Fokus på indkøb Oktober 2011 Fælles strategisk indkøbsfunktion Fokus på indkøb Handlingsplan Kontaktdata
Boligforeningen 3B har knapt 13.000 almene boliger i syv kommuner i Hovedstadsområdet, og Boligkontoret Danmark administrerer 27.000 boliger i hele landet fra otte afdelingskontorer.
Ved at foretage fælles indkøb og udbyde varer og ydelser i konkurrence, kan vi opnå lavere priser. Den 1. august gik startskuddet for den nye fælles indkøbsfunktion, som er oprettet som et samarbejde mellem Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B. Siden jeg startede i jobbet, har jeg været rundt og tale med mange medarbejdere, særligt vores driftsfolk. Alle er kommet med ideer til, hvad der skal være med blandt de varer og ydelser, vi skal udbyde i konkurrence. Ideen er at effektivisere vores indkøb i et tæt samarbejde med medarbejderne på de forskellige kontorer og i boligafdelingerne. Der er derfor nedsat en koordinationsgruppe i Boligkontoret, og der nedsættes ligeledes en gruppe i 3B. Der er også brugt tid på at analysere vores indkøb, f.eks. for at finde gode indkøbsaftaler, som skal gøres synlige for alle medarbejdere. Der vil komme information om reglerne for indkøb og udbud, og information om de nye indkøbsaftaler, vi indgår.
Fokus på indkøb For at alle kan følge processen, vil vi de kommende måneder udgive en kort information, der foreløbig kommer en gang hver måned med et tema, der fortæller om vores fælles indkøbsinitiativer i 3B og Boligkontoret. De kommende to måneder vil Fokus på indkøb omhandle:
November:
Fokus på indkøb Oktober 2011 Fælles strategisk indkøbsfunktion Fokus på indkøb Handlingsplan Kontaktdata
Boligforeningen 3B har knapt 13.000 almene boliger i syv kommuner i Hovedstadsområdet, og Boligkontoret Danmark administrerer 27.000 boliger i hele landet fra otte afdelingskontorer.
2
Regler for indkøb og udbud, inkl. eksempler på indkøb af vejsalt, trappevask mv. Aftaletyper - f.eks. lokale aftaler, koordinerede indkøbsaftaler, rammeaftaler, SKI-aftaler mv.
December:
Indkøbsaftaler - hvilke fordele og ulemper er der dels ved forpligtende aftaler og dels ved frivillige aftaler. Synliggørelse af aftalerne og involvering af koordineringsgrupperne i Boligkontoret og 3B. Status for indkøb med eksempler på aftaler.
Vejledninger er på vej For at have praktisk hjælp ved hånden vil vi lave vejledninger i at lave udbud og i at bruge SKI-aftaler. SKI står for Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S. De to første vejledninger udsendes i de kommende måneder og er:
Godt i gang med annoncering
Materiale om f.eks. annoncering af trappevask, som tager hensyn til de små og mellemstore virksomheder og de lokale tilbudsgivere. Orientering om SKATs kampagne ”Fra Sort arbejde til Hvid rengøring”.
Godt i gang med SKI
Hvordan opnår man fordele ved at benytte SKI og SKI-aftaler? Hvem kan benytte SKI-aftaler og hvornår?
Gasfyr og elevatorer Der er udarbejdet en handlingsplan for de aktiviteter, som er planlagt for resten af 2011 og i 2012. Planen revideres efter behov, og sætter fokus på tre hovedområder: • Flere fælles indkøbsaftaler på varer og tjenesteydelser som er mulige at koordinere og standardisere • Bedre udnyttelse af allerede eksisterende aftaler • Formidling af viden og erfaringer
Eksempelvis vil man i Boligkontoret gerne se på aftaler om eftersyn af individuelle gasfyr – dem er der mange af = stor volumen - mens 3B har behov for, at vi ser på serviceaftaler på elevatorer, som man har mange af. Det kommer den part til gode, der har lille volumen. Af fælles interesse er eksempelvis også indkøb af sparepærer og lysstofrør og serviceaftaler på hårde hvidevarer.
Vi skal samarbejde på tværs Vores mål er at udnytte vores indkøbsvolumen optimalt ved at koordinere indkøbene i 3B og i Boligkontoret. Det kræver, at vi kan samarbejde på tværs, og udveksler erfaringer og lærer af hinanden. Der vil derfor blive dannet netværk på tværs af organisationerne, som skal bidrage med viden til de enkelte indkøbsprojekter og være med til at ajourføre handlingsplanen.
3
Du er velkommen til at kontakte indkøbsfunktionen med ideer, spørgsmål, aftaler etc. Venlig hilsen Anne Løvgreen, indkøber Mobil: 51 16 05 96 E-mail: anl@bdk.dk eller aal@3b.dk
Lundsgade 9 2100 København Ø
tlf. 35 44 80 80 Fax. 35 44 80 01
Kronprinsessegade 14 1306 København K
Tlf. 70 20 76 00 Fax 33 18 62 64
E-mail 3b@3b.dk 4 www.3b.dk