Stap voor stap: over naar nieuwe garagesoftware

STAP VOOR STAP

Over naar nieuwe

garagesoftware 1

2

3

4

5

Zou het niet fantastisch zijn als u, met slechts enkele muisklikken, bestelde onderdelen kunt koppelen aan een voertuig? En werkorders kunt maken of facturen kunt versturen naar uw klanten? Het gebruik van het juiste garagesoftwarepakket kan u veel tijd en geld besparen. Ziet u er tegenop om over te stappen? Dat is begrijpelijk; er komt ook best veel op u af. Gelukkig kunt u ervaringen uitwisselen met andere BOVAG-leden en gebruikmaken van hun tips. In deze folder vindt u een handig stappenplan, dat u helpt om soepel over te stappen.

TIJDEN VERANDEREN E-mail, smartphones en glasvezel­verbindingen; jaren geleden hadden we er nog nooit van gehoord. Nu zijn ze niet meer weg te denken. Hetzelfde geldt voor uw garagesoftwarepakket: mogelijk werkt u al jaren met hetzelfde systeem en denkt u niet aan overstappen. Waagt u de stap naar een wat eigentijdser pakket met meer mogelijkheden, dan zult u snel de positieve effecten ervan ondervinden. Met het juiste softwaresysteem kunt u werkzaamheden gemakkelijker, sneller en efficiÍnter uitvoeren. Daarmee bespaart u tijd en uiteindelijk ook geld. Overstappen is geen eenvoudige klus en vraagt de nodige investeringen. Daarom helpen wij u graag op weg.

1 ORIËNTEREN EN KIEZEN Wat moet garage­software kunnen? Waar hebt u behoefte aan?

Wat is er mogelijk? In deze fase gaat u op zoek naar de juiste aanbieder.

1. Wat is de opzegtermijn met uw huidige softwareleverancier?

Let op: een contract met automatische verlenging kan meestal niet zomaar ontbonden worden. Kijk of u tot een afspraak kunt komen met uw huidige softwareleverancier. Soms zijn er uittredingskosten van uw huidige leverancier vanwege datamutatie uit het oude systeem.

2. Maak een overzicht van uw huidige toeleveranciers en providers (RDC/A2SP/VWE).

Noteer de bijbehorende inloggegevens. Die heeft u later nog nodig bij de installatie van een nieuw pakket.

3. Neem contact op met uw onderdelen­leverancier en vraag hoe hij data uitwisselt.

Sommige leveranciers bieden informatie over onderdelen (zoals omschrijving, prijs en beschikbaarheid) aan op cd, andere doen dit online of via een koppeling in een softwarepakket.

Dit is dus van invloed op de garagesoftware die u kiest.

4. Inventariseer welke functies u dagelijks gebruikt en wat u zou willen verbeteren.

Denk aan ROB E/F, een bandenmodule, een kloksysteem, het beheren van klantgegevens, een internetconnector, INDI, ARGA-interface (modelconfiguratie) bij multimerk, brandstof­ facturering, PIN/kassaregistratie en btw-aangifte.

Houd ook rekening met mogelijke nieuwe functies ten behoeve van uw website, zoals het online maken van afspraken.

5. Optioneel: Plan een werkoverleg met uw medewerkers en vraag naar hun behoeften voor nieuwe garagesoftware. Hierdoor creëert u draagvlak.

6. Denk goed na of u voor een apart of geïntegreerd administratiepakket kiest.

Vraag bij de softwareleverancier na welke admini­ stratie­pakketten ondersteund worden. Overleg met uw boekhouder welk pakket het meest geschikt is voor bijvoorbeeld btw-verwerking en -aangifte. Controleer de koppelingsmogelijkheid zowel bij de leverancier van de software als bij het administratiepakket.

7. Hoe belangrijk is het beheer van klantdata voor u?

Kiest u ervoor om dit te integreren in uw garage­ software of geeft u de voorkeur aan een apart pakket?

8. Zijn uw servers en/of computers aan vervanging toe?

Kies voor een onderhoudscontract dat bij u past.

Het kan aantrekkelijk zijn om te kiezen voor een cloud-optie, waarbij programma’s en/of data op een externe server staan. Voordelen hiervan zijn automatische updates, de zekerheid dat het morgen werkt en automatische prijsupdates.

Bovendien kan de helpdesk op afstand alles inregelen. Bedenk goed wat u wilt: beheert u liever alles zelf of wilt u een deel uit handen geven?

9. Zoek drie verschillende aanbieders die bij uw wensen passen en kies overwogen voor een pakket.

Spreek collega’s in de buurt, bezoek een vakof leveranciersbeurs en kijk voor meningen van andere ondernemers op leden.bovag.nl/ garagesoftware. Tip: Vraag zowel de leverancier als bestaande klanten naar hun ervaringen met het overstappen vanuit uw oude pakket. Zo weet u precies hoe u dit kunt aanpakken.

2 VOORBEREIDING Hebt u de juiste aanbieder gevonden?

Dan is het zaak om concreet uw pakket te gaan samenstellen.

1. Wie is namens uw organisatie aanspreekpersoon?

6. Controleer of functies uit het oude softwarepakket ook standaard in het nieuwe pakket beschikbaar zijn.

Let hier extra op bij cloud-toepassingen.

2. Wie is namens de leverancier uw contactpersoon?

7. Welke medewerkers krijgen toegang tot welke onderdelen?

Mag uw boekhouder ook inloggen? En staat u gebruik op afstand toe?

3. Vraag de leverancier om een demonstratie, proefversie en prijsopgave.

Neem echt de tijd voor de demonstratie.

Laat u niet afleiden door werkzaamheden in uw bedrijf, dat voorkomt teleurstellingen na aanschaf.

4. Wat kost een proefconversie van uw huidige data en wat is hierbij inbegrepen?

Bij een proefconversie test u het exporteren van bestanden van uw huidige pakket naar uw nieuwe pakket. Maak duidelijke afspraken over het testen van data, wat doet de leverancier en wat wordt u geacht zelf te doen?

5. Overleg met uw nieuwe leverancier over het exporteren van data uit uw huidige pakket.

Kunt u dit zelf, doet de beoogde leverancier dit of uw huidige leverancier? Wat is het bedrag dat u moet betalen? U hebt een exportbestand nodig voor uw proefconversie. In deze periode zet u data over en test u deze gegevens. Daarna volgt een definitieve conversie, waarin alle wijzigingen zijn meegenomen.

Ook dan hebt u een exportbestand nodig.

8.Check of u geen overbodige modules aangeboden krijgt.

Is het pakket in modules opgebouwd of is dit het complete pakket? Kunt u modules ook later afnemen?

9. Controleer tijdens de demonstratie een aantal gegevens.

Check tijdens de demo niet alleen de standaard werkorder, de factuur en het aanmaken van een klant, maar ook minder gebruikte functionaliteiten zoals: het retour boeken van onderdelen, garantie, coulance, registreren van leenauto’s en het inboeken van berijders van zakelijke klanten. Kijk ook of het systeem onderlinge relaties tussen klanten kan weergeven. Let bij een geïntegreerd administratiepakket op het aantal beschikbare omzetplaatsen: extern, garantie, intern.

10. Welke ondersteuning krijgt u na de ingebruikneming van het pakket?

Maak duidelijke afspraken over wanneer u contact kunt opnemen met uw contactpersoon en wanneer u de helpdesk mag bellen. Hoeveel uren krijgt u beschikbaar voor ondersteuning? Bij het overschrijden hiervan moet de leverancier dit tijdig aangeven. Leg de contactmomenten met de leverancier voor de zekerheid vast.

3

4

INRICHTEN EN TESTEN

OPERATIONEEL

Het pakket is er. Het systeem kan ingericht worden.

Dit gebeurt tijdens een testperiode. Zo gaat u geleidelijk over naar uw nieuwe garagesoftware.

In deze fase gebruikt u de garagesoftware in de dagelijkse praktijk. Het kost enige tijd en inspanning om u het nieuwe pakket eigen te maken. Houd niet te veel vast aan de oude manier van werken.

1. Maak een planning voor een proef­ conversie, het testen en het daadwerkelijk overgaan op het nieuwe systeem.

1. Zorg ervoor dat er op de dag waarop u het systeem daadwerkelijk in gebruik neemt, een vertegenwoordiger van de softwareleverancier aanwezig is om u op weg te helpen.

We adviseren u om te starten met de basisfunctionaliteiten en de modules stapsgewijs op te bouwen, zodat u er zeker van bent dat ze gebruikt worden en er later geen kostendiscussie ontstaat met de leverancier.

Neem bijvoorbeeld stappen van drie maanden: 1) Werkplaats en facturatie; 2) Bandenmodule; 3) Aansluiten administratiepakket; 4) Automatische btw-aangifte.

Een voorbeeldplanning: 1) De leverancier kijkt een dag mee in de werkplaats.

2) Proefdraaiperiode: uw data wordt overgezet en bij de leverancier en door uzelf getest.

3) Ingebruikneming: definitief overzetten van de data en werken met de nieuwe software.

2. Controleer bij het proefdraaien een aantal belangrijke gegevens.

Denk aan: de onderhouds­geschiedenis, lopende werkorders, de klant-voertuigkoppeling, NAWgegevens (telefoonnummers in verschillende formats), de standaard werkorder, factuur, coulance­regeling en retouronderdelen.

3. Zorg dat u uit de voeten kunt met het systeem, voordat u daadwerkelijk overstapt.

Zorg dat de juiste medewerkers vertrouwd raken met het systeem. Weken van te voren trainen heeft geen zin, oefen kort van te voren met uw eigen data: training on the job!

4. Op welke kengetallen stuurt u of wilt u sturen?

Maak tijd vrij voor het bezoek van de vertegenwoordiger. Zo haalt u het meeste uit uw geld en leert u zoveel mogelijk over het systeeem. Het snel onder de knie krijgen van veelvoorkomende handelingen is een must, zoals het afmelden van apk’s, auto verkopen, het aanmaken van werkorders en bijwerken van de planning.

2. Bouw het gebruik van modules eventueel stapsgewijs op, bijvoorbeeld in stappen van drie maanden.

Het is lastig om veel nieuwe dingen tegelijk in te voeren. Begin daarom bij de basis en implementeer bijvoorbeeld om de drie maanden een nieuwe module. Zo weet u zeker dat u de module ook gaat gebruiken.

5 EVALUATIE U werkt al een tijdje met het softwarepakket.

Tijd voor een evaluatie: wat gaat al goed en wat kan nog beter?

1. Evalueer het traject met uw nieuwe software­leverancier.

Dit is het moment om nog wat advies en de laatste tips & tricks te krijgen. Ook kunt u eventueel nog wat instellingen laten aanpassen.

Welke rapportages wilt u uit uw systeem hebben?

Vraag uw contactpersoon of de helpdesk eventueel om hulp.

Over naar nieuwe

garagesoftware

TIPS EN ERVARINGEN Maak gebruik van het BOVAG-netwerk en wissel onderling ervaringen uit.

Hieronder alvast een aantal tips:

1) Zorg voor draagvlak bij uw personeel. Vraag naar de wensen en ideeĂŤn van uw medewerkers. Leg uit dat het even duurt voordat iedereen zijn weg vindt in het nieuwe pakket, maar dat handelingen eenvoudiger en sneller worden.

2) Bij het overstappen naar een pakket kan er iets misgaan. Daarom is het belangrijk om data te checken en te oefenen met het systeem bij de proefconversie. In de testperiode oefent u met het nieuwe systeem. Doe dit zorgvuldig, want u kunt extra facturen krijgen, omdat u de data niet goed gecheckt hebt. Spreek daarom duidelijk af wat de leverancier controleert bij de conversie en wat u zelf checkt.

3) Denk goed na over wanneer u gaat overstappen. 1 januari ligt voor de hand als u ook een nieuwe grootboekrekening gaat gebruiken; vaak is dit echter een drukke periode voor de meeste softwareleveranciers. Kunt u dan de beste hulp verwachten? Houd ook rekening met de pieken en dalen in uw eigen bedrijf.

4) Is uw hardware aan vervanging toe? Kijk niet alleen naar serverkosten, houd ook rekening met licentie- en installatiekosten. Voor beeldschermen geldt dat een planner/receptionist grote beeldschermen nodig heeft. Hiermee maakt u ook een eigentijdse indruk op klanten.

5) Wees alert in geval van een automatische verlenging van het contract met dezelfde looptijd als die in het aanvankelijke contract. Heeft uw contract een looptijd van twee jaar, dan wordt uw contract in dit geval ook automatisch met twee jaar verlengd. Kijk of er een mogelijkheid van tussentijdse opzegging is opgenomen en of hier gemakkelijk gebruik van kan worden gemaakt.

Overweeg anders een contract met een andere looptijd bij automatische verlenging te vragen, bijvoorbeeld een looptijd van een jaar.

6) Met behulp van uw garagesoftware verzamelt u informatie over uw bedrijf.

Wilt u deze cijfers analyseren en uw bedrijfsprestaties vergelijken met die van andere bedrijven? Bedrijfsvergelijk geeft u veel inzicht. Meer informatie?

Ga naar www.bedrijfsvergelijk.nl.

Ga voor meer tips en het uitwisselen van ervaringen naar leden.bovag.nl/garagesoftware

NIEUWE GARAGESOFTWARE: WAT LEVERT HET OP? Moderne systemen vragen veel minder handelingen en zijn veel logischer in gebruik, waardoor u meer tijd over houdt voor andere werkzaamheden in uw bedrijf. Bovendien krijgt u beter inzicht in uw administratie, planning en financiële situatie. Dat geeft rust. Een aantal voordelen op een rij:

EFFICIENCY Volledige technische informatie over een voertuig via de werkorder; Een directe link naar de onderdelenleverancier voor het bestellen van onderdelen, inclusief omschrijving en prijs op de werkorder en factuur; Een duidelijke planning en overzicht, dankzij koppelingen met werkorders en onderdelenbestellingen; Voorraden zijn beter inzichtelijk; Tijd besparen op het verwerken van werkorders en het aanmaken van facturen voor de klant; Meer inzicht in de duur van werkzaamheden, waardoor u beter kunt plannen en uw rendement verbetert.

FINANCIEEL

Betalingen en boekingen gaan direct naar het financiële pakket; Automatische BPM-calculatie; Debiteurenoverzicht, inclusief informatie over betalingstermijnen van grotere, zakelijke klanten; Koppelingen met meerdere onderdelenleveranciers leiden tot een betere vergelijking van prijzen; PIN- en kassasystemen, automatische en directe verwerking met betrekking tot openstaande posten; Automatische betaling bij verwerking SEPA-bestanden.

Werkorders aanmaken gaat efficiënter.

ADMINISTRATIE

Maken en versturen van apk-mailings aan klanten met een verlopen apk; De mogelijkheid pro-forma’s en facturen direct naar klanten te mailen; Eenvoudige interne facturatie voor deelauto’s, uitleenauto’s of eigen auto’s; Actieve bewaking van Online Kilometer Registratie bij facturen boven € 150,-; Digitaal plannen. Dit geeft ook een moderne uitstraling naar uw klanten.

De voordelen van goede garagesoftware: meer inzicht en daardoor rust!