Fokus på indkøb

Fokus på indkøb December 2011

Nyhed: Indkøbsaftale på vejsalt Indkøbsfunktionen »on tour« Møde i IndkøbsForum - BDK Aftaletyper – hvilke indkøbsaftale er den bedste?

Regler for indkøb og udbud NB: Nye regler om annoncering ved indkøb for over 500.000 kr.

Nyhed – aftale om vejsalt Centralt indgået rammeaftale Der er nu indgået aftale med Silvan Århus C vedrørende levering af vejsalt og sandsalt. Silvan Århus C distribuerer til hele landet og har leveringsgaranti på glatførebekæmpelsesmidler frem til den 28. februar 2012.

Prisen er 779,00 kr. pr. ton ved minimum fire paller pr. levering. Prisen er eksklusive moms, men inklusive levering. EUR-paller faktureres med 100,00 kr. pr. stk., eller ombyttes ved levering, hvis det ønskes.

Kontakt indkøbsfunktionen for mere information.

Indkøbsfunktionen »on tour« i både øst og vest Hvor er det fantastisk at have et arbejde, hvor man møder så mange kollegaer, der på den ene eller anden måd, arbejder med – eller interesserer sig for indkøb.

I starten af november besøgte jeg Boligselskabet Sct. Jørgen i Viborg. Det var både en fornøjelse og lærerigt at høre, hvordan de har udbudt forskellige rammeaftaler – fx indkøb af hårde hvidevarer.

Der er ingen tvivl om, at Boligselskabet Sct. Jørgen og Boligkontoret Danmark kan drage nytte af hinandens viden og erfaringer på indkøbsområdet, og jeg ser frem til et godt og konstruktivt samarbejde.

Senere på måneden besøgte jeg 3B’s varmemestre på et møde i Herlev. Også her ser jeg frem til det kommende samarbejde om indkøbsopgaver.

Jeg vil meget gerne deltage i andre, lignende arrangementer. Det er en god måde at finde de områder, vi med fordel kan indgå fælles indkøbsaftaler på.

Møde i IndkøbsForum - BDK Mandag den 14. november blev første møde i IndkøbsForum – en koordineringsgruppe i BDK, som skal sikre, at udbudsplanen indeholder alle de kategorier, hvor der er behov for nye indkøbsaftaler.

Gruppen består af repræsentanter fra administrationen, driftschefer, varme- og ejendomsmestre. Et af mødets vigtigste emner var »Prioritering af de indkøbskategorier, som skal i udbud«, og kategorierne spændte bredt fra »arbejdstøj« til »VVS dele«.

Det var et meget konstruktivt møde, og resultatet var blandt andet, at miljøkrav nu tænkes ind i kravspecifikationerne.

En tilsvarende gruppe er på vej i 3B.

Fokus på indkøb – 12/11 2

Hvilken type indkøbsaftale er bedst?

??

Det er vigtigt både at vælge den type aftale, der både dækker behovet for købet af varer eller tjenesteydelser og overholder reglerne for indkøb og udbud.

Her får du en oversigt over de typer, der til sammen vil dække alle indkøb.

Forpligtende indkøbsaftaler Forpligtende indkøbsaftaler er indgået centralt for BDK og 3B og de afdelinger, vi administrerer. Det er med andre ord aftaler, man skal bruge.

Der er tale om et mindre antal aftaler, hvor enten prisen eller andre faktorer gør det optimalt at gøre aftalen forpligtende.

Det er kategorier, der indgår i administrationens og driftens arbejde, og som er mulige at standardisere og koordinere.

Som hovedregel er det indkøbsfunktionen/-chefen, der indgår aftalerne.

Eksempel En forpligtende indkøbsaftale kan være en rammeaftale på f.eks. servicering af elevatorer eller energimærkning af bygninger. I begge eksempler bliver kravene beskrevet for de opgaver, der ønskes udført, så rammeaftalen kan dække de behov, der er i den enkelte afdeling.

SKI rammeaftaler Du kan bruge SKI rammeaftale, hvis en afdelings indkøbsvolumen er så stor, at den ellers skulle i udbud. Det fremgår af de enkelte SKI rammeaftaler om de kan bruges ved direkte tildeling eller det kræver miniudbud.

Direkte tildeling bruges ved her-og-nu køb og sker konkret ved, at man vælger den SKI leverandør, der har den laveste pris for produktet. Miniudbud betyder, at man lader de relevante SKI leverandører byde på den konkrete opgave eller vare.

Fælles for de to former er, at de allerede har været i koordineret EU-udbud.

SKI rammeaftaler indgås også som fælles, forpligtende indkøbsaftaler.

Eksempel En SKI rammeaftale kan med fordel bruges ved indkøb af fx kontorvarer. Rammeaftalen har været udbudt på baggrund af et stort forventet forbrug i staten, og den store volumen kommer os, der har en mindre volumen, til gode.

Fokus på indkøb – 12/11 3

Centralt indgåede aftaler (rammeaftaler) Centralt indgåede indkøbsaftaler (rammeaftaler) har samme formål som de forpligtende aftaler, men det er frivilligt, om man vil bruge dem.

Dette er langt den største gruppe, og den omfatter både aftaler på køb af varer og af tjenesteydelser.

Eksempel Aftalen på vejsalt fra Silvan Århus C er et eksempel på en centralt indgået rammeaftale. Da aftalen blev indgået, havde mange allerede selv indgået aftale om levering af salt til årets glatførebekæmpelse, men aftalen er et tilbud til de afdelinger, som ønsker en aftale med gode priser og vilkår uden selv at skulle bruge tid på at forhandle med en eller flere tilbudsgivere.

Lokale aftaler Lokale aftaler indgås, hvis produktet eller ydelsen ligger uden for ovenstående aftaler eller hvis andet taler for, at aftalerne indgås lokalt.

Lokale aftaler skal være formaliserede: De skal være skriftlige og indeholde klare beskrivelser af omfang, kvalitet, leveringsbetingelser, priser og betalingsbetingelser. De skal indgås i henhold til indkøbspolitikken på området og efter målsætningernes øvrige principper.

Lokale aftaler skal kunne opsiges med et rimeligt varsel.

Eksempel Aftaler på trappevask vil som regel blive indgået lokalt. Men også aftaler på indkøb af varer, som har en særlig signalværdi for en afdeling, det kunne være udsmykning af fælleslokaler, vil med fordel indgås lokalt.

Fokus på indkøb – 12/11 4

Indkøb og udbud!– kort fortalt Alle myndigheder i den offentlige sektor er underlagt regler om udbud, som forpligter til at udbyde indkøb af varer og tjenesteydelser.

Reglerne skal sikre, at der er fri og lige konkurrence, når det offentlige køber ind, og almene boligorganisationer er som »offentligretligt organ« omfattet at samme regler.

En kontrakt skal udbydes, når kontraktværdien overstiger en bestemt værdi eksklusive moms – tærskelværdien, som ændres ca. hvert andet år.

Det er derfor vigtigt, at kontraktværdien beregnes rigtigt – og det er ikke altid lige let.

Følgende tærskelværdier gælder for 2010 og 2011: Tjenesteydelser – Bilag II A og B

1.438.448 kr.

Varekøb

1.438.448 kr.

Principper for udbudspligt ved løbende anskaffelser Når kontraktværdien på varer og tjenesteydelser skal gøres op, skal anskaffelserne over en periode lægges sammen.

Vareindkøbs- og/eller tjenesteydelseskontrakter, der indgås med »regelmæssige mellemrum«, eller som »fornys inden for et bestemt tidsrum« skal opgøres som enten: a) Den samlede faktiske værdi af kontrakter, der er indgået i løbet af de foregående tolv måneder – korrigeret med hensyn til forventede ændringer i mængde eller værdi b) eller som den samlede anslåede værdi af de kontrakter, der indgås i løbet af de tolv måneder, der følger efter den første levering, eller i løbet af kontraktperioden, hvis denne er over tolv måneder Hvis der indgås 3-årig kontrakt, er det den samlede værdi for den 3-årige periode, der lægges til grund for opgørelsen af værdien.

Det forudsætter, at der reelt træffes ny beslutning om køb ved hver »ny« kontrakt. Man må altså ikke reelt have valgt en bestemt leverandør – eller et bestemt fabrikat af en vare – for en flerårig periode, som man så blot deler op i årlige kontrakter for at omgå reglerne.

Ydelser uden samlet pris Der er særlige beregningsregler for kontrakter på tjenesteydelser, hvor der ikke er fastsat en samlet pris: • Er kontrakten tidsbegrænset, er det den anslåede samlede værdi for hele løbetiden, der er afgørende • Er kontrakten tidsubegrænset eller har den en løbetid på over 48 måneder, skal den samlede kontraktværdi – i forhold til tærskelværdien – fastsættes til den månedlige værdi ganget med 48.

Fokus på indkøb – 12/11 5

Læs evt. mere om reglerne for beregning i pjecen »Introduktion til tærskelværdier og kontraktberegning 2010« (www.udbudsportalen.dk/ImageVault/Images/id_42295/ImageVaultHandler.aspx)

NB: Nye regler om annoncering af indkøb Den 1. juli 2007 trådte nye regler om annoncering af indkøb i forbindelse med ændring af tilbudsloven i kraft.

Overordnet betyder de nye regler, at der skal annonceres, hvis indkøbet af varer eller tjenesteydelser har en værdi på 500.000 kr. eller derover.

Kontraktværdien udregnes på samme måde, som ved EU’s udbudsregler. Reglerne for selve proceduren for annoncering er ikke så detaljerede og resursekrævende som ved EU-udbud, og formålet er da også blot »at styrke konkurrencen om offentlige kontrakter«.

Læs mere om annonceringspligten i pjecen »Annonceringspligt – og hvad så nu?« (www.kfst.dk/fileadmin/webmasterfiles/publikationer/udbud/2007/ANNONCERINGSPLIGT/Pjece.pdf).

Fokus på indkøb – 12/11 6

Indkøbsfunktionen for Boligkontoret Danmark og Boligforeningen 3B Indkøber Anne Ambrosius Løvgreen Mobil 51 16 05 96 / anl@bdk.dk og aal@3b.dk Fokus på indkøb – 12/11 7

Boligkontoret Danmark

Boligforeningen 3B

Lundsgade 9 • 2100 København Ø • T 35 44 80 80 • F 35 44 80 01 boligkontoret@bdk.dk • www.bdk.dk

Postbox 3332 • 1306 København K • T 70 20 76 00 • F 33 18 62 64 3b@3b.dk • www.3b.dk • CVR 31 39 44 14