Så löser du semesterplaneringen – användbara tips

Sommarsemestern närmar sig och det finns mycket att vinna på att vara ute i god tid med företagets semesterplanering. Här ger vi dig tips på vad som kan vara bra att tänka på inför planeringsarbetet.

Semester – i korthet

Alla företag omfattas av samma semesterregler (semesterlagen), oavsett hur många anställda företaget har och i vilken bransch företaget verkar. Semesterlagen är en social skyddslag som innehåller minimibestämmelser för att ge alla anställda rimliga semester förmåner. Det finns normalt inget som hindrar dig som arbetsgivare att ge dina anställda bättre förmåner än vad lagen kräver, t ex fler betalda semesterdagar, högre semesterlön eller möjlighet att förlägga semestern när under året de själva vill.

Många företag, särskilt de större företagen, har kollektivavtal där semesterreglerna för de anställda regleras. Kollektivavtalet tar då över vissa av semesterlagens bestämmelser. Har företaget tecknat ett kollektivavtal eller hängavtal måste man följa bestämmelserna i avtalet.

Semesterledighet

Enligt semesterlagen har i princip alla anställda rätt till 25 dagars semesterledighet per semesterår. Det är dock bara semester som är intjänad som ger rätt till semesterlön. Övrig semester är obetald. Enligt avtal kan en anställd ha rätt till längre semesterledighet och förskottssemester. Arbetsgivaren har en skyldighet att se till att de anställda är lediga minst 20 dagar per år med semesterlön.

10 tips och fakta inför semesterplaneringen:

1. Börja nu

Be de anställda att lämna in sina önskemål och sätt en deadline för detta, sätt också ett datum för när semesterplaneringen ska vara klar. Du kan överlåta planeringen till dina anställda om det passar er bättre. Men om personalen inte kommer överens bör du vara tydlig med att du kommer gå in och förlägga semestern, självklart med verksamhetens såväl som personalens bästa för ögonen.

2. Fastställ antalet semesterdagar

Fastställ hur många semesterdagar dina anställda har, håll även koll på sparade dagar och om några måste tas ut. Nyanställda kan inte tvingas till att ta ut obetald semester, permitteras de vid stängning av verksamheten? Har de rätt till förskottssemester?

3. Övrig ledighet

Ta hänsyn till andra ledigheter som föräldraledighet under sommar månaderna. Normalt ska föräldraledighet beviljas om den anställde meddelar minst 2 månader i förväg.

4. Planera i samråd

Sammanställ semesterschemat i samråd med de anställda och försök tillgodose önskemål, det brukar heta att nöjda medarbetare är bra medarbetare. Om det finns ett kollektivavtal måste ni förhandla om förläggning av semesterledigheten med facket.

5. Informera

Informera personalen om när deras semester är förlagd, normalt har de rätt att få veta när deras semester är förlagd minst två månader i förväg. Om semesterledigheten är förlagd i samråd med den anställde behövs det av naturliga skäl ingen särskild underrättelse.

6. Hantera sparade dagar

Har de anställda mer än 25 dagars semesterrätt, t ex 30 dagar? I sådana fall kan det bli en betydande pott av sparade dagar som till slut ska förläggas. Fila på en policy för hur förläggning av dessa dagar bör ske.

7. Kort anställning

Om en anställning pågår under kortare tid än 3 månader kan rätten till semesterledighet avtalas bort, endast då kan semesterersättning betalas ut löpande. Men den får inte bakas in i lönen utan måste redovisas tydligt.

8. Sjukdom under semestern

Om en anställd blir sjuk under sin semester har den anställde rätt att sjukanmäla sig och ta ut sin semesterledighet vid ett senare tillfälle. Syftet med semestern är ju att den anställde fritt ska få utnyttja sin ledighet för vila och rekreation.

9. Olika år

Det år då semestern tjänas in kallas för intjänandeår. Efter intjänande året följer semesteråret vilket är det år då den anställde har rätt att ta ut sin semester. Det förekommer också att man har sammanfallande semester- och intjänandeår.

10. Semesterdag och semesterlön

Semester kan bara tas ut i hela dagar. Semesterlönen beräknas enligt procentregeln eller sammalöneregeln, vilken metod man ska använda beror på t ex frånvaromönster och vilken slags lön (timlön, månadslön osv) den anställde har.

Kostnadsfri semesterlista:

På bjornlunden.se/semesterplanering kan du ladda ner en gratis semesterlista för 2022.

Vill du lära dig mer?

För dig som vill fördjupa dina kunskaper finns vår praktiska handbok Semester och sjukfrånvaro. Vi kan även rekommendera vår onlinekurs Semester.