Lafinto bedriftshåndbok 2015

Teamwork for en mer effektiv drive pĂĽ veien ...

... skaper rom for økt kundetilfredshet, og bedre tider for alle parter.

TEAM

PIT STOP // FREDRIKSTAD

Raske tidsbesparelser å hente inn med en skreddersydd “verktøykasse” på hjul.

Lafinto AS er spesialist på ombygging av minibusser, transportskap og varebiler. Vi leverer også skreddersydde løsninger for service-biler og andre nyttekjøretøyer.

Lafinto ble etablert i 1988 i Fredrikstad med gründere som har lang erfaring innen bilutstyrsbransjen.

Vi er en betydelig leverandør av skillevegger til varebiler, og er markedsleder på bilombygging fra person- til varebil i Norge.

Lafinto har blitt en solid og god påbygger innen transportskap/ sektoren, hvor vi bygger og innreder skap på biler inntil 3,5 tonn.

Vi er leverandør til de fleste bilimportørene med forhandlere av yrkesbiler i Norge. Vi utfører oppdrag med innredninger i biler for flere betydelige aktører i markedet.

Lafinto disponerer et areal på ca. 3500 m2 og ligger på Gressvik rett utenfor Fredrikstad sentrum.

Pr. 01.01.2014 var det 30 medarbeidere på Lafinto.

Omsetningen i 2014 ble 38 millioner.

Foto: Getty Images

Bedriften har unik kompetetanse som bidrar til vår målsetning om å utvikle og levere de produkter som markedet til enhver tid etterspør – Det blir med andre ord som avtalt.

“Målet vårt er å være best i de bransjene som vår kompetanse og produkter blir etterspurt” Vi har også som mål å oppnå status som foretrukket underleverandør av de kundene som har behov for våre verkstedtjenester.

Vår målsetning er å være den mest kostnadseffektive og fleksible underleverandøren innen våre markedsnisjer.

Vi arbeider etter prosessorienterte prinsipper med utgangspunkt i styring av kvalitet etter ISO 9001:2008 for å tilfredsstille Lafinto sine egne, og våre kunders krav.

Styringssystemet for kvalitet er en strategisk avgjørelse på styrenivå.

Organisasjonen Adm. direktør

Økonomi/Personal/HMS

Administrajon/kvalitet

Foto: Getty Images

Salg/Marked

Utvikling og konstruksjon

Produksjon

System for kvalitetstyring Det er i første rekke vår felles innsats og våre holdninger som styrer kvaliteten. Kvalitetspolitikken er det overordnede rammeverk for hele organisasjonen,og bekreftelse på kontinuerlig forbedring via de oppnådde resultater. Vår kvalitetspolitikk kan defineres slik:

“Oppnå fornøyde kunder gjennom levering av rett produkt, til rett tid og rett pris.

Produsert under kontrollerte former, som ivaretar mennesker og miljø, så vel som materielle ressurser”

Den ansvarlige innenfor hvert funksjonsområde utarbeider forpliktende planer med konkrete og målbare kvalitetsmål som støtter opp om kvalitetspolitikken.

De grunnleggende kvalitetsmålene hos Lafinto er kundetilfredshet, kostnadsbevissthet og tilferdsstillelse av gjeldene lover og regler. Kvalitetssystemet i Lafinto består av bedriftshåndboken og en rutinesamling som beskriver hvordan vi styrer vårt daglige arbeid.

Bedriftshåndboken kan sammen med rutinesamlingen ses på som et bindeledd mellom styret som har gitt de overordnede føringe (strategien), og organisasjonen som den utøvende part.

Daglig leder har ansvar for godkjenning og oppdatering av selve bedriftshåndboken. Rutinene gir detaljerte beskrivelser av hva som kreves av den enkelte slik at hver arbeidsoperasjon blir gjort riktig. Enhver endring av rutinene må først drøftes grundig innad blant de ansvarlige brukerne og ledelsen. Vi har fastsatte rutiner for hvorledes dokumenter skal håndteres for å sikre at riktig informasjon til enhver tid når frem til brukeren. Dette gjelder tegninger, rutiner, instrukser og ordrespesifikasjoner.

“ Kompetanse og videreutvikling er det man vinner på det i det lange løp”

Ledelsens ansvar Alle i ledelsen har forpliktet seg til å bruke styringssystemet som verktøy for å sikre kontinuerlig forbedring. Nødvendige ressurser som personell, kompetanse, maskiner og utstyr, systemer og metoder skal løpende vurderes.

Kvalitetsarbeidet ved Lafinto skal lykkes ved at ledelsen:

• Krever kundefokus • Krever kvalitetsbevissthet • Krever kostnadsbevissthet • Demonstrerer personlig kvalitet • Motiverer medarbeiderne til disiplinert tenkning og disiplinert handling • Sørger for skikkelig oppfølging av kvalitetsstyringsarbeidets krav til kontinuerlig forbedring

Lafinto ser på nye ordre fra de samme kundene som et av de beste mål for kvalitet og kundetilfredshet.

Våre selgere skal sørge for å ha god kommunikasjon med kundene og samtidig kommunisere tilbake til egen organisasjon om utviklingen i markedet og om dets behov og krav til kvalitet. I tillegg gjennomføres målinger vedrørende kunders oppfatning av Lafinto. Bedriftens systemkoordinator har ansvar for og myndighet til å overvåke bruk og vedlikehold av kvalitetssystemet, samt at han overfor andre i ledelsen skal rapportere om virkningen av og forbedringer i dette systemet.

Ledelsen har et ukentlig møte vedr. administrative, markedsmessige og tekniske temaer som refereres i møtereferat.

Hvert halvår gjennomføres ledelsens gjennomgang, hvor vi evaluerer kvalitetspolitikk, kvalitetsmål og den informasjonen markedet til enhver tid gir oss.

Ledernes grunnlag for denne evalueringen finnes i revisjonsrapporter, måling av kundetilfredshet, etterkalkyler for

større prosjekter, avvikssystemet, møtereferater, samt vurderinger av våre markedsandeler og markedsposisjon.

Ledelsens gjennomgang kan sies å være en “vareopptelling for siste halvår”. Man definerer nå-status og forventningene for kommende halvår.

Et halvår senere rapporteres oppnådde resultater mot forventningene. Ledelsens gjennomgåelse gjennomføres med møteplikt for alle i ledelsen.

De enkelte ledere presenterer sine resultater og vurderinger i plenum, stående oppreist. Etter presentasjonene drøftes den fremlagte informasjonen og nye idéer utveksles.

Daglig leder er møteleder og velger referent.

Det sikres en rød tråd fra referat til referat for å vise den historisk oppnådde utvikling.

Adm. dir Eivind Wolff

Medarbeidernes ansvar Alle medarbeidere på Lafinto har ansvar for å oppnå mål og resultater i henhold til styringssystemet og de har myndighet til å gripe inn og korrigere, eventuelt stanse arbeid i sin avdeling når dette ikke utføres eller kan utføres i henhold til gjeldene krav. Videre har alle medarbeidere særlig ansvar for å ivareta sikkerhet i hele bedriften.

Som en del av arbeidet med styringssystemet og bedriftens generelle forbedringsprosesser skal hver og en utarbeide mål for sin aktivitet.

Disse målene skal settes for 6 mnd av gangen og måloppnåelse skal evalueres etter hver periode. Arbeid med disse planene omfatter:

• Tiltak den enkelte må iverksette for å nå bedriftens mål • Tiltak andre må iverksette for at den enkelte skal nå sine mål

Stadig foredling av kompetansen skjerper fokuset på jobben om å skape vinnende resultater Resursstyring Vår lønnsomhet og konkurranseevne er avhengig av riktig benyttelse av våre menneskelige og materielle ressurser.

Lafinto ser på kompetente medarbeidere som bedriftens viktigste ressurser. Det er viktig at alle medarbeider er klar over hvilket bidrag de gir til fellesskapet og til å nå Lafinto sine kvalitetsmål. Via medarbeidersamtaler gis de ansatte mulighet for personlig utvikling og vekst ved at bedriften sørger for planlagt og systematisk kompetanseheving.

Våre ledere utarbeider analyser av medarbeidernes kompetansebehov på årlig basis, og lager en kompetanseutviklingsplan som skisserer behov og planer for gjennomføring av opplæring.

Lafinto ivaretar lovbestemte krav og forskrifter for å unngå uønskede hendelser relatert til arbeidsmiljøet.

Dette gjøres i nært samarbeid med verneombud og fagforening. For å sikre kontinuerlig forbedring av bedriften, prioriterer vi trivsel i organisasjonen og utviklingen av gode holdninger.

Alle medarbeiderne bidrar til kvalitetspolitikken ved å ta ansvar for:

• Kvaliteten på eget arbeid • Opprettholde og aktivt utvikle kvaliteten på produkter, metoder og tjenester • Bidra til å oppfylle våre kvalitetsmål • Ivareta kravene til Helse, miljø og sikkerhet (HMS)

I vår utvikling/produksjonshall brukes bl.a LVD laserskjærer/ knekke/platesaks • Crippa rørbøyer • Sag I tillegg har Lafinto et variert spekter av mindre verktøymaskiner. Alt av verktøy og maskiner følger leverandørenes anbefalinger for bruk, vedlikehold og service. Hver maskin har en egen ansvarlig medarbeider for renhold av den enkelte maskin.

Prosesstyring Lafinto har utviklet et prosessbasert styringssystem som bygger på prosesser i verdiskapningskjeden. Systemet tar utgangspunkt i «Verdiskapningskjeden» ved Lafinto. De aktuelle prosessene i bedriften defineres som «kjerneprosesser» eller «styrings– og støtteprosesser».

Styringsog støtteprosesser

• • • •

Kjerneprosesser

Markedsføring og salg

Utvikling/ konstruksjon

Logistikk inn

Produksjon

Logistikk ut

Å fremskaffe forespørsler, tilbud og ordre som passer Lafintos egenart, behov og kapasitet, med akseptabel lønnsomhet.

Utvikle og konstruere produkter etter kundens ønsker, krav og spesifikasjoner, og lagre dokumentasjon for produksjonen

Å skaffe varer/ halvfabrikata i rett mengde, i rett tid, i riktig kvalitet og til riktig pris.

Omforme produksjonsklare ordre til leveringsklare produkter.

Ettermontere, pakke og transportere/ levere produkter skadefritt ut til kunden til avtalt tid og sted.

FORBEDRING

Innkjøp (generelle anskaffelser) Utvikling (og konstruksjon) Ledelse og utvikling av menneskelige ressurser Infrastruktur (planlegging, finans, kvalitetstyring og organisasjon)

Kjerneprosessene er de aktivitene som fører frem produktene til kunden og genererer bedriftens inntekter, og støtteprosessene understøtter kjerneprosessene.

legging, økonomi, kvalitetsstyring samt organisasjonens struktur og rutiner har fundamental betydning for organisasjonens resultat i alle kjerneprosessene.

Innkjøp: Prosessen for anskaffelse av de nødvendige materialer og tjenester til kjerneprossene.

Det er viktig å merke seg at prosessene påvirker hverandre gjensidig. Flaskehalser medfører at helheten ikke er sterkere enn det svakeste ledd i kjeden.

En flaskehals er en aktivitet som ikke har kapasitet til å få gjennom det som er forventet på den tid som er til rådighet.

Utviklingi/konstruksjon: Teknologi og kompetanse («know-how») som sikrer fremstillingen av det planlagte produkt.

Ledelse og utvikling av menneskelige ressurser: Overordnet støtteprosess som er grunnlaget for enhver aktivitet og prosess på Lafinto. Dette inkluderer rekruttering, opplæring og utvikling av den enkelte medarbeider.

Infrastruktur: Systemene for produksjonsstyring, plan-

Alle leddene i verdikjeden samarbeider mot et felles mål som er størst mulig tilfredshet hos sluttkunden.

Men hvert ledd i kjeden skal også arbeide for det neste leddet som om det var dets «kunde».

Det kundeorienterte fokus bidrar til at arbeidsoppgavene gjøres riktig første gang.

Slik forbereder vi oss Erfaringer fra fakta fremskaffet av styringssystemet forsøker vi kontinuerlig å konvertere til gevinster i vårt forbedringsarbeid. Vi anser at kundenes grad av tilfred-het kommer som en direkte følge av styringssystemets evne til å yte.

Minst en gang i året foretar vi en undersøkelse av våre relasjoner til de viktigste kundene for å få en målbar tilbakemelding på deres tilfredshet med oss som leverandør.

Interne revisjoner er et av ledelsens viktigste analyseverktøy for å vurdere styrker og svakheter i styringssystemets prosesser. Resultater fra revisjonene er et sentralt grunnlag for ledelsens gjennomgå<;lse hvert halvår.

Ordre og tilhørende produksjonsprosesser planlegges, overvåkes og måles ved hjelp av vårt elektroniske datasystem.

SMI legger for øvrig meget stor vekt på sluttkontroll av produktene før levering til kunde.

Avvik kan forekomme i materialer, produkter, prosessene i verdikjeden og i dokumenter. Vår holdning er at vi som organisasjon skal være offensive og oppsøke avvikene, før de oppsøker oss. Det er derfor alle medarbeideres plikt å melde fra ethvert avvik eller tilløp til avvik. Hos Lafinto regnes for sen levering som et svært alvorlig avvik.

Avvik har som regel en økonomisk konsekvens. Fremfor alt har avviket en årsak, og denne årsaken skal fjernes. Alle våre medarbeidere benytter avviksskjema. Ledelsen vurderer avvikene i de ukentlige ledermøtene og bestemmer korrigerende og forebyggende tiltak.

Referatene fra disse møtene er en form for registrering av ledelsesorienterte avvik som danner et faktagrunnlag for analyser.

Korrigering av avvik bør utføres så langt det er mulig av den enhet som har forårsaket avviket. Dette er viktig for å oppnå en god forståelse for avviket og dermed hindre en gjentakelse.

Målene og prosessene som er nødvendige for å levere resultater i henhold til kundens krav og Lafinto sin kvalitetspolitikk blir etablert.

PLAN Tiltak iverksettes for kontinuerlig å forbedre prosessytelsen.

ACT CHECK

DO

Iverksett prosessene.

Overvåk og mål prosesser og produkter mot politikk, mål og krav til produktet.

Kryssreferanser

Kryssreferanse mellom NS-EN ISO 9001:2008, og Lafintos bedriftshåndbok Lafinto bedriftshåndbok

ISO 9001:2008

Bakgrunn

4.2

Strategi

4.2

Vår organisasjon

5.5

System for kvalitetsstyring

4.1, 4.2, 5.3, 5.4

Ledelsens ansvar

5

Resursstyring

6

Prosesstyring

7

Måling, analyse og forbedring

8

HMS Vi jobber tett med Volvat Medesinske Senter som gir oss en helseprofil som blant annet inneholder helseundersøkelse, støv- og støymålinger og psykososiale undersøkelser.

Godkjenninger Statens vegvesen: Godkjent påbyggerverksted Ford: Annex 17 Multi Stage Type Approval Foto: Getty Images

Lafinto AS Telefon: E-post: Besøksadresse: Postadresse:

+47 69 33 92 00 post@lafinto.no Vestkilen 1, 1621 Gressvik Postboks 94, 1620 Gressvik

lafinto.no

Praktisk ombygging av yrkesbiler – for økt effektivitet