicos destinatários. Seguindo o modelo dos Anuários e dos Anais, o Relatório Base deverá ordenar e reunir os dados e informações produzidos pelos regionais e, quando possível, pelas EM; produzindo um banco de informações quantitativas e qualitativas sobre as ações realizadas, público envolvido, parcerias realizadas, recursos mobilizados, recursos aplicados e das informações com o objetivo de atender às necessidades internas de informação da Rede Cáritas.

Esse relatório terá produção limitada a uma cópia por regionais e servirá como fonte de pesquisa e informação.

Veja na página seguinte um exemplo da estrutura deste Relatório anual.

Capítulo IV Estrutura do Relatório Base – analítico 1. Informações exigíveis para o Relatório Base: • Dados atualizados anualmente das diretorias, contatos e

prioridades das EM, dos Regionais e do Secretariado Nacional .

• Listagem atualizada anualmente de funcionários e voluntários na Rede Cáritas .

• Listagem atualizada dos sujeitos envolvidos diretamente nas atividades desenvolvidas pela Cáritas (nome e RG/CPF) .

• Balanços anuais de toda a rede com distinção das fontes de financiamento nacionais e internacionais e da natureza das despesas administrativas e despesas vinculadas às atividades .

• Listagem das atividades realizadas no período .

• Listagem dos projetos e parcerias firmados .

• Análise dos resultados e avaliação do regional com base no POA, apontando os principais desafios que ficam para o próximo período.

2. Roteiro sugerido para o Relatório Base • Identificação da CB, Regionais e EM, incluindo endereços e pessoas

de referência (quem somos).

• Sumário.

• Apresentação – Estabelecer a relação das atividades realizadas com o quadro de metas do Planejamento Estratégico, fazendo um balanço do ano em função dos objetivos e da missão da Cáritas (até 2 páginas).

• Introdução geral – Oferecer uma chave de leitura do relatório, indicando ao leitor as partes principais, os destaques, as curiosidades e as experiências exitosas apresentadas no decorrer do relatório.

Depois da chave de leitura, indicar o contexto (conjuntura) de realização das atividades e de produção do relatório. Aqui, deve-se dar enfoque à especificidade das ações por territórios.

• Ações e atividades realizadas – Relacionar as atividades realizadas seguindo o quadro de monitoramento e avaliação, ou seja, ordenando-as com base nas prioridades estratégicas e nas metas.

• Avaliação Qualitativa (por prioridades).

• Depoimentos e Fotografias (estudo de caso e/ou experiência referência).

3. Anexos e informações complementares

• Dados, atualizados anualmente, das diretorias, contatos e prioridades das EM (dados, endereços, pessoas de referência).

• Planilha com demonstrativo financeiro a partir dos orçamentos e quadro com a atualização dos recursos recebidos, da cooperação internacional, fontes nacionais e outras campanhas locais.

• Listagem, atualizada anualmente, de funcionários e voluntários da Rede Cáritas.

• Incluir glossário com abreviaturas, siglas e notas explicativas.

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Uma abordagem a partir da práxis da Cáritas na produção de relatórios

Uma abordagem a partir da práxis da Cáritas na produção de relatórios A Cáritas Brasileira se vale de diversos instrumentos de sistematização de suas experiências, e os relatórios são imprescindíveis para o monitoramento das metas estabelecidas no planejamento estratégico/operacional de toda a Rede Cáritas. Além disso, os relatórios se constituem em material e fonte de informação para a sistematização das experiências e produção de conhecimento.

O nome “relatórios” tem sido usado para designar os registros e os relatos das ações realizadas. Para distinguir um relatório de outro, tem sido necessário acrescentar um ou mais nomes que lhe deem identidade própria.

5.1. Relatórios de atividade São registros específicos de cada atividade realizada. Normalmente, ele é elaborado durante a atividade. Nos encontros e seminários, eles são elaborados por relatores ou secretárias. Nas visitas de assessoria, é o próprio assessor quem o elabora. Quando a atividade se insere no quadro de atividades de educação popular, o educador tem sido o responsável pelo relatório.

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O principal objetivo do relatório de atividades é garantir o registro fiel dos fatos e decisões geradas no decorrer das atividades. A base do relatório de atividades é a própria realidade. Os dados e fatos descritos se apresentam como informação válida, enquanto correspondem integralmente com a história real.

Por essa razão, os relatórios de atividades são fontes plenamente confiáveis para a elaboração dos relatórios semestrais e anuais.

Videoteipe ou Videotape, (do inglês videotape = literalmente fita de vídeo). Usado aqui para referir-se a vídeos comuns

As principais fontes do relatório são os registros de campo e a memória do que é vivido, visto, ouvido, discutido, definido. Nas atividades coletivas, os relatórios recebem a colaboração de outras fontes de informação: fichas de inscrição, fichas de avaliação, lista de presença, relatos de grupos de trabalho, fotografias, gravações em áudio e VT, notas fiscais de serviços e produtos,

Capítulo V registros de secretaria. Essas fontes secundárias eliminam dúvidas e ampliam a credibilidade do relatório.

O relatório de atividade deve ser assinado e datado, o que garante a qualidade de documento. Ele será diagramado seguindo padrão preestabelecido e impresso em cópia única para o arquivo da instituição. Para ficar disponível para consulta da equipe por ocasião da produção dos relatórios institucionais. Para isso, convém que ele seja guardado em cópia digitalizada.

5.2. Relatórios semestrais e anuais Como o próprio nome já diz, eles são produzidos, de tempos em tempos, e se inserem no processo de PMAS. As fontes de informação para esses relatórios são os relatórios de atividades e as planilhas de acompanhamento físicofinanceiro (balancetes e balanços, quadro de atividades realizadas, fluxos financeiros, relatórios de avaliação de projetos, programas ou serviços).

Nesse tipo de relatório, a memória já não é a melhor fonte de informação, pois, com o passar do tempo, ela pode misturar dados, nomes, valores, decisões tomadas naquelas ocasiões. Os relatórios semestrais e anuais que dependem apenas da memória pessoal ou coletiva ficam genéricos, o texto costuma ser longo e baseado em dados produzidos por outras fontes (IBGE, jornais, revistas, artigos).

O relatório anual deve ser produzido em sintonia com o conteúdo e a metodologia do POA e com os instrumentais de monitoramento; sendo produzido seguindo roteiros específicos de avaliação e produção vinculados às diretrizes e aos objetivos do POA. A fonte de consulta e a capacidade analítica demonstrada asseguram a consistência técnica desse relatório.

O documento será impresso em uma cópia para arquivo físico e uma cópia digital para sua socialização na rede.

5.3. Anuário da Cáritas Brasileira Esse relatório é produzido com a junção dos relatórios dos regionais anuais da Cáritas Brasileira (secretariados regionais e nacional), que se constituem na base de informações para a elaboração do relatório anual da Cáritas Brasileira.

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Uma abordagem a partir da práxis da Cáritas na produção de relatórios Esse relatório base deve agregar informações atualizadas das Entidades Membro à gama de informações dos secretariados regionais e nacional. São informações como composição dos colegiados e conselhos (nomes e endereços de contato), prioridades estabelecidas, linhas de ação, orçamento anual (balancete de dezembro ou balanço do ano), tabela e lista de beneficiados e demais informações utilizadas no dia a dia da Cáritas.

Todas as informações seriam juntadas no Anuário da Cáritas Brasileira para servir de base comum para a produção e veiculação de informações distribuídas pela Cáritas ao longo do ano.

Os relatórios de projetos e de cumprimento das exigências legais seriam produzidos a partir das informações contidas no Anuário Cáritas.

5.4. Relatórios de projetos Esses relatórios guardam semelhança com os relatórios semestrais e anuais no que se refere ao modo de produção. A diferença está na base das informações.

Os relatórios de projetos buscam suas informações nos relatórios das atividades específicas previstas e financiadas pelo projeto.

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Além disso, o próprio projeto servirá de referência para análise da eficiência e da eficácia das ações realizadas.

Normalmente, esse relatório será diagramado seguindo padrão preestabelecido pelo financiador e impresso em duas cópias; uma para envio ao financiador e outra para o arquivo da instituição. O documento terá cópias digitalizadas para arquivo digital e para permitir sua socialização na rede.

5.5. Relatórios para cumprir as exigências legais e éticas Esse relatório será produzido a partir do relatório base. Ele terá o caráter de informação técnica qualificada e seguirá roteiro e orientações específicas definidas pelos órgãos públicos em consonância com suas competências.

Atualmente, esse relatório já é produzido diretamente em meio eletrônico. Nesse caso, mais que cópia, guarda-se o recibo eletrônico de envio do relatório.

Capítulo V Esses relatórios serão produzidos em linguagem formal, utilizando expressões técnicas próprias da área a que se destina. As expressões de domínio específico da cultura Cáritas serão utilizadas no contexto da difusão de seus conceitos, princípios, diretrizes e políticas junto a parceiros de projetos, de programas e de políticas.

5.6. Relatórios para o público em geral Esses relatórios são produzidos a partir do relatório base. Ele terá o caráter de informação qualificada (sistematização) e será dirigido à sociedade em geral e entidades parceiras da Cáritas Brasileira.

Este relatório será produzido em linguagem comum, evitando expressões vulgares, chulas. As linguagens de domínio específico de grupos e regiões serão utilizadas no contexto da identidade cultural e da expressão da diversidade socioterritorial, tendo garantido a sua “tradução” para as demais regiões e grupos que compõem o universo de leitores do relatório.

Será diagramado e impresso com qualidade técnica necessária para sua boa aceitação e fácil leitura, dando ênfase ao estilo revista, com valorização de fotos, gráficos e infográficos. Sua tiragem e sua distribuição dependerão da disponibilidade de recursos.

Os regionais e Entidades Membro poderão produzir relatórios/informes para o público em geral em função do interesse público e das condições financeiras para sua produção.

5.7. Dialogando com teorias e técnicas de produção de textos Em todos os tipos de relatórios, a equipe que produz o relatório deve zelar por sua natureza informativa. O relatório deve fornecer dados e fatos selecionados e ordenados de acordo com a importância atribuída pela equipe a cada um deles.

A importância de determinado dado, fato ou atividade será aferida em função das prioridades estratégicas da Cáritas Brasileira, dos projetos e das parcerias firmadas. Nesse sentido, poderíamos distinguir três fases do processo de produção dos relatórios:

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Uma abordagem a partir da práxis da Cáritas na produção de relatórios 1ª fase – A seleção dos fatos, dados e atividades.

Cada fato e cada atividade serão selecionados e ordenados em função das prioridades estratégicas. Por exemplo: algumas reuniões serão ordenadas na Prioridade 1, pois estão relacionadas ao fortalecimento do EPS; outras na Prioridade 2, por estarem vinculadas ao controle social sobre o orçamento público. As reuniões entre as pastorais sociais para estudo, oração e aprofundamento de suas práticas e identidade certamente estarão dispostas no bloco da Prioridade 3. As reuniões de PMAS, as reuniões para compor a RPS e explicar a ação da Cáritas deverão estar na Prioridade 4.

2ª fase – A ordenação dos eventos.

Ao final do período, depois de selecionados, por exemplo, temos 25 reuniões, 10 seminários, 2 congressos, 1 revista/catálogo de produtos EPS, 1 audiência com o Presidente da Assembleia Legislativa do Estado, 2 passeatas, 1 campanha e a aprovação de emendas no orçamento do Estado de apoio ao trabalho de capacitação popular desenvolvido pelas Cáritas Diocesanas. Cada evento tem sua importância e sua força própria. Como ordená-los? Quem será apresentado em primeiro lugar? Na produção de relatórios, o fato mais importante deve ser aquele que demonstra com mais clareza o cumprimento das metas e a coerência da prática com as prioridades.

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Prioridade 1 – A revista Catálogo de produtos de EPS pode ser o carro-chefe para falar de todas as iniciativas no território, inclusive indicando os locais e a importância de reuniões e seminários para o Desenvolvimento Local Sustentável.

Prioridade 2 – O fato da aprovação de emendas ao orçamento pode dar sentido ao conjunto de reuniões, seminários, congresso e audiências. Uma estratégia vitoriosa. Meta cumprida. Experiência acumulada. Força popular na definição dos recursos públicos.

Prioridade 3 – Congressos e seminários que podem demonstrar a importância da articulação das Pastorais Sociais no processo.

Prioridade 4 – O volume de recursos assegurados para o trabalho das Cáritas Diocesanas.

Capítulo V 3ª fase – A nomeação/escolha das palavras.

O que vamos escrever? Vamos escrever que realizamos uma reunião ou um encontro? Uma visita ou uma assessoria?

Um seminário ou um encontro? Quem “realizou” foi a Cáritas, fomos nós ou foram eles? Lanche, café ou coffee-break? Caminhada ou marcha? O povo, a comunidade ou homens e mulheres da comunidade?

Há compromissos e sutileza na escolha dos nomes, dos verbos e da organização das frases.

Pois, veja: A palavra visita pode assumir uma dimensão positiva ou negativa. Ela tanto pode demonstrar falta de intencionalidade na ação, uma atividade de menor importância, uma atividade com grupo pouco organizado, quanto pode revelar o compromisso da equipe em ir até a realidade das pessoas com as quais trabalha. A Cáritas não fica restrita a reuniões, vai até onde o povo está. Para isso, as visitas precisam ser motivadas. Visitas para mobilização de..., visitas para diagnóstico..., visitas para checar dados..., visitas para acompanhar denúncias..., visitas de animação....

5.8. Dicas para escrever relatórios 1. Escolher palavras comuns, evitando regionalismos ou palavras que tenham duplo sentido.

Nunca empregar "cacetinho" e "bengala" como sinônimos de pão. Caso isso ocorra, faça uma nota de rodapé e só utilize o termo na perspectiva de destaque para as questões territoriais e para a diversidade cultural. Essa regra serve para as palavras como curumim ou piá (criança), rancho (comida), trampo (trabalho), bicha (verme), magrela ou camelo (bicicleta) e tantas outras palavras.

2. Evitar o uso exagerado de siglas.

3. Evitar frases aparentemente contraditórias ou que estabeleçam relações com sentido pouco claro entre dois termos.

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No relatório de 2007, tem a seguinte frase: “Apesar dos avanços (...) muitos são os desafios a serem enfrentados” (pág. 97). Gramaticalmente, a frase deveria ser dita assim “Apesar dos desafios a serem enfrentados (...) muitos são os avanços”. No entanto, sua reformulação poderia alterar o sentido originário da frase.

Vejamos: - Na primeira frase, há uma desqualificação dos avanços com o termo “apesar” e uma valorização dos desafios com o termo “muitos”. Essa formulação é mais comum quando os projetos se sustentam na situação de miséria e de vulnerabilidade social do povo. Façamos, pois, o exercício de completar o sentido da frase: “Apesar dos avanços (...) os desafios são muitos. Por isso, o povo precisa do projeto!”.

- Na segunda frase – alterando os termos “apesar” e “muitos” –, há uma qualificação dos avanços, demonstrando que o projeto se sustenta com bons resultados. Pode demonstrar a clareza da equipe em relação à complexidade dos conflitos e da realidade. O exercício para completar o sentido da frase nos daria a seguinte formulação: Apesar dos desafios que a realidade impõe (...) já demonstramos competência para enfrentálos, pois vejam quantos avanços nossa parceria já proporcionou. É uma parceria de sucesso! Vamos mantêla?

4. Atenção à função da linguagem no relatório. A função informativa do relatório sugere que sua linguagem seja referencial, enquanto ele quer “declarar” algo sobre a realidade específica de um grupo, um lugar, uma ação.

Por isso, os relatórios devem privilegiar a produção do texto na terceira pessoa.

Por exemplo: “a equipe visitou muitas famílias...”

5. A informação dada não pode ser contestada. Essa é a principal característica da linguagem referencial (a ser utilizada no relatório). Para isso, o relatório deve evitar o uso de adjetivos ou superlativos e termos com sentido figurado. Assim, a frase do exemplo anterior “a equipe visitou muitas famílias...”, baseado nas anotações de campo, poderia ser escrita assim: “a equipe visitou as 23 famílias de catadores de material reciclável do lixão de Bragança no período de janeiro a março...”.

Capítulo V Nessa frase o relatório informou: • a quantidade de famílias de catadores que foram identificadas no lixão; • as visitas nas casas fazem parte da estratégia da equipe; • a meta foi concluída nos três primeiros meses do ano – 100% das famílias foram visitadas.

6. Palavras que devem ser evitadas: muitos, poucos, grandes, esforço, fácil, bastante, longe, perto... Pois o que é perto para um, pode ser longe para outros; o que é grande para um, pode ser pequeno para outros.

“A reunião do STR teve 30 participantes e a reunião da colônia de pescadores teve 25”.

• Qual a categoria com maior capacidade de mobilização?

• Onde investir mais esforços?

• Quem tem mais poder de influência no município?

O relatório deverá demonstrar os fatos. A ordem das frases e a seleção dos fatos e dados serão suficientes para revelar a visão de quem produz o relatório. A frase do exemplo anterior daria outra informação se fosse escrita depois das seguintes frases: Veja: “O município tem 300 produtores rurais e 28 pescadores cadastrados nas respectivas organizações de classe; a receita do município é constituída pela pesca (50%), pela comercialização da produção rural (20%) e pelas aposentadorias, benefícios sociais e serviços (30%). A reunião do STR teve 30 participantes e a reunião da colônia de pescadores teve 25 participantes”.

7. Lembrete: Frases diferentes para objetivos diferentes.

Observe o quadro na página ao lado.

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Anexo

Plano Estratégico da Cáritas Brasileira 2012-2015 MISSÃO Testemunhar e anunciar o evangelho de Jesus Cristo, defendendo e promovendo a vida e participando da construção solidária de uma sociedade justa, igualitária e plural, junto às pessoas em situação de exclusão social.

DIRETRIZ GERAL DE AÇÃO A Cáritas Brasileira se compromete com a construção do Desenvolvimento Solidário Sustentável e Territorial, na perspectiva de um projeto popular de sociedade democrática.

PRIORIDADES ESTRATÉGICAS 1. Promoção e fortalecimento de iniciativas locais e territoriais de desenvolvimento solidário e sustentável.

2. Defesa e promoção de direitos, mobilizações e controle social das políticas públicas.

3. Organização e fortalecimento da Rede Cáritas.

QUADRO DE OBJETIVOS, INDICADORES, METAS E AÇÕES PARA 2012

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Anexo

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Anexo

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Anexo

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Anexo

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Anexo

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Oração da Cáritas Brasileira