5Herramientas para la administración efectiva del tiempo

Por Jonathan Gerardo Muñoz Aceves Director de Operaciones de GEMUSA Construcciones

Lo que ves valioso no es el tiempo sino un punto que destaca en el tiempo: el ahora. Eso sí que es valioso,

Eckhart Tolle

Si existe algo en esta vida que es de alguna manera indescifrable, ese algo es el tiempo. Aunque desde épocas antiguas se han desarrollado métodos y estrategías para medir el tiempo, la realidad es que este siempre está sujeto a las percepciones y a las condiciones sociales y personales de quien lo vive. El tiempo es, de cierto modo, propiedad de quien lo utiliza.

Peter Drucker, el memorable consultor, abogado y experto de negocios austriaco, considerado uno de los mayores filósofos de la administración del siglo pasado, afirmó que “el tiempo es el recurso más importante; quien no lo sabe administrar, no sabe administrar nada”. Su reflexión no dista mucho de la realidad, tiene que ver con el tiempo que disponemos y cómo lo usamos, y cómo eso tiene una influencia positiva o negativa en nuestras vidas.

Pero además, su pensamiento puede aplicarse hacia un giro de negocios y esta cobra un sentido todavía más tangible pues nos invita a pensar que el recurso más importante dentro de una empresa o establecimiento es, independientemente del servicio o producto que se ofrezca, el tiempo y cómo este se usa para tener ese valor agregado que destaca de entre los demás.

Es por lo anterior que desde el ámbito empresarial ya es urgente hablar de una mejor administración del tiempo, de un mejor aprovechamiento de este elemento intangible, más aún cuando este milenio se ha caracterizado por eficientar los procesos a una velocidad que antes parecía inverosímil, y que hoy, con la ayuda de la tecnología, es una realidad.

En palabras de Cecilia Durán Mena, “Uno de los objetivos particulares que se persiguen al momento de hablar sobre la administración del tiempo es concientizar a las personas sobre la importancia y su valor como recurso vital, escaso y no renovable. El tiempo es la dimensión del cambio, es una magnitud física con la que medimos la duración y separación de acontecimientos. Si nada cambiara, no tendríamos necesidad de medir los minutos, las horas o los años. En esta condición, es lógico que otro de los objetivos sea rentabilizarlo y sacarle el máximo jugo posible, pero también es necesario respetarlo” (Durán, 2021).

En ese sentido, la administración del tiempo, como ya se mencionó, puede tener cualquier aplicación: una personal, que implique tener metas, procesos y objetivos que tengan que ver con el desarrollo social, u otra que tenga que ver con el aspecto profesional y de negocios, para que esas metas, procesos y objetivos puedan servir como un trampolín que ayude a que tu negocio crezca.

Incluso, para hablar de la administración de este concepto perceptivo –el tiempo–primero debemos establecer que este es en realidad un recurso del que se puede echar mano para tener mejores resultados. Así pues, debe considerarse el tiempo como un insumo vital, como un recurso, encasillado en el mismo sentido de lo que podría ser un recurso tan importante y tan tangible como el agua, el terreno, los medios digitales, la infraestructura o un buen empleado.

Sabiendo esto es posible reconocer que se puede trabajar con él. “La gestión del tiempo es el proceso de planificación y ejercicio del control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas para trabajar de manera más inteligente” (Sánchez, 2022). De esta manera, conociendo el valor de este preciado recurso y el trabajo que implica administrarlo, es que se podrá salir adelante.

Pero antes de empezar a nombrar las herramientas que nos permiten una mejor administración de nuestro tiempo, vale la autocrítica y la cuestión: ¿qué tan importante es su buen uso?

En primer lugar, ayuda a reducir el estrés laboral y cumplir con los objetivos para tener una mejor producción o un mejor desempeño del servicio que se ofrece, ya que “una gestión del tiempo inadecuada produce agobios y presiones innecesarias. Lo que puede llevar desde crear adicción al trabajo o padecer Síndrome de Desgaste Profesional o Burnout, el cual puede venir acompañado de síntomas físicos tales como dolores de cabeza, náuseas y dificultades para dormir” (Sánchez, 2022).

Fue el mismo Peter Drucker –a quien no debemos dejar de lado en este texto, por lo relevante que han sido sus pensamientos en torno a este tema- el que dijo que “todo requiere tiempo. Es la única condición verdaderamente universal. Todo el trabajo se lleva a cabo en el tiempo y consume tiempo. Sin embargo, la mayoría de las personas dan por sentado este recurso único, insustituible y necesario. Nada más, tal vez, distingue ejecutivos eficaces tanto como su tierno cuidado amoroso del tiempo”. Por tal, empezaremos por abordar algunos consejos para lograr su mejor aprovechamiento.