Antikorrupsjonsinstruks

Antikorrupsjonsinstruks Selskapets policy

Antikorrupsjonsinstruks Selskapets policy 1 OVERORDNET Betegnelsen «selskapet» i denne instruks sikter hele tiden til ………………AS Korrupsjon hindrer økonomisk utvikling og undergraver både rettsstaten og de demokratiske prosessene.

Selskapet er underlagt nasjonal og eventuelle internasjonal rett i samarbeide utenlands og forbyr selskapet og selskapets ansatte å ta del i korrupsjon. Det være seg f.eks. bestikkelser av offentlig tjenestepersoner og eller ansatte i privat selskap.

Selskapet har en sterk forpliktelse til å drive sin virksomhet etter forsvarlige, etiske og sunne forretningsprinsipper og overholde alle lover og regler. Selskapet vil spesielt ikke tillate eller tolerere involvering i noen form for korrupsjon. Denne instruks beskriver og forklarer innholdet i selskapets retningslinjer for antikorrupsjon og hva det innebærer.

Som selskap er vi ansvarlig for å sette oss inn i den spesielle korrupsjonslovgivningen som gjelder for virksomheten, og for å innføre ytterligere antikorrupsjonsregler og veiledning der dette synes nødvendig for å overholde slik regler.

Ingen ansatte må anta at det er i selskapets interesse å involvere seg i noen form for korrupt virksomhet. Det er et krav til alle ansatte, og del av ansettelsesavtalen å til enhver tid overholde selskapets retningslinjer for antikorrupsjon, og ingen ansatte kan gi en annen ansatt fullmakt til å avvike fra dette. Ethvert brudd på relevant korrupsjonslovgivning vil bli ansett som et grovt brudd på arbeidstakerens plikter ovenfor selskapet, og vil mest sannsynlig resultere i avslutning av arbeidsforholdet eller annen passende sanksjon.

2 OM INSTRUKSEN Denne instruks gir en oversikt over retningslinjer for antikorrupsjon og forklarer de grunnleggende rettslige og etiske krav som selskapets ansatte må følge for å unngå å bli involvert i korrupsjon når de utfører oppgaver for selskapet. Ledelsen har ansvaret for å gjøre reglene i instruksen kjent i organisasjonen og for å fremme en kultur for bevissthet om og overholdelse av reglene. De er videre ansvarlige for at reglene faktisk blir overholdt.

Antikorrupsjonsinstruks |

Alle ansatte er pålagt å følge de prinsipper som gjennomgås i denne instruksen. Selskapet skal ta nødvendig skritt for å sikre at selskapets uavhengige partnere, herunder leverandører, kunder og andre samarbeidspartnere, ikke tar del i korrupsjon eller andre illegale eller uetiske aktiviteter i forbindelse med sine forretninger med selskapet.

1

3 RAPPORTERING I det daglige spør du din overordnede om utfordringer vedr. denne instruks eller korrupsjon i sin alminnelighet.

Dersom du har grunn til å tro at noe ureglementert foregår i forbindelse med våre prosjekt, internt eller eksternt, skal daglig leder umiddelbart kontaktes om dette.

4 HVA ER KORRUPSJON – RETTSLIK BAKGRUNN Korrupsjon er forbudt i de fleste land i verden. Norsk og annen nasjonal lovgivning gjelder uavhengig av hvilke land handlingen er utført i, og uavhengig av om korrupsjon er lovlig etter vedkommende lands nasjonale lovgivning. I praksis kan personer og selskap bli tiltalt etter nasjonal korrupsjonslovgivning for handlinger begått hvor som helst i verden.

4.1 DEFINISJON AV KORRUPSJON Detaljene i korrupsjonslovgivningen kan være forskjellig i forskjellig deler av verden, men de fleste korrupsjonslover har en kjernedefinisjon av «korrupsjon» Etter selskapets antikorrupsjonsinstruks vil korrupsjon omfatte ethvert forsøk på direkte eller indirekte, da via mellommenn; • •

Å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel på grunnlag av stilling, verv eller oppdrag – aktiv korrupsjon Å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel på grunnlag av stilling, verv eller oppdrag – passiv korrupsjon.

Eksempel på korrupsjon: Bestikkelser av en funksjonær for å oppnå kontrakt er korrupsjon. Korrupsjon kan også omfatte slike handlinger som å betale uberettigede eller ulovlige reise- eller representasjonsutgifter for en funksjonær eller dennes familiemedlemmer, takke ja til å kjøpe varer eller tjenester fra funksjonærer eller deres venner eller familiemedlemmer som motytelse for tjenester, eller å gi penger til veldedige formål som kan knyttes til en ansatt, med forventning om å oppnå fordelere fra vedkommende.

Utilbørlig fordel: Hvorvidt en fordel eller et gode er utilbørlig, vil avhenge av en konkret vurdering der flere faktorer kan være relevante, slik som fordelens karakter, mottakerens stillingsforhold mellom partene og i hvilken sammenheng fordelen gis. Ethvert gode som gis som motytelse for mottakerens misbruk av stilling, verv eller oppdrag, vil normalt bli ansett som utilbørlig fordel. En fordel kan være utilbørlig selv om det ikke gis en motytelse. En utilbørlig fordel vil vanligvis være et gode i form av penger eller annen økonomisk verdi men kan også omfatte gode uten økonomisk verdi. Personlige goder som gis i forbindelse med mottakers stilling, arbeid eller oppdrag, f.eks. tjenester som ytes gratis eller med rabatt og invitasjoner til private klubber eller organisasjoner, kan lett bli ansett som utilbørlig. Fordeler i bytte mot, eller fordeler som utgjør brudd på lovpålagte eller kontraktsmessige forpliktelser, slik som å motta eller overlevere fortrolig informasjon, kan lett bli ansett som utilbørlig i forhold til korrupsjonslovgivningen. Utveksling av fordelere i tilknytning til handlinger basert på skjønn, og mangel på åpenhet i forbindelse med tildeling av et gode bør være et varsel om en mulig utilbørlig fordel.

Påvirkningshandel: Det er et tilbud om en utilbørlig fordel til, eller aksept av et slikt tilbud fra en person som har muligheten til å påvirke utøvelse av en stilling, et verv eller et oppdrag. Påvirkningshandel er en egen lovgivning som ligner korrupsjon og faller inn under selskapets retningslinjer for korrupsjon.

Betaling til offentlig og privat sektor er forbudt: Noen antikorrupsjonslover fokuserer på korrupte betalinger til offentlige tjenestemenn eller enheter i offentlig sektor. Flere nasjonale regelverk, deriblant den norske straffeloven, forbyr imidlertid korrupte betalinger til enhver person, inklusive offentlige tjenestemenn og ansatte eller agenter i privat sektor. Selskapets retningslinjer for antikorrupsjon forbyr korrupsjon av enhver art, uavhengig av om slike aktiviteter er knyttet til stilling, verv eller oppdrag i offentlig eller privat sektor.

•

Selskap har måtte betale store beløp som resultat av korrupsjonsbeskyldninger

•

Selskaper kan forbys å gjøre forretninger i visse bransjer eller land eller forbys å delta i offentlige anbud.

•

Selskaper kan bli holdt ansvarlig for erstatningskrav fra tredjepart som har lidt skade på grunn av den korrupte aktiviteten, f.eks. konkurrenter som kan gå glipp av forretningsmuligheter Korrupsjon resulterer ofte i negativ publisitet som kan være skadelig for et selskaps renomme’ og forretningsforbindelser.

•

Antikorrupsjonsinstruks |

4.2 KONSEKVENSER AV MANGLENDE OVERHOLDELSE De mulige konsekvensene av manglende overholdelse av korrupsjonslovene er alvorlige:

2

•

•

Bare beslutningen fra relevante myndigheter om å iverksette etterforskning på grunn av mistanke om korrupsjon kan ha alvorlige konsekvenser for de involvertes renomme’ og forretningsinteresser og medføre betydelige kostnader og /eller tap av mulige inntekter Personer som er innblandet i korrupsjon, risikerer strafferettslige sanksjoner, herunder f.eks. bøter eller fengsel.

5 FORHOLDET TIL KUNDER, LEVERANDØRER OG OFFENTLIGE TJENESTEPERSONER 5.1 GENERELLE PRINSIPPER Selskapet skal opptre på en åpen, etisk og lovlig måte ovenfor alle potensielle eller eksisterende kunder, leverandører og offentlige tjenestepersoner.

I tillegg til å følge selskapets retningslinjer for antikorrupsjon i sin omgang med kunder, leverandører og offentlige tjenestepersoner, må de ansatte også kontrollere om kunder, leverandører og offentlige instanser har antikorrupsjonsregler som krever ekstra forholdsregler for å sikre at disse partenes retningslinjer for antikorrupsjon blir overholdt.

Selskapet skal alltid utføre sine kontraktsforpliktelser i samsvar med betingelsene i den aktuelle kontrakt med mindre avvik er godkjent av de rette linjeledere og behørig dokumentert i selskapets arkiver. Kontantutbetaling e.l. eller utbetaling til uautoriserte mottakere eller kontonummer skal ikke aksepteres eller forekomme.

Alle salgs- og eventuelle markedsaktiviteter, dekning av tredjeparts utgifter, utbetalinger og kontraktsutførelse på vegne av selskapet skal være åpne og transparente både internt og vis a’ vis selskapets motparter. Enhver invitasjon til enkeltpersoner til å delta i arrangementer eller aktiviteter som helt eller delvis betales av selskapet skal rettes til relevant ledelse i det aktuelle selskap eller offentlig instans. Det må utvises særlig forsiktighet i forhold til offentlige tjenestemenn og i situasjoner der mottakeren på det aktuelle tidspunkt har en stilling der hun eller han kan foreta skjønnsmessige avgjørelser eller handlinger som kan være fordelaktig for selskapet. Selskapets ansatte må konsultere overordnede hvis det er noen som helts tvil om markedsførings- eller serviceaktiviteter er i overenstemmelse med selskapets eller den aktuelle tredjeparts retningslinjer for antikorrupsjon.

Alle utgifter skal godkjennes i. h. t. selskapets standardprosedyrer og dokumenteres og registreres i samsvar med rett regnskapsstandard.

Selskapets ansatte må ikke under noen omstendigheter motta eller gi til en leverandør eller forretningspartner noen form for utilbørlig fordel, herunder personlig rabatt, provisjoner, udokumenterte prisavslag etc.

Antikorrupsjonsinstruks |

Selskapet må til enhver tid ta relevante skritt formå sikre at våre forretningspartnere, herunder leverandører og samarbeidspartnere, ikke involverer seg i korrupsjon eller andre uetiske aktiviteter. Ansatte som har mistanke om at selvstendige forretningspartnere er involvert i korrupsjon, må rapportere saken og søke råd i.h.t. prosedyren beskrevet under punktet: RAPPORTERING.

3

5.2 REISE- OG REPRESENTASJONSUTGIFTER Betaling for rimelige og reelle utgifter i forbindelse med seminar, reiser, måltider, overnatting og arrangementer for potensielle og eksisterende kunder kan være tillatt dersom utgiftene er direkte relatert til markedsføring, presentasjon eller beskrivelser av selskapet sine tjenester eller kontraktsoppfyllelser. Forutsetningene under GENERELLE PRINSIPPER, gjelder tilsvarende for selskapets betaling av deltagernes utgifter. For slike utbetalinger gjelder følgende: • •

De må være direkte relatert til reelle utgifter i forbindelse med markedsføring, forretningsutvikling eller kontraktsoppfyllelse De kan ikke gis, eller gi inntrykk av å bli gitt, i forventning om eller som motytelse for noen fordel

•

De må være av rimelig størrelse og akseptable etter omstendighetene

•

De må være verifisert gjennom rimelig detaljert dokumentasjon av faktiske utgifter, herunder kvitteringer og beskrivelser av hensikten med utbetalingene og de berettigede forretningsmessige grunnene for disse.

•

De må være i samsvar med mottakerens selskaps retningslinjer og må skje på en åpen og transparent måte.

Betaling av utgifter til reiser, måltider, overnatting eller arrangement for familiemedlemmer eller venner av offentlige tjenestepersoner eller forretningsforbindelser er generelt ikke tillatt.

5.3 GAVER Selv om utveksling av gaver med kunder, leverandører og forretningspartnere er en vanlig del av nasjonal og internasjonal forretningsvirksomhet, skal ikke selskapet under noen omstendighet tilby gaver i form av penger.

Gaver, bortsett fra penger kan imidlertid tillates dersom: • •

•

De har minimal økonomisk verdi, er en sjelden foreteelse og gis i situasjoner der det er klart passende.

Det ikke gis i sammenheng eller på en måte som gir grunn til å tro at mottakeren vil holde en slik gave eller fordel skjult for sine overordnede. Gaver bør f. eks. sendes mottakerens kontoradresse ved den aktuelle leder eller offentlig instans.

De ikke gis som motytelse for noen fordel.

5.4 POLITISKE BIDRAG Synet på politiske bidrag, slik som bidrag til politiske kampanjer eller pengeinnsamlinger for offentlige tjenestemenn som stiller som kandidat til et verv, kan være forskjellig vurdert i lovgivningen i de land det måtte være aktuelt for selskapet. Slike bidrag kan påvirke selskapets image. Slike bidrag må besluttes av ledelsen, og om så gis på en åpen og transparent måte i samsvar med gjeldende lover og regnskapsprinsipp

•

En dokumentert due diligence-gjennomgang av potensielle partnere før man inngår i noe partnerskap

•

Formalisere at partnerskapet ved skriftlig kontrakt som omfatter bestemmelser som forbyr korrupsjon samt egnede kontrollmekanismer.

Godkjent, ¤¤ november 2017 Styret i ……………………… AS

Antikorrupsjonsinstruks |

6 FORHOLDET TIL FUSJONER OG OPPKJØP Dersom aktuelt å vurdere oppkjøp eller fusjon med annet selskap, må det bl.a. foretas en grundig due diligenceprosess for å forsikre oss om at det ikke foreligger noen utestående antikorrupsjonsansvar. På samme måte må selskapet før det eventuelt inngås partnerskap alltid utvise nødvendig aktsomhet og ta de nødvendige skritt for å forsikre oss om at andre opprettholder samme standard som oss i forhold til antikorrupsjon. Kravet til aktsomhet vil kunne variere men alltid omfatte:

4