Sistema de control administrativo para proteger los recursos materiales de la empresa “desarrollo de

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR. FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

TEMA:

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA PROTEGER LOS RECURSOS MATERIALES DE LA EMPRESA “DESARROLLO DE PROYECTOS DE INGENIERIA, S.A. DE C.V.” SAN SALVADOR 2010-2011

TRABAJO DE GRADUACION PARA OPTAR AL TITULO DE LICENCIATURA EN ADMINITRACIÓN DE EMPRESAS

PRESENTADO POR:

HERNÁN ELÍAS ARRIAZA SANCHÉZ RAFAEL ERNESTO AVILÉS

SAN SALVADOR, 14 DE SEPTIEMBRE DE 2012

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

AUTORIDADES UNIVERSITARIAS

ING. LUIS MARIO APARICIO GUZMAN RECTOR

LICDA. CATALINA MACHUCA RODRIGUEZ DE MERINO VICE – RECTORA ACADEMICA

LIC. MANUEL ORTEGA DECANO FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

SAN SALVADOR, 14 DE SEPTIEMBRE DE 2012

UNIVERSIDAD PEDAGOGICA DE EL SALVADOR FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

Autores: RAFAEL ERNESTO AVILÉS HERNÁN ELÍAS ARRIAZA SANCHÉZ

Carrera: Licenciatura en Administración de Empresas

Tema: SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO PARA PROTEGER LOS RECURSOS MATERIALES DE LA EMPRESA DESARRLLO DE PREOYECTOS DE INGENIERIA S.A DE C.V., SAN SALVADOR 2011-2012.

Asesor: Ing. JULIO CESAR MENÉNDEZ

_______________

Jurado Evaluador: Ing. JOSÉ MARIO BAUTISTA

_______________

Ing. GUILLERMO DE LEÓN

_______________

Lic. CARLOS ALFREDO HERNÁNDEZ

_______________

SAN SALVADOR 14 SEPTIEMBRE DE 2012

INDICE CONTENIDOS

PAG

CAPITULO I 1. MARCO CONCEPTUAL

1

1.1 INTRODUCCIÓN

1

1.2 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA

2

1.2.1CONTROL ADMINISTRATIVO

2

1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

7

1.4 OBJETIVOS

10

1.4.1 OBJETIVO GENERAL

10

1.4.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

10

1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

11

1.5.1 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA

11

1.5.2 ENUNCIADO DEL PROBLEMA

13

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

13

1.7 RECUENTO DE CONCEPTOS Y CATEGORIAS A UTILIZAR

17

CAPITULO II 2. MARCO TEORICO

20

2.1 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICO METODÓLOGICA

20

2.1.1 EL TÉRMINO “SISTEMA” EN UN SENTIDO MAS AMPLIO

20

2.1.1.1 TIPOS DE SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

21

2.1.1.2 ELEMENTOS INTEGRANTES DEL LOS SITEMAS ADMINISTRATIVOS

23

2.1.1.3 ATRIBUTOS DEL SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVOS

24

2.1.2 EL SISTEMA D CONTROL ADMINISTRATIVO Y LAS FINANZAS

26

2.1.2.1 DATOS HISTORICOS

26

2.1.3 ELENTOS BASICOS DE UN SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

29

2.1.3.1 LOS PROCESOS DE ADMINISTRACIÓN I PRINCIPIOS ADMINISTRATIVOS

29

2.1.3.2 EL PROCESO DE CONTROL

33

2.1.4 SISTEMAS DE CONTROL INTERNO

35

2.1.4.1 EVALUACIÓN DE LA ESTRUCTURA DE CONTROL INTERNO DE ACUERDO A NORMAS DE AUDITORIA. (SAS 55)

35

2.1.5 USO DE LA TECNOLOGIA

37

2.1.5.1 REQUERIMIENTOS DEL EMPRESARIO

38

2.1.6 LA EMPRESA

38

2.1.6.1 OBJETIVOS DE LA EMPRESA

39

2.1.6.2 FUNCIONES DE LOS OBJETIVOS DE LAS EMPRESAS

40

2.1.6.3 LAS PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS

41

2.1.6.4 LOS RECURSOS DE LAS EMPRESAS

42

2.2 FUNDAMENTACIÓN TEÓRICA

47

2.3 CONSTRUCCIÓN DEL MARCO EMPÍRICO

49

2.4 DISEÑO DEL INSTRUMENTO

50

2.5 IDENTIFICACIÓN DE FUENTES DE INFORMACIÓN

51

2.5.1 FUENTES PRIMARIAS

51

2.5.2 FUENTES SECUNDARIAS

51

2.5.3 ÁMBITO DE LA INVESTIGACIÓN

51

2.5.4 ADMINISTRACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

51

2.6 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACIÓN

52

2.6.1 ENTREVISTA DE CONTROL INTERNO (TRABAJO DE CAMPO)

52

2.6.2 FODA, DESARROLLO DE PROYECTOS DE INGENIERIA, S.A DE C.V 53 2.6.3 ENTREVISTA

56

2.6.4 ORGANIGRAMA Y DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

57

2.7 FORMULARIO TEÓRICO-METODOLOGICO DE LO INVESTIGADO

63

2.8 DESRROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA

64

2.9 ANALISIS DEL GRUPO DE INVESTIGACIÓN

66

CAPITULO III 3. MARCO OPERATIVO

68

3.1 DESCRIPCIÓN DE LOS SUJETOS DE INVESTIGACIÓN

68

3.2 PROCEDIMIENTOS PARA LA RECOPILACIÓN DE DATOS

72

3.3 ESPECIFICACIÓN DE LA TECNICA PARA EL ANALISIS DE LOS DATOS

73

3.4 RECURSOS

74

3.5 ÍNDICE PRELIMINAR SOBRE INFORME FINAL

75

3.6 CONCLUSIONES

77

3.7 CONSIDERACIONES

79

3.8 BIBLIOGRAFIA

80

CAPITULO I 1. MARCO CONCEPTUAL 1.1 INTRODUCCIÓN Toda empresa por grande o pequeñas que sea, independientemente de sus giros comerciales necesitan contar con controles que les garantice el retorno de sus inversiones, que los recursos utilizados sean manejados de la mejor manera estos controles pueden ser. Contables, de personal, de equipo de materia prima, indicadores que representan de algún modo la estabilidad de la empresa en las diferentes áreas conociendo a su vez los departamentos que necesitan de mayor atención. En este caso abordamos a la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, SA. de CV. Que se puede abreviar DEPROIN, la cual se dedica a los servicios de la Ingeniería civil y todas sus áreas, algunas de las cuales son. Construcción, Remodelación, Levantamientos Topográficos, Diseño, y otros. Por el giro de la empresa esta investigación se basa en una de las áreas mas delicada, como los es. El sistema de control administrativo para proteger los recursos materiales, sabiendo que en esta partida descansa el mayor flujo de retorno en cuanto al desarrollo de los proyectos realizados, de esta manera la investigación de este trabajo consta de tres capítulos, y se desarrollara sobre el Sistema de Control Administrativo con el que cuenta la empresa para proteger los recursos materiales, en el primer capitulo se dará una Introducción sobre el sistema de control administrativo, abordando los diferentes momentos históricos junto con la problemática que dio lugar a su creación. Así mismo también se comentan los antecedentes del objeto de estudio, junto con una descripción de sus componentes.

Para poder lograr los objetivos descritos en este trabajo, como primer paso se habla de los antecedentes generales del control administrativo, posteriormente los antecedentes institucionales que son la razón de esta investigación para luego detallar una breve justificación sobre la necesidad de llevar a cabo dicho estudio y con ello realizar el planteamiento del problema, así como describir los alcances y limitaciones de estudios realizados sobre este tema por los diferentes autores;

a la vez, se presenta un recuento de conceptos que

ayudaran a una mejor comprensión en el proceso de esta investigación.

1

En el segundo capítulo se desarrolla el marco teórico, donde se presenta la fundamentación teórico-metodológica que detalla las teorías de los diferentes autores, la cual se relacionan con los sujetos de investigación y se establece una definición propia de los sujetos de estudio. También se desarrolla el diseño del instrumento de la investigación; donde se elaboraron entrevistas como parte fundamental para el acercamiento al objeto de estudio.

El marco operativo conformado por el tercer capítulo, se puede encontrar la descripción de los sujetos de la investigación, la metodología empleada para la recopilación de datos. Asimismo se presenta el cronograma de actividades para el desarrollo de la investigación. La presente investigación fue creada, como parte de la formación y cumplimiento, de requisito de graduación, en la especialización de Administración de Empresa, permitiendo un análisis del panorama general de la empresa en la cual se realizo la investigación sobre.

Un Sistema de Control Administrativo para proteger los recursos materiales.

2

1.2 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 1.2.1 Control Administrativo El control administrativo surgió a finales del siglo XIX, a partir de 1878 y como consecuencia del aumento de la producción industrial, los empresarios se preocuparon para formar sistemas adecuados que protegieran sus intereses disminuyendo así fraudes o errores, llevando a cabo un control sobre la gestión de los negocios. Fue Henry Fayol el primer autor que utilizo el termino como verificación de los aspectos operativos.

A principios del siglo XX entre 1924 y 1933 la Escuela de Relaciones Humanas fundada por Elton Mayo interpreta el control administrativo como un proceso mediante el cual se verifica el comportamiento de los miembros de la organización a fin de que contribuyan al logro de las metas asignadas.

A partir de la década de los ochenta surge la escuela de Administración Estratégica comienza a cambiar el enfoque de verificación por el de monitorización introducido F. Frischknecht,1 como el proceso dinámico y continuo que consiste en adoptar decisiones sobre el presente y el futuro en función información del pasado, es decir, un sistema de información que permita seguir el funcionamiento de los planes una vez puestos en marcha, medir las deviaciones que se producen, conocer sus causas y tomar las medidas pertinentes.1

El control aparece entonces como el sistema que proporciona información y detecta oportunidades para decidir, evaluando resultados y corrigiendo acciones para lograr objetivos esperados.

Las características e intensidad de los controles varían en las distintas organizaciones, dependiendo de los factores como el tamaño, la actividad, el contexto, los recursos, etc.

_______________________ 1 Stephen P. Robbins, (2001), Administración General

3

En 1992 se publicó el Sistema Integrado de Control Interno, un informe que establece una definición común de control interno que proporciona estándares mediante los cuales las organizaciones pueden evaluar y mejorar sus sistemas de control. Un enfoque administrativo y financiero tiene un asidero importante en un sistema de control interno, el cual descansa sobre tres categorías de objetivos:

a) Efectividad y eficiencia de las operaciones. b) Suficiencia y confiabilidad en la información financiera. c) Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, con procedimientos o formas preestablecidas que aseguren su estructura interna y cumplimiento; además debe contar con un grupo humano idóneo para cumplir sus funciones. Este pre-establecimiento tiende a modificar algunas conductas en la gestión de operaciones lo que impacta en resultados financieros.

En un estudio realizado por Kenneth J. Albert, donde destaca que los mecanismos o sistemas de control interno con frecuencia necesitan ser instituidos

o

controlados

con

asistencia

externa

o

una

evaluación

independiente. Constantemente los principales dirigentes ejecutivos y los consejos de administración re-conocen la necesidad de evaluaciones independientes a medida que sus operaciones y sistemas elevan su nivel de complejidad. Las empresas tienden a evaluar sus resultados en términos de utilidad. Todos los administradores, desde luego, necesitan determinar si sus estructuras organizativas son firmes y adecuadas para alcanzar los objetivos.

Los sistemas de control no reemplazan, sino que asisten, en la adecuación de la organización. Según Albert las empresas no tienen que estar en problemas para reconocer la necesidad de un control más estricto. Mucho más que antes, los ejecutivos y miembros exitosos de los consejos de directores, tanto de los sectores públicos como privados, están haciendo hincapié sobre los controles administrativos. 2 _______________________ 2 Albert J. Kenneth, (1999) Manual del Administrador de Empresas, pag78

4

La tecnología de computadoras y técnicas nuevas y mejoradas para utilizar la información han hecho que los controles mejorados no sólo sean posibles sino aceptables; además han agudizado el interés por el control administrativo. En el sector de utilidades, desde luego, la administración está reconociendo que los mejores controles pueden incrementar las utilidades.

Los síntomas de la necesidad de controles mejorados se muestran mucho antes de que las funciones o los negocios estén fuera de control. Estos síntomas incluyen:  Declinación de las utilidades  Pérdida de la posición de liderazgo  Intensa insatisfacción de los empleados  Falta de habilidad para identificar la utilidad del producto  Requerimientos de crédito excesivos  Inadecuado uso de las instalaciones

3

Estos síntomas pueden reflejar mayores problemas subyacentes resultantes de la falta de controles en periodos anteriores. Pero rara vez son situaciones que no puedan ser corregidas por una administración y sistemas de control adecuados.

Un signo frecuente de problema potencial es la lentitud en la reacción en el tiempo de entrega de los productos o servicios; los pedidos de productos no habituales requieren más de uno o dos días para ingresar y más de unos cuantos días o una semana para despacharse. Las demoras en actuar para satisfacer los requerimientos de servicio, que pueden variar de un día hasta varias semanas dependen del tipo de servicio. En la mayoría de los casos las agencias de servicios o industrias están obligadas a proporcionarlo de inmediato. Cuando se producen numerosas quejas, algo incorrecto con los procedimientos y operación por lo general está causando un tiempo de reacción lenta.

______________________ 3 Albert J. Kenneth, (1999) Manual del Administrador de Empresas, pag78

5

La insatisfacción del cliente se establece eventualmente. Tal situación es el resultado de una carencia de control administrativo y financiero.

Un negocio que requiere capital en forma permanente sin producir una rentabilidad adecuada evidentemente padece problemas de control. Por lo general, los requerimientos de capital se asignan a inventarios, cuentas porcobrar o, en algunos casos, edificios y equipo. Los mecanismos de control deben incluir comprobaciones regulares y eventuales sobre la rentabilidad y utilización del capital. Las organizaciones exitosas que ven descender sus utilidades pueden ser las víctimas de un incorrecto uso de capital. Es necesario determinar si existen estos u otros problemas o si los productos o servicios han caído en la obsolescencia.

En cualquier caso, todos estos síntomas de problema o problemas potenciales y las oportunidades para corregir o mejorar a través de un sistema adecuado y de control administrativo pueden ser aislados y definidos por medio de técnicas que se relacionan con el análisis objetivo de la operación de manera organizada. Por lo tanto, es esencial determinar la naturaleza de los problemas existentes para comprobar si las medidas de control pueden ser mejoradas y una mejor administración puede satisfacer la necesidad de estas mejoras.

En caso contrario se requerirán medidas más drásticas u otros recursos adicionales. Una encuesta de controles señalará las áreas problemáticas del negocio, lo que la convierte en un primer paso de invaluable utilidad.

4

__________________________________________

4 Albert J. Kenneth, (1999) Manual del Administrador de Empresas, Pág. 82

6

1.3 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN El sistema de control de recursos materiales es la función administrativa por medio de la cual se evalúa y vigila el ingreso, salidas y el rendimiento de los recursos materiales.

La administración del control de materiales es de vital importancia en cualquier entidad, uno de sus beneficios es que al tener los recursos materiales controlados se puede obtener con exactitud la información requerida resultando propicia para la toma de decisiones.

Analizando las diferentes definiciones empleadas por administradores como Stoner, Fayol, Robbins, entre otros; estudiando su importancia, su clasificación y las áreas de desempeño.

Para Robbins (1996) el control puede definirse como “el proceso de regular actividades que aseguren que se están cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviación significativa” (p.654).

Sin embargo Stoner (1996) lo define de la siguiente manera: “El control administrativo es el proceso que permite garantizar que las actividades reales se ajusten a las actividades proyectadas” (p.610).

Mientras que para Fayol, citado por Melinkoff (1990), el control “Consiste en verificar si todo se realiza conforme al programa adoptado, a las ordenes impartidas y a los principios administrativos…Tiene la finalidad de señalar las faltas y los errores a fin de que se pueda repararlos y evitar su repetición”. (p.62).

Analizando todas las definiciones citadas notamos que el control posee ciertos elementos que son básicos o esenciales y aplicables dentro de los recursos materiales de una determinada empresa: -En primer lugar, se debe llevar a cabo un proceso de supervisión de las actividades realizadas.

-En segundo lugar, deben existir estándares o patrones establecidos para determinar posibles desviaciones de los resultados.

7

-En un tercer lugar, el control permite la corrección de errores, de posibles desviaciones en los resultados o en las actividades realizadas.

-Y en último lugar, a través del proceso de control se debe planificar las actividades y objetivos a realizar, después de haber hecho las correcciones necesarias.

Podemos definir el control de recursos materiales como la función que permite la supervisión y comparación de los resultados obtenidos contra los resultados esperados originalmente, asegurando además que la acción dirigida se esté llevando a cabo de acuerdo con los planes y proyectos ya establecidos para la protección y el mejor manejo de los recursos materiales de la empresa y dentro de los límites de la estructura organizacional.

De aquí puede deducirse la gran importancia que tiene el control de los recursos materiales, pues es solo a través de esta función, que lograremos precisar si lo realizado se ajusta a lo planeado y en caso de existir desviaciones, identificar los responsables y corregir dichos errores.

Desarrollo de Proyectos de Ingeniería (DEPROIN) es una institución con fines lucrativos, que nació con la finalidad de contribuir al desarrollo económico individual y poblacional de El Salvador. Enfocando su trabajo en la ingeniería civil. A lo largo de los años han realizados trabajos de supervisiones y evaluaciones de proyectos individuales y en conjunto con otras compañías del mismo rubro se ha visto en la necesidad de realizar este tipo de trabajos puesto que la construcción en algunos momentos ha venido a la baja, es importante mencionar que DEPROIN nació en 1987 como una propuesta del que en este momento funge como representante legal y gerente general, el Ing. Salvador Villatoro Saravia.

En frecuentes visitas realizadas a las instalaciones de DEPROIN se ha observado que cuentan con tres espacios que funcionan como bodegas, pero que no son los más adecuados para el almacenaje de los materiales. Se pudo observar en el proceso de recibo de materiales, que no cuentan con un control idóneo para dicho proceso administrativo. Lo cual está causando demoras en el proceso y encareciendo las operaciones.

8

Por lo anterior se puede deducir que es necesario un diagnostico en estas áreas de gestión para así detectar las posibles deficiencias. Y fortalezas si las hubiera.

En la medida que DEPROIN S.A de C.V. Valorara la implementación de un sistema de control administrativo adecuado para proteger los recursos materiales, se generaría mayor eficiencia en sus operaciones y por consiguiente una mayor confianza en los cooperantes. Esto conllevara a poder expandir más los servicios de ingeniería civil y contribuiría a una mejor rentabilidad de la empres. Este trabajo de investigación será un documento que poseerá información teórica, práctica y actualizada. Referente al sistema de control administrativo, siendo de utilidad como apoyo pedagógico para estudiantes, y otros interesados en la investigación del sistema de control administrativos.

Para el desarrollo de la investigación se han conocido los criterios u opiniones de la administración de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V., y su optimismo, ofreciendo la apertura de canales de información que fuesen requeridos para el estudio de manera total.

9

1.4 OBJETIVOS 1.4.1 Objetivo General  Realizar un diagnóstico del actual sistema de control administrativo para proteger los recursos materiales de la empresa “Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V.” a fin de tener un panorama específico del mismo y poder de esa manera minimizar sus debilidades en el actual sistema.

1.4.2 Objetivos Específicos  Recolectar información de los elementos que componen el actual sistema de control, enfocándose en los recursos materiales y los procesos que circundan alrededor de los mismos.  Clasificar la información obtenida en cuanto al sistema de control a fin de poder realizar un análisis del mismo.

10

1.5 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.5.1 Situación Problemática En observaciones de visitas realizadas y comentarios al interior de la organización, encontramos lo siguiente.

1. No existe un sistema de control administrativo adecuado y formal que proteja sus recursos materiales.

2. Los materiales no son almacenados de acuerdo a las fechas de entrada y fechas de salidas y por consiguiente no tienen un control de fechas de entradas y fechas de salidas.

3. No cuentan con personal encargado directamente de la bodega de recursos materiales.

4. Se observó que no existe un lineamiento en cuanto a la adquisición de materiales referente a las compras.

5. Las políticas de control de recursos materiales que se aplican están desactualizadas.

6. Los empleados de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. no tienen claridad sobre la importancia de contar con un sistema de control administrativo para proteger los recursos materiales.

La situación problemática de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V., tiende a enfrentar debilidades, en cuanto a proteger sus recursos materiales,

pues el

actual

sistema

de

control

presenta

debilidades,

ocasionando pérdidas al final de un proyecto determinado, esto es más para la empresa que para los clientes. El manejo adecuado de los recursos materiales de la empresa DEPROIN no sólo permitiría reducir el riesgo de errores de operación mediante un mejor manejo de la estructura de control interno; sino también, que haría más expedito el camino para la adjudicación de los recursos materiales y por ende se contaría con una mejor respuesta al cliente, mejorando así los tiempos de entrega de los proyectos.

La problemática descrita no es un descubrimiento inédito para Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V.; es una realidad que acusa a la empresa 11

por la falta de procesos de control de sus recursos materiales cultivando así problemas en muchas de las decisiones, gerenciales en cuanto a la adquisición de los recursos materiales a utilizar en los proyectos.

La empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V.; no tiene definido un sistema de control formal y adecuado para sus recursos materiales que le garantice un mejor desempeño en todos sus departamentos (según entrevista preliminar). El cual consiste en formular y describir procesos y lineamientos para alcanzar los objetivos en el plazo adecuado; los cuales sean de aplicación en la empresa tomando en cuenta los cambios sociales, administrativos, tecnológicos y legales que estén ocurriendo en el entorno; y en consecuencia, ajustar su visión, misión, objetivos, políticas y estrategias que puedan hacer a la empresa, cada día, más eficiente en el control sus recursos materiales.

12

1.5.2 Enunciado del Problema Lo anterior expuesto nos lleva a formularnos las siguientes interrogantes: ¿En qué medida afecta a la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V no implementar un sistema de control administrativo formal y adecuado, para monitorear los recursos materiales que genere información confiable para la toma de decisiones en sus proyectos de ingeniería?

Proteger los recursos materiales es para toda empresa una herramienta que les ayuda en la consecución de los productos o servicios que ofrecen en este caso es claro que la empresa DEPROIN, no cuenta con dicho control de una manera que le permita manejar sus márgenes de existencia, este descontrol de recursos materiales abona a que la empresa no cumpla con sus objetivos planteados en el inicio de algún proyecto determinado en este sentido se convierte en una necesidad clara y directa buscar alternativas de control y en este caso la que le permita a la empresa proteger sus recursos materiales.

1.6 ALCANCES Y LIMITACIONES

A lo largo de la historia del control administrativo han ido surgiendo muchos autores los cuales han aportado con sus teorías y conceptos, teniendo así una definición más amplia del sistema de control administrativo.

La esencia del control reside en la verificación de si la actividad controlada está alcanzando o no los resultados deseados. Cuando se habla de resultados deseados, se parte del principio de que estos resultados estaban previstos y requieren ser controlados. Entonces el control presupone la existencia de objetivos y de planes, ya que no se puede controlar sin que haya planes que definan lo que debe hacerse. El control verifica si la ejecución está de acorde con los que se planeó; y cuando más completos, definidos y coordinados sean los planes y mayor sea el período para el cual fueron hechos, más complejo será el control. En tal sentido se menciona y describe El Sistema de Control Interno de una empresa el cual está formado por todas las medidas tomadas para proteger al activo o bienes de la misma; ante posibles irregularidades, 13

para comprobar la exactitud de las operaciones registradas y para asegurar a la administración que la información en que se basa para tomar sus decisiones es auténtica y fiable. La función del control puede clasificarse como control administrativo y control Financiero. El Control administrativo es la comparación de los hechos reales con los estándares preestablecidos y la posterior adopción de acciones correctivas cuando se presentan desviaciones inaceptables.

Un sistema de control interno que se refiera al control en la organización para el logro de sus objetivos, se visualiza como una administración estratégica que puede ser organizada desde dos puntos de vista, así:  Lo que la organización pretende hacer y  Lo que realmente hace

El primero se refiere al papel activo de la administración para llevar al negocio al logro de sus objetivos, haciendo una buena manipulación de sus recursos y descansa sobre la base de control del proceso administrativo. Y el segundo se refiere al patrón de respuestas que se obtienen. Esto implica un papel reactivo por parte de su administración ajustándose a su entorno, cuando surge la necesidad de hacerlo.

Tomando en cuenta algunas definiciones como la de Henry Fayol (1841–1925) “control era la verificación y la vigilancia de las operaciones, para que las mismas se desarrollen en función de las reglas y ordenes emitidos. A demás establece que, para que el control sea eficaz, debía ser oportuno y debía tener uno secuencia de sanciones o castigos, cuando se generaban diferencias o desvíos de lo que se había previsto o lo que se había realizado”. 5

__________________________________________ 5 http://es.wikipedia.org/wiki/Henri_Fayol#Libros_publicados_por_Henri_Fayol

14

De igual manera, Gustavo Cepeda (1999), establece que "debe tenerse en cuenta que el sistema de control interno no es una oficina, es una aptitud, un compromiso de todas y cada una de la personas de la organización, desde la gerencia hasta un nivel organizacional más bajo". 6 Seguidamente el mismo autor define que el sistema de control interno: Es un mecanismo de apoyo o gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es objetivo o un fin en sí mismo. Provee una garantía razonable del logro de los objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Un adecuado sistema de control interno, podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración destacada. En este sentido, el control interno es solo uno de los componentes básicos de la labor gerencial. 7 Por otra parte, el autor Fernando Catacora (1999), también establece que existen dos tipos de control, el control preventivo (previo) y el control de detección (posterior)". El control preventivo "son aquellos que se ejecutan antes de la ejecución de un proceso, ejemplo: el inventario, revisión y aprobación de los comprobantes de diario".8. En cambio, el control de detección: Se aplica durante o después de un proceso; la eficiencia de este dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. En su concepción más sencilla, según Idalberto Chiavenato (2001) define que el control "es la función administrativa que trata de garantizar que lo planeado, organizado y dirigido, cumpla realmente los objetivos previstos".8 Con respecto a los alcances que Henry Fayol aporta al control administrativo podemos mencionar que se convirtió en uno de los pioneros en abrir campo al estudio sobre el control administrativo. Aunque sus teorías y conceptos presentaban maneras directas y empíricas de llevar a cabo el control dentro de la administración.

__________________________________________

6 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml 7 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml 8 http://www.monografias.com/trabajos14/control/control.shtml

15

Considerando que no se debían cometer errores y al cometerlos se debía castigar a la persona que ejecutaba una determinada función esto se puede ver como una clara limitación con respecto a otros aportes como los de Gustavo Cepeda quien considera a las personas como fundamentales en el compromiso con la organización, el aporte que brinda con respecto a Fayol es que cepeda ve el control administrativo como una parte complementaria para la gerencia general y no como un todo como lo considera su antecesor.

La administración. Aún más importante se convierte el aporte que Fernando Catacora realiza donde menciona que no se puede tener solamente en cuenta el control administrativo como uno solo este se pueden dividir en dos apartados. Control Preventivo y Control de Detención. Este aporte viene a ampliar más los estudios o investigaciones del SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO Idalberto Chiavenato (2001) complementa lo antes expuesto por los diferentes autores recopilando información del control administrativo y la divide en cuatro pasos que ahora conocemos como el Proceso administrativo: PLANIFICAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR. Es importante mencionar que los autores citados concuerdan en que el control administrativo ayuda al logro de los objetivos de la organización sean estos a menor o gran escala. 9

_________________________________________ 9 Chiavenato Idalberto, Introducción a la Teoría General de la Administración. Quinta edición

16

1.7

RECUENTO

DE

CONCEPTOS

Y

CATEGORIAS

A

UTILIZAR

La razón de ser del Sistema de Control de los recursos de una empresa descansa sobre un sistema administrativo. Al conceptualizar el término, se infiere en el sentido que en un sistema la fundamentación radica en diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de materiales, información y personal; en este sentido se considera a la empresa como sistema abierto que recibe demandas y emite respuestas. Con la llegada de la teoría de los sistemas, se evidenció con claridad la naturaleza sistémica de las organizaciones en general y de las empresas en particular.10 En función de estas características, el sistema es un todo organizado con lógica. Este aspecto de totalidad e integridad es el fundamento del sistema.

Cuando se habla de naturaleza sistémica, ésta se refiere al funcionamiento global, total e integrado en que el todo es mayor (o diferente) que la suma de sus partes.11 De acuerdo con el modelo de Sistema del Proceso Administrativo, algunos productos se convierten nuevamente en insumo. Es decir, recibe demandas de los clientes, los empleados, los inversionistas, se retroalimenta y emite respuesta

a

estos demandantes;

A efecto

de

discernir

centros de

responsabilidad podemos analizar primeramente la parte administrativa un concepto de administración señala que es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles para alcanzar las metas establecidas. Store, James A.F.R. Edgard Freeman y otros. Administración. 6° Edic. Prentice-Hall, México 1996.

Profundizando así mismo en las funciones de los administradores basadas en los principios de administración, los cuales constituyen una estructura útil para organizar los conocimientos administrativos empresariales como los son

__________________________________________ 10 Chiavenato Idalberto, Administración, Pág.46, 3ª edición, Mcgraw-Hill Interamericana, 2001.

11 Chiavenato Idalberto, administración, Pág.47

17

La planeación la cual hace determinación de escenarios futuros, 12 además la organización se destaca como el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones y responsabilidades 13 también se debe mencionar la dirección es donde se forman las fases del proceso administrativo mediante la conducción y orientación de los recursos y el ejercicio de liderazgo hacia el logro de la misión y visión de la empresa 14 en la cual el control funciona como enlace donde se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones.15 De ahí se basa el enlace con otras funciones administrativas y financieras dentro de la empresa y la orientación hacia la estructura del control interno de la investigación.

Un sistema de control interno, se nutre por medio de sistemas orientados a la tecnología de la información: Un sistema que se base en ella; se compone de una computadora digital y de equipo periférico conocido como hardware y del software igualmente indispensable; éste se compone de varios programas y rutinas para operar el sistema como lo es el sistema operativo. Igual que cualquier otro sistema el control interno tiene sus funciones específicas pero también tiene sus limitaciones: su función objetiva es contribuir a proteger contra los errores y el fraude, además de garantizar la confiabilidad de datos contables pero siempre existen limitaciones intrínsecas pudiendo cometer errores en la aplicación de los controles porque no se entienden bien las instrucciones, por juicios incorrectos, por negligencias, distracción o fatiga.

“MMI Océano grupo editorial, S.A. Milanesat, Barcelona (España) Pág. 238 Enciclopedia del Management.”

_________________________________________ 12 Lourdes Münch, Administración, Pág. 40, Pearson. Prentice Hall, México 13 Lourdes Münch, Administración, Pág. 45 14 Lourdes Münch, Administración, Pág. 50 15 Lourdes Münch, Administración, Pág. 55

18

Hardware son los dispositivos físicos como la placa base, la CPU o el monitor, Los componentes Hardware más importantes de la computadora y esenciales para su funcionamiento se encuentran en la Placa Base (también conocida como Placa Madre), que es una placa de circuito impreso que aloja a la Unidad Central de Procesamiento (CPU) o microprocesador, Chipset (circuito integrado auxiliar), Memoria RAM, BIOS o Flash-ROM, etc., además de comunicarlos entre sí. Software es el soporte lógico e inmaterial que permite que la computadora

pueda desempeñar

tareas inteligentes, dirigiendo

a los

componentes físicos o hardware con instrucciones y datos a través de diferentes tipos de programas. Sistema Operativo es importante en el control de las operaciones de la tecnología de la información, pues sirve para controlar el acceso a los programas y a los datos almacenados, y además permiten llevar el registro de todas sus actividades; en tal sentido es necesario mencionar El software de aplicaciones los cuales son descritos como programas diseñados para ejecutar una tarea específica de procesamiento, como procesar la nómina. Tesis, Universidad Pedagógica de El Salvador. 16 La empresa es la entidad integrada por capital y trabajo, como factores de la producción y dedicada a actividades, industriales, mercantiles o de prestación de servicios. En los diferentes países, se mide de acuerdo al número de empleados, ventas y activos, etc.17

__________________________________________ 16 Tesis, Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de Auditoría Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007 pág.9 17 Diccionario Everest Español

19

CAPÍTULO II 2. MARCO TEÓRICO 2.1 Fundamentación teórico metodológica 2.1.1 El término “sistema” en un sentido amplio El vocablo sistema ha sido utilizado desde tiempos lejanos y, atendiendo a su sentido amplio, los sistemas no constituyen nada nuevo para la historia del hombre. Es así como desde antes se habló y se escribió sobre sistemas filosóficos que a su vez fueron fuente o permitieron el planteamiento de otros sistemas: astronómicos, matemáticos, geográficos, etcétera. En términos generales es frecuente aplicar sistemas como un término abreviado que representa, involucra y suplanta a una frase más larga. Por ejemplo, cuando leemos “sistema económico” puede pretenderse que interpretemos algo así como la referencia a “índices de precios, cifras de empleo, nivel de inversión” etcétera, estrechamente ligados a otros factores de la economía, como nivel de la producción, salario real, etcétera. En otro orden de ideas, tomando conceptos de Robert Chin (Bennis, W. G.; Benne, K. D.; Chin, R.: “The Utility of System Models and Developmental Models for Practitioners” en The Planning of Change; Holt, Richard and Winston. Inc. New York, 1961, págs. 201/214, citado por P. P. Schoderbek en Management Systems, J. Wiley & Sons, Inc. New York) los sociólogos industriales pueden mirar a la fábrica como un sistema social donde multitud de personas trabajan juntas en un relativo aislamiento respecto del exterior, con intención de analizar qué ocurre respecto de las relaciones e interdependencias entre esas personas. Profundizando en el análisis del significado de sistema en su sentido amplio, nos encontramos con una gran variedad de conceptos que satisfacen su definición. Así del diccionario Webster extraemos las siguientes definiciones:  Una unidad compleja formada por varias partes, a menudo diferentes, sujetas a un plan común o sirviendo un propósito común.

20

 Un agregado o disposición de objetos reunidos en interacción o interdependencia; un conjunto de unidades combinadas en forma natural o artificial para formar un todo integral, orgánico, organizado; una totalidad que trabaja ordenadamente; una unificación coherente.  Un grupo de dispositivos u objetos artificiales integrados en una red o utilizados en un propósito común. Por su parte, la Real Academia de la Lengua Española define al sistema como “un conjunto de cosas que, ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto”.

El análisis de las definiciones surge que todo sistema está caracterizado por sus

objetivos,

elementos,

estructura

(o

relación

tecnológica)

y

su

comportamiento. Una serie de elementos reunidos que formen un conjunto pero sin perseguir un objetivo o propósito común, no constituye un sistema. Al no tener ese objetivo común su comportamiento será caótico (lo contrario de sistemático). El objetivo de un sistema puede ser fijo e invariable a través del tiempo, o bien puede ser variable. En el primer caso el objetivo ha sido impuesto al sistema desde fuera del mismo, o desde su contexto. Como ejemplo puede mencionarse cualquier tipo de máquina o mecanismo tradicional. En el segundo caso el objetivo ha sido consecuencia de acciones previas de algunos elementos del mismo sistema; es decir, el objetivo resultante es generalmente un compromiso entre varios objetivos distintos, que Podían tener algunos elementos del sistema. Cabe dentro de éste grupo, cualquier sistema integrado por hombres y mujeres, por ejemplo, la empresa.

En este caso el objetivo resultante podrá variar en el tiempo de acuerdo al mayor o menor poder que detecten los elementos con objetivos propios.

2.1.1.1 Tipos de Sistemas Administrativos.

En la sección anterior hemos considerado distintas definiciones del vocablo sistema en su sentido amplio, y en la presente analizaremos en forma concreta la aplicación de ese concepto en las actividades administrativas. Nuestro propósito será demostrar a través de sucesivas elaboraciones, cómo las organizaciones modernas deben actuar bajo la forma de sistema; para lograr el máximo de eficiencia. Comentaremos por lo tanto, algunas definiciones especializadas. Se definen los sistemas administrativos como la red de 21

procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una organización. Esto quiere decir que un conjunto de procedimientos

relacionados

y

dentro

de

determinadas

condiciones,

constituyen un sistema. Así, el sistema de control de producción, por ejemplo, consiste en un conjunto de procedimientos de pedidos de materiales, procedimientos de despacho o ruteo, procedimientos de control, etcétera.

Obsérvese la condición de “relación” como elemento indispensable para que un conjunto de partes configuren un sistema. En toda definición de sistema aparece siempre ese factor como común denominador; que transforma la individualidad de cada componente, de tal modo que ya no tiene sentido sino dentro de un conjunto. Los profundos cambios experimentados en los últimos años en el ambiente socio/político/económico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnología, obligan y encaran urgentemente la necesidad de su remodelación y adecuación al concepto de sistema. Es indudable que en la gestión empresarial sobreviven aquellos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios 18 (tecnología conocimiento) para alcanzar sus objetivos. La empresa actual en función de dos estructuras; una, que podría llamarse organizacional, que define las funciones y responsabilidades de sus componentes y el grado de relación entre los mismos; se trata de una estructura de carácter estático, dado que determina a través del organigrama y la definición de tareas, qué es lo que debe efectuar cada sector responsable, pero no indica que movimientos son necesarios para que la organización se mantenga al compás de la realidad del ambiente y le permita alcanzar sus fines. Este segundo aspecto se cubre a través de una segunda estructura de naturaleza dinámica que es el reflejo de la aplicación de los sistemas administrativos a la resolución de los problemas dinámicos surgidos en la empresa. Debemos dejar bien en claro que el análisis de sistemas no debe encararse simplemente “como un medio para establecer la mejor manera de hacer con una computadora lo que se está haciendo manualmente,”18 por el contrario debe enfocarse como un proceso de detección de problemas (hoy agregaríamos y también de oportunidades) y apoyarse en un modelo. __________________________________________ 18 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 659

22

En este caso existirá mayor seguridad de que no deje de verse algún aspecto importante, que se observen y corrijan las deficiencias de los métodos de uso y que el sistema de información sea apto para adaptarse a los Mejoramientos futuros que puedan introducirse en el proceso”. 19 Si bien si consideramos que los sistemas y procedimientos constituyen un “campo” de actividad; así como “producción” y “comercialización” representan

otros campos,

debemos

reconocer que toda función de organización y conducción lleva implícita la responsabilidad de formular los sistemas y procedimientos necesarios para cumplir su propósito. Quiere decir que, en este sentido, ese campo puede ser clasificado como uno de los varios elementos del manejo administrativo.

2.1.1.2 Elementos Integrantes de los Sistemas

Administrativos.

Si bien, el planeamiento estratégico y la formulación de los objetivos corporativos son variables que se definen en el nivel más alto de la organización, el cumplimiento de los mismos se lleva a cabo a través de los niveles medios e inferiores que son los responsables de la ejecución, seguimiento y contralor de las rutinas, procesos, generación y transmisión de información que sean necesarios para su concreción. En función de ello, los elementos que integran los sistemas administrativos son los que se indican a continuación.  Personas: Son los ejecutores, usuarios y razón de ser de los sistemas Administrativos

y

quienes

actúan

en

la

captura,

procesamiento,

almacenamiento, transmisión y utilización de información necesaria para la aplicación de esos sistemas.  Tecnología: Es el equipamiento y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos desarrollados por las personas (proveedores, procesadores y usuarios de la información) tales como: soportes (magnéticos u ópticos) donde se almacenan los datos e información; elementos de captura de datos (teclados, scanners, códigos de barra); __________________________________________ 19 Rockart, J. F.: Nuevos criterios para el análisis de sistemas. Revista Administración de Empresas. Ed. Contabilidad Moderna. Tomo 1. Pág. 664

23

 elementos de procesamiento de la información (hardware y software);

elementos de transmisión de información (redes locales o amplias); ruteadores; intranets; extranets).  Gestión del conocimiento: El knowledge management se ha convertido en un elemento fundamental para el desarrollo de la conducción empresaria.

Comprende la detección, captura, almacenamiento, organización, recuperación y transmisión del conocimiento necesario para ese desarrollo.

2.1.1.3 Atributos del Sistema de Control Administrativo.

Hemos explicado más arriba que el objetivo de los sistemas administrativos es facilitar a la dirección empresarial en la forma más eficiente el cumplimiento de sus objetivos corporativos y de sus políticas. Es decir que, en principio existe un orden de pre relación en el sentido de una relación de dependencia de los sistemas a las políticas de un orden superior. Las operaciones que integran los sistemas deberán encolumnarse dentro de los lineamientos de las políticas empresariales. Ahora bien, para que lo anterior sea factible, será necesaria que las políticas sean trazadas siguiendo una línea coherente y bien definida que permita una fácil rutina en el momento de ser llevadas a la práctica. Cuando las políticas son intrincadas o aceptan una cantidad importante de situaciones de excepción o no son bien definidas, ello conspira contra la posibilidad de formular y complementar sistemas administrativos claros, concisos, de fácil cumplimiento, que se mantengan vigentes en un tiempo prudencial y posible de controlar. Teniendo en consideración las reflexiones anteriores, concluimos en que los sistemas administrativos y las normas que los acompañan deben cumplir las siguientes condiciones: Deben producir la información necesaria para que las diversas áreas componentes de la empresa en sus diversos niveles, dispongan del conocimiento necesario para decidir o ejecutar, conforme a sus respectivos requerimientos y responsabilidades. Deben ser lo suficientemente flexibles como para responder a circunstancias cambiantes y dinámicas.

24



Deben estar en condiciones de que sus pasos puedan ser ejecutados en la oportunidad en que las operaciones lo ameriten, Los plazos para las tareas de la administración empresarial deben cumplirse. Los elementos para la producción deben ser requeridos y estar disponibles cuando se les necesite. Si los recibe antes originarán inmovilización innecesaria de capital de trabajo; no disponer de ellos por atrasos en las operaciones de adquisición o recepción implica demoras o paralización de la línea de producción.



Deben responder a condiciones de alto grado de seguridad en todos los niveles y pasos de su ejecución. Deben existir formas o mecanismos que permitan controlar el cumplimiento de esta condición. El sistema administrativo debe asegurar la preservación del patrimonio de la organización evitando que se produzcan, o en su caso denunciando si se ha producido, algún acto o intento de malversación del mismo. Así también deberá prever que los compromisos u obligaciones que asuma la organización sean realmente justificados en razón de sus operaciones lícitas. Para ello incluirá las normas de control interno y legal y aplicará las tecnologías que sean necesarias para la ejecución correcta y transparente de las operaciones.



Deben desarrollarse logrando alcanzar los resultados esperados utilizando un adecuado índice de aplicación de recursos (humanos y tecnológicos). La relación costo-beneficio debe estar siempre sujeta a análisis a fin de evitar erogaciones que hagan improductiva la aplicación del sistema. Por ejemplo los sistemas de administración de inventario de insumos y materias primas deben aplicar soluciones que justifiquen los costos que provoque su instalación y uso (no es lo mismo controlar bienes de

valor

importante

que

aquellos

otros

que

unitariamente

son

insignificantes). 

Deben ser de aplicación “amigable”: fáciles de comprender y de inmediata aplicación.



Deben mantener documentación actualizada.

25

2.1.2 El sistema de control administrativo y las finanzas Administración: Un concepto de administración se basa en la idea central de una organizada toma de decisiones para manejar a la empresa. Es decir, que cada unidad operativa haga o cumpla el trabajo encomendado hasta lograr el objetivo común de la organización.

2.1.2.1 Datos Históricos a) La administración en la edad media.

La administración en la edad media se caracterizó por la descentralización del gobierno como reacción de lo sucedido en el Imperio Romano y el Gobierno Democrático Griego, ya que éstos fueron altamente centralizados. Fue así como apareció el Feudalismo en el que los antiguos ciudadanos y habitantes del caído Imperio Romano se agruparon con personajes importantes en busca de protección. De la época medieval se tienen pocos datos de sistemas administrativos, principalmente en aquellos pequeños estados feudales y luego monárquicos. En esta época se dio una notable evolución en los sistemas administrativos, esto se debió a los resultados del debilitamiento del poder estatal en los últimos días del Imperio Romano, ya que, la autoridad pasa al terrateniente el cual tenía poderes extraordinarios para lograr fines tributarios. b) La administración en la edad moderna.

La administración en la edad moderna se caracterizó entre otras cosas por la consolidación y expansión de los regímenes monárquicos y también por la evolución administrativa que se operó en algunos estados, como consecuencia se llevaron a cabo estudios para definir e integrar mejor las labores. Los que sobresalieron en la época medieval fueron los Cameralitas quienes se interesaron en asuntos económicos, vinculados con los pensamientos mercantilistas británicos y con los fisiócratas franceses y otros proporcionando Reformas y apoyando la sistematización de la administración pública. Además el

cameralismo

era

una

tecnología

administrativa

sobre aspecto de

administración financiera y agrícola. La importancia de esta separación influye en la libertad política de un ciudadano, es decir; la tranquilidad del espíritu 26

proviene de la confianza que tiene cada persona en su seguridad, para que esa libertad exista, es necesario un gobierno por cada poder. Es más, las leyes se deben ejecutar de manera imparcial de tal forma que se eviten arbitrariedades que afecten la vida de los ciudadanos de un determinado país.

c) La administración científica.

Como consecuencia de varias transformaciones fundamentales acontecidas en el siglo XIX, tanto en el sector público, como en la consolidación de los Estados Republicanos, en el sector Privado y en la Revolución Industrial. Fue necesario Organizar grandes empresas para atender las crecientes labores que desarrollaban unas y otras persecuciones de sus propósitos. El ámbito de servicio público creció en relación con el auge de la actividad privada.

Se inició además un gran proceso tecnológico con el industrialismo y ello obligó a buscar mejores técnicas de trabajo que permitieran aprovechar al máximo los recursos, fin que siempre han tratado de alcanzar todos los inversionistas.

A pesar de que la tecnificación y carácter científico de la administración han sido considerados por varios tratadistas como conquistas del siglo pasado, lo cierto es que tuvieron su inicio en siglo XIX. Sin embargo, la verdadera sistematización de la administración no tuvo lugar sino hasta la primera década del siglo pasado con estudios realizados por el Francés Henry Farol y el estadounidense Frederick W. Taylor, bases fundamentales del movimiento denominado “ADMINISTRACION CIENTIFICA”.

Henry Farol, en el año 1888 logró salvar de la ruina una gran compañía metalúrgica de Francia él puso a prueba un método en el cual había aplicado varias veces en otras labores llamado Administración Positiva, la esencia de esta doctrina está basada en la idea de que gobernar una empresa pública o privada es un arte que debe asegurar la aplicación racional de sus funciones básicas que son técnicas comerciales, financieras, de seguridad, de contabilidad y administrativas. Estas funciones básicas están presentes en toda empresa cualquiera que sea su naturaleza pero en diferentes proporciones según sean los distintos niveles jerárquicos y ocupacionales. Al mismo tiempo se refiere al aspecto metodológico de esta doctrina que está formada por principios y elementos para que puedan ser exitosos, estos son: La previsión 27

(planeación), la organización, mando (dirección), coordinación (ejecución) y control. Según Farol, la administración debe comenzar por los niveles más altos sin embargo; fueron completadas satisfactoriamente por las teorías de Frederick W. Taylor (1903) quien ofrece su teoría sobre Administración Científica, la cual ya había sometido a experimentación en diferentes empresas públicas y privadas. Su propósito era proporcionar un gobierno municipal eficiente y económico a través de métodos científicos de supervisión e información de sus actividades y de recopilación, clasificación y análisis. Para él, la autoridad se tenía que promover desde los niveles bajos a los altos contrarrestando las teorías de Farol; gracias a Taylor se sistematizó el análisis de las labores pues comprobó que muchos factores afectaban el rendimiento de los trabajadores y daba como consecuencia una productividad menor; también los métodos más adecuados a las tareas y división de trabajo, la distribución de la jornada de trabajo y otros aspectos que se pueden resumir los siguientes principios:

1. Desarrollar para cada elemento del trabajo del obrero una ciencia que reemplace los antiguos métodos empíricos.

2. Seleccionar científicamente y luego instruir, enseñar y formar al obrero.

3. Cooperar cordialmente con los obreros, para que todo el trabajo sea hecho De acuerdo con los principios científicos con que se aplican.

4. Distribuir equitativamente el trabajo y las responsabilidades entre administración y los obreros.

28

2.1.3 Elementos básicos de un sistema de control administrativo 2.1.3.1

Los

Procesos

de

Administración

y

Principios

administrativos El trabajo de la administración es ayudar a la organización a hacer el mejor uso de

los recursos

para

conseguir

sus metas.

¿Cómo

consiguen

los

administradores este objetivo? Realizando los principios administrativos más importantes: planeación, organización, ejecución, dirección y control.

Los administradores de todos los niveles en todos los departamentos (ya sea en organizaciones pequeñas y grandes, en instituciones con o sin fines de lucro, o que operan en un sólo país o en todo el mundo) son responsables de ejecutar los principios. Lo bien que logren hacerlo determinara la eficacia y eficiencia de sus organizaciones.

Planeación Planeación es el proceso que usan los administradores para identificar y seleccionar las metas y los cursos de acción apropiados. Los tres pasos del proceso de planeación son: a) Decidir qué metas perseguirá la organización, b) decidir qué cursos de acción se emprenderán para alcanzar esas metas y c) decidir cómo distribuir

los recursos de la organización para conseguir esas metas. Qué tan

bien planeen los administradores determina qué tan eficaz y eficiente es la organización, es decir, su nivel de desempeño.20 Importancia de la Planeación 21  Se constituye en la base de las demás fases del proceso administrativo.  Permite

a

las

organizaciones

precisar

sus

objetivos

principales,

proporcionando guías claras para la toma de decisiones.  Se constituye en un medio de control.  Minimiza los costos, a través de la utilización racional de los recursos. __________________________________________

20 Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, cuarta edición McGRAWHILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. pág.10 21 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 79

29

 Se convierte en una herramienta de comunicación entre las gerencias de la empresa sobre los objetivos y cursos de acción establecidos.  Reduce la toma de decisiones basada en especulaciones o improvisaciones.

Principios de la planeación 22 Principios: (Verdades fundamentales que sirven como guía de conducta).  Flexibilidad: La moda, los gustos y los precios de la competencia imponer sobre el fabricante una flexibilidad imperativa, una tolerancia a la que toda planificación debe adaptarse. Es decir, que todo plan debe ser flexible y adaptable a las nuevas circunstancias, por lo que se deben establecer ciertos márgenes para afrontar ciertas variaciones.  Equilibrio: Debe existir un balance respecto a los factores de tiempo, esfuerzo y costos, al momento de ejercer la planificación.  Unidad: Para un mismo propósito debe existir un solo programa de acción.

Los planes específicos se integran al plan general.  Continuidad: En un plan un paso debe seguir al otro de forma lógica sin que existan vacíos y además a la planeación se debe dar un seguimiento constante.  Precisión: Los planes no deben hacerse con afirmaciones genéricas, sino de la forma más concreta posible, de lo contrario serían una aventura.  Sencillez: Estos deben comprendidos por todos, expresados en un lenguaje que permite a todos los trabajadores su comprensión.  Realidad: No deben formularse metas inalcanzables, ni contar con medios o recursos que no existen o que serían muy difíciles de conseguir.  Comparabilidad: deben de permitir comparar lo que se ha previsto con lo que realmente ha acontecido.

__________________________________________

22 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 80

30

Organización Organización es un proceso con el que los administradores establecen una estructura de relaciones laborales, de modo que los miembros de la organización interactúen y cooperen en las metas que ésta tenga. Organizar consiste en agrupar a las personas en departamentos, de acuerdo con las actividades laborales que desempeñan. Al organizar, los administradores también trazan las líneas de mando y responsabilidad entre individuos y grupos, y deciden cuál es la mejor manera de coordinar los recursos de la organización, principalmente los recursos humanos.

Guillermo Gómez Ceja: “Es la estructuración técnicas de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr máxima eficiencia en la realización de los planes y objetivos señalados en la planeación.”23

El resultado de organizar es crear una estructura organizacional, que es el sistema formal de relaciones de actividades y rendición de cuentas que coordina y motiva a los miembros para que colaboren en la consecución de las metas organizacionales. Esta estructura determina la mejor manera de aprovechar los recursos de la organización para crear bienes y servicios.

Dentro de la organización existen organizaciones formales e informales. La organización formal es la estructura intencional de papeles en una empresa organizada formalmente. La organización informal, según define Keinth Davis, es una red de relaciones personales que se dan espontáneamente. 24

__________________________________________

23 Gómez Ceja, Guillermo. Planeación y Organización de Empresas, 8ª Edición, MC Graw Hill, México, 1995,Pág.191 24 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 104

31

Dirección Al dirigir los administradores no sólo articulan una visión clara que deben seguir Los miembros de la organización, sino también la revitalizan y facultan para que entiendan la parte que representan en la consecución de las metas de la organización. El liderazgo depende del ejercicio del poder, de la influencia, la visión, el convencimiento y las capacidades de comunicación para coordinar el Comportamiento de individuos y grupos con el objeto de armonizar sus actividades y esfuerzos, además de alentar a los empleados a conseguir un desempeño superior. El resultado del liderazgo es una gran motivación y dedicación para los integrantes de la organización.

Importancia 25 La dirección se considera como la etapa central y esencia dentro de las demás Funciones administrativas, ya que se hace relevante la toma de las decisiones y el uso de la autoridad.

Es la fase que busca conciliar los intereses particulares y obtener los objetivos sociales, a través de los esfuerzos de la autoridad y de los integrantes de la organización.

En esta fase es vital el “recurso humano”, ya que sin él y lo organizado de previo, no sería factible cumplir con lo planeado.

Ejecución La ejecución es el proceso dinámico de convertir en realidad la acción que ha sido planeada, preparada y organizada. Al respecto Terry dice que “en la práctica, muchos gerentes creen que la ejecución es la verdadera esencia de la administración. La ejecución trata exclusivamente con personas. ”Según el Diccionario Everest, Cima es“. Poner por obra una cosa. ”Y el diccionario Océano Uno Color; ejecutar es desempeñar con arte, alguna cosa.

Cuando Frederick W. Taylor fundamentó la denominada “administración científica”, el principio de la ejecución fue básico, mediante la preocupación de la eficacia de las personas. __________________________________________

25 Serrano Ramírez, Américo Alexis, Administración I Y II, 1ª Edición, 1999, Pág. 149

32

El proceso tecnológico y el industrialismo aportaron ejecutorias óptimas para cada circunstancia. O sea que la ejecución tiene que ver con las personas que ejecutan y eso incluye; el software, la capacitación, las condiciones de trabajo, las prestaciones y la sistematización de las funciones que se deleguen.

Control Al controlar, los administradores evalúan en qué medida la organización consigue sus metas y emprende acciones para sostener y mejorar el desempeño. El resultado del proceso de control es la capacidad para medir el desempeño con exactitud y regular la eficiencia y la eficacia de la organización.

Para ejercer el control, los administradores deben decidir qué metas medirán, quizá las metas que conciernen a la productividad, calidad o sensibilidad a los clientes. Luego tienen que diseñar sistemas de información y control que les den los datos que necesitan para evaluar el desempeño. La función del control también permite a los administradores evaluar su propio desempeño en las tres funciones gerenciales (planear, organizar y dirigir) y adoptar las medidas correctivas.26

2.1.3.2 El Proceso del Control

El Control dentro de la Organización

Control es un conjunto de normas, procedimientos y técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la consecución de objetivos y metas.27 El control es la función que consiste en observar, inspeccionar, verificar y registrar la ejecución de un plan de manera que puedan compararse continuamente los resultados obtenidos con los planes realizados en un principio y tomar las medidas necesarias para asegurar la realización de sus objetivos. Fayol define el control como la función que tiene por objeto cerciorarse de que todo se está llevando a cabo de acuerdo con el plan adoptado, las órdenes dadas y los principios establecidos. __________________________________________

26 Gareth R. Jones y Jennifer M. George Administración Contemporánea, pág.379, cuarta edición McGRAW- HILL/ INTERAMERICANA EDITORES, S.A. de C.V. México, D.F. 27 Auditoria 2005, Samuel Alberto Mantilla, Ecoe Ediciones, 2003

33

Koontz y O’ Donnell lo define como la función que comprende todas las actividades encaminadas a asegurar la realización de las operaciones, de acuerdo con los planes establecidos. Por tanto el control implica todo procedimiento necesario para alcanzar los objetivos, definidos mediante la función de planificación.

Brown y Moberg, en su libro Teoría de la Organización y la Administración, definen que “control es mantener las actividades de la organización en conformidad (alineados y en curso) con los planes y objetivos. El objetivo de los sistemas de control es inspeccionar todas las actividades e identificar las desviaciones significativas de los estándares de rendimiento esperado.”

Según Glenn Welsch, el control puede definirse simplemente como la acción necesaria para asegurar que se están alcanzando los objetivos, planes y políticas. Para ser efectivo debe descansar sobre una base firme de planificación y se fundamenta también en el concepto de retroalimentación, el cual requiere medición de resultados e inicia acciones correctivas diseñadas para asegurar el logro de los objetivos.

Para Gerardo Gutiérrez Plaza, en su libro La Administración por Control, el control es asegurarse que las acciones dirigidas se realicen de acuerdo con los objetivos predeterminados y dentro

de los límites de

la

estructura

organizacional.

Koontz y Weihrich, indican que la función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que los objetivos de la empresa y los planes diseñados para lograrlos están siendo llevados a cabo.28

Importancia El control es importante por las siguientes razones: 29 a) Contribuye a medir y corregir la labor ejecutada por los subordinados, a fin de lograr los objetivos. b) Permite el análisis de lo realizado con lo planeado.

__________________________________________ 28 Elementos de la administración Koontz y Weihrich 12va edición 2002, México. Pág. 32 29 Administración I y II, Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez, 1ª Edición, 2003, página 227

34

c) Las técnicas y los sistemas de control son aplicables a cualquier actividad administrativa. d) Se constituye, para los jefes en una herramienta, a través de la cual se comprueban si los objetivos de la empresa son alcanzados conforme a la planificación.

Un concepto más completo de finanzas es el siguiente: “Las finanzas consisten en suministrar y usar dinero, títulos de capital, créditos y fondos de cualquier clase que se emplean en el funcionamiento de una empresa”.

Las finanzas son igualmente importantes ya sea si la empresa crezca, permanezca relativamente estática, decrezca, se organice o esté modificando su actividad general; siempre hay necesidad financiera que satisfacer adecuadamente,

2.1.4 SISTEMA DE CONTROL INTERNO 2.1.4.1 Evaluación de la Estructura de Control Interno de Acuerdo a Normas de Auditoría. (SAS 55)

Los últimos cincuenta años, en lo que atañe al control interno, el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA, siglas en inglés), siendo el rector de la normativa contable y de auditoria aceptado universalmente; emitió las Declaraciones sobre Normas de Auditoria (SAS, siglas en inglés), en la denominada SAS 55, define lo que es esta estructura, como las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos de la entidad. 30 Esta definición, generó un salto enorme en la visión empresarial sobre el cuido del patrimonio, ya que no sólo se refiere al manejo contable, sino que encara las decisiones de la administración hacia el cumplimiento de los objetivos del negocio. Así mismo, el Instituto Americano de Contadores Públicos define que, el establecimiento y mantenimiento de una estructura de Control Interno representa una importante responsabilidad administrativa, a fin de proporcionar una seguridad razonable.

__________________________________________

30 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.55, 1976 31 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.52, 1976

35

de que se lograrán los objetivos de la entidad y que la gerencia deberá vigilar de modo constante la estructura de control interno. 31 También define la existencia de procedimientos de control como aquellos procedimientos y políticas adicionales al sistema contable establecidos por la gerencia. 32

__________________________________________

32 Declaraciones Sobre Normas de Auditoría (Instituto de Contadores Públicos) Pág.54, 19

36

2.1.5 Uso de la tecnología

Los sistemas de control, son sistemas formales de establecimiento, supervisión, evaluación y retroalimentación de metas que proporcionan información a los administradores sobre si la estrategia y estructura de la organización están funcionando de manera eficiente y eficaz. Los sistemas de control efectivo alertan a los administradores cuando las cosas van mal y les concede tiempo para reaccionar a las oportunidades y amenazas. Un sistema de control efectivo tiene tres características: es lo bastante flexible para permitir que los administradores reaccionen conforme sea necesario ante hechos inesperados; aporta información precisa y ofrece a los administradores una imagen real del desempeño organizacional; además proporciona a los administradores de manera oportuna, porque tomar decisiones con base a información articulada es un fracaso garantizado.

Informática: Es el espacio o módulo, dentro del esquema de control, donde se generan los diferentes software necesarios, para la información gerencial a nivel de toda la empresa.

Funciones básicas:  Proporcionar el mantenimiento adecuado al Hardware y Software.  Proporcionar asistencia técnica a los departamentos.  Capacitar al personal en Software de oficina.  Evaluar el rendimiento del recurso informático.  Realizar investigación de tecnología de punta de índole informática.  Planificar proyectos de índole informática.  Realizar planes de operación e implementación de sistemas.  Realizar auditorías periódicas de sistemas de Software y Hardware

37

2.1.5.1 Requerimientos del Empresario Cualquier actividad humana, tiene una razón de ser. Luego, ¿qué motivo lleva a una persona a arriesgar todo a partir de sus recursos en un negocio?; ya sea ha título de accionista común o accionista preferente, persigue un beneficio económico. Y no cualquier beneficio, él piensa en la denominada tasa de retorno. O sea, aquel beneficio que satisface sus expectativas económicas, que cubre sus costos, que es capaz de aliviar su riesgo y le permite seguir desempeñando su rol en el negocio.

Si el empresario no es capaz de satisfacer su tasa de retorno, las empresas de lucro no existieran y por supuesto que no fuera posible generar fuentes de trabajo, si existiera el crecimiento económico.

Las empresas que generan utilidades son la razón de ser de la vida económica de los países y estas actividades deben ejercer un efecto multiplicador en las economías; entonces, el buen manejo de sus recursos es una verdadera causa para el empresario.

2.1.6 La empresa Definición: Código de Comercio de El Salvador (Art. 553) “la empresa mercantil está constituida por un conjunto de coordinado de trabajo, elementos materiales y de otros valores con el objeto de ofrecer al público con propósito de lucro y de manera sistemática bienes o servicios”. Filosofía de las organizaciones inteligentes. En los últimos tiempos se ha hecho muy conocida la expresión de organizaciones Inteligentes, para caracterizar a aquellas que se distinguen por un accionar sobresaliente en la satisfacción creciente de sus clientes, lograda a través del mejoramiento continuo de los servicios que se les entrega. Esta condición exige utilizar procedimientos apropiados, operados por un personal altamente motivado, en aprendizaje constante y con habilidad para innovarlos permanentemente.

Una de las características más importante de nuestro tiempo es la permanente e inquieta búsqueda por parte de las empresas de mejores procedimientos para hacer los mismos productos, o para crear nuevos bienes y servicios que cumplan mejor con las expectativas de los usuarios, esa actitud es la que a 38

llevado a que el mismo conocimiento científico se explique cada vez en forma más amplia o más eficiente, con lo cual mejoran los procesos que permiten ofrecer los mismos productos en forma más rápida y más barata. Esta característica de los tiempos que nos toca vivir es amenazante para las empresas que nunca aprendieron a innovar por su cuenta. Son empresas que no se atrevieron a modificar la forma de operar de las máquinas, equipos o software que compraron, generalmente de segunda mano, porque no desarrollaron más confianza en su personal, si algo está claro en el nuevo nivel de competencia que ha traído la globalización, es que no sirve ofrecer productos estándar. 33 2.1.6.1 Objetivos de la Empresa.

1- Mantenernos en el mercado con una cartera de clientes satisfechos de nuestros servicios.

2- Ser una empresa líder en proyectos de construcción.

3- Minimizar costos en cada uno de los procesos de los proyectos de construcción y todo en el que incurramos.

4- Generar una tasa de retorno satisfactoria que nos de liquidez en toda nuestra organización.

La empresa se puede estudiar desde el punto de vista de sus objetivos, los cuales son la base de la relación entre la empresa y su ambiente. La empresa no busca un objetivo único, pues necesita satisfacer una gran cantidad de requisitos y exigencias impuestos no solo por el ambiente externo, sino también por sus miembros. Estos objetivos, que no son estáticos sino dinámicos y están en continua evolución, modifican las relaciones (externas) de la empresa con el ambiente, e internas, con sus miembros, se revalúan constantemente y se modifican en función de los cambios ambientales y de su organización interna. __________________________________________ 33 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. Pág. 48

39

Conviene recordar que: a) Cuando un objetivo se convierte en realidad, deja de ser objetivo

deseado

y se convierte en una situación real. Un objetivo es un estado que se busca, no un estado que se posee. b) Existen muchas empresas que legitiman y, simultáneamente, tienen dos o más objetivos. Algunas añaden nuevos objetivos a los originales. c) Casi todas las empresas poseen un órgano formal (por ejemplo, un departamento) que establece los objetivos iniciales y determina las modificaciones posteriores. En algunas empresas, los objetivos se establecen mediante los votos de los accionistas, el voto de los miembros, un consejo deliberativo, o incluso puede establecerlos el propietario que posee y dirige la empresa. d) Pueden ocurrir cambios y sustituciones de objetivos para los cuales la empresa no fue creada que los recursos no son adecuados o suficientes.

Los resultados de una empresa se pueden medir, en la medida en que alcanza sus objetivos. La eficiencia de una empresa se mide por la cantidad de recursos utilizados para fabricar una unidad de producción. La eficiencia aumenta a medida que los costos y los recursos utilizados disminuyen. La eficiencia está relacionada con el logro de los objetivos organizacionales. 34 2.1.6.2 Funciones de los Objetivos de las Empresas Las empresas son ciertas clases de organizaciones o unidades sociales que buscan alcanzar objetivos específicos, y su razón de ser es cumplirlos. Un objetivo de la empresa es una situación deseada que ella pretende alcanzar.

Desde esta perspectiva, los objetivos empresariales cumplen muchas funciones: a) Al representar una situación futura, los objetivos indican una orientación que la empresa trata de seguir, y establecen líneas rectorías para la actividad de los participantes. b) Construir una fuente de legitimidad que justifica las actividades de una empresa y su propia existencia.

__________________________________________

34 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. Pág 49-50

40

c) Sirven como estándares que permiten a sus miembros y a los extraños comparar y evaluar el éxito de la empresa es decir, su eficiencia y su rendimiento. d) Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o de sus órganos, e incluso de sus miembros.

Existen varios términos que expresan objetivos: metas, fines, misiones, propósitos, etc. En general, todas estas palabras significan un estado de cosas que algunos miembros juzgan deseables para su empresa, y procuran dotarlas con los medios y recursos necesarios para conseguirlas a través de ciertas estrategias, tácticas u operaciones, como se estudiará más adelante. Los objetivos oficiales de las empresas se presentan o comunican mediante documentos de la empresa, como los estatutos, actas de asambleas, informes anules, etc., o mediante pronunciamientos públicos de los directivos, que ayudan a comprender el comportamiento y las decisiones tomadas por los miembros de la misma.

2.1.6.3 Las Pequeñas y Medianas Empresas La evolución del mundo de los negocios, la globalización de la economía, la mayor incidencia de la tecnología en los procesos industriales y el impacto de la electrónica, tanto en los aspectos productivos como en los de gestión y control de las actividades económicas, hacen que cada vez sea mas necesaria la constante actualización de los conceptos que marcan la dirección empresarial.

La incesante aparición de nuevos productos y la evolución de los mercados llevan a una necesidad de conocer el día a día para poder reaccionar de una manera ágil y eficaz, a fin de evitar ser marginados del mercado por la competencia o por la obsolescencia de los productos ofertados.

Si bien de un modo aparente esto parece limitarse al ámbito de las grandes empresas nacionales o multinacionales, hay que tener en cuenta que buena parte de la economía de los diferentes países se basa en las empresas pequeñas y medianas. Estas, ya sea por su propia y directa actividad, o como proveedores o subcontratistas de las grandes empresas, constituyen una sólida base del volumen económico, incluso en países de economía muy desarrollada, donde dichas empresas aportan el 45 por ciento del giro 41

económico, y ocupan entre el 35 y el 55 por ciento de la población activa. Todo lo expuesto nos lleva a considerar de manera imprescindible la toma de conciencia de que el pequeño y mediano empresario debe mantener, de un modo constante, una actitud de permanente actualización y optar siempre por métodos

de

gestión

empresarial

cada

vez

más

sofisticados

y

profesionalizados.35 Tipología de las empresas por parte de (FUSADES)

POR SU TAMAÑO

ACTIVO DESDE

36

N° DE EMPLEADOS

MICRO EMPRESA

$ 11,428.57

HASTA 10

PEQUEÑA EMPRESA

$ 85,714.28

DE 11 A 19

MEDIANA EMPRESA

$ 228,571.42

DE 20 A 99

GRAN EMPRESA

$ 228,571.42 (mayor a)

MÁS DE 100

2.1.6.4 Los Recursos de las Empresas La empresa representa el punto de convergencia de innumerables factores de producción, es decir, de recursos productivos. Es tradicional señalar que los factores de producción que intervienen en todo proceso productivo son la naturaleza, el capital el trabajo. La naturaleza proporciona los materiales y las materias primas que deben procesarse y transformarse en productos o en servicios prestados. El capital provee los medios de pago para adquirir u obtener materiales o materias primas necesarias y para remunerar la fuerza laboral empleada. El trabajo representa la intervención humana o física de los materiales y materias primas para convertirlas en productos acabados o servicios prestados.

__________________________________________

35 Océano, Enciclopedia práctica de la pequeña y mediana empresa, pág. 121 36 Serrano Ramírez Américo Alexis, Administración I y II, 1ª edición 2003, pág. 5

42

Esta relación es simplista y superficial en exceso, pues el proceso productivo, y el número de variables que intervienen en éste, son mucho más grandes y complejos. Además, esta relación enfoca el proceso productivo desde el punto de vista de un sistema cerrado, cuando en realidad presenta características definidas de sistema abierto, gracias al intenso intercambio con el ambiente. La empresa es un tipo de propósito social en el que se reúnen diversos recursos para alcanzar determinados objetivos. Sin recursos no se pueden conseguir objetivos. Los recursos son medios que las empresas poseen para lograr sus objetivos y realizar sus tareas: son bienes de servicios consumidos en la realización de las actividades empresariales y constituyen los insumos o entradas necesarios para elaborar el producto final o el servicio prestado por la empresa. Cuando se habla de recursos, surgen las imágenes simplistas del dinero, el equipo, los materiales y el personal. No obstante, los recursos empresariales son diversos y complejos en extremo. Los recursos pueden ser propios o ajenos, es decir, pueden ser propiedad de la empresa que los adquiere y los incorpora para utilizarlos en sus actividades, o pueden ser obtenidos en préstamo, alquiler o leasing. Al contrario de lo que sucede en los eventos ambientales, el sistema puede decidir sobre los recursos y mantenerlos bajo control.

37

Clasificación de los recursos empresariales De modo genérico, los recursos empresariales se clasifican en cinco grupos:

a) Físicos o materiales: recursos necesarios para ejecutar las operaciones básicas de la empresa, bien sea para prestar servicios especializados producir bienes o productos. Los recursos materiales constituyen el espacio físico, los predios, los edificios y los terrenos, el proceso productivo, la tecnología que los orienta y los métodos y procesos de trabajo dirigidos a la producción de bienes y servicios elaborados por la empresa. Gran parte de lo que se aplica a la tecnología también puede aplicarse al área de los recursos materiales y físicos de la empresa. __________________________________________ 37 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.51

43

Sin embargo, la tecnología no se limita sólo a los recursos físicos o materiales.

Aunque el material y la maquinaria reciben el mayor énfasis de la tecnología, ésta no se limita a ellos.

b) Financieros: se refieren al dinero en forma de capital, flujo de caja (entradas y salidas), empréstitos, financiación, créditos, etc.- de disponibilidad inmediata o mediata para enfrentar los compromisos de la empresa. También influyen los gastos derivados de las operaciones de la empresa, inversiones de terceros y toda forma de efectivo que pase por la tesorería o la caja de la empresa.

Los recursos financieros garantizan el suministro de los medios para adquirir u obtener los demás recursos necesarios para la empresa. Hasta cierto punto, estos recursos definen buena parte de la eficacia de la empresa para alcanzar sus objetivos, ya que les permiten adquirir los recursos necesarios para que sus operaciones tengan un volumen adecuado. Es bastante común expresar el desempeño de la empresa en un lenguaje financiero, en términos de utilidades valores monetarios o en términos de liquidez de sus acciones.

También es común, medir los recursos físicos o materiales en términos financieros, como el valor de las maquinarias y equipos de la empresa, el valor de inventario de

materias primas o de productos acabados, etc., así

como el valor patrimonial o valor de mercado de la empresa.

c) Humanos: son las personas que ingresan, permanecen y participan en la empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico o la tarea que desempeñen.

Los recursos humanos se distribuyen en el nivel institucional de la empresa (dirección), en el nivel

inmediato (gerencia y asesoría)

y en el nivel

operacional (técnicos, empleados obreros, además de los supervisores de primera línea).

Constituyen el único recurso vivo y dinámico de las empresas, deciden qué hacer con los demás recursos inertes y estáticos, y los manejan. Además, constituyen un recurso dotado de una vocación orientada al crecimiento y desarrollo. Las palabras aportan a las empresas habilidades, conocimiento, actitudes, comportamientos, percepciones, etc. Sean directores,

gerentes,

empleados de oficina, obreros o técnicos, las personas desempeñan papeles muy diferentes (cargos) dentro de la empresa. Las personas son diferentes 44

entre sí y constituyen un recurso muy diversificado, gracias a las diferencias individuales de personalidad, experiencia, motivación, etc.

d) Mercadológicos: medios que la empresa utiliza para localizar, entrar en contacto e influir en sus clientes o usuarios. En este sentido, los recursos mercado lógicos incluyen también el mercado de consumidores y los clientes de los productos o servicios ofrecidos por la empresa. En consecuencia, los recursos mercadológicos comprenden todas las actividades de investigación y análisis de mercado (de consumidores y competidores), la organización de ventas (incluida la previsión de ventas, ejecución y control), la promoción, la publicidad, la distribución de los diferentes productos a través de los canales adecuados, el desarrollo de nuevos productos para satisfacer la demanda del mercado, la definición de precios, la asistencia técnica al consumidor, etc. Si no existiesen los recursos mercadológicos, de nada servirían los demás recursos

de la empresa, si ésta fuese despojada de sus clientes,

consumidores o usuarios, perdería su propia razón de existir. También se denominan recursos comerciales al hacer referencia a las actividades directamente relacionadas con las operaciones de ventas. Corresponden al término marketing utilizado por los autores estadounidenses.

e) Administrativos: Medios empleados en la planeación, organización, dirección, ejecución

y control de las actividades empresariales. Incluye todos los

procesos de toma de decisiones y distribución de información necesaria, además de los esquemas de coordinación e integración utilizados por la empresa.38

Los

cinco

grupos

de

recursos

empresariales

pueden

esquematizarse de la siguiente manera: 39

__________________________________________

38 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.52 39 Chiavenato Idalberto, Administración 3ª edición, 2001 Bogotá, D.C., Colombia. pág.54

45

CLASIFICACION DE LOS RECURSOS EMPRESARIALES

RECURSOS

CONTENIDO PRINCIPAL

DENOMINACIÓN TRADICIONAL

CONCEPCIÓN ESTADOUNIDENSE

 Edificios y Terrenos

 Maquinaria y Equipo Materiales y Planta Física

 Instalaciones 

Naturaleza

Material y Machinery

Capital

Money

Trabajo

Man

No tiene

Marketing

Materias Primas

 Materiales  Tecnología de PROA.  Capital  Flujo de Dinero  Crédito Financieros

 Gastos Financieros  Ingresos  Financiación  Inversiones  Directores

Humanos

 Gerentes  Jefes y Supervisores  Empleados de Oficina y Planta Mercado de Clientes,

Mercadológicos

Consumidores o Usuarios

Correspondencia  Planeación  Organización Administrativos

 Dirección

Empresa

Management

 Ejecución  Control

46

2.2 Fundamentación teórica Con el objetivo de fundamentar los aspectos principales considerados por las diferentes corrientes de pensamientos de los autores presentados en el marco conceptual, específicamente en los alcances y limitaciones, los cuales forman parte importante en desarrollo de los sujetos de la investigación, considerando algunos de los conceptos de mayor relevancia para la investigación, el cual surge del análisis comparativo de lo descrito por cada autor.

Al comparar lo descrito por cada autor, el grupo de investigación retoma lo descrito referente a sistema por Andrés Gingras el cual menciona que es un conjunto de componentes que están interrelacionados y trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas, debido a que le da un enfoque de resultados mediante la aplicación de un sistema en una empresa, al igual que lo descrito por Systems Sciencie Conference en 1964 que complementa lo dicho por Gingras, aporta la parte los objetivos y el control de los recursos.

En la parte enfocada a la administración el grupo investigador; luego de comparar varios autores define quedarse con el concepto de Koontz y O`Donnell que considera que la administración requiere o buscar la efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de sus integrantes; la consideramos de mucho aporte he importancia; debido que al igual que el concepto sistema, relaciona a la administración con los objetivos establecidos por la empresa; además involucra otros recursos importantes como humanos y tecnológicos, eso hace que surja como un complemento.

En el análisis de sistema administrativo se define como nuestra base teórica, según Barrios, J.D. los procedimientos relacionados de manera dinámica de Acuerdo a un esquema integrado tendientes al logro de los fines de una empresa u organización. Se retoma este concepto por el simple hecho que hace abordajes concretos sobre procedimientos, a la vez realiza e incorpora un componente como son los fines de la empresa, ya que; es a eso a lo que se quiere llegar. Se verificaron varios aspectos en diferentes autores, el grupo

47

investigación considera que Barandiarian Rafael, menciona aspectos muy importantes para el desarrollo del objeto de estudio, son todas aquellas funciones enfocadas a planear y controlar el flujo de fondos de una empresa, logrando así que los fondos de éstas se apliquen lo mejor posible. Asimismo tienen como objeto la administración óptima de los recursos económicos. Pero de igual forma Glenn Welsch, considera las finanzas como las herramientas para que la empresa logre anticiparse a los acontecimientos económicos. Por estas razones se consideran ambos aportes, ya que complementan ideas importantes contempladas en el desarrollo del estudio.

En cuando al enfoque de control interno la fundamentación teórica se retoma del concepto de Informe COSO, ya que el control interno es un proceso integrado a los otros procesos, efectuado por la administración, la dirección y el resto de personal de la empresa, diseñado con el objetivo de proporcionar una garantía razonable en el desarrollo de sus actividades; y por ende el logro de objetivos. Se considera que la definición de cumple con las expectativas de la investigación, porque cubre las áreas y actividades que se están investigando.

De igual forma otros aspectos importantes tomados muy en cuenta son los propósitos de las organizaciones; los cuales descansan sobre objetivos, políticas y estrategias, que en su conjunto forman una serie elementos que también están directamente relacionados con el objeto de estudio; en tal sentido, se considera como base lo dicho por el Lic. Américo Alexis Serrano Ramírez el cual define los objetivos como el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encamina el esfuerzo de conjunto; se clasifican según el tiempo, a corto plazo, mediano plazo, largo plazo. Se retoma esta definición por se considera que es la más completa, ya que cuenta con aportes de otros autores y el propio.

En el caso de las políticas Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones. Por su parte en lo relativo a las estrategias como grupo de investigación consideramos que lo descrito por es la que más se acerca a la 48

idea específica del equipo y objeto de estudio Harol Koontz y Weihrich define como las determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar los objetivos. Las ideas y aportes de cada uno de estos autores se consideran como la parte medular de la investigación, ya que, proporcionan el soporte teórico necesario para la fundamentación del estudio.

2.3 Construcción del marco empírico De acuerdo con la entrevista personal con el principal accionista, el gerente general y el contador de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. realizada el día sábado 7 de Agosto de 2010, se obtuvo información muy valiosa para el objetivo del estudio. La empresa nace en el año 1987 con el nombre de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería S.A. de C.V., lo que ha llevado a la administración actual a evaluar y tratar de tomar acciones que le permitan mejorar el desarrollo de las operaciones de la empresa en general y así cumplir sus propósitos de rentabilidad.

La inquietud se orienta a considerar que las pequeñas y medianas empresas en la región están caracterizadas hacia el interior por las formas de manejar sus recursos, tanto que la administración no permite ninguna exclusión de los riesgos en primera instancia, o a sumergirse en la crisis global (llámese riesgo Sistemático). En ese sentido, se propone el uso de estrategias administrativas con el fin de realizar un acompañamiento de controles, los cuales faciliten la toma de decisiones en el tiempo necesario, permitiendo así poderse anticipar a los acontecimientos Administrativos y por qué no decirlo a los Financieros logrando así proteger de mejor manera los recursos materiales de la empresa.

Desarrollo de proyectos de Ingeniería S.A. de C.V.

49

Herramientas

Riesgo No

Riesgo

Sistemático

Morosidad Costos

Recursos de las Empresas

De Control

Tecnología

Manejo de

Competencia

Sistemático

Normativa Crisis Mundial Petróleo Guerra

Financiero

En tal sentido se realizó la investigación basada en la realidad de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. ubicando la sintonía que ésta debe tener en el desarrollo cotidiano de sus actividades, para que logre así; optimizar al máximo el uso de los recursos materiales, tomando en cuenta que éstos día con día se vuelven más escasos.

2.4 Diseño del instrumento Investigación de campo sobre la necesidad de un Sistema de Control Administrativo para Proteger los Recursos Materiales de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. A.

Generalidades de la investigación

La investigación de campo es la que nos permitirá obtener toda la información necesaria para responder las preguntas que se presentarán en la investigación; y así lograr los objetivos y, a la vez, evaluar la validez e importancia o relevancia para la empresa sobre el trabajo a realizar.

B.

Metodología de la investigación

Para el desarrollo de la investigación se utilizó el método exploratorio, el cual proporciona las herramientas necesarias para obtener información confiable e 50

inmediata, como base principal para plantear la solución del problema identificado.

2.5 Identificación de Fuentes de Información 2.5.1 Fuentes primarias Estas consisten en obtener la información de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V., a través del uso de la entrevista con el personal clave del desarrollo de sus funciones administrativas. Esto permitió contar con información confiable y válida para medir las variables que fueron planteadas y justificadas en el inicio de la investigación.

2.5.2 Fuentes secundarias Consisten en la obtención de la información bibliográfica útil para la investigación, la conforman libros de texto relacionados con las variables en estudio, así como revistas, periódicos, materiales de apoyo de conferencias, revistas

económicas

publicadas

por

diferentes

asociaciones

privadas

relacionadas al tema, ya sean éstas de información nacional como internacional, información estadística obtenida de Instituciones de Gobierno y la escritura de constitución de ésta.

2.5.3. Ámbito de la Investigación La investigación estuvo dirigida a la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. San salvador 2008.

2.5.4. Administración de la Investigación La guía de entrevista fue dirigida a la gerencia de La Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. (Representante Legal) al accionista de mayor aportación y personal tales como: el contador y auditor. Fue conveniente que la administración de la entrevista se llevara a cabo por los miembros del equipo en forma directa con los sujetos de estudio y de esta manera lograr mayor aportación y valiosos elementos de mucha importancia para los objetivos de la investigación.

51

2.6 APLICACIÓN DEL INSTRUMENTO DE INVESTIGACION 2.6.1 Entrevista de control interno (trabajo de campo) La empresa Desarrollo de proyectos de Ingeniería. S.A. de C.V. dedicada a la prestación de servicios de Ingeniería Civil en diversos niveles, en el área de la construcción, a la cual se le programó una visita de campo, que fue enfocada sobre estructura de control interno que ésta maneja, como objeto de verificación y a través de una muestra selectiva, mediante la técnica de control interno se evaluará dicha estructura.

Durante el trabajo de campo, como pre-evaluación del tema de investigación, Sistema de Control Administrativo para Proteger los Recursos Materiales de la Empresa Desarrollo de proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. El cual fue dirigido al control de los recursos materiales con un enfoque en el control interno; se tomó a bien realizar Entrevista de control interno. Para verificar de manera más detallada la posibilidad de identificar deficiencias que la empresa pudiera presentar en el desarrollo de sus actividades de control administrativo de los recursos materiales, la entrevista fue dirigida a la gerencia de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. (Representante Legal); se realizó con el objeto de determinar deficiencias en el manejo y aplicación de sus procedimientos de control, y a la vez determinar el riesgo al cual pueden ser sujetos los recursos materiales de la empresa.

La estructura de Control Interno pretende proporcionar una seguridad razonable para que la empresa pueda lograr sus objetivos específicos. En tal sentido, deberá tener una definitiva capacidad de registrar procesar, resumir e informar a la administración, a través de datos. Para tener una comprensión de la estructura de Control Interno se recurre a procedimientos basados en técnicas de administración como lo es el caso del cuestionario. Este orienta hacia puntos importantes y suministra por medio de las respuestas elementos básicos para la administración del negocio. El presente trabajo de investigación se orienta hacia los personas que tienen responsabilidad directa, (decisiones de aplicabilidad, de posteo y de verificación); esto sin detrimento de la responsabilidad de la administración en el montaje del control interno como 52

lo es la administración del negocio, de acuerdo al American Institute of Certified Public Acountants. (SAS55).

En este caso la entrevista se presenta como una técnica de doble propósito, primero para recabar una evidencia e identificar desviaciones que debiliten la estructura de control y por ende la capacidad de manejar de manera óptima los recursos y en segundo término, para que el equipo de investigación tenga una mejor comprensión del ambiente de control que se maneja dentro de la empresa.

2.6.2 FODA, Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. La matriz FODA, es un instrumento que permite a una entidad, detectar la situación organizacional interna y externa ante la posibilidad de planificar estratégicamente su accionar a corto, mediano y largo plazo, tecnificando un diagnostico organizacional colectivo, que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa, y de esta manera obtener las decisiones acorde con las funciones de los objetivos y políticas formuladas.

El alcance de la matriz FODA, permite analizar la situación competitiva de una compañía, convirtiéndose en un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita la combinación entre amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización, siendo la matriz una generadora de importante información.

A nivel interno de la organización las fortalezas son todas aquellas potencialidades materiales o humanas con la que cuenta la organización, siendo éstas de vital importancia para su desarrollo y funcionamiento, ya que son habilidades competitivas que permiten alcanzar oportunidades generadas por el entorno; y las debilidades son las deficiencias materiales o humanas con las que cuenta la organización, convirtiéndose en las responsables principales en funcionamiento interno, por ser funciones en las cuales la empresa tiene dificultad para satisfacer al mercado o para enfrentar la competencia; y el externo, las oportunidades son las posibilidades de desarrollo que tiene la organización, estas se encuentran en el medio, económico, natural, geográfico, socio-político en la que se mueve la empresa, estas son posibilidades de negocio generadas por el cambio del entorno. Y las amenazas son las 53

situaciones negativas que atentan contra el desarrollo de la organización, estas al igual que las oportunidades se encuentran en el medio que se desarrolla, y sus situaciones de riesgo que se presentan por cambios en el entorno, que puede ser peligroso si no existe una adecuada respuesta por parte de la empresa.

El análisis del entorno, es vital para cualquier empresa, pero este debe de ser realizado a consecuencia por personas que conocen el negocio, de los productos y que estén informados sobre los cambios que se están dando. En este sentido; fue necesario e indispensable contar con la participación de los miembros de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. tales como: el gerente, el accionista de mayor aportación, el contador y el auditor, los cuales forman parte importante en la toma de decisiones de la empresa, para lo cual se programaron reuniones de manera grupal y entrevistas selectivas con cada uno de los involucrados en las diferentes áreas que permitieran al grupo de investigación indagar sus diversas opiniones.

Análisis del FODA Al finalizar el estudio de varios aspectos, tanto generales como específicos de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, relacionados a su funcionamiento de control de recursos materiales; se ha tomado en cuanta la elaboración de la herramienta del FODA, para identificar de manera esquematizada y con mayor detalle las partes fuertes y débiles en las que la empresa debe trabajar con mayor énfasis.

Se han identificado fortalezas y debilidades, en las cuales podemos mencionar que cuenta con partes importantes y rescatables que toda empresa debe tener, como por ejemplo el tiempo que se han mantenido en el mercado a pesar de la manera empírica que manejan sus recursos materiales, oportunidad de capacitar a su personal para lograr así un mejor control de sus recursos, Sin embargo, también se encuentran algunas de sus debilidades y amenazas, como lo son las partes en las cuales la administración deberá colocar mayor cuidado para lograr mejorar o minimizar, dentro de esta parte se encuentra la

54

falta de un lugar para almacenar sus recursos materiales, el desabastecimiento de materiales en el mercado, el cambio en los precios de los recursos, etc.

En este sentido, el FODA forma parte importante en el desarrollo de la investigación esta herramienta, permitió visualizar de manera clara y precisa las dificultades que tienen en la actividad de control de sus recursos materiales y el objeto de estudio de la investigación.

FODA, Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V.

F

O

D

A

El sistema de control administrativo de recursos materiales que se tiene aunque es empírico nos ha permitido estar en el mercado de la construcción por 24 años

Capacitar al personal para tener un mejor Falta de un lugar adecuado control de los para almacenar los recursos materiales recursos materiales de la empresa

El desabastecimiento de recursos materiales en el mercado

La experiencia del gerente general en cuanto al cálculo de materiales

Alianzas con otras empresas con respecto a préstamo de materiales

La falta de un adecuado control de materiales

El cambio en los precios de los materiales

Permanencia del gerente general en la Empresa

Localizar un lugar adecuado para almacenar los recursos materiales

Falta de un Plan a largo Plazo con respecto a los recursos materiales

Restricciones en cuanto a la adquisición de recursos materiales

55

2.6.3 ENTREVISTA

Universidad Pedag贸gica de El Salvador Facultad de Ciencias Econ贸micas

MODELO DE ENTREVISTA

Boleta a utilizar en la entrevista aplicable a la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingenier铆a S.A. de C.V.

TEMA:

Sistema de Control Administrativo para Proteger los Recursos Materiales de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingenier铆a, S.A. de C.V., San Salvador, 2011-2012

56

2.6.4 Organigrama y Descripción de la Empresa

Junta Directiva

Gerente General

Dibujo y Topografía

Licitaciones

Contabilidad

Admin. De Proyectos

Arquitecto

Contador General

Ing. de Proyectos

Topógrafo

Auxiliar Contable

Compras

Con la visión de tres estudiantes y amigos de la carrera de Ingeniería Civil y la determinación de llevar a cabo un proyecto con el cual pudieran desarrollarse profesionalmente, sus primeros trabajos los realizaron como sub-contratistas, ya que en este momento no estaban oficialmente constituidos se dieron a cuatro años en los que adquirieron toda clase de experiencia posible, fue hasta el mes de noviembre de 1987 que logran constituirse como Sociedad Anónima de Capital Variable, siendo sus fundadores: Luis Alfredo Rivas Cortez, Salvador Villatoro Saravia y Alcides Antonio Mendoza todos estudiante de Ingeniería Civil en aquel momento en su último año de estudio.

Actualmente la junta Directiva es precedida por el Ing. Salvador Villatoro Saravia, quien también actúa como Gerente General, El Ing. Alcides Antonio Mendoza como vicepresidente y Rosa Nelly Mejía como secretaria.

Algunos datos relevantes con los que cuenta la Institución: -

Catorce empleados fijos es decir los que se mantienen en planilla constante.

57

-

Mobiliario y Equipo necesario para desarrollar los proyectos en los que participan, como lo son: andamios, equipo de topografía, herramientas de construcción, Concreteras, moto niveladoras, rodillos (aplanadoras) software para dibujos de planos (AUTO CAD), vehículos de transporte de carga y carro sedan 4 puertas para tramites institucionales.

-

las oficinas se encuentran ubicadas en: Condominios Héroes Norte Edificio “D” N° 320 entre 25 Calle Poniente y Boulevard de los Héroes, San Salvador. Teléfono: 2260-9184

-

Correo Electrónico: deproin87@yahoo.com

Mapa de Ubicación de Oficina DEPROIN.

El punto

señala ubicación del edificio de Oficinas: Desarrollo de Proyectos

de Ingeniería, S.A de C.V.

58

Técnica e Instrumento de la Investigación

La técnica que se utilizara es la entrevista personal que consiste en preguntas que plantean temas que relacionan la variable en estudio.

Se elige este instrumento; ya que la entrevista permite la comunicación interpersonal entre investigador y el sujeto de estudio, eso permite tener la ventaja de poder acceder a la información de una forma verbal, obteniendo las respuestas a la interrogantes planteadas sobre el tema de estudio, el cual requiere en ocasiones una ampliación sobre los tópicos tratados; ya que el estudio es básicamente descriptivo.

Para conducir una entrevista de manera sistemática y ordenada se usará un cuestionario que será la guía de la entrevista como instrumento para hacer preguntas directas y cerradas con respuestas específicas y concretas con tendencia a los objetivos de la investigación. Para efectuar la recopilación de la información de manera directa por parte del Gerente General de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, relacionados/as con el área de protección de recursos materiales, se ha considerado la utilización de la entrevista, pues éste se convierte en una herramienta valiosa para la recolección de datos, así como para la evaluación de los mismos obtenidos en el proceso de la investigación.

59

ENTREVISTA ¿Cuentan con un sistema de control administrativo adecuado para proteger los recursos materiales de la empresa?

Respuesta// No contamos con un sistema de control administrativo adecuado. Pero si tenemos nuestro sistema de control que es basado empíricamente.

¿A cuales recursos materiales les dan mayor importancia?

Respuesta// Esto depende del tipo de proyecto que se esté realizando pero

generalmente los que más usamos en grandes cantidades son: el

hierro y el cemento.

¿Cuándo ganan un proyecto, la requisición de los materiales para este, lo realizan en base a experiencia, presupuesto o van supliendo

según la

necesidad?

Respuesta// La requisición de materiales para un proyecto determinado lo realizamos en base a un presupuesto verificando las partidas a intervenir en el proyecto a realizar.

¿En cuánto a la organización, tienen un organigrama establecido donde se pueda ver la estructura de la empresa?

Respuesta// Si lo tenemos. El tipo de organigrama es vertical y su estructura es la siguiente. Junta de Accionistas, Gerente General y cuatro departamentos los cuales son. Dibujo. Ingeniería, servicios generales y contabilidad.

¿En los departamentos mencionados anteriormente se puede localizar un subdepartamento que sea el encargado de proteger los recursos materiales?

Respuesta// Si, lo podemos encontrar dentro del departamento de Servicios Generales.

60

¿Conoce usted los tipos de sistemas de control para el manejo de recursos materiales?

Respuesta// Ultimas Entradas Primeras Salidas, (UEPS) y Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS) y Primeras Entradas Últimas Salidas (PEUS)

¿Cuál es el que aplica la empresa para proteger los recursos materiales?

Respuesta// Realmente no se aplica ninguno

¿Tiene un inventario de cada equipo utilizado?

Respuesta// Se tiene un inventario del equipo más trascendente como por ejemplo el que se utiliza en los levantamientos topográficos que se compone de: Estación total, prismas, Colectora, estadía, cinta métrica, plomada, al igual que el equipo que se utiliza en una construcción.

Concreteras, palas, piochas, barra, radios comunicadores y los vehículos que se utilizan para ambas actividades.

¿Cada cuánto tiempo hacen inventario del equipo?

Respuesta// No tenemos un periodo establecido para realizarlo, lo hacemos más en función de la carga laboral que tengamos, lo que si hacemos es que en un proyecto le entregamos el equipo al encargado de una actividad específica y el responderá al final de cada jornada de trabajo, con lo que si tenemos el máximo cuidado es con el equipo de levantamientos topográfico.

¿Tiene una actividad específica a la que se dedican o prestan sus servicios en todo lo que incurre la Ingeniería?

Respuesta// Prestamos nuestros servicios a todas las áreas de la Ingeniería.

Llámese

esto:

Construcciones,

remodelaciones,

levantamientos topográficos, dibujo de planos y reparaciones.

61

¿Cuáles de estas actividades son las que representan mayor relevancia

para

la empresa?

Respuesta//

Para

nosotros

las

construcciones

y

Levantamientos

topográficos son las de mayor importancia pues estas generan que la empresa la empresa tenga liquidez.

¿Cumplen con los tiempos de entrega de los proyectos y quien establece los tiempos?

Respuesta// Generalmente si cumplimos, en algunos casos no y se debe a lo complejo que pueda resultar la obra aunque en las especificaciones de oferta no esté así, pueden surgir cambios en la obra y esto implica tiempo y costos en este caso se solicita una prórroga, en el caso que no sea así, nos vemos sometidos a multas que son calculados por los días de atraso, en cuanto a los tiempos estos los establecen las instituciones que están invitándonos a participar en alguna licitación.

¿Existe una planificación en cuanto a presupuesto para la compra de recursos materiales de la empresa?

Respuesta// Se tiene un presupuesto de lo que se espera facturar en un año determinado. Pero no de materiales.

¿La contabilidad es parte importante de la administración, cuentan con un control adecuado que lo garantice que los datos financieros son veraces?

Respuesta// Si claro que si

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Resumen e interpretación de la entrevista El modelo de la entrevista como instrumento de investigación captó la información necesaria que surgió de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa al gerente general y representante legal; Ing. Salvador Villatoro Saravia responsable de la dirección de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A de C.V., se realizaron cuestionamientos específicos y directos a cerca del sistema de control administrativo para proteger los recursos materiales el cual es el objeto de estudio.

Las cuales servirían como insumo fundamental para continuar con el desarrollo del trabajo y que a su vez fueran de aplicación al control de sus recursos materiales.

En términos generales con la realización de la entrevista se considera como satisfecho el grupo de investigación que; en concordancia, uno de los propósitos del administrador y responsable de la toma de decisiones en este caso DEPROIN es buscar mejores alternativas para reducir los niveles de exposición a riesgos en el manejo de sus recursos materiales, además de haber confirmado las interrogantes del grupo de investigación. Y por otra parte se logró indagar si realmente la administración de la empresa DEPROIN se mostraba interesada en retomar una estructura de un sistema de control administrativo que le permita el resguardo de los recursos materiales logrando en cada uno de sus proyectos de ingeniería la máxima utilidad.

2.7 FORMULACION TEORICO-METODOLOGICA DE LO INVESTIGADO. Al estudiar el concepto de sistemas y describir cada una de sus etapas y componentes, basados en la teoría de varios autores, los cuales tienen su base teórica como lo describe Koontz y Weihrich donde detalla el “Enfoque de Sistemas” en el cual se debe reconocer la importancia de atender el manejo de dicho sistema, con la consideración que es un enfoque hacia un sistema integrado, sin embargo; en dicho enfoque se debe tomar muy en cuenta que los aspectos formulados deben contener la idea teórica clara y factible para la aplicación a los procesos de la empresa. Por su parte Andrés Gingras define al 63

sistema como un conjunto de componentes que se interrelacionan entre si los cuales trasforman elementos llamados entradas en otros elementos llamados salidas.

Durante el proceso de investigación se encontraron elementos muy importantes como herramientas y procesos para el control de los recursos que en su conjunto la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V., debe mejorar, y de esa manera logre alcanzar sus objetivos y metas propuestos, y a la vez un mejor aprovechamiento de sus recursos en cuanto a su manejo operacional. Debido a que esta investigación fue enfocada en el área administrativa de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V., y se detallaron herramientas de control necesarias para el buen funcionamiento; fue necesario sustentar de manera teórica cada una de las áreas en cuestión, para luego tomar en cuenta dentro del desarrollo teóricometodológico, partes importantes de algunos autores que se considera que deberían ser descritos y aplicadas en la empresa.

Se retoman los componentes mencionados por los siguientes autores: Henry Fayol, el cual dice que se debe asegurar la aplicación racional de sus funciones básicas,

financieras

y

administrativas.

Se

toman

estas

definiciones

considerando que cada autor formula un agregado o un aporte adicional importante con relación a otras teorías, el cual; abona a los objetivos perseguidos por el grupo de investigación.

2.8 DESARROLLO Y DEFINICIÓN TEÓRICA

Tomando en cuenta el estudio realizado de varios autores y variados puntos de vista; las definiciones y conceptos surgidos en el estudio desarrollado de la investigación, así como durante nuestra carrera profesional; básicamente contrastan en el sentido que la investigación está apegada a la teoría y realidad de la empresa, se ha permitido manejar definiciones básicas e importantes que fueron considerándose necesarias en el engranaje de la investigación.

Para el estudio del sistema de control administrativo, se desarrollaron diferentes corrientes de pensamiento y definiciones; según el autor Chiavenato 64

Idalberto, la razón de ser del control de los recursos de una empresa descansa sobre un sistema administrativo y financiero. Al conceptualizar el término, se infiere en el sentido que sistema es un conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de materiales, información y personal. Considerándose la empresa como sistema abierto recibe demandas y emite respuestas. Con la llegada de la teoría de los sistemas se evidenció con claridad la naturaleza sistemática de las organizaciones en general y de las empresas en particular.

Barrios J.D. “Sistemas y Procedimientos”, muestra un sistema administrativo como una red de procedimientos relacionados de acuerdo a un esquema integrado con el fin común de lograr los objetivos de la empresa, también Koontz y Weihrich definen al sistema de administración como un enfoque sistémico visualizado en un Esquema de Insumo Producto.

Por su parte, este grupo de investigación tomando en consideración algunos criterios define al sistema de control administrativo, como un conjunto de procesos, herramientas e indicadores que le permiten a la administración anticiparse a los acontecimientos operativos de la empresa. Asimismo la SAS 55 en la estructura de control interno, define un enlace entre el sistema administrativo, tomando como eje principal el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos propuestos de la administración.

Por lo anterior, el enfoque del estudio considera que el área administrativa es un sistema que descansa sobre una estructura de control interno, llegando este a nivel también de sistema en el cual debería responder a la protección y buen manejo de los recursos de la organización. Ahí la utilización practica de un cúmulo de herramientas con medidores donde descansan; Inventarios, lugar apropiado para el apilado de los recursos materiales, bodega, equipo técnico, equipo tecnológico y capacitación del personal.

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2.9 ANALISIS DEL GRUPO DE INVESTIGACION.

Basados en los resultados de la entrevista realizada al Ing. Salvador Villatoro Saravia, Representante legal de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniera, S.A. de C.V.

Encontramos puntos de inflexión en los cuales se puede decir que son los críticos a la hora de la administración y en este caso al momento de resguardar los recursos materiales los cuales representan hasta el 90% de una obra determinada. Con el propósito de recolectar información de la empresa y tener más en detalle los pormenores de la situación encontrada es que se utilizo la entrevista, el representante legal de la empresa conoce el proceso administrativo, sin embargo no lo aplica de la manera correcta. Los aspectos administrativos y operativos son manejados sin una base teórica – metodológica fundamentados en un proceso de control, esto se puede preciar a un mas en lo administrativo, que es la parte medular de la adquisición, requisición, (Cantidades necesarias vrs Cantidades adquiridas). Es llamativo el hecho de saber que a pesar de las dificultades encontradas la empresa se ha mantenido en el mercado ingenieril, el gerente esta consiente de la dificultad que representa no contar con: un lugar adecuado para el resguardo de los recursos materiales, no tener definida las directrices a seguir al momento de resguardar los materiales, no contar con el personal con los conocimientos necesarios, la delegación de responsabilidades no se tiene bien definida a partir de los mandos medios, esto por mencionar los puntos mas críticos en cuanto al resguardo de su recursos materiales, siendo esto el punto central de nuestra investigación, sin embargo se puede notar falencias en casi todas las áreas. Dicho esto y enfocándonos en nuestra investigación que es: Sistema de Control Administrativo para proteger los recursos materiales de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A de CV. Nos dará un panorama aun mas claro de las dificultades que DEPROIN, arrastra desde hace mucho tiempo a pesar que, como lo demuestra una fortaleza en la elaboración del FODA que cuentan con mas veinticuatro años en el mercado, esto nos hace formular la siguiente interrogante ¿ Si el actual sistema de control administrativo para 66

proteger los recursos materiales es malo como se ha mantenido en el mercado por tanto tiempo? La respuesta es fácil cuando se conoce el trayecto y funcionamiento de la empresa. Entonces podemos responder que a pesar que no se tiene un sistema de control definido se ha logrado mantener en le mercado con una tasa de retorno mínima y en muchos ejercicios con una tasa de retorno justa es decir no gana pero tampoco pierde, si la empresa contara con un Sistema de Control Administrativo adecuado, El Gerente y los Investigadores coinciden en que su tasa de retorno seria verdaderamente satisfactoria, dicho de otra manera sus ganancias se verían sustancialmente mejoradas. Esta investigación servirá de apoyo para que la administración actual decida tomar acciones que le permita mejorar los resultados planteados al inicio de un periodo determinado logrando así mejorar los objetivos de la empresa en cada uno de los proyectos que desarrolle, sean estos de: Remodelación, construcción, levantamientos topográficos de todo tipo, mejoramientos y otros.

Todo lo anterior esta basado en las respuestas de la entrevista realizada al representante legal, este mostró la disposición para el desarrollo de la investigación. Encontrándola como un punto de inicio para determinar acciones de mejora o seguir como hasta este momento lo han hecho.

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CAPITULO III 3. MARCO OPERATIVO 3.1 Descripción de los sujetos de investigación En el Marco Conceptual; a través de los conceptos expresados por los diferentes autores, se logró formar una fundamentación teórica aplicable de manera directa de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de CV.; particularmente al manejo de sus recursos materiales, mediante un sistema administrativo para un mejor control de sus operaciones.

Luego de estudiar las diferentes corrientes de pensamiento de los varios autores, antes citados, encontramos una serie de elementos fundamentales, que están presentes en el manejo de los recursos de la Empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de CV.; tales como: los sistemas, administración, objetivos, políticas, estrategias, control interno. Con relación a la realidad del sujeto de investigación, en el que se basa el estudio, se logró verificar que hay varios de sus elementos y componentes que no se aplican dentro de la realidad del sistema de control administrativo actual.

De esta forma, se estructuró la definición de cada elemento, contrastándolo con la forma de cómo se percibe, el gerente y representante legal .de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería S.A. de CV., manifiesta que sistema es todo, aún teniendo la capacidad organizativa no se tiene claro el manejo del proceso administrativo Por lo tanto, como grupo investigador formulamos la nueva definición entre la base teórica planteada y lo encontrado en el campo.

Los cuales proporcionen una seguridad razonable en el control de los recursos de la empresa, mediante herramientas de control administrativo como medios para anticiparse a los acontecimientos que puedan ocurrir en las operaciones de la empresa. En la investigación consideramos, que el termino Sistema más utilizado por los diferentes autores, el que más se apega y cubre las expectativas de la investigación es el que se presentó en la conferencia con profesionales en 1964, y es la siguiente: Es el conjunto de diversos elementos humanos y mecánicos integrados, para lograr un objetivo común, mediante el manejo y control de materiales, información, energía y hombre. En la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería. DEPROIN. Define sistema como: 68

Un todo integrado para realizar una actividad; y cómo el sistema que se utiliza en las computadoras. Creemos que el encargado de la empresa conoce parte de la terminología sistema, pero no todo lo que abarca nuestra investigación, que es la parte de control administrativo y enlazado con el control interno para el manejo de los recursos. En la definición de la Administración consideramos que se apega más a los propósitos de nuestra investigación el autor Gochez Cano, Antonio, quien considera que Administración es un conjunto de elementos humanos, físicos y técnicos, interrelacionados e interactuados entre si, para planear, organizar, ejecutar dirigir y controlar la consecución de objetivos económicos para la empresa. El gerente de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, considera que el concepto más apropiado de Administración es el que se refiere a poner en marcha la empresa y que todo se esté desarrollando en función a sus actividades. El Gerente de la empresa, conoce la terminología de la administración, no obstante; su aplicación de los principios administrativos los resume en algunos y sólo para planear sus servicios por año, sin darse cuenta que se pueden aplicar en sus áreas Administrativas y por que no financieras. Así también, en cuanto a la definición de los Objetivos de una empresa, el que más se apega a los propósitos de nuestra investigación es el del autor Reinaldo O. da Silva, quien define a los objetivos como un estilo o sistema de administrar, que relaciona las metas de la organización con el desempeño y el desarrollo individual, involucrando a todos los niveles administrativos y financieros. El Gerente de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, define los objetivos como: lo que un empleado debe seguir durante cierto tiempo hasta cumplirlo. Como grupo de investigación consideramos que el Gerente de la empresa en estudio tiene conocimiento de los objetivos, pero no lo aplica para toda la empresa, sólo lo aplica al departamento de Ingeniería, dejando en expectativa a los demás empleados sin objetivos que perseguir. Otra de las definiciones son las Políticas que consideramos más completa es la del autor Stephen P. Robbins, menciona que las políticas proporcionan directrices para canalizar los pensamientos del administrador en una dirección específica, sirviendo como guía que establece parámetros para la toma de decisiones. Al preguntar al Gerente de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, cómo definía políticas nos manifestó; que son las decisiones que se toma para lograr los objetivos de la empresa. Al visitar la 69

empresa nos dimos cuenta que no se aplican políticas que permitieran a la empresa un crecimiento continuo. Por otra parte se consideran también de mucha importancia, las Estrategias que las empresas determinan para su desarrollo. Según el autor Harol Koontz y Weihrich, las define como la determinación de objetivos fundamentales a largo plazo y la adopción de cursos de acción y distribución de recursos necesarios para alcanzar estos objetivos. Al preguntar al Gerente de DEPROIN, cómo definía estrategias nos manifestó, son las acciones que en determinado momento se deben de tomar para alcanzar los objetivos. En la visita de campo que se realizó a Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, pudimos comprobar que la empresa no aplica estrategias necesarias para solucionar algunas dificultades en un momento determinado.

En cuanto a otra definición importante como grupo consideramos que el concepto que más se apega a la investigación es el Control Interno, según el autor Lourdes Múnch, definiendo que el Control Interno de una empresa, está formado por todas las medidas tomadas para proteger al activo o bienes de la misma; ante posibles irregularidades, para comprobar la exactitud de las operaciones registradas y para asegurar a la administración que la información en que se basa para tomar sus decisiones es auténtica y fiable. El encargado de la empresa considera que el control interno es controlar que todos los empleados estén haciendo su trabajo debidamente. Como grupo consideramos que el encargado de DEPROIN, maneja el concepto de control interno a su manera, pero no lo conoce de la forma cómo se plantea en la investigación de manera que tenga el control de sus recursos a la hora de tomar una decisión.

Pudimos constatar la situación de la empresa, realizando una visita de campo para verificar, cómo se manejan cada uno de los elementos del sujeto; contando con la información que nos pudo proporcionar el Gerente de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, conociendo así sus puntos de vista sobre ellos y de que manera son aplicados en la empresa.

Con relación a la contraposición encontrada, entre los autores traídos a cuenta en nuestra investigación, versus el criterio identificado en la administración de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, en concordancia con los criterios seleccionados en cada corriente de pensamiento, desde los términos: sistema, administración, objetivo, políticas, hasta la definición de estrategias y control 70

interno, nos atrevemos a establecer nuestras técnicas en el sentido de considerar que se trata de un todo integrado de elementos humanos, materiales y financieros que se interrelacionan a través de las fases del proceso administrativo para lograr cumplir los objetivos de la administración, a través de directrices basadas en estrategias de corto y largo plazo; con énfasis en la estructura de control Interno el cual, descansa sobre medidores Administrativos y financieros destinados para tal fin, protegiendo y haciendo un adecuado uso de los recursos de sus recursos materiales y por consiguiente una mejor administración.

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3.2 Procedimientos para la recopilación de datos

En la investigación se realizaron diferentes formas para la recopilación de datos, los cuales formaron parte indispensable para el desarrollo del trabajo, la muestra utilizada no es de tipo probabilística, donde la elección de los elementos no depende de la probabilidad, si no de causas relacionadas con las características del investigador o de lo que hace la muestra, aquí el procedimiento no es mecánico ni con base de fórmulas de probabilidad, sino que depende del proceso de toma de decisiones de personas o de grupo de personas; desde luego, la muestra seleccionada por decisiones subjetivas tienden a estar sesgadas; es por ello la utilización de la investigación del método descriptivo, la cual por la poca cantidad de empleados que laboran en la empresa y las labores que éstos realizan diariamente.

Se presentó una entrevista de control interno, la entrevista fue dirigida únicamente al gerente general de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, la empresa cuenta con 14 empleados de éstos se toma una muestra del 14% lo cual equivale a 1 personas, las más influyentes en la dirección de la empresa, según lo requiere la parte administrativa de la investigación del tema, esta persona fue, la que funge como gerente general y representante legal de la empresa, , el manejo de la entrevista preliminar con el gerente de DEPROIN; le permitió al grupo de investigación formarse una idea general y realizar un diagnóstico; el cual serviría como herramienta fundamental para continuar con la investigación, permitió visualizar y analizar de manera directa las formas o procedimientos para las aplicaciones de las diferentes actividades, donde se apreciaron muchas deficiencias y a la vez permitió la elaboración del FODA donde se puede analizar de manera esquematizada la situación organizacional de la empresa; las cuales dieron la pauta para fortalecer la idea del grupo. Éstas respuestas contribuyeron a determinar la percepción de las debilidades, las formas de trabajar y la situación de manera puntual de enfrentar el manejo en el control de los recursos materiales de le empresa.

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3.3 Especificación de la técnica para el análisis de los datos.

Las técnicas conocidas para el análisis de los datos son: analítica y procedimental. Para el desarrollo de la investigación se utilizo la técnica procedimental, mediante por la cual se recopiló información, sobre el sistema de control administrativo existente para proteger los recursos materiales Posteriormente, se recopilo datos importantes relacionados con la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de CV. Lo cual dio lugar a la ejecución de la entrevista para complementar los antecedentes de la empresa.

La aplicación de ésta se llevó a cabo mediante visitas preliminares, las cuales consistieron en entrevista directa con la administración de la empresa, en la cual se establecieron análisis para el diagnóstico de la situación actual de la empresa, como elementos básicos para la investigación para el control de los recursos materiales de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de CV. Basados en los resultados obtenidos en el instrumento de recopilación de datos, fue necesario utilizar la técnica analítica, la cual consistió en interpretar los resultados de cada una de las interrogantes realizadas de manera directa con la administración de DEPROIN.

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3.4 Recursos Los recursos utilizados fueron divididos en cuatro partes: los cuales formaron parte fundamental durante el desarrollo de la investigación en la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. DE CV. - Recursos Humanos: Formaron parte importante y determinante en el trabajo los miembros del equipo de investigación que dedicó tiempo y esfuerzo para obtener toda la información necesaria que permitiera lograr los objetivos propuestos por el grupo. Por otra parte también los miembros de la empresa que nos atendieron con mucho profesionalismo facilitando la información requerida por el grupo de investigación.

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3.5 Índice preliminar sobre informe final En el desarrollo del trabajo se identificó y definió de manera esquematizada el funcionamiento que un sistema administrativo para el control de los recursos materiales de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. CAPÌTULO I MARCO CONCEPTUAL En el caso de los alcances y limitaciones se manejó como eje fundamental la descripción y aplicación de herramientas de control interno, que permitieran identificar mediante procesos administrativos la aplicación de herramientas o indicadores de control las desviaciones o irregularidades en la actividades durante un período determinado, de esa manera que funcione como herramienta de alerta y dirección para el cumplimiento de sus objetivos. Para lograr tal objetivo fue necesaria la investigación teórica tomando en cuenta varias corrientes de pensamiento de diferentes autores que describieran de una u otra forma a los sujetos de investigación y de esa manera proporcionaran un valor agregado al objeto de estudio, tomando en cuenta los avances y aportes adicionales que cada uno proporciona con sus definiciones.

CAPÌTULO II MARCO TEÒRICO Construcción de marco empírico en esta parte se dirigieron entrevistas preliminares con las personas responsables de la administración de Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, en las cuales se logró identificar algunas debilidades en el desarrollo de las actividades, logrando así; dirigir la investigación de acuerdo a la realidad de la empresa, de esta manera y con la base teórica se llegó a una idea esquematizada de los sujetos y objeto de la investigación. En el desarrollo y definición teórica, se menciona algunas de las corrientes de pensamiento que se consideran de mucha importancia en el desarrollo de la investigación de autores estudiados durante el desarrollo teórico tales como: Idalberto Chiavenato, Barrios JD, Koontz y Weihrich y la SAS 55, etc., y la aplicación de los conocimientos obtenidos en la carrera profesional, en los cuales se obtuvo la base teórica para la investigación.

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CAPITULO III MARCO OPERATIVO Descripción de los sujetos de la investigación, para este apartado fue necesaria la determinación de las diferentes corrientes de pensamiento de algunos autores, que en sus alcances logran dar aportes significativos a la investigación, de tal manera que sirvan como base para la aplicación a los sujetos de investigación en contraste con la investigación de campo. La cual se enfocó en la realidad encontrada en la empresa, tomando en cuenta la forma que los sujetos de investigación analizan y aplican cada parte del sistema descrito, para luego formular la definición del mismo.

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3.6 Conclusiones Como equipo de trabajo podemos sacar algunas conclusiones que son importantes para esta y futuras investigaciones que aborden la temática en mención o algunas que se puedan asemejar. La base principal de esta investigación, es el resguardo de los materiales de la empresa, DEPROIN, sin embargo no podemos obviar que este apartado implica una parte de lo que es el sistema administrativo, en base a esto se mencionan algunas conclusiones:

1. Toda empresa grande o pequeña debe de contar con un sistema administrativo definido y aun mejor un sistema de control de recursos materiales. En el caso de DEPROIN este sistema de control es una debilidad en la administración del

sujeto en estudio como se puede

observar en la elaboración del FODA de la empresa.

2. Muchas de las empresas en El Salvador, se manejan empíricamente, este es el caso de DEPROIN aun a conciencia que este tipo de control de recursos materiales les causa perdida en toda su administración esto a razón de no contar con un lugar adecuado para el resguardo de los recursos así como también la falta de un plan a largo plazo.

3. Como equipo de investigación concluimos que los sistemas de control sean estos de materiales, financieros, humanos, son determinantes en la mejora continua de las empresas y en este caso de la empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A. de C.V. es importante mencionar que el tipo de control que maneja la empresa es empírico, aun así les ha permitido permanecer en el mercado, consientes que las utilidades que han obtenido en un ejercicio fiscal, no han sido las que les permitan tener una liquidez pero si mantenerse con financiamientos.

Todo esto a causa del tipo de control administrativo con el que cuentan el cual no les garantiza tener un mejor resguardo de los recursos materiales. Encontrándose es casos que la perdida de materiales representa un punto de inflexión en la administración de los proyectos que desarrollan.

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4. Todos los autores del Control Administrativo, coinciden en que teniendo un mejor control de todos los recursos de la empresa y en este caso los recursos materiales de la empresa DEPROIN, se logran con mejor calidad los objetivos de la empresa. Y si tomamos en cuenta las fortalezas con la que cuenta como lo son: la experiencia y permanencia del Gerente General podrían encontrar un binomio perfecto para la mejora continua de la empresa en cuanto al resguardo de los recursos materiales.

5. La bibliografía encontrada da aportes muy importantes de lo que es el Control Administrativo (Organizar, Planificar, Dirigir y Controlar). Así como también cada uno de los autores que abordan el tema, sin embargo la protección de los recursos materiales en las empresas y en este caso la empresa DEPROIN, se puede delimitar conociendo el ciclo administrativo, encontrando así herramientas, para tener un mejor control de los recursos materiales de la empresa.

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3.7 Consideraciones.

Como grupo de Investigación enumeramos algunas consideraciones que creemos importantes:

1. La empresa Desarrollo de Proyectos de Ingeniería, S.A de C.V. debería de prestar más atención al control de sus recursos materiales. Basados en el principio que un mejor Control le garantizaría una mejor tasa de retorno en cada uno de los proyectos que desarrollan

2. La empresa debe Definir de una manera más exacta los procesos de resguardo de sus recursos materiales. Aprovechando la oportunidad de alianza con otras empresas con respecto al préstamo o cambio de los mismos

3. Es importante que la empresa entrene a alguien de su personal para que sea el encargado directo del control de los recursos materiales. Esto como una oportunidad para el crecimiento profesional de su personal y consecuentemente al mejoramiento en cuanto a la administración general de la empresa y específicamente a los recursos materiales.

4. Consideramos de importancia que la empresa cuente con un lugar adecuado para el resguardo de sus recursos materiales, logrando así un mejor control de los mismos. Esto lo podemos enmarcar como una de las debilidades que denota la deficiencia para el manejo de los recursos materiales.

5. La empresa debería de iniciar lo más pronto posible la implementación de un sistema de control administrativo que le garantice el resguardo de sus recursos materiales garantizando así un mejor logro de sus objetivos.

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3.8 BIBLIOGRAFIA  Chiavenato

Idalberto,

Introducción

a

la

Teoría

General

de

la

Administración. Quinta edición  Diccionario Everest Español  Fayol Henry, (1916) Administración industrial y general

 Informe COSO, emitido en 1992 por las Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway.  Kenneth, Albert J. (1999) Manual del Administrador de Empresas  Münch Lourdes, Pearson. Administración, Prentice Hall, México  Stephen P. Robbins, (2001), Administration General  Tesis. Universidad Pedagógica de El Salvador, Elaboración de Normas Técnicas de Control Interno Especificas en las Áreas Administrativas, Financiera y de Cumplimiento Legal, para la Aplicación de la Unidad de Auditoria Interna, en el Hospital Nacional General de Ilobasco. 2007

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A

N E X O

MINICARGADOR CATERPILLAR 232B

Como su nombre lo describe son mini cargadores que sirven para el levantamiento de materiales a utilizar asĂ­ como material a desalojara de los lugares donde se desarrollan los proyectos, tambiĂŠn son utilizados para remover superficies rocosas o de material duro.

RODOVIBRATORIO DE 10 TONELADAS VIBROMAX

Este equipo es utilizado practicamente en proyectos de caminos (carreteras) en el momento de la compactacion de la base, y se hace luego que se ha colocado la sub-base, la base y la capa de rodamiento se llama capa de rodamiento a la que esta a la vista de los trausentes como se puede ver este rodovibrador es de 10 toneladas pero se pueden encontrar de mayor peso.

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HERRAMIENTAS

Herramientas de Construccion, estas se utilizan en casi todos los proyectos de construccion que la empresa DEPROIN desarrolla, se pueden observar. Palas de baston largo, palas de baston peque帽o, piochas. Y Almagana.

BAILARINA PARA COMPACTACION

Al igual que el rodovibratorio, esta maquina funciona para la compactaci贸n, la ventaja de la bailarina como es conocida, es que se puede utilizar en la compactaci贸n de zanjas, de por lo menos 50 cm. de ancho.

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MOTONIVELADOR NEW HOLLAND

Esta maquina es conocida con el nombre de: motoniveladora o cuhilla, se utiliza para sacar niveles en materiales semi duros como lo puede ser terrenos de tierra, también su utiliza para distribuir algún tipo de material como lo puede ser, asfalto, tierra, arena grava en grandes cantidades, es importante que al momento que se pasando, no hayan materiales rocosos puesto que esto detiene el avance continuo.

CONCRETERAS

En la elaboración de concreto este equipo es el de máxima necesidad, podemos encontrar concreteras de camión, pero estas concreteras de motor brindan la misma calidad al momento de hacer la mezcla (concreto, cemento) tienen capacidad para 5 o 7 bolsas esto dependerá de que tan grueso se necesite el concreto, funcionan con motor de gasolina.

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VEHICULO DE TRASPORTE

Veh铆culo de transporte para equipo y materiales de construcci贸n

DESCARGO DE MATERIALES

Descargando materiales petros en lugar no adecuado por estar al aire libre sin ninguna protecci贸n o cuido para el resguardo de los mismos.

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RESGUARDO DE MATERIALES Y EQUIPO EN BODEGA

Material a ser utilizado en Proyecto de Calle sin contar con el resguardo adecuado para poder lograr su mรกxima utilidad. Y sin el ordenamiento adecuado.

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EQUPO PARA LEVANTAMIENTOS TOPOGRAFICOS

Caja para Estación Total

Estadía

Bastón y Prisma

Tripo para Estación Total

Equipo para levantamiento topográfico, llámese este levantamiento de calles, de puentes, de edificios, terrenos. Se puede decir que es uno de los mas importantes con los que cuenta la empresa DEPROIN, ya que después de hacer un levantamiento, se bajan los puntos a la computador los cuales se han tirado por medio de la estación total a los primas, para luego comenzar a realizar el dibujo de los primeros planos los cuales son llamados. Planos de Diseño. Sean estos de. Construcción o de remodelación. Este equipo nos determina el dibujo inicial para la elaboración de todo tipo de Planos.

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