Meetings Västsverige

VÄSTSVERIGE MEDFÖLJER MEETINGS INTERNATIONAL #48 2012 S I DR UB R I K

Borås/Sjuhärad #01 MAR 2012

BJÖRN BRORSTRÖM REKTOR, BORÅS HÖGSKOLA

Räck upp handen och bjud in till ett möte

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

1

upplev mer.

Det finns en orsak till varför Åhaga slår besökarrekord år efter år. Utöver en fantastisk inramning till ditt arrangemang står ett professionellt team, vana vid höga krav och varierande behov, redo att ta ditt arrangemang till nya höjder.

Möjligheterna - 1 200 personer framför samma showscen - Flera mindre salar och grupprum - 4 500 kvm mässyta mitt i centrala Borås - 300 parkeringsplatser precis utanför dörrarna. 25 min från Landvetter, 45 min från Göteborg.

- Plats för 1 500 sittande middagsgäster.

- Hotellkapacitet för 1 000 personer inom 10 minuters gångavstånd Åhaga är Lokverkstan från tidigt 1900-tal som förvandlats till en fantastisk anläggning för mässa, event/kongress, konsert och show.

Läs mer på www.ahaga.se

S I DR UB R I K

Gunilla Mitchell och Britt-Marie Andrén-Karlsson, Västsvenska Mötesindustrirådet

VÄSTSVERIGE SKA BLI EN LEDANDE MÖTESREGION I NORRA EUROPA Västsvenska Turistrådet ska aktivt delta i kommunernas och mötesindustrins offensiva arbete för att öka antalet möten och evenemang i Västra Götaland. I en första offensiv ingår Göteborg, Borås och Skövde.

De har lokala Convention Bureauer där man arbetar för att skapa verktyg för att få enskilda invånare i regionen att ta på sig rollen som lokala värdar för att attrahera fler kongresser och andra möten till deras respektive städer. ”De kongresser, möten och events som Västsvenska Turistrådet, men framför allt de lokala Convention Bureauerna, hjälper till att attrahera genom att stödja lokala organisationers arbete, förstärker universitetens, högskolornas och forskningsinstitutens varumärken nationellt och internationellt.

Därmed underlättas rekryteringen av studenter och forskare”, säger Gunilla Mitchell, vd för Västsvenska Turistrådet.

Göteborg har länge och framgångsrikt drivit sin Convention Bureau. Andra städer

i Västsverige som har öppnat Convention Bureauer är Borås/Sjuhärad och Skövde/ Skaraborg. Syftet är att långsiktigt profilera och stärka destinationen som helhet och med mötesindustrin som nav. ”Med stöd av bland andra de här åtgärderna förstärker vi varumärket Västsverige och stimulerar marknadsföringen av regionen och dess orter som mötes- och evenemangsdestinationer nationellt och internationellt”, säger Gunilla Mitchell.

Britt-Marie Andrén Karlsson, styrelseordförande i Västsvenska Turistrådet, anser att mötesindustrin bidrar aktivt till att samverkan mellan forskning, näringsliv och samhälle utvecklas och stärks. Det skapar i sin tur förutsättningar för att Västsverige blir en av de främsta mötesregionerna i norra Europa. ”Med hjälp av mötesindustrin kan vi tillsammans nå regionens vision om ’Det goda livet’”, säger Britt-Marie Andrén Karlsson.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

Västsvenska Mötesindustrirådet, Västsvenska Turistrådets avdelning som arbetar med möten, är initiativtagare till utgivningen av den här tidningen.

Tanken är att stödja de västsvenska orter som redan arbetar strategiskt med att hjälpa personer att bjuda in till en kongress, konferens eller ett evenemang. Förhoppningen är också att få fler individer att upptäcka hur mycket och vad en lokal Convention Bureau kan bistå med. Därutöver hoppas vi att fler personer inser nyttan av att bjuda in till ett möte för dem själva, deras organisation/institution/företag och för hela Västsverige.

För mer information om Västsvenska Mötesindustrirådet kontakta gärna Carin.Klemetz@vastsverige.com

3

S ID RU BRI K

4

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

SA M A R B ET E

Björn Brorström, Borås Högskola

”BORÅS CONVENTION BUREAU ÄR ETT BRA INITIATIV” – Det är väldigt positivt att Borås Convention Bureau tar initiativet och riktar ljuset på hur vi ska attrahera fler möten och kongresser till stan.

Vi stödjer den här idén helt eftersom den är viktig för hur vår högskola ska utvecklas, säger Björn Brorström, rektor på Borås Högskola.

Han förklarar att högskolan är ett mindre lärosäte som ska skapa avtryck i alla delar av verksamheten.

De samlar sina nationella och internationella nätverk inom skolan, vilket är ett positivt sätt för dem att bli mer synliga.

– Som jag ser det finns det inga som helst nackdelar i det här sättet att arbeta. Vi har en dialog med våra forskningsledare om att göra prioriteringar, och från styrelsen sponsrar vi våra nätverk för att skapa synergieffekter.

Björn Brorström menar att det inte alltid handlar om att locka 500 kongressdeltagare, storleken på mötet är inte det mest väsentliga. Ofta kan ett mindre möte med färre deltagare vara väldigt angeläget innehållsmässigt.

– EU ska fördela 80 miljarder euro i forskningspengar. Vi måste synas och få vara med om vi ska kunna tilldelas en del av de pengarna. Att räcka

upp handen för att kunna bjuda in till ett möte, medverka i tidskrifter eller i styrelser i de olika föreningar där vi är medlemmar, är viktigt för oss alla.

Björn Brorström anser att bra regional samverkan är betydelsefull för alla universitet och högskolor, och att samarbeten med företag och offentliga organisationer i lärosätets närhet gynnar utbildning och forskning. Det ger ett naturligt inflöde av betydelsefulla problemställningar och aktuella omständigheter som kan studeras och användas i utbildningssammanhang. Samarbetet innebär också att forskningen medverkar till att ge perspektiv på utvecklingen i studerade organisationer och bidrar till förbättringar i verksamheten. Att samarbeta är till fördel för alla.

Högskolan i Borås har tagit olika initiativ för att förstärka de regionala kontakterna och etablera givande samarbeten inom varierande områden. Ett exempel på en aktivitet är de 200 politiker vilka kom till högskolan för att ta del av presentationer av verksamheten, lyssna till och delta i paneldebatter kring hållbar utveckling och etablering av ett handelsinstitut i regionen, Swedish Institute for Innovative Retailing. En annan aktivitet är att förmedla och

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

diskutera en idé kring hur forskning om innovationer i offentlig sektor kan organisera och finansieras.

– Vi inspireras av det stora intresset för vår verksamhet och ska gå vidare med olika aktiviteter för att konkretisera formerna för samarbetet. Vi ska bland annat informera kommunledningar, näringslivsråd, företrädare för näringslivet och företagare om innebörden och betydelsen av Science Park Borås.

En beskrivning av innehållet finns redan och Björn Brorström ser fram emot att kunna förmedla visionen för en Science Park i Boråsregionen.

– För min del handlar det om att sprida budskapet och se till att våra lärare och forskare känner ett starkt stöd inför framtiden. Det här är en fråga som kräver lång framförhållning, men jag vill visa att Borås stad har fascinerande mycket att erbjuda.

Högskolan i Borås ska utveckla området Simonsland till en miljö för kunskaps- och innovationsöverföring.

Området är tänkt att bli en mötesplats för flera nyckelaktörer i det textila kluster som finns i Borås och Sjuhärad, och stärker därmed regionens ställning som ett skandinaviskt centrum för textil och mode.

5

S ID RU BRI K

6

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

C ON VEN T I ON B U R EAU

Anna Lilja, Borås Convention Bureau

”KÄNNS SOM EN NY TID” Borås Convention Bureau är stadens officiella organisation för att hjälpa dem som bor här att bjuda in till olika slags möten. Personer som vill ha hjälp med att arrangera en kongress, konferens eller ett evenemang får gratis information och rådgivning om Borås och Sjuhärad. Byråns roll är att underlätta för att personer att vilja, våga och kunna räcka upp handen när de till exempel är på en kongress utomlands eller i en annan svensk stad, och den här frågan ställs: Var ska vi vara nästa gång?

– Ibland får du tid att förbereda din handuppräckning. Av oss får du i förväg hjälp med planering av alla praktiska frågor i samband med arrangemanget. Vi hjälper till med att preliminärboka lokaler, hotellrum och allt annat som behövs. Du får koncentrera dig på ditt möte, vi ordnar förberedelserna på plats, säger Anna Lilja, projektledare på Borås Convention Bureau.

Medarbetarna på Borås Convention Bureau ska ha kännedom om allt som pågår i staden, kunskaper som kan hjälpa en lokal värd/värdinna att räcka upp handen och säga att

han/hon vill att mötet genomförs i Borås. Convention Bureaun, CVBn, känner till alla möteslokaler, hotell och restauranger, vet vad som händer på högskolan, hjälper till med rådgivning om lämpliga hotell och lokaler, ger förslag på sociala kvällsprogram och förmedlar kontakter till professionella kongressarrangörer, PCOs, som kan ta hand om allt praktiskt arbete. En Convention Bureau är alltid opartisk.

– Vi är en neutral part som hjälper de som är med i nationella och internationella nätverk att känna att de har allt stöd för att göra en kongress eller ett annat möte här i Borås. Vi ersätter inte en kongressarrangör, en så kallar PCO, Professional Congress Organizer, utan vi hjälper personen som ska marknadsföra Borås som mötesplats tills mötet verkligen är bestämt att komma hit. Därefter väljer den som ska göra mötet om han/hon vill ta hjälp av en PCO eller arrangera mötet själv.

Ju större möte, desto svårare är det att genomföra allt själv. Borås Convention Bureau rekommenderar ofta att anlita experthjälp för att

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

förenkla och effektivisera förberedelserna. Det är också bra att veta att ett möte som genomförs på ett professionellt sätt vanligen ger ett större ekonomiskt överskott än möten som man kämpar med själv.

Annat som en Convention Bureau, CVB, kan hjälpa till med är att arbeta fram och formge den formella ansökan om att få göra ett större företagsmöte eller en kongress.

Redan innan beslutet är fattat preliminärbokar CVBn hotell och lokaler och bidrar med sitt kontaktnät i mötesindustrin. Kommunikationen med kommunen och dess viktigaste företrädare är redan etablerad och kan ibland vara av avgörande betydelse för att mötet ska bli av.

Anna Lilja berättar att den närmaste tiden ska de fokusera på att försöka hitta personer som kan bjuda in till möten i Borås.

– Många tycker nog att det är roligare att åka till Milano, Paris eller Prag för att vara med på ett möte. Vad de inte tänker på är att personen som ansvarar för exempelvis en kongress i sin egen stad blir attraktiv att bjuda in till andra möten, det gäller både åren

7

C O N VENTI O N BUREAU

”Personen som ansvarar för en kongress i sin egen stad blir attraktiv att bjuda in till andra möten”

före och efter mötet. Det är många som säger att det bästa sättet att få resa till många sammankomster utanför Borås är att bjuda in till ett möte.

– Tack vare att Borås stad tagit initiativ till att skapa Borås CVB, och därmed kan hjälpa fler i det praktiska arbetet inför omröstningar om kommande mötesstad, skapas betydligt bättre förutsättningar för att få hit fler kongresser, större företagsmöten och evenemang. Tiden förändras nu och det känns faktiskt i hela stan. Det känns som om en ny tid är här.

Förståelsen för att möten tillför kunskap och inspirerar många aktörer på hemmaplan har spridit sig. Borås politiker har insett vad det är som måste göras och många andra kommunala företrädare förstår att det är angeläget för Borås utveckling och framtid att staden lockar till möten och pratar om sådant som ligger i framkant. Förvaltningschefer öppnar och bjuder in sina nätverk och högskolans företrädare vill vara med och generera fler internationella och nationella möten till Borås.

8

Borås Convention Bureau ingår i det kommunala bolaget Borås Borås och har till uppgift att marknadsföra, sälja och att aktivt verka för att staden, genom aktiviteter och evenemang, upplevs som en attraktiv destination med ett bra värdskap.

Målet är ökad hållbar tillväxt till nytta för medborgarna och näringslivet. Tack vare bolaget har de skapat en ännu vassare organisation vars syfte är att attrahera turister och möten som konferenser, kongresser, mässor samt evenemang till staden.

Mötesindustrin är i allra högsta grad global. Borås CVB är medlem i två internationella nätverk för att aktivt vässa sin kompetens.

ICCA, International Congress and Convention Association, är en organisation med cirka 1 000 medlemmar i världen där samarbeten kan göra beslutsvägarna till fler möten i Borås betydligt kortare. Borås CVB är också medlem i världens största nätverk i mötesindustrin, Meeting Professional International, MPI.

– I den svenska delen av MPI har vi bildat ett nätverk för svenska CVBer. Samarbetet innebär bland annat att vi kan förkorta beslutsvägar och underlätta för personer som vill ha ett möte här. Vi kan till exempel fråga våra kollegor som genomfört mötet tidigare vilka utmaningar de stötte på och kan på så vis säkra en succé i Borås.

Att utveckla nätverken i högskolan och förvaltningarna är ett ständigt pågående arbete.

– Vi har kunskaper och kontakter och skapar förutsättningar för att det ska bli fler viktiga möten i Borås.

Utvecklar vi högskolan, utvecklar vi individer och organisationer och därigenom hela vår stad.

M E E TI N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

S I DR UB R I K

Källa: Arkitektfirman Krook & Tjäder

FLYGPLATSER SKAPAR TILLGÄNGLIGHET TILL VÄSTSVERIGE Ett internationellt näringsliv och globalisering kräver lättillgänglighet, och bra flygkommunikationer är en förutsättning för bestående och ökad global konkurrenskraft i västra Sverige.

För att inte vara huvudstad är Göteborg som kongress-, mötes- och evenemangsstad en av de högst rankade i världen. Globala företag som exempelvis Volvo och SKF har sina huvudkontor i regionen och läkemedelsföretaget Astra Zeneca bedriver en stor del av sin forskning här.

Göteborg Landvetter Airport är Västsveriges internationella flygplats och landets näst största flygfält med flera direktlinjer utomlands.

– Vi är en viktig del i profileringen av Göteborg som destination. Vi har ett nära samarbete i regionen för att locka besökare till en attraktiv miljö mitt i Skandinavien, säger flygplatschef Olle Sundin.

Turism och evenemang skapar idag cirka 16 000 helårsarbeten i Göteborgsregionen, jobbtillfällen som stannar i området och inte riskerar att flyttas utomlands. Sedan sekelskiftet har antalet gästnätter i Göteborg ökat med 33 procent.

Tre decennier har gått sedan flygplatsen invigdes och den har byggts ut och om i flera omgångar. Just nu pågår den största omvandlingen i dess historia.

Enligt Olle Sundin blir det större ytor, spännande design och ett mer attraktivt utbud.

– Vi vill skapa en modern miljö med öppen planlösning som ger bättre överblick över utbudet och de olika gaterna. Nyligen invigdes vår nya säkerhetskontroll som även i flygplats­sammanhang är speciell.

Västra Götaland har flera flygplatser för inrikes- och utrikesflyg. Att lätt kunna nå en flygplats inom en viss tid kan ha betydelse vid val mellan andra

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

alternativa färdsätt och speciellt vid inrikesresor.

Sjuttiofem procent av allt flyg på Göteborg Landvetter är utrikesflyg.

Totalt finns det cirka 100 linjer varav 50 är reguljära: Paris, Lyon, Nice, London, Prag, Bryssel, Amsterdam, Rom, Genève, Zürich, Barcelona, Malaga, Manchester, Birmingham, Istanbul, Wien, Berlin, Düsseldorf, Frankfurt och Salzburg, men även de skandinaviska och nordiska metropolerna Köpenhamn, Århus, Helsingfors, Stavanger och Bergen.

Göteborg City Airport i Säve trafikeras framför allt av Ryanair till och från Edinburgh, Paris, Alicante, London, Barcelona, Rom, Milano/ Bergamo, Kaunas i Litauen, men också av det polska flygbolaget Wizz Air som flyger till Warszawa, Budapest, Gdansk och Belgrad.

Gotlandsflyg flyger mellan Göteborg och Visby.

9

S ID RU BRI K

10

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

KUN S K A P SS P R I D N I N G

Margareta Lundberg Rodin

3 000 BIBLIOTEKARIER KOM TILL GÖTEBORG OCH BORÅS Margareta Lundberg Rodin är prefekt och därmed chef för Institutionen Biblioteks- och informationsvetenskap på Bibliotekshögskolan i Borås.

Högskolan har Sveriges största utbildning och forskning i biblioteksoch informationsvetenskap. De är nationellt ledande med ett välutvecklat samarbete i Norden, Europa och internationellt.

I juni 2010 fick Högskolan i Borås rättigheter att bedriva forskarutbildning inom biblioteks- och informationsvetenskap. Sedan vårterminen förra året genomförs forskarutbildning i egen regi, tidigare samarbetade institutionen med Göteborgs universitet. Majoriteten av landets professorer och disputerade lärare i ämnet är koncentrerade till Borås. Samma år genomfördes världskongressen IFLA, The International Federation of Library Associations and Institutions, i Göteborg och Borås. Australien stod på tur för att arrangera kongressen det året men då det blev det kris i världsekonomin avstod de från att realisera mötet.

– Göteborg fick frågan om vi kunde tänka oss att stå som värdar.

Svensk Biblioteksförening stod för en ekonomisk garanti på fem miljoner kronor. Men kongressen gick bra också ekonomiskt utan att vi behövde utnyttja garantin, säger Margareta Lundberg Rodin. Vi har ett bra samarbete i västra Sverige och tillsammans med Västra Götaland, Hallands län, Chalmers, Göteborgs universitet, Borås, Stadsbiblioteket och Svensk Biblioteksförening lämnade vi in ett förslag.

IFLAs sjuttiosjätte världskongress genomfördes i augusti 2010, och främst på Svenska Mässan i Göteborg.

Mötet samlade 3 000 deltagare. Flera forskarmöten genomfördes i Borås dit det kom över 200 delegater som i kongressens olika forum bland annat diskuterade utbildning och lärande samt utbildning och forskning. Det ingick även ett särskilt möte för Young Professionals inom biblioteksvärlden.

I Borås genomfördes också en fest i en före detta industrilokal, och med mycket stor framgång. När det handlade om PCO-jobbet, det vill säga registreringar, betalningar, hotellbokningar, middagar, det sociala programmet, aktiviteter, namnbrickor med mera, har Bibliotekshögskolan den kompetensen internt.

Borås stad genom Kulturförvalt­ ningen/Stadsbiblioteket var också med och sponsrade en middag för kongressgästerna.

– I ett internationellt perspektiv har Göteborg en fantastisk kongressanläggning i centrum som gör att nästan allt finns nära. Men det gäller definitivt också för Borås, vi är ett slags mini-Göteborg. Vi upplevde att våra kongressgäster verkligen gillade att komma till en mindre stad med närhet till naturen. De var också väldigt intresserade av Bibliotekshögskolan.

Världskongressen genomförs varje år. Förra året var Puerto Rico värd, i år genomförs kongressen i Helsingfors och nästa år hålls mötet i Singapore. Eller som Margareta Lundberg Rodin säger: ”Att få vara

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

värdstad är att tillhöra toppligan.”

Sverige är ett av de länder som är mest välrepresenterat som värdland för IFLA. Redan år 1930 var Stockholm värd för första gången, och 1990 välkomnade staden mötet igen.

Lund/Malmö höll i genomförandet år 1960.

I och med att Institutionen för Biblioteks- och Informations­ vetenskap, med forskning och forskare, ligger i Borås arrangerar de åtskilliga konferenser, workshop och seminarier. Förra året hölls internationell workshop inom sociala medier med forskare från hela världen och ett möte kring ett stort EU-projekt, Shaman – The Web of the Future.

Margareta Lundberg Rodin upplever att det finns ett genuint intresse från högskolan och de styrande att institutionen ska utveckla sina kongresser, konferenser och samarbeten externt, bland annat tillsammans med Borås Convention Bureau.

– Det kan betyda att fler dörrar öppnas. Med ett starkt professionellt stöd framöver blir det lättare att räcka upp handen när chanserna kommer.

Borås är en mötesintensiv stad.

Inom biblioteksvärlden är staden en välkänd mötesplats dit man åker för att på olika sätt vidareutvecklas inom yrket. I år fyller institutionen 40 år vilket firas den 6–7 december med ett nordiskt möte för utbildare och forskare. I oktober är alla bibliotekarier som har studerat i Borås inbjudna för att delta i ett jubileumsprogram med tillhörande fest.

11

S ID RU BRI K

12

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

VI S I ON ER

Hans Forsman, Vision 2025

GEMENSAMT SÄTT ATT TÄNKA SKAPAR MEDVIND – Framgångarna i Borås beror på att det är bra människor som har skapat en bra anda. Det här sättet att tänka har byggts upp under de senaste sju, åtta åren och gör att vi nu kan börja skörda gemensamma framgångar.

Det säger Hans Forsman, projektledare för kommunens visionsarbete Vision Borås 2025, med ett förflutet som fritids- och folkhälsochef i staden.

När Sveriges fritids- och kulturchefsförening, SFK, hade sin årliga konferens förra året lades den i Borås var det mycket tack vare Hans Forsmans arbete.

– Vi hade jobbat för att få mötet till Borås under några år och bestämt oss för att ta på oss värdskapet. Vi hade en grupp inom kommunen som tog på sig själva arbetet och hade hand om allt.

Sedan dess har det hänt mycket.

Idag finns Borås Convention Bureau och Resia har öppnat en PCO-avdelning, det vill säga är en professionell kongressorganisatör.

Hans Forsman konstaterar att under de senaste åren har förutsättningarna blivit dramatiskt mycket bättre om man vill genomföra en konferens, kongress eller ett evenemang i Borås.

– SFK är en spännande organisation att vara medlem i och att jobba med. Vi har nära kontakter med bland andra Riksidrottsförbundet och föreläsningarna vi hade i Borås höll mycket hög klass med bland andra författaren och debattören

Fredrik Härén, Per Nilsson generaldirektör för Ungdomsstyrelsen, Erwin Apitzsch, universitetslektor i psykologi i Lund och idrottspsykolog samt Karin Matsson Weijber som är ordförande i Riksidrottsförbundet.

Det kom något fler än 200 deltagare till konferensen i Borås som också gick bra ekonomiskt och gav en vinst till föreningen. Borås stad gick in med ett bidrag på totalt 150 000 kronor, 75 000 från fritidsförvaltningen och lika mycket från kulturförvaltningen. Därutöver sponsrade staden en middag.

– Den kategori människor som det här handlar om kommer med största sannolikhet tillbaka hit med sina familjer efter att ha varit med om ett bra arrangemang. En känd idrottsprofil i Borås berättade för mig att han tävlade i judo i Manchester.

Tjugo år senare reste han tillbaka dit med sin familj.

Stora evenemang är också bra för en stad och här ligger Borås långt framme. De hade Masters VM-simning 2010 med över 1 000 deltagare, där de delade mästerskapet med Göteborg och Mölndal. Totalt handlade det om cirka 10 000 deltagare. I simning börjar man som veteran redan vid 25 års ålder så det var en stor grupp som deltog. I mars förra året genomfördes Davis Cuptennis i Borås där staden stod för värdmiddagen.

– Att vara bra på evenemang handlar framför allt om engagemang och varje större arrangemang gör att

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

Borås syns mer och blir tydligare för fler människor.

Sedan förra året arbetar Hans Forsman med Borås Vision 2025. I visionsarbetet har de tagit med så många olika slags medborgare som möjligt. Det är exempelvis ungdomar i det kommunala ungdomsrådet, pensionärsråd, näringslivet och allmänheten. Som kommunikationskanal har sociala medier spelat en viktig roll.

– Vi skapar mänskliga möten över kultur- och generationsgränserna. I vår vision handlar det också om att locka hit flera stora events, att arbeta tillsammans med akademierna och skapa ännu bättre förutsättningar för fler kongresser eftersom vi vet att det arbetet skapar stolthet till staden.

– Vår vision och strategi stärker vår identitet som mötes- och evenemangsstad. Vi har också tagit några steg mot ett nytt kongresscenter, och det finns ett positivt mottagande för de idéerna. Vi byggde en ny simarena till Masters 2010 som inte kostade några extrema pengar utan skapades för 56 miljoner kronor. Vi har uppfört en friidrottshall för 15 miljoner kronor och den nya fotbollsarenan kostade 120 miljoner. Vi är bra på upphandlingar vilket gör att vi kan fortsätta planera för en stad i utveckling, och med öppna armar ta emot fler kongresser, möten och stora evenemang.

13

S ID RU BRI K

14

M E E TI N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

N ÄT VER K ETS B ET Y D ELS E

Anders Glemfelt, näringslivschef

BETYDELSEN AV ATT FINNAS PÅ KARTAN Att nätverk har stor betydelse för var en kongress genomförs vet alla.

Anders Glemfelt är näringslivschef i Borås, medlem i IOGT-NTO och representant i det som kallas Kongressbestyrelsen. IOGT-NTO är Sveriges största nykterhetsorganisation med 30 000 medlemmar i drygt 700 lokalföreningar runt om i landet.

Nästa år kommer det fem dagar långa mötet till Borås, och arrangören räknar med 1 200 deltagare.

Enligt Anders Glemfelt finns det flera orsaker till varför Borås fick kongressen. Dels vandrar den mellan olika svenska städer, dels är Borås en allt mer känd kongresstad. Dessutom är stadens storlek lagom, vilket innebär att mötet får stort utrymme och blir synligt. Därutöver finns det många aktiviteter och upplevelser som lockar deltagare, något som är positivt för både nykterhetsorganisationen och staden.

– Den här kongressen genomförs vartannat år och vi anmälde oss till förbundet och visade vårt intresse.

Som näringslivschef vet jag hur viktigt det är att finnas på kartan och visa att Borås är inne i en mycket spännande utveckling. Eftersom det kommer 1 200 kongressdeltagare vet

vi att bland dem finns människor som går i etableringstankar, har utbyggnadsplaner eller vill utbilda sig på vår högskola.

När avgörandet fattades förra året att kongressen 2013 skulle vara i Borås, hade Anders Glemfelt och hans kollegor två år till förberedelser. Nu har halva tiden gått.

– Direkt efter beslutet samlades en arbetsgrupp som skulle svara på en fråga: Hur bygger vi en bra kongress? Vi talar om en bred målgrupp med barn, ungdomar och vuxna, det ställer stora krav på kringaktiviteter.

Vårt mål är solklart: Det här ska bli den bästa IOGT–NTO-kongressen för barnfamiljer någonsin.

Näringslivschefen konstaterar att det är ett stort ansvar att skapa och ta hand om en bra kongress när det gäller lokaler, säkerhet, transporter och presstjänst. IOGT-NTO är en i samhället synlig organisation som kan räkna med att representanter från media är på plats och rapporterar om vilka beslut som fattas.

Under kongressen arbetar runt 200 personer frivilligt för att få logistiken att fungera. Under mötesdagarna finns det nattkafé, dans,

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

musikunderhållning och barnpassning.

– Fyrahundra personer bor i masslogi och där ska hygien, frukost och andra måltider tas om hand.

Parallellt med kongressen ska vi dessutom genomföra ett barn- och ungdomsläger. Vi ska också hålla ordning på ekonomin och se till att det finns kongresspaket. Målet är förstås att gå med vinst men också att visa vilken fantastisk kongresstad Borås är.

Destinationsbolaget Borås Borås hjälper till med bokningarna inför mötet tillsammans med en av Anders Glemfelts medarbetare. När det gäller boendet för deltagare handlar det om ett brett utbud av alternativ från masslogi och campingstugor till hotell.

– Vi har en också en egen mötesbyrå, motsvarande en professionell kongressorganisatör, som svarar på deltagarnas frågor om allt som arrangeras under mötesdagarna.

Invigningen sker i Folkets Park och avslutningsarrangemanget hålls i Sjuhäradshallen som fotbollsföreningen Elfsborg driver.

15

S ID RU BRI K

16

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

S TOR A M ÖT EN

Stefan Carlsson, Scouterna

”HÄFTIGT ATT GÖRA STORA MÖTEN” I november förra året kom det 600 scouter till Borås och mötesplatsen Åhaga. Som det ofta gör när det handlar om scouter, där många olika åldersgrupper ska vara med, innebar det boende på hotell, vandrarhem och att sova på golv.

– Jag tycker att det är häftigt att göra stora möten där man får träffa många människor, säger Stefan Carlsson på Scouterna i Borås och mannen bakom mötet.

– Vi ville visa hur man gör ett bra möte på riktigt och visst är det roligt att det kommer folk till vår stad. Vi är ju Sveriges textila centrum så vi sydde vår ansökan som stoppades i ett tygkuvert med dragkedja. Till slut stod avgörandet mellan Borås och Lund i finalen och vi vann!

Stefan Carlsson är ingen nybörjare när det gäller möten. Han har tidigare gjort möten och läger inom scouterna så han visste hur han ville och inte ville ha det. Han tillhör Älvsborgs södra scoutdistrikt där 24 scoutkårer ingår med 1 600 medlemmar.

– När Scoutförbundet hade tagit beslutet att vi skulle få göra mötet gick jag till kommunen och berättade att det skulle komma hit 600 scouter.

Förbundet i Stockholm bestämde mötets innehåll, vi stod för plus eller minus när det gäller ekonomin lokalt.

Vi arbetade med Erik Johnson, dåvarande Borås Kongressbyrå som idag är Borås Convention Bureau. Erik är själv scout och väl insatt i vad vi brukar göra och vad vi ville göra. Vi fick bra stöd från kommunen där Borås stad var värd för representationskommitténs middag.

Scouterna arbetade med mötespedagogiken Påverkanstorg, där innehållet styrs av motioner och propositioner. På plats kunde man som delegat väcka yrkanden, frågor diskuterades och beslut fattades när man gick tillbaka till stormötet för att rösta.

– Jag är nöjd med allt före, under och efter mötet och vi fick mycket bra och positiv feedback efteråt. Mötet gick också ihop ekonomiskt även om det styrdes av att vi hade en försiktig budget. Överskottet vi fick behålla är betydelsefullt för distriktets verksamhet.

Stefan Carlsson har en önskelista inför Borås framtid som mötesdestination.

– Vi behöver helt klart fler mötesanläggningar. Det finns många föreningar som skulle kunna göra ännu fler möten. Då skulle vi också kunna bygga ytterligare ett stort hotell för det behövs också.

M E E T INGS INT E R N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

17

S ID RU BRI K

18

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

M ÖT ES P L ATS

Jonas Törndahl, Åhaga

ÅHAGA BIDRAR TILL BORÅS TILLVÄXT – De senaste åren har det hänt mycket positivt i Borås, och Åhaga är en av de bidragande orsakerna till den utvecklingen. Förra året besökte 165 000 personer oss under olika evenemang, säger Jonas Törndahl som är vd för mäss-, event-, konsert- och mötesanläggningen. Åhaga lokverkstad uppfördes år 1903. Hit kördes ånglok för reparation och underhåll. Verksamheten var igång i 60 år, och här arbetade som mest 200 personer. Det fanns de som ville riva byggnaden, men när tre privatpersoner besökte den då förfallna lokalen föddes tankar om att förvandla fastigheten till ett hus för kultur, möten och upplevelser.

Det nya Åhaga invigdes för tio år sedan och under de första åren drevs verksamheten i en sorts Folkets husanda där varje arrangör själv stod för inramningen kring sitt evenemang.

Jonas Törndahl, som har en bakgrund i Lisebergskoncernen, kom till anläggningen för fem år sedan med en klar bild av vad han önskade åstadkomma.

– Jag ville att vi skulle skapa mer själva, leverera högre kvalitet. Vi byggde också till första etappen av köket, började generera beläggning i huset och körde vår första egna show.

Idag har anläggningen fyra affärsområden: mässa, event/kongress, konsert och show, och har sjudubblat omsättningen. ­– År 2003 kom det 30 000 besökare. Under förra året var vi uppe i 165 000 vilket ger en beläggningssiffra på 87 procent. Vi är dessutom lönsamma, och vi är helt klart här för att stödja kulturlivet i Borås och Sjuhärad. Den stora utmaningen är att ha en jämn beläggning över hela året.

Jonas Thörnblad säger att Åhaga inte är någon renodlad kongressanläggning, men att de trots det kan klara sådana arrangemang om man vet var deras gränser går. Däremot är de bra på möten och gärna i kombination med en utställning eller en liten mässa.

För det mindre företagsmötet eller konferensen finns en lokal på 300 kvadratmeter med skjutväggar som förvandlar lokalen till ett, två eller tre separata rum. Sedan ett år finns det också ett kök som klarar av att leverera mat till alla gäster i huset.

Upplevelsebonus: Utanför de vackra fönstren i restaurangen och under glasgolvet närmast ytterväggen rinner Lillån.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

1 200 personer framför scen vid en show fungerar bra. Det finns flera mindre lokaler och grupprum.

Mässyta: 4 500 kvm centralt i Borås. P-platser: 300 stycken precis utanför dörrarna. Utrymme finns för 1 500 sittande middagsgäster. Tio minuters promenad från Åhaga finns hotellkapacitet för 1 000 personer. Mycket bra kommunikationer, 25 minuter från Landvetter, 45 minuter från Göteborg.

19

S ID RU BRI K

20

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

C ON VEN T I ON B U R EAU

Foto: Timo Söderlund, Söderlund & Co AB – kommunikationskonsult i Borås

EN CONVENTION BUREAU SKAPAR HJÄLTAR AV LOKALA VÄRDAR ”En Convention Bureau, CVB, är en icke vinstdrivande organisation som med hjälp av nationella och internationella möten och evenemang bidrar till utvecklingen och marknadsföringen av en ort/region. En CVBs huvuduppgift är att med hjälp av en långsiktig, bra utvecklad och väl förankrad mötes- och eventstrategi vara en viktig partner för kommuner, landsting, universitet/högskolor och andra myndigheter i deras långsiktiga arbete med att utveckla sin verksamhet och destinationen som helhet.”

Definitionen är gjord av Meeting Professional International, MPI, världens största organisation för mötesindustrin med över 24 000 medlemmar i hela världen. MPI har också en svensk avdelning, www.mpisweden.se.

VILJA–VÅGA–KUNNA. En Convention Bureaus uppgift är att hjälpa enskilda personer som bor och arbetar i en kommun, på ett universitet eller en högskola, myndighet och/eller arbetar på eller är engagerad i en organisation att bjuda in till ett möte. Anledningen för den enskilde individen varierar

från person till person, men här är några exempel: Fokus sätts på den egna verksamheten.

Fler upptäcker min forskning och jag får uppmärksamhet inom mitt ämnesområde.

Jag bjuder tillbaka som tack för alla möten jag har deltagit i.

Mina studenter, kollegor och andra deltagare får träffa världens bästa talare.

Det är fantastiskt roligt.

Universitet och högskolor, kommuner och regioner har ambitioner och behov av att arbeta med ett brett internationellt perspektiv. När globala möten förläggs till hemorten ges fler personer möjlighet att delta och dra nytta av den kunskapsöverföring som möten innebär. Istället för att en eller två medarbetare är med på ett möte i Dublin, Aten eller Tromsö kan alla i verksamheten medverka.

Kunskap sprids och fler personer kan vara med i viktiga diskussioner.

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

EN CVB HJÄLPER TILL ATT LOCKA HIT MÖTET. En Convention Bureau kan bistå med att attrahera många olika slags möten och evenemang till en stad. Metoderna varierar, argumenten skiljer sig lite åt och tempot från idé till beslut om när mötet ska genomföras går olika fort. Men oberoende av om det är ett större företags-, organisations- eller forskarmöte eller en sammankomst som handlar om politik, religion eller andra ämnesområden finns hjälp att få.

En Convention Bureaus främsta ansvar är att marknadsföra den destination byrån representerar genom att hjälpa dem som bor och arbetar på orten att bjuda in till och genomföra möten, kongresser, utställningar och andra events på hemorten. Ibland söker CVB-medarbetare på egen hand upp personen som de tror har bra möjligheter att attrahera ett möte, men vanligen hör man av sig till sin lokala CVB på egen hand. Personen som bjuder in till en kongress kallas i de här sammanhangen för den lokala värden. Lyckas man vinna mötet till sin stad betraktas man oftast som en riktig hjälte.

21

C O N VENTI O N BUREAU

”CVBn stödjer också kongressens ­kandidatur genom att se till att PR-material och genomarbetade presentationer finns till hands”

VAD KAN JAG FÅ HJÄLP MED? En Convention Bureau erbjuder mycket praktisk hjälp, och för den som vill bli värd för ett möte är hjälpen dessutom gratis.

För många möten krävs en specificerad beskrivning av hur en stad kan ta emot ett möte, en så kallad bid. Klarar möteslokalerna av mötets behov? Finns det hotellrum så att det räcker i de prisklasser som efterfrågas? Vad gör vi på kvällarna? Vilka sociala program kan erbjudas för medföljande gäster? Hur tar man sig till och från staden? Finns det någon på orten som kan hjälpa oss med allt det praktiska under genomförandet?

De och många andra frågor finns det bra svar på. Specialanpassad information underlättar införsäljningen av mötet.

CVBn stödjer också kongressens kandidatur genom att se till att PR-material och genomarbetade presentationer finns till hands. Tack vare sitt nätverk kan byrån även samla stöd från den lokala ortens politiska och administrativa ledning. Den hjälpen betyder mycket och får många

22

gäster att känna sig extra välkomna till destinationen.

En CVB gör också de preliminärbokningar av konferens- och kongresslokaler och hotellrum som måste göras för att säkra att det faktiskt finns lokaler och rum när mötet ska genomföras.

Ibland hjälper en Convention Bureau till med marknadsföringsåtgärder före och under genomförandet av mötet. Syftet är att främja den egna destinationen och uppmuntra till att fler deltagare kommer när kongressen äger rum.

Välkomstmaterial i form av stadsguider, kartor, broschyrer, appar etcetera brukar uppfattas som välkomnande och omtänksamt.

Beroende på mötets storlek, karaktär och när på året det genomförs – arrangemanget kanske fyller staden under flera dagar – kan en CVB ibland skapa särskilda överens­ kommelser med kommunala transportföretag om förmånliga resor, något som är lättast att genomföra under lågtrafik. Särskilda utflyktspaket och specialerbjudanden i

butiker kan CVBn också hjälpa till med.

Storleken på ett möte kan avgöra vad som är praktiskt möjligt att genomföra. Vid riktigt stora kongresser/konferenser/evenemang som genomförs under flera dagar finns det ibland förutsättningar att genomföra specialarrangemang på stadens gator och torg, och på så vis även exponera mötet för lokalbefolkningen. Möten som är mindre till omfattningen får också mycket hjälp, men ibland är det storleken som avgör för att det ska vara praktiskt att göra det där lilla extra.

En Convention Bureau kan också förmedla kontakten med staden kring en officiell mottagning, där exempelvis kommunalrådet hälsar mötet välkommen till staden. Varje ort har sina egna regler för hur det ska gå till, något som din CVB vet och kan berätta mer om. Exemplen ovan är bara ett urval av den hjälp du kan få.

HJÄLP TILL STÖRRE MÖTEN, MÖTEN SOM KAN VÄXA. Vad menas med stora och små möten? En bra utgångspunkt är över 200 mötesdeltagare i Göteborg,

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

C ON VEN T I ON B U R EAU

”En CVB är specialiserad på att vilja, våga och kunna bjuda in till ett möte, och kan hjälpa till med att få beslutsfattare att känna sig trygga inför valet av en kommande mötesplats”

och fler än 50 personer i övriga regionen. Det finns även många mindre möten som du kan få mycket hjälp med att bjuda in till just din stad.

Möten med styrelsen för en nationell eller internationell organisation som gästar din stad är en bra början.

Sådana gäster är alltid högintressanta att ta hand om lite extra med tanke på möjligheterna att organisationen väljer att genomföra sitt arrangemang i din stad.

SKRÄDDARSYDDA VISNINGSRESOR. För att attrahera ett möte i staden – kanske i konkurrens med andra städer – kan din Convention Bureau hjälpa till med att bland annat organisera studieresor, inspektionsresor av städer, mötesanläggningar och hotell. De inbjudna är direkta beslutsfattare från presidiet och potentiella beställare. Känner de sig välkomna och får bekanta som med destinationen och dess leverantörer känner de sig trygga i sitt val att välja just din stad.

Generellt är visningsresor mycket bra, och det dröjer sällan länge innan mötet faktiskt blir av. Ibland kommer

det redan samma år, vid vissa tillfällen några år senare.

DET KOSTAR INGET. En CVBs tjänster är gratis för den som vill bjuda in till ett möte. Verksamheten finansieras med offentliga och privata medel. Målet är att få fler individer att vilja, våga och kunna skicka en inbjudan till en kongress, konferens eller ett evenemang.

Hotell, anläggningar, restauranger, utflyktsarrangörer, många universitet, högskolor, myndigheter och stora företag på orterna har samarbetsavtal med den lokala Convention Bureaun.

Det gemensamma målet är att attrahera möten till destinationen och på så sätt öka dragningskraften för gäster, men det gäller även att visa sig som en inbjudande destination för lokalbefolkningen. Visst kostar det pengar, men inte för dig som behöver hjälpen.

EXPERTER PÅ GENOMFÖRANDET TAR ÖVER NÄR MÖTET ÄR VUNNET. En Convention Bureau är specialiserad på att vilja, våga och kunna bjuda in till ett möte, och kan hjälpa till med att få beslutsfattare att känna sig trygga inför valet

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

av en kommande mötesplats. Bonus: Genomförandet av mötet görs av experter på just utförandet. På stora orter i Västsverige finns det stora och små företag som arbetar med genomförandet. Några bolag är skickliga på vetenskapliga kongresser, andra på företagskonferenser. I regionen finns det också aktörer som är erkänt skickliga på evenemang och galor. Det finns även bolag som hjälper till med allt från en utflykt för en liten grupp till en exklusiv visning, fester eller arrangemang för flera tusen personer.

LÅNGSIKTIGT, STRATEGISKT ARBETE. Effekterna av en Convention Bureaus arbete kan inte avläsas från månad till månad. Det kan gå flera år från det att man har hittat ett möte tills det blir av. För dig som vill bjuda in till en kongress, konferens eller ett evenemang är det viktigt att veta att de som finansierar och är partner till en lokal Convention Bureau förstår den långsiktiga nytta som byrån gör. Utifrån stadens, regionens och näringslivets perspektiv existerar en väl förankrad strategi/affärsplan som säkerställer att det finns uthållighet i CVBns arbete.

23

S ID RU BRI K

24

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

LOK A L VÄ R D

© iStockphoto.com/LL28/Pedro Castellano

ATT VÅGA, VILJA OCH KUNNA BLI EN LOKAL VÄRD Tiotusentals svenska forskare och andra engagerade personer deltar varje år i internationella kongresser, möten och andra evenemang runt om i världen. Många av dem anses av sina kollegor vara ledande vetenskapare inom sitt område, kanske är han/ hon också en engagerad medlem i en styrelse.

Bland globala mötesarrangörer har Sverige ett gott rykte. Vi håller det vi lovar, maten är god, det är tryggt på gator och torg och kommunikationerna fungerar. Många organisatörer tycker också att vi har ett tilltalande klimat året runt. Ställer man frågan till dem vad det är som skiljer oss från andra länder där de haft möten blir svaret oftast: It works!

En av förklaringarna är att vi av tradition alltid har mötts. De flesta orter har ett Folkets hus där generationer svenskar har tränats i hur man förbereder, genomför och följer upp möten. Vi har många lokala och nationella organisationer som samlas regelbundet för att utveckla sin verksamhet, sina medlemmar och samhället i stort. Kort sagt: Vi är ett av världens mest mötesintensiva länder och vi är erkänt duktiga på att genomföra möten.

Under många år har exempelvis departement, myndigheter, kommuner och företag var för sig arbetat

gentemot väl motiverade mål och visioner samtidigt som engagerade organisationer, företag och experter i olika frågor ofta påtalar vikten av att vi behöver ta ytterligare steg framåt i utvecklingen.

En region som vill bli bättre kan aktivt hjälpa sin högskola, sina forskningsinstitut och andra aktörer att med hjälp av internationella möten sätta fokus på sina lokala specialistkompetenser. På så vis skapas ett externt inflöde av resurser som kommer verksamheter, forskning, regional tillväxt och nationen som helhet till del. Arbetstillfällen skapas och utvecklingens motor flyttas dessutom till dem som är experter i frågorna.

Varje år omsätter internationella möten och evenemang i Sverige många miljarder kronor som till nästan 100 procent utgör ren nettoexport. Omsättningen sker på bland annat hotell, flygplatser, buss- och taxibolag, restauranger, butiker och mötesanläggningar. Inga delar behöver importeras, allt finns redan här.

I Sverige finns omkring 4 200 professorer och ytterligare över 10 000 forskare och andra med internationella kontakter på över 500 myndigheter, 40 statligt hel- eller delfinansierade forskningsinstitut, 44 universitet och högskolor och över 90 statliga företag. Lägg därtill

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

alla engagerade och globalt förankrade personer inom organisationer, politiska, religiösa och fackliga företrädare, kommuner och alla de tusentals läkare och övrig sjukvårdspersonal, så finns uppskattningsvis mellan 25 000­–30 000 personer i Sverige i beslutspåverkande ställning.

Enligt organisationen ICCA, International Congress and Convention Association, tillhör Sverige ett av världens 20 ledande mötesländer. I deras statistik för år 2010 placerade sig Sverige på plats nummer 16.

Under samma år genomfördes det 192 internationella möten i Sverige vilka har registrerats i ICCAs globala databas där världens vetenskapliga och intressedrivna möten sammanställs. Stockholm ligger i topp med 89 möten, därefter kommer Göteborg 34, Uppsala 19, Malmö 12 och Lund 11. Övriga svenska städer: 26.

Totalt uppdaterades det under 2010 över 8 000 möten i mötesdatabasen. Utöver dem tillkommer religiösa möten och Governmental Meetings, det vill säga exempelvis EU-möten och sammankomster med Nordiska Rådet. Potentialen för Sverige som mötesland är minst sagt stor.

25

S ID RU BRI K

26

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

KON G R ESS ER

© iStockphoto.com/Photoevent/Morten Olsen

FLER KONGRESSER STÄRKER SVERIGE SOM FORSKARNATION Regeringen inledde under förra mandatperioden en ambitiös satsning på forskning. Insatsen ingår i en större helhet som långsiktigt syftar till att stärka Sverige som framgångsrik industri- och tjänstenation, men också som välfärdssamhälle.

I propositionen lyfts två skäl fram varför vetenskapligt arbete är viktigt: I globaliseringens tid måste svensk konkurrenskraft till stor del bygga på ett högt kunskapsinnehåll i våra exportprodukter. Forskning, utveckling och innovation är centrala delar av tillväxtpolitiken.

Mänsklighetens största utmaningar, som till exempel växthuseffekten, energikrisen, vattenbristen, den utbredda fattigdomen i delar av världen, följderna av pågående demografiska förändringar, utdragna internationella konflikter och risker för pandemier, kan inte hanteras på ett framgångsrikt sätt utan ny kunskap.

Här kan Sverige spela en betydelsefull roll, en roll som blir ännu mer trovärdig när vi för gästande personer och på hemmaplan visar att vi lever som vi lär, och att vi dessutom gärna delar med oss av vår kunskap.

Tre kriterier angavs som vägledande när regeringen prioriterade strategiska forskningsområden:

1. Vetenskapliga studier kan medverka till att hitta lösningar på angelägna globala problem och utmaningar, som exempelvis arbete mot klimatförändringar, kampen mot svåra sjukdomar och andra hälsoutmaningar samt omställning av energisystemen.

Det är till exempel uppenbart att kampen mot växthuseffekten underlättas av teknologiska genombrott.

2. Områden där vi redan har forskning av världsklass. Inom samtliga prioriterade områden finns forskare och forskargrupper som håller mycket hög internationell nivå.

3. Regioner där det finns företag i Sverige som bedriver egen forskning och utveckling, och där statens insatser stärker näringslivets och landets tillväxt och konkurrenskraft.

Att bjuda in till och genomföra kongresser innebär flera positiva effekter för svensk forskning.

Världens ledande vetenskapare gästar oss ­­– många gånger för första gången – varpå våra forskare och studenter kan knyta nya kontakter med kollegor från hela världen, vilket gagnar det egna vetenskapliga arbetet.

Fler svenska forskare och studenter kan delta eftersom resurser kan användas till fler deltagaravgifter istället för att bekosta exempelvis flygresor och hotell. På

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

så sätt erbjuder vi världens mest erfarna föreläsare till våra forskare, studenter och medarbetare på myndigheter.

Rekrytering av internationella forskare till Sverige förenklas.

När de besöker oss i samband med ett möte kan vi visa dem ett bra land att forska, bo och leva i.

Internationella vetenskapsmän som arbetar här bidrar till att svensk forskning kan fortsätta att hålla sig på högsta internationella nivå, något som stärker landets varumärke ytterligare.

Värvning av studenter och doktorander förenklas eftersom deras motsvarighet till VM och OS genomförs på den egna institutionen.

Framtida forskningsfinansiering underlättas genom att internationella finansiärer besöker svenska forskare i Sverige.

Medias intresse riktas mot svenska forskares arbete vilket förenklar nyrekrytering av studenter och informerar allmänheten om våra forskarframgångar. På så sätt stärks det kollektiva självförtroendet i hela landet.

Man kan maximera antalet egna deltagare tack vare lägre resekostnader jämfört med om kongressen genomförs på andra sidan jordklotet. Ett möte förlagt i Västsverige får samma effekt.

27

S ID RU BRI K

28

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

Henrik Svensson, marknads- och försäljningschef, MCI Scandinavia. Foto: Vijay Carlsson.

P R OF ESS I ON A L C ON G R ESS OR G A N I ZER

”EN PROFESSIONELL PCO SÄKERSTÄLLER MÖTET” Att genomföra en kongress eller ett annat möte med ett stort antal individuella deltagare är mer komplicerat än många tror. De som gjort allt arbete själva vet hur mycket kraft det tar och att det är ett jobb man ogärna rekommenderar någon annan att göra själv. Därför finns det PCOföretag som specialiserat sig på det här arbetet.

En PCO är en professionell kongressorganisatör och mötesplanerare som administrerar och genomför kongresser, konferenser, företagsmöten och events med många individuella deltagare. En PCOs lösningar inkluderar förarbete, genomförande och efterarbete av arrangemanget. Varje tjänst kan erbjudas separat eller som en del av ett större mer långsiktigt samarbete. Bakom varje framgångsrik konferens, kongress eller evenemang ligger många timmar av förberedelser och administration. En PCO ser till att inget faller mellan stolarna och säkrar att mötet uppnår önskat resultat. När en PCO gör allt det här arbetet blir dina uppgifter som lokal

värd begränsat till det som är betydligt roligare.

Henrik Svensson är marknads- och försäljningschef för MCI Scandinavia i Göteborg. Han berättar att de skiljer mellan en PCO, kongressorganisatör, och en eventorganisatör för företag.

– Genomförandet av ett stort möte kan vara lika på många sätt, men förutsättningarna är annorlunda. Till en kongress ska man sälja in sig till varje delegat, få med sponsorer och utställare, hantera alla som vill presentera och tala i speciella abstractsystem och så finns det en vetenskaplig kommitté. Ett företagsmöte har ofta en köpare som beslutar och betalar allt.

– MCI i Sverige genomför omkring 50 svenska arrangemang per år, globalt är det runt 1 000. En kongressvärd arrangerar ett möte maximalt en gång per år eller kanske vart tionde år. Många arrangörer försöker göra sina möten själva.

Kvalitativt kan slutresultatet bli mycket bra, men vägen dit kan bli väldigt tidsödande. Det kan innebära stora risker gentemot leverantörer

M E ETI N GS I N TERN ATI O NA L® VÄSTSVE RIGE | Bor ås/Sjuh ärad | w w w.boras .c om /kongress

och det ekonomiska resultatet blir sällan högre jämfört med att anlita en professionell arrangör.

Varför ska man använda en PCO? – För att den kunskapen inte finns i en organisation, vilken är den vanligaste kunden. Stora föreningar kan skaffa sig kunnandet genom att ha medarbetare som arbetar med kongresserna. De organisationer som inte har kunskaperna internt behöver i princip alltid samtliga eller åtminstone några tjänster från en rutinerad PCO. Ett av de viktigaste skälen är att en kongress måste hålla sin budget för det finns oftast inga resurser att riskera.

– Det händer fortfarande att kongressvärdar försöker genomföra sina möten själva. Det kvalitativa slutresultatet kan många gånger bli mycket bra. Men gör man allt själv blir vägen ofta mycket tidsödande och innebär att man själv tar stora risker gentemot leverantörer. Dessutom blir det ekonomiska resultatet sällan bättre jämfört med att anlita en professionell

29

P R OFESSI O NA L CO NGRESS ORGANIZE R

upphandlare och projektledare, en PCO. Räknar man med de egna lönekostnaderna blir resultatet nästan alltid sämre.

Finns det någon kvalitetsstandard för en PCO? – IAPCO är den internationella organisationen för PCOer och medlemskap garanterar att företaget har genomfört flera kvalitetskontrollerade internationella kongresser. En lokal Convention Bureau kan upplysa en lokal värd vilka mindre PCO-företag som finns på varje ort och som håller en bra kvalitet. Det gäller att inte välja någon som bara påstår att de kan. Gäller det stora internationella möten bör man absolut välja en PCO som är med i IAPCO. MCI har även en DMC, Destination Management Company?

– Vi har ett globalt nätverk av kontor under varumärket Ovation som finns i 92 länder inklusive Ovation partners med egna varumärken.

Håller svenska DMC-företag tillräckligt hög kvalitet?

– Generellt ser jag inga problem.

Några är små företag som inte klarar av stora grupper. DMC-verksamhet i Sverige är beroende av stora kongresser, men vissa perioder är det tomt på sådana så av naturliga skäl finns det inte många stora DMCs. Genomförs fler stora kongresser i Sverige, där flera orter i Västra Götaland har en stor potential, genererar en större marknad och på sikt fler professionella DMC-företag. Är ni organisatör för svenska, nordiska och internationella kongresser i Sverige, Norden och Europa?

– Vi arbetar där kunden vill lägga sitt möte. Idén är att skapa långsiktiga samarbeten med kunderna och följa

30

dem till den destination de väljer. Vi är en Core PCO, vilket betyder att vi följer med kunden överallt i hela världen när kongressen flyttar, men även en Local PCO på enskilda marknader.

I Västsverige finns ytterligare en av världens stora PCO-aktörer. Congrex är väl etablerade och arbetar i många delar på samma sätt som MCI.

www.mci-group.com www.congrex.se

Svarar ni för kompletta mötesarrangemang för svenska bolag med innehåll, kommunikation och logistik?

– Ja, det är ett våra så kallade product practices. Vi har en speciell grupp som fokuserar på inhemska företag.

Erbjuder ni hotel management för stora möten?

– Vi gör det i våra hemstäder eller där kongressen/evenemanget vill vara. Vi har expertkunskap i Sverige och på våra utländska kontor. MCI hanterade bland annat hotel management för Kardiologikongressen som genomförts fyra gånger i Stockholm med över 25 000 tillresande och FN:s stora miljömöte, COP15, i Köpenhamn i december med 80 000 rumsnätter.

Levererar ni konsult- och managementtjänster till vetenskapliga organisationer?

– Ja, exempelvis kommunikation och hemsidor, medlemshantering, utvecklingsplanering och ekonomi eller så sköter vi kansliet för organisationen helt och hållet. Det rör sig ofta om ren rådgivning till föreningarnas beslutsfattare och styrelser.

Tillhör ni några internationella nätverk?

– Vi är med i ICCA och IAPCO. Många av våra medarbetare har ett personligt medlemskap i det internationella nätverket MPI, Meetings Professionals International. MCI Group är ju också ett stort nätverk i sig.

M E E T I N G S I N T ER N AT I ON A L ® VÄS TSVER I G E | B or ås /S juh ära d | w w w.boras .c om /kongress

S I DR UB R I K

BORÅS CONVENTION BUREAU www.boras.com/kongress

Österlånggatan 1–3, 503 31 Borås Telefon: 033-35 32 93 / 98 E-post: kongress@boras.com

ANNA LILJA

Telefon: 033-35 32 93

ORDLISTA

Mobil: 0704-55 32 93 E-post: anna.lilja@boras.com

ERIK JOHNSON

Telefon: 033-35 32 98 Mobil: 0768-88 32 98 E-post: erik.johnson@boras.com

CHEFREDAKTÖR OCH ANSVARIG UTGIVARE Atti Soenarso

Mötesindustrin består av följande huvuddelar: kongresser, mässor, konferenser, företagsevent och incentive/belöningsresor.

Abstract Kort sammandrag av en individuell vetenskapsmans föredrag som han/hon skickar till kongresskommittén för bedömning. Kommittén avgör om personen ska få tid och utrymme under kongressen för att muntligt eller via posters få beskriva sina senaste forskarrön för övriga deltagare.

Abstracts förekommer bara i samband med vetenskapliga kongresser.

AMC Association Management Company.

Hjälper föreningar och organisationer att med utgångspunkt i ett möte utveckla hela föreningen eller organisationen.

atti.soenarso@meetingsinternational.com PUBLISHER Roger Kellerman

roger.kellerman@meetingsinternational.com

Bid En inbjudan till en förening/organisation om att man vill vara värd för en internationell kongress.

SKRIBENTER Roger Kellerman, Atti Soenarso.

FOTOGRAF Sara Appelgren: alla foton där inte

annat anges. Övriga fotografer: Vijay Carlsson, Magnus Gotander/Bilduppdraget, Timo Söderlund.

ART DIRECTOR Mårten Kellerman KONTAKT Meetings

International Publishing, P.O. Box 224, SE271 25 Ystad, Sweden, Editorial Office +46 8 612 42 20, Commercial Office +46 8 612 42 96, info@meetingsinternational.se,

Conference Det engelska ordet för kongress.

Convention Amerikansk benämning på en kongress. För en amerikan är The Congress den styrande politiska församlingen.

Core PCO En Professional Congress Organizer, PCO, är bunden till ett avtal till en organisation och följer en kongress från stad till stad under flera år. Kontraktstiden är oftast tre år.

­www.meetingsinternational.se TRYCKERI Trydells Tryckeri – miljöcertifierade enligt ISO 14001 ISSN 1651-9663

Eftertryck av artiklar och annat material, helt eller delvis, förbjuds utan tillstånd från förlaget. Citering uppmuntras däremot, så länge källan uppges.

Corporate meetings Företagsmöten.

Local PCO Vanligen en Professional Congress Organizer, PCO, som bara är verksam i en stad.

CVB Convention Bureau. Ägs av en stad och arbetar för att skapa fler möten, evenemang och kongresser till sin stad.

Foto © iStockphoto.com/Garsya/Sergey Jarochkin

DMC Destination Management Company.

Internationellt är det DMC-företag som gör aktiviteter och upplevelser i samband med kongresser och företagsmöten.

Eventbyrå Specialister på att skapa ett evenemangs budskap, förstärka ett givet budskap och/eller roa deltagarna. De som idag ligger längst fram arbetar allt oftare med upplevelsebaserad kommunikation och varumärkesbyggande.

Fam trips Familarization trips används i inledningsfasen där man bjuder in företrädare/ beslutsfattare hos en organisation inför en planerad kongress eller ett större evenemang för att besöka värdstaden, träffa rätt personer och förvissa sig om att staden kan erbjuda det mötet strävar efter.

Konferens Ett enskilt möte som samlar personer kring ett för inbjudaren viktigt ämne. Konferensen har en beställare och en faktureringsadress för hela mötet.

Kongress Ett, vanligen, regelbundet återkommande möte som samlar enskilda personer kring ett specifikt ämne med individuell anmälning och betalning.

PCO En Professional Congress Organizer är en fackmässig kongressorganisatör. Två av världens största PCO-företag finns i Sverige, Congrex och MCI Group.

Poster En utställningsskärm som erbjuds en vetenskapsman som framfört en önskan om att få berätta om sin forskning för sina ­kollegor men inte fått plats som talare.

Site inspection Inspektionsresor för att kontrollera kongress-, mäss- och mötesanläggningar, hotell, träffa leverantörer, gå igenom vilka förutsättningarna är för att mötet ska kunna genomföras utan problem.

www.ideinvest.se

Borås. Gör det möjligt.

www.ideinvest.se

Borås. Gör det möjligt.

Borås Convention Bureau www.boras.com/kongress e-post: kongress@boras.com

Borås Convention Bureau www.boras.com/kongress e-post: kongress@boras.com

Borås Borås Convention Convention Bureau Bureau www.boras.com/kongress www.boras.com/kongress e-post: e-post: kongress@boras.com kongress@boras.com

www.ideinvest.se

www.ideinvest.se

Borås.

Borås.

Gör Gör det det möjligt. möjligt.