Fokus på indkøb, Maj 2012

Fokus på indkøb Maj 2012

• Nyhed: Indkøbsaftale på belysning • Nyhed: Indkøbsaftale på kopipapir • Fælles udbud: Elevatorservice • Indkøbsfunktionen på besøg hos DONG • Møde i IndkøbsForum – BDK og 3B • Case: Udbud af elkomfurer i Viborg

• Kampagne fra Energistyrelsen ved- rørende CE - mærkning af byggevarer • Nye regler for indkøb og udbud: • Nye regler for valg af medie • Nye tærskelværdier • Besøg indkøbsfunktionen på intranettet

Nyhed – aftale om belysning Centralt indgået SKI-aftale Der er indgået en indkøbsaftale med Højager Belysning A/S om at levere lyskilder, armaturer, sikringer mv. Mange kender og bruger allerede Højager Belysning A/S, men ikke alle får de priser og rammebetingelser, som SKI-aftalen indeholder.

Eksempler på tilbudte varer:

Varenr.:...................S67-09827 Beskrivelse:............PI-9W/827 G23 kompakt lysrør Nettopris iht. SKI....kr.10,85 – ekskl. afgifter, bidrag og moms.

Varenr.:...................S68-31109319 Beskrivelse:............Lysstofrør 36W/830 T8 Nettopris iht. SKI:...kr.15,23 – ekskl. afgifter, bidrag og moms.

Nyhed – aftale om kopipapir Centralt indgået SKI-aftale Der er også indgået indkøbsaftale med Xerox om at levere kopipapir. Xerox papir stammer fra bæredygtige skove og er højeste miljømæssige standard.

Eksempler på tilbudte varer:

Beskrivelse:............Xerox Premier Nettopris iht............SKI:Fra kr.17,02 pr. pakke, ekskl. moms

Beskrivelse:............Xerox Business Nettopris iht. SKI....Fra kr.16,37 pr. pakke, ekskl. moms

Begge aftaler er centralt indgåede SKI-aftaler. Alle afdelinger kan derfor frit bruge aftalerne, som helt kan erstatte eller supplere lokale aftaler.

Læs mere om aftalerne på intranettet eller kontakt indkøbsfunktionen og få mere at vide.

Fokus på indkøb – 12/11 2

!!

Fællesudbud af elevatorservice Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B er i fællesskab med fire andre boligorganisationer på vej i udbud med serviceaftaler på drift af elevatorer.

Det forventes, at der til efteråret ligger en rammeaftale vedrørende elevatorservice klar. Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B har sammen med KAB, DAB, FSB og Boligselskabet Sjælland besluttet at lave en fælles konkurrenceudsættelse af bl.a. de lovpligtige eftersyn af elevatorer.

Det er SKI, der koordinerer og gennemfører udbuddet, og der er i den forbindelse nedsat en følgegruppe, som har til opgave at sørge for, at der tages højde for, at den kommende aftale både bliver skarp prismæssigt og fleksibel – og ikke mindst at kvalitet og service lever op tid de krav, de enkelte afdelinger har.

En af de store udfordringer i forbindelse med analysefasen har været at få nogle af de fire hovedleverandører til at levere de oplysninger, vi har bedt om. Særligt en leverandør har været svær at få i tale, og et af kravene i den nye rammeaftale vil være, at der vil være pligt til at aflevere de data, vi ønsker.

Når vi kender resultatet af udbuddet, vil vi se nærmere på, om der er andre ensartede områder, hvor det kan være en fordel at gå i et fælles udbud af varer og tjenesteydelser.

Indkøbsfunktionen på besøg hos DONG Hvordan kan udbudskrav i forbindelse med indkøb af el og gas håndtere? Hvordan fungerer kommissionsaftaler? Solcelleanlæg er blevet højaktuelt – men er det interessant for den almene sektor?

I starten af marts besøgte jeg sammen med Brian fra 3B’s energi- og miljøgruppe og Jesper fra Boligkontoret Danmarks Miljø- og forbrugsafdeling samt repræsentanter fra otte andre almene boligselskaber DONG på deres lager i Nyrup på Midtsjælland.

Formålet med mødet var også at få svar på, om der var mulighed for at tilbyde private lejere attraktive vilkår i forbindelse med boligafdelingernes indkøb af fællesstrøm og/eller fællesgas. DONG kunne desværre ikke give et entydigt svar, men de arbejder på en model, som 3B og Boligkontoret på grund af vores store fælles volumen vil blive præsenteret for i løbet af kort tid.

Der blev talt for og imod solcelleanlæg, hvor lang tilbagebetalingstiden er, hvor der er ”solskinstimer nok”, anlægstyper osv.

Der blev naturligvis også talt om, ”hvordan man køber sådan et anlæg”, og overraskende for rigtig mange af de indkøbsansvarlige, så anses køb af et solcelleanlæg som et varekøb og ikke en del af bygge- og anlæg. Det betyder rent faktisk, at køb af et solcelleanlæg skal i EU-udbud, så snart prisen overstiger 1.489.820 kr. ekskl. moms.

Dagen sluttede af med en rundvisning på lageret, hvor der er pumpet utroligt store mængder naturgas ned i jorden, godt gemt under et 300 meter tykt lag ler.

Fokus på indkøb – 12/11 3

Møde i IndkøbsForum IndkøbsForum 3B og Indkøbsforum BDK er koordineringsgrupper, der bl.a. skal sikre, at relevante indkøbskategorier analyseres og udbydes på en måde, der giver den enkelte afdeling merværdi.

De to indkøbsfora består af medarbejdere fra både drift og administration, og mødes 3 – 4 gange årligt.

Første møde i IndkøbsForum 3B blev afholdt den 17. april, og efter en forventningsafstemning om arbejdet i koordineringsgruppen, blev det diskuteret hvilke indkøbskategorier, der kunne være interessante at se nærmere på. I forbindelse med ”første bølge af indkøbskategorier” var bl.a. ventilationsanlæg, CTS anlæg, rengøring, hårde hvidevarer og rensning af varmtvandsbeholdere til diskussion.

Efter første møde i både IndkøbsForum 3B og Indkøbsforum BDK vil der også blive set på, hvilke områder der er et fælles ønske om at analysere og indgå aftaler for.

Hvem, der er medlem i de to indkøbsfora, kan ses på indkøbsfunktionens side på intranettet – se nærmere under ”Besøg indkøbsfunktionen på intranettet”.

Case: Udbud af elkomfurer i Viborg

Boligkontoret Sct. Jørgen har et stort antal boliger i Viborg, Silkeborg, Favrskov og Skive Kommune. For at sikre en god kvalitet – kombineret med konkurrencedygtige priser til gavn for beboerne – blev der i februar gennemført et udbud af levering og montering af elkomfurer.

I henhold til tilbudsloven blev der tidligere på året udbudt en opgave, som indeholdt indkøb af elkomfurer, levering, montering og bortskaffelse af defekte komfurer. Der var også ønske om at få en fast pris på et servicebesøg til eksisterende fejlmeldte komfurer, som kunne repareres på stedet.

Af historiske grunde blev aftalen udbudt i tre geografisk afgrænsede delaftaler.

Tilbuddene blev evalueret pr. delaftale uden nogen form for koordinering områderne imellem.

Kravene til elkomfurerne og de øvrige vilkår til aftalen var meget klare, hvilket betød meget få spørgsmål til materialet inden tilbudsfristen udløb.

Ved tilbudsfristens udløb var der kommet hhv. 5, 4 og 5 tilbud på de tre delaftaler.

Det var dog en og samme tilbudsgiver, der løb med alle tre delaftaler, og priserne for både elkomfurerne og servicebesøgen var tilfredsstillende, både i forhold til kvaliteten af det tilbudte mærke og til tidligere priser, som senest var konkurrenceudsat i 2009.

Udbudsmaterialet blev udarbejdet i et tæt samarbejde mellem Boligkontoret Sct. Jørgen og indkøbsfunktionen i Boligkontoret Danmark.

Fokus på indkøb – 12/11 4

CE dig for!

Det er budskabet i en ny kampagne fra Energistyrelsen, som sætter fokus på CE-mærkede byggevarer.

Der er i april sendt en mail til medarbejderne i driften, som indeholder materialer vedrørende den kampagne, Energistyrelsen i øjeblikket kører. Materialet består af en lille film, et fakta ark, en informationssite, samt »3 gode råd til boligorganisationer«.

Kampagnen er »krydret« med en lille konkurrence, hvor der er sat en EM-rejse for to personer på højkant.

Kampagnen vises også på DR 1 OBS. Vil du vide mere, finder du faktaarket på intranettet under indkøb.

Nye regler for indkøb og udbud Fra 1. april 2012 har alle offentlige indkøbere – og dermed også indkøbere i den almene boligsektor – pligt til at annoncere alle indkøb af varer og tjenesteydelser efter tilbudsloven på www.udbud. dk. Det er altså ikke længere nok at annoncere på egen hjemmeside.

På udbud.dk skal der pr. 1. april: • Annonceres indkøb af varer og tjenesteydelser efter tilbudsloven På udbud.dk kan der: • Offentliggøres EU udbud – udbud.dk sender videre til TED • Annonceres mindre udbud under 500.000 kr.

• Offentliggøres licitationer af bygge- og anlægsopgaver Læs mere på www.udbud.dk I seneste udgave af »Fokus på indkøb« blev reglerne for indkøb og udbud – kort fortalt – beskrevet.

Der er efterfølgende kommet nye tærskelværdier, som gælder for 2012 og 2013.

Tjenesteydelser – Bilag II A og B...............................................................1.489.820 kr.

Varekøb.....................................................................................................1.489.820 kr.

Fokus på indkøb – 12/11 5

Besøg indkøbsfunktionen på intranettet Har du brug for at se de seneste indkøbsaftaler? Er der kommet nye regler for indkøb og udbud? Eller vil du se, hvem der er medlem af IndkøbsForum?

Indkøbsfunktionen har nu fået sin egen side på intranettet. Her kan du finde oplysninger om Indkøbs- og udbudsregler, Indkøbspolitik, Indkøbsaftaler, Indkøbsforum og naturligvis kontaktdata. På siden kan du også finde »Fokus på indkøb«.

Find indkøbsfunktionen på hhv.: http://bdk-net/afdelinger/indkoeb og http://in3b/indkoeb

Fokus på indkøb – 12/11 6

Indkøbsfunktionen for Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B Indkøber Anne Ambrosius Løvgreen Mobil 51 16 05 96 / anl@bdk.dk og aal@3b.dk http://bdk-net/afdelinger/indkoeb og http://in3b/indkoeb Fokus på indkøb – 12/11 7

Boligkontoret Danmark

Boligforeningen 3B

Lundsgade 9 • 2100 København Ø • T 35 44 80 80 • F 35 44 80 01 boligkontoret@bdk.dk • www.bdk.dk

Postbox 3332 • 1306 København K • T 70 20 76 00 • F 33 18 62 64 3b@3b.dk • www.3b.dk • CVR 31 39 44 14