DE LAS DIRECCIONES

DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA

Por: Dr. Julián Sotomayor Hernández

Director Científico Clínica de Marly S.A.

El año 2020, fue un año que dejo profundas marcas en nuestras vidas, en el sector salud y en la economía del país y del mundo por la pandemia por el Coronavirus. Al inicio del año se producen las alertas indicando las recomendaciones para enfrentar la pandemia y en la Clínica se adoptan las medidas pertinentes, iniciando por organización de protocolos para la atención de los pacientes, siempre pensando en la seguridad de nuestros pacientes, sus familiares y por supuesto, de nuestros colaboradores. Se diseñaron prendas de protección personal para las áreas de aislamiento como para las salas de endoscopia y cirugía, se señalizaron las rutas de circulación para los pacientes aislados como para los que no lo estaban. Se realizaron múltiples talleres de capacitación para todo el personal asistencial y administrativo, entre otras tareas. Con estas medidas se logró generar una cultura en torno a la protección personal y un ambiente de seguridad para todas las personas que asisten a nuestras instalaciones, tanto para cumplir con sus responsabilidades laborales como para los usuarios que solicitaban nuestros servicios.

Durante este año las actividades oscilaron de la mano con el comportamiento de la pandemia, presentado mayor número de pacientes programados para cirugía en los momentos en que se permitió una apertura del comercio y una reducción cuando el confinamiento se ordenó; el temor de los pacientes por la posibilidad de contagio también fue un protagonista importante, ya que muchos de ellos decidieron no asistir a los consultorios médicos ni a los servicios de urgencias, llegando a los extremos de presentarse casos de urgencias cardiológicas o abdominales y por ese temor, no consultaban a tiempo o simplemente no iban a Urgencias lo que degeneró en muertes o complicaciones que eran totalmente prevenibles.

Desde la declaratoria de la pandemia en marzo de 2020 se presentaron dos picos en el país, siendo el más importante el segundo, presentándose desde inicios de diciembre hasta finales de enero de 2021, registrándose un número máximo de 21,078 casos nuevos diagnosticados en un día y 399 muertos en 24 horas. Al final del año se registraron 1.642.775 diagnosticados y un total de 43.213 muertos. Esta mortalidad podría compararse con lo que algunos historiadores han considerado como una de las guerras más crueles de la historia Colombiana (La Guerra de los Mil Días) ocurrida entre los años 1899 y 1902, a raíz de la separación de Panamá con un total de 150.000 muertos (en promedio 50.000 muertes por año). Antes de la pandemia, en el año 2019 hubo en total 242.609 muertes por todas las diferentes causas, de las cuales 30.413 muertes fueron muertes violentas o a consecuencia de trauma. La principal causa fue la enfermedad cardiovascular seguida por el homicidio y por la enfermedad cerebro-vascular.

Esto nos muestra que la el SARS-CoV-2 se consolidó como una de las principales causas de morbi-mortalidad en el país y en el mundo, obligando a tomar medidas serias para poder controlarla; de hecho muchos autores la consideran como una de las causas más importantes de empobrecimiento y de muerte en nuestro país, llegándose a la conclusión que la principal forma de poder controlar la enfermedad, su mortalidad y las devastadoras consecuencias económicas es a través de la vacunación, obteniéndose la protección individual y la tan mencionada inmunidad de rebaño.

No debemos olvidar que a pesar de ser vacunados, no podremos bajar la guardia en los tres principios fundamentales contra el Coronavirus: el buen uso del tapabocas, el distanciamiento social y la higiene de manos.

Les deseo a todos un año 2021 lleno de optimismo y positivismo, para que logremos retomar el camino de la prosperidad y que sigamos con entusiasmo el trabajo en equipo, protegiéndonos a nosotros, a nuestros compañeros de trabajo y a nuestras familias.

DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA

Por: Mónica Sossa Briceño

Directora Científica Clínica de Marly Jorge Cavelier

El segundo semestre del año 2020 cursó con grandes retos para la Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria pues en medio de la Pandemia continuamos la atención de nuestros pacientes en diferentes áreas y reactivamos aquellas que por efecto de la misma debieron ser suspendidas o disminuyeron en el número de atenciones, enfocándonos en la atención dentro de un entorno seguro. Desde la dirección científica y en un trabajo conjunto con la dirección científica de Bogotá, las jefaturas de los servicios, el direccionamiento de infectología y el apoyo incondicional de Gerencia, se trabajó sobre tres aspectos fundamentales: garantizar la seguridad y protección todo nuestro personal, garantizar la seguridad de nuestros pacientes y seguir brindando la atención integral cálida y sobre todo humana que nos caracteriza.

Mantuvimos el seguimiento a las guías y protocolos de manejo y seguimos haciendo simulacros en diferentes áreas con el ánimo de garantizar que todos y cada uno de nosotros, nuestros externos y nuestros visitantes conozcan e interioricen el contenido de las mismas.

En relación a personal fueron reforzadas áreas como atención prioritaria y hospitalización con la contratación de médicos y personal de enfermería.

Se mantuvo la junta multidisciplinaria Covid de manera diaria y se mantuvieron reunión de servicio y juntas médicas.

Adicionalmente logramos realizar el segundo Simposio de Neumología Pediátrica Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria que dada la Pandemia fue en modalidad virtual y contó con la participación de ponentes y participantes de diferentes partes del mundo.

A continuación, una breve descripción de lo acontecido en algunos de los servicios de mayor movimiento:

Servicio de Atención Prioritaria

El servicio de Atención Prioritaria recupera el número de atenciones para el segundo semestre tanto en adultos como en pediatría, no solo se reciben pacientes respiratorios complejos, sino que además se empieza a atender pacientes con otras patologías crónicas agudizadas en diferentes estadios de enfermedad y diferente grado de complicación.

Se logran cerca de 24 mil atenciones, con un equipo médico sólido en el que participan internistas, cirujanos, pediatras, ginecólogos y médicos hospitalarios comprometidos al cien con la filosofía de la clínica y dando siempre lo mejor de sí en la atención de los pacientes.

Unidad de Cuidados Intensivos

En relación al comportamiento de la unidad de cuidados intensivos durante el tiempo corrido de esta pandemia para el segundo semestre se ha mantenido un porcentaje de ocupación promedio del 85% teniendo un pico de ocupación durante el mes de agosto en donde la ocupación llego a ser del 100% ocupada en su totalidad por pacientes Covid.

Merece resaltar en este espacio la labor fundamental del jefe de cuidado intensivo en el direccionamiento de su equipo, enfermeras, terapeutas y demás especialistas en el manejo de los pacientes que afrontan esta difícil enfermedad. El grupo de especialistas sólido en este servicio acompañado por el personal de enfermería mantiene el apoyo constante de la atención de pacientes en códigos de carácter urgente en todos los servicios de la clínica, que hemos denominado para la pandemia Códigos dorados.

La mortalidad para la población portadora de la enfermedad alcanzo el 33%.

DE LA DIRECCIÓN CIENTÍFICA

Servicio de salas de cirugía

En relación a las salas de cirugía se nota un aumento importante del número de atenciones en el segundo semestre del presente año. Se mantiene la aplicación del MeNTS score, como parte de la evaluación pre quirúrgica juiciosa de todos los pacientes y se hace programación detallada que incluye el aumento de los tiempos relacionado con el uso adecuado de los elementos de protección personal. Con el apoyo importante de infectología y servicios ambulatorios, se implementó una ruta para ayudar a los médicos a organizar los pacientes de modo que el proceso de toma de muestras sea el menor posible con el ánimo de dar celeridad al proceso de programación.

Desde el mes de junio la cirugía programada ambulatoria incrementa siendo cuatro especialidades las de mayor movimiento: cirugía general, urología, ortopedia y ginecología.

Para el 2020 el número total de cirugías fue de 2.373.

Unidad de servicios ambulatorios – Unimarly

A la fecha los servicios ambulatorios están compuestos por: consulta externa, gastroenterología, cardiología no invasiva, unidad materno fetal, rehabilitación física y estilos de vida saludables, terapia respiratoria (laboratorio de función pulmonar, polisomnografía), chequeo ejecutivo, sala de procedimientos menores, estudios de neuro diagnóstico (electromiografía, neuro conducción, electroencefalograma), densitometría ósea, clínica de heridas e imágenes diagnósticas. A pesar del efecto de la Pandemia en todas las actividades ambulatorias durante el primer semestre del año, tuvimos un importante incremento de las atenciones desde el mes de julio que para septiembre logro superar las atenciones en el último trimestre del año anterior.

Tuvimos la necesidad de realizar múltiples ajustes en tiempos de agendamiento, aforo de usuarios en las salas de espera, restricción de ingreso a los acompañantes, aplicar cuestionarios a nuestros pacientes en varios momentos en búsqueda de posibles síntomas relacionados con la Covid 19, igual que en los demás servicios de la clínica, se reforzó la estrategia de lavado de manos de la OMS en todo el personal, se revisaron y reforzaron los protocolos de limpieza y desinfección de las áreas, se crearon protocolos para uso de elementos de protección personal según los procedimiento a realizar en cada área y el riesgo de infección de cada uno de estos. Fue un trabajo donde nos articulamos el área de enfermería, administrativa y medica pensando en el bienestar de todos los empleados y brindar atenciones seguras a nuestros pacientes cuando fuera el momento.

El 2020 fue un año retador, de cambios, pero sobre todo de reflexión y mucho aprendizaje. Aprendimos a sobrevivir, a seguir a pesar de las dificultades, a crecer a pesar de la adversidad, pero sobre todo a creer que siempre hay un tiempo mejor.

Dios permita, así como hasta hoy, seguir trabajando por este que es nuestro sueño, con la salud y el bienestar que hoy nos acompañan y pronto podamos celebrar juntos el llegar triunfantes al final de esta Pandemia, teniendo la satisfacción de haber podido ayudar a todos aquellos que un día nos buscaron.

DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA

Por: Carlos Mejía Mejía

Director Financiero Clínica de Marly y Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria

Termina el 2020 y de paso el primer año de la pandemia que enfrentó a la humanidad a uno de los desafíos más complejos del último siglo para la ciencia y la medicina y de manera particular para los sistemas de salud a nivel global; es así como mientras la población se adaptaba a nuevas realidades y restricciones que nos obligaron a cambiar los más cotidianos y sencillos hábitos, nos vimos obligados a sortear nuevos retos de vida con esquemas antes impensables, a replantear la manera en que nos relacionábamos e interactuábamos como individuos en una sociedad, a repensar la manera de ejercer un oficio, de trabajar y hacer viable la economía en sus diferentes frentes, mientras que enfrentábamos día a día el miedo propio y las angustias ajenas impuestas por el Covid-19.

Esta realidad ha obligado a que muchas economías tengan que dar una segunda mirada a sus sistemas de salud y a volcarse para apoyar a la comunidad científica, médica, asistencial, de enfermería y de apoyo como actores principales de este escenario, quienes desde la primera línea de atención han venido enfrentando sin descanso esta pandemia y que hoy se ven valorados y respetados en su real dimensión.

Un vistazo por el mundo nos muestra una realidad económica incontestable que nos debe llevar a profundos actos de reflexión sobre el equilibrio entre las políticas de contención y su impacto en la economía.

El reto para las área de la Dirección Financiera no fue menor; desde el área de compras debimos enfrentar el desbastecimiento global de medicamentos, dispositivos médicos y en especial elementos de protección personal, dado por la variabilidad e incertidumbre de la demanda asociada a medidas de protección y de tratamientos para patologías asociadas al Covid-19 y a una asimetría entre la oferta y la demanda. Gracias a la rápida reacción que se tuvo desde comienzos de la pandemia, con el apoyo de la gerencia y las alianzas con los proveedores, se logró mantener unidades de inventarios que garantizaran el cuidado tanto de trabajadores como de pacientes. Varios de estos productos tuvieron incrementos en precios superiores al 700%, lo que nos obligó a compensar con negociaciones en otros productos que dieron como resultado final un balance general de un incremento global de precios de solo el 1%.

Cabe resaltar el trabajo multidisciplinario llevado acabo con el almacén general, el servicio farmacéutico y las áreas médicas que siempre estuvieron dispuestas a analizar alternativas y ver segundas y terceras opciones de tratamiento cuando fue necesario.

Por otra parte, con el empeño, organización y compromiso del equipo del área de facturación logramos una cifra significativa a pesar de las condiciones que llevaron a una disminución en el flujo de pacientes y en la prestación de nuestros servicios de salud, lo cual se compensó en parte con eficiencias que permitieron disminuir los montos pendientes por facturar promedio por mes en más de un 60% con respecto al año 2019.

En Cartera recayó la responsabilidad de velar y monitorizar que el flujo de los recaudos estuviera acorde con las necesidades de la Clínica y disminuir los posibles riesgos de impacto en el flujo de caja que pudieran afectar el cumplimiento de las obligaciones adquiridas, mientras que se adoptaban nuevas metodologías de trabajo que buscaban disminuir el tránsito de documentos y el contacto entre personas que nos llevó a implementar modelos de radicación virtuales para cerca del 40% de las cuentas y a procesos de conciliación por medio de herramientas electrónicas que han acortado los tiempos de estos procesos y generado un impacto positivo en la disminución de gasto de papel y su impacto ambiental.

En Auditoria el esfuerzo se concentró en mantener nuestros tres brazos de trabajo indemnes ante los altibajos en el

DE LA DIRECCIÓN FINANCIERA

volumen de la prestación; la auditoria previa y posterior (devoluciones y glosas), la auditoria de seguimiento a prescripciones Mipres y la auditoria concurrente que han seguido su dinámica de trabajo enfocados en optimizar los mecanismos digitales y de comunicación con los canales y el talento humano dispuesto por nuestros clientes, para garantizar que nuestros resultados sean óptimos y no se detenga el proceso administrativo que es fundamental para los pacientes y para el cuerpo médico que está en primera línea de atención.

Nuestro grupo de trabajo en Auditoria ha adoptado herramientas de reporte y seguimiento basados en la disposición de los convenios y con la constante ayuda de la Oficina de Cartera y las Direcciones Comercial y Científica se ha creado y fortalecido la comunicación para que los trámites administrativos no obstaculicen las acciones asistenciales.

En Admisiones estuvimos siempre al frente de la recepción de nuestros pacientes, la autorización de servicios y la atención de familiares administrando con fortaleza las amenazas de la atención de pacientes sospechosos y las angustias de los familiares que acudían a las ventanillas de servicio.

Continuamos comprometidos en el mejoramiento y capacitación del personal a cargo, con el propósito de brindar una atención de calidad, humanizada y de paso disminuir errores en la recepción y atención a nuestros usuarios.

En la Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria ampliamos el grupo de trabajo de admisiones en el área de Imágenes Diagnósticas para responder a la creciente demanda de pacientes y se extendió el horario de atención hasta las 10:00 pm.

Por otra parte se reforzó el equipo de la central de citas de UNIMARLY lo que ha permitido lograr un porcentaje de llamadas contestadas del 94% y dar respuesta oportuna a las solicitudes de citas médicas y procedimientos a los pacientes.

En las áreas de admisiones, facturación y cartera acompañamos los nuevos procesos para la atención de pacientes de los convenios de Ecopetrol, Positiva ARL y Fedemarly, al tiempo que en Auditoría de Cuentas participamos en los comités interinstitucionales con Colsanitas y Medplus.

En noviembre se nombra a Patricia Avellaneda como Coordinadora de Facturación, a Diana Diaz como Coordinadora de Admisiones, a la Dra. Ana Carolina Pinzón como Médico Auditor y a la jefe Lulibey Rojas como Enfermera Jefe de Auditora de Cuentas Médicas.

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL Y MERCADEO

Por: Lucrecia Alarcón González

Directora Comercial y de Mercadeo Clínica de Marly S.A. y Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria

El año 2020 fue un año muy especial, que obligó a la humanidad a asumir grandes retos y cambios que modificaron nuestra forma de relacionarnos entre nosotros, siendo presionados a adaptarnos a nuevas realidades y dinámicas a fin de poder responder como sociedad al desafío que es el sobrevivir a una pandemia. Nuestras instituciones no fueron ajenas a esta situación, siendo su papel trascendental en la búsqueda de enfrentar con valentía, seguridad e inteligencia este difícil reto, lo que trajo consigo un trabajo mancomunado de todas las áreas incluida la Dirección Comercial y de Mercadeo.

Durante todo el 2020 la Dirección comercial se mantuvo en constante actualización de los acuerdos con las empresas en convenio, ya que adicional a la tradicional dinámica de las negociaciones, fue necesario una permanente actualización de los acuerdos para las dos instituciones en concordancia con la evolución de la pandemia y las normativas del Gobierno Nacional, las cuales fueron periódicamente modificadas respondiendo a los diferentes escenarios que nos presentaba la evolución en nuestro país del Covid-19, lo que supuso un trabajo constante de las áreas de convenios de las dos instituciones a fin de mantener nuestro portafolio actualizado y parametrizado de acuerdo a cada negociación.

En Clínica de Marly S.A, en el segundo semestre del año, obedeciendo a la reapertura paulatina de muchos de nuestros servicios se incrementaron constantemente las atenciones, siendo más representativo el crecimiento a partir del mes de septiembre donde las atenciones en todos los servicios presentaron un incremento diferencial el cual se mantuvo permanentemente en ascenso; los últimos tres meses del año presentaron un crecimiento constante, sin lograr alcanzar las atenciones brindadas en los años anteriores. Los servicios de urgencias y los diferentes servicios ambulatorios fueron los que presentaron una recuperación más lenta. A inicios del mes de octubre se inauguró el Laboratorio de Fisiología, de la Unidad de Gastroenterología y Endoscopia Digestiva de la Clínica de Marly, donde se realizan exámenes que permiten la detección de un importante número de patologías, contando con equipos de última tecnología que fueron adquiridos por nuestra institución; se incluyeron en nuestro portafolio cinco nuevos paquetes de procedimientos, que fueron incorporados en las negociaciones con un importante número de empresas en convenio.

El portafolio de la clínica en el 2020 se homologó en su totalidad a la resolución de CUPS 2238 de diciembre de 2020, trabajo arduo que se realizó en tiempo récord por el área de convenios, ya que se estableció como un requisito por las empresas para la negociación del año 2021.

Comunicaciones enviadas a pacientes y convenios en relación con el Laboratorio de Fisiología Digestiva

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL Y MERCADEO

Obedeciendo a la reactivación paulatina de servicios, las oficinas, internacional, de cotizaciones y apoyo ambulatorio presentaron una mayor dinámica de atención para el segundo semestre del año incrementando considerablemente las atenciones brindadas en cada una de estas dependencias, lográndose una mayor efectividad en sus tareas e impulsando el número total de atenciones brindadas en los diferentes servicios.

El área de Mercadeo continuó con la importante tarea de plasmar y comunicar los diferentes mensajes solicitados por los servicios de las dos clínicas en relación a la Pandemia y a las diferentes actualizaciones en la prestación de su atención, para tal fin se utilizaron varios canales, siendo las redes sociales las más utilizadas, es por esto que a finales del mes de Septiembre se abrió la cuenta en Instagram bajo el nombre “Salud Marly” obteniendo desde su apertura un importante número de seguidores, que visualizan y comparten los contenidos publicados periódicamente.

Desde el área de Mercadeo se apoyó el lanzamiento de los libros realizados por los Doctores Ricardo Guerra “Las cinco llaves para el bienestar y la sanación” el pasado 26 de noviembre y el del Dr. Luis Eduardo Cavelier Castro “Memorias de una pandemia en la Clínica de Marly Covid-19” el 15 de diciembre, eventos virtuales que contaron con una importante participación de la comunidad Marly y el público en general.

Imágenes de las convocatorias al lanzamiento de los libros difundidas Acceso a través de códigos QR para buzones y habladores de hospitalización

El segundo semestre continúo siendo especialmente intenso para las oficinas de atención al usuario, quienes estuvieron particularmente involucradas apoyando al servicio de hospitalización y urgencias en todo lo concerniente a la comunicación con los pacientes Covid-19 y sus familias, convirtiéndose en un importante apoyo para estos y en general toda la comunidad que busca atención en Clínica de Marly.

Todos los esfuerzos de las diferentes áreas de la institución para brindar el mejor de los servicios se ha visto materializado en el porcentaje de satisfacción resultado de las encuestas que diligencian nuestros pacientes, alcanzando en el 2020 un porcentaje general de 93,7% un 1% por encima del año 2019, que ubican nuestros servicios en el rango de calidad Muy Superior.

A fin de ampliar los canales por donde nuestros usuarios puedan darnos a conocer su opinión y calificar nuestros servicios, implementamos a partir del mes de octubre el diligenciamiento de encuestas de satisfacción y formulario de PQRS con acceso a través de códigos QR.

La adherencia a esta nueva alternativa es aún baja, sin embargo, esperamos que evolucione satisfactoriamente con ayuda de toda la comunidad Marly, permitiéndonos tener muestras más representativas en todos los servicios que nos permitan seguir conociendo la opinión de nuestros pacientes, insumo invaluable para así mantenernos en un proceso del mejoramiento continuo.

Su opinión nos interesa Hospitalización

Pasos para acceder al código QR

1. En su teléfono Android o iOS, abra la aplicación de la cámara. 2. Apunte la cámara hacia el código QR. 3. Presione la notificación para abrir el enlace asociado con el código QR. 4. Siga las instrucciones en su pantalla para completar el proceso de acceso.

DE LA DIRECCIÓN COMERCIAL Y MERCADEO

Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria

En Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria, el segundo semestre trajo consigo un incremento importante y sostenido en el número de atenciones brindadas en los diferentes servicios, presentando una recuperación mucho más rápida que en Marly Bogotá; para el último trimestre alcanzamos un incremento significativo en el número de atenciones en los diferentes servicios, superando en algunos las atenciones brindadas en el 2019; Pero con un acumulado en negativo en comparación con el año anterior.

Durante el año 2020 se continuó trabajando fuertemente en el cierre de nuevas negociaciones algunos de ellos se venían trabajando desde la apertura de la Clínica, logrando la firma de cuatro acuerdos enunciados a continuación durante el último semestre: Ecopetrol S.A. (23 de Julio de 2020), Seguros de vida Alfa (1 de Octubre de 2020), Positiva Compañía de Seguros S.A. (29 de Octubre de 2020), Mapfre Internacional de Panamá (1 de noviembre de 2020). Lo anterior permitió que la Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria cerrara el año 2020 con 32 importantes aseguradores en convenio en total y permitiendo que convenios como Ecopetrol cerraran el año con 1350 atenciones y ubicándose en el lugar 11 en número de atenciones a tan solo cinco meses de haber iniciado operación.

Al igual que en Marly Bogotá, la reapertura gradual de los servicios permitió que nuestras oficinas de cotizaciones, apoyo ambulatorio y programas especiales presentaran una mayor dinámica en el segundo semestre, incrementando las cotizaciones realizadas y su efectividad. Dentro de este ejercicio llama fuertemente la atención la participación de los pacientes particulares en el número de atenciones brindadas encontrándose como el tercer grupo en participación en el número total de atenciones.

El 2020 fue un año particularmente difícil que nos deja enormes lecciones y grandes desafíos, no solo por la difícil situación que nos deja la pandemia sino por la situación actual del mercado de la salud donde grandes firmas internacionales han iniciado la compra de instituciones similares a las nuestras, la integración vertical que continua haciendo presencia en nuestros convenios más representativos, dejándonos en el escenario de un mercado altamente competitivo, a pesar de esto, confío en que todas estas circunstancias se conviertan en oportunidades, que nos permitan fortalecer nuestras instituciones y verlas crecer aún más, adaptándonos a los cambios y proponiendo nuevas formas de hacer las cosas, siendo líderes en muchos ámbitos, pero siempre manteniendo nuestra esencia, aquello que nos ha permitido estar a la vanguardia desde hace más de cien años que es, prestar nuestros servicios de salud con calidad, pero sobre todo con cariño y calidez.

Para finalizar quiero resaltar y agradecer la labor que realizan cada uno de los integrantes de la Dirección Comercial y de Mercadeo de las dos instituciones, quienes demostraron a lo largo de este año su compromiso y valentía, pero sobre todo el gran cariño que sienten por la institución y por nuestros pacientes, que se refleja en su trabajo y por ende en los resultados que se plasman en este documento, me siento muy orgullosa de contar con un equipo de personas tan especiales, seres humanos excepcionales por los que siento un gran cariño y admiración.

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Por: Alejandra Vargas Carrero

Directora Administrativa Clínica de Marly S.A.

Con el anuncio de la pandemia por COVID-19, gran parte de la gestión que desde la Dirección Administrativa, con el liderazgo de la Gerencia General, se realizó en el año 2020, tuvo como objetivos principales apoyar la gestión del área asistencial , mitigar de alguna manera el impacto económico de las posibles consecuencias de las medidas que se adoptaran a nivel mundial y país, así como buscar la seguridad y continuidad de nuestros procesos con el fortalecimiento de los mismos en miras de garantizar la seguridad de nuestros médicos, enfermeras, pacientes y colaboradores en general.

ALMACEN GENERAL

Para el año 2020 se hizo forzoso modificar conceptos de abastecimiento, un ejemplo claro de ellos es lo que se refirió a los elementos de protección personal (EPP), elementos médicos quirúrgicos y medicamentos considerados críticos para hacer frente a la pandemia. El aseguramiento de los inventarios requeridos para el cuidado permanente de la salud de pacientes y colaboradores no fue fácil determinarlo, es por esto que inicialmente y bajo las directrices de la Gerencia General, se estableció la necesidad de mantener como reserva mínima lo equivalente a tres (3) meses de inventario, no obstante, y teniendo en cuenta los tiempos difíciles que se presentarían, la indicación a este respecto, para el primer semestre del año, fue mantener mínimo lo equivalente para cubrir la demanda de seis meses y una vez vivida la experiencia del primer pico epidemiológico, la dinámica se hace más clara y se empieza a estandarizar mediante la herramienta de proyección de pedidos utilizado para el abastecimiento general de la Clínica.

El aumento en el abastecimiento de los elementos de protección personal, así como el aumento de su demanda por el personal de la Clínica ha exigido del Almacén General la administración y custodia de un depósito adicional en el que se mantienen las reservas de estos elementos, así como el establecer un procedimiento que permite realizar entregas de pedidos de elementos de protección personal de forma inmediata para cubrir las necesidades de los servicios que tienen pacientes aislados.

Igualmente, las bodegas administradas por el Almacén General, experimentaron un cambio importante en su composición, de forma particular en lo que corresponde a la bodega principal, cambio que estuvo asociado al aumento de los inventarios de elementos de protección personal, al freno de la operación de la Clínica y el cambio de la actividad asistencial, que exigió el uso de nuevos insumos y el mantener en bodegaje aquellos insumos que antes de la pandemia tenían una gran demanda dentro de la operación.

Sobre este último punto se trabajó cuidadosamente, con el fin de evitar vencimientos y alertar permanentemente al área de compras sobre las necesidades de gestión del inventario que a este respecto se debía hacer, mediante los acuerdos comerciales establecidos con nuestros proveedores, sumado a la excelente labor realizada por el Comité de Abastecimiento, pues aun cuando las circunstancias resultaban adversas, ante la dinámica del consumo de la Clínica, la administración del inventario que realizó el grupo de trabajo de Almacén General, a este respecto, permitió alcanzar una reducción cercana al 14% del valor en pesos de productos vencidos, frente a lo registrado el año inmediatamente anterior, así como la menor de la cifras registradas a este respecto en los últimos cinco años.

DESDE EL CLUB MARLY

En orden de acatar las medidas nacionales y distritales de eliminar los eventos y evitar las aglomeraciones de personas, fue necesario tomar medidas y reorganizar la logística del Club para garantizar el cumplimiento de las medidas de bioseguridad impuestas por esta pandemia. No obstante, el Club no ceso totalmente sus actividades y siguiendo los protocolos más estrictos fue posible llevar a cabo 840 eventos.

Indiscutiblemente se tuvo una disminución importante de la operación, especialmente entre los meses de abril y agosto, sin embargo, esto permitió abrir nuevos espacios, nunca antes considerados, pero que con la necesidad de garantizar el distanciamiento social necesario exigía realizar procesos innovadores. Es así como se diseñó una línea de

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Club To Go para controlar el aforo de personas en el Club y permitir que los médicos disfrutasen de la atención desde su lugar de trabajo, manteniendo la premisa de brindar bienestar a nuestros médicos.

DESDE CONSERVACIÓN Y HOTELERIA

Uno de los principales actores dentro de esta pandemia, indiscutiblemente lo constituye el servicio de limpieza y desinfección, el cual bajo las directrices del área de Conservación y Hotelería jugó un papel importante en los resultados positivos que ha tenido la Clínica en el manejo de esta pandemia, el ejercicio realizado fue el de dar continuidad a la ejecución de los protocolos y procesos establecidos para limpieza y desinfección en áreas de no aislamiento y con el apoyo del Departamento de Infectología el establecer los instructivos que describe paso a paso como realizar la limpieza y desinfección en áreas de aislamiento COVID-19, así como en aquellas áreas donde por el tráfico de personas representase riesgo de contagio, como pueden ser los baños públicos y zonas comunes.

De otro lado y como responsable del servicio de alimentación tanto para pacientes como todo lo que hace referencia a cafetería y comedores, con el apoyo de Sodexo y del Departamento de Ingeniería, se diseñaron e implementaron los protocolos de bioseguridad que hoy se encuentra vigentes en estas áreas, entre los que se tienen la instalación de acrílicos de protección en las cajas de la cafetería inglesa y de los comedores Precolombino y auxiliar, la instalación de dispensadores de alcohol glicerinado a la entrada de estos sitios, la señalización de mesas y sillas para indicar el distanciamiento social obligatorio, limitando el aforo de personas dentro de los comedores durante los tiempos de servicio y controlando el uso de las mesas.

El trabajo realizado en el año 2020, no deja de lado el objetivo que desde el área siempre se ha tenido de brindar a nuestros pacientes y visitantes la mejor experiencia durante su estadía en la Clínica de Marly, experiencias que vayan más allá de sus expectativas. Día a día, se evaluó y se hizo seguimiento estricto a los procesos que generan bienestar y confort como lo son el orden y la limpieza de todas las áreas de la Clínica, así como la calidad de la alimentación ofrecida en todos los puntos de consumo de la Clínica (hospitalización, comedores, cafeterías y eventos especiales).

DESDE ESTADÍSTICA Y ARCHIVO GENERAL

Dentro los lineamientos establecidos por la Gerencia General se han venido trabajando para garantizar que la custodia de la historia clínica se realice solo en forma digital, para ello se han reforzado los procesos de copias de seguridad desde el Departamento de Sistemas lo que afianza la integridad y custodia de las mismas.

Tomando en cuenta lo anterior en el año 2020 se trabajó en la verificación y eliminación de más de 18 toneladas de papel, las cuales se mantenían en custodia como backup de las historias clínicas digitalizadas en su totalidad en el sistema Sevenet, y se digitalizaron un millón setenta y seis mil cuatrocientas cuarenta y tres imágenes (1.076.443) las cuales corresponden a anexos de siento treinta y un mil seiscientos diez y seis historias clínicas electrónicas (131.616).

Lo anterior permite que actualmente y conforme a los lineamientos de la Gerencia General los usuarios de Sevenet, herramienta de digitalización de historias clínicas, cuentan con aproximadamente el 88% del total de historias clínicas, a su disposición, lo que agiliza y da oportunidad de entrega inmediata de historias clínicas a los pacientes de la clínica.

DESDE EL DEPARTAMENTO DE INGENIERÍA Y MANTENIMIENTO

Durante el año 2020, el Departamento de Ingeniería tuvo un papel muy importante alineándose con las estrategias de la Clínica para atender los retos planteados por la pandemia. Muchos de los esfuerzos del Departamento de Ingeniería tuvieron que ser canalizados hacia este nuevo propósito, apoyando de manera transversal a todas las dependencias de la Clínica.

Fue así como el Departamento de Ingeniería se integró en casi todos los grupos de trabajo, apoyando a la Institución en labores tan diversas como la señalización de rutas de circulación, prevención, priorización, etc., en los puntos críticos de la atención de pacientes producto de la pandemia, tales como UCI, recuperación, urgencias, cirugía y hospitalización, realizó reacondicionamientos, adecuaciones, traslado y dotación de equipos, así como la adecuación de las redes de sistemas como el de gases medicinales.

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Como encargados de los equipos de infraestructura y equipo biomédico, el Departamento participó activamente en la elaboración y permanente adecuación y actualización de protocolos para diferentes procedimientos operativos y administrativos tales como rutas de circulación de pacientes de pabellones de aislamiento, uso de ascensores, evacuación de cadáveres, limpieza y desinfección de equipos de protección, etc..

Surgieron desafíos que se afrontaron para hacer buen uso de los recursos y dar respuesta a las exigencias de las nuevas condiciones, el ingenio del personal del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento estuvo a disposición de todos los servicios, diseñando y construyendo dispositivos de apoyo a normas de bioseguridad tales como, tapabocas estándar para protección visual y cabinas acrílicas de entubación.

Todo ello se llevó a cabo sin afectar las labores cotidianas del Departamento de Ingeniería, conservando siempre el objetivo de mantener en condiciones de funcionamiento óptimo el equipo biomédico, de infraestructura e instalaciones de la Clínica.

DESDE EL DEPARTAMENTO DE SISTEMAS

En el año 2020 el Departamento de Sistemas afrontó grandes retos como responsable del ambiente informático de la Clínica, encaminando sus esfuerzos al desarrollo de dos proyectos que surgen al inicio del período de cuarentena, donde se evidenció la necesidad de cambiar e innovar la forma de trabajo, garantizando un servicio integral de salud con la humanización del mismo. Los dos proyectos exigieron la virtualización de la esencia del trabajo realizado por la Clínica y por lo cual nos hacemos diferentes a los demás, el servicio personalizado y de contacto en consulta externa y la comunicación directa con familiares y pacientes. El primer gran desafío del departamento fue implementar, tecnológicamente, el servicio de tele consulta para pacientes. Con el fin de poder afrontar este nuevo desafío se dispuso de recursos de comunicación, que incluyeron la creación de la cuenta de correo electrónico telesalud@clinicademarly.com.co, específica para esta funcionalidad la cual es y la utilización de la herramienta de teleconferencia mediada por Google-Meet, se crearon los espacios de agenda y se construyeron los documentos de soporte necesarios para esta atención, logrando la atención del primer paciente de tele consta el día 4 de mayo.

El segundo gran proyecto nace con la declaración de la cuarentena y la restricción de ingreso a centros asistenciales establecida por el Ministerio de Salud y la Secretaría de Salud de Bogotá.

El Departamento de Sistemas ante la necesidad de los servicios de buscar una forma de comunicación con los acompañantes de los pacientes, toda vez que se pudiera reducir el tráfico de personas al interior de la Clínica, desarrolló un sistema de mensajería transversal para la institución, que permite enviar mensajes de texto en la plataforma móvil WhatsApp desde cualquier área de la Clínica, sin requerir para cada área un teléfono celular, sino realizando la actividad de forma centralizada.

Finalmente es importante mencionar el trabajo que realizó el Departamento de Sistemas en el 2020, facilitando la generación de reportes, para mantener información oportuna para toma de decisiones, entre otros se pueden mencionar los reportes tendientes a mostrar estadísticamente la operación en Salas de Cirugía, presentando indicadores semanales, así como los reportes de seguimiento y control de los elementos de protección personal para COVID-19, para facilitar su

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Por: Diana Marín Ariza

Directora Administrativa Clínica de Marly Jorge Cavelier Gaviria

Durante el segundo semestre del 2020, el equipo de la Dirección Administrativa enfocó gran parte de sus esfuerzos en apoyar de manera trasversal a la Clínica, en todos los procesos asociados con la atención de pacientes COVID y en todos los demás servicios que continuaron prestándose durante este periodo.

A continuación, se realiza un pequeño recuento por áreas de las actividades más representativas:

INGENIERÍA

Velando por el buen funcionamiento de los equipos y la disponibilidad de los mismos, durante los últimos 6 meses el departamento de Ingeniería estuvo a cargo de la planeación, seguimiento y ejecución del mantenimiento preventivo de 1.164 equipos tanto biomédicos como de infraestructura, algunos ejemplos son, generadores eléctricos, ascensores, equipos médicos desde un flujómetro hasta equipos como el TAC, a su vez se realizaron aproximadamente 1.159 actividades de carácter correctivo.

Se realizaron revisiones diarias de manera predictiva en todos los equipos de infraestructura y otros como la central de gases medicinales inspeccionando, revisando y registrando el comportamiento de diferentes variables, actividad que permitió de manera oportuna identificar fallas y corregirlas mitigando impacto perjudicial en la operación.

Durante los meses de junio, julio y agosto de 2020 se realizaron pruebas de funcionamiento en todos los sensores de humo, sensores de calor y estaciones manuales del sistema de detección de incendios, actividad que permitió corregir de manera inmediata fallas en algunos sensores. En octubre de 2020 se gestionó la inspección anual de las condiciones de seguridad de la Clínica ante Bomberos de Chía, recibiendo concepto favorable en noviembre de 2020.

SISTEMAS

En el segundo semestre del 2020, como apoyo a las contingencias originadas por la pandemia se crearon accesos remotos - VPNs (Virtual Private Network), para los radiológicos, permitiéndoles leer estudios de disponibilidad en horarios no hábiles y mitigando los riesgos ocasionados por el desplazamiento. Por otro lado, después de dos años de operación se empezaron a realizar mantenimientos preventivos y correctivos a elementos informáticos como servidores, impresoras, teclados de los computadores, teléfonos, entre otros elementos. Cerrando el semestre como estrategia operativa de la dirección administrativa, y pensando en llevar a la clínica a una filosofía de NO PAPEL, se adhirió el departamento de archivo al departamento de sistemas, enfrentándonos así a retos de digitalización de historias, en los tiempos acordados, y optimización de procesos.

LOGÍSTICA Y ZONA FRANCA

Para este periodo, el área de logística ha enfocado sus esfuerzos en la revisión continua de productos críticos y de alta rotación, con riesgo de desabastecimiento, para lo cual se incrementó la periodicidad de comités de abastecimiento, con el fin de reforzar oportunamente los insumos necesarios. Adicionalmente, con apoyo del Servicio Farmacéutico, se ha trabajado arduamente en la búsqueda constante de alternativas de productos no disponibles, debido a la alta demanda por la pandemia. Se siguen manteniendo todos los protocolos de bioseguridad, en la recepción y entrega de mercancía dentro de la Clínica, con el objetivo de garantizar la seguridad de empleados y proveedores.

Todo esto se ha realizado sin dejar de lado los procesos de control de inventario por parte de Zona Franca para dar cumplimiento a la normatividad exigida por la DIAN y el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

HOTELERÍA CONSULTORIOS Y EVENTOS

Este semestre, exigió un proceso de adaptación rápida a nuevas maneras de comunicación y a mantener el distanciamiento. Se hizo acompañamiento permanente para que el personal de apoyo hiciera uso sin excusas de los elementos de protección personal, lavado de manos, supervisión y seguimiento de protocolos de limpieza y desinfección. Se realizaron capacitaciones y acompañamiento a todo el personal que valientemente realizo su labor de manera comprometida y decidida.

Se realizó una preparación exhaustiva para cumplir con las definiciones normativas del Ministerio de Salud y Secretaria de Salud de Cundinamarca, atendiendo diferentes visitas de entes de control, demostrando estar preparados para atender pacientes y ofrecer espacios seguros también para colaboradores, con los protocolos de bioseguridad adecuados para garantizar espacios limpios y seguros.

Fue el año del miedo y la incertidumbre, pero también el año de la valentía decidida por atender a todos nuestros pacientes y cuidar de nuestra familia Marly, un año que nos dejó muchas enseñanzas.

Se acompañó la hospitalización y egreso de más de 4.000 pacientes, se realizaron 12.756 desinfecciones rutinarias en el año y 4.338 desinfecciones terminales de habitaciones y 3.232 desinfecciones de salas de cirugía.

En cuanto al manejo de ropa en el contrato de renting con la empresa Elis, en el año 2020, se lavaron 155.875 kilos de ropa, se trabajó en la consecución de 200 uniformes para enfermería, así como redistribución y organización de compreseros, se elaboró manual de manejo de ropa hospitalaria para Covid. Así mismo, se fortalecieron las estrategias para controlar la pérdida y daño de la ropa, logrando minimizar este impacto y garantizando una cantidad suficiente de prendas en los servicios.

Con respecto a la alimentación, se sirvieron a nuestros pacientes 57.444 dietas en el año 2020 y 5.436 servicios en el comedor de Sodexo. Se trabajó de la mano con nutrición clínica para hacer ajustes a ciclos de menús tanto de pacientes como empleados, se estandarizaron recetas y se logró subir el nivel de satisfacción de pacientes pasando de 85% el año anterior al 92% en el año. El año 2020 empezó con gran expectativa y positivismo debido al incremento demandado de consultas del año anterior, lamentablemente y por la coyuntura de salud a nivel mundial en el mes de Abril se presentó un descenso notorio en las consultas y fue ese momento que desde la Coordinación de Consultorios y con el apoyo constante de la secretarias se empezaron a buscar estrategias, entre ellas, incentivar a los médicos al uso de la consulta virtual de sus convenios directos y que de esta forma, no se vieran afectados de forma significativa.

A pesar de la situación, se mantuvo el interés de los médicos en tomar en arriendo un consultorio compartido y es así como el Edificio de Consultorios actualmente cuenta con un total de 44 unidades de las cuales 42 ya están asignadas y en funcionamiento. Dentro de la modalidad de alquiler se cuenta con un total de 92 médicos especialistas. Del 1 de enero al 31 de diciembre del 2020 se recibieron un total 38.908 pacientes programados de los cuales 25.873 (66%) correspondían a pacientes no institucionales (propios de los doctores con sus convenios) mientras 13.035 (34%) a pacientes de Unimarly.

Por otra parte, en este mismo periodo se llevaron a cabo 372 apoyos logísticos (espacio y/o servicio de alimentación para las diferentes actividades tales como juntas médicas de infectología, capacitaciones, y/o otros) en el auditorio y/o club médico. Pensando en la salud de las personas a causa de la crisis se evitaron reuniones que no fueran estrictamente necesarias, para no generar aglomeraciones.