Warta eproc edisi 01

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

1

Salam warta,

T

Pemimpin Umum Kepala Pusat LPSE Pemimpin Redaksi Mulat Handayani Dewan Redaksi Samsul Hidayat Asnidar Luqman Joyo Kartono Indro Bawono Erwin M. Lucky Akbar Redaktur Pelaksana Slamet Jumadi Penulis dan Reporter Edi Purwanto Raditya Yudha Perdana Achmad Zaki Rifai Wahyu Stiawan Nanang Mai Rofiq Bary R. Pratama Dina Karlina Lubis Layouter dan Designer Wardah Adina Alamat Redaksi: Jl. Dr. Wahidin Raya No. 1 Jakarta Pusat 10710 Telp: (021) 3449230 psw 6090

Warta e-Proc berisi tentang issue-issue yang terkait dengan pengadaan barang/jasa terutama pengadaan barang dan jasa secara elektronik. Pada edisi perdana ini sebagai awal perkenalan dengan para pembaca kami mengangkat tema Mengapa Harus E-Proc? Dalam sajian lebih luas mengungkapkan latar belakang penerapan e-Proc, persoalan-persoalan dalam pengadaan barang/jasa dan manfaat/keuntungan/kelebihan e-Proc dibandingkan dengan pengadaan secara kovensional.

Selain tema utama yang kami sajikan dalam Warta Utama, ada beberapa rubrik tentang Tokoh, Kegiatan Pusat LPSE, Regulasi terkait pengadaan barang/jasa dan Tips dalam mengoperasikan aplikasi Sitem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Kami mohon doa restu, semoga langkah awal ini dapat berjalan lancar dan memberikan manfaat bagi kita semua. Karena masih dalam suasana lebaran kami mengucapakan Selamat Hari Raya Idul Fitri 1432 H.

Redaksi 2

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

DARI WARTA

TIM REDAKSI WARTA E-PROCUREMENT

iga tahun sudah Pusat LPSE Kementerian Keuangan (Pusat LPSE) beroperasi, umur yang masih balita bila dilihat dari perjalanan yang harus dilalui dimasa mendatang. Namun capaian kinerjanya telah memberikan hasil yang positif baik internal maupun eksternal. Salah satu bukti pengakuan internal yaitu dinobatkannya sebagai Peringkat I Kinerja dan Penyaji di dalam Rapat Dinas Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan Tahun 2011. Dengan berbekal dukungan dan keyakinan bahwa apa yang telah diamanatkan kepada Pusat LPSE dapat memberikan perubahan dan manfaat bagi masyarakat, dalam menjalankan tugas dan fungsi Pengadaan Secara Elektonik.

Berbagai upaya telah dilakukan oleh Pusat LPSE dalam memberikan informasi tentang LPSE baik kepada stakeholder maupun kepada customer, baik yang berada di lingkungan Kementerian Keuangan maupun masyarakat luas. Media informasi yang telah dilakukan yaitu melalui website, sosialisasi, pelatihan dan pameran.

Puji syukur kami panjatkan kepada Allah Yang Maha Kuasa akhirnya Pusat LPSE dapat menambah satu lagi media informasi yaitu sebuah media berupa booklet yang kami beri nama WARTA E-PROCUREMENT (selanjutnya kami sebut Warta e-Proc).

MENGAPA HARUS E-PROCUREMENT?

WARTA UTAMA

PINTU MENUJU TRANSAPARANSI DAN AKUNTABILITAS PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH PENDAHULUAN

B

ila berbicara tentang pengadaan barang/ jasa, maka tidak lepas dari kata-kata penyedia/vendor, produk, penawaran, dan sejenisnya. Proses pengadaan merupakan salah satu kegiatan yang merupakan unsur kunci dalam kegiatan operasional suatu lembaga, baik itu dalam perusahaan komersial, nirlaba, maupun instansi pemerintah. Lebih jauh kita fokuskan kepada pengadaan barang/jasa pemerintah, pemikiran yang terbentuk adalah adanya panitia, proses yang panjang, belum lagi image yang masih tercipta di masyarakat bahwa kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu wilayah yang rentan terjadinya praktik korupsi dan kolusi.

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu kegiatan yang dilakukan oleh pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanan publik. Menurut Perpres No. 54/2010 (pengganti Keppres No. 80/2003), dalam pasal 1 disebutkan bahwa pengertian pengadaan barang/jasa pemerintah adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/ Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa.

Proses pengadaan barang/jasa secara umum merupakan proses yang panjang dan sangat mendetail. Hal ini pun sedikit banyak telah menimbulkan keluhan dari para penyedia barang/jasa dan bahkan panitia pengadaan sendiri. Belum lagi bahwa mereka (panitia pengadaan) harus menyiapkan tenaga dan

SUMBER: INTERNET

waktu tambahan jika terjadi sanggah dan berujung pada lelang ulang, yang dengan kata lain proses panjang tersebut harus mereka lakukan kembali dari awal.

Pemerintah pun dituntut untuk terus berinovasi dan memberikan pelayanan menyeluruh di setiap bidang pelayanan publik, termasuk dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.

Inovasi dalam hal penerapan teknologi, kenyamanan penggunaan, dan transparansi menjadi sorotan hangat. Hasil Survei Jejak Suap dalam Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tahun 2010 oleh organisasi nirlaba Indonesia Procurement Watch (IPW) menunjukkan bahwa hampir 92.7 % responden menjawab pernah melakukan suap kepada pejabat pemerintah.

Survei tersebut dilakukan terhadap 762 responden yang merupakan penyedia barang/

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

3

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA KONVENSIONAL Pemerintah telah menaruh perhatian khusus terhadap proses pengadaan barang/ jasa pemerintah yang dimaknai dengan dikeluarkannya Keputusan Presiden Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dengan adanya Keppres tersebut, Pemerintah telah membentuk langkah awal untuk dapat membuat pengadaan barang/jasa pemerintah menjadi lebih efisien, efektif, terbuka, bersaing, transparan, adil/tidak diskriminatif, dan akuntabel. Keppres tersebut menjadi standar regulasi di bidang pengadaan bagi seluruh lembaga pemerintah di seluruh wilayah hukum negara Republik Indonesia. Keppres tersebut pun diperbaharui kembali dengan dikeluarkannya Perpres Nomor 54 tahun 2010 yang menyempurnakan semua peraturan pengadaan yang ada di dalam Keppres Nomor 80 tahun 2003 dengan menambahkan pasal-pasal yang mengatur tentang Layanan Pengadaan Secara Elektronik.

Seperti penyelenggaraan pelayanan publik lainnya yang mulai berkembang, pengadaan barang/jasa pemerintah dapat diselenggarakan secara konvensional atau dengan mengimplementasikan kecanggihan teknologi (TIK) di dalamnya. Sampai saat ini, pengadaan pemerintah yang dilakukan secara konvensional dinilai mempunyai

4

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

beberapa kelemahan sebagaimana data yang dilansir oleh Asian Development Bank (ADB).

Kelemahan-kelemahan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a) Kurangnya Transparansi Pengadaan barang/jasa secara konvensional dinilai belum dapat memberi informasi tentang penyedia barang/jasa yang potensial kepada unit/panitia pengadaan. Pengadaan secara konvensional juga dinilai tidak menyediakan mekanisme pengawasan yang mumpuni bagi masyarakat luas. Yang pada akhirnya menyebabkan persaingan menjadi terbatas, dampak terhadap pertumbuhan ekonomi menjadi melemah, terjadi eksklusif terhadap penyedia yang potensial, dan pemberian hak khusus terhadap penyedia tertentu.

Situasi ini akan menimbulkan pertanyaan dari sisi keadilan proses pengadaan dan memunculkan kebutuhan akan mekanisme pengukuran dan pengawasan yang lebih ketat. Kurangnya transparansi mengurangi kredibilitas proses pengadaan, mengurangi kepercayaan masyarakat umum, dan membuat celah semakin terbuka akan tindak korupsi dan kolusi. b) Kurang Efisien Ruang lingkup kompetisi yang terbatas membuat proses pengadaan menjadi kurang efisien, yang berujung pada semakin lamanya waktu pengiriman (delivery time) dan biaya yang dikeluarkan akan semakin mahal, baik bagi pemerintah maupun penyedia. c) Kurang berfungsi sebagai perangkat untuk memajukan pembangunan Kekurangan dari sisi transparansi dan efisiensi di atas membuat pengadaan pemerintah kurang berfungsi sebagai

WARTA UTAMA

jasa pemerintah yang terbagi dalam empat bidang usaha yaitu Jasa/Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, Barang dan Jasa lainnya.

Hasil survei itu menggambarkan bahwa kondisi pengadaan barang/jasa pemerintah yang ada masih kurang efisien, tidak transparan, dan mempunyai celah untuk melakukan tindak korupsi dan kolusi. Hal-hal seperti inilah yang diharapkan dapat mengalami perubahan sehingga kepercayaan masyarakat terhadap layanan publik dapat tercipta kembali.

WARTA UTAMA

SUMBER: INTERNET

perangkat untuk memajukan pembangunan, mengingat kegiatan pengadaan yang ada mengurangi efektivitas program dan proyek pemerintah serta kurang berkontribusi terhadap produktivitas dan pertumbuhan yang seimbang. Selain itu, prosedur pengadaan yang ada lebih berpusat pada penyedia dan wilayah yang memiliki kekuatan negosiasi yang lebih, daripada berpihak pada sektor usaha kecil menengah (UKM) atau pembangunan daerah.

online. Semakin banyak perusahaan yang mengadopsi media ini dalam melakukan pengadaan barang mereka. Menurut Seth Miller dalam artikelnya yang bertajuk E-Procurement Services, keuntungan utama e-Procurement meliputi menghemat uang, waktu, dan beban kerja tambahan yang normalnya berhubungan dengan pekerjaan yang bersifat administratif.

Proses pengadaan konvensional melibatkan banyak pemrosesan kertas-kertas dokumen, yang menghabiskan banyak waktu dan uang.

Inovasi layanan pengadaan dengan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) atau yang dikenal dengan Pengadaan Secara Elektronik (e-Procurement) diharapkan dapat mengatasi permasalahan di atas seperti halnya TIK membantu mempercepat dan mengefisienkan penyelenggaraan pelayanan publik lainnya. E-Procurement yang dilakukan pemerintah diharapkan tidak hanya dapat meningkatkan transparansi, tetapi juga memberikan peluang efisiensi yaitu dalam hal harga yang lebih rendah, biaya yang lebih murah, layanan publik yang lebih baik, dan jangka waktu proses pengadaan yang lebih singkat.

Menurut beberapa sumber, perusahaan yang telah menerapkan e-Procurement mendapatkan banyak keuntungan, antara lain : 1. Efisiensi harga pembelian barang (5%-20%) 2. Efisiensi waktu proses pembelian (25%30%) 3. Efisiensi waktu proses penagihan dan pembayaran 4. Efisiensi biaya administrasi 5.

Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal 6. Memperlancar komunikasi antar pembelipenjual 7. Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing) 8. Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management) 9. Menunjang pelaksanaan kemitraan pembelipenjual

MANFAAT E-PROCUREMENT Dunia Internet telah muncul sebagai media yang efektif dari segi biaya dan dapat diandalkan untuk melakukan transaksi bisnis

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

5

1. Efisiensi dalam penggunaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN)

Rata-rata penghematan anggaran yang dapat diperoleh dari pendekatan e-Procurement dibanding dengan cara konvensional berkisar 23.5 persen. Sedangkan pada HPS (Harga Penetapan Sendiri) dapat dilakukan penghematan rata-rata 20 persen. Biaya pengumuman pengadaan dan pengumuman pemenang lelang juga dapat diminimalisir karena menggunakan pengumuman secara online yang lebih mudah diakses.

Apabila pendekatan pengadaan barang dan jasa melalui e-Procurement ini diikuti oleh sebagian besar atau seluruh lembaga pemerintah/Negara di seluruh Indonesia, maka penghematan anggaran yang dilakukan masing-masing lembaga pemerintah/Negara akan berdampak besar pada penghematan APBN; 2. Pengadaan barang dan jasa dengan menggunakan cara e-Procurement dapat dilakukan dalam jangka waktu yang lebih cepat dibanding dengan cara konvensional.

Rata-rata waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang dan jasa dengan cara konvensional adalah 36 (tiga puluh enam) hari sedangkan apabila dengan cara e-Procurement hanya berkisar 20 (dua puluh) hari. Hal ini dikarenakan dengan sistem elektronik, proses pengumuman pengadaan, penawaran, seleksi dan pengumuman pemenang dapat dilakukan dengan lebih cepat;

6

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

3. Persaingan yang sehat antar pelaku usaha sehingga mendukung iklim investasi yang kondusif secara nasional Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang lebih transparan, adil, dan partisipatif mendukung persaingan usaha yang semakin sehat. Tidak ada pengaturan pemenang lelang pada penyedia tertentu serta menghilangkan “sistem arisan” antara pelaku usaha. Pelaku usaha besar tidak dapat menekan pelaku usaha kecil untuk tidak berpartisipasi dalam paket pengadaan, serta pelaku usaha di semua tingkatan tidak dapat menekan lembaga pemerintah untuk memenangkannya dalam paket pengadaan.

Pelaksanaan lelang diatur dalam suatu sistem yang transparan, akuntabel, dan meniadakan kontak langsung antara panitia dengan penyedia barang/jasa. Pelaku usaha yang unggul dalam melakukan efisiensi terhadap seluruh aktivitas operasional usahanya akan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Secara umum, sistem e-Procurement menuntut penyedia barang/jasa untuk berlomba dalam melakukan efisiensi, sementara di sisi lain juga dituntut untuk menghasilkan output yang berkualitas.

Kondisi semacam ini merupakan ciri yang coba diterapkan pada persaingan sehat (fair market competition) dan akan mendukung iklim investasi yang kondusif bila e-Procurement dapat diterapkan secara konsisten di tingkat nasional.

Hal ini sesuai dengan tujuan e-Procurement sebagaimana yang tertuang dalam Perpres No. 54/2010 pasal 107 yang menyebutkan bahwa Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik bertujuan untuk: a. Meningkatkan transparansi dan akuntablitas; b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses

WARTA UTAMA

Sedangkan dalam bidang kepemerintahan, manfaat dari pelaksanaan e-Procurement mempunyai dampak yang lebih luas. Seperti yang tertulis dalam laporan kajian yang dikeluarkan KPK dengan judul “Mencegah Korupsi melalui e-Procurement”, dampak makro yang dirasakan dari manfaat pelaksanaan e-Procurement, adalah:

WARTA UTAMA

Pengadaan; d. Mendukung proses monitoring dan audit; dan e. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time.

Harapan dari penerapan e-Procurement ini adalah terciptanya efisiensi dan efektifitas proses pengadaan. Hal ini akan tercapai apabila proses pengadaan barang/jasa berlangsung secara transparan dan diikuti oleh sejumlah peserta pengadaan yang cukup banyak serta mengedepankan proses persaingan yang sehat. E-Procurement akan meningkatkan transparansi, sehingga persaingan sehat antar pelaku usaha dapat lebih cepat terdorong.

Dengan demikian optimalisasi dan efisiensi belanja negara segera dapat diwujudkan.

Untuk mengetahui perbedaan antara pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara konvensional dengan pengadaan secara elektronik, dapat diperhatikan tabel berikut:

PUSAT LPSE KEMENTERIAN KEUANGAN Pengadaan barang/jasa pemerintah yang dibiayai dengan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara/Daerah (APBN/D) harus dilaksanakan secara efektif dan efisien dengan prinsip persaingan sehat, transparan, terbuka, dan perlakuan yang adil bagi semua pihak dengan hasil yang dapat dipertanggung jawabkan. Tak hanya dari sisi fisik tetapi juga dari sisi keuangan maupun manfaat yang dapat dirasakan pemerintah dan masyarakat.

Kementerian Keuangan sebagai salah satu instansi pemerintah terus berkembang menuju lembaga pemerintahan yang profesional dengan permasalahan birokrasi dan kelembagaan yang semakin rumit. Permasalahan tersebut menjadi semakin kompleks karena dalam era reformasi ini tuntutan masyarakat terhadap layanan publik yang lebih baik, akuntabel, dan transparan sangatlah besar. Untuk itu, diperlukan suatu kebijakan yang efektif dan komprehensif agar permasalahan pelayanan publik yang vital

TABEL 1. PERBEDAAN PENGADAAN SECARA KONVENSIONAL DAN ELEKTRONIK BERDASARKAN PERPRES NO. 54/2010 No.

Tahapan

Konvensional

Elektronik

1.

Pengumuman

Melalui website

Melalui website

2.

Pendaftaran & Pengambilan dokumen

Datang langsung (tatap muka)

Download via web

3.

Penjelasan dokumen & perubahan dokumen

• Datang langsung (tatap muka) • Adendum disampaikan manual

• Komunikasi online (chatting) • Berita acara tertuang dalam rekaman komunikasi online • Adendum di-download via web

4.

Dokumen Penawaran & Pembukaan Dokumen Penawaran

• Bentuk hardcopy • sampul tersegel • disampaikan secara langsung ke panitia • dibuka secara manual

• • • •

5.

Evaluasi Penawaran

• Cara evaluasi dilakukan manual oleh panitia • Berita acara datang langsung (tatap muka)

• Cara evaluasi dilakukan manual oleh panitia dengan cara mendiwnload fille penawaran terlebih dahulu • Berita acara di-download oleh penyedia via web

6.

Evaluasi Kualifikasi

Cara evaluasi dilakukan manual oleh panitia Berita acara datang langsung (tatap muka)

Cara evaluasi dilakukan manual oleh panitia Berita acara di-download oleh penyedia via web

Berbentuk softcopy dokumen disandikan (di-encrypt) dikirim (upload) melalui web dibuka (decrypt) secara elektronik

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

7

No.

Tahapan

7.

Pengumuman Pemenang

Datang dan lihat langsung

Konvensional

Diumumkan di web dan dikirimkan via e-mail

8.

Sanggah Hasil Lelang

Datang langsung (tatap muka) dan surat menyurat

Komunikasi online

tersebut dapat tertangani dengan baik.

Sejak tahun anggaran 2008, pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Keuangan secara elektronik (e-Procurement) mulai diterapkan. Hal ini merupakan tindak lanjut dari sosialisasi e-Procurement di lingkup Kementerian Keuangan pada tanggal 6 Desember 2007 serta arahan dan harapan dari Ibu Sri Mulyani Indrawati yang pada waktu itu menjabat sebagai Menteri Keuangan dalam Rapat Dinas Sekretariat Jenderal di Denpasar, Bali tanggal 13-14 Desember 2007. Selain itu, penerapan e-Procurement juga dalam rangka pelaksanaan amanat kebijakan nasional yang terdapat dalam Diktum 11 Inpres No. 5/2004 yaitu mengamanatkan melakukan kajian dan uji coba pelaksanaan e-Procurement (Menko Perekonomian, Menteri Keuangan, dan Menteri Negara Perencanaan Pembangunan Nasional).

Untuk pengelolaannya, e-Procurement di lingkup Kementerian Keuangan dikelola oleh unit

8

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

struktural yaitu Pusat LPSE yang merupakan salah satu unit eselon II di bawah Sekretariat Jenderal Kementerian Keuangan.

Sistem e-Procurement milik Kementerian Keuangan yang dikenal dengan sebutan SPSE (Sistem Pengadaan Secara Elektronik) dapat diakses di alamat www.lpse.depkeu.go.id.

Situs tersebut setiap tahun selalu mendapat penyempurnaan pada menu aplikasi dan tampilan dengan harapan memberikan kesesuaian dengan regulasi yang berlaku serta lebih memudahkan pengguna dalam pemanfaatan aplikasi SPSE ini.

SPSE Kementerian Keuangan hingga saat ini berusaha memberikan kemudahan bagi penyedia barang/jasa maupun panitia pengadaan dalam penggunaan sistemnya. Ada beberapa keunggulan yang dimiliki sistem SPSE Kementerian Keuangan ini yaitu: 1. Sistem satu kali pendaftaran. Penyedia barang/jasa yang berminat mengikuti lelang hanya cukup mendaftar satu kali, dan seterusnya dapat terus mengikuti lelang yang diadakan di lingkup Kementerian Keuangan baik di pusat maupun di instansi vertikal di daerah; 2. Komunikasi online. Pengumuman lelang serta pemenangnya, dokumen pengadaan, dokumen penawaran, dan proses Aanwijzing dilakukan secara online, sehingga proses lelang menjadi lebih efektif dan pertemuan antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dapat diminimalkan serta potensi terjadinya tindakan kolusi antara panitia pengadaan dan penyedia barang/ jasa dapat ditekan; 3. Paperless.

Penggunaan kertas dapat

WARTA UTAMA

Menyikapi hal tersebut, Kementerian Keuangan berupaya melakukan inovasi-inovasi baru dalam pengelolaan anggaran dengan harapan dapat mewujudkan percepatan pelayanan publik kepada masyarakat. Salah satu inovasi tersebut adalah melakukan proses reformasi pada proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang merupakan salah satu kunci efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan anggaran.

Pilihan strategis ini diambil karena melihat metode proses pengadaan barang/jasa secara konvesional dianggap kurang efektif, jadwal penyelesaian yang tidak akurat, dan belum terakomodirnya tuntutan masyarakat terhadap transparansi pelaksanaan pengadaan.

Elektronik

WARTA UTAMA

diefisienkan dalam proses lelang yang ada; 4. Terjaminnya kualitas barang dan jasa, karena data spesifikasi teknis yang dipersyaratkan diumumkan secara jelas ke publik; 5.

Data-data penting seperti dokumen penawaran dari peserta lelang terjamin kerahasiaannya karena dilengkapi dengan fitur enkripsi.

6. Pelaksanaan lelang dapat dipantau langsung.

Selain memberikan layanan pengadaan secara elektronik pada internal Kementerian Keuangan, Pusat LPSE juga memberikan layanan kepada Kementerian/Lembaga lain.

Kementerian/ Lembaga yang sudah bekerjasama antara lain adalah Komisi Pemberantasan Korupsi (KPK), Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK), Komisi Yudisial (KY), Sekretariat Negara, Badan Kepegawaian Negara (BKN),

Pusat LPSE berusaha mengembangkan layanan sampai pada tingkat daerah. Layanan LPSE Kementerian Keuangan di daerah berada di Kota-Kota: Surabaya, Yogyakarta, Semarang, Bandung, Serang, Aceh, Medan, Palembang, Batam, Pontianak, Balikpapan, Manado, Gorontalo, Makassar, Denpasar, Mataram, Kupang, Banjarmasin, Ambon, dan Jayapura dan akan dikembangkan pada kota-kota provinsi lainnya. Pada tahun 2011 ini telah mulai diadakan implementasi layanan Pusat LPSE untuk 12 provinsi lainnya, sehingga diharapkan pada tahun 2012 Pusat LPSE telah menjangkau seluruh instansi vertikal Kementerian Keuangan di daerah.

Secara umum, proses e-Procurement yang coba diterapkan di lingkup Kementerian Keuangan dapat digambarkan sebagai berikut:

GAMBAR 2: ARSITEKTUR E-PROCUREMENT DI KEMENTERIAN KEUANGAN

Kementerian Kelautan dan Perikanan, Badan Periksa Keuangan dan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP).

Pusat LPSE pun membuka peluang Kementerian/ Lembaga yang belum membangun LPSE dapat bekerja sama menggunakan fasilitas LPSE Kementerian Keuangan.

Untuk menunjang penerapan e-Procurement secara menyeluruh, Pusat LPSE Kementerian Keuangan juga memberikan sosialisasi pengadaan barang/jasa secara rutin kepada pengguna internal & eksternal Pusat LPSE. Selain itu, juga diadakan pelatihan penggunaan SPSE bagi panitia pengadaan

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

9

Pelaksanaan SPSE di lingkungan Kementerian Keuangan yang dimulai secara aktif di tahun 2008 sampai saat ini telah menghasilkan jumlah pelelangan dan penghematan seperti yang ditunjukkan pada tabel berikut:

Implementasi e-Procurement di Indonesia, khususnya di lingkungan Kementerian Keuangan kini telah meluas dan akan menjangkau seluruh wilayah di Indonesia.

Dukungan yang terus menerus mengalir dari berbagai pihak telah menjadikan gerakan ini bersifat nasional. Di sisi lain, hal ini memberikan dampak sangat positif dalam hal penerapan TIK untuk pembangunan dan meningkatkan kepercayaan masyarakat berkat transparansi proses yang terkandung di dalamnya.

Untuk menunjang perkembangan e-Procurement ini dibutuhkan regulasi yang jelas, penambahan sarana/prasarana/fitur, dan strategi keberlanjutan adalah sebagian

TABEL 3. CAPAIAN PUSAT LPSE KEMENTERIAN KEUANGAN Tahun 2008 (Juta Rp)

Tahun 2010 (Juta Rp)

Tahun 2011 per Agustus 2011 (Juta Rp)

Pagu Lelang

32.541

1.327.887

2.211.981

1.408.284

Nilai Lelang

26.390

1.087.445

1.899.638

1.225.164

Penghematan

6.150

240.442

312.343

183.120

%

18.90

18.10

14.12

13.00

Sedangkan untuk jumlah penyedia barang/ jasa yang telah melakukan pendaftaran dan mendapatkan user ID dan password pada LPSE Kementerian Keuangan tersaji sebagai berikut:

TABEL 4. PENYEDIA BARANG/JASA YANG TERDAFTAR PADA LPSE KEMENTERIAN KEUANGAN Tahun

10

Tahun 2009 (Juta Rp)

Terverifikasi

2008

81

2009

841

2010

1.601

2011 (per Agustus 2011)

1.806

Jumlah

4.329

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

dari hal-hal yang perlu diperhatikan agar kemajuan e-Procurement memberikan manfaat pembangunan yang lebih optimal.

Pada akhirnya, karena pengadaan barang/jasa pemerintah adalah salah satu kegiatan yang dilakukan pemerintah dalam penyelenggaraan layanan publik, maka yang harus paling diuntungkan dari keseluruhan inisiatif ini adalah publik/masyarakat itu sendiri.

WARTA UTAMA

dan penyedia. Bagi panitia pengadaan, waktu pelatihan dapat disesuaikan dengan mengirimkan surat permintaan kepada Pusat LPSE dan bagi penyedia barang/jasa diadakan pelatihan rutin setiap hari Rabu minggu ke 2 dan 4 setiap bulannya. Dengan adanya pelatihan ini, diharapkan pengguna SPSE mendapat banyak kemudahan dalam penggunaannya sehingga e-Procurement tidak lagi menjadi hal yang menakutkan untuk diterapkan.

PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK WARTA TOKOH

SEBAGAI BAGIAN DARI REFORMASI BIROKRASI KEMENTERIAN KEUANGAN

Ditemui di sela kesibukannya di Jakarta pada bulan ramadhan yang lalu, Sekretaris Jenderal Kementerian Keuangan, Bapak Mulia P. Nasution, memaparkan kepada Tim Warta E-Procurement mengenai Pengadaan Secara Elektronik yang menjadi bagian dari pelaksanaan reformasi birokrasi. Pria yang lahir di Panyabungan, Sumatera Utara, 60 tahun silam ini telah mengabdikan lebih dari separuh masanya pada Kementerian Keuangan.

Pak Mulia, begitulah beliau akrab disapa dengan pembawaan yang tenang menjelaskan seluk beluk lahirnya e-procurement di kementerian keuangan hingga harapannya terhadap penerapan pengadaan secara elektronik di masa mendatang. Berikut petikan wawancara dengan beliau yang telah disarikan oleh Tim Warta e-Procurement.

D

asar hukum/perintah untuk melaksanakan e-procurement adalah diktum 11 Inpres Nomor 5 Tahun 2004

yaitu mengamanatkan melakukan kajian dan uji coba pelaksanaan e-procurement di Kementerian Koordinator Perekonomian, Kementerian Keuangan, dan Kementerian Negara Perencanaan Pembangunan Nasional.

Tapi sejak diterbitkan inpres tersebut sampai dengan menjelang akhir 2006, e-procurement belum bisa dilaksanakan. Oleh karena itu, Kementerian Keuangan (Kemenkeu) sebagai institusi yang bertanggung jawab di bidang pengelolaan keuangan Negara tentunya diharapkan menjadi perintis pelaksanaan sistem baru tersebut pada saat itu. Pada awal tahun 2007, dalam masa jabatan Ibu Sri Mulyani sebagai Menteri Keuangan, dilakukan persiapan-persiapan pelaksanaan e-procurement. Kendala pada waktu itu adalah belum tersedianya sistem yang mendukung e-procurement walaupun LKPP sudah terbentuk. Oleh karena itu secara parallel dengan kesiapan aplikasi yang sedang dikerjakan oleh LKPP, Kemenkeu juga menyiapkan sistem mulai dari struktur organisasi, bisnis proses, sampai rencana untuk pelaksanaan yang akan dimulai tahun 2008. E-procurement sebagai sistem baru harus disosialisasikan terlebih dahulu kepada para pimpinan unit-unit eselon 1 dan staf terkait di lingkungan kemenkeu karena sistem ini akan merubah pola pengadaan secara drastis.

“Pola pengadaan yang baru ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang merubah bisnis proses dari cara kerja pengadaan Kementerian Keuangan.”

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

11

Selain kementerian yang pertama mempersiapkan dan melaksanakan sistem e-procurement, Kemenkeu merupakan yang terbesar dilihat dari sisi nilai anggaran pengadaannya. Dengan melihat banyaknya manfaat e-procurement, langkah Kemenkeu ini diikuti oleh kementerian lain seperti Kementerian Pekerjaan Umum. Lalu dengan mempertimbangkan efisiensi, mulai ada kementerian lain yang bekerjasama dengan kemenkeu sehingga mereka tidak perlu membangun sendiri sistemnya. Saat ini telah ada sekitar 16 instansi yang bekerjasama termasuk LKPP, KPK, Kementerian Kelautan Perikanan, dan lain-lain.

LATAR BELAKANG KEMENKEU DIUJICOBAKAN MELAKSANAKAN E-PROCUREMENT Dalam tahap pelaksanaan APBN, khususnya belanja negara, ternyata alokasi belanja barang dan jasa yang harus dilakukan melalui

12

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

proses pengadaan adalah yang terbesar.

Dalam hal ini merupakan kapasitas Kemenkeu untuk memberikan pembinaan dalam pelaksanaan anggaran. Kemenkeu dan LKPP bertanggung jawab agar proses pengadaan ini berjalan dengan baik. LKPP berfokus pada kebijakan, regulasi, dan konseling, sedangkan Kemenkeu berfokus pada efektifitas dan efisiensi penggunaan anggaran. Maksudnya adalah anggaran yang tersedia dan terbatas dapat dioptimalkan, dihemat, dan dapat memberikan hasil yang terbaik. Dengan adanya e-procurement di Kemenkeu, diharapkan dapat meningkatkan kinerja kementerian/lembaga itu sendiri khususnya di bidang pengadaan barang/jasa.

E-PROCUREMENT MENUTUP SEBAGIAN BESAR KELEMAHAN PENGADAAN YANG DILAKUKAN SECARA KONVENSIONAL Banyak kelemahan pada pengadaan konvensional yang dapat ditutup dengan digunakannya pengadaan secara elektronik.

Pertama, e-procurement menghilangkan terjadinya tatap muka langsung antara penyedia dengan panitia barang/jasa dan PPK yang berpeluang disalahgunakan.

Kedua, pembatasan waktu pelaksanaan e-procurement benar-benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku sehingga pengadaan dapat terlaksana lebih cepat dan meningkatkan penyerapan anggaran. Ketiga, e-procurement memberikan kesempatan yang sama bagi para pengguna sistem khususnya penyedia barang/jasa. Kesempatan yang sama ini berarti fairness (keadilan) bagi setiap peserta, sehingga sanggahan-sanggahan yang selama ini ada dan memperlambat proses pengadaan konvensional dapat dihilangkan dengan e-procurement. Keempat, mengurangi kemungkinan terjadinya ‘tender-tender arisan’. Dalam pengadaan konvensional, para peserta dapat saling bertatap muka pada saat aanwijzing sehingga ada risiko terjadinya pengaturan harga dan pemenang diantara

WARTA TOKOH

Pengadaan secara elektronik untuk pertama kali dilakukan di Setjen, tepatnya di Pusintek, dan Kantor Pusat DJP Kemenkeu dengan pagu yang dibatasi senilai Rp10 miliar ke atas.

Keberhasilan yang dicapai kedua instansi tersebut menumbuhkan kepercayaan dan keingintahuan unit-unit eselon 1 lainnya.

Kemudian secara bertahap nilai proyek (pagu) yang wajib diberlakukan pengadaan melalui e-procurement mulai diturunkan dan dilakukan di unit-unit eselon 1 lain yang juga diperluas sampai tingkat kantor wilayah.

Saat ini telah dilakukan wajib e-procurement di Wilayah Jakarta untuk semua nilai pagu, Jawa untuk nilai pagu di atas Rp500 juta, dan luar Jawa meliputi Wilayah Nangroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Selatan, Kepulauan Riau, Kalimantan Barat, Kalimantan Timur, Kalimantan Selatan, Sulawesi Selatan, Sulawesi Utara, Gorontalo, Bali, Nusa Tenggara Timur, Ambon, Nusa Tenggara Barat, dan Papua untuk nilai pagu di atas Rp2 miliar (sesuai SE-818/MK.1/2010).

WARTA TOKOH

mereka. Dengan e-procurement, hal seperti ini dapat dikurangi bahkan dihilangkan karena para peserta tidak mengenal satu sama lain.

Meskipun begitu, ada kelemahan di sistem konvensional yang belum bisa dihilangkan dengan e-procurement. Misalnya yang keluar sebagai pemenang lelang adalah peserta yang harga penawarannya paling rendah tapi kualitas hasil pekerjaan nanti tidak bisa dijamin pasti akan sesuai dengan yang diminta. Namun hal ini bukan merupakan kelemahan e-procurementnya, melainkan karena kurang tepat dalam merumuskan pekerjaan. Bagi para peserta tender yang profesional, mereka pasti akan menghitung harga penawaran secara wajar. Ketika dia memberikan harga penawaran kemudian menang, tentunya dia pasti bisa melaksanakan pekerjaan dan mendapatkan keuntungan.

Tidak mungkin rekanan itu merugi untuk memenangkan tender. Hal itu tidak benar, kecuali dia berniat jelek ingin memenangkan tender dulu baru nanti kualitasnya diturunkan.

Hal itu merupakan tantangan bagi kita harus bagaimana memberikan penjelasan kepada pihak-pihak rekanan bahwa tidak ada gunanya mengusahakan harga yang kurang wajar dengan mengurangi kualitas proyek karena nanti akan menjadi masalah pada waktu pelaksanaannya. Misalnya dia tidak mampu manyelesaikan pekerjaan karena harga bahan baku di pasaran terlalu tinggi. Atau jika dia sudah berhasil melaksanakan pekerjaan, adanya ketidaksesuaian spesifikasi tentunya akan menjadi temuan ketika dilakukan pemeriksaan nanti.

“Sudah pasti e-Procurement lebih baik daripada konvensional meskipun tidak semua kelemahan bisa diatasi oleh e-Procurement tapi sebagian besar kelemahan di pengadaan konvensional itu bisa diatasi dengan e-Procurement.�

TOLOK UKUR KEBERHASILAN E-PROCUREMENT Berdasarkan data laporan pengadaan secara elektronik per Agustus tahun 2011, menyebutkan bahwa pengadaan secara elektronik di lingkup Kementerian Keuangan telah mampu menghemat anggaran sekitar Rp 161milyar.

Bisa dibayangkan angka Rp 161milyar itu bisa menghemat sekitar 18%-20% dari anggaran kita sehingga anggaran tersebut bisa dioptimalkan untuk meningkatkan sasaran kegiatan/program pemerintah yang lain.

Oleh karena itu dengan adanya penghematan ini, harga menjadi salah satu manfaat dan tolok ukur kualitas keberhasilan bahwa e-procurement lebih baik dari konvensional.

Tolok ukur lain adalah : 1. Pengurangan KKN; 2. Percepatan waktu proses pengadaan; 3. Pengurangan permasalahan-permasalahan pengadaan konvensional yang dapat mengindikasikan adanya manfaat-manfaat konkrit dari e-procurement.

EVALUASI KINERJA PUSAT LPSE KEMENTERIAN KEUANGAN Pada semester pertama tahun 2011, Kementerian Keuangan telah melakukan evaluasi kinerja dan ternyata LPSE ini merupakan yang berkinerja terbaik dari seluruh eselon 2 di lingkungan Kementerian Keuangan.

Namun kita tidak boleh berpuas diri dengan prestasi ini karena LPSE masih merupakan organisasi baru yang masih memiliki banyak tantangan ke depan. Dari segi jaringan kerja, struktur organisasi yang jelas masih hanya di pusat saja, sedangkan di daerah masih didukung dengan tim ad hoc yang SDMnya berasal dari unit-unit eselon 1 yang ada di daerah.

Dengan makin meluasnya penggunaan LPSE

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

13

14

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

yang diberikan oleh LPSE. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa secara umum LPSE sudah bagus.

Berdasarkan info terbaru, saat ini LPSE sudah dinyatakan lulus oleh SAI Global untuk mendapatkan ISO 9001–2008 dan kita sedang menunggu pengumuman resminya.

Dari sisi organisasinya, LPSE perlu kita kaji dan antisipasi ke depan. Saat ini, LPSE merupakan organisasi eselon 2 yang secara struktural masih dibawah Setjen dan secara fungsional bertanggung jawab kepada Menteri Keuangan.

Padahal jika dilihat jaringan kinerjanya, sudah banyak kementerian lain yang sudah menggunakan jasa LPSE. Hal ini sedang dikaji tentang bagaimana suatu organisasi dibidang pengadaan baik yang menyangkut regulasi kebijakan (dispute settlement) kemudian bagaimana implementasinya dalam bentuk layanan pengadaan elektronik di kementerian.

Yang jelas, kedepan kinerja LPSE harus ditingkatkan supaya lebih optimal melayani kementerian dan lembaga yang berada tidak hanya di Jakarta tapi juga di kota-kota propinsi di Indonesia. Sehingga secara bertahap nanti harus dibentuk LPSE/satker-satker di kota-kota itu. Walaupun akses ke sistem dilakukan secara terpusat, namun bimbingan dan konseling untuk me-maintance penyampaian dokumendokumen yang mendukung elektronik itu harus tetap ada di satker masing-masing kota minimal di ibukota propinsi.

Dari sisi kualitas Sumber Daya Manusia (SDM), LPSE harus merekrut SDM dengan kompetensi yang harus memenuhi standard.

Job person madenya harus sesuai tuntutan pekerjaan dan harus di atas standard yang sudah ditetapkan. Jadi jika job person made standard Kementerian Keuangan secara nasional ada di tingkat 72%, maka LPSE harus di atas 80% baru bisa mengisi posisi di

WARTA TOKOH

ini, pembangunan Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) yang ada sekarang ini menjadi tanggung jawab LPSE kita. Jika kita melihat SPSE yang ada sekarang ini adalah sistem manual yang dikomputerisasikan, padahal seharusnya tidak. Jadi dari awal SPSE harus didesign sesuai dengan best practice sehingga bisa melakukan semua fasilitas yang seharusnya bisa dilakukan secara elektronik. Saat ini di LPSE kita tersedia fasilitas e-announcement, e-tendering, dan pengumuman pemenang. Padahal SPSE itu seharusnya bisa dikembangkan fasilitas lain seperti e-purchasing,e-contract, dan e-payment yang juga harus didukung oleh peraturan.

Sampai saat ini e-purchasing yang ada di SPSE kita sudah bisa memfasilitasi pembelian mobil karena standard spesifikasi mobil memang relatif mudah, sehingga akan sangat membantu untuk bisa mendapatkan kendaraan dengan harga yang relatif lebih murah, lalu spesifikasi dan kinerja kendaraan yang dibeli bisa sesuai dengan keinginan.

Jika sistem e-purchasing dari LKPP sudah siap secara keseluruhan, diharapkan semakin banyak daftar barang, harga, dan vendor yang benar-benar kredibel sehingga e-purchasing nanti masuk menjadi fasilitas LPSE.

Kemudian untuk fasilitas e-contract dan e-payment juga belum disediakan oleh LPSE kita seperti yang selama ini sudah dilakukan di Negara lain seperti Korea Selatan yang tentunya sangat bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan kepada pengguna.

Jika fasilitas e-contract dan e-payment sudah siap, maka fasilitas-fasilitas itu akan terintegrasi dengan sistem pencairan dana.

Jadi setelah sistem pengajuan pembayaran SPPnya di kementerian selesai diproses, lalu di ajukan SPM ke KPPN, kemudian tagihan itu dibayarkan. Semua fasilitas itu diharapkan nanti terintegrasi dengan layanan

WARTA TOKOH

LPSE. Hal ini diterapkan supaya SDM itu bisa menghadapi tantangan ke depan.

Lalu dalam hal pengembangan jabatan, selain jabatan struktural, profesionalisme juga harus didukung oleh jabatan-jabatan fungsional yang bisa memberikan kesempatan bagi mereka yang ingin mengembangkan karirnya dalam pengelolaan keuangan Negara.

FAKTOR PENDUKUNG, KENDALA, DAN SOLUSI HAMBATAN PELAKSANAAN E-PROCUREMENT DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KEUANGAN Faktor yang mendukung: 1. Yang paling utama adalah komitmen dari pimpinan.

Alhamdulillah di Kementerian Keuangan sudah tidak diragukan lagi komitmen pimpinannya, sejak Bu Sri Mulyani sampai Pak Agus, keduanya mendukung hal ini.

Lalu dari unit-unit eselon 1 saat ini sudah tidak ada lagi yang meragukan. Bahkan frekuensi pelaksanaan pengadaan secara elektronik semakin sering dilakukan karena hal ini juga meringankan beban para pimpinan eselon 1, karena dapat menghindarkan pendekatan tidak sehat yang dilakukan oleh pengusaha-pengusaha yang ingin penawarannya dimenangkan. Ini merupakan tugas kita untuk menjelaskan bahwa proses pengadaan di Kementerian Keuangan melalui LPSE tidak bisa di intervensi sepanjang perusahaannya memberikan penawaran yang terbaik pasti dimenangkan.

2. Kualitas dan kinerja pegawai LPSE. 3. Dukungan dari ULP dan PPK. Sesuai arahan pemerintah, setiap kementerian harus membentuk ULP. ULP ini akan menjadi mitra bagi LPSE. Keberhasilan suatu proses pengadaan, tidak terlepas dari peran kualitas dokumen lelang yang dibuat oleh ULP yang bekerjasama dengan PPK. PPK berkontribusi melakukan penyiapan kontrak lalu mengawasi pelaksanaan

pekerjaan.

4. Dukungan Masyarakat Dunia Usaha.

Perubahan paradigma perlu dilakukan oleh masyarakat dunia usaha karena masih ada anggapan bahwa bagi mereka yang kenal kepada pejabat-pejabat yang terkait dengan pengambilan keputusan itulah yang akan dimenangkan. Hal itu sudah waktunya untuk dihilangkan. Penawaran harus disampaikan dengan sebaikbaiknya dan jika sudah menang juga harus dilaksanakan dengan sebaik-baiknya sesuai dengan kontrak.

Kendala: 1. Masih ada yang ragu-ragu bahwa LPSE ini sudah benar-benar imune dari intervensi dan sudah benar-benar fair. Solusinya perlu sekali untuk dilakukan sosialisasi perihal adanya perubahan paradigma ini.

2. Mengenai fasilitas SPSE yang masih belum lengkap, hal ini merupakan kewajiban kita untuk semakin meningkatkan kemampuan sistem dalam melakukan pelayanan.

HARAPAN DALAM PELAKSANAAN SISTEM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA ELEKTRONIK DI TAHUN 2011 Kepada teman-teman di LPSE, saya mengharapkan supaya yang sudah dicapai itu tentunya jangan menjadi penyebab puas tapi harus terus melihat berbagai kemungkinan untuk meningkatkan kinerja dan juga memperluas cakupan layanan dari LPSE ini.

Lakukan koordinasi yang baik dengan LKPP, dan lakukan sosialisasi kepada kementeriankementerian dan lembaga karena tantangan ke depan itu masih sangat besar. Harapan kita, LPSE nanti dapat digunakan oleh kementerian, lembaga dan pemerintah-pemerintah daerah yang melakukan proses pengadaan secara elektronik juga nantinya. Yang perlu dikaji dan dibahas lebih lanjut secara nasional adalah bagaimana LPSE nanti bisa menyelenggarakan layanan pengadaan dengan sebaik-baiknya.

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

15

K

SOSIALISASI DAN PELATIHAN APLIKASI SPSE

egiatan sosialisasi merupakan kegiatan yang ditujukan untuk memberikan wawasan dan informasi tentang proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-Procurement) kepada Pimpinan unit organisasi, Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Pejabat Pengadaan, Panitia Pengadaan Barang/ Jasa serta Penyedia Barang /Jasa sehingga akan tercipta keterbukaan dan transparansi dalam proses penyediaan barang/jasa. Selain itu, dengan adanya sosialisasi e-Procurement, para pengguna dan penyedia barang/ jasa diharapkan dapat mengaplikasikan e-Procurement, serta dapat meningkatkan kualitas penggunaan teknologi informasi.

KEGIATAN SOSIALISASI

16

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

PELATIHAN DI PUSAT LPSE

Pusat LPSE juga melaksanakan kegiatan pelatihan aplikasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Tujuan dari pelatihan SPSE ini adalah agar pengguna sistem dapat secara langsung mempraktekkan bagaimana mengoperasikan aplikasi SPSE. Pelatihan yang diselenggarakan oleh Pusat LPSE yaitu pelatihan e-procurement yang diperuntukkan

WARTA KEGIATAN

Pusat LPSE sebagai unit baru di lingkungan Kementerian Keuangan merupakan unit yang salah satu tugasnya adalah mengelola layanan pengadaan secara elektronik Kementerian Keuangan. Dalam mengelola pelayanan dan administrasi sistem aplikasi e-procurement dilakukan dengan menggunakan teknologi Informasi dan komunikasi khususnya internet. Sebagai pengelola layanan pengadaan secara elektronik sejak tahun 2008, Pusat LPSE telah melaksanakan kegiatan-kegiatan antara lain : sosialisasi, pelatihan, Training of Trainer (TOT), Focus Group Discussion (FGD), Study Visit, serta pembukaan pengelola LPSE di daerah.

WARTA KEGIATAN

bagi para Pejabat Pembuat Komitmen (PPK), Panitia Pengadaan Barang/Jasa, Penyedia, Auditor, Admin Agency. Sedangkan untuk pelatihan Verifikator juga tersedia bagi lingkup internal Pusat LPSE. Pelatihan aplikasi SPSE untuk Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dan panitia pengadaan barang/jasa biasanya dilakukan bersamaan dengan kegiatan sosialisasi maupun berdasarkan permintaan dari panitia pengadaan barang/jasa. Pelatihan aplikasi SPSE berdasarkan permintaan dari panitia pengadaan barang/jasa biasanya dillaksanakan sesuai dengan lokasi dimana panitia pengadaan barang/jasa tersebut berada ataupun dilaksanakan di ruang pelatihan Pusat LPSE di Gedung Djuanda I lantai Mezanine.

Sedangkan pelatihan aplikasi SPSE untuk penyedia barang/jasa dilaksanakan bersamaan dengan sosialisasi maupun secara rutin diadakan oleh Pusat LPSE setiap hari Rabu Minggu kedua dan Minggu keempat yang bertempat di ruang pelatihan Pusat LPSE di Gedung Djuanda I lantai Mezanine.

Guna meningkatkan pengetahuan dan pemahaman terhadap aplikasi SPSE bagi pengelola LPSE daerah, Pusat LPSE telah melaksanakan kegiatan Training of Trainer (TOT). Kegiatan TOT dilaksanakan dengan mengundang pengelola LPSE daerah ke Jakarta.

Diharapkan dengan mengikuti TOT ini, para pengelola LPSE daerah bisa lebih menguasai aplikasi SPSE sehingga bisa memberikan pelatihan aplikasi SPSE bagi satuan kerja lingkup Kementerian Keuangan di daerah.

D

FOCUS GROUP DISCUSSION

di Jakarta maupun di beberapa kota dimana terdapat pengelola LPSE daerah. Kegiatan ini diikuti oleh panitia pengadaan barang/ jasa maupun penyedia barang/jasa yang telah menjadi pengguna LPSE Kementerian Keuangan. Dari permasalahan yang diutarakan oleh peserta FGD akan diberikan solusi untuk pemecahan permasalannya. Dari usulan solusi atas permasalahan dan masukan dari para peserta FGD akan diolah menjadi bahan masukan dalam rangka pengambilan keputusan dan inovasi pengembangan e-Procurement oleh Pusat LPSE.

STUDY VISIT DALAM DAN LUAR NEGERI

G

una mengembangkan proses bisnis, pola tata kerja, kebijakan dan bentuk organisasi yang ideal bagi pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara elektronik, LPSE KEMENKEU STUDY VISIT KE FILIPINA

FOCUS GROUP DISCUSSION (FGD)

alam rangka mengkomunikasikan permasalahan, dan meminta masukan serta solusi atas tingkat layanan e-Procurement yang dilakukan, Pusat LPSE telah melaksanakan kegiatan Focus Group Discussion (FGD). Kegiatan FGD ini dilaksanakan baik

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

17

WARTA KEGIATAN

LPSE KEMENKEU MENGHADIRI IPPC 2010 DI SEOUL, KOREA

Pusat LPSE Kementerian Keuangan telah melaksanakan kegiatan study visit ke beberapa negara atau LPSE lain di Indonesia. Study visit yang telah dilaksanakan adalah study visit ke Korea Selatan, study visit ke Filipina, study visit ke LPSE Pemkot Surabaya, sudy visit ke LPSE Makassar, sudy visit LPSE Banjarbaru, sudy visit LPSE Batam, dan sudy visit LPSE Provinsi Jawa Barat. Hasil study visit yang telah dilaksanakan tersebut nantinya akan dijadikan bahan masukan dalam meningkatkan kinerja Pusat LPSE.

LPSE Kementerian Keuangan juga berkesempatan menghadiri International Public Procurement Conference (IPPC) 2010 di Seoul, Korea Selatan atas undangan dari Public Procurement Service (PPS) Korea Selatan, ini merupakan salah satu bukti bahwa LPSE Kementerian (Indonesia) sudah mulai dikenal oleh dunia khususnya negara-negara yang telah menerapkan sistem pengadaan secara elektronik.

18

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

S

LAYANAN LPSE DI DAERAH

elain kegiatan sosialisasi, pelatihan, FGD, dan study visit, dalam rangka memberikan kemudahan bagi panitia pengadaan barang/jasa maupun penyedia barang/jasa di daerah dalam hal pelatihan ataupun pendaftaran, Pusat LPSE sampai saat ini telah membuka unit pengelola LPSE daerah. Unit LPSE pengelola daerah yang telah dibuka yaitu untuk Pulau Jawa adalah Serang, Bandung, Semarang, Yogyakarta, dan Surabaya. Sedangkan untuk luar Pulau Jawa adalah Aceh, Medan, Batam, Palembang, Pontianak, Banjarmasin, Balikpapan, Makassar, Manado, Ambon, Kupang, Mataram, Denpasar, Jayapura, dan Gorontalo. Untuk tahun 2012 direncanakan akan dibuka 12 (dua belas) unit pengelola LPSE daerah yaitu Jambi, Bengkulu, Padang, Lampung, Pangkal Pinang, Pekanbaru, Palangkaraya, Kendari,

E YOGYAKARTA

RUANG LPSE MAKASSAR

WARTA KEGIATAN

RUANG PELATIHAN LPS

Palu, Ternate, Mamuju, Sorong. Diharapkan dengan dibukanya unit pengelola di daerah pelaksanaan e-Procurement di lingkungan Kementerian Keuangan dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.

L

KERJASAMA LPSE DENGAN K/L LAINNYA

ayanan e-procurement Kementerian Keuangan juga digunakan oleh Kementerian/Lembaga lingkungan

Instansi Pemerintah lainnya. Sampai dengan pertengahan tahun 2011 tercatat sebanyak 11 (sebelas) Kementerian/Lembaga/Komisi yang telah melaksanakan e-Procurement melalui LPSE Kementerian Keuangan yaitu Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa (LKPP), Badan Kepegawaian Negara, Lembaga Sandi Negara, Komisi Pemberantasan Korupsi, Sekretariat Negara, Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan, Komisi Yudisial, Kementerian Kelautan dan Perikanan, Kementerian Perhubungan, Pusdiklat Badan Pemeriksa Keuangan dan Pengadilan Militer Balikpapan.

KEGIATAN MOU

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

19

RENCANA KEGIATAN PUSAT LPSE MENUJU ISO 9001:2008

WARTA INFO RAPAT CLOSING EKSTERNAL ISO DALAM RANGKA AUDIT PUSAT LLPSE MENUJU ISO 9001:2008

P

usat LPSE terus memacu diri untuk memberikan pelayanan yang cepat dan bermutu kepada para stakeholder.

Sebagai salah satu upaya adalah dengan memacu unit-unit kerja yang ada pada Pusat LPSE untuk mengacu pada sistem manajemen mutu ISO 9001:2008 yang merupakan sebuah model dari ratusan model sistem manajemen mutu yang ada di dunia untuk menjadi indikasi bagi pihak terkait untuk mengetahui komitmen seluruh karyawan terhadap pemenuhan persyaratan pelanggan. Menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 berarti menyusun dan menerapkan berbagai aturan proses-proses dan sumber daya yang diperlukan untuk menjamin dihasilkannya pelayanan yang bermutu demi kepuasan pengguna jasa layanan Pusat LPSE. 20

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

Pada tanggal 15 & 16 Agustus 2011 kemarin, bertempat di Gedung Djuanda 2 telah dilaksanakan audit external oleh SAI Global untuk mendapatkan ISO 9001:2008.

Standarisasi ini adalah sebagai bentuk usaha Pusat LPSE untuk memberikan pelayanan baik bagi para customer. Untuk mencapainya harus melalui proses yang panjang dan penuh perjuangan. Tidak hanya harus memenuhi standar yang telah ditetapkan, tetapi juga harus menanamkan mindset yang sangat mendasar dalam menempatkan mutu dan kepuasan pelanggan sebagai prioritas.

Selama proses menuju sertifikat ISO ini, Pusat LPSE didampingi dan dibantu oleh Sucofindo Prima Internasional Consultant (SPRINT Consultant) yang telah berpengalaman dalam menangani bidang tersebut.

PERPRES 54/2010

TENTANG PENGADAAN BARANG DAN JASA

WARTA INFO

LATAR BELAKANG 1. Efisiensi belanja negara dan persaingan sehat melalui Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah belum sepenuhnya terwujud; 2.

Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah belum mampu mendorong percepatan pelaksanaan Belanja barang dan Belanja Modal dalam APBN/APBD (bottleneck); 3.

Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah belum mampu mendorong terjadinya inovasi, tumbuh suburnya ekonomi kreatif, serta kemandirian industri dalam negeri; 4. Masih adanya multitafsir serta hal-hal yang belum jelas dalam Keppres 80/2003; 5.

Perlunya memperkenalkan aturan sistem, metoda, dan prosedur yang lebih sederhana, namun tetap menjaga koridor governance serta masih menjamin terjadinya persaingan yang sehat dan efisiensi; 6.

Perlunya mendorong terwujudnya reward dan punishment yang lebih baik dalam sistem Pengadaan Barang/Jasa pemerintah.

ARAH PERUBAHAN 1. Menciptakan iklim yang kondusif untuk persaingan sehat, efisiensi belanja negara dan mempercepat pelaksanaan APBN/ APBD (debottlenecking). Aturan yang dibuat antara lain: a) dilengkapi Tata Cara Pengadaan dan Standard Bidding Document; b) lelang/seleksi sederhana s/d Rp 200 juta; c) Pengadaan langsung; d) Persyaratan pelelangan dipermudah;

e) Kontrak payung f) ULP (Unit Layanan Pengadaan) g) dsb 2. Memperkenalkan aturan, sistem, metoda dan prosedur yang lebih sederhana dengan tetap memperhatikan good governance.

Aturan yang dibuat antara lain: a) menghapuskan metoda pemilihan langsung (menjadi pelelangan sederhana) b) mendorong pelaksanaan e-announcement; c) e-procurement; d) e-catalogue; e) dsb 3. Memperjelas konsep swakelola. Aturan yang dibuat antara lain: penambahan pekerjaan yang diswakelolakan, mengusulkan SBK (Standart Biaya Khusus) untuk swakelola.

4. Klarifikasi Aturan. Contoh: jenis-jenis pengadaan; besaran uang muka; kelengkapan data administrasi; penggunaan metode evaluasi; kondisi kahar (force majeur); penyesuaian harga (price adjustment); dsb 5. Mendorong terjadinya inovasi, tumbuh suburnya ekonomi kreatif serta kemandirian industri. Aturan yang dibuat antara lain: swakelola dan metode sayembara/kontes untuk mendorong inovasi dan ekonomi kreatif serta mengharuskan Pengadaan Alutsista TNI dan Almatsus Polri oleh Industri srategis DN, dsb.

6. Memperkenalkan sistem Reward & Punishment yang lebih adil. Aturan yang dibuat antara lain:

WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

21

a) mengupayakan insentif yang wajar kepada Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau anggota unit Layanan Pengadaan (ULP); b) memberlakukan jaminan sanggahan banding;

c) penegasan kapan aparat hukum seyogya masuk dalam kasus pengadaan; d) dsb.

1. PINJAMAN/ HIBAH LUAR NEGERI (PHLN) • Pada prinsipnya mengikuti Perpres; • Jika terdapat perbedaan, maka pihakpihak dapat menyepakati tata cara pengadaan yang akan dipergunakan

2. JENIS PENGADAAN : • • • •

Pengadaan Pengadaan Pengadaan Pengadaan

Barang Pekerjaan Konstruksi Jasa Konsultansi Jasa Lainnya

3. KEHARUSAN MEMBENTUK ULP • Prinsip: dari organisasi ad-hoc ke organisasi permanen dan professional; • ULP harus dibentuk secara permanen sebelum 2014; • Anggota kelompok kerja ULP/Pejabat Pengadaan wajib memiliki Sertifikat ; • Jumlah dan posisi ULP diserahkan K/L/D/I sesuai kebutuhan dan rentang kendalinya; • ULP diisi pejabat yang kompeten dan integritasnya terjamin, dengan insentif yang layak.

masing dan website pengadaan nasional (www.inacproc.lkpp.go.id) • K/L/D/I wajib melaksanakan pengadaan secara elektronik sebelum 2012 • Pengadaan secara elektronik terdiri dari e-tendering dan e-purchasing

5. LPSE • Fungsi LPSE 1. Administrator sistem elektronik 2. Unit registrasi dan verifikasi pengguna 3. Unit layanan pengguna • K/L/I dan Kepala Daerah wajib membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/ Jasa secara elektronik • ULP/Pejabat Pengadaan K/L/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE, dapat melaksanakan pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna LPSE terdekat

6. ORGANISASI PENGADAAN 4. PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK • Pengadaan secara elektronik cepat, murah, transparan. Bebas premanisme/mafia • Pengumuman di website masing-

22

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

• PA/KPA; • PPK; • ULP/Pejabat Pengadaan; 1. Kepala; 2. Sekretariat;

WARTA INFO

PERBEDAAN POKOK DENGAN KEPPRES 80 TAHUN 2003

3. Staf pendukung; 4. Kelompok kerja • Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan

WARTA INFO

7. DELEGASI KEWENANGAN DAN TANGGUNG JAWAB LEBIH BESAR KE PA • PA adalah penanggung jawab utama pengadaan • PPK bertanggung jawab atas substansi pengadaan (pelaksanaan kontrak) • ULP/Panitia bertanggung jawab atas pelaksanaan lelang

8. PERAN SERTA USAHA KECIL • Nilai paket pekerjaan sampai dengan nilai Rp 2.5 M • Kemampuan Dasar (KD) untuk pekerjaan kontruksi 3 Npt, jasa lainnya 5 NPt. KD untuk pengadaan barang dan jasa konsultansi ditiadakan

9. PENYEDERHANAAN PELAKSANAAN PENGADAAN • Pengadaan langsung untuk barang/ Konstruksi/Jasa lainnya s/d Rp 100 Juta dan untuk Jasa Konsultansi s/d Rp 50 Juta; • Pelelangan/Seleksi sederhana s/d Rp 200 juta; • Metode evaluasi diserderhanakan (sistem gugur), kecuali untuk pekerjaan kompleks • Persetujuan Kontrak Tahun Jamak oleh pimpinan K/L/I untuk pengadaan < Rp 10M (barang tertentu); • Jaminan dalam pengadaan barang/ jasa dapat dikeluarkan oleh Bank umum, perusahaan penjaminan, atau perusahaan asuransi • Memungkinkan untuk pelaksanaan Pelelangan/Seleksi sebelum Tahun Anggaran; • Pasca Kualifikasi untuk pemilihan Penyedia Jasa Konsultansi Perorangan

10. ADA KETENTUAN KHUSUS METODA SAYEMBARA/KONTES • Merupakan proses dan hasil dari gagasan, kreatifitas, inovasi, riset, produk senibudaya (spesifik dan harga satuannya tidak dapat ditentukan) • Tatacaranya mirip seleksi, tapi dapat disederhanakan • ULP/Panitia dibantu oleh ahli yang kompeten dibidangnya (Tim Juri)

11. LEBIH FLEKSIBEL DALAM MENGHADAPI BENCANA DAN KEADAAN DARURAT • Ketentuan tentang bencana diperlonggar (alam, non alam, social), termasuk antisipasi sebelum bencana dating menerjang • Dalam keadaaan menghadapi bencana dan keaddan darurat dapat dilakukan Penunjukan langsung (tidak ada batasan, tetapi tetap subject to audit)

12. PENUNJUKAN LANGSUNG UNTUK BARANG/JASA KHUSUS • Penyedia obat, alat kesehatan habis pakai yang jenis dan harganya ditetapkan pemerintah (Menkes) dapat ditunjuk langsung • Penyedia mobil, sepeda motor, kendaraan lain dengan harga khusus pemerintah (GSO) dapat ditunjuk langsung; • Sewa penginapan/hotel, lanjutan sewa gedung/kantor dapat ditunjuk langsung.

13. PENGADAAN SECARA SWAKELOLA • Prinsip: pengadaan barang/jasa dapat dilaksanakan secara swakelola • Dapat mengusulkan Standart Biaya Khusu (SBK) untuk pelaksanaan swakelola.

14. PENGADAAN KHUSUS UNTUK TNI DAN WA R TA E - P R O C U R EM EN T • ED I S I I • 2 0 1 1

23

POLRI

15. PENGADAAN DI LUAR NEGERI • Pengadaan untuk Kedubes RI dan kantor perwakilan RI di luar negeri sedapat mungkin menggunakan Perpres ini • Dalam hal tidak applicable dapat mengikuti aturan Negara setempat • Tatacara dapat diatur lebih lanjut oleh Menlu.

16. KEIKUTSERTAAN PERUSAHAAN ASING • Untuk pekerjaan konstruksi di atas Rp 100 M; • Untuk barang/jasa lainnya di atas Rp 20 M; • Untuk jasa konsultansi di atas Rp 10 M.

24

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

17. PORTAL PENGADAAN NASIONAL • LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional • K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masingmasing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE • Media pengumuman pemilihan penyedia barang/jasa : 1. Papan pengumuman resmi untuk masyarakat 2. Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE 3. Website K/L/D/I

18. DAFTAR HITAM • Daftar Hitam memuat daftar penyedia barang/jasa yang dilarang mengikuti pengadaan pada K/L/D/I yang bersangkutan • K/L/D/I membuat daftar hitam dan menyerahkan kepada LKPP untuk dimasukkan dalam Daftar Hitam Nasional • Daftar Hitam dimuktahirkan setiap saat dan dimuat dalam Portal Pengadaan Nasional • Diatur dalam Peraturan Kepala LKPP nomor 7 Tahun 2011 tentang Daftar Hitam

WARTA INFO

• Pengadaan Alutsista TNI ditetapkan oleh Menhan dan almatsus Polri ditetapkan oleh Kapolri; • Pengadaan alutsista dan almatsus dilakukan oleh industri dalam negeri; • Jika pengadaan dari luar negeri maka pengadaannya langsung dari pabrikan luar negeri yang terpercaya; • Tata cara pengadaan diatur oleh Menhan, dan Kapolri • Barang non-alutsista dan non almatsus pengadaannya reguler

WARTA INFO

TIPNOVASI E-PROCUREMENT TIPS PENGGUNA SISTEM PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK PADA LPSE

T

ips bagi para pengguna layanan Sistem Pengadaan Secara Elektronik yang dapat kami berikan pada edisi pertama ini adalah bagaimana membuat suatu file dokumen penawaran dengan ukuran seminimal dan sebagus mungkin agar mengurangi dokumen kita gagal upload ke Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE).

Ketika kita mengikuti pelelangan yang ada di Indonesia khususnya di pemerintahan, maka kita akan dihadapkan pada persyaratan administrasi yang sering sekali jumlahnya tidak sedikit. Apabila pelelangan tersebut dilakukan secara elektronik, otomatis kita harus melakukan pemindaian terhadap dokumen-dokumen administrasi yang dipersyaratkan tersebut. Dapat dibayangkan, jika kita memindai lembar demi lembar dari dokumen-dokumen administrasi tersebut, berapa ukuran file yang dihasilkan? Sebut saja angka 100 Mb. Ukuran yang untuk saat ini tidak terlalu besar mengingat kapasitas media penyimpanan untuk ukuran USB flash disk saja sudah ada yang sampai 250 GB. Akan tetapi, jika angka 100 Mb tersebut kita kirimkan melalui internet, yang mana koneksi Internet di Indonesia tidak sebaik seperti di negara Korea Selatan misalnya, maka akan kita rasakan betapa besarnya angka 100 Mb tersebut. Dan bukan tidak mungkin, file dengan ukuran 100 Mb tersebut akan gagal di-upload ke SPSE yang berakibat penyedia tidak dapat melanjutkan proses pelelangan.

Kebanyakan dari penyedia barang/jasa ketika melakukan pemindaian dokumen, mereka akan memilih hasil dengan kualitas baik.

Padahal, ukuran file hasil pemindaian dengan kualitias baik tidaklah sedikit. Permasalahan tersebut dapat diatasi dengan memilih hasil pemindaian kualitas rendah, dengan catatan hasil dari pemindaian dokumen masih dapat terbaca, hal itu tidak akan menjadi permasalahan berarti bagi panitia.

Terdapat beberapa perangkat keras pemindai yang dapat kita gunakan untuk memindai.

Pemindai yang kami rekomendasikan adalah pemindai yang memiliki fungsi Automatically Feed Documents (ADF), dimana kita cukup meletakkan lembaran dokumen di perangkat pemindai dan secara otomatis mesin pemindai akan menghisap dokumen lembar demi lembar untuk dipindai.

Berikut ini adalah tips yang dapat kami berikan:

1

Sebelum melakukan proses scanning, atur perangkat scanner agar memiliki hasil scanning dengan resolusi rendah seperti 1024 x 768 pixel. Untuk beberapa merk scanner, Anda dapat mengubah hasil scanning dari ukuran 300 dpi menjadi 75 atau 150 dpi.

Beberapa merk scanner memiliki fasilitas untuk dapat menyimpan

2

WA R TA E - P R O C U R EM EN T â&#x20AC;˘ ED I S I I â&#x20AC;˘ 2 0 1 1

25

file dengan format *.pdf, sehingga Anda dapat melakukan konversi file ke *.pdf secara langsung tanpa perlu melakukan konversi terlebih dahulu.

9

Pastikan dokumen Anda diberi nama yang jelas, seperti Surat_Penawaran_ Harga.ext, Surat_Keterangan_ Domisili.ext. Hal tersebut penting karena akan mempermudah panitia dalam melakukan evaluasi dokumen penawaran yang Anda upload.

Usahakan agar ukuran setiap file dari hasil scanning tidak lebih dari 1 Mb.

Jika ukuran hasil scanning masih dirasa terlalu besar, Anda dapat menggunakan software seperti Microsoft Office Picture Manager untuk melakukan kompresi.

5

Microsoft Office Picture Manager memiliki beberapa pilihan kompresi, yaitu Tidak Dikompresi, Kompresi untuk Dokumen, Kompresi untuk Halaman Web, atau Kompresi untuk E-mail.

6

Berdasarkan hasil uji coba kami, untuk file dengan format *.JPG berukuran 3,05 MB, setelah dilakukan kompresi dengan menggunakan software tersebut dan memilih kompresi untuk halaman web, maka akan dihasilkan file dengan ukuran 52,2 KB.

7

Apabila Anda tidak memiliki software tersebut, Anda dapat menggunakan software gratis untuk me-resize resolusi hasil scan, seperti software IrfanView yang dapat Anda download di http://irfanview.com.

8

Sebelum menggunakan Aplikasi Pengaman Dokumen (APENDO) untuk meng-enkripsi dokumen penawaran, Anda tidak perlu mengkompresi dokumen tersebut dengan menggunakan software lain seperti WinZip atau WinRAR. APENDO dilengkapi kemampuan untuk mengkompresi seperti halnya

26

WA RTA E - PROC U REME NT â&#x20AC;˘ E D IS I I â&#x20AC;˘ 2 0 1 1

Menjadi perhatian bagi kita bersama disini bahwa manajemen file adalah suatu hal yang sangat penting tidak hanya bagi penyedia, tetapi juga bagi panitia dan pengelola LPSE. Dapat dibayangkan bila rata-rata file yang di-upload ke SPSE berukuran diatas 100 MB dikalikan dengan 1000 penawaran yang sudah di-upload, maka akan didapatkan hasil 100.000 MB atau setara dengan 100 GB. Bagaimana jika dikalikan dengan 10.000 penawaran? Mengingat LPSE akan menjadi portal wajib dalam pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa, maka berapa besar media penyimpanan yang harus disediakan oleh pengelola LPSE untuk menampung semua file penawaran tersebut, dan berapa anggaran negara yang harus dihabiskan untuk membeli perangkat tersebut.

Bagaimana juga jika terdapat lebih dari 100 LPSE di Indonesia? Anggaran yang tentunya tidak sedikit jumlahnya, wajib disediakan oleh pemerintah jika lebih dari 100 LPSE tersebut harus menyediakan media penyimpanan yang besar dalam servernya.

Dari sisi penyedia tentunya akan mendapat keuntungan, yaitu proses upload yang tidak memakan waktu terlalu lama. Penyedia tidak perlu lagi repot untuk mendatangi tiap-tiap LPSE hanya untuk meng-upload dokumen penawaran mereka. Dari sisi panitia juga akan mendapatkan keuntungan yang sama, yaitu proses download dokumen penawaran yang memakan waktu tidak terlalu lama.

WARTA INFO

3 4

kedua software tersebut.

INOVASI PUSAT LPSE KEMENTERIAN KEUANGAN

WARTA INFO

P

usat LPSE saat ini tidak hanya menjadi pengelola dan penyedia sistem SPSE yang dikembangkan oleh LKPP, melainkan telah melakukan terobosan-terobosan dalam hal pengembangan sistem aplikasi sebagai pendukung kegiatan operasional pelayanan di LPSE Kementerian Keuangan.

Salah satu aplikasi yang telah dikembangkan dan digunakan untuk kegiatan operasional harian di LPSE Kementerian Keuangan adalah aplikasi back office. Aplikasi tersebut memungkinkan dokumen-dokumen persyaratan pendaftaran penyedia barang/jasa di LPSE Kementerian Keuangan tidak lagi diserahkan dalam bentuk hardcopy melainkan cukup dalam bentuk soft copy yang merupakan hasil proses scanning.

Aplikasi ini juga memungkinkan proses registrasi dan verifikasi penyedia barang/ jasa dapat dilakukan secara online. Penyedia barang/jasa cukup mengirimkan hasil scanning dokumen persyaratan pendaftaran tanpa perlu datang langsung ke LPSE Kementerian Keuangan. Namun hal tersebut belum dapat dilaksanakan dalam waktu dekat karena belum adanya interkoneksi antara sistem aplikasi back office dengan sistem-sistem lain yang menyediakan data terkait dengan dokumen persyaratan pendaftaran. Sebagai contoh, untuk memvalidasi surat ijin usaha, sistem aplikasi back office belum terkoneksi dengan sistem yang ada di Kementerian Perdagangan atau Kementerian Perindustrian selaku intansi yang mengeluarkan surat-surat ijin usaha, sehingga proses validitas data masih terpaksa dilakukan secara manual dengan melihat dokumen asli milik perusahaan yang bersangkutan.

Selain digunakan untuk proses registrasi dan verifikasi, sistem aplikasi back office ini juga

digunakan untuk mendukung kegiatan helpdesk.

Aplikasi tersebut adalah aplikasi penanganan keluhan (quick respon) yang digunakan oleh petugas helpdesk untuk mencatat semua permasalahan yang disampaikan pengguna sistem kepada LPSE Kementerian Keuangan.

Aplikasi ini dilengkapi kemampuan untuk mengelola solusi-solusi (knowledge base) yang diberikan oleh petugas helpdesk kepada pengguna sistem SPSE, yang memungkinkan petugas memberikan solusi dalam waktu singkat untuk permasalahan-permasalahan sejenis yang disampaikan di kemudian hari.

Aplikasi ini juga memudahkan dalam hal pembuatan laporan kegiatan registrasi, verifikasi dan helpdesk yang nantinya dapat digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan dalam rangka peningkatan pelayanan yang diberikan oleh LPSE Kementerian Keuangan.

Aplikasi back office untuk saat ini baru dikembangkan dan hanya digunakan oleh Pusat LPSE Kementerian Keuangan serta menjadi project percontohan bagi LPSE-LPSE lain di seluruh Indonesia. LPSE lain tersebut dapat mengembangkan aplikasi sejenis atau bahkan menggunakan aplikasi yang telah dikembangkan LPSE Kementerian Keuangan. Aplikasi back office ini juga mendapat apresiasi yang baik dari LKPP selaku pengembang aplikasi SPSE.

WA R TA E - P R O C U R EM EN T â&#x20AC;˘ ED I S I I â&#x20AC;˘ 2 0 1 1

27

Pusat LPSE Kementerian Keuangan Kementerian Keuangan RI Gedung Djuanda I Lantai 2 Jl. DR. Wahidin Raya No. 1 Jakarta Pusat 10710 Helpdesk Telp: (021) 3449230 psw 6090 (021) 3441159 Email: lpse@depkeu.go.id Helpdesk LPSE Kementerian Keuangan Silahkan Hubungi LPSE Terdekat.

1. Gedung Djuanda I Lantai 2

Jl. DR. Wahidin Raya No. 1, Jakarta Pusat Telp: (021) 3441159, 3450954 Email: lpsedepkeu@gmail.com 2. LPSE pada GKN Surabaya II

Jalan Dinoyo No.111 Surabaya Telp : (031) 5615384 ,5615388 3. LPSE pada GKN Semarang I

Jalan Pemuda No.9 Semarang Telp : (024) 3514782, 3540815 4. LPSE pada GKN Yogyakarta

Jl. Kusumanegara No.9 Yogyakarta Telp : (0274) 512304, 562375 ext.1055 5. LPSE pada GKN Bandung

Jl. Asia Afrika No. 114 Bandung Telp : (022) 4230161 6. LPSE pada Kanwil DJKN Serang

Jl. Diponegoro No.9-11 Serang Telp : (0254) 210103 7. LPSE pada GKN Banda Aceh

Jl. Tgk. Chik Ditiro Banda Aceh Telp: (0651) 31081 8. LPSE pada GKN Medan Lt. V

Jl. Diponegoro 30A Medan I Telp : (061) 4524609 9. LPSE pada GKN Palembang

Jalan Kapten A. Rivai No 4 Palembang Telp : (0711) 362132 10. LPSE pada KPKNL Batam

Jl. Engku Putri (Depan Gedung Pusat Informasi Haji) Batam Center, Batam Telp : (0788) 469824, 0788-469825

28

WA RTA E - PROC U REME NT • E D IS I I • 2 0 1 1

Informasi tentang kebijakan pengadaan dapat menghubungi: Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) Gedung SMESCO Lantai 8 Jln. Gatot Subroto Kav.94 Jakarta Selatan Helpdesk : (021) 3256 9058 / 59 Fax : (021) 7996033 11. LPSE pada Balai Diklat Keuangan Pontianak

Jl. Sultan Abdurrahman 31, Pontianak Telp :(0561) 732622 12. LPSE pada GKN Balikpapan

Jl. A. Yani 68 Balikpapan Telp : (0542) 427269 13. LPSE pada KPKNL Banjarmasin

Jl. Pramuka No. 7 Banjarmasin 70249 Telp: (0511) 4281286 14. LPSE pada GKN Makassar

Jl. Urip Sumoharjo Km.4 Makassar Telp: (0411) 425244,425245 15. LPSE pada GKN Manado

Jl. Bethesda No.6 Manado Telp: (0431) 851522 16. LPSE pada KPKNL Gorontalo

Jl. Jalan Raden Saleh No. 7 Gorontalo 96128 Telp: (0435) 824802 17. LPSE pada GKN Denpasar I

Jl. Dr. Kusumaatmadja 19 Renon Denpasar Telp: (0361) 235064 18. LPSE pada GKN Kupang

Jl.El Tari II Walikota Baru Kupang Telp: (0380) 823539, 833432 19. LPSE pada GKN Ambon

Jl. Raya Pattimura No. 18 Ambon Telp: (0911) 344355 20. LPSE pada KPKNL Mataram

Jl. Pendidikan No. 24 Mataram – 83125 Telp: (0370) 622286, 632854, 632655 21. LPSE pada GKN Jayapura, Lt.3

Jl. Ahmad Yani No.8 Jayapura Telp: (0967) 521713, 537106