Omstilling i arbeidslivet av Fredrik Ihlen og Roger Beggerud

Roger Beggerud og Fredrik Ihlen

Omstilling i arbeidslivet Teori og praksis

Cappelen Akademisk Forlag

Omstilling i arbeidslivet.indd 3

21-04-08 13:58:01

© CAPPELEN DAMM AS, 2008 ISBN 978-82-02-27501-3 1. utgave, 1. opplag 2008 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser.

Uten særskilt avtale med Cappelen Damm AS er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk.

Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel.

Omslagsdesign: Reidar Gjørven Sats: HS-Repro A/S Trykk og innbinding: Lobo Media AS http://www.cappelendamm.no e-post: cafinfo@cappelen.no

Omstilling i arbeidslivet.indd 4

21-04-08 13:58:01

Forord

«Den norske modellen er at utøveren blir satt i sentrum. Hver enkelt utøver blir under kyndig veiledning fra trenere/støtteapparat gradvis motivert og dyktiggjort, med tanke på å ta ansvar for eget livsløp/utvikling og trening. Sammenlignes disse med næringslivet, lykkes nok idrettsutøverne oftere.

Grunnen er at utøverne settes i sentrum, i motsetning til i de fleste virksomheter. Der er det personer i ledelse og organisasjon som står i sentrum. Det tenkes her bl.a. på utdanning, kursing, oppdatering, avgjørelser, planlegging og resultatkrav. Et dårlig resultat skyldes i de fleste tilfeller at forarbeidet er for dårlig.» (Thor Ole Rimejorde, prosjektleder i Olympiatoppen, sitat fra Streiftog.)

Vi ønsker å gi leseren kunnskap om det en står overfor, praktisk hjelp om hvordan lykkes – ikke lykkes, juridiske rammebetingelser, ulike aktørers rettigheter og plikter, forholdet til media/omverdenen, ivaretakelsen av enkeltindividet og behovet for og kravet til dokumentasjon av prosessen også etter at omstillingen har funnet sted.

Målgruppen er først og fremst tillitsvalgte, HMS-ansvarlige, men også ledere.

Vi håper at denne boka vil være et nyttig og praktisk hjelpemiddel for forståelsen og gjennomføringen av omstillingsarbeider i virksomheter.

Som det framgår av presentasjonen av forfatterne, har begge en bred erfaring når det gjelder store og små omstillingsprosesser innenfor privat og offentlig sektor. I arbeidet med boka har vi tilstrebet å gjøre den lettlest, samtidig som den skal gi forslag

Omstilling i arbeidslivet.indd 5

21-04-08 13:58:01

Omstilling i arbeidslivet

og råd i gitte situasjoner. Denne balansen har medført at vi innenfor det enkelte område ikke har skrevet uttømmende.

Under utarbeidelse av boka har vi hatt et meget godt samarbeid med redaktør Svein Olav Thoresen i Cappelen Akademisk Forlag. Han har vært en god motivasjonsfaktor, støttespiller og pådriver.

Stavanger og Gol i mars 2008 Roger Beggerud og Fredrik Ihlen

Omstilling i arbeidslivet.indd 6

21-04-08 13:58:01

Innhold

Innledning 13 1 Omstilling og endringsprosesser 17 Hva er omstilling og endring? 20 Endringer for endringenes skyld? 22 Omstilling – en utfordring 23 Omstilling i praksis – organisatoriske krav og forventninger 24 Ulike typer omstillinger 25 Ekstern og intern påvirkning 30 Omstilling blir en del av bedriftskulturen 31 2 Litt organisasjonsteori 33 Generelt om organisasjoner 34 Faser i en organisasjons liv 34 Overlevelsesgruppen 35 Familien 36 Landsbyen 36 Byen 37 Storbyen 37 Organisasjonstyper i Norge 38 Ni syndromer for organisasjonsmessig mistilpassing 39 Amøbesyndromet 40 Anarkisyndromet 40 Sviktende gangsyn 40 Vranglåssyndromet 40 Foreldresyndromet 40 Nærsyntsyndromet 41

Omstilling i arbeidslivet.indd 7

21-04-08 13:58:02

Omstilling i arbeidslivet

Kappløpsyndromet 41 Fjernkontrollsyndromet 42 Rigor mortis-syndromet 41 Sunne organisasjoner 42 Ulike organisasjonsformer 43 Formelle og uformelle aktører 44 Formelle og uformelle organisasjoner 46 3 Ledelse og ledelsesteori 49 Generelt om ledelse 49 Omstilling og fleksibilitet 50 Lærende organisasjoner 58 Organisasjonsutvikling (OU) 62 Ulike typer ledelse 63 Politisk ledelse 63 Pedagogisk ledelse 64 Filantropisk ledelse 65 Byråkratisk ledelse 65 Faglig ledelse 65 Maskinell ledelse 66 Viktige lederoppgaver i forbindelse med endringsprosesser 66 4 Prosessteori 69 Prosessfokusering som arbeidsmetode 70 Aksept for endring 73 Beslutningstaking som prosess 75 Søppelspannmetoden 75 Økonomisk fundert beslutningsmodell 77 «Brannslukkerne» 79 En filantropisk modell 81 Virksomhetskategori, beslutningsmodeller og maktorgan 82 5 Arbeidsrett – jus i arbeidslivet 83 Rettskildebegrepet 83 Lover, tariffavtaler og individuelle avtaler 83 Tariffavtale 84 Drøftelser og forhandlinger 85

Omstilling i arbeidslivet.indd 8

21-04-08 13:58:02

Innhold

Arbeidsgivers styringsrett 85

Utøvelse av styringsretten og

deltakelse fra tillitsvalgte 87 Hvem er å betrakte som arbeidsgiver? 88 Arbeidsgivers og arbeidstakers plikter 89 Ledelse versus leder 90 6 Arbeidsmiljøloven 93 Lovens formål 93 Lovens virkeområde 94 Minstekrav og regler 98 Bestemmelser 99 Holdninger 100 Virkemidler i arbeidsmiljøarbeidet 101 Krav til arbeidsmiljøet 101 Styret i virksomheter 105 Lojalitet – en utfordring 107 7 Bedriftsdemokratiske rettigheter og plikter 109 Fagforeninger, tillitsvalgte, verneombud og arbeidstakere 110 Arbeidstakere 110 Verneombudet 111 Hovedverneombudet 112 Tillitsvalgte 112 Arbeidsmiljøutvalget 113 8 Samarbeid 115 Samarbeid i praksis 116 Hvilken risiko løper den samarbeidsorienterte ledelse? 121 9 Informasjon 123 Informasjonspolitikk 123 Informasjonsplikt og medvirkning 124 Troverdighet og åpenhet 125 Synlighet 126 Positiv og negativ energi 126

Omstilling i arbeidslivet.indd 9

21-04-08 13:58:02

10

Omstilling i arbeidslivet

10 Helse, miljø og sikkerhet endringsprosessen 129 Kontinuerlig forbedring 131 Støttespillere i det aktive HMS-arbeidet 135 11 Mennesket i omstillingsprosessene 137 Menneskets natur 137 Mennesker i relasjon til andre og til annet 138 Opplevelse av krysspress i forbindelse med endringsprosesser 138 Stress og mestring 139 Selyes stressteori 142 Ulike typer stress 143 Forebygging av stress 146 12 Gjennomføring av omstillingsprosesser 149 Mål, målstyring og tiltak 150 Oppbygging av handlingsplaner 152 Hva er tiltak? 153 Strategi 153 Motivasjon 154 Hvilke virkemidler har man til disposisjon? 154 Endringsteam 156 Viktige forhold å gjennomarbeide – for å lykkes i omstillings­ arbeidet 157 Hva med de som skal omstilles? 158 Omplassering eller endringsoppsigelse 159 Ivaretakelse av menneskelige behov 160 13 Hvordan mislykkes omstillingsarbeidet? 161 Subkulturer 161 Maktkamp 161 Vet hva jeg har, men vet ikke hva jeg får 162 Unødvendige tiltak 162 Opplevelse av urettferdighet 163

Omstilling i arbeidslivet.indd 10

21-04-08 13:58:02

Innhold

11

14 Hvordan lykkes i omstillingsarbeidet? 165 Klart og kjent mål 165 Ta ansvar 165 Meningsutveksling og aksept for uenighet 166 Informasjon 166 Deltakelse 167 Sette den nye organisasjonen 167 Innrøm at det er vanskelig og nytt 168 Demokrati 168 Oppsigelser 168 Fristilling og «ventehaller» 170 Virkemidler ved nedbemanning 172 Sjekkliste 173 Bruk av ekstern bistand 174 Evaluering 175 15 Avslutning 177 Litteraturliste 179 Stikkordregister 183

Omstilling i arbeidslivet.indd 11

21-04-08 13:58:02

Omstilling i arbeidslivet.indd 12

21-04-08 13:58:02

Innledning

Omstilling og omplassering er ord som av mange oppfattes som negative. Like fullt er disse betegnelser på prosesser vi alle tar del i på ulike måter gjennom våre yrkesaktive liv. Sett i et større perspektiv vil omstillinger i hovedsak være fenomener som på sikt bidrar til at de enkelte virksomheter kan overleve, og at arbeidsplasser kan trygges.

I denne boka ønsker vi å fokusere på viktigheten av at den enkelte virksomhet har omstillingsevne. Det vil si evnen til å møte morgendagens utfordringer, til selv å kunne ta initiativ til endring før det er for sent, og ikke minst evnen til å ha en oversikt over hvordan man best kan utnytte de ressursene man rår over. Videre kreves det at de ansatte og lederne har en endringsvilje. Det vil si lysten til å utføre nye oppgaver, skolere seg og være interessert i nye måter å utføre oppgavene på. Omplassering kan i denne sammenheng være viktig å praktisere. For mange er omplassering et negativt ladet ord, men i praksis betyr det at man får endrede arbeidsoppgaver, og i seg selv bør det virke motiverende. Det negative kan være måten det skjer på, og hvordan man i praksis blir motivert til det nye.

Fagforeningene har en utfordring i et omstillingsarbeid. Tradisjonelt har fagforeningene kjempet for å opprettholde arbeidsplasser, mens i den senere tid er det vel så viktig å finne fram til nye arbeidsoppgaver og organisasjonsformer. Da stilles det krav til fleksibilitet og endringsvilje.

Omstilling blir gjerne oppfattet som å redusere kostnader og bemanningen. Men omstilling behøver ikke å berøre hele virksomheten, eller omfatte disse elementene. Det kan gjennomføres

Omstilling i arbeidslivet.indd 13

21-04-08 13:58:02

14

Omstilling i arbeidslivet

med å endre organisering av daglig drift, endre fullmakter og myndighet og ikke ta i bruk oppsigelser som virkemiddel. I enhver virksomhet som har omstillingsevne, vil endringer, omplassering og utvikling være del av det daglige virket, uten nevneverdige negative konsekvenser for de ansatte.

I vårt samfunn endres driftsmessige forutsetninger nesten hele tiden. Det betyr at virksomheters og enkeltmenneskers evne til å omstille seg blir en viktig del av arbeidslivet. Samtidig som behovet for omstilling i virksomhetene øker, vet vi at de fleste mennesker tradisjonelt søker trygghet og forutsigbarhet. Det finnes derfor et grunnleggende motsetningsforhold mellom den økonomiske virksomhetens behov for stadig raskere omstilling og forandring og den menneskelige arbeidskraftens grunnleggende behov for trygghet og forutsigbarhet.

En vellykket omstillingsprosess forutsetter at man klarer å bygge bro mellom disse tilsynelatende motstridende hensyn.

Klarer man det ikke, kan man skape så mye usikkerhet og frustrasjon at motivasjon, produktivitet og dermed konkurranseevne svekkes så mye at effekten av omstillingen blir sterkt redusert. I beste fall kan det ta svært lang tid å gjenopprette en normalsituasjon i virksomheten – og da er kanskje tiden moden for en ny omstilling.

Denne boka har som siktemål å peke på noen enkle grunnleggende forutsetninger som må være til stede for at omstillingstiltak skal bli vellykkede. Boka skal også gi noen innspill om «kjøre­regler» som med fordel kan følges, og den skal reise spørsmål som det er viktig å stille i forbindelse med omstillingstiltak.

I noen grad dreier dette seg om krav og forutsetninger som kan være nedfelt i lov- eller avtaleverk, men i stor utstrekning er det også snakk om strategiske og organisasjonspolitiske vurderinger som ikke nødvendigvis har formell forankring.

Bedriftsledere/eiere på den ene side og de ansatte på den annen side har i mange tilfeller tilsynelatende motstridende interesser. Når det kommer til stykket, tror vi det er mer som binder sammen, enn som skiller, men uenigheten kan ofte være stor når det gjelder de veivalg som må gjøres for å nå målet.

Omstilling i arbeidslivet.indd 14

21-04-08 13:58:03

Innledning

15

Klarer en å forene disse motstridende synspunkter i en konstruktiv prosess, er en kommet langt på vei med å lykkes med en omstillingsprosess. I dette ligger det også det å erkjenne og respektere hverandres roller.

Boka bygger på teorier innenfor blant annet organisasjons­ teori, psykologi, ledelse og sosiologi. Videre bygger den på krav gitt i arbeidsmiljølovgivningen, akkumulert erfaringsgrunnlag gjennom mange år i arbeidslivet og fagmyndigheters veiledninger.

I boka brukes begrepene omstilling og endring om hverandre. Strengt tatt er dette to forskjellige begreper, der endring ofte oppfattes som noe mer omfattende og kanskje vagere enn omstilling, mens omstilling blir den konkrete forandringen man ser som følge av gitte krav. I dagligtale brukes begrepene om hverandre, noe som reflekteres i den måten begrepene er brukt på her.

Omstilling i arbeidslivet.indd 15

21-04-08 13:58:03

Omstilling i arbeidslivet.indd 16

21-04-08 13:58:03

1

Omstilling og endringsprosesser

Før man sier noe om endringer i arbeidslivet, vil det være riktig å først forklare hva endring er.

Endring kan defineres som et skifte. Når det gjelder arbeidslivet, blir da endringer skifte i arbeidsmetode, skifte i organisering, skifte i teknologi, skifte i eksterne rammebetingelser med mer.

Endringer kan skje i forskjellig tempo, noe vi kan kalle endringstakt. De fleste utsettes i det daglige for små endringer, skifter som er så å si umerkelige i sin daglige arbeidsutforming.

Over tid ser man likevel at man har fått en markert endring i forhold til et gitt utgangspunkt. I den andre enden av skalaen har vi en gjennomgripende og altomfattende endring. Dette betegnes som en revolusjon, et begrep vi skal være forsiktige med å bruke i forbindelse med så vel endringsprosesser som HMS. Virkelige revolusjoner innen arbeidslivet har vi i grunnen kun hatt i forbindelse med selve industrialiseringen, og deretter i forbindelse med innføringen av datastyrt teknologi. All annen form for endring som har funnet sted i arbeidslivet, kan generelt betraktes som endringer av større eller mindre karakter, men ikke som revolusjon (med fare for at vi her kan erte på oss kompetansepersoner innen ulike fagområder).

Små og så å si umerkelige endringer eller lav endringstakt er generelt lettere for mennesket å håndtere enn store endringer eller høy endringstakt. Arbeidstakernes bakgrunn og alder kan også se ut til å virke inn på hvordan man tåler endringer. Dette vil bli omtalt senere i boka.

Større endringer med tanke på arbeidslivet og dets rammebetingelser kan illustreres ved hjelp av tabellen under.

Omstilling i arbeidslivet.indd 17

21-04-08 13:58:03

18

Omstilling i arbeidslivet

Førindustriell tid

Industrisamfunnet

Informasjonssamfunnet

Jordbruk, fiske og håndverk Lav endringstakt Forholdsvis forutsigbare samfunnsstrukturer Stabil demografisk struktur

Jordbruk, fiske, håndverk og tradisjonell industri Økende endringstakt Endringer i arbeidsmetoder – effektivisering og industrialisering på de fleste kjente arbeidsarenaer Store endringer i samfunnsstrukturer Økende demografiske endringer

Jordbruk, fiske, håndverk, industri og tjenesteyting Fortsatt økende endringstakt Fortsatt endringer i arbeidsmetoder – effektivisering Fortsatt endringer i samfunnsstrukturer Økende demografiske endringer

Risikosamfunnet Jordbruk, fiske, håndverk, industri og tjenesteyting Endringstakt = ?

Endringer i arbeidsmetode = ?

Samfunnsutvikling = ?

Demografisk utvikling = ?

Tabell 1.1: Forenklet oversikt over utviklingstrekk relatert til arbeidslivet i Norge.

Som man ser av tabellen over, har vi fått en utvikling i arbeidslivet som medfører stadige endringer for aktørene. De aller eldste av oss har i dag opplevd både industrisamfunnet, informasjonssamfunnet og risikosamfunnet. De yngste aktørene i arbeidslivet blir introdusert til et arbeidsliv representert ved forholdsvis høy endringstakt, og økende grad av uforutsigbarhet. Disse blir kanskje gode endringsmestrere, men som vi vil vise senere i boka, er dette en uheldig utvikling med tanke på menneskets natur.

I korthet kan man si at arbeidslivet helt fra den industrielle revolusjon og opp til våre dager har utviklet seg på følgende måte: • Fra enkelthet til kompleksitet • Fra forutsigbarhet til uforutsigbarhet • Fra nærhet til avstand • Fra livsløp til kortere karriereløp • Fra innsatskrevende til kompetansekrevende Listen kan gjøres mye lenger enn dette, men den gir en grei oversikt over noen av de endringer som representerer utfordringer for arbeidstakerne og HMS-arbeid.

Omstilling i arbeidslivet.indd 18

21-04-08 13:58:03

Omstilling og endringsprosesser

19

Fra enkelthet til kompleksitet viser til endring fra små og oversiktlige organisasjonsformer til store og uoversiktlige organisasjoner, med tanke på både oppgavefordeling, myndighet, ansvar, eierskap og økonomisk struktur.

Fra forutsigbarhet til uforutsigbarhet henger sammen med økningen i kompleksitet. Øket kompleksitet gir større rom for uventede hendelser, manglende kontroll over utviklingsvei, manglende kontroll av egne utviklingsmuligheter med mer.

Fra nærhet til avstand viser til endring i delaktighet: fra å delta i hele produksjonsprosesser til kun å delta i deler av en produksjon. Øket kontrollspenn gir avstand mellom ledere og de ledede og uklare eller komplekse eierstrukturer gir avstand mellom eier(-e) og selve virksomheten.

Fra livsløp til kortere karriereløp viser til endring fra tradisjonelt lange ansettelsesforhold, gjerne et helt yrkesliv, til kortere ansettelser, hopping mellom arbeidsgivere og kanskje arbeidsledighet i deler av det yrkesaktive livet.

Fra innsatskrevende til kompetansekrevende viser til endring i arbeidsformer og metodikk. Dreining fra kroppsarbeid til tankearbeid og fra sterkt maskinpreget arbeid til arbeid med planlegging og utvikling. Gjerne med den følge at nødvendig innsatskrevende arbeid flagges ut. Man ser og tendenser til øket bruk av fremmed arbeidskraft i Norge for utførelse av innsatskrevende arbeid, som et resultat av manglende ressurstilgang (personell) i Norge og færre kvalifiserte personer på dette planet.

Rent historisk ser man et helt klart trekk til en akselererende endringstakt i så vel samfunnet som i arbeidslivet. Stadige endringer i arbeidsmetoder og teknologi gir nye utfordringer for myndighetene. Myndighetene regulerer arbeidslivet gjennom lover, forskrifter, støtteordninger, skatter og avgifter med mer.

Disse forholdene pålegges arbeidsgivere, som i sin tur søker å drive mest mulig effektivt innenfor de rammer som er gitt – noen driver sågar utenfor disse rammene. Rapportering til myndighetene og innad i ulike bransjer gir erfaring om arbeidsmetoders effektivitet (og sikkerhet). Erfaringer nyttes til ytterligere endringer, og vi får en evigvarende sirkel.

Omstilling i arbeidslivet.indd 19

21-04-08 13:58:03