Protocolo para reuniones efectiv

Gobierno de la República Honduras

secretaría de educación

Protocolo

para el desarrollo de

reuniones efectivas

Contenido 5

INTRODUCCIÓN

6

¿Qué es la comunicación organizacional?

6

¿Por qué y para qué nos comunicamos y coordinamos?

7

¿Por qué los niveles directivos deben realizar reuniones efectivas?

7

La Organización

7

Los equipos de trabajo

7

El personal

8

Tipos de reuniones y sus propositos

9

Etapas de una reunión

9

Antes de la reunión

11

Durante la reunión

13

Después de la reunión

15

“Este producto de gestión de conocimiento es posible gracias al generoso apoyo del Pueblo de los Estados Unidos de América a través de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID en inglés, United States Agency for International Development). Los contenidos son responsabilidad de DAI y no necesariamente reflejan la opinión de la USAID o del Gobierno de los Estados Unidos.”

ANEXOS

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Agenda

18

Ayuda memoria

19

Ayuda memoria

20

Monitoreo de acuerdos

21

Lista de chequeo, control de reunión

22

Cronograma de frecuencia de reuniones

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BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA

3

INTRODUCCIÓN La Actividad Gobernabilidad Local de manera conjunta con las autoridades educativas locales estableció el desarrollo de capacidades de actores claves del sector educativo en las direcciones departamentales, direcciones municipales y directores de redes educativas como una medida de fortalecimiento institucional.

Es por ello, que un tema central es el fortalecimiento de capacidades para el desarrollo de reuniones efectivas.

El presente protocolo está dirigido para que directivos planifiquen y organicen reuniones efectivas con su personal, estructuras de participación, socios estratégicos, autoridades locales y la comunidad en general.

Este protocolo para el desarrollo de reuniones efectivas es una herramienta que facilitará la comunicación y el logro de objetivos orientado a resultados según el propósito de cada reunión.

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¿Qué es la comunicación organizacional?

Es una importante herramienta que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de las mismas y de sus colaboradores, permitir el conocimiento de los recursos humanos y su desarrollo en la institución.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo organizacional y del talento humano quienes se van preparando para alcanzar su mejor desempeño.

La comunicación es el proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última dé una respuesta, una opinión, actitud o conducta.

¿Por qué y para qué nos comunicamos y coordinamos?

En ese proceso intervienen los siguientes elementos: Emisor: Es la persona que enuncia el mensaje en un acto comunicativo.

Código: Es el sistema de signos y reglas que se combinan con la intención de dar a conocer algo.

Canal: Es el medio físico a través del cual se transmite la información.

Receptor: Es la persona a quien va dirigida la información.

La manera de ver resultados de una reunión es cuando estamos conscientes que necesitamos prepararnos para esa reunión. Existen aspectos claves o

Dirigir una reunión se asemeja a un director de una orquesta. La melodía debe ser interpretada gracias a que cada participante toca un instrumento, pero a su debido tiempo y a medida que se va desarrollando el ritmo de la interpretación, va motivando y entusiasmando a los músicos que conforman la orquesta. El que dirige es el que conjunta las individualidades para obtener un resultado distinto a la suma de esfuerzos personales.

organizaciones, tales como: informar,

PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS

Muchas veces el anuncio de una reunión puede ser asimilada de diferentes maneras. ¿Sabe lo que están pensando los que tienen que asistir? Elija alguna de estas respuestas, la que más cree que se asemeja a la vida de su ambiente familiar:

»» »» »» »»

No sirve para nada más que para perder tiempo.

Son eternas. Yo haría que durara media hora, serían reuniones ejecutivas.

Sufro porque el que dirige es muy lento.

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¿Cómo se puede estar en una reunión que no ha sido preparada?

Los participantes se desvían con facilidad del tema de la agenda y el que dirige no llama al orden.

Si alguna vez hablo, no me hacen caso, me cortan sin terminar de exponer mi opinión.

Me molesta que siempre los mismos hablan y monopolicen la discusión y terminen imponiendo su punto de vista.

Hago dibujos mientras se desarrolla la reunión ya que no tengo ningún tema de interés.

Si ese es el espíritu y actitud previo a una reunión, casi nos ubica en una reflexión obligada, si vale la pena conducir una reunión en donde los participantes tengas esas percepciones.

No me gusta ser testigo de acusaciones y agresiones verbales.

Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión para:

Si usted es responsable de la dirección o de equipos de gestión, recuerde que su perfil profesional debe estar marcado por la capacidad de liderazgo participativo, coordinación, conducción de personas, creatividad y empatía hacia los demás.

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Así es, más o menos, la dinámica de una reunión, con la diferencia que en la orquesta se puede ensayar y en una reunión no se ensaya. Sobre la marcha hay una creación colectiva a la vez donde se van manejando factores y reacciones humanos que no se pueden establecer de antemano.

estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden

¿Por qué los niveles directivos deben realizar reuniones efectivas?

•

Para construir un clima laboral positivo enfocado en el trabajo colaborativo.

•

Se fortalece el monitoreo y retroalimentación en el logro de objetivos institucionales, indicadores para rendir cuentas del desempeño institucional.

•

Para estimular el aprendizaje y la gestión del conocimiento individual y organizacional.

tener diferentes finalidades dentro de las convencer, tomar decisiones, obtener información, rendir cuentas, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente.

La organización: El despliegue de la estrategia institucional.

Practicar una gestión participativa enfocada en resultados.

Los equipos de trabajo: Aprender a trabajar en equipo, orientados por los valores, objetivos y la estrategia organizacional.

Generar equipos de tareas y valorar diferentes puntos de vista para crear nuevas ideas.

Permite la oportunidad de resolver desafíos de manera colaborativa.

El personal: Permite compartir ideas, expresar sentimientos y brindarse apoyo mutuo.

Abre la oportunidad de inclusión y participación.

Mayor compromiso con las metas, indicadores, procesos y resultados en los cuales han contribuido a lograr.

Valorar y aprender de los demás de todos los procesos y servicios que se brindan como entidad.

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Etapas de la reunión

Tipos de reuniones y su propósito

Dar a conocer una información o decisión, anunciar un cambio, dar instrucciones al equipo, adoptar un procedimiento.

Informativa

Consultiva

Planificación y evaluación

Antes de la reunión Determinar si es necesaria la reunión

Diagnosticar un problema, explorar reacciones de propuestas o proyectos, generar ideas y sugerencias de soluciones, levantamiento de información, análisis de contexto.

Formular o discutir planes estratégicos institucionales, presupuestarios y operativos, evaluaciones de resultados de gestión, establecer compromisos de desempeño, análisis de información y toma de decisiones en base a evidencias, rendición de cuentas.

Seleccionar el tipo de reunion

Durante la reunión

Control de gestión

Participación y negociación

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Analizar temas de interés común y llegar a conclusiones entre todos, intercambiar puntos de vista, resolver conflictos, llegar a acuerdos y tomar decisiones. Acordar una o más responsabilidades. Fijar, modificar o negociar plazos, cargas de trabajo, fijar o modificar estándares. Establecer objetivos, evaluar resultados de desempeño.

PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS

Monitoreo de cumplimiento de acuerdos

Preparación de la reunión

1. Determinar si es necesaria la reunión.

Propósito:

Monitorear actividades con una frecuencias y conocida por todos, revisión de aplicación de controles internos, aplicación de evaluaciones del control interno, revisión y control de avances de indicadores e índices de gestión.

Envio de actas o ayudas memorias a los participantes

Inicio Conducción Cierre

Antes de la Reunión Tener una razón que justifique la realización de una reunión; motivo, recursos y tiempo invertido.

Oportunidad: Responde a lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión. Valorar el contexto en cuanto al ambiente interno, disponibilidad de información.

2. Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo con el tema y objetivo a lograr. (informativa, planificación, consultiva, etc.).

3. Preparación de la reunión: La preparación debe considerar los siguientes elementos:

Después de la reunión

Los participantes:

»» »»

Identificar los asistentes a la reunión, convocar a las personas indicadas de acuerdo con el tipo de reunión.

Asignar roles entre los participantes: apoyo logístico, administrativo, registro de actas, expositores, moderadores.

La agenda:

»» »»

Si se trata de una reunión de continuidad, es necesario revisar las actas anteriores, para dar seguimiento a los acuerdos.

Preparar el contenido de la reunión incluir:

•

Objetivo

•

Hora de inicio y término

•

Temas por tratar y orden de prioridad

•

Tiempo asignado a cada uno de los temas

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Durante la Reunión

•

Responsable por tema.

•

Preparar material escrito si es necesario, o digital.

•

Organizar los temas por asuntos similares a fin de que se traten de forma secuencial por grupos temáticos.

•

Preparar equipos de proyección y/o audio.

•

En caso de utilizar presentaciones:

INICIO

CONDUCCIÓN

Definir un formato y estructura única de presentaciones para todos los expositores, acotando el número de páginas al tiempo disponible tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:

•

•

•

Prever tiempo para la reflexión, el debate, generación de ideas y tomar decisiones o lograr consensos, cerrar el debate.

La convocatoria: •

Debe hacerse con suficiente anticipación. Indicar, lugar, fecha, hora de inicio y finalización.

•

Difundir agenda entre los participantes junto con la convocatoria. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

Espacio físico y materiales: •

»» Explicitar los objetivos del tema que aborda la presentación. »» Escribir sólo los puntos principales en párrafos cortos. »» Recurrir a gráficos, diagramas o representaciones visuales sintéticas. »» Establecer conclusiones o resumen.

Coordinar espacio físico: lugar ordenado, ventilado e iluminado, disposición de las sillas.

»» •

»» »» •

»» »» •

Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo, a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán.

“El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.

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PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS

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Puntualidad Se recomienda iniciar puntualmente la reunión según la hora de la convocatoria.

»»

Ambientación Hacer sentir a las personas bien en la reunión, saludar y agradecer su puntualidad.

Conversaciones informales con los participantes antes de la reunión.

»»

Revisión de agenda Presentar los objetivos y resultados esperados de la reunión.

Lectura de la agenda para consensuar los puntos y si es necesario añadir o eliminar alguno.

•

»»

Definición de reglas de conducción de la reunión Respetar agenda y tiempos por tema. No salirse del programa.

Uso de los celulares.

Pedir la palabra a quien dirige la reunión. Sólo una persona habla a la vez.

Las personas deben hacer uso de la palabra solo para referirse al tema que se discute.

Solicitar que los comentarios y discusiones sean sobre temas, asuntos e ideas y no sobre personas, es decir no personalizar ningún tema, todos los temas se deben analizarse desde la perspectiva de la institución.

»» »» »» »» »»

Registro de acta o ayuda memoria Asignar a una persona que tome nota para generar un acta de reunión, este rol se puede ir rotando o asignar de manera permanente en el cargo de secretario(a) en el caso de las Juntas de Redes o Directivas de la Asamblea y Asociaciones de Padres de Familia.

El registro de información debe ser sobre los puntos tratados y los acuerdos establecidos con el responsable de su cumplimiento y los tiempos establecidos para su cumplimiento.

Motivar y fortalecer la participación Estimular y crear un ambiente que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate con tolerancia y sin discriminación.

Darle un papel relevante al equipo en la toma de decisiones, establecimiento de acuerdos y medidas de mejora.

Escuchar de manera activa y con actitud empática y flexible con los participantes.

Fomentar en el equipo el análisis y reflexión sobre los temas planteados.

Estimular con mucho tacto y de manera discreta de aquellos asistentes que no estén participando.

Por ejemplo, dirigirse de manera directa y preguntar a cada uno solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire.

Así se equilibra la participación.

Controlar y procurar que alguien monopolice la discusión: Prestar atención para interrumpir en el momento oportuno y reconducir el tema, reconociendo el valor de lo aportado por el participante.

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•

»» »» »»

»» •

»» »» »»

Focalización en los objetivos Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto está próximo a terminar. Es importante controlar el tiempo según la agenda.

Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención en los objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes. Si hay otros temas de interés, se pueden considerar para la próxima reunión, siempre y cuando sea el acuerdo del todos.

Evitar la introducción de algún tema que, aunque vinculado con la agenda de trabajo, no interesa esencialmente a los fines de la reunión. en el punto de discusión de la agenda es donde se puede considerar, ya que en el desarrollo de la reunión es mejor evitar nuevos temas y enfocarse en los objetivos.

Evitar continuar la discusión después de haber llegado a una conclusión acerca de un tema.

El cierre de temas se hace con el acuerdo y la aprobación del mismos.

Desarrollo de contenidos Revisar cumplimiento de los compromisos o acuerdos asumidos en la reunión anterior para verificar su cumplimiento, ver los avances o reprogramar.

Identificar las causas de no cumplimiento de acuerdos, si esto ocurriera es necesario analizar para re-definirlos, o re-calendarizar.

•

»» »» »» »» »» »» »» »»

En caso de reuniones de monitoreo revisar el desarrollo de indicadores institucionales, hitos, índices de gestión, cumplimiento de planes de trabajo, entrega de informes, etc. Es importante tener en cuenta que el monitoreo está directamente vinculado a la responsabilidad que se tiene como servidor público.

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PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS

Definición de compromisos y acuerdos

CIERRE DE LA REUNIÓN

Planificar las tareas considerando plazos y responsables.

•

Efectuar cierre formal mediante resumen de acta o minuta. La persona asignada para el levantamiento del acta/ayuda memoria, debe hacer un resumen de los acuerdos, pasos a seguir, responsables y fecha tentativa de la próxima reunión.

Priorizar las tareas que deben hacerse.

Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados.

Delegar tareas a los participantes. Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y acciones a llevar a cabo.

Anticipar posibles contingencias que afecten el cumplimiento de compromisos por ausencias de funcionarios (vacaciones, licencias médicas, capacitaciones, etc.) y tomar medidas con el equipo para resolverlas.

Definir, en caso de que sea necesario, mecanismos de apoyo (transferencia de conocimientos, prácticas colaborativas, capacitación dentro del mismo equipo, capacitación cruzada, entre otras).

Si se trata de una reunión de planificación, establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el avance de los compromisos y la superación de desafíos, en base al cumplimiento de objetivos e indicadores institucionales monitoreados trimestralmente.

Aclarar y enfatizar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas reuniones, hasta que estos hayan sido cumplidos.

“Es muy fácil que el tema se desvíe y se introduzcan dentro de la discusión otros asuntos que no forman parte de la agenda.

Si esto sucediera, quien dirige la reunión debe

•

Levanta los puntos a tratar en la próxima reunión para tener una agenda preliminar consensuada.

•

Cierre y despedida, se sugiere lo siguiente:

el punto de asuntos varios o bien, requiere que

Dar retroalimentación al equipo de su participación en la reunión, para resaltar los aportes y/o fomentar actitudes de atención, compromiso y contribución.

se incluya en otra reunión posterior”, sostiene

Recoger opinión de los miembros: cómo fue el trabajo en equipo, cómo se sintieron los participantes durante la reunión.

Para ello, explica Brieba, “el expositor debe ser

»» »» »» »»

Reconocimiento por los avances que estas reuniones han permitido.

Favorecer estados de ánimo constructivos al trabajo.

determinar si es un tema que pueda verse en

Antonio Dieck, académico de la Universidad de Monterrey.

capaz de identificar cuando la discusión se está desviando a otro punto, y ser lo suficientemente sutil y elegante como para dar a entender que lo que se está conversando no es el punto, y así volver al eje”.

Después de la reunión Envio del acta o ayuda memoria

Evalución de la reunión por el equipo directivo que convocó

Revisar, validarla

Revisar, validarla

Enviar el acta con los acuerdos asumidos (en no más de dos días posterior a la reunión)

Enviar el acta con los acuerdos asumidos (en no más de dos días posterior a la reunión)

Recuerde enviarla a aquellos participantes que por alguna razón estuvieron ausentes

Recuerde enviarla a aquellos participantes que por alguna razón estuvieron ausentes

Monitoreo del cumplimiento de acuerdos Calendarizar los acuerdos a monitorear. Realizar una programación con fechas y responsables del cumplimiento Asegurar que se efectúe monitoreo de los acuerdos haciendo un seguimiento a la programación realizada.

Cumplir los compromisos propios

13

Anexos

Protocolo

para el desarrollo de

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PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS

reuniones efectivas

AGENDA Nombre de Red:

Municipio:

Comunidad:

Reuniรณn Nยบ:

Fecha:

Hora:

Lugar:

Participantes:

Objetivo de la reuniรณn:

Puntos varios:

Acuerdos y compromisos:

Puntos a discutir:

AYUDA MEMORIA

AYUDA MEMORIA

Participantes: Reuniรณn (Nombre de Red): Participantes: Fecha:

Agenda:

Desarrollo de reuniรณn

Lugar:

Objetivo:

Comentarios a la agenda:

Proceso:

Informe de avance de acuerdos anteriores: Correspondiente al mes de: No.

Acuerdos y compromisos de la reuniรณn:

Conclusiones:

Puntos tratados

Acuerdos

LISTA DE CHEQUEO, CONTROL DE REUNIÓN

MONITOREO DE ACUERDOS Tema de la agenda:

Fecha:

Tipo de reunión:

Responsable de monitoreo:

Lugar:

Tema:

Dirección Municipal:

Red Educativa:

Fecha: Acuerdos

Fecha de cumplimiento

Monitoreo No realizado

Avanzado

Cumplido

Comentario sobre el avance o actividad por realizar

N°

Hora:

Lugar:

Aspectos a considerar durante la reunión

1

Inicie puntualmente la reunión.

2

Inicie la reunión con algún comentario, agradecimiento o pregunta.

3

Exponga el propósito, objetivos y resultado que se esperan.

4

Repase el programa previamente enviado a los asistentes y despeje dudas.

5

Declare las normas de la reunión.

6

Se respetó el tiempo para cada tema.

7

Controlé que solo una persona hablará a la vez, pidiendo la palabra al coordinador.

8

No acepte conversaciones privadas durante la reunión.

9

Los comentarios y discusiones versaron sobre los asuntos de la reunión.

10

El lugar fue adecuado para la reunión.

11

Para resolver problemas, senté en círculo o disposición equitativa.

12

Para tomar decisiones, los senté alrededor de una mesa.

13

Utilice material audiovisual, agradable y corto para exponer temas.

14

Las personas se centraron en el tema.

15

Se respetaron los horarios.

16

Controle todas las interrupciones de una manera firme y cordial.

Reunión de la APF Asambleas de Redes Educativas

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Reunión Departamental Directores Municipales con el Consejo de Directores Directores Municipales con Directores de Redes Educativas Directores de Redes Educativas con Directores de Centros Integrados Juntas Directivas de Redes Educativas

Departamento:

Año 2018 Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

6

5

4

3

2

1

N° Reuniones

Municipio:

CRONOGRAMA DE FRECUENCIA DE REUNIONES

APUNTES

APUNTES

APUNTES

BIBLIOGRAFÍA CONSULTADA 1. René Franco y Carmen Muñoz. Dirección de Reuniones, Barcelona, 2000.

2. Guía Práctica para Reuniones Efectivas, 2011.

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PROTOCOLO PARA EL DESARROLLO DE REUNIONES EFECTIVAS