Registratiedrempels voor internationale studenten in Brussel
Registratiedrempels voor internationale studenten in
Brussel
april 2023
Inleiding
De groep internationale studenten aan Nederlandstalige universiteiten en hogescholen in Brussel wordt steeds groter, onder andere dankzij het groeiende aantal Engelstalige studieprogramma’s. Het onthaal en de registratie van deze studenten loopt niet altijd even vlot. Dat komt onder meer door de complexe registratieprocedure bij de 19 Brusselse gemeentes. Ons onderzoek toont aan dat die procedure vaak gepaard gaat met langdurige wachttijden, verwarrende verschillen tussen de procedures van verschillende Brusselse gemeentes, en een taalbarrière.
Die bevindingen vormen niet alleen een bron van frustratie voor de studenten, maar hebben ook gevolgen voor hun welzijn. Vooral studenten die afkomstig zijn van buiten de Europese Economische Ruimte (EER)1 staan vaak voor extra uitdagingen wanneer ze niet tijdig over een Belgische verblijfskaart beschikken. Die kaart is essentieel voor onder andere het openen van een bankrekening en bij het uitoefenen van een studentenjob.
Brik brengt deze problemen in kaart, in samenwerking met de diensten internationalisering van de partnerinstellingen VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel.
In dit rapport analyseren we de bevindingen van ons onderzoek, stellen we oplossingen voor en doen we aanbevelingen met concrete acties om de aanmeldingsprocedure voor internationale studenten in Brussel te verbeteren en hun ervaring te optimaliseren.
I wish it was more reasonable and international-studentfriendly, because from this long unnecessary process I already feel like I am not welcomed in this country.
Student aan KU Leuven campussen Brussel, komend uit Mongolië, registratie in BrusselStad
Context
Het huidige totaal aantal studenten in Brussel bedraagt meer dan 110.000, waarvan 20% internationaal is. Die groep wordt alsmaar groter en is een belangrijke doelgroep geworden voor de Brusselse hogescholen en universiteiten. Bovendien kunnen internationale studenten een belangrijke economische rol spelen in de gaststad, doordat sommigen tijdens en na hun studies participeren op de arbeidsmarkt. Een goed onthaal van studenten kan er mee voor zorgen dat deze internationale pas afgestudeerden na hun studies in Brussel willen blijven werken en een leven uitbouwen.
BRIO onderzocht, in opdracht van Brik, de groeiende groep van internationale studenten en haar behoeftes in 2019 en 2020. Het rapport ‘Internationale studenten in Brussel’ werpt licht op de nieuwe uitdagingen die die groei met zich meebrengt. Ook wijst het rapport op het gebrek aan informatie over de behoeften en ervaringen van internationale studenten in Brussel.
Aangezien Brik dicht bij de internationale student in Brussel staat, horen we af en toe klachten over de moeizame aanmeldingsprocedure bij de Brusselse gemeentes. Deze klachten, in combinatie met de bevindingen van het BRIO-rapport, hebben ons aangemoedigd om diepgaander onderzoek te doen naar de ervaringen van studenten tijdens hun aanmeldingsproces in de verschillende gemeentes van Brussel.
1 Tot de EER behoren alle lidstaten van de Europese Unie, inclusief Liechtenstein, Noorwegen en Ijsland. In dit rapport wordt een onderscheid gemaakt tussen studenten afkomstig van landen buiten de EER, en studenten afkomstig uit landen binnen de EER en Zwitserland. Wanneer we spreken over EER-studenten, spreken we over studenten afkomstig uit de EER en Zwitserland.
Het onderzoek
Wie zijn de respondenten?
In dit onderzoek focussen we op internationale bachelor- en masterstudenten die voor meer dan 90 dagen in België verblijven. Uitwisselingsstudenten die hier voor een kortere periode blijven, vormen maar een klein aandeel in dit onderzoek (6%). 401 geldige enquêtes werden verzameld. 76% van de respondenten komen uit een land buiten de EER, met China (8%) en Turkije (ook 8%) als meest voorkomende landen van herkomst. 24% komt uit een land binnen de EER, met Italië (15%) en Spanje (11%) als grootste herkomstlanden.
De internationale studenten uit de enquête wonen het vaakst in Brussel-Stad (42,4%), Elsene (16,1%), Etterbeek (8%) en Schaarbeek (6,7%). In deze gemeentes bevinden zich veel campussen van de Nederlandstalige onderwijsinstellingen (VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel).
1. VUB - VUB Main Campus
2. EhB - Campus Bloemenhof
3. Ehb - Campus Kanal
4. Odisee - Campus Brussels
5. KU Leuven - Brussels Campus
6. EhB- Campus Kaai
7. VUB - VUB Health Campus
8. EhB - Campus Jette
9. LUCA - Campus Sint-Lukas
10. Odisee - Campus Brussels - Terranova
11. EhB - RITCS - Campus Dansaert
12. LUCA - Campus Narafi
13. KU Leuven - Sint-Lucas Brussels Campus
14. EhB - Koninklijk Conservatorium Brussel
15. Odisee - Campus Dilbeek
16. Odisee - Campus Schaarbeek
17. EhB - RITCS - Campus Bottelarij
De procedure en wachttijden
Hoe verloopt de aanmeldingsprocedure?
Voor internationale studenten die zich in een van de 19 gemeentes in Brussel willen registreren, omvat de procedure drie bezoeken aan het gemeentehuis*.
1. De student maakt een eerste afspraak bij de gemeente om ingeschreven te worden in het vreemdelingenregister. Hiervoor moet de student een aantal documenten indienen. Bij sommige gemeentes kunnen deze documenten op voorhand digitaal worden ingediend.
Niet-EER studenten:
Als de student een inschrijvingsaanvraag heeft gedaan of een verblijfsrecht heeft van meer dan drie maanden, heeft de student recht op een verblijfsvergunning. Als de gemeente niet direct de verblijfsvergunning kan bezorgen, krijgt de student in de tussentijd een ‘bijlage 15’. De gemeente kan die ‘bijlage 15’ zowel geven na een woonstcontrole als wanneer er nog op de woonstcontrole gewacht wordt.
EER-studenten:
De student ontvangt geen ‘bijlage 15’, maar ‘bijlage 19’.
(Meer informatie over ‘bijlage 15’ en ‘bijlage 19’ op pagina 6.)
Na de eerste afspraak controleert een politiefunctionaris of de student daadwerkelijk op het opgegeven adres woont.
2. Vervolgens ontvangt de student een uitnodiging om een identiteitskaart te bestellen bij de gemeente. Daarvoor moet de student een tweede bezoek aan de gemeente brengen.
3. Tenslotte moet de student een derde keer naar de gemeente gaan om de identiteitskaart op te halen.
*gebaseerd op de stappen om “de opvang van internationale studenten in het Brussels Gewest (te) vergemakkelijken” van perspective. brussels en op de informatie van vreemdelingenrecht.be van de Vlaamse overheid.
Welke documenten zijn nodig?
Bijna 90% van de respondenten die in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest verblijven, zijn gestart met de registratieprocedure of hebben die al voltooid. Zij hebben heel wat documenten moeten indienen bij de gemeente:
Bewijs van inschrijving van de universiteit of hogeschool (95,2%)
Geldig paspoort (79,9%)
Huurcontract (73,7%)
Bewijs van een ziekteverzekering (63,8%)
Bewijs van voldoende bestaansmiddelen (56,9%)
Bewijs van de betaling van de administratieve kost (29,9%)
Geldige europese identiteitskaart (27,2%)
Studieplan (18,9%)
Medisch attest (15,3%)
Uittreksel uit het strafregister (12,3%)
Overige: (overzicht van studiepunten; geboorteakte; paspoortfoto’s …) (5,7%)
Difficult to know exactly what was needed for the visit. Did not know an appointment had to be made so there were additional delays. Might help to standardise the process between the municipalities.
Student aan KU Leuven campussen Brussel, komend uit Australië, registratie in Sint-Agatha-Berchem
Eerste bezoek aan het gemeentehuis
Van alle respondenten dient 40% de documenten vooraf digitaal in, terwijl de rest dat tijdens hun eerste afspraak bij de gemeente doet.
Van degenen die digitaal indienen, wacht bijna 1 op 3 (32%) langer dan een maand op de eerste afspraak, iets meer dan de helft krijgt die afspraak binnen de maand (54%). De overige 14% wacht nog steeds op een afspraak tijdens de afname van deze survey.
Tweede en derde bezoek aan het gemeentehuis
Het verkrijgen van de verblijfsdocumenten na het indienen van de originele documenten duurt voor velen nog langer. Bijna 40% van de respondenten wacht langer dan 60 dagen op hun verblijfsdocumenten. Bijna 20% onder hen zelfs langer dan 90 dagen.
Hoelang duurt het om je (vernieuwde) verblijfsvergunning te krijgen nadat je de originele documenten hebt ingediend?
Minder dan 14 dagen (9,8%)
Submitting the documents online and getting an appointment was very easy on the commune website. The ID card also arrived quickly.
Student aan VUB, komend uit Syrië, registratie in Etterbeek
Voor de respondenten die hun documenten niet online indienen, wacht 44% langer dan een maand op de eerste afspraak, terwijl de rest die afspraak wel binnen de maand kreeg.
Tussen 14 en 30 dagen (17,2%)
Tussen 30 en 45 dagen (11,9%)
Tussen 45 en 60 dagen (10,2%)
Tussen 60 en 75 dagen (11,5%)
Tussen 75 en 90 dagen (8,2%)
Meer dan 90 dagen (18,9%)
Ik heb de (vernieuwde) verblijfsvergunning nog niet gekregen (12,3%)
Many bureaucratic procedures and a lot of time needed. I couldn’t travel abroad without a residence permit and it took the city hall more than three months to issue the permit, even though I had submitted all the required documents weeks before the deadline.
Student aan KU Leuven campussen Brussel, komend uit Albanië, registratie in Sint-Joost-ten-Node
Bijlagen 15 en 19
We vroegen aan de studenten of ze ‘bijlage 15 of 19’ kregen tijdens hun eerste afspraak bij de gemeente.
Beschrijving van de Vlaamse overheid2:
Bijlage 15: (“Aanvraag tot inschrijving of wachten op de afgifte van een verblijfsdocument” / “Aanvraag tot de vernieuwing van de verblijfsvergunning”) dekt het voorlopig verblijf van derdelanders 3 . Het wordt afgeleverd bij indiening van een aanvraag tot inschrijving in het vreemdelingenregister. Het document vermeldt een rijksregisternummer, is 45 dagen geldig en kan maximaal twee maal verlengd worden.
Bijlage 19: (“Aanvraag van een verklaring inschrijving (Unieburger4))” wordt uitgereikt aan Unieburgers die meer dan drie maanden in België verblijven, bijvoorbeeld als student, en een verklaring van inschrijving indienen. Het document vermeldt het rijksregisternummer niet, het vermeldt geen geldigheidstermijn en kan ook niet verlengd worden.
‘Bijlage 15’ is belangrijk voor studenten die van buiten de EER komen. Het toont aan dat ze wettelijk aanwezig zijn in het land en wordt vaak gevraagd bij bijvoorbeeld het openen van een bankrekening. ‘Bijlage 19’ voor burgers van landen die behoren tot de EER is eerder een formaliteit. Het is een bevestiging van de aanvraag tot inschrijving.
Bijna 70% van de respondenten komend uit niet-EER landen krijgt ‘bijlage 15’ bij de eerste afspraak, bijna 30% krijgt dat niet.
Van de 70% die wel ‘bijlage 15’ ontvangt, geeft meer dan 1 op de 5 (23%) aan dat hier geen rijksregisternummer op wordt vermeld.
3 Personen met een andere nationaliteit dan die van de lidstaten van de Europese Unie, Noorwegen, Ijsland, Liechtenstein of Zwitserland.
4 Burgers die onderdaan zijn van een lidstaat van de Europese Unie.
50% van de respondenten komend uit EER-landen krijgt ‘bijlage 19’. 12,5% krijgt dat niet en bijna 40% van de respondenten is niet op de hoogte van dat document of weet niet zeker of ze dat document kregen.
I have anxiety of being undocumented. The commune also never offered any sort of annex.
Student aan KU Leuven campussen Brussel, komend uit de Verenigde Staten, registratie in Elsene
I started my application in October. It has been six months and I still haven’t received my card. I have to renew the annex frequently which is a big inconvenience, and it is difficult to open bank accounts and travel back to my home country without an ID card.
Student aan Odisee, komend uit Albanië, registratie in Elsene
“
The registration process is easy.
The only difficulty is that no one at the commune speaks English.
Student aan KU Leuven campussen Brussel, komend uit Pakistan, registratie in Brussel-Stad
Taalbarrière
In welke taal worden de internationale studenten geholpen? 40% van de respondenten wordt geholpen in het Engels en ongeveer evenveel studenten krijgt hulp in het Frans. 15% geeft aan dat ze worden geholpen in een mix van twee of meer talen. Nederlands komt weinig aan bod (4%).
Als we kijken naar het taalgebruik in de vijf gemeentes waar de meeste respondenten wonen, merken we dat Elsene, Etterbeek en Oudergem vaker gebruikmaken van het Engels om de studenten te ontvangen, terwijl in Brussel-Stad en Schaarbeek het Frans eerder dominant is.
Velen geven aan dat ze de hele aanmeldingsprocedure heel moeilijk vinden. Wat we merken is dat de studenten die in het Engels worden geholpen, een positievere ervaring hebben dan diegenen die in het Frans worden geholpen. De meeste studenten komen uit taalgebieden waar men geen Frans spreekt.
Conclusie
Doorheen dit rapport getuigen studenten die de registratieprocedure doorliepen in verschillende gemeentes. Sommigen hadden een positieve ervaring, maar de meerderheid geeft aan dat ze de procedure (zeer) moeilijk vinden. Het volgende voorbeeld geeft nog eens weer wat de gevolgen kunnen zijn van dit complexe aanmeldingsproces.
I hope someone really reads this because it will be a huge help to other students in the future. Firstly, the earliest available appointment was two months after my arrival. This is very inconvenient for a non-EEA citizen because without a Belgian ID I was not able to get a student job, a student transportation card and an official rental contract because owners do not let to people without documents. Keep in mind that the expenses of temporary accommodation are too high. Without rental contract on the appointment date, my application was denied, so I had to ask for another appointment. The first available appointment was after three months. By this time my visa would have expired. A request for an urgent appointment was denied, so I had to find an owner who agreed to have an unofficial rental contract and refer to another municipality with earlier appointments available (lots of stress and pressure for someone who just arrived to a whole new world). Also, I had to pay the administration fee twice in two municipalities. Although I speak French, the staff at the municipality 1000 Brussels were impolite and not helping. However, municipality of Boitsfort was amazing and the procedure was done in only a few minutes. The staff were very professional and helpful.
aan VUB, komend uit Iran, registratie in Brussel-Stad en Watermaal-Bosvoorde
Dit onderzoek naar de aanmeldingsprocedure voor internationale studenten in Brussel levert belangrijke inzichten op over de administratieve uitdagingen voor deze studenten en de verbeteringen die nodig zijn.
Allereerst blijkt uit de bevindingen dat de huidige aanmeldingsprocedure vaak complex en tijdrovend is voor internationale studenten. De verschillen tussen de procedures van de verschillende gemeentes van Brussel en de taalbarrière dragen bij aan stress en frustratie van de studenten tijdens het registratieproces.
Het is duidelijk dat er behoefte is aan een gestandaardiseerde aanpak die gericht is op internationale studenten. Een uniforme procedure in alle gemeentes, waarbij Engels de voertaal is voor studenten die geen Nederlands of Frans spreken, zou de toegankelijkheid en efficiëntie van het proces aanzienlijk verbeteren.
Bovendien is er een urgentie om de digitalisering van de aanmeldingsprocedure te versnellen. De wachttijden en administratieve lasten zouden kunnen verminderen als studenten documenten online kunnen indienen en aanvragen.
Brik en de hogeronderwijsinstellingen zijn vragende partij om samen te werken met de 19 gemeentebesturen om deze verbeteringen door te voeren en ervoor te zorgen dat internationale studenten zich welkom en ondersteund voelen tijdens hun verblijf in Brussel. Door de procedure te vereenvoudigen en te standaardiseren, verlagen we de drempels en maken we Brussel aantrekkelijker als bestemming voor internationale studenten.
Aanbevelingen aan beleidsmakers
• Zorg ervoor dat de volledige aanmeldingsprocedure bij elk van de 19 Brusselse gemeentebesturen zowel in het Nederlands, Frans als Engels kan gebeuren.
• Digitaliseer het registratieproces zoveel mogelijk.
• Uniformiseer de registratieprocedures van elk Brussels gemeentebestuur.
• Voorzie op de eigen gemeentelijke website een studentvriendelijke en meertalige link naar de desbetreffende procedures voor internationale studenten.
• Bezorg studenten altijd de juiste documenten tijdens hun bezoek aan het gemeentehuis. ‘Bijlage 19’ voor studenten uit de EER en ‘bijlage 15’, altijd met rijksregisternummer, voor niet-EER studenten.
• Respecteer de wettelijke termijnen. ‘Bijlage 15’ is 45 dagen geldig en kan maximum twee keer verlengd worden. Hierna moet de student een geldige verblijfskaart ontvangen.
Hogeronderwijsinstellingen kunnen zich engageren tot
• Het tijdig informeren van de studenten over de benodigde documenten, het maken van afspraken en het vooraf indienen van documenten.
• Het gebruiken van de handige flowcharts van perspective. brussels. Die bieden een duidelijk stappenplan voor de registratieprocedure van studenten.
Dit rapport is een samenwerking tussen Brik en de diensten Internationalisering van VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel.
Voor meer informatie over deze survey of andere informatie rond studeren in Brussel kan je terecht bij ons: brik.be
Brik
Brik is het aanspreekpunt voor studenten in Brussel. We helpen ze aan een kot, geven informatie over leven in Brussel en organiseren evenementen op maat. Dat doen we samen met VUB, EhB, Odisee, LUCA en KU Leuven campussen Brussel.
