Modul 01

LKPP

MODUL

LEMBAGA KEBIJAKAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH DEPUTI BIDANG PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA DIREKTORAT BINA PELATIHAN KOMPETENSI

Organisasi Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

01. Organisasi Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah TUJUAN UMUM

Memahami Pengorganisasian Pengadaan Barang dan Jasa

TUJUAN KHUSUS

Peserta memahami mengenai: a. b. c. d. e.

Mengetahui Organisasi PBJ Menjelaskan alur informasi dalam proses PBJ Menjelaskan Siklus Logistik Menjelaskan alur komunikasi dalam proses PBJ Mampu penatausahakan dokumen dalam proses PBJ

UNIT KOMPETENSI KHUSUS TERKAIT

UM 01 : Melakukan Pengelolaan Informasi Pengadaan Barang /Jasa UM 02 : Melakukan Komunikasi Pengadaan Barang/Jasa UM 03 : Melakukan Pengelolaan/Penataan Pengadaan Barang/Jasa

SUB PEMBAHASAN

a. b. c. d. e.

Organisasi PBJ Siklus Logistik Pihak-terkait dalam PBJ Alur informasi dan komunikasi dalam Proses PBJ Penataan dokumen dalam proses PBJ

BAHAN BACAAN

1.1. ORGANISASI PBJ Berikut ini adalah Organisasi Pengadaan barang / jasa pemerintah menurut Perpres No. 54 Tahun 2010 bagian Pertama Pasal 7: 1. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pengadaan melalui Penyedia Barang/Jasa terdiri atas: a. PA/KPA; b. PPK; c. ULP/Pejabat Pengadaan; dan d. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

2. Organisasi Pengadaan Barang/Jasa untuk Pengadaan melalui Swakelola terdiri atas: LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.1

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

a. PA/KPA; b. PPK; dan c. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan.

3. PPK dapat dibantu oleh tim pendukung yang diperlukan untuk pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

4. Perangkat organisasi ULP ditetapkan sesuai kebutuhan yang paling kurang terdiri atas: a. kepala; b. sekretariat; c. staf pendukung; dan d. kelompok kerja.

ORGANISASI PENGADAAN APBN DAN APBD Organisasi Pengadaan disesuaikan dengan ketentuan dalam UU No. 17 tahun 2003 tentang Keuangan Negara dan UU No.1 tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara . Struktur Organisasi Pengadaan untuk APBN dan APBD dapat dilihat pada bagan dibawah ini: STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN APBN

Seorang PPK yang ditunjuk untuk mengelola sebuah kegiatan dalam pelaksanaan APBN wajib memahami posisinya dan juga pihak-pihak lain terkait dengan posisinya.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.2

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

STRUKTUR ORGANISASI PENGADAAN APBD

Seorang PPK yang ditunjuk untuk mengelola sebuah kegiatan dalam pelaksanaan APBD wajib memahami posisinya dan juga pihak-pihak lain terkait dengan posisinya.

TUGAS POKOK DAN WEWENANG PPK Modul Pelatihan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Tingkat Menengah ini ditujukan bagi para calon PPK, maka diharapkan para peserta memahami Tugas, Fungsi dan Wewenang sebagai PPK. Dalam Perpres No. 54 Bagian Keempat tentang Pejabat Pembuat Komitmen di Pasal 11 disebutkan (1) PPK memiliki tugas pokok dan kewenangan sebagai berikut: a. menetapkan rencana pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa yang meliputi: 1) spesifikasi teknis Barang/Jasa; 2) Harga Perkiraan Sendiri (HPS); dan 3) rancangan Kontrak. b. menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa; a. menandatangani Kontrak;

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.3

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

b. melaksanakan Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa; c. mengendalikan pelaksanaan Kontrak; d. melaporkan pelaksanaan/penyelesaian Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA; e. menyerahkan hasil pekerjaan Pengadaan Barang/Jasa kepada PA/KPA dengan Berita Acara Penyerahan; f.

melaporkan kemajuan pekerjaan termasuk penyerapan anggaran dan hambatan pelaksanaan pekerjaan kepada PA/KPA setiap triwulan; dan

g. menyimpan dan menjaga keutuhan seluruh dokumen pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

(2) Selain tugas pokok dan kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dalam hal diperlukan, PPK dapat: a. mengusulkan kepada PA/KPA: 1) perubahan paket pekerjaan; dan/atau 2) perubahan jadwal kegiatan pengadaan; b. menetapkan tim pendukung; c. menetapkan tim atau tenaga ahli pemberi penjelasan teknis (aanwijzer) untuk membantu pelaksanaan tugas ULP; dan d. menetapkan besaran Uang Muka yang akan dibayarkan kepada Penyedia Barang/Jasa.

PERSYARATAN MENJADI PPK Dalam Perpres No. 54 Bagian Keempat tentang Pejabat Pembuat Komitmen di Pasal 12 disebutkan: (1) PPK merupakan Pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA untuk melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

(2) Untuk ditetapkan sebagai PPK harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. memiliki integritas; b. memiliki disiplin tinggi; c. memiliki tanggung jawab dan kualifikasi teknis serta manajerial untuk melaksanakan tugas; d. mampu mengambil keputusan, bertindak tegas dan memiliki keteladanan dalam sikap perilaku serta tidak pernah terlibat KKN; e. menandatangani Pakta Integritas; f.

tidak menjabat sebagai pengelola keuangan; dan LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.4

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

g. memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa.

(3) Persyaratan manajerial sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c adalah: a. berpendidikan paling kurang Sarjana Strata Satu (S1) dengan bidang keahlian yang sedapat mungkin sesuai dengan tuntutan pekerjaan; b. memiliki pengalaman paling kurang 2 (dua) tahun terlibat secara aktif dalam kegiatan yang berkaitan dengan Pengadaan Barang/Jasa; dan c. memiliki kemampuan kerja secara berkelompok dalam melaksanakan setiap tugas/pekerjaannya.

BATASAN WEWENANG PPK Dalam Perpres No. 54 Bagian Keempat tentang Pejabat Pembuat Komitmen di Pasal 13 disebutkan: PPK dilarang mengadakan ikatan perjanjian atau menandatangani Kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa apabila belum tersedia anggaran atau tidak cukup tersedia anggaran yang dapat mengakibatkan dilampauinya batas anggaran yang tersedia untuk kegiatan yang dibiayai dari APBN/APBD. SANKSI HUKUM BAGI PPK DALAM PERPRES 54 PPK yang melakukan cidera janji terhadap ketentuan yang termuat dalam Kontrak, dapat dimintakan ganti rugi dengan ketentuan sebagai berikut: a. besarnya ganti rugi yang dibayar oleh PPK atas keterlambatan pembayaran adalah sebesar bunga terhadap nilai tagihan yang terlambat dibayar, berdasarkan tingkat suku bunga yang berlaku pada saat itu menurut ketetapan Bank Indonesia; atau b. dapat diberikan kompensasi sesuai ketentuan dalam Kontrak.

KETENTUAN DALAM MASA TRANSISI BAGI PPK DALAM PERPRES 54 Ketentuan masa transisi Pemberlakuan Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa diatur sebagai berikut: a. PPK pada Kementerian/Lembaga/Instansi lain wajib memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa sejak Peraturan Presiden ini berlaku;

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.5

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

b. PPK pada Kementerian/Lembaga/Instansi lain yang ditugaskan di Unit Pelaksana Teknis (UPT) Pusat/Kabupaten/Kota, wajib memiliki sertifikat keahlian Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 1 Januari 2012; dan c. PPK pada Pemerintah Provinsi/Kabupaten/Kota wajib memiliki sertifikat keahlian Pengadaan Barang/Jasa paling lambat 1 Januari 2012.

HAK PPK DALAM PERPRES 54 1. Pegawai negeri yang ditugaskan sebagai PPK atau anggota ULP/Pejabat Pengadaan, memperoleh jenjang karir sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

2. Pegawai negeri yang ditugaskan sebagai PPK, anggota ULP/Pejabat Pengadaan, memperoleh tunjangan profesi yang besarnya sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.6

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

1.2. SIKLUS LOGISTIK Sebelum kita melangkah lebih jauh untuk membahas siklus logistic, kita perlu menengok terlebih dahulu gambaran secara menyeluruh mengenai hal-hal terkait dengan siklus logistic atau pengadaan secara keseluruhan, salah satunya adalah dengan melakukan pendekatan dari sisi Total Lifecycle Aproach to Strategic Procurement.

Gambar 1.4 Diagram Strategi Pengadaan berdasarkan Pendekatan kepada Siklus Total Secara umum proses pengadaan dipengaruhi oleh aspek-aspek sebagai berikut: Aspek Internal Operation

Unsur terkait yang bisa kita gambarkan sebagai Aspek Internal Organisasi Pengadaan; yang terdiri dari:  Project Management  Bussiness Process Management (identification, analysis and improvement)  Human Resources and Organizational Performance (complex organizational

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.7

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Aspek

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Unsur terkait 

dynamics) Strategic Operation Management (to improve organizational operation – both production and services)

Interface

yang bisa kita gambarkan sebagai bidang pertemuan antara aspek internal dengan aspek lingkungan di luar organisasi pengadaan; yang terdiri dari:  Risk Management  Acquisition  Procurement Policy and Regulation  Contract Management  Purchasing ad Management of Suppliers  Strategic Supply Policy and Supply Chain Management  Asset Management  Logistic Management / Inventory Management

External Environment

yang bisa kita gambarkan sebagai Aspek Lingkungan di luar Organisasi Pengadaan; yang terdiri dari: 

Supply Market and The Suppliers (Market Analysis)



Analysis of Suppliers Performance (on continuing basis)

Meskipun secara organisasi PPK hanya menangani paket-paket kegiatan yang ditugaskan kepadanya, namun karena yang ditanganinya adalah pengadaan barang/jasa maka dalam pelaksanaannya tidak bisa lepas dari pengaruh faktor-faktor di luar organisasinya. Bila PPK hanya berorientasi ke dalam internal operasinya saja maka sangat sulit untuk mencapai kesuksesan dalam proses pengadaan barang/jasanya.

PPK Sebagai Pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa wajib memahami semua aspek terkait di atas yang akan mempengaruhi keseluruhan proses Pengadaan Barang/Jasa yang ditanganinya.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.8

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Dalam lingkup yang lebih kecil yaitu bidang pengadaan barang dan jasa, secara sederhana manajemen pengadaan dapat kita pahami seperti yang digambarkan dalam diagram berikut ini:

Kerangka Manajemen Pengadaan Secara Komprehensif

Perencanaan Pengadaan

Pemilihan Penyedia / Lelang

Manajemen Kontrak

Manajemen Aset

Transportasi, Logistik, Inventory & Incoterms TUJUAN

Informasi Terkait dengan Pasar dan Penyedia

Manajemen Katalog dan Isinya Gambar 1.5. Unsur-unsur pada lingkup tugas Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah

Kedudukan Pengadaan dalam Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan Di Indonesia, kegiatan pengadaan barang / jasa pemerintah tidak bisa dipisahkan dari pelaksanaan kegiatan pembangunan, oleh sebab itu tiap tahapan pengadaan barang / jasa selalu terkait dengan tiap tahapan pelaksanaan kegiatan pembangunan.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1.9

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

PERENCANAAN PEMROGRAMAN PENGANGGARAN PENGADAAN

POKJA / ULP

PELAKSANAAN KONTRAK DAN PEMBAYARAN PENYERAHAN PEKERJAAN / BARANG

PPK PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN / BARANG

PEMANFAATAN DAN PEMELIHARAAN Gambar 1. 6 Kedudukan Pengadaan dalam Pelaksanaan Kegiatan Pembangunan 1.3. PIHAK TERKAIT DALAM PBJ

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 10

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

PARA PIHAK TERKAIT PENGADAAN BARANG/JASA Berikut ini adalah para pihak terkait dalam proses pengadaan barang / jasa pemerintah menurut Perpres No. 54 Tahun 2010: 1. Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/ Institusi lainnya, yang selanjutnya disebut K/L/D/I adalah instansi/institusi yang menggunakan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) dan/atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD).

2. Pengguna Barang/Jasa adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan Barang dan/atau Jasa milik Negara/Daerah di masing-masing K/L/D/I. 3. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut LKPP adalah lembaga Pemerintah yang bertugas mengembangkan dan merumuskan kebijakan Pengadaan Barang/Jasa sebagaimana dimaksud dalam Peraturan Presiden Nomor 106 Tahun 2007 tentang Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.

4. Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut PA adalah Pejabat pemegang kewenangan penggunaan anggaran Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah atau Pejabat yang disamakan pada Institusi lain Pengguna APBN/APBD. 5. Kuasa Pengguna Anggaran yang selanjutnya disebut KPA adalah pejabat yang ditetapkan oleh PA untuk menggunakan APBN atau ditetapkan oleh Kepala Daerah untuk menggunakan APBD. 6. Pejabat Pembuat Komitmen yang selanjutnya disebut PPK adalah pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa.

7. Unit Layanan Pengadaan yang selanjutnya disebut ULP adalah unit organisasi pemerintah yang berfungsi melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa di K/L/D/I yang bersifat permanen, dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang sudah ada.

8. Pejabat Pengadaan adalah personil yang memiliki Sertifikat Keahlian Pengadaan Barang/Jasa yang melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa.

9. Panitia/Pejabat Penerima Hasil Pekerjaan adalah panitia/pejabat yang ditetapkan oleh PA/KPA yang bertugas memeriksa dan menerima hasil pekerjaan.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 11

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

10. Aparat Pengawas Intern Pemerintah atau pengawas intern pada institusi lain yang selanjutnya disebut APIP adalah aparat yang melakukan pengawasan melalui audit, reviu, evaluasi, pemantauan dan kegiatan pengawasan lain terhadap penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi.

11. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang menyediakan Barang/Pekerjaan Konstruksi/Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya.

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 12

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

1.4. ALUR INFORMASI DAN KOMUNIKASI DALAM PROSES PBJ Seorang PPK perlu memiliki beberapa kemampuan terkait dengan pengelolaan informasi dan komunikasi dalam proses PBJ yang meliputi antara lain: 1. Mampu menyusun materi/substansi

yang akan dikomunikasikan dan dikoordinasikan dalam rangka

pengadaan barang/jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Tujuan komunikasi dan koordinasi serta mitra kerja ditetapkan secara tepat



Sumber-sumber informasi dalam pengadaan barang dan jasa diidentifikasi dan diakses secara benar



Materi/substansi yang akan dikomunikasikan dan dikoordinasikan disiapkan secara tepat sesuai dengan tujuan komunikasi dan koordinasi serta mitra kerja yang telah ditetapkan



Hal-hal yang dapat menimbulkan kesalahpahaman di lingkungan kerja harus diidentifikasi

2. Mampu Melakukan komunikasi pengadaan barang/jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Tempat dan waktu pelaksanaan komunikasi, ditetapkan sesuai dengan kebutuhan



Komunikasi dilaksanakan secara efektif dan dalam suasana kondusif



Usaha-usaha dilakukan untuk memecahkan masalah kesalahpahaman, dengan pertimbangan budaya kerja/organisasi



Kesulitan-kesulitan disampaikan pada orang yang tepat dan bantuan dicari dari mitra kerja atau pimpinan sesuai peraturan yang berlaku

3. Melakukan koordinasi pengadaan barang /jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Tujuan koordinasi dengan mitra kerja ditetapkan secara tepat



Materi/substansi yang akan dikoordinasikan disiapkan secara tepat sesuai dengan tujuan koordinasi yang telah ditetapkan



Koordinasi dilaksanakan secara efektif sesuai dengan materi dan tujuan yang telah ditetapkan

4. Membuat laporan hasil kesepakatan, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Informasi yang terkait dengan kesepakatan dalam pengadaan barang dan jasa diidentifikasi dan diakses secara benar



Materi/substansi koordinasi pengadaan barang/jasa disepakati oleh para pihak.



Naskah kesepakatan dibuat dalam bentuk berita acara sesuai dengan ketentuan yang berlaku



Rincian yang penting secara akurat dilaporkan sesuai dengan kebijakan organisasi



Berita acara kesepakatan ditandatangani oleh para pihak LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 13

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Pengetahuan yang perlu dimiliki PPK berkaitan dengan Komunikasi PBJ 

Prinsip-prinsip komunikasi dan koordinasi



Perancangan bahan/materi komunikasi



Metode komunikasi dan koordinasi



Media komunikasi (elektronik, cetak)



Tata cara penyusunan laporan



Metode evaluasi

Ketrampilan yang perlu dimiliki PPK berkaitan dengan Komunikasi PBJ 

Merancang program komunikasi pengadaan barang/jasa



Mengorganisir pelaksanaan program komunikasi dan koordinasi



Melakukan komunikasi dan koordinasi secara efektif dan efisien



Menyusun laporan kesepakatan

Lingkup Informasi Yang akan dibahas di Modul ini adalah alur informasi dan komunikasi antara PPK dengan Pihak-Pihak terkait dengan proses PBJ. Identifikasi bentuk-bentuk Informasi antar pihak terkait PBJ PIHAK 1

PIHAK 2

INFORMASI YANG TERKAIT

PPK

PA / KPA

-

Usulan Perubahan Paket Usulan Perubahan Anggaran

PPK

PPK LAIN DALAM 1 INSTANSI

-

Koordinasi Pelaksanaan

PPK

POKJA / ULP

-

BA Hasil Penetapan Pemenang Lelang atau Seleksi Dokumen-dokumen terkait pembuatan kontrak

-

Kontrak SPMK Surat menyurat terkait pelaksanaan pekerjaan Laporan-laporan Hasil Test atau Uji Coba Risalah Rapat Klaim

PPK

PENYEDIA JASA

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 14

LKPP

PIHAK 1

PPK

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

PIHAK 2

PANITIA PENERIMA PEKERJAAN / BARANG

PPK

APIP

LKPP

LKPP

LKPP

INFORMASI YANG TERKAIT

TIM TEKNIS / PANITIA PENELITI PELAKSANAAN KONTRAK

PPK

LKPP

HASIL

-

Addendum Kontrak Dokumen pembayaran Bukti-bukti pendukung pembayaran

-

Kontrak berikut Lampiran Gambar dan Spesifikasi Teknis dan Biaya Hasil Pemeriksaan Lokasi bersama Risalah Rapat Teknis

-

Kontrak Addendum Kontrak Laporan Kemajuan Pekerjaan Hasil Pemeriksaan Lokasi bersama Hasil-hasil Test dan Laboratorium

-

Kontrak Addendum Kontrak

Mengingat banyaknya jenis informasi yang perlu dikomunikasikan dengan baik oleh PPK kepada pihak-pihak terkait PBJ, maka informasi-informasi di atas perlu dikelola secara modern dan professional.

Untuk pengadaan barang atau konstruksi berskala besar, arus informasi tersebut sudah tidak bisa lagi ditangani dengan pola manajemen informasi secara tradisional, untuk itulah di beberapa kegiatan pengadaan berskala besar dibangun suatu system informasi managemen yang disebut Project Management Information System.

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM Management Information Systems disingkat dengan MIS, atau disebut dengan Sistem Informasi Manajemen.

Didefenisikan sebagai kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam suatu pekerjaan kegiatan perencanaan. MIS bisa diartikan juga sebagai kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Dengan demikian, MIS bertanggung jawab atas ketersediaan dan keberlangsungan (availability and accessibility) dari setiap informasi yang akurat, analisis, dan sistem untuk semua level manajemen.

MIS mencakup informasi-informasi sebagai berikut:

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 15

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

•

Ringkasan Eksekutif

•

Simulasi Proyek dgn berbagai input sumberdaya

•

Laporan mingguan, bulanan, kuartalan

•

E-mail, progress, info proyek, data

•

Pengawasan/action, sistem arsip, penyimpanan dokumen

•

Administrasi

•

Otomatisasi dengan komputer di tingkat proyek misalkan dengan program :Artemis, Microsoft Project, Primavera dll

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 16

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

1.5. PENATAAN DOKUMEN DALAM PROSES PBJ Seorang PPK perlu memiliki beberapa kemampuan terkait dengan pengelolaan dokumen dalam proses PBJ yang meliputi antara lain: 1. Mampu merancang sistem pengelolaan/ penataan dokumen pengadaan barang dan jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Dokumen pengadaan barang/ jasa yang akan dikelola ditetapkan secara tepat sesuai dengan peruntukkan dan klasifikasinya



Sistem pengelolaan dokumen pengadaan barang/ jasa ditetapkan sesuai dengan klasifikasi dokumen

2. Mampu menyusun program pengelolaan/ penataan dokumen pengadaan barang/jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Program pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang/ jasa disusun secara tepat sesuai dengan jenis dan klasifikasi dokumen serta sistem pengelolaan



Program pengelolaan/penataan dokumen pengadaan barang dan jasa dapat diakses dengan mudah oleh pengelola dokumen

3. Mampu Melaksanakan sistem

penataan dokumen pengadaan barang/jasa, dengan beberapa kriteria

sebagai berikut: 

Dokumen pengadaan barang/jasa dikelola secara tertib, cermat dan teliti sesuai dengan pedoman pengelolaan dokumen yang berlaku



Sistem pengelolaan dokumen pengadaan barang/ jasa dirawat sesuai dengan pedoman pengelolaan dokumen yang berlaku

4. Mampu Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan/ penataan dokumen pengadaan barang/jasa, dengan beberapa kriteria sebagai berikut: 

Sistem dan program pengelolaan/ penataan dokumen pengadaan barang/jasa dievaluasi ketepatan dan kelancaran penerapannya



Pengelolaan/ penataan dokumen pengadaan barang/ jasa dievaluasi efektifitas dan efisiensinya

Pengetahuan yang perlu dimiliki PPK berkaitan dengan pengelolaan dokumen PBJ 

Kearsipan

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 17

LKPP

LKPP

LKPP



Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah



Standar dokumen PBJP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Ketrampilan yang perlu dimiliki PPK berkaitan dengan pengelolaan dokumen PBJ 

Merancang sistem pengelolaan/ penataan dokumen



Menyusun program pengelolaan/ penataan dokumen



Melaksanakan pengelolaan/ penataan dokumen



Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan/penataan dokumen

Pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki di atas harus didampingi sikap seorang PPK yang taat Azas SOP dan Etika PBJ.

Untuk memahami penataan dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa, pertama-tama kita harus memahami urutan proses pengadaan barang/jasa dan para pihak terkait.

MATRIX KEBUTUHAN DOKUMEN DALAM TIAP TAHAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Dokumen

PA/KPA

PPK

ULP/Pokja

Panitia Penerima Hasil Pekerjaan

Perencanaan

Perlu

Bila diperlukan

Bila diperlukan

Pemograman

Perlu

Bila diperlukan

Bila diperlukan

Penganggaran

Perlu

Perlu

Perlu

Pengadaan

Perlu

Perlu

Perlu

Perlu

Pelaksanaan Kontrak

Perlu

Perlu

Bila diperlukan

Perlu

Penyerahan

Perlu

Perlu

Perlu

Perlu

Perlu

Perlu

Barang/Pekerjaan Pemanfaatan dan Pemeliharaan Barang

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 18

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Matriks di atas dapat dipakai sebagai acuan mengenai kebutuhan mimimal dokumen yang perlu disimpan dan dikelola oleh masing-masing pihak terkait pengadaan barang/jasa pemerintah (bukan bermaksud untuk membatasi distribusi dokumen).

Dari matriks di atas, dapat diperkirakan besaran ruangan penyimpanan dokumen untuk masing-masing pihak.

Jenis-jenis dokumen yang akan disimpan dan dikelola untuk tiap jenis pekerjaan bervariasi. Oleh sebab itu perlu pengelompokan jenis-jenis dokumen per jenis pekerjaan/pengadaan.

MATRIX JENIS DOKUMEN DALAM TIAP TAHAPAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH Dokumen

Pengadaan Barang

Perencanaan

• • •

Pemograman Penganggaran Pengadaan

• • • • •

Pelaksanaan Kontrak

•

• • •

Pekerjaan Konstruksi

KUA PPA Nota Kesepakatan / MOU RKA / RKAKL DIPA / DPA Rencana Umum Pengadaan Pembentukan Pokja/ULP Laporan Pengadaan

• • •

Kontrak (Perjanjian, BoQ, Spesifikasi) Instruksi2 Kerja Risalah Rapat Variasi & Amandemen Kontrak

•

• • •

• •

• • •

• •

•

KUA PPA Nota Kesepakatan / MOU RKA / RKAKL DIPA / DPA Rencana Umum Pengadaan Pembentukan Pokja/ULP Laporan Pengadaan Kontrak (Perjanjian, BoQ, Spesifikasi) Instruksi2 Kerja Risalah Rapat Variasi & Amandemen Kontrak Hasil Test Lab Laporan Progres (Harian, Mingguan, Bulanan) Dokumen Pembayaran

Pengadaan Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya • • •

• • • • •

•

• • •

Swakelola

KUA PPA Nota Kesepakatan / MOU RKA / RKAKL DIPA / DPA Rencana Umum Pengadaan Pembentukan Pokja/ULP Laporan Pengadaan

• • •

Kontrak (Perjanjian, BoQ, Spesifikasi) Instruksi2 Kerja Risalah Rapat Variasi & Amandemen Kontrak

•

• • • • •

• • •

KUA PPA Nota Kesepakatan / MOU RKA / RKAKL DIPA / DPA Rencana Umum Pengadaan Pembentukan Pokja/ULP Laporan Pengadaan Kontrak (Perjanjian, BoQ, Spesifikasi) Instruksi2 Kerja Risalah Rapat Variasi & Amandemen Kontrak

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 19

LKPP

Dokumen

LKPP

LKPP

LKPP

Pengadaan Barang

Pekerjaan Konstruksi • • •

Penyerahan Barang/Pekerjaan

•

• • • •

Pembentukan panitia Penerima Hasil Pengadaan BA Penerimaan Barang Hasil Test & Comisioning Manual Pemakaian Garansi Barang dan Servis

•

•

•

•

• Pemanfaatan dan Pemeliharaan Barang

• •

• •

Daftar Inventaris Barang Manual Pemakaian dan Pemeliharaan Garansi Barang Catatan Service

LKPP

•

•

• •

Keuangan Jaminan Uang Muka Jaminan Pelaksanaan Jaminan Pemeliharaan Pembentukan panitia Penerima Hasil Pekerjaan BA Penerimaan Pekerjaan Copy Sertifikat, IMB, Ijin2 terkait Manual Pemeliharaan Bangunan As Built Drawing Daftar Inventaris Bangunan Manual Pemeliharaan Bangunan Ijin Kelayakan Pemakaian Catatan Renovasi/ Pemeliharaan

LKPP

LKPP

LKPP

Pengadaan Jasa Konsultansi/Jasa Lainnya

•

• • • • •

• •

LKPP

Swakelola

Pembentukan panitia Penerima Hasil Pekerjaan BA Penerimaan Pekerjaan Laporan Pendahuluan Laporan Interim Laporan Bulanan (jika ada) Laporan Akhir

•

Pembentukan panitia Penerima Hasil Pekerjaan

Publikasi hasil pekerjaan Penyimpanan dokumen laporan2 dalam perpustakaan kantor

•

Daftar Inventaris Barang Publikasi hasil pekerjaan Penyimpanan dokumen laporan2 dalam perpustakaan kantor

• •

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 20

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LAMPIRAN DAFTAR ISTILAH DALAM PENGELOLAAN APBD Singkatan

Arti

Instansi Bank Kasda : BPK : BUD : DPRD : KDH : PPKD : PA : PNS Daerah : PPK : PPTK : SEKDA : SKPD : SKPKD : TAPD :

Bank Kas Daerah Badan Pemeriksa Keuangan Bendahara Umum Daerah Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kepala Daerah Pejabat Pengelola Keuangan Daerah Pengguna Anggaran Pegawai Negeri Sipil Daerah Pejabat Penatausahaan Keuangan Panitia Pelaksana Teknis Kegiatan Sekretaris Daerah Satuan Kerja Perangkat Daerah Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah Tim Anggaran Pemerintah Daerah

Dokumen BKU : CALK : DPA SKPD : DPPA SKPD : KUA : LK : LAK : LRA : Perda : Per KDH : PPA : PPAS : Raperda : Raper KDH : RKA SKPD : RKPD : SE : SK : SPD : SPJ : SKP Daerah :

Buku Kas Umum Catatan Atas Laporan Keuangan Dokumen Pelaksana Anggaran SKPD Dokumen Pelaksanaan Perubahan Anggaran SKPD Kebijakan Umum APBD Laporan Keuangan Laporan Arus Kas Laporan Realisasi Angaran Peraturan Daerah Peraturan Kepala Daerah Prioritas dan Plafon Anggaran Prioritas dan Plafon Anggaran Sementara Rancangan Peraturan Daerah Rancangan Peraturan Kepala Daerah Rencana Kerja dan Anggaran SKPD Rencana Kerja Pemerintah Daerah Surat Edaran Surat Keputusan Surat Penyediaan Dana Surat Pertanggungjawaban Surat Ketetapan Pajak Daerah LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 21

LKPP

Singkatan SKR : SPM : STS : SPP GU : SPP LS : SPP TU : SPP UP : SPPD : SP2D :

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

LKPP

Arti Surat Ketetapan Retribusi Surat Perintah Membayar Surat Tanda Setoran Surat Permintaan Pembayaran Ganti Uang Persediaan Surat Permintaan Pembayaran Langsung Surat Permintaan Pembayaran Tambahan Uang Persediaan Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan Surat Perintah Perjalanan Dinas Surat Perintah Pencairan Dana

LKPP | MODUL PELATIHAN PBJ PEMERINTAH UNTUK PPK

1 . 22