Manual de Procesos de Organización

Manual de procesos operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento

MĂ“DULO I

Foto: USAID - GLH

Manual de procesos operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento El técnico en agua Efraín Lara revisa uno de los filtros empleados para el tratamiento del agua recolectada en la planta potabilizadora Los Injertos en Las Vegas, Santa Bárbara.

MÓDULO I

3

Este manual es posible gracias al generoso apoyo del Pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID en inglés, United States Agency for International Development). Los contenidos son responsabilidad de DAI y no necesariamente reflejan la opinión de la USAID o del Gobierno de los Estados Unidos.

Siglas y abreviaturas utilizadas en este documento AyS:

Agua y Saneamiento.

Art.:

Artículo.

AJAAM:

Asociación de Juntas Administradoras de Agua Municipal.

APS:

Agua Potable y Saneamiento.

CONASA:

Consejo Nacional de Agua Potable y Saneamiento.

COMAS:

Comisión Municipal de Agua y Saneamiento.

CEP:

Comité Ejecutor de Proyectos.

CCS:

Comité de Contraloría Social.

Cap.:

Capítulo.

ERSAPS:

Ente Regulador de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento.

GLH:

Actividad Gobernabilidad Local Honduras.

IP:

Instituto de la Propiedad.

JAAS:

Junta Administradora de Agua y Saneamiento.

JD:

Junta Directiva.

Mpal.:

Municipal.

MDC:

Municipalidad del Distrito Central.

SANAA:

Servicio Autónomo Nacional de Acueductos y Alcantarillados.

SGJD:

Secretaría de Gobernación, Justicia y Descentralización.

TRC:

Técnico en Regulación y Control.

UMA:

Unidad Municipal Ambiental.

USCL:

Unidad de Supervisión y Control Local.

USAID:

Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional.

SESAL:

Secretaría de Salud Pública.

V.B.:

Visto Bueno.

5

Contenido 5

Siglas y abreviaturas utilizadas en este documento

8 Presentación 9 Introducción 10

1. Las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento (JAAS)

10

Qué es una Junta Administradora de Agua y Saneamiento (JAAS)

10

Objetivos de las JAAS:

10

Cómo están organizadas las JAAS.

11

2. Marco institucional y legal que amparan las JAAS

11

1. Instituciones nacionales relacionadas con las JAAS

11

2. La Ley Marco de Agua y Saneamiento y las JAAS

11

3. La Ley General de Aguas y las JAAS

12

4. La Ley de Municipalidades y las JAAS

12

5. Los estatutos y reglamento de las JAAS

13

3. Qué entendemos por procesos

13

1. Ideas básicas

13

2. Por qué es importante para cualquier organización

13

3. Cómo lo aplicamos a las JAAS

14

6

4. Cómo establecer o revisar la Estructura Organizacional

17

1. Cómo realizar las Asambleas

20

2. Cómo debe cumplir la Junta Directiva con sus reuniones y atribuciones.

23

3. Cómo debe cumplir el Comité de Operación y Mantenimiento con sus reuniones y atribuciones.

MÓDULO

I

26

4 . Cómo debe cumplir el Comité de Saneamiento y Educación con sus reuniones y atribuciones.

29

5. Cómo debe cumplir el Comité de Microcuenca con sus reuniones y atribuciones.

32

6. Cómo definir o revisar los Perfiles de los Puestos.

35

7. Cómo aplicar el marco regulatorio en la toma de decisiones.

38

8. Cómo elegir la Junta Directiva y los Comités.

41

9. Cómo establecer o revisar los Estatutos, Reglamento y Manuales.

44

10. Cómo preparar las actas de Junta Directiva y de la Asamblea.

47

11. Cómo obtener la Personalidad Jurídica.

52 Anexos 52

Anexo # 1

54

Anexo # 2

55

Anexo # 3

55

Anexo # 4

57

Anexo # 5

61

Anexo # 6

62

Anexo # 7

64

Anexo # 8

64

Anexo # 9

66

Anexo # 10

67

Anexo # 11

7

Presentación La Actividad Gobernabilidad Local Honduras (GLH), financiada por la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), pone a disposición de las organizaciones y entidades del sector Agua y Saneamiento, el presente Manual de Procesos Operativos para las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento (JAAS) de Honduras.

La Actividad tiene como objetivo principal el mejoramiento de los sistemas de prestación de servicios locales, habiendo definido tres resultados específicos como estrategia para alcanzar este propósito, siendo estos: 1.

Que las capacidades de los proveedores de servicios, para gestionar los mismos, haya sido mejorada.

2.

Que la responsabilidad de los mismos se haya incrementado.

3.

Que se fortalezca la participación ciudadana en la toma de decisiones sobre la prestación de servicios.

En este marco, la Actividad está brindando asistencia a las entidades del sector agua y saneamiento en 89 municipios del occidente de Honduras, ubicados en los departamentos de Ocotepeque, Copán, Lempira, Santa Bárbara, Intibucá y la Paz, específicamente a las COMAS, USCL, AJAAM y JAAS. El presente manual es una herramienta para la capacitación y uso práctico de los facilitadores técnicos, directivos y personal relacionado con la gestión de las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento, y es parte de un grupo de seis herramientas que se detallan a continuación: Módulo I:

Procesos de Organización

Módulo II:

Procesos de Planificación y Seguimiento

Módulo III:

Procesos de Producción y Calidad del Agua

Módulo IV:

Procesos de Distribución del Agua

Módulo V:

Procesos de Ampliación y Mantenimiento del Sistema

Módulo VI:

Procesos de Administración y Rendición de Cuentas

Estos manuales, cómo herramientas guía, son un modelo de referencia para las JAAS del ámbito rural y pueden ser adaptados a sus propias realidades; inclusive, agregar nuevos procesos según demande sus necesidades.

Tenemos la convicción que estos manuales contribuirán a mejorar las capacidades, operaciones y prestación de servicios de las JAAS, así como la participación de los usuarios en la toma de decisiones.

8

MÓDULO

I

Introducción El presente documento contiene aspectos básicos qué explican que son las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento (JAAS), existentes en Honduras; sus objetivos, forma de organización, el marco institucional y legal que ampara la funcionalidad de las mismas. Asimismo, expresa las ideas básicas de que entendemos por procesos, por qué son importantes para cualquier organización y como se aplica a las JAAS. Por último, este un manual que describe principalmente en forma sencilla los procesos mínimos para las JAAS en el tema de Organización. En la preparación de este manual se ha aprovechado la experiencia y opinión de varias JAAS y personal gerencial y técnico de GLH.

9

1. Las Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento (JAAS) Qué es una Junta Administradora de Agua y Saneamiento (JAAS) Una Junta de Agua es una instancia comunitaria de participación ciudadana constituida para la operación, mantenimiento y administración de los sistemas de abastecimiento de agua potable y saneamiento en las comunidades rurales y áreas urbanas en vías de desarrollo.

Objetivos de las JAAS: 1. Operar y mantener el sistema de agua que abastece la comunidad.

2. Administrar el sistema de agua como empresa sostenible.

3. Promover la participación de la comunidad en la toma de decisiones.

4. Promover el aumento de cobertura de los servicios de agua potable y saneamiento en la comunidad.

5. Promover la educación en salud y correcto uso del agua.

6. Promover y vigilar la conservación de la cuenca que alimentan las fuentes de agua.

7. Vigilar que el manejo de desechos sólidos, líquidos y gaseosos sea el adecuado.

8. Vigilar la disposición adecuada de las excretas.

Cómo están organizadas las JAAS.

Asamblea de usuarios: Constituida por los representantes de los hogares que reciben el servicio.

10

MÓDULO

I

Junta Directiva: Nombrada por la Asamblea General conforme el estatuto y su reglamento.

Comités de Apoyo: Nombrados por la Asamblea General, siendo los siguientes: 1. Comité de Operación y Mantenimiento 2. Comité de Saneamiento y Educación 3. Comité de Microcuenca

2. Marco institucional y legal que amparan las JAAS 1. Instituciones nacionales relacionadas con las JAAS Las siguientes instituciones del Estado están relacionadas con la prestación del servicio de agua y obligatoriamente tienen relaciones con las JAAS: CONASA: Consejo Nacional de Agua Potable y Saneamiento. Formula políticas, estrategias, planes, programas de inversión y metodología para valorizar el agua. (Artículos 7 y 8 de la Ley Marco de Agua Potable y Saneamiento).

ERSAPS: Ente Regulador de los Servicios de Agua Potable y Saneamiento. Capacita, regula, supervisa y asesora. (Artículos del 9 y 15 de la Ley Marco de Agua Potable y Saneamiento).

SANAA: Servicio Autónomo Nacional de Acueductos y Alcantarillados. Realiza estudios, supervisa instalaciones, diseños, y apoya al CONASA, ERSAPS, Municipalidades y Juntas. (Artículo 52 de la Ley Marco de Agua Potable y Saneamiento).

SESAL: Secretaría de Salud Pública. Capacita, regula y hace control sanitario (Código de Salud).

ALCALDÍAS: Disponen la forma y condiciones de la prestación del servicio. (Artículos 12, 13, 14, 25, 47, 59, 62, 65 y 117 de la Ley de Municipalidades).

2. La Ley Marco de Agua y Saneamiento y las JAAS Son los principales objetivos de la Ley (Capítulo I ):

a. Promover la ampliación de la cobertura de los servicios, asegurar la calidad del agua garantizando que su consumo sea saludable para las personas.

b. Fortalecer el ordenamiento y la gobernabilidad en la gestión de los servicios de agua potable y saneamiento, propiciando la participación ciudadana en la conducción del proceso y en la solución de conflictos.

c. Establecer las condiciones de regulación y control técnico de las actividades de quienes construyen u operan sistemas de agua potable y saneamiento.

El artículo 30 de la Ley Marco expresa que “los prestadores de servicios asumirán las obligaciones establecidas en las normas vigentes, relacionadas especialmente con la prestación eficiente de los servicios, su continuidad y generalidad, sostenibilidad, calidad, relación con los usuarios y procedimientos de reclamos”.

3. La Ley General de Aguas y las JAAS Esta ley establece los principios y regulaciones para el manejo adecuado del recurso agua, la protección, conservación, valorización y aprovechamiento del recurso hídrico, y para ello contempla entre sus principios que la participación ciudadana se hará efectiva en la planificación de su manejo.

11

En el marco organizativo para la gestión de los recursos hídricos la ley manda la creación del Consejo Nacional del Recurso Hídrico cómo un órgano consultivo, deliberativo y de asesoría para proponer y concertar políticas, dar seguimiento y control social a la gestión del recurso hídrico.

Además, manda la creación y funcionamiento de los consejos de Cuenca donde participan los Gobiernos Municipales y las organizaciones de usuarios del agua (como son las JAAS), dándoles responsabilidades a estas organizaciones en el aprovechamiento, preservación y control de la calidad y cantidad de agua (Artículos 22, 23 y 24 de esta ley).

4. La Ley de Municipalidades y las JAAS La Ley de Municipalidades define los principios de autonomía que le otorga la constitución de la República a los Gobiernos Locales (Art. 12), siendo uno de ellos la potestad que tienen para la planificación, organización y administración de los servicios públicos, entre ellos el servicio de agua potable y saneamiento; y, en este marco, el art. 13 plantea como uno de los objetivos de las municipalidades el “asegurar la participación de la comunidad en la solución de los problemas”.

Entre las facultades de la Corporación Municipal, que le otorga el art. 25 de la ley, están la de “crear, reformar y derogar los instrumentos normativos locales”, así como “crear y suprimir empresas, fundaciones o asociaciones para la prestación de servicios municipales”; partiendo de esta facultad, para que el Estado reconozca a las JAAS es necesario que soliciten autorización a la municipalidad para operar el servicio, ante lo cual la Corporación emite su aprobación.

Adicionalmente, el artículo 62 de la ley estipula que los vecinos tendrán derecho a organizarse democráticamente en Patronatos o en otras modalidades de organización comunitaria aceptadas y reconocidas, tanto por las autoridades locales como por la misma comunidad, y que también son auxiliares en la gestión de los intereses de la municipalidad y los habitantes.

El mismo artículo expresa que la municipalidad velará por el adecuado funcionamiento de los patronatos u organizaciones comunitarias y por el correcto ejercicio de su democracia interna, a cuyos efectos dictará las ordenanzas y disposiciones correspondientes y supervisará el proceso electoral de sus órganos.

5. Los estatutos y reglamento de las JAAS El artículo 9 del reglamento general de Juntas Administradoras de Agua (acuerdo # 082-2006, publicado en el diario oficial la Gaceta # 31,092 del 29 de agosto del 2006) manda que cada Junta elaborará sus propios Estatutos para ajustarse a su realidad y a las pautas de la Ley Marco y su Reglamento.

El Reglamento de las Juntas de Agua establece la normativa para regular la administración del servicio, relacionado con la propiedad de las instalaciones, la calidad del servicio, los derechos y obligaciones de los prestadores y de los usuarios, la participación ciudadana, la protección ambiental y la política tarifaria para la recuperación de costos; además, describe el papel de las instituciones relacionadas con el sector agua y saneamiento.

12

MÓDULO

I

3. Qué entendemos por procesos 1. Ideas básicas

Sistema: Es un conjunto de elementos (organización, normas, recursos, procesos, etc.) que están interrelacionados entre sí para el logro de un propósito.

Organización: Es un sistema, constituido por una estructura, normas, recursos, procesos, procedimientos, actividades y tareas, para lograr productos (bienes o servicios).

Proceso: Conjunto de procedimientos o actividades interrelacionadas que transforman insumos de entrada en productos.

Producto: Bienes o servicios generados por la aplicación de un proceso, que tiene como propósito la satisfacción de una demanda.

Puede haber productos intermedios necesarios para la obtención de un producto final.

2. Por qué es importante para cualquier organización a. Para contar con una guía que oriente las actividades de la organización y de los puestos de trabajo. b. Hacer un mejor uso de los recursos al tener claridad sobre el qué hacer y cómo hacer para brindar el servicio.

c. Continuidad de las funciones por áreas de trabajo, independientemente de quien ocupe los puestos. d. Hacer más eficiente y eficaz a la organización.

3. Cómo lo aplicamos a las JAAS a. Las Juntas de Agua administran el sistema de prestación del servicio de agua en sus comunidades. b. El principal producto que generan es el servicio de agua a cada uno de sus usuarios. c. Para lograr lo anterior es necesario identificar los temas básicos que son responsabilidad de la organización, los productos intermedios a obtener por cada tema, y definir los procedimientos y actividades necesarias para cada producto.

d. Seis son los temas básicos identificados para las JAAS: 1. Organización, 2. Planificación y Seguimiento, 3. Manejo de la Producción del Agua, 4. Manejo de la Distribución del Agua, 5. Ampliación, Operación y Mantenimiento del sistema, y 6. Administración.

e. El presente manual define los procesos mínimos para el tema de Organización, del cual se han identificado 12 procesos, que se describen a continuación.

13

4. Cómo establecer o revisar la Estructura Organizacional Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Establecimiento o revisión de la Estructura Organizacional.

Código

1.01

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Disponer claramente definida la estructura organizacional de la Junta de Agua y Saneamiento.

Definiciones

Estructura: Es la forma como está constituido u organizado una cosa o una entidad.

Actividades

Preparación de la propuesta (por sí ó solicitada a otro ente) Explicación y discusión en JD. Aprobación de estructura por JD. Convocatoria a la Asamblea.

14

MÓDULO

Comité: Grupo de trabajo que, con arreglo a las leyes o reglas de una organización, institución o entidad, tienen establecidas determinadas competencias.

Responsable

Jerarquía: Personas o cosas en una escala ordenada bajo el criterio de mayor o menor importancia o relevancia dentro de la misma estructura.

Insumo

Estructura Presidente u otro existente no directivo. formalizada.

Organigrama: Representación gráfica de cómo está estructurada una entidad o cualquier organización.

Herramienta • Elaboración de organigrama.

• Perfil de unidades.

Producto Propuesta de organigrama.

Presidente u otro Organigrama. directivo.

Presentación.

Directivos conociendo propuesta.

Presidente.

Organigrama.

Acta.

Acuerdo de JD.

Presidente y secretario.

Acuerdo de JD.

-Convocatoria pública.

-Asambleístas convocados oficialmente.

I

Instalación de la Asamblea.

Presidente.

Explicación de funciones de las Secretario.

Unidades/Comités.

Discusión de la propuesta.

Presidente.

Aprobación o improbación de la propuesta.

Presidente.

Reglamento.

Agenda

Asamblea instalada.

• Perfil de unidades.

Papelógrafo.

Presentación realizada.

Idem.

Plenaria.

Asamblea debatiendo.

Acuerdo.

Acuerdo de Asamblea aprobando organigrama y atribuciones, o improbando.

• Organigrama.

Idem.

Resultados del Proceso Organigrama y atribuciones de cada Unidad de la JAAS aprobada por la Asamblea.

15

Establecimiento o revisión de la estructura organizacional

Presidente

Secretario

1

Inicio

2

Preparación de la propuesta

3

Explicación, discusión y/o reforma en JD.

4

Aprobación de estructura por JD.

5

6

Instalación de la Asamblea.

7

Explicación de funciones de las Unidades/Comités

8

Discusión de la propuesta.

10

Elaboración de Acta

11

Fin

Convocatoria a la Asamblea

NO

9

Aprobación de la propuesta

16

MÓDULO

I

1. Cómo realizar las Asambleas Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Realización de Asambleas.

Código

1.02 Fecha de Actualización

Fecha de Aprobación Objetivo

Desarrollar en tiempo y forma las Asambleas de miembros - usuarios de la Junta Administradora de Agua y Saneamiento.

Definiciones

Asamblea: Es la máxima autoridad de la organización constituida con los miembros debidamente acreditados con base a sus estatutos y reglamento.

Cronograma: Programación de actividades definidas en un período calendario.

Agenda: Es una lista de puntos o temas a ser discutidos en la Asamblea.

Quorum: Es el número de miembros necesarios, según los Estatutos o Reglamento, para que la autoridad máxima de una organización (Asamblea) pueda sesionar y tomar decisiones o acuerdos que se consideren legalmente válidos.

Acuerdo: Decisión tomada por la mayoría de miembros de la Asamblea, de conformidad con la agenda y comprobado el quorum.

Acta: Documento oficial que recoge los puntos discutidos y los acuerdos tomados en una reunión de Asamblea, conforme el reglamento.

Convocatoria: Es una invitación oficial y obligatoria, pública o por escrito, para que se concurra a celebrar la Asamblea.

17

Actividades

Calendarización de Asambleas Ordinarias. (o decisión de realizar Asamblea Extraordinaria)

Responsable

Secretario / JD.

Insumo • Estatutos.

• Reglamento.

Herramienta

Producto

Cuadro.

Cronograma de reuniones elaborado.

Elaboración de la Agenda.

Presidente y secretario.

Discusión y aprobación de Agenda.

Atribuciones contempladas en los Estatutos y Reglamento.

Junta Directiva.

Propuesta de Agenda.

Agenda.

Agenda aprobada.

Acuerdo de JD.

Modelo de convocatoria.

Asambleístas oficialmente convocados.

Modelo de acta.

Acta revisada.

Agenda.

Asamblea instalada oficialmente.

Convocatoria a la Asamblea.

Secretario.

Acta de la Asamblea anterior revisada.

Secretario.

Inicio formal de la Asamblea.

Presidente y JD.

Notas y acuerdos tomados de la Asamblea.

• Acuerdo de JD. • Listado miembros.

Formato de Agenda. Agenda elaborada.

• Agenda.

• Asamblea realizada.

• Agenda.

Desarrollo de la Agenda.

Presidente y secretario.

• Acta Asamblea anterior.

• Estatutos.

Agenda.

• Acuerdos aprobados.

• Reglamento.

Elaboración de Acta.

Secretario.

Notas y acuerdos tomados.

Modelo de Acta.

Resultados del Proceso Asambleas realizadas, actas preparadas y libro de actas de Asambleas actualizado.

18

MÓDULO

I

• Acta Asamblea anterior aprobada

Acta elaborada.

Realización de Asambleas.

Secretario

1

Presidente

Junta Directiva

Inicio

Calendarización de Asambleas Ordinarias.

2 (o decisión de realizar Asamblea Extraordinaria)

5

Convocatoria a la Asamblea.

6

Acta de la Asamblea anterior revisada.

3

Elaboración de la Agenda.

7

Instalación de Asamblea.

9

8

Elaboración de Acta

Desarrollo de la Agenda.

4

Discusión y aprobación de la Agenda.

10

Fin

19

2. Cómo debe cumplir la Junta Directiva con sus reuniones y atribuciones.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Junta Directiva cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Código

1.03

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Desarrollar las reuniones de la Junta Directiva en apego a las atribuciones que manda el Estatuto y Reglamento.

Definiciones

Junta Directiva: grupo de personas nombrados por la Asamblea para que dirijan la organización conforme las atribuciones contempladas en los Estatutos y el Reglamento.

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Programación: Definir las fechas en que se realizaran las reuniones durante el año en un cuadro llamado cronograma.

Cronograma: Programación de actividades definidas en un período calendario.

20

MÓDULO

I

Reglamento: Conjunto de normas que amplían o explican los mandatos de una ley (ejem: reglamento del estatuto), o normas emitidas por una entidad para regular el funcionamiento de un servicio o cualquier actividad (ejem: reglamento del servicio de agua, reglamento de viáticos, etc.)

Atribuciones: Son las competencias que los Estatutos y el Reglamento le otorga cada una de las partes que conforman la estructura de la organización, de igual manera a cada uno de los puestos que conforman la Junta Directiva. Por ejemplo: lo que compete al presidente no lo puede realizar el secretario.

Actividades Preparar la programación de reuniones durante el año.

Elaboración de Agenda para cada reunión.

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Acta de la reunión anterior revisada.

Inicio formal de la reunión de Junta Directiva.

Responsable Presidente y Junta Directiva.

Presidente y secretario.

Secretario.

Secretario.

Presidente.

Discusión y aprobación de la Agenda en apego Presidente y JD. a las atribuciones de la JD. Desarrollo de la Presidente y Agenda en apego secretario. a los Estatutos y Reglamentos.

Elaboración de Acta.

Secretario.

Insumo

Herramienta

Calendario del año.

Formato de Cronograma.

Acuerdos reunión anterior.

Temas a tratar.

Formato de Agenda.

• Programación de reuniones.

• Modelo de convocatoria.

• Acuerdo de JD.

• Teléfono.

Notas y acuerdos tomados de la reunión anterior.

• Libro de actas.

• Agenda.

Modelo de acta.

• Agenda.

• Listado de participación.

Cronograma elaborado.

Agenda elaborada.

Miembros directivos convocados.

Acta revisada.

Junta Directiva en reunión oficial.

Agenda aprobada.

• Agenda.

• Estatutos.

Producto

Agenda.

• Reglamento.

• Reunión de JD realizada.

• Agenda.

• Acta Asamblea anterior.

• Estatutos.

Agenda.

• Reglamento.

Notas y acuerdos tomados.

Modelo de Acta.

• Acta de la reunión anterior aprobada.

• Acuerdos aprobados.

Acta elaborada.

Resultados del Proceso Reuniones de Junta Directiva realizadas, actas preparadas y libro de actas de Junta Directiva actualizado.

21

Junta directiva cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Presidente

Secretario

Inicio

1

Preparar la programación de reuniones 2 durante el año

Elaboración de 3 agenda para cada reunión.

4

Realizar la convocatoria para cada reunión.

5

Instalación de la reunión de Junta Directiva.

Acta de reunión anterior revisada.

6

Discusión y aprobación de 7 Agenda en apego a las atribuciones de la JD.

Desarrollo de la Agenda en apego a los 8 Estatutos y Reglamentos

22

MÓDULO

I

9

Elaboración de Acta.

10

Fin

3. Cómo debe cumplir el Comité de Operación y Mantenimiento con sus reuniones y atribuciones.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Comité de Operación y Mantenimiento cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Código

1.04

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Desarrollar las reuniones del Comité de Operación y Mantenimiento en apego a las atribuciones que manda el Estatuto y Reglamento.

Definiciones

Comité: Grupo de trabajo (en este caso elegido cada dos años) que, en apego a la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento, los Estatutos y Reglamento de la organización, tienen establecidas determinadas atribuciones.

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Programación: Definir las fechas en que se realizaran las reuniones durante el año en un cuadro llamado cronograma.

Cronograma: Programación de actividades definidas en un período calendario.

Reglamento: Conjunto de normas que amplían o explican los mandatos de una ley (ejem: reglamento del estatuto), o normas emitidas por una entidad para regular el funcionamiento de un servicio o cualquier actividad (ejem: reglamento del servicio de agua, reglamento de viáticos, etc.)

Atribuciones: Son las competencias que los Estatutos y el Reglamento le otorga cada una de las partes que conforman la estructura de la organización, de igual manera a cada uno de los puestos que conforman la Junta Directiva. Por ejemplo: lo que compete al Presidente no lo puede realizar el Secretario.

23

Actividades Preparar la programación de reuniones durante el año.

Elaboración de Agenda para cada reunión.

Responsable

Insumo

Coordinador con el Calendario del año.

Comité.

Secretario.

• Acuerdos reunión anterior • Temas a tratar.

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Secretario.

Programación de reuniones.

Acta de la reunión anterior revisada.

Secretario.

Acuerdos tomados de la reunión anterior.

Inicio formal de la reunión del Comité.

Coordinador.

Discusión y aprobación de la Agenda en apego a las atribuciones del Comité.

Coordinador y Miembros.

Desarrollo de la Agenda en apego a los Estatutos y Reglamentos.

Coordinador y secretario.

• Libro de actas.

• Agenda.

Herramienta

Producto

Formato de Cronograma.

Cronograma elaborado.

Formato de Agenda.

Agenda elaborada.

• Modelo de convocatoria.

• Teléfono.

Modelo de acta.

• Agenda.

• Listado de participación.

Secretario.

Acta revisada.

Comité en reunión oficial.

• Agenda.

• Estatutos.

Agenda.

Agenda aprobada.

• Reglamento.

• Reunión del Comité realizada.

• Agenda.

• Acta anterior.

• Estatutos.

Agenda.

• Reglamento.

Elaboración de Acta.

Miembros convocados.

Acuerdos tomados.

• Acta de la reunión anterior aprobada.

• Acuerdos aprobados.

Modelo de Acta.

Acta elaborada.

Resultados del Proceso Reuniones del Comité de Operación y Mantenimiento realizadas, actas preparadas y libro de actas actualizado.

24

MÓDULO

I

Comité de Operación y Mantenimiento cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Coordinador de Comité

1

Secretario

Inicio

Preparar la programación de reuniones 2 durante el año

3

4

6

Instalación de la reunión del Comité.

5

Elaboración de agenda para cada reunión.

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Acta de reunión anterior revisada.

Discusión y aprobación de Agenda en apego a las 7 atribuciones del Comité.

Desarrollo de la Agenda en apego a los 8 Estatutos y Reglamentos

9

Elaboración de Acta.

10

Fin

25

4 . Cómo debe cumplir el Comité de Saneamiento y Educación con sus reuniones y atribuciones.

Ficha de Proceso Temática

Organización.

Nombre del Proceso

Comité de Saneamiento y Educación cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Código

1.05

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Desarrollar las reuniones del Comité de Saneamiento y Educación en apego a las atribuciones que manda el Estatuto y Reglamento.

Definiciones

Comité: Grupo de trabajo (en este caso elegido cada dos años) que, en apego a la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento, los Estatutos y Reglamento de la organización, tienen establecidas determinadas atribuciones.

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Programación: Definir las fechas en que se realizaran las reuniones durante el año en un cuadro llamado cronograma.

Cronograma: Programación de actividades definidas en un período calendario.

26

MÓDULO

I

Reglamento: Conjunto de normas que amplían o explican los mandatos de una ley (ejem: reglamento del estatuto), o normas emitidas por una entidad para regular el funcionamiento de un servicio o cualquier actividad (ejem: reglamento del servicio de agua, reglamento de viáticos, etc.)

Atribuciones: Son las competencias que los Estatutos y el Reglamento le otorga cada una de las partes que conforman la estructura de la organización, de igual manera a cada uno de los puestos que conforman la Junta Directiva. Por ejemplo: lo que compete al Presidente no lo puede realizar el Secretario.

Actividades Preparar la programación de reuniones durante el año.

Elaboración de Agenda para cada reunión.

Responsable

Insumo

Herramienta

Producto

Coordinador con el Comité.

Calendario del año.

Formato de Cronograma.

Cronograma elaborado.

Formato de Agenda.

Agenda elaborada.

Secretario.

Realizar la convocatoria Secretario. para cada reunión.

Acta de la reunión anterior Secretario. revisada.

Inicio formal de la reunión del Comité.

Coordinador.

Discusión y aprobación de la Agenda Coordinador y en apego a las Miembros. atribuciones del Comité.

Desarrollo de la Agenda en apego a los Estatutos y Reglamentos.

Elaboración de Acta.

Coordinador y secretario.

• Acuerdos reunión anterior.

• Temas a tratar.

Programación de reuniones.

Acuerdos tomados de la reunión anterior.

• Libro de actas.

• Agenda.

• Modelo de convocatoria.

• Teléfono.

Modelo de acta.

• Agenda.

• Listado de participación.

Miembros convocados.

Acta revisada.

Comité en reunión oficial.

• Agenda.

• Estatutos.

Agenda.

Agenda aprobada.

• Reglamento.

• Reunión del Comité realizada.

• Agenda.

• Acta anterior.

• Estatutos.

Agenda.

• Reglamento.

• Acta de la reunión anterior aprobada.

• Acuerdos aprobados.

Secretario.

Acuerdos tomados

Modelo de Acta.

Acta elaborada.

Resultados del Proceso Reuniones del Comité de Saneamiento y Educación realizadas, actas preparadas y libro de actas actualizado.

27

Comité de Saneamiento y Educación cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Coordinador de Comite

Secretario

Inicio

1

Preparar la programación de reuniones 2 durante el año

3

Elaboración de agenda para cada reunión.

4

Instalación de la reunión del Comité

6

5

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Acta de reunión anterior revisada.

7

Discusión y aprobación de Agenda en apego a las atribuciones del Comité.

8

Desarrollo de la Agenda en apego a los Estatutos y Reglamentos

28

MÓDULO

I

9

Elaboración de Acta.

10

Fin

5. Cómo debe cumplir el Comité de Microcuenca con sus reuniones y atribuciones.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Comité de Microcuenca cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Código

1.06

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Desarrollar las reuniones del Comité de Microcuenca en apego a las atribuciones que manda el Estatuto y Reglamento.

Definiciones

Comité: Grupo de trabajo (en este caso elegido cada dos años) que, en apego a la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento, los Estatutos y Reglamento de la organización, tienen establecidas determinadas atribuciones.

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Programación: Definir las fechas en que se realizaran las reuniones durante el año en un cuadro llamado cronograma.

Cronograma: Programación de actividades definidas en un período calendario.

Reglamento: Conjunto de normas que amplían o explican los mandatos de una ley (ejem: reglamento del estatuto), o normas emitidas por una entidad para regular el funcionamiento de un servicio o cualquier actividad (ejem: reglamento del servicio de agua, reglamento de viáticos, etc.)

Atribuciones: Son las competencias que los Estatutos y el Reglamento le otorga cada una de las partes que conforman la estructura de la organización, de igual manera a cada uno de los puestos que conforman la Junta Directiva. Por ejemplo: lo que compete al Presidente no lo puede realizar el Secretario.

29

Actividades

Preparar la programación de reuniones durante el año.

Elaboración de Agenda para cada reunión.

Responsable

Insumo

Herramienta

Producto

Coordinador con el Comité.

Calendario del año.

Formato de Cronograma.

Cronograma elaborado.

Formato de Agenda.

Agenda elaborada.

Secretario.

• Acuerdos reunión anterior.

• Temas a tratar.

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Secretario.

-Programación de reuniones.

Acta de la reunión anterior revisada.

Secretario.

Acuerdos tomados de la reunión anterior.

Inicio formal de la reunión del Comité.

Coordinador.

Discusión y aprobación de la Agenda en apego a las atribuciones del Comité.

Coordinador y Miembros.

Desarrollo de la Agenda en apego a los Estatutos y Reglamentos.

Coordinador y secretario.

• Libro de actas.

• Agenda.

• Modelo de convocatoria.

• Teléfono.

Modelo de acta.

• Agenda.

• Listado de participación.

Miembros convocados.

Acta revisada.

Comité en reunión oficial.

• Agenda.

• Estatutos.

Agenda.

Agenda aprobada.

• Reglamento.

• Reunión del Comité realizada.

• Agenda.

• Acta anterior.

• Estatutos.

Agenda.

• Reglamento.

• Acta de la reunión anterior aprobada.

• Acuerdos aprobados.

Elaboración de Acta.

Secretario.

Acuerdos tomados.

Modelo de Acta.

Acta elaborada.

Resultados del Proceso Reuniones del Comité de Microcuenca realizadas, actas preparadas y libro de actas actualizado.

30

MÓDULO

I

Comité de Microcuenca cumpliendo con sus reuniones y atribuciones.

Coordinador de Comite

1

Secretario

Inicio

Preparar la programación de reuniones 2 durante el año

3

4

Instalación de la reunión del Comité

6

5

Elaboración de agenda para cada reunión.

Realizar la convocatoria para cada reunión.

Acta de reunión anterior revisada.

7

Discusión y aprobación de Agenda en apego a las atribuciones del Comité.

8

Desarrollo de la Agenda en apego a los Estatutos y Reglamentos

9

Elaboración de Acta.

10

Fin

31

6. Cómo definir o revisar los Perfiles de los Puestos.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Definición o reforma de los Perfiles de Puestos.

Código

1.07 Fecha de Actualización

Fecha de Aprobación Objetivo

Disponer de un manual mínimo que contemple el conjunto de perfiles de puestos, tanto de los directivos, miembros de los Comités, como de los empleados que tengan o pretenda contratar la JAAS. Definiciones

Estructura: Es la forma como está constituido u organizado una cosa o una entidad.

Actividades

Unidad Organizacional: Cada una de las partes en que se divide la estructura de la organización, ejemplo: Asamblea, Junta Directiva, Comités, Administración, etc.

Perfiles de puestos: Documento que describe el fin, objetivo, atribuciones, funciones, nivel jerárquico, relaciones de coordinación y comunicación, así como los requisitos que debe reunir la persona que ocupe cada puesto existente en cada Unidad Organizacional.

Manual: Documento que facilita el conocimiento y representa una guía que describe los aspectos y pasos básicos para trabajar en un tema determinado; ejemplo: manual de funciones, manual de operación y mantenimiento, manual de procesos (como éste).

Responsable

Insumo

Herramienta

Producto

Presidente.

Solicitud de algún miembro.

-Acta.

Acuerdo de JD.

Secretario.

Acuerdo de JD.

Nota.

Solicitud enviada.

Recepción de modelo Secretario. y agendar su discusión.

Nota y perfiles.

Agenda.

Punto de agenda.

Acuerdo de JD para definir los perfiles de los puestos. (o revisar los existentes) Solicitud de apoyo al ERSAPS, u otra institución, para obtención de perfiles modelos.

32

MÓDULO

I

Revisión, discusión y aprobación del contenido de cada perfil en JD. En caso de perfiles existentes, si es necesario realizar revisión y aprobación de reformas, previa inclusión en agenda de JD.

Presidente.

Perfiles.

Acta.

Acuerdo de JD.

Presidente.

Perfiles.

Acta.

Acuerdo de JD.

Acuerdo.

Acta.

Certificación emitida.

Certificación de punto de Acta que sustenta Secretario. aprobación.

Resultados del Proceso

Perfiles definidos y aprobados de las Unidades Organizacionales, de los diversos puestos existentes en la organización, y agrupados en un manual.

33

Definición o reforma de los Perfiles de Puestos.

Coordinador de Comite

Inicio

1

2

Secretario

Acuerdo de JD para definir o revisar perfiles de los puestos.

4 3

¿Existen los perfiles?

Solicitud de apoyo al ERSAPS, u otra institución, para obtención de perfilea modelo

5

SI

Revisión, discusión y aprobación del contenido 6 de cada perfil en JD

Recepción de modelo y agendar su discusión

7

En caso de perfiles existentes, si es necesario realizar revisión y aprobación de reformas, previainclusióm en agenda JD

Certificación de 8 punta de Acta que sustenta aprobación

9

34

MÓDULO

I

Fin

7. Cómo aplicar el marco regulatorio en la toma de decisiones.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Observancia del Marco Regulatorio en los procesos de Toma de Decisiones.

Código

1.08

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Asegurar que las decisiones tomadas por la Junta Directiva y la Asamblea no transgredan el marco regulatorio existente en el país y en específico el relacionado con el sector Agua y Saneamiento (AyS).

Definiciones

Marco Regulatorio: Conjunto de leyes y reglamentos relacionados con las operaciones de un sector determinado, en este caso las relacionadas con las operaciones de las entidades del sector agua y saneamiento.

Actividades

Capacitación a los dirigentes y líderes comunitarios sobre el marco regulatorio.

Toma de decisiones: Cualquier acuerdo o resolución que emane de la Asamblea, Junta Directiva, Comités, ó de los directivos en el cumplimiento de sus atribuciones.

Atribuciones: Son las competencias que los Estatutos y el Reglamento le otorga a cada una de las partes que conforman la estructura de la organización, y a cada uno de los puestos que forman la Junta Directiva y los Comités.

Responsable Insumo

• Ley y Reglamento Marco del Sector AyS.

Presidente.

• Ley General de Aguas.

Herramienta

Presentaciones.

• Estatutos JAA. • Reglamento JAA.

Disponer de un prontuario sobre el marco regulatorio del sector AyS.

Prontuario: Breve resumen sobre un documento o ley a fin de tenerla disponible cuando se necesite para su fácil consulta.

Secretario.

Resumen preparado por GLH.

• Fotocopia.

• Prontuario editado en un cartel.

Producto Directivos y líderes conociendo el marco regulatorio.

JD disponiendo de un prontuario.

35

Asegurar que cualquier decisión a tomar esté acorde a sus atribuciones y no contradigan el marco legal.

• Ley y Reglamento Marco del Sector AyS. Secretario.

• Ley General de Aguas.

Acuerdo.

• Estatutos JAA. • Reglamento JAA.

En casos de duda que una decisión puede contradecir el marco legal hacer las consultas respectivas.

Secretario.

Tema sobre el que hay que tomar un acuerdo.

Consulta mediante solicitud al ERSAPS u otra entidad o profesional.

Recibida la asesoría del caso, tomar la decisión que corresponda.

Secretario / JD.

Dictamen de opinión obtenido.

Acuerdo.

Acuerdos tomados respetando el marco legal existente.

Dictamen de opinión obtenido que respalda la toma de decisión.

Acuerdo tomado respetando el marco legal existente.

Resultados del Proceso Decisiones de la Asamblea, Junta Directiva y Comités, apegadas conforme el marco legal existente en el Estado de Honduras.

36

MÓDULO

I

Observancia del Marco Regulatorio en los procesos de toma de desiciones.

Coordinador de Comite

1

2

Secretario

Inicio

Capacitación de los dirigentes y líderes comunitarios sobre el marco regulatorio.

3

4

5

Disponer de un prontuario sobre el marco regulatorio del sector AyS.

Asegurar que cualquier desición a tomar esté acorde a sus atribuciones y no contradigan el marco legal.

En caso de duda que una decisión puede contradecir el marco legal hacer las consultas respectivas

6

Recibida la asesoría del caso, tomar la decisión que corresponda.

7

Fin

37

8. Cómo elegir la Junta Directiva y los Comités.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Elección de la Junta Directiva y los Comités de Apoyo.

Código

1.09

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Elegir los miembros de la Junta Directiva y los miembros de los Comités de la Junta Administradora de Agua y Saneamiento, con inclusión social y equidad de género.

Definiciones

Candidato: Persona que opta a un cargo, premio o distinción, a solicitud propia o a propuesta de otra persona.

Actividades

Convocatoria a la Asamblea para elección de JD y Comités, como punto principal de agenda.

38

MÓDULO

I

Junta Directiva: Grupo de personas electas por la Asamblea General para que dirijan la organización. En el caso de las JAA es electa por 2 años.

Responsable

Insumo

Presidente y secretario.

• Estatutos.

• Reglamento.

Comités: Grupos de trabajo (en este caso electos cada dos años) que, en apego a la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento, los Estatutos y Reglamento de la organización, tienen establecidas determinadas atribuciones.

Herramienta

Producto

-Convocatoria.

Miembros asociados han sido convocados.

Inicio formal de la Asamblea conforme los manda los Estatutos y Reglamento.

Presidente.

Socialización de las Atribuciones y Funciones de cada miembro a elegir.

Secretario.

• Convocatoria.

Secretario.

Concluida la votación el secretario da fé Secretario. de los resultados y solicita ratificación.

Juramentación de la JD y los Comités por Alcalde o su el Alcalde Municipal o representante. representante.

Elaboración de Acta.

Asamblea instalada oficialmente.

Reglamento.

Perfil de cada puesto.

Asambleístas conociendo las atribuciones y funciones de cada puesto.

Reglamento.

Mecánica definida para las propuestas y elección.

Candidatos debidamente propuestos y aceptados.

Reglamento.

Si la votación es por cada puesto hacerlo por cada uno hasta concluir el total.

Cada puesto directivo y de los Comités han sido votados legalmente.

• Reglamento.

Propuesta de Candidatos para cada puesto, debidamente Presidente. secundado por otro miembro.

Votación por los Candidatos propuestos. (Puede Presidente. ser individual o por planilla).

Conteo de la votación (verbal, urna o levantando la mano).

Agenda.

• Estatutos.

Secretario.

• Candidatos propuestos y aceptados.

• Pizarra.

• Papeletas.

• Conteo.

Resultado final obtenido por cada candidato.

• Papelógrafo.

• Urna.

Resultado final obtenido por cada candidato.

Cuadro con los miembros electos.

Elección oficial de miembros Directivos y de Comités.

Cuadro con los miembros electos.

Alocución oficial de juramentación.

JD y Comités juramentados.

Notas sobre propuestas y resultados finales de los candidatos.

-Modelo de acta.

Acta elaborada.

Resultados del Proceso Junta Directiva y los respectivos Comités han sido electos conforme lo manda los Estatutos y el Reglamento de la JAAS.

39

Elección de la Junta Directiva y los Comités de Apoyo.

Presidente 1

Secretario

Alcalde

Inicio

2 Convocatoria a la Asamblea para elección de JD y Comités, como punto principal de Agenda.

3

Instalación oficial de la Asamblea conforme los manda los Estatutos y reglamentos

4

Socialización de las Atribuciones y funciones de cada miembro a elegir

Propuesta de Candidatos para cada puesto, 5 debidamente secundado por otro miembro.

6

Votación por los candidatos propuestas.(Puede ser individual o por plantilla)

Conteo de la

7 votación (verbal, urnao

levantando la mano)

Concluida la votación el secretario da fé de los 8 resultados y solicita ratificación

10

Elaboración de Acta.

11

40

MÓDULO

I

Fin

Juramentación de la JD y los Comités por el 9 Alcalde Municipal o representante

9. Cómo establecer o revisar los Estatutos, Reglamento y Manuales.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Adopción o reforma de los Estatutos, Reglamentos y Manuales.

Código

1.10 Fecha de Actualización

Fecha de Aprobación Objetivo

Junta Administradora de Agua y Saneamiento dispone de los Estatutos, Reglamentos y Manuales necesarios para su eficiente y eficaz gestión.

Definiciones

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Actividades

Junta Directiva recibe o decide revisar documento normativo.

Revisión y aprobación de documento normativo.

Responsable Secretario / presidente.

Presidente.

Reglamento: Conjunto de normas que amplían o explican los mandatos de una ley (ejem: reglamento del estatuto), o normas emitidas por una entidad para regular el funcionamiento de un servicio o cualquier actividad. Ejemplo: reglamento del servicio de agua, reglamento de viáticos, etc.

Insumo

Puede ser: estatuto, reglamento o un manual.

Idem.

Manual: Documento que facilita el conocimiento y representa una guía que describe los aspectos y pasos básicos para trabajar en un tema determinado. Ejemplo: manual de funciones, manual de operación y mantenimiento, manual de procesos, etc.

Herramienta Producto Acta.

Acta.

Acuerdo de JD para revisar y aprobar documento normativo.

• Documento revisado y aprobado.

• Certificación punto de acta.

41

Convocatoria de Asamblea para someter a discusión y aprobación.

Secretario. (solamente en los casos de Estatutos y Reglamento de Estatutos).

Inicio formal de Asamblea con punto Presidente. único.

Propuesta de documento Secretario. normativo de la JD a la Asamblea.

Asambleístas discutiendo proponiendo y aprobando o improbando documento normativo.

Concluida la discusión el secretario da fé de la decisión y solicita ratificación.

Presidente.

Secretario.

Elaboración de Acta. Secretario.

Acuerdo de JD.

Convocatoria.

Usuarios miembros convocados oficialmente a la Asamblea.

Acuerdo de JD.

Agenda.

Asamblea instalada oficialmente.

Documento normativo: Estatuto o reglamento.

• Documento normativo.

• Agenda.

Votación de asambleístas.

Notas y acuerdo ratificado.

• Presentación.

• Fotocopia Asambleístas conociendo pegada en propuesta de murales para documento. lectura de asistentes.

Plenaria.

Documento normativo aprobado o improbado mediante votación.

Acuerdo / Acta.

Lectura de acuerdo, sobre decisión de aprobación o improbación, ratificada.

Acta.

• Acta preparada.

• Certificación de punto de acta.

Resultados del Proceso Documentos normativos aprobados por la Junta Directiva, y en los casos de los Estatutos y su Reglamento aprobados por la Asamblea General de usuarios.

42

MÓDULO

I

Adopción o reforma de Estatuos, Reglamentos y Manuales.

Secretario

1

Presidente

Inicio

Junta Directiva recibe o decide revisar documento 2 normativo.

3

Revisión y aprobación de documento normativo.

4

Convocatoria de Asamblea para someter a discusión y aprobación. (Solamente en los casos de Estatutos y Reglamento de Estatuto).

6

Propuesta de documento normativo de la JD a la Asamblea.

5

Instalación de Asamblea con punto único.

Asambleístas discutiendo 7 proponiendo y aprobando o improbando documento normativo.

Concluida la discusión el Secretario da fé de la decisión 8 y solicita ratificación.

9

Elaboración de Acta.

10

Fin

43

10. Cómo preparar las actas de Junta Directiva y de la Asamblea.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Preparación de las Actas y actualización del Libro de Actas.

Código

1.11 Fecha de Actualización

Fecha de Aprobación Objetivo

Que las actas de las reuniones de Junta Directiva y de Asamblea General reflejen en forma fidedigna los hechos y decisiones tomadas por las instancias correspondientes (Junta Directiva y Asamblea).

Definiciones

Asamblea: Es la máxima autoridad de la organización constituida con los miembros debidamente acreditados con base a sus estatutos y reglamento.

Acta: Documento oficial que recoge los puntos discutidos y los acuerdos tomados en una reunión de Asamblea, conforme el reglamento.

44

MÓDULO

I

Junta Directiva: Grupo de personas nombrados por la Asamblea para que dirijan la organización conforme las atribuciones contempladas en los Estatutos y el Reglamento.

Fidedigno: Que lo escrito o expresado está apegado a la verdad de los hechos.

Acuerdo: Decisión tomada por la mayoría de miembros de la Asamblea, de conformidad con la agenda y comprobado el quorum.

Resolución: Decisión que emite (en este caso la Junta Directiva y en casos extraordinarios la Asamblea) que resuelve un hecho sobre una solicitud, litigio, disputa, o contradicción existente.

Actividades Realizándose reunión de Junta Directiva, o Asamblea.

Tomando nota de las propuestas y posibles acuerdos y resoluciones, conforme agenda.

Concluida la discusión de los puntos de agenda.

Lectura de los potenciales acuerdos y resoluciones.

Cierre de la reunión de JD o Asamblea.

Preparación del acta de reunión de JD o Asamblea.

Responsable Insumo

Herramienta

Presidente.

• Listado de participantes.

• Convocatoria realizada.

• Agenda.

• Agenda.

Producto Junta Directiva, o Asamblea, instalada oficialmente.

• Agenda.

Secretario.

• Puntos de agenda en discusión.

Apuntes.

Posibles acuerdos y resoluciones tomados.

• Acuerdos y resoluciones en propuesta.

Presidente.

Agenda.

Apuntes.

Agotada la discusión de la agenda.

Secretario.

Apuntes.

Lectura de posible redacción.

Discutidos y aprobados cada acuerdo o resolución.

Presidente.

Agenda.

Protocolo de cierre.

Reunión de JD o Asamblea cerrada oficialmente.

Modelo de acta.

Redacción.

Acta preparada de la reunión de JD o de Asamblea.

Acta.

Lectura.

Acta aprobada o modificada en siguiente reunión de JD o Asamblea.

Secretario.

Lectura del acta en reunión de JD Secretario. o Asamblea.

Resultados del Proceso

Actas preparadas que reflejan los hechos, acuerdos y resoluciones tomadas en forma fidedigna y aprobadas en las siguientes reuniones. Libros de actas actualizados.

45

Preparación de Actas y actualización del Libro de Actas.

Presidente

Secretario

Inicio

1

2

Realizándose reunión de JD o Asamblea.

Tomando nota de las propuestas y posibles acuerdos 3 y resoluciones, conforme agenda.

4

Concluida la discusión de los 5 puntos de Agenda.

Lectura de los potenciales acuerdos y resoluciones.

6

Cierre de la reunión de JD o Asamblea.

7

Preparación del acta de reunión de JD o Asamblea.

8

Lectura del acta en reunión de JD o Asamblea.

9

Fin

46

MÓDULO

I

11. Cómo obtener la Personalidad Jurídica.

Ficha de Proceso Temática

Organización

Nombre del Proceso

Obtención o reforma de la Personalidad Jurídica.

Código

1.12

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

Objetivo Lograr el reconocimiento oficial del Estado de Honduras mediante la obtención de la Personalidad Jurídica de la Junta Administradora de Agua y Saneamiento.

Definiciones

Estatutos: Ley principal de una entidad que define su misión, estructura y dicta los lineamientos principales para su funcionamiento.

Certificación: Personalidad jurídica: Fedatario: Figura legal que faculta a la Junta El Secretario de la Junta Directiva; Que da fé que lo dicho y escrito es como fedatario de los hechos, Administradora de Agua el verdad y apegado a los hechos. acuerdos y resoluciones derecho de la propiedad y Da por cierto (certifica) que un representación oficial del sistema emanadas durante el desarrollo de documento es auténtico. de agua y saneamiento, y de la las reuniones de Junta Directiva y de Asambleas; da fé que los acuerdos, cual forma parte el Estatuto. resoluciones y hechos descritos en el acta son ciertos y certifica su validez mediante un documento que suscribe al cual se le denomina “certificación de acta o de punto de acta”.

47

Actividades

Responsable Insumo

Constitución de la Junta.

Líderes de la comunidad o técnicos municipales.

• Ley Marco del Sector AyS.

Acta constitutiva.

• Modelo reglamento.

• Acta constitutiva.

Contratación de abogado o gestión de Presidente. apoyo al ERSAPS.

Herramienta

• Acuerdo trámite de la personería.

• Acuerdo de contratación o de solicitud.

• Contrato.

• Nota solicitud con su Visto Bueno (V.B.).

• Certificación acuerdo otorgar carta poder.

Acuerdo de contratación o de solicitud.

Revisión y aprobación Presidente / JD de Estatutos por JD.

Modelo de Estatutos.

Aprobación de los Estatutos por la Asamblea.

Estatutos propuesto • Presentación. por JD. • Acta.

Solicitud de autorización municipal Secretario. para operar este servicio.

Fotocopias de Identidades de los Secretario. miembros directivos.

Certificación de Acta constitución de la Secretario.

JAA. Certificación de Acta aprobación de Estatutos.

48

MÓDULO

Secretario.

I

• Constitución oficial de la Junta.

• Elección de JD. • Acta constitutiva.

Carta Poder a favor del Abogado que hará Presidente. el trámite.

Presidente / Asamblea.

Producto

• Carta poder.

Acuerdo de JD.

• Abogado contratado, ó • ERSAPS u otro ente bajo compromiso de trámite.

Carta poder emitida.

• Estatutos aprobados por JD. • Acuerdo / Acta.

• Acuerdo / Acta.

• Listado miembros fundadores.

Certificación de punto de acta de la aprobación por parte de la Corporación Mpal.

Certificación del acuerdo tomado por la Asamblea.

Solicitud.

Acuerdo de JD de la tramitación de la personería.

Fotocopiadora.

Fotocopias obtenidas.

Modelo de certificación de acta.

Certificación de acta constitutiva preparada.

Modelo de certificación de acta.

Certificación de acta de aprobación de los Estatutos preparada.

Acta constitutiva.

Acuerdo / Acta aprobación de los Estatutos por la Asamblea.

Autenticación de certificaciones y de las fotocopias de identidades.

Tramitación de la personería.

Abogado / secretario y Tesorero.

Abogado.

Publicación en la Abogado / Gaceta e inscripción secretario y en el Registro de la Tesorero.

Propiedad Resultados del Proceso

• Certificaciones. Protocolos notariales.

• Fotocopias.

Proceso definido por la Secretaria • Certificaciones. de Gobernación, Justicia y • Fotocopias.

Descentralización (SGJD).

Resolución y Las propias de certificación cada entidad extendida por la donde se harán SGJD. estos trámites.

Certificaciones autenticadas notarialmente.

Obtención de la personería jurídica (Resolución y certificación extendida por la SGJD.) JAA reconocida oficialmente por el Estado de Honduras.

Personalidad Jurídica obtenida, publicada en la Gaceta y registrada en el Instituto de la Propiedad (IP).

49

Preparación de Actas y actualización del Libro de Actas.

Líderes Comunitarios 1

Presidente

Secretario

Abogado

Inicio Contratación de 3 abogado o gestión de apoyo al ERSAPS.

Constitución de 2 la Junta.

Carta poder a favor del 4 Abogado que hará el trámite.

5

Revisión y aprobación de Estatus po JD.

Aprobación de los Estatus por la Asamblea.

6

7

Solicitud de autorización municipal para operar este servicio.

8

Fotocopias de Identidades de los miembros directivos.

11 9

Certificación de Acta constitución de la JAA. 10

Certificación de Acta aprobación de Estatutos.

Autenticación de certificados y de las fotocopias de Identidades.

12

Tramitación de la personería 13

Publicación en la Gaceta e inscripción en el Registro de la propiedad Fin

50

MÓDULO

I

14

Anexos

51

Anexos Anexo # 1 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Marco legal que ampara cada temática de las JAAS Temáticas

Marco normativo

Estructura Organizativa

Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento.

Ley de Municipalidades.

Reglamento Ley Marco del sector APS. Reglamento Juntas Administradoras de Agua.

Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento.

Reglamento Ley Marco del sector APS. Reglamento Juntas Administradoras de Agua.

Reglamento General de la Ley de Municipalidades.

Planificación, Seguimiento y Evaluación

Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento.

Producción

Normas relacionadas Capitulo XI, art.62 Capitulo IV, artículo 17,18 Capítulo VI, artículo 25 Capitulo III, artículos 40 Capitulo VIII34-39 Cap. IV artic.8-24 Capítulo V, artículo 24 Cap. VII, art.27, inciso a), Art.30 Capitulo IV, artículo 8 inciso b, artículo 16 inciso a Título IV, capítulo I, artículo 57-64 Capítulo V, artículos 22 Cap. VII, artículos 31, Capítulo 5, artículo 24 Capítulo 1, artículo 1-3 Capitulo IV, artículos 8

Reglamento Juntas Administradoras de Agua.

Capítulo V, artículo 30 Capitulo VII artículo 40 inciso a y j Capitulo IX artículo 44 Anexo A.: Norma técnica nacional para la calidad del agua potable

52

MÓDULO

I

Manejo de la distribución

Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento.

Reglamento de la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento.

Reglamento Juntas Administradoras de Agua.

Ley Marco del Sector Agua Potable y Mantenimiento Saneamiento. del sistema Reglamento JAA. Ley Marco del Sector Agua Potable y Saneamiento.

Reglamento de la Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento.

Administración

Capítulo VII, artículo 2I, Capítulo I, artículo 2 inciso 10 Capitulo VII, artículo 30 Capítulo 10, artículo 41 inciso 3-4 Capítulo V, artículo 28-34 Capitulo IV, artículo 8 Capitulo VII, artículo 32 Capitulo IV, artículo 8 Capítulo V, artículos 33, 40 Capitulo IV, artículo21 Capitulo VIII, art. 34-41 Capitulo VII, artículos 29,31- 33, 40-51,56 Capitulo III, artículo 6 Capitulo IV, artículo 17,

Reglamento Juntas Administradoras de Agua.

Capitulo VII, artículo 39-40 Capitulo VIII, artículo 41-43 Capitulo X, artículo 46-67 Capitulo IX, artículo 68-75

Alcantarillado sanitario

Capitulo XII, artículo 76-77 Ley de Municipalidades.

Título III, artículo 13, 4, 13,15,16

Ley Marco del Sector Agua y Saneamiento.

Capítulo VI, artículo 37 -38

53

Anexo # 2 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Organigrama modelo para las JAAS

Asamblea General de Usuarios

Junta Directiva

Administración (Tesorería)

Comité de Operación y Mantenimiento

Fontaneros (as)

54

MÓDULO

I

Comité de Saneamiento y Educación

Comité de Microcuenca

Anexo # 3 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento

Módulo I: Procesos de Organización Modelo de Programación de reuniones de Junta Directiva Modelo de programación (cronograma) para reuniones de Junta Directiva Junta Administradora de Agua y Saneamiento Comunidad: ___________ Municipio: _________ Departamento: ____________

Anexo # 4 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento

Módulo I: Procesos de Organización

Modelo de Agenda para reunión de Junta Directiva Junta Administradora de Agua y Saneamiento Comunidad: ___________ Municipio: _________ Departamento: ____________ Reunión de Junta Directiva Lugar:

________________

Fecha: ________________ Hora: ________________ Participantes: ___________________________________________________________ _______________________________________________________________________

55

Agenda: Punto de Agenda

Responsable

1.

Comprobación del quorum.

Secretario.

2.

Apertura de la sesión y discusión de la Agenda.

Presidente.

2.

Lectura, discusión y aprobación del acta anterior.

Presidente / secretario.

3.

Seguimiento a los acuerdos tomados en sesión anterior.

Presidente / secretario.

4.

Lectura de correspondencia enviada y recibida.

Presidente / secretario.

5.

Participación de representantes del Patronato (otras entidades). Presidente.

6.

Aprobación de nuevos pegues.

Presidente / secretario.

7.

Presentación de informe financiero del mes anterior.

Presidente / Tesorero.

10. Informes sobre visitas recibidas a la Junta de Agua.

Presidente (u otro directivo).

11. Asuntos varios (informe del fontanero)

Presidente.

12. Lectura y aprobación de acuerdos tomados en esta sesión.

Secretario.

13. Cierre de la sesión.

Presidente.

56

MÓDULO

I

Anexo # 5 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Modelo Acta de Sesión de Junta Directiva Junta Administradora de Agua y Saneamiento de la comunidad: ___________ Municipio:

_________ Departamento: ____________ Acta # 04/0418

1. Comprobación del quorum y apertura de la sesión Se comprobó el quorum con la presencia de 5 miembros directivos: Martha Muñoz, presidente;Yajaira Morales, vicepresidente; Jabal Ramírez, secretario; Mario Benítez, Tesorero; José Menjívar, Fiscal; Dalma Carballo, Vocal I; Ángel Vásquez, Vocal 2; también, participaron Vilma Hernández, Administradora, y Carlos Vijil, Fontanero, además, Oswaldo Torres e Marco Fúnez, representantes del Patronato.

El presidente dio por iniciada la sesión siendo las 6 con 05 minutos de la tarde y seguidamente el secretario dio lectura a la agenda, la que se aprobó sin ninguna modificación 2. Lectura, discusión y aprobación del acta anterior El secretario dio lectura al acta anterior siendo ésta aprobada por todos los directivos.

3. Seguimiento de acuerdos Se dio lectura a cada uno de los acuerdos de la sesión anterior y después de revisarlos se informó que dos no han sido ejecutados, quedando pendientes el pegue de Amancio Coto, porque ahora no lo ocupa y el de la señora María Canales quien todavía no ha terminado de abrir el zanjeo.

4. Lectura de correspondencia enviada y recibida

• Se dio lectura a solicitud de pegue recibida con fecha 28 de marzo del 2018 a nombre del señor Cipriano Díaz.

• Solicitud recibida con fecha 19 de abril 2018 a nombre de la señora Bárbara Trajín pidiendo la reconexión del servicio de agua y traslado a su nueva vivienda.

• Solicitud recibida con fecha 27 de abril 2018 a nombre del señor Antonio Coto quien solicita el arreglo de fuga.

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• Solicitud recibida con fecha 30 de abril de 2018 a nombre de la señora Yajaira Morales quien solicita cambio de nombre de pegue por venta de terreno.

- Solicitud recibida con fecha 04 de mayo de 2018 a nombre del señor Carlos Vijil (Fontanero) quien solicita el pago de vacaciones.

- Se dio lectura al análisis de agua de las microcuencas El Suntulin y El Monte, realizadas en febrero 2018, pagadas en esta ocasión por el Ministerio de Salud Pública.

5. Participación de Representantes del Patronato Don Oswaldo Torres, presidente del Patronato, explicó cómo va el proceso del proyecto de alcantarillado de aguas negras, que se está realizando por etapas.Van a construir en toda la comunidad filtros de tratamiento y es posible la donación de la planta de tratamiento; también informó que están levantando un censo para saber cuántas casas hay en la comunidad porque todos tendrán que pegarse al proyecto. Además, expresó que realizarán el Zanjeo de calles y necesitan la ayuda del fontanero y de dos personas más para este trabajo, por lo que el objetivo de la visita es solicitar la aprobación de la JAA para realizar este trabajo.

6. Aprobación de nuevos pegues Se dio lectura a las solicitudes de pegues de servicio de agua para las viviendas de las familias cuyos representantes son las siguientes personas: Cipriano Díaz,Yajaira Morales y Martha Guerra.

7. Presentación de informe financiero marzo y abril 2018 Se dio lectura al informe de ingresos y egresos correspondiente al mes de marzo y abril 2018 y después de contestadas las inquietudes de los directivos se dio por aprobado.

8. Informe verbal sobre visitas a la Junta de Agua La Señora Presidente dio un informe sobre la visita de la Comisión Ciudadana de Transparencia, hecha el sábado 28 de abril en la oficina de la Junta, donde la Comisionada Municipal levantó una encuesta sobre documentación y realización de proyectos, manejo de registros, cobros y tarifas y aplicación del reglamento en la Junta, de la cual nos felicitó por llevar un buen manejo de recursos y transparente, luego se fueron a hacer un sondeo en la comunidad para verificar si los usuarios están contentos con el servicio de agua y si no hay quejas.

9. Informe de actividades del fontanero meses de marzo y abril 2018.

Se dio lectura al informe de actividades del fontanero del mes de abril del 2018, siendo aprobado por la Junta Directiva.

10. Asuntos Varios

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MÓDULO

I

- Se le aclara al Fontanero que la cajita de control será hecha por el abonado con su respectiva tapadera, la Junta solo pondrá el candado.

- El fontanero presentó videos sobre el derrame de agua de algunos abonados: María Zelaya y Sandra González.

11. Acuerdos y resoluciones La Junta Directiva Acuerda y Resuelve: Se aprueba la solicitud recibida con fecha 28 de marzo 2018 del señor Cipriano Díaz, dueño y beneficiario de la microcuenca el Suntulín quien solicita el pegue de que fue beneficiario con exoneración de pago mensual por servicio, y que sea transferido a su hija Belkis Díaz, para su casa ubicada en el sector calle hacia El Monte.

No se aprueba la solicitud recibida con fecha 05 de abril 2018 del señor Marcos Paz, quien solicita que su pegue aprobado el 27 de marzo de 2018, le sea financiado ya que es de escasos recursos. La razón de no aprobar es que tenemos que cumplir el reglamento y disposición de la asamblea.

Se aprueba la solicitud recibida con fecha 09 de abril 2018 de la señora Belkis Díaz, quien solicita el corte de servicio a su nombre a partir de la fecha, ya que su padre Don Cipriano Díaz, le cede su pegue de beneficiario por ser el dueño de la microcuenca y del servicio mientras él viva.

No se aprueba la solicitud recibida con fecha 13 de abril de 2018 a nombre del señor Víctor Castillo, quien solicita la reconexión de servicio para la casa de su hermano fallecido, Mario Castillo, ya que según el reglamento deberá traer una nota firmada por los tres hijos mayores autorizando la reconexión.

Se aprueba solicitud recibida con fecha 30 de abril de 2018, a nombre de la señora Bárbara Trejín, quien solicita la reconexión de servicio para su casa ubicada frente al centro carismático.

Se aprueba solicitud recibida con fecha 04 de mayo del 2018, a nombre del señor Carlos Vijil, quien solicita el pago de sus vacaciones.

Se aprueba solicitud recibida con fecha 06 de marzo de 2018, de la señora Martha Guerra, quien solicita un pegue de agua para ser instalado en el Barrio El Centro, a quien se le aprueba por un costo de DOS MIL NOVECIENTOS LEMPIRAS EXACTOS (2,900.00) los que pagará mediante una prima inicial de MIL LEMPIRAS (1,000.00) y el resto será financiado mediante crédito sin intereses en pagos mensuales de (500.00) QUINIENTOS LEMPIRAS MENSUALES más el pago de servicio mensual de agua hasta completar lo adeudado; comprometiéndose a realizar la apertura y cierre de zanjos en calle principal también la siembra de por lo menos tres (3) arbolitos, debe ejecutarse el pago para instalación del pegue en los próximos 30 días calendario a partir de la fecha de hoy.

Se aprueba el informe de ingresos y egresos presentado por el señor Mario Benítez, Tesorero de la Junta, correspondiente a marzo del 2018, con un total de ingresos L.87,772.00 menos total egresos L.81,149.75 habiendo un superávit de L.6,622.25 y el mes de abril del 2018 registra

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un total de ingresos de L.76,235.00 menos total egresos 65,755.35 habiendo un superávit de 10,479.65.

Se aprueba el envío de notas por derrame de agua a los siguientes abonados del sistema mediante pruebas de videos presentados en reunión, a las siguientes personas: María Zelaya y Sandra González.

Se aprueba hacer solicitud de arbolitos a la municipalidad y pedir colaboración al director del Centro Básico para que con los alumnos se realice la siembra de árboles este 30 de mayo día del árbol.

12.- Cierre de la sesión La sesión concluyó y se cierra siendo las ocho con diez y siete p.m.

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MÓDULO

I

Anexo # 6 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Modelo de Agenda para Asamblea Municipio: _____________ Departamento: ______________ Junta Administradora de Agua de la Comunidad de _____________

Agenda de la Asamblea de Usuarios Objetivo: Concertar alcances y organización para ejecución de proyecto de agua potable de la comunidad Lugar:

________________

Fecha: ________________ Hora: ________________ Participantes: Autoridades, técnicos municipales, directivos del patronato, población en general.

Agenda: Punto de Agenda

Metodología

1.

Invocación a Dios

Expositivo

2.

Palabras de bienvenida

Expositivo

3. Palabras alusivas y dar conocer objetivo de la reunión / agenda.

Expositivo

4. Alcances del proyecto

Exposición / preguntas y respuestas

5. Compromisos por concertar (incluyendo tarifa por pagar)

Exposición dialogada

Responsable

Presidente de la JAAS. Alcalde Municipal

Tiempo 4:00 p.m. – 4:05 p.m.

4:05 p.m. – 4:10 p.m.

o representante

4:10 p.m. – 4:15 p.m.

Técnico de la mancomunidad.

4:15 p.m. – 4:30 p.m.

-alcalde Mpal -Técnico TRC.

4:30 p.m. 4:40 p.m.

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Explicación 6. Organización del Comité Ejecutor del funciones Proyecto (CEP) Propuestas y votación.

7. Organización del Comité de Idem Contraloría Social (CCS).

10. Concertar primera capacitación a los Lluvia de ideas Comités.

11. Lectura, aprobación y firma de acta Lectura de compromisos.

12: Palabras de Cierre

Expositivo

Técnico TRC.

4:40 p.m. – 4:50 p.m.

Idem

4:50 p.m. 5:00 p.m.

Idem Alcalde Alcalde y Presidente JAAS

5:00 p.m. – 5:10 p.m.

5:10 p.m. – 5:20 p.m.

5:20 p.m. – 5:30 p.m.

Anexo # 7 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Modelo de Acta de Asamblea para aprobación de Estatutos.

Municipio: ____________ Departamento: _________________ Junta Administradora de Agua de la Comunidad de _____________

Acta aprobación de los Estatutos de la Junta Administradora de Agua.

Acta de Asamblea # ____________ Nosotros, vecinos (as) de la comunidad de _________, aldea del municipio de _______, departamento de _________, reunidos en: _______________ para celebrar la Asamblea de la JAAS, convocada para revisar y aprobar los Estatutos de la Junta Administradora de Aguas de la comunidad y elegir los miembros de los Comités, la cual se desarrolló en los siguientes términos: Después de comprobado el quorum, realizada la apertura de la sesión de Asamblea por el presidente de la Junta y la invocación a Dios, se procedió a presentar los detalles del contenido de los Estatutos, por parte del secretario de la Junta. Después de evacuadas las preguntas, realizadas los agregados y supresiones acordadas con los participantes, la Asamblea General tomó por unanimidad los siguientes acuerdos:

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MÓDULO

I

Primero: Aprobar los Estatutos de la Junta Administradora de Aguas y Saneamiento de la comunidad de _____________, quedando bajo la responsabilidad de dicha junta su correcta y justa aplicación, debiendo someter a la asamblea de usuarios la discusión y resolución cuando se suscitaren controversias en su aplicación o demandas de al menos el 20% de las familias de la comunidad.

Segundo: Nombrar los miembros de los Comités de Apoyo a los siguientes: # 1 2 3 1 2 3 1 2 3

Nombre del Comité / Miembros Comité de Operación y Mantenimiento

Comité de Educación y Saneamiento

Comité de Microcuencas

Tercero: Adjuntar a la presente acta los Estatutos de la Junta Administradora de Agua, tal cual ha sido aprobado por la Asamblea.

Después de haber consensuado las decisiones anteriormente descritas, firmamos para constancia la presente acta, siendo las ______ p.m. del ____ de _________ del año 20__.

Presidente de la JAAS

Presidente del Patronato

Secretario de la JAAS Y siguen las firmas

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Anexo # 8 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Modelo de Certificación de Acuerdo, Resolución o Punto de Acta Municipio: ________________ Departamento: ______________ Junta Administradora de Agua de la Comunidad de _____________ La suscrita Secretaria de la JuntaAdministradora deAgua y Saneamiento de la comunidad de __________, municipio de __________, departamento de _________, mediante la presente CERTIFICA que: en sesión de Asamblea General de miembros usuarios, realizada el día ___ del mes de _________ del año ______, a partir de la hora ____ p.m., con el propósito de negociar los compromisos con la Municipalidad de ___________, ______, y la Mancomunidad de ___________, para la ejecución del proyecto “Construcción del Sistema de Agua de la Comunidad _______”, tomándose, entre otros, los siguientes acuerdos: … Quinto: Para el mejor cumplimiento de los compromisos que contraigamos como comunidad beneficiaria de la Municipalidad, hemos nombrado a las siguientes personas como miembros del Comité Ejecutor de Proyectos (CEP) Nombre

Cargo directivo Presidente Secretario Tesorera Vocal I Vocal II

Identidad

Décimo Segundo:Autorizar al CEP para que realice los trámites de apertura de la cuenta de cheques en un banco de ___________, departamento de _________ , para lo cual el Patronato de la Comunidad dará la certificación de este punto de acta.

En fe de lo anteriormente expuesto, firmo para constancia la presente a los _____ días del mes de ________ del año dos mil __________. ___________________________________________ Secretaria de la JAAS de la comunidad de __________ Identidad #_______________________

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MÓDULO

I

Anexo # 9 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Mรณdulo I: Procesos de Organizaciรณn Junta Administradora de Agua y Saneamiento de: ____________ Municipio: ________ Departamento: _________

Modelo de cuadro de control de participantes en reuniones de Junta Directiva Lugar: ___________________________________ No. 1 2 3 4 5 6 7

Nombre

Cargo

Fecha: _________________ Identidad

Firma

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Anexo # 10 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Junta Administradora de Agua y Saneamiento de: ____________ Municipio: ________ Departamento: _________

Modelo de cuadro de control de participantes en Asamblea General Lugar: _______________________ Fecha: _______________________ No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

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Nombre

MÓDULO

I

Mujer

Hombre

Edad

Identidad

Teléfono

Firma

Anexo # 11 Manual de Procesos Operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento Módulo I: Procesos de Organización Modelo de Carta Poder Yo; ______________________________, mayor de edad, casado(a), profesión u oficio, hondureño(a), vecino(a) de ésta ciudad de ______________, departamento de _______, portador de la Tarjeta de Identidad Número _______________, actuando en mi condición de Presidente(a) de la Junta Directiva de la Junta Administradora de Agua de la comunidad de ____________________, por medio de la presente confiero amplio y suficiente poder a la Abogado(a) ___________________, quien es mayor de edad, soltero(a),Abogado(a), hondureño(a), vecina de esta ciudad de _____________________, inscrito(a) al Colegio de Abogados de Honduras bajo el número _______________, para que pueda comparecer ante las oficinas de la Secretaría de Gobernación, Justicia y Descentralización, en la ciudad de Tegucigalpa, M.D.C., con el objeto de realizar todos los trámites correspondientes para obtener la personalidad jurídica y aprobación de Estatutos de su representada, y cualquier otro trámite que sea necesario para el fin antes indicado; en tal sentido lo(a) faculto para que pueda presentar, firmar o retirar cualquier documentación que sea necesaria concediéndole las facultades generales del mandato administrativo y las especiales contenidas en el artículo 57 de la Ley de Procedimiento Administrativo.En fe de lo cual firmo la presente en la ciudad de __________________ , a los ___________________ días del mes de ______ del año Dos Mil ________ . _______________________________________ Presidente Junta Administradora de Agua y Saneamiento Comunidad de ___________________

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Manual de procesos operativos para Juntas Administradoras de Agua y Saneamiento 68

MĂ“DULO

I