Fokus på indkøb #1

FOKUS PÅ INDKØB

SEPTEMBER 2017

Bliv klogere på, hvordan I opnår besparelser i jeres boligorganisation.

Vi kan hjælpe jer med at opnå besparelser

Besparelser på 14,6 mio. kr. de seneste to år

Indkøbsafdelingen i Boligkontoret Danmark har til formål at bidrage til besparelser hos medlemsorganisationerne, både i forhold til indkøb af håndværkerydelser og øvrige indkøb i boligafdelingerne.

Erfaringerne viser, at der er mange penge at spare ved at gennemføre udbud, og det vel og mærke uden at gå på kompromis med kvaliteten. Sagen er nemlig den, at der i udbudsmaterialet opstilles en lang række krav til kvalitet og leveringssikkerhed, man som leverandør skal leve op til, mens pris selvsagt også vægtes i forhold til, hvilken tilbudsgiver som samlet set kommer med det for boligorganisationen mest fordelagtige tilbud.

Afdelingen har eksisteret siden 2011. Indtil nu har 32 ud af Boligkontoret Danmarks 60 medlemsorganisationer benyttet sig af muligheden for at få gennemført udbud via indkøbsafdelingen. Hovedvægten af udbud omhandler håndværkerydelserne i forbindelse med istandsættelse af flytteboliger i form af:

• Maling • Slibning og lakering af gulve • Rengøring Der er også gennemført udbud af trappevask, rengøring af vaskerier, fællesfaciliteter m.v., hårde hvidevarer, vagtordning og forsikringsmæglerydelser.

Udviklingen i samlede udgifter til flyttesager for boligorganisationer i Boligkontoret Danmark, der har gennemført udbud

På de udbud, der har omhandlet maling, gulve og rengøring af flytteboliger, kan vi ved sammenligning af enhedspriserne fra før til efter gennemførelse af udbuddene, se en besparelse på gennemsnitligt % ved udførelse af en normalistandsættelse.

32

- Brugen af udbud på indkøb af håndværkerydelser mm. er mere relevant end nogensinde før. Sidste år indgik regeringen en aftale med Kommunernes Landsforening og BL, der betyder, at driften i den almene boligsektor skal være 1,5 mia. kr. mere effektiv i 2020 end tilfældet var i 2014. Det betyder, at Boligkontoret Danmarks medlemsorganisationer samlet set skal være 8,21 % billigere i 2020, hvilket svarer til en effektivisering på 60 mio. kr.

I 2014 blev der hos Boligkontoret Danmarks medlemsorganisationer i alt forbrugt 30,4 mio. kr. på at istandsætte flytteboliger, mens tallet i 2015 var faldet til 26,9 mio. kr. og yderligere til 19,3 mio. kr. i 2016. Det giver en samlet besparelse på mio. kr. de seneste to år.

14,6

Forvaltningsdirektør Lars Lehmann

Hvad siger loven?

Det er boligorganisationens organisationsbestyrelse, der har ansvaret for driften og økonomien i boligorganisationen og dennes boligafdelinger – herunder at opstille og implementere mål for forbedring af produktivitet og effektivitet (Almenboligloven §14b).

I forhold til indkøb og udbud er almene boligorganisationer underlagt regler og retningslinjer i Udbudsloven og Tilbudsloven, som gælder for alle offentlige ordregivere. Formålet er at sikre den bedst mulige udnyttelse af offentlige midler gennem en effektiv konkurrence. Man har desuden som ordregiver en forpligtelse til at sikre sig at den tilbudsgiver, som bliver tildelt en kontrakt for et stykke arbejde, også kan levere det på den bedste og billigste måde.

Selvom det er boligorganisationens organisationsbestyrelse, som skal sikre, at lovgivningen efterleves, gør vi i Boligkontoret Danmark alt for at støtte op omkring varetagelsen af dette ansvar.

Kan det betale sig for min organisation?

Hvad koster det at få gennemført et udbud?

Boligkontoret Danmarks indkøbsafdeling har udarbejdet analyser af de medlemsorganisationer, som endnu ikke har fået gennemført et udbud, og hvor antallet af fraflytninger er højt nok til, at det giver mening at gennemføre et udbud af malerarbejdet i flytteboligerne. Analyserne får organisationsbestyrelsen i de relevante medlemsorganisationer, så de kan se, om det kan betale sig at gå i gang med.

Udgifter til drift af indkøbsafdelingen, og dermed udgiften til gennemførelse af udbud for Boligkontoret Danmarks medlemsorganisationer, finansieres normalt ved, at de vindende leverandører betaler en procentandel på 2 – 5 % af omsætningen på den udbudte kontrakt til afdelingen.

Endvidere har indkøbsafdelingen fokus på at få konkurrenceudsat rengøringen i de medlemsorganisationer med en stor volumen, idet der også på rengøring er erfaring for, at der kan hentes besparelser ved gennemførelse af offentlige udbud.

Når der konstateres overskud ved indkøbsafdelingens aktiviteter, fordeles overskuddet forholdsvis til de medlemsorganisationer-/afdelinger, der genererer omsætningen.

Det gebyr, som indkøbsafdelingen opkræver hos leverandøren, sker i henhold til Bekendtgørelse om sideaktiviteter § 27.

Case: Boligselskabet Nordsjælland

Boligselskabet Nordsjællands besparelse på udbud af istandsættelse af flytteboliger

Boligselskabet Nordsjælland valgte tilbage i 2015 at få Boligkontoret Danmarks indkøbsafdeling til at gennemføre et udbud omhandlende malerarbejdet, gulvarbejdet og rengøringen i flytteboligerne.

Udbuddet blev gennemført i forbindelse med en opmåling af boligerne, samt efterfølgende implementering af elektronisk syn, for at opnå en effektivisering på både priser og proces.

Synsmedarbejderne inddrages I forbindelse med udarbejdelsen af udbudsmaterialet var der et særligt fokus på kravspecifikationen. Den blev tilpasset ønskerne til de ydelser, som efterfølgende skulle benyttes ved fraflytningssyn.

Ud over muligheden for at kommentere materialet skriftligt, blev der afholdt møde med boligselskabets synsansvarlige ejendomsfunktionærer samt driftschef. Det blev til en drøftelse om både krav til maling, opmålingsmetoder, spærrende grunder og mulige alternativer.

Det er netop dialogen mellem de forskellige grupper af ansatte og beboerdemokrater i sådanne udbud, der gør, at vi med rimelig sikkerhed kan sige, at de udbudte ydelser næsten dækker 100 % af boligselskabernes behov ved istandsættelse af de enkelte fraflytterboliger.

Sådan undgik vi illegal arbejdskraft I forbindelse med offentliggørelsen af udbuddet for Boligselskabet Nordsjælland viste det sig, at der var en stor interesse for komme i betragtning til aftalerne. I alt blev der afgivet 25 tilbud fordelt på de tre delaftaler.

Tilbuddene blev efterfølgende evalueret på underkriterierne:

• Pris • Kvalitet

og tilpasninger efterfølgende, men efter det første års samarbejde har Boligselskabet Nordsjælland valgt at benytte sig af muligheden af forlængelse og har derfor udløst en af de tre optioner på et års forlængelse.

Besparelse på 46 procent Grundet en større renoveringssag med genhusning af flere beboere, er omsætningen på særligt maleraftalen blevet noget større end forventet.

Ser man på enhedspriserne på ydelserne ved en normalistandsættelse, har udbuddet medført en gennemsnitlig besparelse på %

• Leveringssikkerhed

46

Udbudsmaterialet var inspireret af kampagnen ”Byggeri Sort & Hvidt”, som er udarbejdet af SKAT for at minimere risikoen for at indgå aftaler med virksomheder, der benytter sig af sort eller illegal arbejdskraft.

Godt igang Efter tildeling af kontrakter blev der gennemført et opstartsmøde med de tre nye leverandører og gruppen af de synsansvarlige, driftschef samt en repræsentant fra sekretariatet i Boligkontoret Danmark.

Hvor meget den samlede besparelse bliver, afhænger naturligvis af antal fraflytninger, rekvirering af ydelser udover dem, der ligger i normalistandsættelsen mv.

Bestyrelsens beslutning om at igangsætte udbud af istandsættelse af flytteboliger i boligselskabet, samt driftens bidrag til udbudsmaterialet i løbet af processen, har alt sammen været med til at opnå et godt resultat, der kommer beboerne til gode.

Mødets formål var at præsentere sig for hinanden og en åben snak om forventninger til det kommende samarbejde.

Der var, ikke overraskende, behov for nogle konkretiseringer

Case: Boligselskabet Nordsjælland

Hvem er vi?

Anne Løvgreen Indkøbschef mail: annl@bdk.dk tlf: 73 76 21 74

Mette Linnemann Indkøbsassistent mail: meli@bdk.dk tlf: 73 76 21 82